Til seksjonseierne i Fossumhagen Sameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Fossumhagen Sameie Velkommen til årsmøte, onsdag 20. mars 2019 kl. 17:00 i møterom i bodanlegget. Innkallingen inneholder sameiets årsrapport og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på årsmøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Fossumhagen Sameie det kommende året. Hvem kan delta på årsmøtet? Alle seksjonseiere har rett til å delta i årsmøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også seksjonseiers ektefelle, samboer eller et annet medlem av seksjonseiers husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Seksjonseieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Fossumhagen Sameie Innkalling til årsmøte Ordinært årsmøte i Fossumhagen Sameie avholdes onsdag 20. mars 2019 kl. 17:00 i møterom i bodanlegget. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSRAPPORT FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2018 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Beboere får ansvaret for å rydde og måke svalgangene utenfor sin egen leilighet. Om vinteren skal møbler, syler og liknende fjernes fra svalgangen 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Fossumhagen Sameie Shahzad Ali Ahmed/s/ Lill-Grethe Hansen/s/ Harald Hoff/s/ Terje Karlsen/s/ Protokoll fra Ordinært årsmøte kan du få ved å henvende deg til OBOS Eiendomsforvaltning AS

3 3 Fossumhagen Sameie ÅRSRAPPORT FOR 2018 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Shahzad Ali Ahmed Fossumveien 70 Styremedlem Lill-Grethe Hansen Fossumveien 66 Styremedlem Harald Hoff Fossumveien 70 Styremedlem Terje Karlsen Fossumveien 64 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Fossumhagen Sameie Sameiet består av 129 seksjoner. Fossumhagen Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel Stovner i Oslo kommune med følgende adresse: Fossumveien 64 Fossumveien 66 Fossumveien 68 Fossumveien 70 Gårds- og bruksnummer : 99 og 136. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Fossumhagen Sameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.

4 4 Fossumhagen Sameie Styrets arbeid Diverse vedlikehold, garasjevask, alle oppgangene er malt i samarbeid med enkelte beboere. Skiftet lyspærer i garasje og ved inngangsdører. Oppgradert til sparelamper i hovedinngangen. Bestilt kontainer for første gang. Bortkjøring av søppel. Pusset opp styrerommet etter vannlekkasje. Reforhandlet avtalen med Vaktmesterkompaniet, og COOR. Inngått avtale med vaskefirma. Inkludert feiing av utearealer i avtalen med Vaktmesterkompaniet. Reparert løs kumlokk. Blomsterbed utenfor Vårt Marked er asfaltert. Montert gelender ved inngangen til Vårt Marked. Reparert ventilasjonsanlegget. Reparert garasjeporten. Flyttet aftenpostens distribusjonsmøteplass fra næringsparkeringen til utenfor T- bane inngangen/ Narvesen. Nytt system for gjesteparkering som gir mulighet for å svartliste utleverte kort og bestille nytt. Diverse styrearbeid.

5 5 Fossumhagen Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2018 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsrapportens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2018 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2018 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert. Andre inntekter består i hovedsak av nøkkelbestillinger og bombrikker. Kostnader Driftskostnadene i 2018 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak drift og vedlikehold av bygg. Herunder større utgifter enn budsjetter til heis og elektro. I tillegg til økt strøm/fyring. Resultat Årets resultat er på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Eventuelt avdrag på langsiktig gjeld (lån) er ikke tatt hensyn til. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 6 Fossumhagen Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2019 Til orientering for årsmøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr for Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune la i sitt budsjettforslag til grunn en økning på 8,8 % for renovasjon og 9,5 % for vann og avløp for Vi har ikke regnet med økning i feiegebyr. Eiendomsskatten følger egne satser. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett har vært variable og er vanskelige å anslå. Som følge av en varm sommer i Norge i 2018 økte strømprisene rundt budsjetteringstidspunkt. Det er derfor foreslått en økning i elektrisk energi med 20 % sammenlignet med fjoråret. Forsikring Forsikringspremien for 2019 er budsjettert økt. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,7 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Fossumhagen Sameie. Lån Fossumhagen Sameie har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,80 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 5 % økning av felleskostnadene fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.

7

8

9 9 Fossumhagen Sameie FOSSUMHAGEN EIERSEKSJONSSAMEIE ORG.NR , KUNDENR RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring TV-anlegg/bredbånd Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./- KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Fossumhagen Sameie FOSSUMHAGEN EIERSEKSJONSSAMEIE ORG.NR , KUNDENR BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andre varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Skattetrekkskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 Garantiansvar 0 Oslo, , Styret i Fossumhagen Eierseksjonssameie Shahzad Ali Ahmed/s/ Lill-grethe Hansen/s/ Harald Hoff/s/ Terje Karlsen/s/

11 11 Fossumhagen Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Inntektene inntektsføres etter opptjeningsprinsippet. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdi-fallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader TV/Bredbånd Parkering Felleskostnader næring Forretningslokaler SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Resett brannvarsler-frakoblet Nøkler, bombrikke, portåpner SUM ANDRE INNTEKTER

12 12 Fossumhagen Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Fri bil, tlf etc Naturalytelser speilkonto Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2017/2018, og er på kr I tillegg har styret fått dekket mat styremøte for kr 100, jf. noten om andre driftskostnader. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand Tilleggstjenester, OBOS Eiendomsforvaltning SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader -500 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 13 Fossumhagen Sameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Verktøy og redskaper -288 Telefon-/kontormaskiner Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -349 Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte -100 Telefon, annet Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 704 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 634 Kundeutbytte Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -148 SUM FINANSKOSTNADER -148 NOTE: 13 VARIGE DRIFTSMIDLER Garasjeanlegg Avgang Tilgang SUM VARIGE DRIFTSMIDLER SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2019) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2019, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 15 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Skyldig arbeidsgiveravgift -619 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER -619

14 14 Fossumhagen Sameie Innkomne forslag: A) Forslag fra styret: Beboere får ansvaret for å rydde og måke svalgangene utenfor sin egen leilighet. Om vinteren skal møbler, syler og liknende fjernes fra svalgangen Forslag til vedtak: Forslaget godkjennes

15 15 Fossumhagen Sameie Annen informasjon om sameiet Styret Styret er tilgjengelig på telefon tirsdag, onsdag og torsdag mellom kl. 13 og kl. 17. Styret har telefonnummer , Se sameiets hjemmeside på for ytterligere informasjon. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Fossumhagen Sameie har avtale om vaktmestertjeneste med Gårdpass. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må den enkelte eier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Parkering Sameiet har parkering i fellesparkeringsanlegg. Den enkelte har en vedtektsfestet bruksrett til parkeringsplass. Parkeringsplassen overføres kjøper ved eierskifte, med melding til forretningsfører. Nøkler/skilt Skilt og nøkler kan bestilles hos styret. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon , eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr Ifølge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.

16 16 Fossumhagen Sameie HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med Entelios (tidl.los) på vegne av selskapene forvaltet av OBOS. Fossumhagen Sameie er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til våre fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Telenor Norge AS er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Telenor på telefon eller besøke deres nettside