Til seksjonseierne i Furukollen Boligsameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Furukollen Boligsameie Velkommen til årsmøte, onsdag 4. april 2018 kl i Grendehuset. Innkallingen inneholder sameiets årsrapport og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på årsmøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Furukollen Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på årsmøtet? Alle seksjonseiere har rett til å delta i årsmøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også seksjonseiers ektefelle, samboer eller et annet medlem av seksjonseiers husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Seksjonseieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Furukollen Boligsameie Innkalling til årsmøte Ordinært årsmøte i Furukollen Boligsameie avholdes onsdag 4. april 2018 kl i Grendehuset. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSRAPPORT FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2017 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG 1. Endre 5 i vedtektene, elektronisk kommunikasjon. 2. Digital gjesteparkering registrering. 3. Endre 17 vedtekter, oppbevaring av dekk i garasjeanlegget. 4. Informasjonssak lading av el-biler. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, 7. mars 2018 Styret i Furukollen Boligsameie Adil Inam Qureshi/s/ Sanjeevan Chandrabose/s/ Victor Karlstorpet/s/ Mustapha Yacoubi/s/

3 3 Furukollen Boligsameie ÅRSRAPPORT FOR 2017 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Adil Inam Qureshi Åslandhellinga 150 Styremedlem Sanjeevan Chandrabose Åslandhellinga 178 Styremedlem Victor Karlstorpet Åslandhellinga 214 A Styremedlem Mustapha Yacoubi Åslandhellinga 206 A Varamedlem Baris Ekmekci Snipemyrlia 14 Varamedlem Rune Vorkinn Åslandhellinga 134 Valgkomiteen Naeem Ashraf Åslandhellinga 194 Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Furukollen Boligsameie Sameiet består av 59 seksjoner. Furukollen Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel Søndre Nordstrand i Oslo kommune med følgende adresse: Åslandhellinga Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Furukollen Boligsameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Furukollen Boligsameie Styrets arbeid Styret har gjennomført 6 styremøter og 1 ekstraordinært møte siden forrige sameiermøte. I styreperioden har styret blant annet jobbet med: Reparasjon av vannlekkasje i inngangen av furukollen. Rørleggervakta utførte jobben. Reparasjon av lys i mørke gata. E-tjenesten utførte jobben. Gravd og lagt ny strømkabel i det ene poststativet i mørke gata til lysstolpe. Byttet papp kontainer. Det ble sendt ut: husholdnings regler dugnads skriv informasjonsskriv angående vann og avløp, ekstraordinært sameiermøte (møteinnkalling og protokoll) Nettsiden vår har blitt ny. Ta en titt! Styret har brukt mye tid med vann og avløps saken. Byttet alle postkasser med navneskilt. Styret har sendt klage til OBOS i forbindelse med deres håndtering av vann og avløp saken. Som de fleste sikkert er klar over har Furukollen Boligsameie en egen nettside All informasjon og aktiviteter blir fortløpende oppdatert med viktig informasjon og annen relevant info angående sameie. Vi har også en facebookside: Ta en titt! Det var avholdt en dugnad i 2017 med bra oppmøte. Alle oppsatte oppgaver ble utført, unntatt maling/beis på grunn av været. Det ble avholdt en SOMMERFEST med bra oppmøte. Styret takker for festkomitéen for dette arrangementet. Vi ønsker å ha sommerfest hvert år med minst like bra deltakelse. Det ble avholdt en Julegrantenning Fest, med relativt dårlig oppmøte. Vi håper flere ønsker å delta neste år for å holde tradisjonen videre.

5 5 Furukollen Boligsameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2017 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsrapportens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2017 er satt opp under denne forutsetning. Sameiet har negativ egenkapital i balansen (udekket tap). Dette er nærmere omtalt i årsregnskapet under noten for udekket tap. Inntekter Driftsinntekter i 2017 var til sammen kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2017 var til sammen kr ,-. Dette er vesentlig høyere enn budsjettert og skyldes i all hovedsak at Oslo Kommune ved en feil ikke har fakturert sameiet for vann og avløp. Denne feilen ble oppdaget i Selskapet har nå blitt etter fakturert for 3 år i Kostnaden er i sin helhet regnskapsført i Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Leverandørgjeld Leverandørgjeld er fakturaer som er mottatt fra leverandører. Stort sett er dette fakturaer som ikke har forfalt, eller som ikke er godkjent av styret ved utgangen av året. Dette er helt vanlig. Men i år er dette beløpet unormalt høyt, og det skyldes stort sett fakturaene fra Oslo kommune, som kom overaskende på sameiet på slutten av Per hadde sameiet følgende fakturaer som ikke var betalt: Elektrikertjenesten kr ,-. Gjensidige forsikring (forsikring 2018) kr ,- Holmlia vaktmestersentral (fast avtale 1. kvartal 2018) kr ,- LOS kr ,- Obos Eiendomsforvaltning kr ,- Telenor Norge/Canal Digital (Internett/TV - 1. halvår 2018) kr ,- Faktura fra Oslo Kommune som gjelder vann og avløp med kr ,-. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Sameiet hadde pr negativ arbeidskapital på kr ,-. Den negative arbeidskapitalen skyldes mottatt faktura fra Oslo Kommune for vann og avløp. (Se kommentar over) Saken vedrørende etter fakturering fra Oslo Kommune for vann og avløp ble tatt opp på ekstraordinært årsmøte i sameiet 10. januar. Det ble vedtatt å ta opp midlertidig lån for dekning av kostnadene, samt nedbetaling av gjelden over 1 år med kr ,- per måned

6 6 Furukollen Boligsameie per husstand fra 1. mars Samtidig øker felleskostnadene med 20 % fra 1. mars 2018 for å dekke årlige kostnader til vann og avløp fremover. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med andre hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2018 Til orientering for årsmøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det kun satt av midler til ordinær drift og vedlikehold. Kommunale avgifter i Oslo kommune Forslag til budsjett for Oslo Kommune ble lagt frem 27. september. Der ble det foreslått en økning på 10 % for renovasjon. Det er nå satt inn kostnader til vann og avløp i budsjettet for Vi har ikke regnet med økning i feiegebyr. Eiendomsskatten følger egne satser. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2018 er en følge av indeksjustering på bygninger på 1,8 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Furukollen Boligsameie. Lån Furukollen Boligsameie vil ta opp kortsiktig lån for å dekke etterbetaling av kostnader for vann og avløp for de 3 siste år. Lånet vil være nedbetalt innen februar Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Felleskostnadene økt med 20% til dekning av vann og avløp fremover. Hver husstand betaler kr ,- per måned fra 1. mars 2018, for å nedbetale faktura fra Oslo Kommune. Når gjelden er nedbetalt 1. februar 2018, vil denne kostnaden bortfalle. Budsjettert resultat/overskudd vil bli benyttet til å betale avdrag med ca. kr ,- i For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.

7

8

9

10 10 Furukollen Boligsameie FURUKOLLEN BOLIGSAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital Udekket tap

11 11 Furukollen Boligsameie BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 7. mars 2018, STYRET I FURUKOLLEN BOLIGSAMEIE Adil Inam Qureshi/s/ Sanjeevan Chandrabose/s/ Victor Karlstorpet/s/ Mustapha Yacoubi/s/

12 Furukollen Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Strøm motorvarmere Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2016/2017, og er på kr

13 13 Furukollen Boligsameie NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER Oslo Kommune ved en feil ikke har fakturert for vann og avløp tidligere år. Dette ble oppdaget i Selskapet har blitt etterfakturert for 3 år i NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell -815 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker Porto Kontingenter Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER

14 14 Furukollen Boligsameie NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 478 Renter av sparekonto i OBOS-banken 162 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 439 Utbytte Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Utlegg skadesaker Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2018) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2018, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 12 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at sameiet pr har negativ egenkapital. Det skyldes at kostnadene fra oppstart og fram til i regnskapsåret har vært høyere enn inntektene.

15 Innkomne saker : 1. Endre 5 i våre vedtekter Innkalling til sameiermøte Dagens tekst lyder:...styret innkaller skriftlig til det ordinære sameiermøtet (årsmøtet)... Foreslått tillegg: Med skriftlig regnes også elektronisk kommunikasjon som for eksempel e-post og/eller SMS. Styret vil i hovedsak benytte seg av elektronisk kommunikasjon med eierne. Seksjonseierne er selv ansvarlig for å opplyse styret og forretningsfører om korrekt e-post og mobilnummer. Styrets anbefaling: Dette vil lette arbeidet til styret og vil også være en liten kostnadsreduksjon (papir, blekk, konvolutter) Så styret anbefaler å stemme for dette forslaget. NB. Det må være ⅔ flertall for vedtektsendringer. 2. Digital gjesteparkering registrering Ordningen med parkeringskort er tungvindt både for beboere og gjester. Da man må gå til/fra bil både når gjest kommer og skal gå. Det er ønskelig å legge/bytte til en parkeringsløsning der beboer registrerer gjest og bilnummer via webløsning og/eller sms tilpasset boligsameiets parkeringsbestemmelser. Det er funnet flere slike løsninger som benyttes av andre borettslag i Oslo og Akershus, som kan legges frem for styret for vurdering hvis det blir aktuelt. Det forutsettes at parkering forblir uten kostnad for gjester. Alternativer til avstemning: 1 - Dagens løsning med parkeringskort beholdes 2 - Det ønskes bytte til Digital parkeringsregistrering - men for de som ønsker skal det være mulig å benytte parkeringskort. Styrets anbefaling: Styret er positive til dette forslaget, men det vil føre til økte kostnader (vi har fått et estimat på ca 525,- eks mva pr mnd). Vår økonomi er ikke den beste for øyeblikket. Det er delte meninger innad i styret og styret har dermed ikke kommet til en enstemmig anbefaling. Det ble ytret ønske om at vi venter med slike ting til vi er ferdig med nedbetaling av lån (neste år).

16 3. Endre 17 i våre vedtekter Oppbevaring av dekk i Garasjeanlegg Det er nå slik at det svært trangt i garasjeanlegget da folk ikke parkerer lang nok inn i garasjeplassen sin, dette medfører at det blir svært ofte trangt for de som har plasser lengst inne i anlegget. Det er flere beboere som besitter store kjøretøy, samt at garasjeanlegget tilbake i 90-tallet ikke er bygget for dagens størrelse på biler. Det ønskes å fjerne muligheten til å oppbevare dekk på garasjeplassen da dette også tar en god del av plassen. Styrets anbefaling: Styret mener dagens løsning burde holde. En slik endringen vil føre til andre problemer med oppbevaring av dekk i boder og i hager og dermed også potensielt økt brannfare. Styret anbefaler dermed at vi ikke endrer denne paragrafen i våre vedtekter. Styret ser likevel problemet, og vi ønsker med dette å oppfordre alle til å ta hensyn til hverandre og forsøke å parkere lenger inn mot veggen. Alle beboere bes om å ta en titt på sin egen parkering og oppbevaring av dekk, og se om det er muligheter for å parkere bedre/plassere dekke bedre. Dekkhotell er også et fint alternativ! Vi vil også minne om at de kun er ett sett med dekk som er lov. Øvrige gjenstander står styret fritt til å fjerne med forutgående varsel, og hvis problemet vedvarer vil vi måtte håndheve dette strengere. NB. Det må være ⅔ flertall for vedtektsendringer. Informasjon/fremtidig sak: Øke strømkapasitet til garasjeanlegg for lading av elbiler. Vi har fått et tilbud for hele arbeidet, kr. Styret har søkt om kommunal støtte cirka kr. Dette vil ikke være en sak for 2018, pga nedbetaling av lån. Men det kan være en aktuell sak for neste års årsmøte. Styret har fått 8 søknader angående lade mulighet til garasje/carport plass. Styret ønsker en stemningsrapport, hvor mange beboere er interessert i dette (utenom de som allerede har søkt)?

17 Fokus område 2018 Vurdere å bytte vaktmestertjeneste. Vurdere å bytte forretningsfører. Kun digital kommunikasjon. Digital løsning for registering av gjesteparkering Bytte gatelys til mørkegata (pilot prosjekt)

18 18 Furukollen Boligsameie Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Leveres til sameiet av Holmlia Vaktmesterservice as. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av selskapene forvaltet av OBOS. Furukollen Boligsameie er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til våre fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon eller besøke deres nettside