Til seksjonseierne i Eierseksjons. Verkstedalleen 8

Transkript

1 Til seksjonseierne i Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Eierseksjons. Verkstedalleen 8 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Eierseksjons. Verkstedalleen 8 avholdes mandag kl i Strømmen Hus. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag om levegg/rekkverk for beboere i 1. etasje mot Verkstedalleen. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 3 varamedlemmer for 2 år Oslo, Styret i Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Christian Schelander /s/ Arne Asmyhr /s/ Kristin Scheie Aasen /s/ John Brox /s/

3 3 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Valgt for perioden Leder Christian Schelander Styremedlem Kristin Scheie Aasen Styremedlem Arne Asmyhr Styremedlem John Brox Varamedlem Anne Baustad Bakke Varamedlem Anne Marie Hågensen Varamedlem Ulf Moll Jacobsen Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Sameiet består av 33 seksjoner. Eierseksjons. Verkstedalleen 8 er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Skedsmo kommune med følgende adresse: Verkstedalleen 8 Gårds- og bruksnummer : 78 / 400 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Eierseksjons. Verkstedalleen 8 har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.

4 4 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Styrets arbeid Det er i 2015 avholdt 7 styremøter samt noen oppfølgings- og arbeidsmøter med Thon Eiendom. Styrets arbeid har også i 2015 dreid seg mye om saker som gjelder reklamasjoner på forhold som fremdeles ikke var i orden etter 1-års befaringen. - Oppfølging av styring når det gjelder snøsmeltingsanlegg på svalganger og garasjenedkjørsel. Dette fungerer nå mye bedre, men det er fremdeles behov for noe manuell styring da automatikken ikke klarer å fange opp alle kombinasjoner av temperaturer, nedbør og vind. - Ringeklokketablå. Mange har opplevd situasjoner der ringetablåene ikke har fungert. Dette har vært en kontinuerlig utfordring gjennom året. Vi har hatt flere møter, både med Thon Eiendom og underleverandører og det jobbes fortsatt med denne saken. - Utsmykking. Det er kjøpt inn en del bilder fra Akershus Fylkesmuseum med motiver fra gamle Strømmen. Disse er hengt opp i trappeoppgangene i hver etasje. Videre ble det kjøpt inn juletre, både ute og inne, men treet ute på «torget» ble tatt av vinden. Vi får finne en varig løsning før neste jul. - - Teknisk. Siden det samler seg store mengder vann i garasjekjelleren i de periodene bilene drar inn mye snø er det blitt kjøpt inn en vannsuger/støvsuger som benyttes til å suge opp dette vannet. - - Filtre for ventilasjon til hver enkelt leilighet er kjøpt inn på Sameiets kostnad. Avslutningsvis vil styret gi uttrykk for at vi har grunn til å være stolte av det bygget vi bor i. Det kan ikke være tvil om at Verkstedalleen 8 er et av de fineste av de mange leilighetsprosjektene på Strømmen de siste årene både eksteriørmessig og interiørmessig. Styret ser det derfor som kanskje sin viktigste oppgave å verne om disse kvalitetene. Dette til glede for nåværende så vel som fremtidige beboere.

5 5 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,-. Andre inntekter består i hovedsak av opprydding av reskontro. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,-lavere enn budsjettert og avviket skyldes i hovedsak regnskapskonto drift og vedlikehold som er kr ,- lavere enn budsjettert. Det er budsjettert kr ,- for fjernvarme, men sameiet mottar ikke faktura for det. Resultat Årets resultat på kr ,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 6 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Kommunale avgifter i Skedsmo kommune Vann- og avløpsavgiften reduseres med 15 % øvrig er uforandret. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med noe høyere energikostnader enn budsjettert i Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med kr 1428,-. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Eierseksjons. Verkstedalleen 8. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Christian Schelander/s/ Arne Asmyhr /s/ Kristin Scheie Aasen /s/ John Brox /s/

7

8

9 9 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Energiavregning Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , STYRET I EIERSEKSJONS. VERKSTEDALLEEN 8 Christian Schelander /s/ Arne Asmyhr /s/ Kristin Scheie Aasen /s/ John Brox /s/

11 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader Fellesutg. årlig Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

12 12 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Korrigeringer på reskontro 120 SUM ANDRE INNTEKTER 120 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester Aktiv Areal AS, kontroll lekeplass SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg Drift/vedlikehold søppelforbrenning anlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Verktøy og redskaper Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer HMS modul -606 Trykksaker Avrunding brensel -75 Porto Bank Velferdskostnader -280 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 450 Renter av sparekonto i OBOS-banken SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Fordringer/håndkasse for ansatte/tillitsvalgte 260 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 260 NOTE: 13 ENERGIAVREGNING INNTEKTER Forskuddsinnbetalinger (a konto) SUM INNTEKTER KOSTNADER Fjernvarme SUM KOSTNADER Uoppgjorte avregninger SUM ENERGIAVREGNING Oppstillingen ovenfor viser hvilke energikostnader som avregnes etter hver enkelts forbruk. For å dekke de løpende kostnadene, krever selskapet inn et forskuddsbeløp fra hver enkelt. På fastsatte frister, blir deretter inntektene avregnet mot kostnadene. For lite innbetalt blir krevd inn, og for mye innbetalt blir tilbakebetalt. På den måten betaler hver enkelt kun for sitt eget forbruk. Ettersom disse inntektene og kostnadene avregnes etter hver enkelts forbruk, blir de bokført i

14 . 14 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 balansen, og ikke via resultatregnskapet. De påvirker derfor likviditeten, og ikke resultatet. NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD OBOS Eiendomsforvaltning AS, brenselsregnskap SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

15 15 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag om levegg/rekkverk for beboere i 1. etasje mot Verkstedalleen. Ønsker å fremme forslag om levegg/rekkverk for beboere i 1. etasje mot Verkstedalleen. Dette for å hindre innsyn fra fortau, da hekken som er plantet ikke skjermer veldig. Hilsen Lars-Petter og Tone Wilberg Leil.104 FØLGENDE KANDIDATER HAR SAGT SEG VILLIG TIL Å PÅTA SEG TILLITSVERV OG STILLER TIL VALG, ENTEN SOM STYRELEDER/MEDLEMMER ELLER VARAMEDLEMMER: Som styreleder/styremedlemmer Christian Schelander Arne Asmyhr Kristin Scheie Aasen Tone Merg Som varamedlemmer Ulf Jacobsen Anne Bakke Styremedlemmer som ikke er på valg: Styremedlem John Brox Verkstedsalleen 8, 2010 Strømmen

16 16 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Orientering om sameiets drift Styret Styret har e-post: Verkstedalleen8@styrerommet.net Styrets medlemmer kan også kontaktes enten på epost eller telefon eller i postkasse merket Styret. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Vaktmester er Bygårdsservice AS. De følges opp av styret og dersom man har henvendelser kan styret kontaktes ved Arne Asmyhr. Nøkler/skilt Nøkler kan kjøpes direkte av styret. Skilt: bestilles hos styret ved Anne Bakke. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i IF SKADEFORSIKRING(35704) med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS.

17 17 Eierseksjons. Verkstedalleen 8 Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

18

19

20

21

22

23

24

25 7. Ro og orden 7.1. Det er viktig at man alltid er hensynsfull overfor andre beboere og deres gjester. Det må utvises særskilt hensyn ved bruk av støyende verktøy som drill, hammer, o.l. På søn- og helligdager bør slike aktiviteter om mulig unngås. 8. Tekniske installasjoner 8.1. Vi har en rekke avanserte og kostbare tekniske installasjoner (avfall, ventilasjon, fjernvarme, overrislingsanlegg, heis, m.m.). Det er derfor viktig at alle beboere setter seg inn i riktig bruk av disse slik at problemer og ekstra kostnader unngås. Vedtatt av styret mandag Sameieregler (foreløpige) for Eierseksjonssameiet Verkstedalléen 8 Gjeldende fra 1. mars 2014

26 1. Innledning 1.1. For å skape et godt bomiljø i vårt lille sameie og for å optimalisere sameiets drift, ivareta sikkerheten og minimalisere risikoen for uønskede utgifter trenger vi noen regler som alle sameiere (og eventuelt leietakere) plikter å forholde seg til Siden vi er et såpass lite sameie ønsker vi å gjøre reglene så enkle som mulig, men samtidig ivareta punktene nevnt over Styret har derfor besluttet å starte med noen enkle regler som eventuelt kan utvides etter hvert Selv om reglene er enkle henvises det til 2 i vedtektene som presiserer at alle sameiere er forpliktet til å følge sameieregler (husordensregler) fastsatt av sameiermøtet eller styret Disse sameierregler gjelder inntil neste sameiermøte eller som løpende revidert av styret. 2. Utvendig fasader og solavskjerming 2.1. Vi ønsker å bevare byggets estetiske kvaliter. Det er derfor ikke anledning til å gjøre endringer eller montere noe på utvendige fasader uten styrets godkjennelse All utvendig solavskjerming (markiser, utvendige persienner, m.m.) må følge de retningslinjer som er fastsatt av styret, i samarbeid med arkitekt Som en generell regel er det ikke anledning til å sette opp parabolantenner. Dog kan styret godkjenne dette dersom den kan plasseres inne på balkong eller terrasse slik at den ikke er synlig for andre beboere, naboer eller fra nærområdene. 3. Fellesarealer 3.1. Alle beboere er pliktige til å holde det ryddig i innvendige og utvendige fellesarealer. Sykler, ski, kjelker og lignende utstyr skal ikke oppbevares i korridorene, men plasseres i sykkelstativene eller i egen bod eller leilighet 4. Kjeledyr 4.1. Det er tillatt å holde kjeledyr sålenge det ikke er til sjenanse for andre beboere. Lufting av kjeledyr gjøres utenfor sameiets eiendom. 5. Parkering 5.1. Parkering av egen bil/biler gjøres på tildelte plasser i garasjeanlegget Gjesteparkingsplassene på baksiden av bygget er beregnet for beboeres gjester i et begrenset tidsrom. Ved behov for gjesteparkering utover 3-4 dager bes styret informert Det er ikke anleding for beboere til å benytte disse plassene til parkering av egne biler Av sikkerhetsmessige hensyn er det ikke, uten styrets godkjennelse, anledning til å leie ut garasjeplass til noen utenfor sameiet. 6. Balkonger og terasser 6.1. Beplantning i blomsterkasser og potter må gjøres på en slik måte at det ikke fører til ulemper for de som bor under, f.eks ved vanning Grilling må kun gjøres med elektrisk grill eller gassgrill. Eventuelle gassbeholdere må oppbevares forskriftsmessig Det skal være et felles grafisk design på navneskilt på ringetablåer og postkasser. Styret utarbeider egne retningslinjer for dette.