Plan for strategisk kompetansestyring

Transkript

1 Side 1 Rådmannen - Samfunnsutvikling Vår ref: 2013/923-1 Dato: Plan for strategisk kompetansestyring

2 Side 2 Innhaldsliste: 1. Innleiing 2. Grunnlag for planen 3. Målsetjing og hovudfokus 4. Strategisk kompetanseutvikling 5. Kompetanseomgrepet 6. Læring på arbeidsplassen 7. Forvaltning av kompetansearbeidet 8. Årshjul 9. Økonomiske tilhøve, rutinar 10. System for lønsplassering og kompensasjon 11. Strategiar og overordna tenking

3 Side 3 1. Innleiing Denne planen er skriven med bakgrunn i erfaringane som er gjort i åra etter 2010, då den tidlegare overordna kompetanseplanen for vart vedteken. Arbeid med kompetanse krev kontinuerleg fokus på kvalitetssikring av tenestene. Tilsette på alle nivå i kommunen skal ha naudsynt kompetanse til å møta dei krava som vert stilt til den einskilde ut frå stillinga og ansvarsområdet. Det vert gjort mykje bra arbeid både i enkeltverksemdene og på tvers av verksemdene i kommunen, og både verksemdsleiarar og næraste leiar syner stor kreativitet når det gjeld å få tidsressursar og økonomiske ressursar til å strekkja til når tilsette skal tileigna seg ny kompetanse. Kvalifiserte vikarar må inn, arbeidet skal leggjast til rette, og det skal skapast motivasjon slik at dei som er att på jobb opplever kompetansetiltak som positiv og nyttig bruk av tid. Det bør også skapast møteplassar og tid til planarbeid og drøfting, alt dette og mykje meir, i ein ofte svært travel kvardag. Ved behov kan arbeidsgjevar bruka styringsretten sin og flytta dei tilsette med rett kompetanse på tvers av verksemdene, dette skjer i samråd med dei tilsette. Slike vilkår må koma fram i avtalen som gjeld for vidareutdanninga før vedkomande startar opp. Bindingstid kan også knytast til enkeltverksemd, ikkje berre til kommunen. Tilsette som er fleirspråklige bør få auka kompetansenivå gjennom til dømes kvalifisering eller språktrening, dersom dei har behov for det. Dette vil gjera det lettare å få faste stillingar og/eller høgare stillingsprosentar i det offentlege. Fokus skal vera: Kartlegging og auka bruk av intern kompetanse, både i avdelingar, verksemder og på tvers av verksemder. Stimulera verksemdene til målretta utvikling av kompetanseheving, i dette ligg også leiaropplæring i samsvar med leiarane sine behov for kompetanse. Å satsa på lærlingar innan fleire fagområde. Planen er handlingsretta og skal bidra til at kommunen får nøgde brukarar, stabil arbeidskraft, godt arbeidsmiljø og tilsette som er trygge i måten å utføra tenestene på. I tillegg til denne planen skal den enkelte verksemda, eller også dei enkelte fagområda som til dømes grunnskule, barnehage, helse og omsorg, ha eigne kompetanseplanar med fokus på prioriterte statlege og kommunale satsingsområde. Planen er forankra i leiinga i kommunen, og knytt opp til Arbeidsmiljølova og Hovudavtalen. Rullering: Dersom det skjer endringar i åra før 2017 som bør takast inn i planen, kan arbeid med revidering gjerast tidlegare.

4 Side 4 2. Grunnlag for planen sin visjon Felleskap og trivsel utvikling og vekst gjev retning for dei tenestene som tilsette i kommunen vår skal yta. Grunnlaget for rulleringa av Kompetanseplan finst vidare i følgjande dokument: FoU-rapport "Strategisk kompetanseutvikling i kommunane" (Asplan Viak) Lønspolitisk plan Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 Arbeidsmiljølova: 4-2 Krav til tilrettelegging, medverknad og utvikling 3. Målsetjing og hovudfokus: Overordna mål: Kommunen skal til ei kvar tid vera i stand til å løysa oppgåvene sine ovafor innbyggjarane innafor tenesteproduksjon og forvaltning, på ein forsvarleg og god måte. Kommunen må sikra at kompetansekrav i lov og forskrifter for dei forskjellige tenesteområda vert ivaretekne. Delmål: Utvikla leiarkompetanse på ulike nivå Leggja til rette for at våre tilsette får vidareutvikla seg Setja brukarane og dei tilsette i verksemda sine faglege behov i fokus Leggja til rette for at den einskilde arbeidsplass er ein læringsarena, og skapa rom for erfaringsdeling i kvardagen Bygging av kompetanse skal vera med på å gjera kommunen til ein attraktiv arbeidsplass Hovudfokus: Arbeidet med å rekruttera og behalda, å vidareutvikla, kvalifisera, og å utnytta all kompetanse i organisasjonen vår. Med dagens kamp om arbeidskraft er kvalifisering eit viktig moment. Tilsette som får høve til å vidareutvikla seg fagleg er ein viktig ressurs for kommunen. Når tilsette tileignar seg ny kompetanse må arbeidsgjevar ha fokus på å nytta denne også på tvers av verksemdene, slik at kommunen og innbyggjarane får maksimal nytte av ressursane. Kommunen dekkjer ikkje kostnad ved grunnutdanning, ved behov kan dette likevel vurderast, slik vurdering skjer på rådmannsnivå. 4. Strategisk kompetanseutvikling Kompetanseutvikling skal vera ein kontinuerleg prosess som er knytt opp til budsjettarbeidet i verksemdene og i kommunen. Det må vera eit mål å sikra brukarmedverknad og størst mogleg grad av medverknad i desse prosessane.

5 Side 5 Mål: Det finst i dag mål på ulike nivå i organisasjonen vår. Nokre mål er skriftleggjorte, andre ber preg av taus kunnskap og kan vera mindre tydelege for dei det gjeld. For at måla skal vera levande og ha innverknad på dei vala me gjer, må me sikra at dei tilsette har eigarskap til desse, og at me har ei felles forståing i høve måla våre. Måla for arbeidet som vert gjort i verksemdene skal vera klare og konkrete, og resultata må kunna målast også undervegs. Behov for kompetanse: Med utgangspunkt i måla kan me seia noko om kva kompetanse det er bruk for. Det kan vera formell kompetanse, offentlege godkjenningar, realkompetanse, erfaringar og personlege eigenskapar hos tilsette. Utfordringar tilsette møter undervegs i møte med tenestemottakarane, vil også seia noko om kva kompetanse som må skaffast og vidareutviklast. Rekruttering av nye tilsette vil vera ei utfordring i åra som kjem, og kommunen må tenkja og arbeida langsiktig med tanke på å rekruttera høgt kvalifiserte tilsette inn i stillingar som vert ledige ved avgang og auka behov. Kartlegging av kompetanse Kommunen nyttar dataverktøyet Visma Enterprise HRM, der kvar enkelt tilsett har ansvar for registrering av formell og reell kompetanse elektronisk. Slik registrering skjer frå intranettsida vår. I tillegg til slik kartlegging må rådmannen, verksemdsleiarane og særleg næraste leiar syta for å skaffa seg god kjennskap til den enkelte tilsette sin kompetanse, både gjennom gode relasjonar til medarbeidaren og gjennom medarbeidarsamtalen. Utfordring: Å kartleggja og til ei kvar tid ha oversikt på kompetanse hos eigne tilsette Å skaffa den kompetansen som kommunen treng til ei kvar tid Å nytta den kompetansen som våre tilsette har på rett plass Analyse Kompetansegapet er skilnaden på den kompetansen kommunen treng for å nå verksemdene sine mål, og den kompetansen som finst i organisasjonen i dag. Differansen mellom det tilsette kan i dag, og det dei må kunna i framtida, dannar grunnlag for det vidare kompetansearbeidet. Dette gjeld kompetanse på ei rekkje ulike område, og omfattar alle delene av kompetanseomgrepet: Kunnskap, klokskap, evne og haldningar. Tiltak Dei ulike verksemdene lagar sine eigne handlingsplanar for kompetansetiltak. Tiltaka må ha eit tydeleg mål (resultat og effekt), ei definert målgruppe og ein tidsplan (start og slutt). Leiar må prioritera tiltaka. Verksemdsleiar er ansvarleg for at planen vert gjennomført, og at tiltaka vert evaluerte.

6 Side 6 Evaluering Når ei verksemd/kommunen brukar tid og ressursar på kompetanseauke, er det viktig å kunne dokumentera at denne innsatsen gjev resultat. Ein stor del av læringa på eigen arbeidsplass skjer i møte med daglege utfordringar. Det kan vera vanskeleg å måla kva effekt læring, kurs og opplæring har på tenestekvaliteten på lengre sikt. Varige endringar krev at tilsette saman finn løysingar som dei prøver ut og evaluerer. Skissa under syner ein modell for strategisk kompetansearbeid som me ynskjer å nytta på ulike nivå i kommunen. Mål for verksemda Evaluering Behov for kompetanse Tiltak Analyse (Gap) Kartlegging av kompetanse 5. Kompetanseomgrepet Strategisk kompetansestyring: Strategisk kompetansestyring vil si planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre virksomheten og den enkelte medarbeider nødvendig kompetanse for å nå definerte mål (Linda Lai 2004). Kompetanse: Definisjon: De samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål (Linda Lai 2004) Gode tenester krev i tillegg til formell kompetanse: Kunnskap: Både teoretisk og praktisk. Klokskap: Korleis me er i stand til å praktisera kunnskapen. Handlar om kommunikasjon, relasjon og samhandling med brukarar og kollega. Haldningar og verdiar: Profesjonelle og personlege verdiar som ligg til grunn for handlingane våre.

7 Side 7 Kompetansestyring gjeld i høg grad å jobba aktivt med læring og erfaringsdeling på arbeidsplassen. Dette har også forankring i Dewey si forskning: Learning by doing. 6. Læring på arbeidsplassen: har som mål å auka fokuset på læring på arbeidsplassen. Mange tilsette har høg kompetanse på ei rekkje område, og det er viktig å kunna dela kunnskap og erfaringar. Gjennom refleksjon rundt eigen praksis og erfaringsdeling med kollega, kan me utvikla kompetanse og evne til å løysa dei oppgåvene me står ovafor. Mykje av det me kan, har me lært gjennom arbeidet vårt. Arbeidsplasser som er læringsintensive utnyttar potensialet for læring. Erfaringsdeling i eiga verksemd er ein effektiv metode for læring og bør prioriterast av leiarar på ulike nivå. Å utvikla organisasjonen vår slik at arbeidsplassen vert ein viktig læringsarena vil styrkja både kommunen som tenesteytar og dei tilsette. Formell kompetanse: Naudsynt formell kompetanse vert sikra gjennom rekruttering, og ved å leggja til rette for at tilsette får ta etter- og vidareutdanning relatert til organisasjonen sine behov til ei kvar tid. Kompetanseleiing: Dei tilsette er kommunen sin viktigaste ressurs, og denne ressursen må forvaltast på beste måte. Leiing der likeverd og respekt for den enkelte er grunnleggjande verdiar: Tilsette vert sett og verdsett i arbeidskvardagen, og utfordra og støtta til å yta sitt beste. I dette ligg det også å leggja til rette for utvikling, både personleg og fagleg. Etter- og vidareutdanning er viktig for å sikra at verksemda får tilført ny kompetanse, og det fremjar mestring hos den enkelte tilsette til å kunna ta fatt på nye oppgåver. Rådmann, leiar og mellomleiar har ansvar for at den einskilde tilsette har den naudsynte kompetanse for stillinga, at denne vert vedlikehalden, vidareutvikla og brukt på rett plass til rett tid. Det skal leggjast vekt på den kompetanseheving som den tilsette får kontinuerleg i arbeidstilhøvet gjennom: Erfaringsdeling i eiga verksemd Rettleiing Samhandling med brukar Interne og eksterne kurs Arbeidsgrupper/Prosjekt Nettverkssamarbeid Hospitering Studietur Leiaropplæring

8 Side 8 I tillegg har kommunen fokus på lærlingordninga. Alle lærlingane vert organisert i nettverk med minst to samlingar i året. Kommunen har status som opplæringskontor og lærlingane vert løna sentralt, og ikkje over verksemda sitt budsjett. Inntak av nye lærlingar vert utlyst kvart år i mars månad. Lærlingordninga er ein viktig del av rekrutteringsarbeidet vårt. HMT kontinuerlege kurs for verneombod, leiarar på ulike nivå og AMU medlemer (Arbeidsmiljølova Kap.6, 6-5, 7-4 og forskrift for verneomboda). Opplæring i arbeidsmiljøspørsmål er ein viktig føresetnad for eit godt miljøarbeid i verksemda. Det skal skipast til kurs for verneomboda 2. kvart år. Kurset går over 3 dagar. 7. Forvaltning av kompetansearbeidet Gjennomføring av planen: Verksemdsleiarane i kommunen skal føra tiltaka i den strategiske planen vidare inn i eigen handlingsplan/kompetanseplan, ha ansvar for at tiltaka vert prioritert, gjennomført, evaluert og rapportert. Dette gjer verksemdsleiarane i tett samarbeid med sine næraste medarbeidarar, som jobbar fram planane saman med sine medarbeidarar. Rollar i planarbeidet: Verksemdsleiar: Organisering av opplæring og rettleiing til tilsette. Sikra at tilsette er oppdaterte på lov, forskrift, mål og kvalitetskrav til tenestene. Kartleggja og vurdera kompetansebehov. Utarbeida mål for arbeidet. Prioritera tiltak. Samarbeida med dei andre verksemdene. Evaluera kompetansearbeid. Leiargruppa: Rådmann og kommunalsjefar Sikra at verksemdsleiarar er oppdaterte på lov, forskrift, mål og kvalitetskrav til tenestene. Administrativt ansvar for opplæringsarbeidet i kommunen. Overordna mål. Omfang og kvalitet på tenestene. Krav til kvalitet og teneste. Rådgjevarar personal, skule og barnehage: Ansvar for tildeling av økonomisk støtte. Tildeling skjer etter søknad frå tilsette med tilråding frå verksemdsleiar med grunnlag i verksemda sine kompetanseplanar og faktiske behov. Sentrale føringar vil også liggja til grunn for tilråding og tildeling. I tillegg til kompetanseplanane frå verksemdene, kan kommunen vedta å prioritera utdanning innafor spesielle fagområde. Dette kan i nokre tilfelle også gjelde grunnutdanning for rekruttering til stillingar det er behov for i kommunen. Vera sentrale i samarbeid med verksemdsleiarar i høve til rekruttering, kartlegging av kompetanse og gjennomføring av kompetansetiltak som gjeld heile organisasjonen.

9 Side 9 Verksemdsnivå: Næraste leiar og den som har gjennomgått opplæringa vurderer korleis ny kunnskap kan vidareformidlast til andre tilsette, både i verksemda og på tvers av verksemder innan aktuelt fagområde. Skapa tid og rom for rettleiing og refleksjon. Jobba kunnskapsbasert og utvikla lokal kunnskap. Utarbeida mål. Vurdera kompetansebehov. Kartleggja kompetanse. Foreslå og prioritera tiltak. Evaluera. Tenestemottakar: Brukarmedverknad, kva treng brukar frå tilsette. Samarbeid med brukar og pårørande/føresette. Brukarundersøking. Samarbeid med brukarorganisasjonar.

10 Side Organisasjonskart : 9. Årshjul for kompetansearbeidet Verksemdsleiar har ansvar for prosessen med planlegging og gjennomføring av naudsynte kompetansetiltak i si verksemd. Dette arbeidet må samkøyrast i høve tidspunkta for søknader om kompetansemidlar og budsjettarbeidet.

11 Side 11 Handlingsplan for neste år desember Evaluering november - desember Prosess i eiga verksemd januar - mars Budsjettarbeid Prioritering av kompetansetiltak august - september 10. Økonomiske tilhøve rutinar: Midlar til kompetansehevingstiltak vert lagt inn i rammebudsjettet til enkeltverksemdene våre. I tillegg er det til verksemda Samfunnsutvikling lagt ein pott til felles opplæringstiltak. Skule og barnehage har eigne budsjettpostar. Leiaropplæring ligg også utanom dette. Felles pott skal i tillegg til felles opplæringstiltak etter søknad frå tilsette også nyttast til kompetanseutvikling i kvart enkelt verksemd. Kommunen kan søkja om midlar frå Fylkesmannen, KS OU midlar link : staten og andre. Alt etter om midlane som kan søkjast om er knytt til einskilde verksemder, grupper eller gjeld heile organisasjonen tek den aktuelle verksemda, sentrale rådgjevarar ansvar for at søknad om midlar vert sendt. Sentral rådgjevar og aktuell kommunalsjef skal alltid godkjenna slik søknad. Rapportering på bruk av slike midlar skal sendast av den som har søkt midlane. Rutinar på ulike nivå i organisasjonen Rådmannen (utførar rådgjevarnivå) Rådmannen fordeler midlane etter plan og prioriteringar med hovudvekt på: Pålagte tiltak Vedtekne tiltak Satsingsområde, interne/sentrale føringar Kostnader relatert til studieavgift, studiemateriell, eventuelt reise og overnatting, kan etter søknad frå tilsette dekkast over fellesbudsjett for opplæring etter faste avtalar. For tilsette som får tilsegn om slik studiestøtte, vert det inngått avtale mellom den tilsette og kommunen. Støtte vert til vanleg gjeve i samband med vidareutdanning. Det kan vera høgskuleutdanning, fagskuleutdanning, og i nokre høve desentralisert høgskuleutdanning. Likevel vil ein kunna gje støtte til kurs/etterutdanning i spesielle høve.

12 Side 12 Vurdering av kor mykje studiestøtte som vert tildelt er avhengig av fleire faktorar: Kor høgt kompetansebehovet er prioritert i verksemda Kor høgt kompetansebehovet er prioritert i kommunen Om kommunen får tilført øyremerkte midlar frå stat, fylket eller KS (OU midlar) Budsjettsituasjonen i kommunen Kontering av kompetansetiltak Alle utgifter som vert dekka av sentralt budsjett vert kontert på eige ansvarsnr. Stadkode vert påført alle bilag for å definera bruk av eigne midlar eller midlar frå Fylkesmannen/staten. Dette er det rådgjevar sentralt som har ansvar for. Dette gjev organisasjonen oversikt over dei reelle utgiftene som vert nytta til kompetanseutvikling. Verksemdsleiar Midlane vert som nemnt fordelt etter plan og behov og prioritering i den enkelte verksemd, og føringar frå leiar vil vega sterkt. Utgiftene i samband med etter- og vidareutdanning blir registrert og utbetalt frå den enkelte verksemda. Kvitteringar skal takast vare på i verksemda og skal ikkje sendast vidare. Verksemda sender refusjonskrav på eigne skjema til rådgjevar sentralt, på den delen av utgiftene som det er gjeve tilsagn om. Krav om refusjon av lønsutgifter til vikar skal også sendast på eige skjema til rådgjevar sentralt når det føreligg slik avtale. Verksemdsleiar vurderer søknad frå tilsett om studiestøtte ut i frå verksemda sin kompetanseplan, og sender så søknaden vidare til ansvarleg person på sentralt nivå. Det skal leggjast ved tilråding. Kopi av vitnemål/kursbevis skal leverast til verksemdsleiar når studiet er avslutta. Leiar vurderer saman med sentralt nivå eventuell lønsendring som vert utløyst, og sender vitnemålet/kursbeviset til scanning på personalmappa til den enkelte i ephorte. Det må stemplast rett kopi når det ikkje vert levert originalvitnemål. Det bør skrivast eigen avtale mellom verksemdsleiar og den tilsette, der reint praktiske ordningar for studiet kjem fram. Mal i ephorte under (N) notat. Avtalen omhandlar mellom anna permisjon med eller utan løn, tal lese dagar, bruk av planleggingsdagar, økonomisk støtte, kven som eig studiemateriell bøker etter avslutta utdanning der denne utgifta vert dekka. Denne avtalen vert underordna det kommunale tilsagnet. Tilsett: Alle har rett til å søkja om etter- og vidareutdanning, men det er kommunen sentralt, på grunnlag av den enkelte verksemd sin kompetanseplan og verksemdsleiar si prioritering og tilråding, som avgjer om det skal gjevast økonomisk støtte, og kor stor denne støtta eventuelt skal vera. Økonomisk støtte forpliktar den som tek utdanning, og verksemdsleiar skal i kvart enkelt høve saman med den tilsette avtala korleis denne kompetansen best kan nyttast.

13 Side 13 I tildelinga av økonomisk støtte ligg ei klar forventning om vidare arbeid i, og der kommunen går inn med vesentleg støtte vert det laga avtale om bindingstid. (HTA 14.3 ) Utbetaling av økonomisk støtte til den tilsette går i frå den enkelte verksemd. Utbetaling vert gjort på grunnlag av faktiske utgifter, dokumentert med kvitteringar, og vert betalt ut saman med løna til den enkelte. Søknad frå tilsette skal gå til verksemdsleiar, og skal innehalda opplysningar om: 1. Type tilsetjingsforhold. 2. Kva verksemd du har stilling i. 3. Opplysningar om studie/stad, studiepoeng, dato for oppstart/avslutning, kostnadsoverslag og sum det vert søkt om. Kopi av vitnemål/kursbevis skal leverast til verksemdsleiar når studiet er avslutta. Leiar sender vitnemålet/kursbeviset til scanning på personalmappa til den enkelte i ephorte. Det må stemplast rett kopi når det ikkje vert levert originalvitnemål. 11. System for lønsplassering og kompensasjon Det bør vera ein naturleg samanheng mellom arbeidstakaren sitt utdanningsnivå, real- og formalkompetanse, kompetanseutvikling og lønsutvikling. Kompetanse oppnår den enkelte tilsette gjennom formell fag-/høgskuleutdanning, intern eller ekstern opplæring, fagleg rettleiing, eller som realkompetanse gjennom tildelte oppgåver og arbeidsområde. som arbeidsgjevar kan i tillegg til økonomisk stønad i form av stipend og/eller utdanningspermisjon, nytta løn som verkemiddel for å stimulera tilsette til auka kompetanse innan område som kommunen har bruk for. Vilkåret for økonomisk støtte og lønsvurdering er at utdanninga er relevant for stillinga, og at verksemdsleiar tilrår og prioriterer. All vidareutdanning som arbeidsgjevar gjev økonomisk støtte til, skal søkjast om til leiar i god tid før oppstart. Kompetanse ut over grunnlønsplassering kap.4 og kap.5 (Når det gjeld tilsette i kap. 4C gjeld lønstillegg vidareutdanning som ikkje alt gjev lønsopprykk i eksisterande kompetansesystem) Arbeidsgjevar kan etter konkret vurdering av arbeidstakaren sin kompetanse ta opp forhandling om endra løn og/eller bruk av avansementstilling. Det vert teke utgangspunkt i inntil kr ,- som lønstillegg for relevant vidare utdanning tilsvarande minst 60 studiepoeng. (1 års relevant vidare-/etterutdanning og/eller vurdert realkompetanse.) For relevant vidare-/etterutdanning av kortare lengd enn 1 år, men av minst 3 månaders varigheit, nyttar arbeidsgjevar lønsrelasjonen prosentvis. Tilsette med høgskuleutdanning som har teke ytterlegare relevant spesialutdanning, vil verta lønsplassert for slik spesialutdanning i samsvar med HTA.

14 Side 14 Endring av løn skjer etter forhandling gjennom aktuell heimel i HTA. Kompetanseforhandlingar etter HTA 4.A.4 skjer i april og oktober kvart år. Arbeidsgjevar og/eller tillitsvald kan gje meir informasjon om slik forhandling og korleis/kven lønskrav skal sendast. 12. Strategiar og overordna tenking I tråd med Hovudavtalen 7, nyttar me omgrepet kompetanseutvikling som omfattar Allmenn- og yrkesutdanning Vaksenopplæring Etter- og vidareutdanning Kompetansegjevande oppgåver Omskulering Samfunnet har forventningar om at tilsette i kommunen har løysingar, kunnskap og avgjerdsmynde i høve til dei tenestene som skal utførast. Det er behov for spesial- og fagkompetanse på mange av tenesteområda våre, og kommunen legg vekt på målretta opplæring og utvikling gjennom interne og eksterne tilbod. Auka kompetanse betyr mykje, både for den enkelte, verksemda og for kommunen totalt. Bruk av ny teknologi opnar i dag for fleksibel læring. Det vert etablert nye samarbeidsrelasjonar, nettverk og prosjekt om teknologibasert læring. Gode IT løysingar gjer at tilsette kan ta utdanning medan vedkomande er i stilling.