Til seksjonseierne i St. Halvardsgate 20 Sameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i St. Halvardsgate 20 Sameie Denne innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for I tillegg finner du bakerst i heftet «Orientering om sameiets drift». Denne informasjonen er ikke en del av den formelle årsberetningen, men likevel er opplysningene viktig for deg som seksjonseier. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 St. Halvardsgate 20 Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i St. Halvardsgate 20 Sameie avholdes tirsdag 19. april 2016 kl. 18:00 på Gamlebyen Skole. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Ny 20 i vedtektene i henhold til kameraovervåking B) Endring av vedtektenes 9.3.c, 9.3.e C) Forslag om utleieavgift D) Forslag fra Soren Zangana om installering av strømuttak i egen bod E) Forslag fra Soren Zangana om innglassing av balkong Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 1 styremedlem for 2 år D) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år Oslo Styret i St. Halvardsgate 20 Sameie Vidar Rasmussen /s/ Eivind Hestnes /s/ Iyaz Khan /s/

3 3 St. Halvardsgate 20 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Vidar Rasmussen St. Halvards Gate 22 Styremedlem Eivind Hestnes St.Halvards Gate 22 Styremedlem Iyaz Khan St.Halvards Gate 22 Varamedlem Synne H Kjerland St. Halvardsgate 20A Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om St. Halvardsgate 20 Sameie Sameiet består av 94 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet igger i bydel 1 Gamle Oslo i Oslo kommune med følgende adresser: St Halvards Gate 20 A,B,C,D,E,F,G,H,J St Halvards Gate 22 og 24 Sameiet har gårds-og bruksnummer: Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Styrets arbeid Skifte av forsikringsleverandør fra If til Tryg. Dette pga besparelser Inngått ny sikkerhetsavtale med Stanley Security som innbefatter installasjon og drift av kameraovervåking, elektroniske vekterrunder og bomiljøtjeneste. Har i denne sammenheng sagt opp avtale med Securitas Merking av dører med leilighetsnummer (i tillegg til H-nummer) Sagt opp avtale med OBOS om bestilling av leilighetsnøkler. Dette tar styret seg av selv. Beplanting på begge takterrassene Installert gjerde og port med lås ved inngang til fellesområde bak blokkene

4 4 St. Halvardsgate 20 Sameie Reforhandlet avtalen med Canal Digital og fått oppjustert hastighet på internett Installert belysning langs fasaden ved p-plassene bak blokken Fått plombert alle panelovner på fellesområdene til 17 grader Bytte av gartnertjeneste f.o.m Byttet lås på dørene fra garasje til trapperom KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Avviket i styrehonoraret i forhold til budsjett skyldes at det ble vedtatt godtgjørelse til styret i interimsperioden samt godtgjørelse for styreperioden Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen er tilgjengelige midler og fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kostnader til ordinær drift. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret.

5 5 St. Halvardsgate 20 Sameie Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som forbruk i Forsikring Forsikringspremien for 2016 er redusert med kr ,-. Premieendringen er en følge av at sameiet har byttet forsikringsselskap fra If til Tryg Skadeforsikring. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 5% økning av felleskostnadene og økning av kabel-tv med kr 17,- pr måned fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i St. Halvardsg21.03.te 20 Sameie Vidar Rasmussen /s/ Eivind Hestnes /s/ Iyaz Khan /s/

6

7

8 8 St. Halvardsgate 20 Sameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Andre honorarer Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

9 9 St. Halvardsgate 20 Sameie BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , STYRET I ST. HALVARDSGATE 20 SAMEIE Vidar Rasmussen /s/ Eivind Hestnes /s/ Iyaz Khan/s/

10 St. Halvardsgate 20 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Parkeringsleie Garasjeleie Brensel Strøm ladeuttak Andre overfør./anvendelser (avregning beboer) Felleskostnader TV/Internett SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Tilkobling EL-bil ladeanlegg SUM ANDRE INNTEKTER 2 500

11 11 St. Halvardsgate 20 Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 6 890, jf. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OPAK AS OBOS Eiendomsforvaltning AS R.Bergersen AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

12 12 St. Halvardsgate 20 Sameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Verktøy og redskaper Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Abb. Hjemmeside Kontor- og datarekvisita Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Porto Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 351 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 568 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -34 SUM FINANSKOSTNADER -34 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avregning beboere strømkostnad EL-bil Avsatt strøm februar-juli SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

13 13 St. Halvardsgate 20 Sameie Sak A) Ny 20 i vedtektene I forbindelse med vedtak om installering av kameraovervåking på årsmøte 2014 ble det også vedtatt at opplysninger om dette skal inn i vedtektene. Det foreslås følgende tekst: 20 Kamera/videoovervåking i fellesområdene Overvåking skal skje i henhold til de til enhver tid gjeldene lover, regler og retningslinjer. Videre skal styret melde fra til Datatilsynet før overvåking iverksettes og forpliktes til enhver tid til å benytte den minst krenkende form for overvåking. Sak B) Forslag fra styret om utleieavgift Styret foreslår at de seksjoner som er utleid blir ilagt en utleieavgift på kr 100,- pr mnd pr seksjon. Bakgrunnen er ekstrakostnader for sameiet som følge av utleie mtp skader på fellesområde ved inn/utflyttinger, leietagere som setter fra seg søppel og annet ved utflytting og andre kostnader som følge av utleie. Styret vil redegjøre for dette på sameiermøtet. Sak C) Forslag fra styret om endring av vedtektenes Styret ønsker å legge til nytt avsnitt til slutt i 9.3.c) med følgende tekst: «Er det installert ladeuttak på HC plassen må denne flyttes eller erstattes. Kostnader ved dette tilfaller seksjonen som skal overta plassen.» Det foreslås og endre tekst i 9.3.e) fra nåværende tekst: Parkeringsplasser kan ikke overdras uten sammen med leiligheten, foruten utbyggers rett til salg iht punkt 9.3.b. Kjøp/salg av p-plass mellom seksjonseiere er mulig. Sak D) Forslag fra Soren Zangana Det foreslås fra seksjonseier at det åpnes for at det kan installeres strømuttak i egen bod. Seksjonseier vil redegjøre for forslaget på sameiermøtet og styret vil gi sine kommentarer etter dette. Sak E) Forslag fra Soren Zangana Det foreslås fra seksjonseier om å montere innglassing av egen balkong. Seksjonseier vil redegjøre for forslaget, styret vil gi sin kommentar etterpå. Ved en eventuell godkjenning av forslaget presiserer styret følgende: Ved innglassing av egen balkong skal styrets vedtak med tanke på type innglassing og leverandør følges. Dette finnes på sameiets hjemmeside. Innglassing av balkong er søknadspliktig opp mot Plan og Bygningsetaten og den enkelte seksjonseier er selv pliktig til å innhente nødvendige godkjenninger før montering.

14 14 St. Halvardsgate 20 Sameie Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester St. Halvardsgate 20 Sameie har avtale om vaktmestertjeneste med OBOS Eiendomsdrift. Vaktmestertjenestene er for sameiets fellesarealer, ikke for den enkelte beboer. Vektertjeneste Sameiet har avtale med Stanley Security om vakthold. Dersom seksjonseier har behov for assistanse kan vektertjenesten kontaktes på 05010, trykk 1 for alarmstasjon, oppgi lokasjonsnummer Renhold Sameiet har avtale med OBOS Eiendomsdrift AS om renhold av fellesarealene. Nøkler/skilt Nøkler til egen seksjon bestilles gjennom styret nokler@shgt20.no Nøkkelchip til fellesdører bestilles gjennom styret nokkelchip@shgt20.no Navneskilt postkasse printes selv ut gjennom selvbetjeningsportalen på hjemmesidenwww.shgt20.no Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Tryg Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggs innretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.

15 15 St. Halvardsgate 20 Sameie HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.