Prosjekt: Ny poliklinikk og dagbehandling

Transkript

1 Prosjekt: Ny poliklinikk og dagbehandling Rapport fra Idéfasen, våren Side 1 av 113

2 Endringslogg Versjon Dato Endring Endret av Utkast endelig rapport Torkjel Landås Revidert etter behandling i styringsgruppemøte i Program for poliklinikk Torkjel Landås Side 2 av 113

3 Innhold 1 Sammendrag Overordnet mål for prosjektet Oppsummering og anbefaling Bakgrunn og strategisk forankring Bakgrunn Strategisk forankring Avgrensninger Kartlegging av pasientforventninger og -erfaringer Idésøk for fremtidig poliklinikk og dagbehandling Pasientsikkerhet Steds- og orienteringsveiledning Elektronisk selvinn- og utsjekk for pasienter Merkantile funksjoner Ventearealer Konsultasjons- og behandlingsarealer Felles dagpost Skopivirksomhet Rengjøring og desinfeksjon av skop Intervensjonssenter og forskningspost Forskning, innovasjon og utvikling Undervisning og utdanning Gruppebasert opplæring av pasienter og pårørende Dagkirurgi Anestesitjenester og oppvåkning Preoperativ poliklinikk Flytting av gynekologi til Sentralblokken Forsyningsfunksjoner LAB-tjenester Radiologiske tjenester KEF`er, sosionomer, logopeder, fysioterapeuter og ergoterapeuter Akutt poliklinikk Eksterne samhandlingspartnere mhelse, telemedisin og selvregistrering Vurdering av alternative løsningsmodeller Anbefaling til hvilke enheter som bør omhandles i Konseptfasen Estimering av framtidig arealbehov i ulike scenarier Nullalternativet Alternative løsningsmodeller Andre vurderinger Plan for gjennomføring av konseptfasen Vedlegg Side 3 av 113

4 1 Sammendrag Prosjektet skal utrede muligheter for fremtidig poliklinikkvirksomhet og dagbehandling, og beskrive alternative løsninger for denne virksomheten, med vektlegging på Sentralblokken (heretter, SB). Vi har i Idéfasen skissert 3 hovedalternativer for en fremtidig løsning i SB som anbefales utredet i en konseptfase med oppstart høsten I tillegg foreslår vi 5 hovedprinsipper som gir retning for driftsmodeller og utforming og bruk av areal for poliklinikk og dagbehandling. Alternativene og hovedprinsippene er konkretisert med forslag til en rekke prioriterte mulighetsområder som anbefales utredet i større detalj i konseptfasen. 1.1 Overordnet mål for prosjektet Utforme prosesser, organisering og infrastruktur for poliklinisk virksomhet og dagbehandling som ivaretar pasientsikkerhet og kvalitet gjennom: Side 4 av 113

5 1.2 Oppsummering og anbefaling Oppsummert anbefaling til enheter som må omhandles i Konseptfasen Prosjektgruppen anbefaler at følgende kliniske enheter/funksjoner omhandles i Konseptfasen med tanke på en samlokalisert løsning i Sentralblokkens 2. etg: Klinikk for hode-hals Medisinsk avdeling Kirurgisk klinikk, inkl. Bryst- og endokrinkirurgisk poliklinikk Brystdiagnostisk senter (Rad. avd.) Ortopedisk klinikk Kvinneklinikken (KK Gyn og IVF) Nevrokirurgisk avdeling Intervensjonssenter og Klinisk Forskningspost I tillegg må fremtidige løsninger omhandle støttefunksjonene fra følgende enheter: Radiologisk avdeling Poliklinikk for prøvetakning (Lab. Klin) Kirurgisk Serviceklinikk Drift teknisk divisjon I tillegg har prosjektgruppen pekt på en rekke mulighetsområder som vil kreve gode løsninger på tvers av etasjer i SB. Videre arbeid må koordineres med prosjekter som berører de andre etasjene. Med tanke på dette prosjektet bør en spesielt involvere: Lungeavdelingen: Spesielt med tanke på samhandling rundt avansert endoskopisk virksomhet, rengjøring og dekontaminering av skop, samt et Intervensjonssenter som beskrevet i kapittel 4.10 Hjerteavdelingen: Spesielt med tanke på samhandling rundt Intervensjonssenter som beskrevet i kapittel 4.10 Prosjektgruppen anbefaler at følgende tre hovedalternativer utredes i Konseptfasen: Nullalternativet: o Vi tolker i dette prosjektet nullalternativet som det alternativ hvor vi ikke flytter på, betydelig endrer eller etablerer nye fag- og funksjonsområder o Imidlertid forutsetter vi at det gjennomføres en oppgradering av dagens arealer Alternativ A: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 2 soner o Hode-Hals sin dagkirurgiske aktivitet legges fortsatt i tilknytning til egen poliklinikk o Det bygges operasjonsstuer nær Dagkirurgisk senter for å sikre tilstrekkelig kapasitet til å ta inn KK gyn sin dagkirurgiske aktivitet o Anestesi og oppvåkning fordeles på 2 soner Alternativ B: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 1 sone o Både Hode-hals og KK gyn sin dagkirurgiske aktivitet flyttes og legges som en forlengelse av eksisterende Dagkirurgisk senter o Anestesi og oppvåkning samles og kobles mot en felles dagpost som vil ha et hvileareal Alternativene vil kunne innebære svært ulike konsekvenser vedrørende kompleksitet og investeringspåvirkning ved ombygging, samt konsekvenser for organisasjon, drift og prosesser. Merk at vi i Idéfasen ikke har utredet om det vil være behov for organisatoriske endringer. Dette skal utredes nærmere i senere faser. Side 5 av 113

6 Konseptskisse 1 for alternativ A: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 2 soner Konseptskisse for alternativ B: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 1 sone 1 Konseptskissene er ikke organisasjonskart. Størrelse på boblene har ingen praktisk betydning. Side 6 av 113

7 1.2.2 Prinsipper for fremtidige løsninger for poliklinikk og dagbehandling Strategiplanen for Helse Bergen gir premisser for arealutvikling i Helse Bergen. Forslag i prosjektet må basere seg på disse premissene: I tråd med dette har vi videreutviklet 5 hovedprinsipper for fremtidige løsninger for poliklinikk og dagbehandling. Prinsippene gir retning for driftsmodeller og utforming og bruk av areal: Hovedprinsipp 1: Sikkerhet Løsninger skal ivareta krav til sikkerhet for pasienter og medarbeidere. 1.1 Løsninger skal ha pasientsikkerhet i sentrum Løsninger skal ivareta krav til pasientsikkerhet slik at pasienten beskyttes mot skader, ulykker og uønskede hendelser ved opphold og behandling på sykehuset. 1.2 Løsninger skal ivareta HMS-krav for medarbeiderne Løsninger skal ivareta Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS-krav), samt bidra til å skape en attraktiv, lærende og utviklende organisasjon med et godt arbeidsmiljø. Hovedprinsipp 2: Standard løsninger Løsninger må være standardiserte og dermed muliggjøre fleksibilitet og sambruk på tvers av fag- og funksjonsområder. Det må være mulighet for utvidelser og endringer av funksjon uten driftstap. Dette innebærer at løsninger må ha høy generalitet og legge til rette for flerfunksjoner. Med generalitet menes bygningens evne til å tilfredsstille ulike funksjonelle brukerkrav uten at det må gjøres større bygningsmessige eller tekniske tiltak når brukerkrav endres. Herunder vil vi særskilt fremheve følgende underprinsipper: 2.1 Resepsjonsfunksjoner er lett tilgjengelige og sambrukes Resepsjonsfunksjoner må være lett tilgjengelige og utformes med tanke på ivaretakelse av personvern og gode arbeidsforhold. Samlokalisering og sambruk av resepsjonsfunksjoner bør være et prinsipp ved utforming av løsninger. Det må defineres hvilke oppgaver som skal løses i en resepsjon, og hvilke oppgaver som skal løses av mer fagspesifikke funksjoner. 2.2 Standardrom sambrukes Standardrom konsultasjons- og behandlingsrom må være standardiserte med tanke på størrelse og innredning. Standardrom skal kunne benyttes på tvers av fagfelt, samt lokaliseres i nærhet til spesialrom for å sikre effektiv drift. Bruksrett fremfor eierskap. Side 7 av 113

8 2.3 Spesialrom nær spesialitetene og sambruk der formålstjenlig Spesialrom må lokaliseres i nærhet til de ulike spesialitetene og sambrukes der formålstjenlig. For å oppnå sambruk må løsninger sikre fysisk nærhet mellom fagområder med høyt nærhetsbehov, eksempelvis ut fra likt behov for utstyr, areal, kompetanse, støttetjenester o.l. Hovedprinsipp 3: FoU og undervisning er en integrert del av fremtidig poliklinikkdrift Forskning, utdanning av helsepersonell og opplæring av pasienter og pårørende er tre hovedoppgaver i spesialisthelsetjenesten, likestilt med diagnostikk og behandling. Dreining fra døgnbehandling til poliklinikk og dagbehandling gjelder også disse oppgavene. Areal må dermed utformes slik at FoU blir en integrert del av en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. Konsultasjons- og behandlingsrom må være dimensjonert slik at studenter og pårørende kan tas med/delta i pasientsituasjoner/undervisning/opplæring. Hovedprinsipp 4: Soneinndeling av flyt og funksjoner Skille mellom pasientsonen og personellsonen hver sone utformet etter behov. Møtepunktet mellom pasienter og klinisk personell er på konsultasjons- og behandlingsrommene. «On stage / Off stage» modell. 4.1 Pasientsonen: Utformet med tanke på pasientbehov og -medvirkning Der pasienter og andre besøkende ankommer, finner frem, blir mottatt og oppholder seg før og etter konsultasjon/behandling. Holdes i så stor grad som mulig atskilt fra forsyningsfunksjoner, transport av senger osv. for å skape en rolig og ryddig atmosfære utformet rundt pasienters behov. God tilkomst til poliklinikkene må sikres gjennom en utforming av bygg som legger til rette for at en finner frem og ut selv, og får bistand ved behov. Godt inneklima og arkitektonisk utforming som understøtter orienteringsevne må vektlegges Aktiv medvirkning må legges til rette for i så stor grad som mulig Universell utforming 2 er et generelt krav som må etterleves 4.2 Personellsonen: Utformet med tanke på gode arbeidsfasiliteter og -flyt Der medarbeidere og studenter har tilgang på gode arbeidsfasiliteter med eksempelvis fleksible arbeidsplasser, stillerom og tverrfaglige arbeidsområder tilrettelagt for kompetanseutveksling og samhandling. Bruksrett fremfor eierskap. Hovedprinsipp 5: Utvidet driftstid for areal og medisinteknisk utstyr Det bør være en målsetting at en tilrettelegger løsninger slik at konsultasjons- og behandlingsarealer i fremtiden fullt utnyttes med 6-7 timer direkte pasienttid per dag 3. For å oppnå dette kreves nye løsninger. 2 Alle mennesker skal kunne bruke løsninger på en likestilt måte så langt det er mulig uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler. Kilde: Norge universelt utformet 2025: Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet Direkte pasienttid = Driftstid x Utnyttelsesgrad areal. Eks: 8 timers driftstid x 50 % utnyttelsesgrad = 4 timer direkte pasienttid for arealet. Ved utregning inkluderes tid til for og etterarbeid som finner sted på konsultasjonsrommet. «SINTEF-rapport A26665» konkluderer med at 6-7 timer direkte pasienttid anses å være mer realistisk enn 10 timer direkte pasienttid. Side 8 av 113

9 1.2.3 Oppsummering av prioriterte mulighetsområder Strategiplanen for Helse Bergen understreker behovet for nye løsninger for poliklinikk og dagbehandling. Behovet understrekes også gjennom pasienterfaringsundersøkelsen omtalt i kapittel 3. I kapittel 4 utredes mulighetsområdene vi har sett nærmere på i Idéfasen. Gjennomgående har vi fokusert på hvordan ulike muligheter kan bidra til å realisere målbildet for prosjektet. Vi vil fremheve følgende mulighetsområder som anbefales utredet i større detalj i konseptfasen: Bedre IKT-løsning for ressursstyring og booking Bedre og integrerte IKT-løsninger for ressursstyring og booking er kritisk for å oppnå en mer effektiv og fleksibel bruk/sambruk av konsultasjons- og behandlingsarealer. Det må sikres god støtte for planlegging av elektiv virksomhet, så vel som planlegging for akuttpoliklinikk. Nærmere beskrevet i kapittel 4.6. Elektronisk skilting/info som understøtter god tilkomst og fleksibel arealbruk Elektronisk skilting og informasjonstavler vil understøtte god tilkomst, samt fleksibel bruk av arealer. Nærmere beskrevet i kapittel 4.2. Elektronisk selvinn- og utsjekk som understøtter aktiv medvirkning Pasientene vil på egenhånd ha mulighet for å elektronisk registrere ankomst, få bekreftelse på å ha kommet riktig, bli veiledet videre, få informasjon om evt. ventetid, betale og evt. andre muligheter. Dette vil understøtte aktiv medvirkning fra pasienter og mer effektiv pasientflyt på sykehuset. Løpende elektronisk opplysning om ventetid vil kunne medføre mindre behov for ventearealer, og en tryggere opplevelse for pasientene. Nærmere beskrevet i kapittel 4.3. Etablere en felles dagpost Etablering av en felles dagpost med utvidet åpningstid eks. kl.08:00-20/22:00 hvor målsettingen er å gi pasienter som har gjennomgått ulike prosedyrer og inngrep i lokalbedøvelse, kvalifisert observasjon og omsorg i en tidsperiode før de kan reise hjem. Visse typer behandling bør også inkluderes i en felles dagpost. Nærmere beskrevet i kapittel 4.7. Økt samlokalisering av endoskopisk aktivitet Flytting av den endoskopiske aktiviteten til Medisinsk undersøkelse i 1. etasje til 2. etasje i SB lokalisert nær Gastro og Akuttkir. En lokalisering nær Urologi vil kunne være hensiktsmessig med tanke på muligheten for felles rengjøring, desinfeksjon og lagring av skop. En lokalisering nær Medisinsk Gastroent. pol vil være hensiktsmessig for å redusere forflytning for klinisk personell. I tillegg bør den mer avansert skopivirksomheten til Lungeavdelingen og Klinikk for Hode-Hals være aktuell for utførelse i en samlokalisert løsning. Virksomheten bør lokaliseres nær et evt. Intervensjonssenter og Klinisk forskningspost, samt en felles dagpost og felles anestesi/oppvåkning. Nærmere beskrevet i kapittel 4.8. Samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon av skop for poliklinikkene i SB Samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon av skop i forbindelse med poliklinisk aktivitet for alle poliklinikkene i SB. Løsningen bør fortrinnsvis lokaliseres fysisk nær en samlokalisert skopivirksomhet. Videre arbeid må koordineres med nytt vaskeribygg. Nærmere beskrevet i kapittel 4.9 Etablering av et Intervensjonssenter, samlokalisert med Forskningsposten Etablering av et Intervensjonssenter samlokalisert med Klinisk forskningspost som en integrert del av poliklinikk og dagbehandling i 2. etasje i SB. Fortrinnsvis lokalisert nær endoskopisk virksomhet og Hybridstuen, samt nær en felles anestesi/oppvåkning. Nærmere beskrevet i kapittel 4.10 og Side 9 av 113

10 Samlokalisering av polikliniske operasjoner og sårproblematikk Samlokalisering av Plastikkirurgi og Ortopedi, lokalisert nær dagkirurgisk virksomhet, muliggjør samhandling om arealer til polikliniske operasjoner og et evt. Håndkirurgisk senter, integrert med ergo- og fysioterapeuter. Ytterligere nærhet til poliklinikkene til avdeling for Karkirurgi, Infeksjonsmedisinsk seksjon og Endokrinologisk seksjon vil legge til rette for økt samhandling om sårproblematikk. Flere andre enheter har også polikliniske operasjoner, eks. KK gyn og klinikk for hode/hals. Det anbefales at mulig samlokalisering utredes nærmere i Konseptfasen og at dette sees i sammenheng med eventuelt behov for nærhet til dagkirurgi, anestesi/oppvåkning og felles dagpost med hvilerom. Nærmere beskrevet i kapittel Dagkirurgi, anestesi og oppvåkning samlokaliseres i 1 eller 2 hovedsoner i 2. etasje i SB Vi anbefaler at Konseptfasen utreder to hovedalternativer til nullalternativet. Den avgjørende forskjellen er om det skal etableres 1 eller 2 soner for dagkirurgi, anestesi og oppvåkning i Sentralblokkens 2. etasje. Økt samlokalisering vil legge til rette for sambruk av areal, støttetjenester og anestesi/oppvåkning, samtidig som det kan føre til utfordringer med lenger avstand til poliklinikk og dermed forflytning av klinisk personell. Alternativene kan innebære svært ulike konsekvenser med tanke på kompleksitet og investeringskostnader ved ombygging, samt konsekvenser for organisasjon, drift og prosesser. Nærmere beskrevet i kapittel Etablere et felles areal for preoperativ poliklinikk som sambrukes Etablering av et felles prepolareal i 2. etasje i SB vil gi mulighet for sambruk av areal og støttepersonell. For å sikre god flyt av pasienter bør et felles prepolareal lokaliseres nær virksomhet med behov for prepol, samt nær viktige støttetjenester som eks. LAB blodprøvetaking og røntgen. En lokalisering i eksempelvis 1. etg vurderes også til å være i akseptabel nærhet. Nærmere beskrevet i kapittel Integrere KK gynekologisk seksjon Integrering av KK gyn sin polikliniske virksomhet nær Urologi og nedre Gastro- og akuttkir. Fysisk nærhet til beslektet virksomhet ut fra felles organplassering - «lille bekken» - gir mulighet for samhandling om areal, utstyr og fagutvikling blant personell. Også nærhet til Endokrinologisk seksjon for samhandling rundt gynekologiske hormonsykdommer. Samlokalisering av den dagkirurgiske aktiviteten til KK gyn med Dagkirurgisk senter. Det vurderes å være faglige synergier ved å samlokalisere kirurgisk gynekologi med bløtdelskirurgien for øvrig. Vi foreslår at KK IVF ikke inngår i 2. etg i SB, men at Konseptfasen ser på alternative lokaliseringer av IVF i tilrettelagte spesialarealer. Nærmere beskrevet i kapittel Poliklinikk for prøvetakning inngår i en samlokalisert løsning Poliklinikk for prøvetakning må inngå i en samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling og dimensjoneres for fremtidig aktivitet. Det må sees på en løsning for prøvetaking til forskning, og dette må koordineres med et evt. Intervensjonssenter/Klinisk forskningspost. Vi bør se på mulighet for sambruk av ventesoner og resepsjoner for poliklinikk for prøvetaking. Vi bør se på en driftssikker automatisert løsning for transport av prøver til Laboratoriebygget. Nærmere beskrevet i kapittel Mulighet for å etablere skjelettlab/røntgen-thoraxlab i 2. etg i SB Vi foreslår at konseptfasen konkretiserer mulighet for å etablere skjelettlab/ røntgen thoraxlab i ny løsning for poliklinikk og dagbehandling. Nærmere beskrevet i kapittel 4.20 Mulighet for å flytte BDS og Bryst- og endokrinkirurgisk poliklinikk til SB Vi ser flere positive nytteeffekter ved å flytte Brystdiagnostisk senter (BDS) og Bryst- og endokrinkirurgisk poliklinikk inn i SB. Det anbefales at en evt. flytting vurderes nærmere i konseptfasen. Nærmere beskrevet i kapittel 5.5. Side 10 av 113

11 2 Bakgrunn og strategisk forankring 2.1 Bakgrunn Utforming og drift av dagens poliklinikk i Sentralblokken (SB) må forstås med bakgrunn i dens historiske utvikling. Da SB ble planlagt på og 70-tallet var poliklinisk virksomhet en helt marginal aktivitet i sykehus. Siden SB ble tatt i bruk i 1983 og frem til i dag, har denne aktiviteten økt betydelig. Poliklinikkene er i dag et av de viktigste kontaktpunktene befolkningen har mot sykehuset, og det er et stort antall pasienter som daglig besøker dem. Trenden viser at dag- og poliklinisk behandling vil fortsette å øke i omfang. I området hvor poliklinikkene ligger i SB, er det laget ulike avdelingsvise løsninger for å møte utfordringene som har kommet underveis. Blant annet ved å bygge inn arealene mot lysgårdene, etablere flere behandlerrom, kontorer, ventesoner og ekspedisjonsfunksjoner. Samlet sett fremstår poliklinikkfunksjonen i SB i dag som uoversiktlig, vanskelig å finne frem i og med mye dublering av resepsjoner, ventesoner osv. Det er gjort målinger vedrørende utnyttelsesgrad av rom (kapasitet) i Helse Bergen. I en SINTEFrapport fra 2011 heter det 4 : «Haukeland har en kapasitetsutnyttelse på under 50 % av den registrerte kapasiteten på konsultasjonsrom, gitt vanlig kapasitetsutnyttelse på 230 dager i året, 6 timer effektiv driftstid per dag og 45 minutter til hver konsultasjon.» Dette står i kontrast til hvordan de som arbeider på poliklinikken opplever situasjonen, hvor det rapporteres om dårlig kapasitet/tilgjengelighet på rom. Arealplan fra 2008 anbefalte en videreutvikling og ombygging av poliklinikkfunksjonen i SB, noe som stadfestes i Arealplan for og Strategiplan for Helse Bergen I tråd med investeringsprogrammet og tiltakene i Arealplanen ble ny poliklinikkfunksjon prioritert etter Mottaksklinikken, som ventes sluttført sommeren Med hensyn til at det er begrenset hvor mye som kan bygges om i SB, samtidig med at det er full drift i sykehuset, kan en tidligst i 2016 få en oppstart av byggearbeidet med poliklinikkarealene i SB. Forut for dette må det gjennomføres et omfattende utredningsarbeid som klargjør blant annet innhold, organisering, teknologiske løsninger, dimensjonering og en bygningsmessig løsning. Med bakgrunn i dette ønsker Helse Bergen å gjennomføre et utredningsarbeid i 2 faser: Fase 1: Utredning av alternative modeller for poliklinikk og dagbehandling Fase 1 er en «idefase», ikke avgrenset til SB, som skal presisere behov og gjennomføre et idésøk for å vurdere mulige prinsipielle løsninger for fremtidig poliklinikkvirksomhet og dagbehandling. Fasen vil danne grunnlaget for hvilke fag- og funksjonsområder som skal omhandles videre i konseptutredningen (Fase 2). Fase 2: Konseptutredning for poliklinikk og dagbehandling, spesiell vektlegging på SB Fase 2 vil med utgangspunkt i kartleggingen fra fase 1 utrede en konseptbeskrivelse for alternative løsninger for poliklinikkvirksomhet og dagbehandling, med spesiell vektlegging på SB. 4 Kartlegging av sengekapasitet og driftsmønster i Helse Vest RHF, SINTEF RAPPORT 2011 Side 11 av 113

12 2.2 Strategisk forankring Strategiplanen for Helse Bergen gir overordnet oversikt over Helse Bergens visjon, verdi, mål og oppdrag. Strategiske satsningsområder i Helse Bergen er: Samhandling (internt og eksternt) Diagnostikk (riktig og rask) Høyspesialisert intervensjon og kirurgi Kreft Rus Psykisk helsevern for barn og unge Strategiplanen gir videre en oversikt over foretakets mål for perioden, inndelt i tre hovedmål med respektive undermål. Hovedmålene er: 1. Trygge og nære helsetjenester 2. Helhetlig behandling og effektiv ressursbruk 3. En fremtidsrettet kompetanseorganisasjon Målene er i neste omgang brutt ned i operasjonelle delmål. Av disse er følgende ansett å være spesielt relevante for prosjektet: 1. Trygge og nære helsetjenester Etablere intervensjonssenter Etablere preoperative poliklinikker Redusere manglende frammøte til under fem prosent Utvide og samkjøre åpningstider avdelinger imellom Bedre skilting og merking på sykehusområdet Sikre tilgang til praktisk informasjon for pasienter og pårørende Opplæring av pasient og pårørende innenfor egeninnsats før og etter behandling Tilpasse arbeidsprosesser og teknologi slik at pasienter og pårørende blir aktive deltakere 2. Helhetlig behandling og effektiv ressursbruk Utarbeide standardiserte pasientforløp i lag med kommunene og private ideelle institusjoner for store pasientgrupper og storbrukere, blant annet pasienter med sammensatte lidelser Sikre at epikrise og poliklinisk notat blir sendt fastlege elektronisk samme dag som utskriving og konsultasjon Legge til rette for tjenlige arbeidsprosesser, herunder avdekke flaskehalser, tilpasse kapasitet, sikre sammenheng mellom aktivitet og bemanningsplaner og involvere aktuelle støttetjenester tidlig i prosjekter og ved utvikling av pasientforløp Bedre arbeidsprosesser i skjæringspunktet organisasjon/prosess/ikt Følge opp arealplanen for å sikre omfordeling av areal, tilpasse funksjon og pasientforløp, spesielt effektivisere bruk av poliklinikkarealene gjennom samordning Øke utnyttelsesgraden av MTU 3. En fremtidsrettet kompetanseorganisasjon 3.1 Vi skal være på internasjonalt nivå innen forsking, innovasjon og utdanning 3.3 Vi skal ha en attraktiv, lærende og utviklende organisasjon med et godt arbeidsmiljø Side 12 av 113

13 2.3 Avgrensninger Prosjektets avgrensning: Idéfasen skal danne grunnlaget for hvilke fag- og funksjonsområder som skal omhandles videre i konseptutredningen og løsninger i SB skal vektlegges. Med dette som utgangspunkt ble det før oppstart av prosjektet besluttet av følgende kliniske enheter ikke skulle inngå i prosjektets kartlegginger: Avdeling for rusmedisin Divisjon psykisk helsevern ReHabiliteringsklinikken Voss sjukehus Det er imidlertid et mål at disse enhetene i fremtiden kan innføre eller lære av nye arbeidsprosesser og tekniske eller bygningsmessige løsninger. Sentrale forutsetninger for prosjektet: I andre etasje i SB vil det fysiske mulighetsrommet være definert ved hele etasjen, med unntak av Avdeling for Patologi, Mottaksklinikken og Dag/thorax Arealplan stadfester at arealene i SB prioriteres til klinisk virksomhet. I den sammenheng er det igangsatt initiativet «Kontorløsning og kapasitet i Helse Bergen» for å se på løsninger tilknyttet kontorarealer i SB 5. Prosjektet har en direkte avhengighet opp mot dette initiativet, som vil legge premisser for utforming av fremtidig poliklinikkfunksjon Arealplan anbefaler at en målsetning for foretaket er å utvide driftstid til kl 17:00 der det er pasientgrunnlag for det, dette som et alternativ til investering i nytt areal. Utvidet åpningstid til kl 17:00 er i Arealplanen vurdert til ikke å komme i konflikt med regulering av arbeidstid og gjeldende tariffavtaler 6 I tråd med styresak 76/11 7 er det lagt et grunnlag for at Kvinneklinikken på sikt vil bli delt mellom BUS utbyggingen (fødedelen av KK) og SB (gynekologi). En ny løsning for poliklinikk og dagbehandling må ta høyde for dette 5 Styresak Oppdatering arealplan 6 Arealplan Helse Bergen Arealplan Helse Bergen Side 13 av 113

14 3 Kartlegging av pasientforventninger og -erfaringer Informasjon om kartleggingen Høsten 2014 ble det gjennomført en workshop med representanter fra Brukerutvalget for å kartlegge pasientenes forventinger til poliklinikk og dagbehandling. Prosjektgruppen kartla også 957 innspill til Idémottaket og Lytteposten fra og kategoriserte relevante tilbakemeldinger etter pasientforløpet. Våren 2015 fortsatte prosjektgruppen kartleggingen av dagens pasienterfaringer og gjennomførte en kvantitativ spørreundersøkelse. Undersøkelsen ble utarbeidet i samarbeid med deltakere fra Brukerutvalget. Kartleggingen gir en felles nullpunktmåling for dette prosjektet og prosjektet «Alle møter» slik at vi i fremtiden kan måle effekt av tiltak. Spørreundersøkelsen ble gjennomført på poliklinikker/dagbehandling for følgende enheter: Avdeling for kreftbehandling og med. fys. Medisinsk avdeling Kvinneklinikken (Gyn pol) Klinikk for hode-hals Kirurgisk klinikk Hudavdelingen Ortopedisk klinikk Øyeavdelingen Nevroklinikken Revmatologisk avdeling Hjerteavdelingen Lungeavdelingen Yrkesmedisinsk avdeling Her følger en oppsummering av kartleggingsarbeidet vedrørende pasientforventinger og erfaringer med poliklinikk og dagbehandling. Resultatene vil brukes i det videre arbeidet med mulighetsområdene for fremtidig poliklinikk og dagbehandling. «Jeg synes dere (sykehuset) gjør en kjempejobb! Unntak finnes, men de er det: Unntak!» Pasient, våren 2015 Side 14 av 113

15 Oppsummering av kartleggingen Spørsmålene i undersøkelsen var knyttet til pasientenes erfaringer på ulike tidspunkt gjennom forløpene for poliklinikk og dagbehandling, både før ankomst til sykehuset, ved ankomst til sykehuset og under/etter konsultasjon/behandling. Totalt fikk vi inn 714 utfylte spørreskjema, hvor antall besvarte per enhet varierte fra 40 til 70. Overordnet resultat fra den kvantitative delen viser at den største andelen av pasientene er i stor eller svært stor grad fornøyde med ulike områder. I midlertid er det gjennomgående en viss andel som oppgir at de kun i noen grad, i liten grad eller i svært liten grad er fornøyde. Den største andelen av pasientene opplever at besøket på poliklinikken/dagenheten innfridde forventningene de hadde til timen. 11 % oppgir at de i mindre grad fikk innfridd sine forventninger. Svar fra pasienter i aldersgruppene under 20 år eller over 80 år viser en noe lavere tilfredshetsgrad enn andre aldersgrupper. I tillegg til de kvantitative tilbakemeldingene ble det gitt nærmere 350 skriftlige tilbakemeldinger via de åpne spørsmålene i spørreskjemaet. Mange av disse var positive tilbakemeldinger, men en stor del synliggjør også et forbedringspotensial. Dette samsvarer med tidligere kartlegginger av tilbakemeldinger til sykehuset via Idémottaket og Lytteposten. I Vedlegg 1 er det oppsummert gjengående tilbakemeldinger for hver del av undersøkelsen. Side 15 av 113

16 Basert på svar og kommentarer vil vi fremheve følgende forbedringspunkter som ofte blir nevnt: Side 16 av 113

17 4 Idésøk for fremtidig poliklinikk og dagbehandling I arbeidet med Idéfasen har prosjektgruppen sett nærmere på mulighetsområder for fremtidig poliklinikk og dagbehandling. Gjennomgående har prosjektgruppen fokusert på hvordan ulike muligheter kan bidra til å realisere målbildet for prosjektet. Kartleggingene i idéfasen skal legge grunnlaget for beslutning om hvilke fag- og funksjonsområder som skal omhandles i konseptutredningen, samt hva som er de viktigste mulighetsområdene vi bør ta videre. Vi påpeker mange mulighetsområder, og det blir viktig å sikre riktig prioritering av hvilke muligheter som skal realiseres nå, på et senere tidspunkt, eller ikke. Pasientsikkerhet må særskilt vurderes før evt. endringer besluttes og gjennomføres. 4.1 Pasientsikkerhet I dialog med Seksjon for pasientsikkerhet i Helse Bergen har vi vurdert at i et så tidlig stadium av prosjektet, er det mest nyttig å gi generelle betraktninger vedørende endringer, pasientsikkerhet og smittevern. Hovedprinsipp 1 1. Sikkerhet Generelt ved ombygginger og nybygg bør smittevernhensyn vurderes, ivaretas og omtales. Siden vi ikke alltid vet på forhånd hvem som bærer på sykdomsfremkallende mikrober, må de daglige rutinene for pasienthåndtering i sykehus være så gode at de forhindrer smitteoverføring uavhengig av diagnose eller om pasienten har en kjent infeksjon eller ikke. Poliklinikker er gjerne karakterisert ved høy gjennomstrømming av pasienter, noe som øker risikoen for indirekte kontaktsmitte. Materialer og inventar i venterom, gangareal, behandlings- og undersøkingsrom bør ha design, utforming og holdbarhet, for å tåle stor slitasje og alt må kunne rengjøres og eventuelt daglig desinfiseres med egnet middel. I behandlings- og undersøkelsesrom må det tilrettelegges for at generelle smittevernretningslinjer alltid skal kunne etterleves. Plassforhold, innretning, materialvalg og ventilasjon skal være tilpasset behandlingens karakter slik at de fysiske rammene i seg selv medvirker til å forebygge infeksjoner og hindre smittespredning. Det må tas høyde for tilstrekkelig antall depot, rengjøring og desinfeksjonsrom. Venterom og toalettfasiliteter må ivareta håndhygiene både for pasienter, pårørende og helsepersonell. En vil etablere samarbeid med pasientsikkerhet når en vet mer om hvilken type aktivitet og hvilke typer pasienter som skal benytte ulike lokaliteter. Side 17 av 113

18 4.2 Steds- og orienteringsveiledning Bakgrunn Sykehusområdet består av en lang rekke bygninger, og området er svært fortettet. Tilbakemeldinger fra pasienter 8 og medarbeidere 9, spesielt vedrørende SB, tilsier at det kan være vanskelig å finne frem til rett sted. Tilkomsten til SB er via sideinnganger eller parkeringsdekket, og kan oppleves som mørk og uoversiktlig. Steds- og orienteringsveiledningen er dels mangelfull, dels overveldende med mange samtidige skilt. Inne i bygget er det videre lite helhetlig logikk i farger, symboler, skilt, nummersystemer og lignende, og i varierende grad tilpasset ulike brukeres behov (eks. rullestolbrukere, fremmedspråklige). Slik dagens skilting er oppfattes ivaretar den ikke pasientens behov. Studier viser at uklar steds- og orienteringsveiledning er en av hovedfaktorene som negativt kan påvirke pasienttilfredshet 10. Ease of finding the right clinic og ease of finding the right way within the clinic er signifikant korrelert med pasienttilfredshet. Det vises også til studier som påpeker at pasienter generelt har varierende kognitive evner, og er derfor avhengige av gode hjelpemidler for å finne frem til rett sted på et sykehus 11. «Mye rot på huset, litt her og der og her igjen» «Vanskelig å finne frem til rett sted» «Fant ikke resepsjonen» «I am not Norwegian, difficult to understand where to go» «Rakk vi timen? Nei da. Det var feil blå stripe. Hvordan i all verden skal vi vite at det er feil blå stripe?»» - Pasienter, våren Utfordringsbildet ble også bekreftet gjennom pasienterfaringsundersøkelsen omtalt i kapittel 3. Løsningene er utilfredsstillende for både pasienter og medarbeidere Beskrivelse av muligheter Med utgangspunkt i målbildet for prosjektet har prosjektgruppen utredet nærmere noen aktuelle tiltaksområder. God tilkomst Et sentralt tema i idéfasen er å identifisere muligheter for å legge til rette for aktiv medvirkning. Viktige muligheter i den sammenheng er å legge til rette for at en i størst mulig grad selv klarer å finne frem til rett sted til rett tid. Det bør sees på muligheter for å forbedre tilkomsten til SB, helhetlige løsninger for offentlig transport, parkering, gangvei osv. Se på muligheter for arkitektoniske løsninger som skaper en helhetlig inngang fra uteområder til sykehuset. Dette tiltaksområde vurderes som prioritert og bør jobbes videre med i konseptfasen, og konseptuelle bygningsløsninger bør sees opp mot god tilkomst utenifra. Orienteringsveiledning i brev, på Vestlandspasienten.no, SMS og elektroniske oversiktskart Dette punktet har grensesnitt mot prosjektet Alle Møter. Det er ønske fra brukergruppen at en spesielt ser på muligheten for kart og orienteringsveileder i innkallelsesbrev. En bør vurdere 8 Kartlegging av innspill til Lytteposten og Idémottaket, samt workshop med brukerrepresentanter høsten Kartlegging av innspill fra medarbeidere vedrørende utfordringer for poliklinikk og dagbehandling, høsten Literature study summarized in CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014) 11 Literature study summarized in CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014) 12 Kartlegging av pasientforventinger og -erfaringer, våren 2015 Side 18 av 113

19 mulighet for elektronisk orienteringsveiledning via Vestlandspasienten.no, koblet til «Min time». Interaktivt elektronisk kart kan også brukes for oversiktskart, der pasienten allerede hjemmefra via PC kan orientere seg om hvor han skal gå. Ved ankomst til sykehuset kan pasienten møtes av elektronisk oversiktskart som både med stemme og interaktiv grafikk hjelper pasienten å finne vei, eksempler på dette er i vedlegg 2. Dette kan kombineres med automater for selvinn- og utsjekk. Pasientvert Vurdere å innføre rollen «pasientvert» som kan veilede til rett sted for de som trenger det. Elektronisk skilting og informasjonstavler God og tydelig skilting og informasjonstavler som til enhver tid er korrekt og oppdatert. Den viktigste effekten av dette er at bruk av elektroniske skilt gjør det mulig å bruke lokalene fleksibelt samtidig med at en opprettholder gode og korrekte skilt og veivisere. En kan for eksempel muliggjøre at et gitt rom brukes som undersøkelsesrom av en avdeling på dagen, og som samtalerom av en annen avdeling på ettermiddagen. Løsning for elektronisk skilting må integreres med et bookingsystem for rom, slik at den enhet som disponerer rommet styrer skiltingen for rommet. Elektroniske skilt kan brukes på dører eller for generell overordnet anvisning av arealer. Styring av elektroniske skilt kan knyttes mot kalenderstyring av bruken av de enkelte lokaler eller områder for å sikre at skilting er i samsvar med bruken av lokalet. Elektroniske skilt og informasjonstavler kan også brukes på storskjerm. Bilde: Korridor ved Jeroen Bosch Hospital i Nederland. Informasjonsskjermer ved poliklinikkene brukes lite i dag, men tilbakemelding fra pasienter og medarbeidere sier at det er et behov for bedre informasjon i disse arealene. Skjermer i fellesarealer og ventearealer er en effektiv kommunikasjonsform for å nå pasienter og pårørende med praktisk informasjon. Informasjonen kan følge det generiske forløpet fra ankomst til sykehuset, gjennom poliklinikk/dagbehandling og til hjemreise. Informasjonsskjermer er en mye brukt informasjonskanal i offentlige arealer som flyplasser, jernbanestasjoner og venteområder generelt. Informasjonsskjermer vil også være til nytte ved beredskapssituasjoner eller andre større hendelser. Er alle skjermer sentraltstyrt vil en kunne legge ut felles informasjon og overstyre annen informasjon. Muligheten inngår i prosjektkandidat PKHBE 1519 meldt inn til E- helse prosjekter for 2016, vedrørende «Selvinn- og utsjekk for pasienter». Tilrettelegging for ikke-norsktalende Registrerte innvandrerne utgjorde 14.5 % av Bergens befolkning i 2013, og 16.5% i Vi bør se på muligheten for å utarbeide flerspråklige materialer på tvers av sykehusene. Samtidig må vi tilrettelegge for kommunikasjon via brev, selvinn- utsjekk og andre kommunikasjonsvirkemidler til ikke-norsktalende eller marginalt norsktalende Side 19 av 113

20 Godt inneklima og god arkitektonisk utforming som understøtter orienteringsevne Sikre at pasienten møter et godt inneklima ventilasjon, lukt, lyst, luftig, rent og hygienisk. Dette kan påvirke evne til orientering. Ved oppsummering av prosjektets referansebesøk til Orbis Medisch Centrum i Sittard, Nederland våren 2015, understrekes følgende fra brukerrepresentantene: Luftig God plass Luktfritt Behagelige farger Innbydende helt fra inngangen Stoler tilpasset ulike behov for gangbesværte God fremkommelighet Bilder: Pasientsonen ved Orbis Medisch Centrum i Sittard, Nederland Arkitektonisk utforming med fargepreging av ulike arealer (tak, vegg, gulv, dører) med ulike funksjoner. Gjennomgående fargelogikk. Ha stedsveiledning og orienteringspunkter med tekst og symboler som støtter fleksibel bruk av ventearealer og lokaler (jfr. punkt om elektronisk informasjon og skilting). Bruk tilpasset mengde informasjon stegvis/puljevis oversikt, med referansepunkter, med stegvis detaljeringsnivå (ofte omtalt som «progressiv disclosure», tilsvarende som eksempelvis «Arrival» og «Departure» på flyplasser). God bruk av konvensjonelle skilt bør ses i sammenheng med bruk av elektronisk skilting og informasjonstavler. Side 20 av 113

21 4.2.3 Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering God tilkomst Orienteringsveiledning i brev, på Vestlandspasienten.no, SMS og elektroniske oversiktskart Pasientvert Letter mulighet for å finne frem til rett sted, til rett tid på egenhånd, understøtter aktiv medvirkning, kan gi bedre opplevelse av kontroll og redusere stress og belastning Sparer tid, kan gå rett på korrekt rom, slipper irritasjon og frustrasjon Bedre oppmøte Mindre forsinkelse i behandling Sparer tid for personal, pasienter finner frem på egen hånd Attraktivt å jobbe i velfungerende arbeidsmiljø Må kvalitetssikres for å sikre rett stedsangivelse. En avdeling kan ha flere behandlingssteder Forsinkelse hvis feil info sendes til pasient Kompleksitet Elektronisk skilting og informasjonstavler Godt inneklima og god arkitektonisk utforming som understøtter orienteringsevne Muliggjør korrekt skilting til enhver tid Øker pasientens opplevelse av kvalitet og kontroll Økt effektivitet totalt mht. pasientflyt Høyere arealutnyttelse gjennom bedre mulighet for fleksibel bruk av lokaler Stor positiv betydning for den samlede pasientopplevelsen Stor betydning for pasienters mulighet for å finne rett frem hvis fargevalg/symboler benyttes for å understøtte veivalg Attraktivt å jobbe på en velfungerende arbeidsplass Muliggjør nye arbeidsmåter Kompleksitet Teknisk sårbar Krav til oppetid Strenge krav til universell utforming. Krever tydelig ansvarlig avdeling som skal oppdatere innholdet på skiltene Tastefeil / feilinformasjon Krever profesjonell utforming for å fungere Kostnad ved bygging og drift Side 21 av 113

22 4.3 Elektronisk selvinn- og utsjekk for pasienter Bakgrunn Registrering av ankomst skjer i dag ved resepsjonene hos de ulike poliklinikkene. Opphoping av pasienter og ventetiden i kø kan oppleves betydelig. For pasienter er det i noen tilfeller vanskelig å vite om man står i rett kø. «Vi tilbrakte ca. 1 time på Haukeland, hvorav 10 minutter var venting på riktig venteværelse, 5 minutter var selve konsultasjonen, og 10 minutter var venting i riktig kø for å betale. Resten var å virre rundt, ta rulletrapper opp og ned, stå i kø i informasjonstrappen og stå i feil kø ved ankomst» - Pasient, våren Utfordringsbildet ble også bekreftet gjennom pasienterfaringsundersøkelsen omtalt i kapittel 3. Løsningene er utilfredsstillende for både pasienter og medarbeidere. Hovedprinsipp Pasientsonen: Utformet med tanke på pasientbehov og -medvirkning Beskrivelse av muligheter Viktige muligheter er å legge til rette for at de som ønsker det på egenhånd kan elektronisk registrere ankomst, få bekreftelse på å ha kommet riktig, bli veiledet videre, få informasjon om evt. ventetid, betale og evt. andre muligheter. Samtidig må vi ivareta de som trenger assistanse til disse oppgavene. Automater for selvinnsjekk har de siste årene fått noe utbredelse i Norge. Bruken er raskt voksende. I Norge ble automater for selvinnsjekk først tatt i bruk ved St. Olavs hospital, og har nå blitt implementert ved Nordland sykehus og det nye Sykehuset Østfold. Nordland sykehus ser på løsningen som en forutsetning for ny poliklinikk, og det samme gjøres i Østfold. Det blir viktig å vurdere behov for automater opp mot tilrettelagte løsninger via smarttelefon for de samme funksjonene. Muligheten inngår i prosjektkandidat PKHBE 1519 meldt inn til E-helse prosjekter for 2016, vedrørende «Selvinn- og utsjekk for pasienter». Automater for selvinn- og utsjekk vil kunne muliggjøre: At pasienten registrer seg ved ankomst og mottar informasjon. Registreringen kan gjøres ved f.eks. strekkode fra innkallingsbrevet eller inntasting av fødselsdato og navn Pasienten kan informeres ved ankomst om hvilket venteareal han skal gå til, og løsningen kan kombineres med stedsveiledning som tidligere nevnt SMS varsling kan benyttes for å kalle inn til timen når lege er klar, for å informere om evt. forsinkelser, eller for å gi orienteringsveiledning. Eksempelvis kan dette muliggjøre å kalle inn en pasient som helsepersonell vet er ankommet, dersom en annen pasienttime utgår En kan tenke seg at automat for selvinnsjekk også benyttes som betalingsautomat. Dette kan i prinsippet gjøres på to ulike måter, enten ved at pasienten etter undersøkelse går tilbake til automaten og foretar betaling, eller ved at pasienten allerede ved innsjekk trekker sitt bankkort som deretter belastes etter at undersøkelsen er avsluttet Flere studier viser at pasienters opplevelse under venting signifikant påvirker tilfredshet og opplevelse av servicekvalitet, spesielt ettersom venting ofte er forbundet med en økonomisk og psykologisk kostnad. Undersøkelser viser at opplevelsen av ventetid er en av de faktorer som har størst innflytelse på pasientopplevelsen. For pasienten har det stor betydning å være informert om og fortløpende bli oppdatert om aktuell ventetid. Informasjon kan f.eks. gis ved automat for selvinnsjekk, til pasientens mobil eller via elektroniske informasjonstavler i venteområdet. Løpende oppdatert informasjon om ventetid vil kunne medføre mindre behov for ventearealer, ettersom pasienter kan velge å 14 Kartlegging av pasientforventinger og -erfaringer, våren 2015 Side 22 av 113

23 oppholde seg andre steder, uten å være redd for å «miste plassen i køen». Pasienten kan eksempelvis forflytte seg i lokalene, f.eks. til kafe, toalett og tilsvarende Dette temaet er nærmere beskrevet i vedlegg Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Elektronisk selvinnog utsjekk Bedre pasienttilfredshet ved å innfri forventingsfaktorer: Raskere inn- og utsjekk Enkel inn- og utregistrering, klare det selv (medvirkning) Bedre ivaretakelse av Elektronisk personvern opplysning og Trygghet for at man blir tilkalt til ventetid / køsystem time når man har tur, at man ikke mister timen hvis man går på toalett o.l. Frihet til å forflytte seg til kafe o.lign. Bedre arealutnyttelse Mindre arealbehov for resepsjoner og ventesoner ved at flere pasienter sjekker selv inn og ut, samt kan bevege seg fritt Mulighet for å fylle evt ledige «huller» i timeplanen med pasienter som har registrert seg som ankommet før tiden Bedre medarbeidertilfredshet Mindre kø ved resepsjoner Mindre støy i resepsjoner og ventesoner kan bidra til bedre medarbeidertilfredshet Personell kan fokusere på pasienter som trenger hjelp, mens mange er selvhjulpne Stiller store krav til drift og forvaltning Utprøves i mindre skala før full utrulling Usikker kost/nytte Stiller strenge krav til integrasjon opp mot andre systemer og personvern. Løsning må være godt integrert med systemer og rutiner for mottak av pasienter Kan være vanskelig å bruke for noen pasienter må tilby hjelp både ved automat for innsjekk og hjelp ved resepsjon Ulik takt på anskaffelsen av automater for HBE kan føre til ulik utforming og følgende forvirring for pasienter bør ha like utforming overalt Store krav til universell utforming, fremmedspråk, stemme i stedet for lesing etc. Med for få automater blir det kø Ikke bare elektronisk inn- og utsjekk, også behov for tilgjengelighet på personell Ny teknologi som må testes Stiller krav riktig registreringspraksis og koding Side 23 av 113

24 4.4 Merkantile funksjoner Bakgrunn Effektiv drift i en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling er avhengig av effektive og velfungerende merkantile funksjoner. Vi har hatt fokus på noen merkantile nøkkelfunksjoner: Sortering og kvalitetssikring av henvisninger: Sortering av henvisninger til rett mottaker og etterspørre manglende informasjon Ventelistehåndtering og timetildeling: Merkantilt personell har en sentral rolle i å sikre god planlegging gjennomføring gjennom tildeling av timer, booking av personell, rom, utstyr og støttetjenester. Kritisk oppgave for god utnyttelse av kapasiteten i poliklinikkene Brev/Telefoni: Merkantilt personell har ofte den første kontakten med pasientene ved utsendelse av brev og håndtering av telefoni Mottak av pasienter: De merkantile utgjør grenseovergang for pasientene inn i klinikkene. Merkantilt personell sitter i front og er ofte det første kontaktpunktet med pasienter og pårørende på vei til time. Pasient får bekreftelse på å ha kommet riktig, blir registrert ankommet og veiledet videre. Etter timen ferdigstilles konsultasjonen ved å motta betaling, evt. gi ny time og bestille pasienttransport, evt. tolk o.l. De merkantile er viktige for pasientenes førsteinntrykk, noe som påvirker pasientens videre opplevelse. Videre påpekes det at merkantilt personell i disse nøkkelfunksjonene utgjør et kommunikasjonsknutepunkt, skaper kontroll og struktur og driver løpende problemløsning gjennom tilgjengelighetsarbeid. Kartleggingene i idéfasen har identifisert en rekke nøkkelutfordringer for merkantile funksjoner. Prosjektet «Alle Møter» har påbegynt og planlagt en rekke tiltak som rettes mot å møte nøkkelutfordringene for merkantile funksjoner, og mange av tiltakene gjennomføres i Det pågår også relevante tiltak i andre prosjekter. For å sikre en helhetlig tilnærming er det kritisk å koordinere pågående og planlagte tiltak på tvers av prosjekter. I idéfasen har vi dermed valgt å fokusere på noen utvalgte tiltaksområder som ikke dekkes i «Alle møter». Av hensyn til pågående endringsaktiviteter det kommende året, har vi i begge prosjektene rettet fokuset mot tiltak som vil legge til rette for bedre og mer helhetlige arbeidsprosesser for merkantile funksjoner. I senere faser vil det være naturlig å se nærmere på forbedringsmuligheter vedrørende dagens og fremtidig organisering. I vedlegg 4 er en tabell som oppsummerer identifiserte nøkkelutfordringer relevante for merkantile funksjoner, og hvilke tiltak som er påbegynt eller planlagt for å møte utfordringene. Side 24 av 113

25 4.4.2 Beskrivelse av muligheter Med utgangspunkt i målbildet for prosjektet har prosjektgruppen sett nærmere på følgende forbedringstiltak for merkantile funksjoner i en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling Prosjektkandidat PKHBE 1519 «Selvinn- og utsjekk for pasienter» - omtalt i kapittel 4.3 Prosjektkandidat PKHBE 1518 «Elektronisk ressursstyrings-, bookings- og sporingssystem» - omtalt i kapittel 4.6 Resepsjonsløsninger i ny poliklinikk og dagbehandling Innspill vedrørende videre arbeid med organisasjonsform, se vedlegg 4 «Great patient care starts with an excellent registration experience, health care providers should keep a sharp eye on their registration procedures to try to make them as efficient, rational, and nice as possible 15 Som tidligere nevnt er merkantiles mottak av pasienter og besøkende svært viktig for førsteinntrykket. Som utgangspunkt for vurderinger av ulike forbedringstiltak har vi lagt til grunn pasienters forventninger til fremtidige løsninger. Vi har som en del av idéfasen gjennomført en kvalitativ kartlegging sammen med brukerrepresentanter, av viktige forventningsfaktorer relevante for merkantile funksjoner 16 : 15 Great patient care begins at registration, Health Management Technology, Vol. 34, No. 4, pp Baker, B. (2013). 16 Prosjekt Ny poliklinikk og dagbehandling - Pasientforventninger og erfaringer, Høsten 2014 Side 25 av 113

26 Prinsipper for bruk og utforming av resepsjonsløsninger På oppdrag fra Helse Bergen ble det våren 2014 utarbeidet en masteroppgave som analyserte forbedringsmuligheter for fremtidig poliklinikk og dagbehandling. En viktig anbefaling var 17 : The co-location of receptions, waiting rooms, and consultation rooms may lead to a layout solution that makes it easier for patients to move around without getting lost Sentralt i en idéfase er å beskrive viktige prinsipper basert på brukerkrav som fremtidige løsninger må tilfredsstille. Løsninger for resepsjoner må ta hensyn til hvordan vi ønsker pasienter og besøkende skal oppleve møtet med sykehuset. I tillegg må løsninger støtte opp under gode arbeidsprosesser, et godt arbeidsmiljø og en god trivsel for medarbeidere. Prosjektgruppen vil fremheve følgende prinsipper vedrørende resepsjonsløsninger: Lett tilgjengelig: Besøkende må oppleve at det er hensiktsmessig og lett å finne frem til resepsjon både ved inn- og utsjekking. Dette gjelder både i forhold til fremkommelighet og lokalisering. Erfaringer fra Sykehuset Østfold er at resepsjoner bør lokaliseres slik at det er lett å se hvor pasient skal gå videre, eksempelvis til en ventesone 18. Arkitektonisk utforming i en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling bør legge til rette for at en i størst mulig grad uten assistanse klarer å finne frem selv. Løsninger bør dermed se på mulighet for resepsjonsfunksjon i et oversiktlig areal, hvor en lett ser hvor en skal videre til ventesone og konsultasjons- og behandlingsareal. Avstand og tidsbruk for forflytning fra resepsjon til ventearealene til undersøkelses- og behandlingsrom er viktige faktorer for effektiv pasientlogistikk og tidsforbruk Universell utforming: Resepsjonene må utformes etter prinsipper for universell utforming 19, slik at alle mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler Ivaretakelse av personvern: Eksempler fra både St. Olav 20 og det nye Sykehuset i Østfold 21 viser til løsninger hvor pasienter møter standardiserte, åpne resepsjoner, og at flere fagområder arbeider sammen i den samme resepsjonen. Åpne resepsjonsløsninger kan oppleves mer velkommen, men det er viktig å stille krav til løsninger som ivaretar personvern opp mot køen, både vedrørende lyd og innsyn til PC er. Ivaretakelse av personvern er også avhengig av oppgavene man tillegger en resepsjon og måten man kommuniserer på. Gode løsninger for selvinn- og utsjekk, inkludert eksempelvis et køsystem kan også bidra til bedre ivaretakelse av taushetsplikt Gode arbeidsforhold: Eksempler fra både St. Olav 22, det nye Sykehuset i Østfold 23, samt planlagt løsning i vårt nye sykehus BUSP, viser til løsninger med lukkede arbeidsområder i bakkant av resepsjon som gir gode arbeidsforhold for merkantilt personell både med tanke på temperatur, skjerming og lydnivå. Behov for dette må sees opp mot hvilke oppgaver som skal tillegges en resepsjon og rollen en skal bekle når en betjener en resepsjon, samt hvilke oppgaver som bør være i nær tilknytning til en resepsjon, men bekles av andre roller. Dette utdypes nærmere under Riktig dimensjonert: For alle alternative løsninger forutsettes en riktig dimensjonering. Dimensjonering av hver resepsjon må tilpasses forventet antall publikum tilstede i det gitte arealet til enhver tid og sees opp mot effekter av tilrettelegging for selvinn- og 17 Literature study summarized in CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014) 18 Forprosjekt nytt Østfoldsykehus Norge universelt utformet 2025: Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet SINTEF A26665 rapport 2015: Utvikling av metoder for evaluering av sykehusprosjekter. Et casestudie fra St. Olavs Hospital, poliklinikker i byggefase 1 og 2 21 Forprosjekt nytt Østfoldsykehus SINTEF A26665 rapport 2015: Utvikling av metoder for evaluering av sykehusprosjekter. Et casestudie fra St. Olavs Hospital, poliklinikker i byggefase 1 og 2 23 Forprosjekt nytt Østfoldsykehus Side 26 av 113

27 Hovedprinsipp Resepsjonsfunksjoner er lett tilgjengelige og sambrukes utsjekking. Løsninger må også koordineres med hva som tillegges av funksjoner i en sentral foajé, som eksempelvis i 0. etasje i SB Mulighet for sambruk: Som en del av idéfasen skal vi planlegge for løsninger på lang sikt, uten å vite alt om hva fremtiden vil bringe. I den sammenheng blir generalitet viktig. Med generalitet menes bygningens evne til å tilfredsstille ulike funksjonelle brukerkrav uten at det må gjøres bygningsmessige eller tekniske tiltak når brukerkrav endres 24. Prosjektgruppen vil fremheve samlokalisering og sambruk av resepsjonsfunksjoner som et viktig prinsipp for å sikre generalitet for fremtidige løsninger. Antall resepsjoner det vil være behov for avhenger av bygningsmessige løsninger for prinsippene beskrevet over. Resepsjonsfunksjonen plasseres slik at en lett ser hvor en skal videre til ventesoner og konsultasjons- og behandlingsarealer. Pasienter og besøkende henvender seg til resepsjon ved inn- og utsjekking, eller benytter en elektronisk løsning for selvinn- og utsjekking. Det lages gode løsninger for håndtering av timetildeling ved utsjekk, men som ikke krever egne resepsjoner for utsjekk per fagområde Eksempel på åpen resepsjon Løsninger for resepsjonsfunksjoner avhenger i stor grad av oppgavene som tillegges en resepsjonsfunksjon, og hvilken kompetanse disse oppgavene krever. Eksempelvis ble det ved St. Olav planlagt at resepsjonsløsninger skulle tillegges et sett praktiske oppgaver før og etter konsultasjon, men det ble i etterkant noen steder tillagt ekstra funksjoner, f.eks. skrivearbeid med behov for skjerming. Dette medførte utfordringer, da disse oppgavene ikke var tiltenkt en resepsjonsfunksjon når den ble planlagt 25. Prosjektgruppen har gjort en innledende kartlegging av hvilke oppgaver som vil kunne tillegges en resepsjonsfunksjon i fremtiden, med fokus på prinsippet om samhandling. For å muliggjøre effektiv samhandling om resepsjonsfunksjoner kreves en rekke forbedringstiltak som er oppsummert i vedlegg 4. Ved å gjennomføre forbedringstiltakene vil en i større grad kunne legge til rette for sambruk av resepsjoner på tvers av fagområder. Spesielt vil vi nevne behovet for å finne gode løsninger for tildeling av ny time ved utsjekk. Dette er et eksempel på en oppgave som ofte beskrives å kreve mer spesialisert kompetanse. 24 SINTEF A26665 rapport 2015: Utvikling av metoder for evaluering av sykehusprosjekter. Et casestudie fra St. Olavs Hospital, poliklinikker i byggefase 1 og 2 25 SINTEF A26665 rapport 2015: Utvikling av metoder for evaluering av sykehusprosjekter. Et casestudie fra St. Olavs Hospital, poliklinikker i byggefase 1 og 2 Side 27 av 113

28 4.4.3 Vurdering av tiltakene opp mot målbildet Per i dag har i stor grad hvert fagområde (eksempelvis hver nivå 2 enhet) sin egen ekspedisjon for inn- og utsjekking av pasienter. Fordeler med dette er at det kan være lettere å ha mer spesialisert kompetanse i resepsjonsfunksjonen, som eksempelvis ofte kreves ved tildeling av ny time. En kan også lettere sikre nærhet mellom merkantilt personell og enhetens øvrige fagmiljø. Ulemper med dette er at det blir mange steder hvor pasienter henvender seg, noe som kan virke uoversiktlig. Større antall resepsjoner vil også kunne kreve mer areal, som medfører mindre areal tilgjengelig til eksempelvis konsultasjons- og behandlingsarealer. Fremtidige muligheter for selvinn- og utsjekk vil også kunne endre på flyten inn og ut i sykehuset og behovet for hvordan vi tilrettelegger for resepsjonsfunksjoner. I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer ved økt samlokalisering og sambruk av resepsjonsfunksjoner. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Samlokalisering og sambruk av resepsjoner gitt beskrevne prinsipper Bedre pasienterfaring Oversiktlig - lett å finne frem til resepsjon både ved inn og utsjekking for fremtidige Tilrettelagt for mer løsninger likebehandling mottatt på en lik måte Høyere utnyttelsesgrad for areal Tilrettelagt for sambruk av eksempelvis lager/kontorrekv./printer Tilrettelagt for sambruk av automater for elektronisk selvinn- og utsjekking Økt generalitet. Samlokalisering innebærer mindre behov for å bygge om ved mulighet for å oppnå større grad av samhandling Økt samhandling om personell Økt fleksibilitet og redusert sårbarhet: Tilrettelagt for sambruk av personell på ulike tider av døgnet, eksempelvis ettermiddag/helg/ferier Bedre medarbeidererfaring Bedre utforming av resepsjoner tilpasset behov for effektiv oppgaveløsing Økt fleksibilitet og redusert sårbarhet gjennom samhandling Tilrettelagt for samhandling og læring på tvers av fagområder Innebærer en omfattende endring fra dagens løsning med egne resepsjoner per enhet. Gitt dagens løsninger er det lettere å ha spesialisert kompetanse i de respektive resepsjonene, spesielt vedrørende tildeling av ny time Stiller krav til en rekke forbedringstiltak for å muliggjøre samhandling (se tidligere tabell), spesielt en klar definisjon av hvilke oppgaver som skal løses i resepsjon Stiller krav til løsning som også tilfredsstiller tilstrekkelig nærhet mellom klinikere og merkantilt personell Stiller krav til opplæring av kompetansebygging på tvers av fagområder, men dette avhenger igjen av hvilke oppgaver som tillegges resepsjon Mer krevende å jobbe på tvers av fagområder. Må ivareta fagtilhørighet og behov for spesialkompetanse Ved samhandling og evt. endring av arbeidsoppgaver og roller stilles det krav til at de definerte rollene blir ivaretatt og ikke blir skadelidende ved fravær viktig å sikre at alle oppgaver og pasientsikkerhet blir ivaretatt Side 28 av 113

29 4.5 Ventearealer Bakgrunn Det er stor variasjon i løsninger for ventearealer på Haukeland universitetssjukehus. Disse er mange steder ikke egnet eller særlig hyggelige eller imøtekommende for pasienter og pårørende. Dagens ventearealer er for mange pasienter og besøkende tilsynelatende tilfeldig plassert. Flere ventearealer har «kommet til» etterhvert som behov og aktivitet har endret seg. Under er en skisse fra 2. etasje i SB på Haukeland, der ventearealer er merket med penn (V): «Kan det ikke lages et litt hyggeligere venterom?» «Ubehagelig å sitte i ventesonen=gangen, mange passerende» «Lektyren i venterommene er elendig, så sant man ikke er en husmor i 60-årene» «Ikke bra å bli ropt opp i ventesonen» - Pasienter, våren 2015 I tillegg til venteplasser ved resepsjonene i 1. og 2. etasje i SB registrerte vi ved gjennomgang hele 31 ulike ventearealer i disse områdene. Disse varierer fra steder der det står en eller to stoler til arealer med titalls plasser. I en rapport fra oppsummeres følgende nøkkelutfordringer vedrørende ventesoner i SB: Ventearealer er ikke spesifikt designet for venteformål. Det er mange venteplasser i korridorer, noe som kan skape utfordringer for pasientsikkerhet Ofte dårlig lys og luft og ikke gode stoler Mangler skjerming og ivaretar ikke behov for personvern Mye støy og «gjennomgangstrafikk» av medarbeidere, pasienter, pårørende, senger etc. Lite mulighet for å bli aktivisert som bruker, mye passiv ventetid (få aktiviserende tilbud mentalt/fysisk) Pasienter blir i liten grad oppdatert på forventet ventetid og evt. forsinkelser og årsak til disse Utfordringsbildet ble også bekreftet gjennom pasienterfaringsundersøkelsen omtalt i kapittel 3. Løsningene er utilfredsstillende for både pasienter og medarbeidere. 26 Literature study summarized in CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014) Side 29 av 113

30 Hovedprinsipp Pasientsonen: Utformet med tanke på pasientbehov og -medvirkning Beskrivelse av muligheter Aktiviserende tilbud ved venting Et sentralt tema i idéfasen er å identifisere muligheter for å legge til rette for aktiv medvirkning. Viktige muligheter i den sammenheng er å legge til rette for at de som må vente, har et aktiviserende tilbud. Studier viser at pasienter som har noe å fylle ventetiden med opplever det som mindre belastende å vente og er mer tilfreds 27. Ventesoner kan ha tilpasset informasjonsmateriell slik at pasientene kan ta ansvar for læring om egen helse, behandling og mestring. Slik materiell kan også være informasjon om pasientforeninger og læringssentre. Elektroniske løsninger kan også brukes til å kontinuerlig få tilbakemeldinger fra pasientene om hva de synes om opphold og ventetiden. Dette gjør det lettere å skreddersy tilbudet på hver enkelt avdeling. For noen pasientgrupper kan egenregistrering, se kapittel 4.24, på venterommet være en aktuell mulighet både kliniske data og forskningsrelatert informasjon. Tilrettelegging for et aktiviserende tilbud i tilknytning til ventesonene vurderes som prioritert prinsipp og bør jobbes videre med. Muligheter bør vurderes ut fra hvilke pasientgrupper og kliniske aktiviteter som vil være i tilknytning til ulike ventesoner når dette er avklart i senere prosjektfaser. Pasientorientert utforming Ventearealer må være utformet slik at ventetiden er så behagelig og nyttig som mulig. I dialog med brukerrepresentanter og medarbeidere i Idéfasen har vi fått innspill på følgende prioriterte elementer som bør kjennetegne fremtidig utforming av ventesoner: Utforming som forebygger infeksjoner og hindrer smittespredning, eks. mulighet for god håndhygiene Arealer som tåler stor slitasje og alt må kunne rengjøres og eventuelt daglig desinfiseres med egnet middel Gode stoler/benker med trekk som man kan vaskes over, samt stoler tilpasset pasienter med redusert funksjonsevne Lokalene må ha gjennomtenkt utsmykning Tilgang til relevant og oppdatert lesestoff Tilgang på mat og drikke Tilgang til trådløst og lett påloggbart internett Mulighet for avskjerming/personvern og ro Toaletter må være synlige og tilgjengelige, også for funksjonshemmede Det bør skilles tydeligere mellom gang og venteareal God luft og godt lys Tilgang til strøm/stikkontakter Det må klart defineres hvem som har ansvar for drift, oppsyn og vedlikehold av ventearealer. Dette må sees i sammenheng mot tilsvarende ansvar for drift og vedlikehold av andre konsultasjons- og behandlingsarealer. Mer gjennomtenkt lokalisering og sambruk av ventesoner Prosjektgruppen vil fremheve følgende hovedprinsipper vedrørende lokalisering og sambruk av ventesoner: Det må være lett å finne fram til ventesoner til og fra resepsjoner, evt. selvregistreringsautomater og konsultasjons- og behandlingsrom Vi bør ha sambruk av ventesoner der hvor dette understøtter en god logistikk for pasienter og klinisk personell, samt ivaretar krav til pasientsikkerhet og hensyn til pasienter med ulike omsorgsbehov. Per i dag er det mange «ventesoner». Det er 27 Literature study summarized in CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014). Side 30 av 113

31 eksempler på sykehus som har oppnådd bedre pasientflyt og -sikkerhet ved å skille mellom ventesoner for pasienter med ulike omsorgsbehov 28 Vi bør ha en kombinasjon av sentrale og desentrale ventesoner for å understøtte en god logistikk for pasienter og klinisk personell. Det bør være kort gangavstand til undersøkelses- og behandlingsrom for pasienter og klinisk personell, samt til viktige støttefunksjoner som røntgen og lab der dette er viktig. Erfaringer fra St. Olav hospital vedrørende ventesoner viser til at en kombinasjon av sentrale og desentrale ventesoner fremmer pasientflyt, men at desentrale ventesoner ikke bør plasseres i en gang Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Aktiviserende tilbud ved venting Pasientorientert utforming Mer gjennomtenkt lokalisering og sambruk av ventesoner Økt pasienttilfredshet Mer kunnskap om egen sykdom og behandling Kan melde tilbake om hva de synes om oppholdet Informasjon om andre tilbud i sykehuset Elektronisk selvregistrering av informasjon i forkant av timen, kan spare tid under timen Utforming tilpasset pasienters behov Økt pasientsikkerhet gjennom bedre tilrettelegging for å forebygge infeksjoner og hindre smittespredning Bedre arealutnyttelse Mindre arealbehov for ventesoner ved å bygge ventesoner ut fra behov for sentrale ventesoner som sambrukes, og desentrale ventesoner der det er nødvendig Bedre medarbeidertilfredshet Bedre logikk i utforming og lokalisering av ventesoner som understøtter en effektiv pasientflyt og arbeidshverdag Utfordrende med trådløs internettilgang i byggene på Haukelandsområdet gitt dagens tekniske og bygningsmessige forutsetninger Bygningsmessige utfordringer ved ombygging av eksisterende masse vedrørende luft, lys, oversiktlighet osv. Kostnad ved bygging 28 Literature study summarized in CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014). 29 Utvikling av metoder for evaluering av sykehusprosjekter, case St. Olav hospital (2014) Side 31 av 113

32 4.6 Konsultasjons- og behandlingsarealer Bakgrunn Det er stor variasjon i utforming, tilgjengelighet og utnyttelse av konsultasjons- og behandlingsareal i poliklinikkene i Helse Bergen. Det rapporteres at tilgjengelige rom ofte oppleves for små, er lite fleksible og i varierende grad inneholder nødvendig standard utstyr. Dagens utforming ivaretar ofte ikke krav til taushetsplikt. Kapasitetsutnyttelsen av arealene kan være utfordrende med ledig kapasitet deler av dagen, men «helt sprengt» på andre tidspunkt. Det er lite tilrettelagt for å benytte behandling- og konsultasjonsrom fleksibelt på tvers og logistikken er i flere tilfeller formet rundt hva som er mulig gitt tilgjengelig areal og ikke tilpasset optimal pasient- og personellflyt 30. Strategiplanen for Helse Bergen påpeker særskilt at det er et strategisk mål å: «Spesielt, effektivisere bruk av poliklinikkarealene gjennom samordning (mål 2.2.4)» Strategiplanen fremhever også at arealplanlegging har som sentralt prinsipp flerbruk og sambruk av areal, og at dette skal kunne gå på tvers av faste avdelingsgrenser hvor formålstjenlig. For å lykkes med dette kreves en rekke forbedringstiltak, både når det gjelder utforming av arealer, IKT-støtte, arbeidsform og ordninger for samhandling Beskrivelse av muligheter Prosjektkandidat til E-helse prosjekter for 2016, vedrørende «Elektronisk ressursstyrings, bookings- og sporingssystem» For å oppnå en mer effektiv og fleksibel bruk/sambruk av konsultasjons og behandlingsarealer er vi avhengige av god IKT-støtte. Krav til samhandling på tvers av fag, fleksibel bruk av arealer, utstyr og kompetanse forutsetter en mer helhetlig løsning for booking og logistikk enn det som er tilgjengelig i dag. Dette stiller andre krav til IKT-løsninger enn dagens. Per i dag oppleves det å være begrenset tilrettelagt IKT-støtte for enkel oversikt over tilgjengelige arealer, utstyr og personell, samt kunne koble dette til en pasienttime i tråd med behov. Eksisterende funksjonalitet i EPJ DIPS og andre eksisterende systemer dekker ikke eller bare delvis disse behovene. Dagens bookingsfunksjonalitet i DIPS inkluderer ikke prioriteringer på tvers av organisatoriske enheter og er ikke fleksibelt nok når det gjelder å kunne tilby logistikk for flere avdelinger som må foreta seriebookinger i lang tid fremover. «Avansert oppgaveplanlegging» i prosjektet Alle Møter jobber med tiltak tilknyttet dagens IKTsystemer vedrørende planlegging, ressursstyring og booking, og har gjennomført en rekke forbedringer og synliggjort mulighetene som ligger i bedre oversikt. Arbeidet som gjøres i prosjektene Alle møter og Helhetlig logistikk og sporing har lagt en grunnstein for videre arbeid. Nå er det ønskelig å jobbe sammen med disse miljøene for å utvikle en mer helhetlig løsning for fremtiden. Som en del av idéfasen er det utarbeidet og meldt inn en prosjektkandidat PKHBE 1518 som søknad til E-helse prosjekter for 2016, vedrørende «Elektronisk ressursstyrings- bookings- og sporingssystem». Prosjektkandidaten skal utarbeide en kravspesifikasjon for teknologiske løsninger: 30 Kartlegging av innspill fra medarbeidere vedrørende utfordringer for poliklinikk og dagbehandling, høsten 2014 Side 32 av 113

33 Ressursstyring av rom og utstyr muliggjøre booking av areal, utstyr, personell, støttetjenester og koordinerte timer på en enkel, helhetlig og strukturert måte på tvers av avdelinger Ressursstyring av kompetanse tilgang til alle former for kompetanse som er nødvendig før, under og etter en undersøkelse Logistikk samlet logistisk løsning for alle typer utstyr og personell for en gitt undersøkelse, inkl f.eks. støttefunksjoner og renhold Sporing av utstyr rfid-løsning eller tilsvarende for presis sporing av medisinsk-teknisk utstyr og andre former for ressurser Prosjektgruppen ser det som kritisk for optimal mulighet for sambruk å ha IKT-støtte som tilrettelegger for god oversikt og ressursstyring. Denne prosjektkandidaten er også tett sammenkoblet til tidligere beskrevet prosjektkandidat vedrørende elektronisk selvinn- og utsjekk. Dette illustreres i figur under. Ressursstyring av kompetanse Ressursstyring av rom og utstyr Selvinnsjekk, infokiosker og egenbetaling Steds- og orienteringsveiledning Elektronisk booking av timer Prosjektkandidat PKHBE_1518 Elektronisk ressursstyrings-, bookings- og sporingssystem Prosjektkandidat PKHBE_1519 Elektronisk steds- og orienteringsveiledning Ventetid, køsystem Logistikk Elektronisk skilting Sporing av utstyr Elektroniske informasjonstavler Prinsipper for bruk og utforming av konsultasjons- og behandlingsarealer Prosjektet er i en Idéfase, og skal vurdere viktige prinsipielle løsninger for hvordan vi skal kunne utforme og utnytte ulike arealer i fremtiden. Fordelingsnøkler for areal på enhetsnivå vil ikke etableres i denne fasen, men gjøres i mer detalj i senere faser. Se kapittel 5.2. Side 33 av 113

34 I tråd med strategisk fokus på flerbruk og sambruk av areal på tvers av faste avdelingsgrenser vil prosjektgruppen fremheve noen hovedprinsipper for konsultasjons- og behandlingsrom: Hovedprinsipp Standardrom sambrukes 2.3 Spesialrom nær spesialitetene og sambruk der hvor formålstjenlig Hovedprinsipp 3 3. FoU og undervisning er en integrert del av fremtidig poliklinikkdrift Standardrom: Standardrom skal i stor grad kunne benyttes på tvers av fagfelt og profesjoner. Bruksrett fremfor eierskap. Bygningsmessig er det nødvendig at standardrom blir lokalisert på en slik måte at fag- og funksjonsområder som naturlig vil kunne samhandle om standardrom, også har nærhet til egne spesialrom for å sikre en effektiv drift Spesialrom: Spesialrom skal lokaliseres i nærhet til de ulike spesialitetene og sambrukes der hvor formålstjenlig, eksempelvis ut fra like behov for utstyr, areal, støttetjenester o.l. Standardisering: Løsninger må være standardiserte og dermed muliggjøre fleksibilitet og sambruk på tvers av fag og funksjonsområder. Det må være mulighet for utvidelser og endringer av funksjon uten driftstap. Dette innebærer at løsninger må ha høy generalitet og legge til rette for flerfunksjoner. Med generalitet menes bygningens evne til å tilfredsstille ulike funksjonelle brukerkrav uten at det må gjøres større bygningsmessige eller tekniske tiltak når brukerkrav endres 31 Tilrettelagt for opplæring, undervisning og utdanning: Forskning, utdanning av helsepersonell og opplæring av pasienter og pårørende er tre hovedoppgaver i spesialisttjenesten, likestilt med diagnostikk og behandling. Dreining fra døgnbehandling til poliklinikk og dagbehandling gjelder også disse oppgavene. Areal må dermed utformes slik at FoU blir en integrert del av en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. Konsultasjons- og behandlingsrom må være dimensjonert slik at studenter og pårørende kan tas med/delta i pasientsituasjoner/undervisning/opplæring. Dette vil stille krav både til størrelsen på standardrommene, men også til utformingen. Kritiske suksesskriterier for effektiv sambruk av konsultasjons- og behandlingsarealer Prosjektgruppen mener følgende punkter er vesentlige suksesskriterier for effektiv sambruk av arealer i fremtiden: Klare retningslinjer for fordeling og bruk av arealer/utstyr o Klart definert hvem som skal bruke hva når og hva som er fast/fleksibelt o Klart definert hvem har førsterett ved behov for prioriteringer Klare retningslinjer for refordeling av arealer o Klart definert hvordan og etter hvilke kriterier arealer skal refordeles; tydelige fordelingsparameter o Klart definerte arenaer for koordinering av behov og endringer i behov Klare ansvarsforhold for drift og vedlikehold av arealer, MTU og IKT o Klart definert hvem som vedlikeholder o Klart definert ansvar for bestilling og forsyning God IKT-støtte Nærmere om størrelse på standardrom Hva som er riktig størrelse på et standardrom avhenger veldig av hvordan det utformes. Ved erfaringsbesøk til Orbis Medisch Centrum i Sittard, Nederland fikk vi se at 80 prosent av deres undersøkelses- og behandlingsrom var standardrom, og de fleste på rundt 12 kvm. Ved St. Olav hospital ble undersøkelses- og behandlingsrom planlagt med en generell størrelse på 16 kvm i alle poliklinikker 32. Prosjektgruppen har i Idéfasen valgt å ta utgangspunkt i en dimensjonering på 15 kvm for et standard konsultasjonsrom ved beregninger av arealbehov. 31 Norge universelt utformet 2025: Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet SINTEF A26665 rapport 2015: Utvikling av metoder for evaluering av sykehusprosjekter. Et casestudie fra St. Olavs Hospital, poliklinikker i byggefase 1 og 2 Side 34 av 113

35 Hovedprinsipp 4 4. Soneinndeling av flyt og funksjoner Skille mellom pasientsonen, konsultasjons- og behandlingsrom og personellsonen Vi har sett nærmere på muligheten for å skille mellom ulike soner i fremtidig utforming av arealer for poliklinikk og dagbehandling. Spesielt interessant i denne sammenheng er muligheter for en bygningsmessig løsning som fysisk skiller mellom: Pasientsonen: Der hvor pasienter og andre besøkende ankommer, finner frem, blir mottatt og oppholder seg før og etter konsultasjon/behandling. Holdes i så stor grad som mulig atskilt fra forsyningsfunksjoner, transport av senger osv. for å skape en rolig og ryddig atmosfære utformet rundt pasienters behov: o God tilkomst til poliklinikkene må sikres gjennom en utforming av bygg som legger til rette for at en finner frem og ut selv, og får bistand ved behov. Godt inneklima og arkitektonisk utforming som understøtter orienteringsevne må vektlegges o Aktiv medvirkning må legges til rette for i så stor grad som mulig o Universell utforming er et generelt krav som må etterleves Konsultasjons- og behandlingsrom: Der hvor pasient og pårørende møter klinisk personell for konsultasjon/behandling Personellsonen: Der hvor medarbeidere og studenter har tilgang på gode arbeidsfasiliteter med eksempelvis fleksible arbeidsplasser, stillerom og tverrfaglige arbeidsområder tilrettelagt for kompetanseutveksling og samhandling Modell: Skille mellom pasientsonen, konsultasjons- og behandlingsrom og personellsonen Denne bygningsmodellen fikk vi se et eksempel på ved besøk til Orbis Medisch Centrum i Sittard, Nederland, vist i figur over til høyre, hvor røde områder er pasientsonen, oransje områder konsultasjons- og behandlingsrom og gule områder er personellsoner. En tilsvarende løsning planlegges også i Nyt Hospital Nordsjælland som vi også har vært i kontakt med i Idéfasen 33. Arealplan stadfester at arealene i Sentralblokken (SB) prioriteres til klinisk virksomhet. I den sammenheng er det igangsatt initiativet «Kontorløsning og kapasitet i Helse Bergen» for å se på løsninger tilknyttet kontorarealer i SB 34. Det videre arbeidet med konseptuelle bygningsløsninger for poliklinikk og dagbehandling må ta til følge beslutninger fra dette prosjektet. 33 Nyt Hospital Nordsjælland - rapport 34 Styresak Oppdatering arealplan Side 35 av 113

36 4.6.3 Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Prosjektkandidat til E-helse prosjekter for Kritisk suksessfaktor for å sikre effektiv og fleksibel bruk av areal/utstyr og dermed oppnå Usikker kompleksitet i forbindelse med integrasjon mot eksisterende IKT-systemer 2016, vedrørende høyere utnyttelsesgrad Mange avhengigheter til andre «Elektronisk Kritisk suksessfaktor for å sikre prosjekter ressursstyrings, effektiv koordinering av timer, Usikkert kostnadsomfang bookings- og støttefunksjoner og endringer og sporingssystem» dermed raskere pasientforløp Standardisert utforming og sambruk av standardrom Skille mellom pasientsonen, konsultasjons- og behandlingsrom og personellsonen Bedre pasienterfaring Gjenkjennbarhet kan gi økt trygghet for pasientene Høyere utnyttelsesgrad for areal og utstyr Kritisk suksessfaktor for å sikre effektiv og fleksibel bruk av areal/utstyr og dermed oppnå høyere utnyttelsesgrad Bedre medarbeidererfaring Standardisering av utforming kan gi enklere renhold, gjør det enkelt å finne frem for nytt personell, og gi personell større trygghet og mindre «stress» Bedre pasienterfaring Mer pasientorientert utforming i pasientsonen Høyere utnyttelsesgrad for areal Sambruk av arealer til arbeidsstasjoner, kontorer og lignende Bedre medarbeidererfaring Mer personellorientert utforming i personellsonen for å sikre gode arbeidsforhold og områder/møteplasser for tverrfaglig samhandling Avhengig av et godt IKT-system for booking og ressursstyring for å sikre høy sambrukseffekt Avhengig av klare retningslinjer for sambruk som beskrevet tidligere Bygningsmessige utfordringer ved ombygging av eksisterende masse Behov for kontorer etablering av en annen løsning for arbeidsplasser/kontorer vil innebære en omfattende endring fra dagens løsning. Dette utredes nærmere i et eget prosjekt Bygningsmessige utfordringer ved ombygging av eksisterende masse vedrørende luft, lys, oversiktlighet osv. Kostnad ved bygging Side 36 av 113

37 4.7 Felles dagpost Bakgrunn Pasienter som har behov for observasjon etter prosedyrer gjennomført i poliklinikk har et svært varierende tilbud i sykehuset, alt fra seng på et egnet rom til å måtte sitte på stol i en travel korridor. Dette kan gå ut over pasientsikkerhet, men også verdighet og opplevelsen av å bli tatt vare på utfordres. Pasienterfaringsundersøkelsen gjennomført våren 2015 bekrefter et forbedringspotensial vedrørende tilgang til egnet hvileareal etter behandling. Av pasientene dette var aktuelt for oppgir 42 % at de kun i mindre grad hadde tilgang til et hvileareal. Denne andelen er spesielt høy for pasienter som besøker enheter lokalisert i 1. eller 2. etasje i SB (56 %). For noen polikliniske pasienter vil det være behov for observasjon og hvile flere timer enn det som var forutsatt, og ut over poliklinikkens åpningstid. I dag flyttes disse pasientene ofte til sengeposter hvor de blir ivaretatt, men ikke alltid er tilrettelagt for pasienten. I andre tilfeller blir pasienter innlagt på en sengepost som døgnpasient, fordi behandlingen strekker seg ut over ordinær åpningstid i poliklinikken 35. Det er også i dag en del pasienter som får behandling på sengepost til tross for at de ikke har behov for overnatting fordi det ikke er et reelt eller godt nok tilbud for dagbehandlingsarealer Beskrivelse av muligheter Definisjon av felles dagpost Prosjekt «Arealbehov felles dagbehandling i Helse Bergen» (2007) anbefalte å samle pasientgrupper der det er faglig forsvarlig, i en felles dagpost hvor hensikten skulle være å gi kvalifisert tilsyn og observasjon, også ut over ordinær åpningstid for poliklinikken. Denne muligheten har vi utredet nærmere i Idéfasen. Vi har lagt til grunn følgende definisjon av en felles dagpost 36 : En post på et lavere omsorgsnivå enn en vanlig sengepost med utvidet åpningstid i forhold til poliklinikk, hvor det ikke er behov for avansert overvåkningsutstyr eller intensivkompetanse til overvåkning. Det må være faglig begrunnet hvilke pasienter som egner seg for felles dagpost. Prosjektgruppen har definert to hovedkategorier av samlokalisert aktivitet aktuell for felles post: Observasjon: Pasienter har gjennomgått ulike prosedyrer, undersøkelser, inngrep og annet, og har behov for observasjon, tilsyn og omsorg av kompetent personell i en tidsperiode før de kan reise hjem. Ved observasjon/overvåking etter anestesi knyttes pasienter til egne anestesi/oppvåkningslokaler Behandling: Visse typer behandling (eks infusjoner) som krever at pasient må være i sykehuset flere timer, men ikke har behov for døgnplass og som kan samordnes på tvers av fagområder med tanke på areal, utstyr, kompetanse 35 Kartlegging av innspill fra medarbeidere vedrørende utfordringer for poliklinikk og dagbehandling, høsten På bakgrunn av «Prosjekt arealbehov felles dagbehandling i Helse Bergen» (2007), diskusjoner/innspill i prosjektgruppe- og arbeidsgruppemøtene samt kartlegging med relevante enheter Side 37 av 113

38 Prosjektgruppen har gjennomført en innledende kartlegging av aktuelle pasientgrupper for en felles dagpost. Tabellen under er en oppsummering av kartleggingen og gir et estimat på antall pasienter per uke. I vedlegg 6 er det nærmere utdypet hvilke pasientgrupper dette innebærer. Aktivitet på dagpost: Enhet OBSERVASJON etter prosedyre Estimert behov, ant pas /uke Eks. på prosedyre; Endoskopi, biopsi, tapping fjerne kateter, fjernet fremmedlegemer Medisinsk undersøkelse 78 0 Medisinsk poliklinikk 8 60 Hode-hals klinikken 25 2 KK- gynekologisk seksjon 10 7 Kirurgisk klinikk Ortopedisk klinikk Summert 140 pas/uke 109 pas/uke BEHANDLING Estimert behov, ant pas/uke Eks. på behandling: Infusjon av antibiotika og væske, blodtransfusjoner Av pasienter kategorisert i kolonnen «Behandling» er ca. 70 % i dag knyttet til sengepost. Det betyr at pasientene får behandling på sengepost til tross for at de ikke har behov for overnatting fordi det ikke er et reelt eller godt nok tilbud i poliklinikk. De fleste pasienter kategorisert i kolonnen «Observasjon» håndteres i dag i de polikliniske arealene til de respektive enheter, men ofte i lokaliteter som er lite hensiktsmessige både for pasienter og personell. Pasienter kategorisert her vil i enkelte tilfeller sendes til sengepost fordi det er oppstått ikke-planlagt behov for ytterligere oppfølging (observasjon/behandling) ut over ordinær åpningstid i poliklinikk, men uten at pasienten har behov for å overnatte. Prosjektgruppen har ikke innhentet tall på denne gruppen, men alle enheter oppgir at man jevnlig har slike pasienter. Prosjektgruppen har diskutert grenseoppgang for hvilke pasientkategorier som vil være egnet for en felles dagpost. Det er spesielt noen pasientkategorier vi ikke har inkludert i tallene ovenfor, men som på sikt kan vurderes om aktuelle for en felles dagpost Pasienter med behov for ulike former for koordineringsaktivitet: Det tenkes her på aktivitet hvor pasientene har behov for «et sted å være», hvile og vente mellom ulike undersøkelser. Eksempel på dette er pasienter til utredning, «pakkeforløp» Pasienter til cytostatikabehandling: Må evt. undersøkes nærmere Pasienter til sårbehandling Det vil også være en grenseoppgang mellom pasienter tilknyttet en felles dagpost og en felles anestesi/oppvåkning, som beskrevet i kapittel Nærhet mellom en felles dagpost og en felles anestesi/oppvåkning er dermed viktig. Side 38 av 113

39 Prinsipper for bruk og utforming av en felles dagpost I tråd med strategisk fokus på flerbruk og sambruk av areal på tvers av faste avdelingsgrenser vil prosjektgruppen fremheve noen hovedprinsipper for en felles dagpost: Faglig begrunnet sambruk: En felles dagpost skal være en post for pasienter som ut fra faglig begrunnelse egner seg å være samlokalisert på tvers av fagfelt Lokalisert nær aktuelle enheter: En felles dagpost bør lokaliseres i nær tilknytning til enheter som har pasienter som skal til dagposten, for å minimere transport av pasienter, samt sikre nærhet til fagmiljøet ved behov. Utvidet åpningstid: Dagposten bør ha utvidet åpningstid eks. kl.08:00-20/22:00 (lenger enn ordinær konsultasjonspoliklinikk), muligens også behov for noe helgeaktivitet. Dette Hovedprinsipp 2 vil muliggjøre at o man kan utføre prosedyrer på poliklinikk lenger utover dagen fordi pasienter kan 2.3 Spesialrom nær spesialitetene og sambruk der hvor formålstjenlig o følges opp på en felles dagpost etter stengetid på poliklinikken pasienter med behov for ikke-planlagt observasjon/ hvile ut over ordinær poliklinisk åpningstid, etter en prosedyre, kan tilbys en plass å være i stedet for å sendes til en sengepost. o behandling som ikke krever innleggelse på en sengepost (begrunnet ut fra pasientens tilstand, samt behov for generalistkompetanse) kan samlokaliseres Pasientorientert utforming: Dagposten må utformes etter aktiviteten som skal foregå der. Erfaringssøk fra andre sykehus viser noen prinsipper man kan se til: o Man bruker stort sett store rom som gir mulighet for sykepleierne å observere/hjelpe flere samtidig. Nødvendig å tenke på utforming mtp lyd, lukt og mulighet for skjerming. Det kan også være behov for rom for samtale og informasjon o o o Pasienter må ha tilgang til hensiktsmessige hvileplasser. For mange kan det være tilstrekkelig med en god stol, men for noen pasienter vil det være avgjørende å oppholde seg i seng Mulighet for dusj/ garderober/tilrettelagte toalett. Tilgjengelig mat/drikke Personal må ha gode arbeidsfasiliteter, eksempelvis mulighet for dokumentasjon, telefonrom og skyllerom Bilde: Eks. fra Helse Bergen (Kreftavdelingen) Dagbehandlingsareal med gode stoler og mulighet for pårørende å sitte sammen med pasienter, samt egen spisebuffet i senter med behandlingsrom rundt. Side 39 av 113

40 4.7.3 Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Etablering av en felles dagpost Bedre pasienterfaring Vil svare ut en pasientforventning og et identifisert forbedringspotensial for en bedre løsning for pasienter med behov for hvile/observasjon etter behandling Bedre fasiliteter; ikke måtte sitte/ligge på korridor eller flyttes til sengepost etter gjennomførte prosedyrer Rett omsorgsnivå Avlaster sengepostene for dagbehandlingsaktivitet Høyere utnyttelsesgrad for areal og utstyr Sambruk av dagpostarealer vil kunne øke arealutnyttelse. Eks. sambruk av større obs./beh.rom, kjøkken, garderobe/toalett Sambruk vil kunne forsvare å utnytte konsultasjons- og behandlingsrom i en lenger periode utover dagen fordi pasienter kan følges opp på en felles dagpost etter stengetid på poliklinikkene Sambruk av utstyr på dagposten, eks. BT/puls apparatur, UL, infusjonspumper m.m. Økt samhandling om personell Økt fleksibilitet og redusert sårbarhet: Tilrettelagt for sambruk av personell på ulike tider av døgnet, eksempelvis ettermiddag/kveld/helg/ferie Tverrfaglig samhandling om generalistkompetanse hos eks. sykepleier og evt. merkantil på dagposten Legekompetanse må knyttes til/styres fra det enkelte fagområde som har medisinsk ansvar for pasienten Behov for ytterligere gjennomgang av hvilke pasienter som ut fra faglig begrunnelse egner seg å være samlokalisert på tvers av fagfelt Må ta hensyn til hvordan en felles dagpost stiller nye krav til pasientlogistikk fra poliklinikk til dagpost Side 40 av 113

41 4.8 Skopivirksomhet Bakgrunn I henhold til Styresak er det et ønske om å samle skopivirksomheten i større grad, og få en bedre og sikrere håndtering av skopiutstyr og utnyttelse av skopivaskeanlegg 37. I Idéfasen har vi kartlagt følgende muligheter vedrørende samordning av skopivirksomhet: Mulighet for økt samlokalisering av skopivirksomhet Mulighet for samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon av skop Beskrivelse av mulighet for økt samlokalisering av skopivirksomhet Per i dag er skopivirksomheten delvis samlet gjennom Medisinsk undersøkelse, men det er i tillegg skopivirksomhet under de enkelte fagområdene. Å sikre god fysisk nærhet mellom fagområder som utfører endoskopisk virksomhet vurderes å være hensiktsmessig av flere hensyn, eks: Hovedprinsipp Spesialrom nær spesialitetene og sambruk der hvor formålstjenlig mulighet for tverrfaglig kompetanseutveksling og læring sambruk av arealer for prosedyreutførelser sambruk av utstyr, eks. felles utnyttelse av ny og dyr teknologi felles lagringsskap felles støttepersonell ved skopering felles arealer og personell tilknyttet rengjøring og desinfeksjon felles løsning for anestesi/oppvåkning for avansert endoskopi felles dagpost for observasjon og hvile etter endoskopiske inngrep Det vurderes å være spesielt hensiktsmessig å samlokalisere beslektet endoskopisk aktivitet som utføres på flere steder og av flere avdelinger: Først og fremst samlokalisering av den endoskopiske aktiviteten til Medisinsk undersøkelse og Gastro og Akuttkir. som utføres i 1. etasje i SB, med endoskopisk aktivitet i 2. etasje i SB. Dette gjelder eksempelvis gastroskopi, koloskopi, gastrointestinal kapselendoskopi, anorektoskopi og transanorektokopisk ultralyd En lokalisering nær Medisinsk Gastroent. poliklinikk vil være hensiktsmessig for å redusere forflytning for klinisk personell En lokalisering nær Avdeling for Urologi (Cystoskopi etc.) vil kunne være hensiktsmessig med tanke på muligheten for felles rengjøring, desinfeksjon og lagring av skop 37 Styresak Oppdatering arealplan Side 41 av 113

42 Ut over dette mener vi det vil være hensiktsmessig at følgende skopivirksomhet også utføres i en samlokalisert løsning 38 : Lungeavdelingen: Volumskopi som bronkoskopi og percutane prosedyrer uten behov for anestesi utføres i egen poliklinikk. Fokus på å samordne kompliserte anestesiologiske problemstillinger som også krever dedikert personell fra KSK. Dette gjelder: o Bronkoskopier i narkose, estimert til 50 prosedyrer per år o For aktivitet i tilknytning til et intervensjonssenter kan eksempelvis stentinnleggelser og laserreseksjoner være aktuelle for samordning, estimert til prosedyrer per år o Fremtidig kryobiopsering kan være relevant, anslagsvis prosedyrer per år Klinikk for Hode-Hals: Volumskopi som enkel fiberskopi (Laryngoskopi) utføres i egen poliklinikk. Fokus på å samordne avanserte prosedyrer. Dette gjelder: o Øsofagoskopi, estimert til 80 prosedyrer per år o Bronkoskopi, estimert til 60 prosedyrer per år o Skopi av svelg, estimert til 50 prosedyrer per år o Dysfagiutredning, estimert til 200 prosedyrer per år. Dette vil være et nytt tilbud som muliggjøres gjennom samarbeid om pasienter med svelgevansker. Samordning av avansert virksomhet gir økt mulighet for at vi kan etablere nye tilbud, gitt bedre tilgang på avansert utstyr ERCP: Kan vurderes å samordnes, gitt tilgang på en gjennomlysningslab eller C-bue. Dette må evt. utredes nærmere Prosjektgruppen vurderer at en samordning av all endoskopisk aktivitet på Haukeland, vil være utfordrende gitt høyt volum som er en integrert del av øvrig poliklinisk virksomhet. Dette gjelder særskilt Lungeavdelingen og Klinikk for Hode-Hals. Personell som utfører endoskopiske høyvolumprosedyrer har et fysisk nærhetsbehov til øvrig poliklinisk virksomhet for å ha en effektiv arbeidshverdag. En total samordning av endoskopi kunne evt. vært hensiktsmessig dersom en samtidig samlokaliserte dette med enhetenes øvrige polikliniske aktivitet. 38 Vurdert i dialog med fagpersoner fra de respektive enhetene, våren 2015 Side 42 av 113

43 I Idéfasen utredes også muligheten for å etablere et Intervensjonssenter og integrere dette med Klinisk forskningspost, som beskrevet i kapittel 4.10 og Et slik senter skal blant annet være sentrert rundt undervisning og utprøving av nye og utstyrskrevende metoder/teknikker som endoskopisk og radiologisk avansert intervensjon og endoskopiske ultralydveiledete prosedyrer. En vil kunne samle kliniske og forskningsmessige prosedyrer som baserer seg på avanserte endoskopiske prosedyrer med bruk av endoskopisk ultrasononografi (EUS), transbronkial ultrasonografi (EBUS)og/eller røntgengjennomlysning. Fokus vil være på utvikling og etablering av nye endoskopibaserte minimal-invasive kirurgiske teknikker. En evt. samlokalisering av endoskopisk aktivitet i 2. etasje i SB bør da også ha nærhet til: Intervensjonssenteret Klinisk forskningspost Nasjonalt Senter for Gastroenterologisk Ultrasonografi Felles løsning for anestesi/oppvåkning Felles dagpost for observasjon etter endoskopiske inngrep Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Samlokalisering av skopivirksomhet Bedre fysisk nærhet gir mulighet for: Samhandling om forskning, undervisning og utprøving av nye og utstyrskrevende metoder/teknikker gjennom samlokalisering med Intervensjonssenter og Klinisk forskningspost Sambruk av arealer og personell for rengjøring og desinfeksjon Sambruk av lagringsskap Risiko for å skape større fysisk avstand til øvrig virksomhet i eget fagmiljø ved å samlokalisere avanserte endoskopiske prosedyrer Utfordrende å samhandle om areal, utstyr og personell hvordan Sambruk av skop, eks. felles utnyttelse ivareta behov for av ny og dyr teknologi spesialkompetanse Bedre pasientlogistikk gjennom mulighet for felles mottak, venteområde og hvileområde etter behandling Større nærhet mellom Med Gastroent. sin poliklinikk og Med Us sine endoskopiske undersøkelser redusere forflytning for klinisk personell Sambruk av støttepersonell ved skopering Sambruk av arealer for prosedyreutførelser Sambruk av anestesi/oppvåkning for avansert endoskopi Sambruk av en felles dagpost for observasjon etter endoskopiske inngrep Tverrfaglig kompetanseutveksling og læring gjennom større nærhet mellom fagområder med tilgrensende virksomhet Side 43 av 113

44 4.9 Rengjøring og desinfeksjon av skop Bakgrunn Innledende om dekontaminering Medisinsk utstyr som benyttes til pleie og behandling av pasienter utgjør en potensiell kilde til kontaminering og overføring av smitte. Det stilles derfor strenge hygieniske krav til utstyr som kommer i kontakt med pasienten. Dekontaminering altså rengjøring, desinfeksjon og sterilisering av medisinsk utstyr er et viktig ledd i Helse Bergens program for å oppfylle kvalitetsog forsvarlighetskravet og gi pasientene trygge og sikre helsetjenester. Det er trend mot økende smittefare i sykehus grunnet økt antibiotikabruk og derav følgende utvikling av resistens hos flere mikroorganismer (MRSA, VRE). I nyere tid har det internasjonalt vært flere tilfeller av alvorlige brudd på pasientsikkerhet i forbindelse med dekontaminering av skop 39. Gode rutiner for rengjøring og desinfeksjon av medisinsk utstyr er derfor av stor betydning i smittevernarbeidet på sykehuset. En effektiv rengjøring og desinfeksjonsprosess er avhengig av det utstyr og de metoder som anvendes i prosessen, men også av kunnskap og kompetanse hos personalet som utfører arbeidet. Metoder og utstyr til rengjøring og desinfeksjon er etter hvert blitt svært avanserte og krever spesiell plassering, vannkvalitet, integrert utstyr, kontroll, vedlikehold og teknisk support. Det kreves spesialkompetanse hos de som skal utføre arbeidet, noe som medfører omfattende opplæringstiltak. I merknad til Forskrift om smittevern i helsetjenesten 2-1 presiseres det at institusjonen sørger for at det etableres et kvalitetssikringssystem som sikrer at utstyr som kan overføre smitte, blir rengjort, desinfisert, ev sterilisert, oppbevart og ellers handtert på en tilfredsstillende måte. Smittevernforskriften 2-2 stiller også krav om skriftlige retningslinjer vedrørende sterilforsyning. Dette omfatter innkjøp og kontroll av medisinsk utstyr, lagring og transport, renhetsgrad før sterilisering, renhetsgrad før pakking, sterilisatorer og kontrollrutiner. Den faglige standarden for hvilke krav som må oppfylles i kvalitetssikring av vaske- og desinfeksjonsprosessene framgår av Standard NS-EN ISO 15883:2009 for vaskedekontaminatorer. I vedlegg 7 er en oversikt over aktuelle krav og regelverk som løsninger for rengjøring og desinfeksjon av skop må ivareta. Kritiske punkt er: Kvalitetskontroller av den enkelte vaskedekontaminator inkludert systematisk validering og revalidering av maskinene Dokumentasjon av rengjørings-/desinfeksjonsprosessen Kvalifisert/kompetent betjening av vaskedekontaminatorer Adekvat service/vedlikehold av vaskedekontaminatorer I dag foregår rengjøring/desinfeksjon av medisinsk utstyr for det meste desentralisert, og vaskedekontaminatorer er lokalisert til enkelte kliniske avdelinger som har endoskopisk virksomhet på poliklinikkene. Den enkelte avdeling eier selv sine maskiner og vurderer innkjøp av nye maskiner opp mot eget budsjett. Oversikt over skopvaskemaskiner og tørkeskap er i vedlegg Eksempel: Side 44 av 113

45 Identifiserte nøkkelutfordringer Det er gjort flere vurderinger av kvaliteten og hensiktsmessigheten ved dagens ordning. En internrevisjonsrapport fra 2013 påpekte en rekke risikomomenter vedrørende dagens løsning for rengjøring og desinfeksjon av skop 40. Det fremheves at det er vanskelig å oppfylle de krav som stilles til rengjørings-/desinfeksjonsprosessene med en desentralisert organisering av arbeidet. I Idéfasen har vi også fått innspill på en rekke nøkkelutfordringer med dagens løsning. I vedlegg 7 har vi utarbeidet en detaljert oversikt over identifiserte nøkkelutfordringer: Kort oppsummert: Utfordrende å sikre helhetlig kompetansebygging og opplæring Utfordrende å sikre godt systematisk vedlikehold av vaskedekontaminatorer Utfordrende å koordinere innkjøp av vaskedekontaminatorer Ikke egnede arealer, stor variasjon i løsninger Krevende å tilrettelegge for fremtidige krav til vannforsyning Variasjon i rutiner for oppbevaring og transport Lite mulighet for sambruk av utstyr, personell, skopivaskeanlegg, servicefunksjoner og lagringskapasitet/logistikk Beskrivelse av mulighet for samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon av skop i forbindelse med poliklinisk aktivitet Internrevisjonsrapporten fra 2013 konkluderte med at det vil bli vanskelig å løse nøkkelutfordringene i den desentraliserte strukturen som eksisterer i dag. Arbeidsprosessene er for fragmenterte, lokalene er ikke tilstrekkelig tilpasset virksomheten og den faglige kompetansen på dette området blir ikke utnyttet på en optimal måte. Rapporten anbefalte at kompetansen i større grad konsentreres omkring en sentral enhet, samt at opplæring i rengjøring og desinfeksjon bør samordnes i hele helseforetaket. Det ble fremhevet at dersom desinfeksjonsprosessene skal være kvalitetssikret i alle ledd, bør prosessene i stor grad standardiseres, slik at det blir en enhetlig praksis i hele foretaket. Dette har blitt bekreftet gjennom dialog med ressurspersoner fra aktuelle fagmiljøer for dekontaminering i Helse Bergen. Vi har mottatt flere innspill på at en sentralisering og standardisering av disse aktivitetene vil med stor sannsynlighet innebære en kvalitetsforbedring av gjenbehandlingsprosessen av fleksible endoskop i henhold til krav. I tillegg vil det kunne lette kontroll- og vedlikeholds-/servicerutiner. På den andre siden har vi i dialog med enkelte av de kliniske brukerenhetene fått innspill på at det har blitt jobbet med standardisering av til tider svært spesialiserte renholdsprosedyrer, som viser positive resultater med mindre skader på utstyr og høyere kvalitet på renholdet. Gevinstene ved en sentralisering må veies opp mot den ekstra usikkerheten og ressursbelastningen dette kan medføre. Dette dreier seg i hovedsak om utfordringer knyttet til ivaretakelse av spesialkompetanse, transport, leveringssikkerhet, risiko for skader på utstyr ved transport, behov for mer utstyr, lagring, volum, kapasitet og driftsøkonomi. I en revidert håndbok for rengjøring og desinfisering av skop gjeldende for Nederland 2014 fremheves følgende 41 : From the point of view of patient safety, quality assurance, the better use of spatial facilities and the expertise of cleaning and disinfection staff, preference is for the central organisation of endoscope cleaning and disinfection. This ensures better allocation of responsibilities, clearer logistics and processes that can be planned. Vaskedekontaminator skal også ha en vannforsyning som er i tråd med krav fastsatt av produsent. Når vann blir liggende igjen i skopet danner dette grobunn for bakterier. Denne risiko 40 Rapport Revisjon av Fleksible skop i Helse Bergen Revidert Inkl. delrapport23_04_ Professional Standard Handbook Cleaning and Disinfection Flexible Endoscopes Version 3.1, 2014 Side 45 av 113

46 kan reduseres ved å benytte Reversert Osmosevann (RO). I et internt notat 42 vises det til at installering av RO vann kan være økonomisk gunstig og gi bedret pasientsikkerhet i reprosesseringsøyemed. En samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon vil kunne bidra til lavere evt. utgifter på installasjon av RO vann, dersom dette alternativt vil måtte gjennomføres ved alle steder hvor det er ETD maskiner. I Idéfasen har vi gjennomført erfaringsbesøk til Orbis Medisch Centrum i Sittard, Nederland, hvor vi fikk se et eksempel på en samordnet vask, desinfeksjon og lagring av skop, lokalisert rett ved siden av en samordnet skopivirksomhet. Denne enheten hadde imidlertid ikke et veldig stort volum. Vi har også vært i kontakt med prosjektet som planlegger Nyt Hospital Nordsjælland i Danmark, som skal ha en tilsvarende løsning. Andre eksempler er Countess of Chester Hospital NHS Foundation Trust og Kings College Hospital NHS Foundation Trust 43. Bilder over: Eksempel fra erfaringsbesøk til Orbis Medisch Centrum i Sittard, Nederland samordnet rengjøring og desinfeksjon og lagring av skop Vi anbefaler at konseptfasen utreder i større detalj muligheten for samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon av skop for poliklinikkene i SB, også for enheter lokalisert utenfor 2. etasje Løsningen bør fortrinnsvis lokaliseres fysisk nær en samlokalisert skopivirksomhet. Dette for å legge til rette for sambruk av lagringsskap, mindre transport og mindre mellomlagring. Løsninger må ivareta aktuelle krav og regelverk som beskrevet i vedlegg 7, se spesielt oppsummering av NSF/FSG Nasjonale faglige anbefalinger. Viktige nøkkelspørsmål som må avklares: 42 Notat til medisinsk undersøkelse Fleksible skop 43 Side 46 av 113

47 Transport: Hvordan unngå unødvendig mellomlagring, eksempelvis oppsamling etter bruk i påvente av transport? Hvordan sikre en effektiv og sikker bestilling og forsyningsfunksjon? Sporing: Det stilles krav til sporbarhet og dokumentasjon på bruk av skop 44. Bedre sporingsteknologi bidrar til høyere pasientsikkerhet, gjennom bedre kontroll på hvor utstyret er, og hvem som har håndtert utstyret Lagring: Tørkeskap kan være både sentralt og lokalt varierende oppbevaring 7-14 dager. Sentral vakuumpakket endoskop kan oppbevares i inntil 30 dager. Viktig å tenke på endoskop som «ferskvare» Sterilisering: Det må gjøres en faglig risikovurdering av om noen typer skop i forbindelse med poliklinikk og dagbehandling vil kreve sterilisering i fremtiden. I henhold til Arealplan for Helse Bergen er det plan for et tilbygg til dagens Vaskeribygg hvor en skal sentralisere desinfeksjonsfunksjonen for virksomheten på haukelandsområdet. Tiltaket vil frigjøre flere mindre desinfeksjonsfunksjoner blant annet i SB. I gjeldende arealplan er prosjektet inne med en oppstartsbevilgning i 2017 og realisert i Her må en vurdere om sterilisering av skop for poliklinikkene kan samordnes med en samordnet desinfeksjonsfunksjon Lokalisering: Det må vurderes om en felles rengjøring og desinfeksjon for skop for poliklinikkene alternativt bør samlokaliseres med rengjøring, desinfisering og sterilisering av annet utstyr. Dette må sees i sammenheng med overnevnt prosjekt ifm vaskeribygget. Vi vil påpeke at større avstander kan medføre behov for mer utstyr, mer transport, risiko for mer skader på utstyr, dyrere logistikk. På den andre siden vil dette kunne frigi areal i SB, muliggjøre rengjøring og desinfeksjon gjennom hele døgnet Organisering: I senere prosjektfaser må det utredes hvordan rengjøring og desinfeksjon av skop skal organiseres dersom en skal innføre noen endringer 44 ENS ISO Beskrevet i «Rengjøring og desinfeksjon av fleksible endoskop og endoskopisk tilleggsutstyr innen gastroenterologi», Lindøen et. Al Side 47 av 113

48 4.9.3 Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer ved å samlokalisere rengjøring og desinfeksjon i en sentral enhet, lokalisert nær en samordnet skopivirksomhet. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Samlokalisering av rengjøring og Økt kvalitet og pasientsikkerhet gjennom samlokalisering i nye tilrettelagte arealer for denne virksomheten Risiko for at en mangler utstyr dersom lokaliseres lengre unna desinfeksjon i en Sambruk av rengjøring og skopivirksomheten enn i sentral enhet, desinfeksjonspersonell dag og skop ikke leveres i lokalisert nær en Økt kvalitet og pasientsikkerhet gjennom tide samordnet rengjøring og desinfeksjonspersonell som Risiko for mer kostbar skopivirksomhet ivaretar krav til spesialisert kompetanse. logistikk / behov for mer Mer tilrettelagt for samordning av rutiner, kompetansebygging og opplæring Sambruk kan gi økt mulighet for økt driftstid gjennom mer aktivitet på ett sted utstyr grunnet lenger transportavstand Risiko for at det ikke er mulig å tilrettelegge for Mer effektiv utnyttelse av vaskearealer og nødvendig vannforsyning dekontaminatorer, eks. felles utnyttelse ihht krav av ny og dyr teknologi Risiko for at en større Mer oversiktlig utstyrspark gjør samordnet enhet ikke kvalitetskontroll og vedlikehold enklere, ivaretar krav til kan gi økt levetid på utstyr spesialisert kompetanse Lettere å koordinere innkjøp av maskiner. for spesialiserte Større grad av like vaskemaskiner gir rengjøring og mulighet for økt grad av like prosedyrer desinfeksjonsprosedyrer. Delte oppfatninger om En samlokalisering vil kunne bidra til denne risikoen lavere evt. utgifter på installasjon av RO vann Side 48 av 113

49 Hovedprinsipp 3 3. FoU og undervisning er en integrert del av fremtidig poliklinikkdrift 4.10 Intervensjonssenter og forskningspost Bakgrunn Intervensjonssentertenkningen er forankret i Helse Bergen sin Strategiplan, der blant annet bildediagnostikk og avansert visualisering (MedViz) er satsningsområder. Det ble i 2010 gjort en utredning av denne funksjonen og Poliklinikkprosjektet er en aktuell prosess for å realisere dette. Når det gjelder forskningsposten har departementet eksplisitt bestilt økt kapasitet for gjennomføring av kliniske studier og styrking av utprøvingsenheter ved foretaket (fra styringsdokumentet 2015). Helse Bergen har derfor fått i oppgave fra departementet å styrke infrastruktur, utprøvingsenheter og støttefunksjoner for kliniske studier Beskrivelse av mulighet Høyspesialiserte funksjoner er i dag sterkt knyttet til enkelt fag. Sykdomsmekanismer og måter å undersøke sykdommene på, kan derimot være svært like mellom mange fagfelt. Det er derfor viktig å se på systematikken vi kan utøve for læring og utveksling av erfaringer mellom spesialiteter som bruker lignende metoder. Et slikt område er bruken av endoskopiske metoder og kateterbaserte intervensjoner. En systematisk samhandling mellom avdelinger kan gi migrasjon og tilpasning av banebrytende metodiske fremskritt mellom ulike fag. I tillegg kan det gi effekt på utnyttelse av avansert og dyrt utstyr. En viktig forutsetning er at Helse Bergen allerede har et sterkt fagmiljø innen avansert bildebehandling, avansert visualisering og bildestyrt intervensjon og dette vil bli sentrale virkemidler i dette arbeidet. Aktuelle oppgaver for Intervensjonssenteret, beskrevet i rapporten IVS II 45, vil være: Utprøving av nye og utstyrskrevende metoder/teknikker Avansert endoskopisk intervensjon Innovasjon knyttet til kateterbaserte intervensjoner EUS intervensjon ultralydveiledete prosedyrer Nevrokirurgiske intervensjoner Forsknings- og utviklings laboratorier SAMROM Simulering og opplæring i samarbeid med ferdighetssenteret Undervisning Tilrettelegging og administrativ støtte for avdelinger som ønsker å ta i bruk eller utvikle nye prosedyrer Hva er intervensjonssenteret og hva ivaretar forskningsposten? Intervensjonssenteret skal være et sted for teknologi basert medisinsk forskning ved Haukeland Universitetssykehus Det skal ha fokus på utvikling av metoder for ulike typer endoskopisk, kateter- og ultralydbaserte utredninger og behandlinger. Videre utvikling av digitale visualiseringsteknikker er en sentral del av dette. Det er arbeidsgruppens mening at Intervensjonssenteret bygningsmessig bør samlokaliseres med Forskningsposten fordi en har overlappende behov dels gjennom metodikk for å ivareta læringen på tvers, dels i den forskningsmessige dokumentasjonen av ny metodikk. Samlet vil dette være et drivende sentrum for forskningsaktiviteten og den kliniske innovasjonen som skal foregå på Haukeland Universitetssykehus. 45 Rapport om Intervensjonssenter 2 Side 49 av 113

50 Utstyret i disse enhetene kan også til en viss grad tenkes brukt til avansert pasientbehandling for å øke utnyttelsesgraden. Arealbehovet for Intervensjonssenteret er estimert til 480 kvm. En intervensjons-/hybridstue kan legges i Thoraxkirurgisk operasjonsavdeling forutsatt at man kommer i gang med sentralisert sterilforsyning før utbyggingen av poliklinikkarealene. En slik stue utgjør mellom 50 og 70 kvm og går da til fratrekk i vårt arealbehov. Rombehovet for forskningsposten er anslått til å bli 560 kvm. Dette tallet kan justeres ned noe fordi det inkluderer kjøkkenfasiliteter og toalett. Slike funksjoner vil inngå i bruttoarealberegningen for areal selv om det stiller særskilte krav til utformingen. Nærmere beskrivelse av romfunksjonene for intervensjonssenteret og forskningsposten, samt arealbehov finnes i vedlegg 8. Imidlertid er det stor oppslutning om fellesutnyttelse av anestesiservice, oppvåkning, utstyrslogistikk, vedlikeholdsrutiner og pasientlogistikk. I tillegg kan flere avanserte funksjoner som laboratorier og arealer for håndtering av prøvemateriale, noen kontorfasiliteter og møterom kan også sambrukes med Intervensjonssenteret. Anslagsvis kan en med felles utnyttelse kontorfasiliteter, møterom etc, bygging av intervensjons/hybridstue i Thoraxkirurgisk operasjonsavdeling og fratrekk for brutto/nettoberegninger se et samlet fratrekk for av opp til 250 m2 mellom disse enhetene. Totalt arealbehov for Intervensjonssenter og Klinisk Forskningspost er dermed estimert til: 790 kvm Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Etablere et Intervensjonssenter samlokalisert med Klinisk forskningspost, og integrert med en fremtidig poliklinikk og dagbehandling i 2. etasje i Sentralblokken Intervensjonssenter og forskningspost er nødvendig infrastruktur for å ivareta pålagte forsknings og utviklingsoppgaver Disse strukturene er også viktige til bruk i undervisning Vil være et ressurssentrum for klinisk forskning generelt Det er viktig å oppnå gevinst ved å få til migrasjon av metodikk mellom spesialiteter Arealene må ikke samdriftes for mye slik at de verken løser Intervensjonssenterets eller forskningspostens behov Samdrift med klinisk aktivitet må styres slik at det er tilstrekkelig tid for forskningsog nybrottsarbeid Side 50 av 113

51 Hovedprinsipp 3 3. FoU og undervisning er en integrert del av fremtidig poliklinikkdrift 4.11 Forskning, innovasjon og utvikling Bakgrunn Krav om fortløpende forskningsaktivitet er implisitt i statusen som universitetssykehus. I tillegg er det som kjent også nå blitt en del av de lovpålagte kjerneoppgavene for alle sykehus. Fram til nå har mye av forsknings og undervisningsaktiviteten vært knyttet til sengearealene. I fremtiden vil mye mer av sykehusbehandlingen foregå i poliklinikkene og dagbehandlingsarealene. Derfor må en legge til rette for at det meste av den kliniske forskningen også vil foregå her Beskrivelse av mulighet Forskning, innovasjon og utvikling må også sikres gjennom å ha tilstrekkelig areal. Kontakten mellom forskere og pasienter vil foregå i regulære kliniske arealer. Noen romtyper, som kontor til IKT personell, statistikere og matematikere som er støttepersonell for forskning, vil kunne bruke standardrommene. Andre typer areal som møterom og fellesarealer kan sambrukes med undervisning. Vi ser for oss sambruk av kontorer med klinisk aktivitet og forskning når det gjelder pasientkontakt. Støttepersonell som statistiker, matematiker og IKT personell vil få arbeidsplasser i Intervensjonssenteret, mens møterom og fellesarealer sambrukes med undervisnings- og opplæringsaktivitetene. Det bør settes av dedikert areal som en integrert del av poliklinikkene som primært skal brukes til forskningsaktivitet. Da får vi i tillegg til Intervensjonssenteret og forskningsposten et behov på 100 kvm. Dersom vi skal legge til et par auditorier/møterom med glassvegg til intervensjonsrommene bør dette sikkert økes i alle fall til 150 kvm. Side 51 av 113

52 Hovedprinsipp 3 3. FoU og undervisning er en integrert del av fremtidig poliklinikkdrift 4.12 Undervisning og utdanning Bakgrunn Helse Bergen har i dag et regionalt ansvar for undervisning og utdanning og er en dominerende aktør innen all helsefaglig utdanning. En har stor aktivitet både innen grunnutdanningene og spesialutdanningene. Svært mye av den praktiske delen av utdanningene er knyttet til sengepostene Beskrivelse av mulighet Utviklingen i retning av mer poliklinikk og dagbehandling har vært en trend over lang tid. Mange faktorer bidrar til det og utviklingen vil med stor sannsynlighet fortsette. Skiftet fra døgn til dag har konsekvenser for valg av anestesimetoder, behandlingsprosedyrer og ikke minst for tiden til å formidle informasjon; den blir mye knappere og derfor må informasjonen være klar og kortfattet. En slik dreining i behandlingsaktiviteten må også gjenspeiles i de læresituasjoner utdanningskandidater blir presentert for. Det er enighet med Universitets- og høgskolesektoren (UiB og HiB) om hovedprinsipper for de bygningsmessige behovene undervisning og utdanning krever. Grunnutdanningen både for medisinerstudentene og høyskolestudentene skal gjøre kandidatene i stand til å arbeide selvstendig med pasienter som har vanlige lidelser av høyt volum og lav kompleksitet. Bygningsmessig må det derfor legges til rette for at studentene kan få en til en undervisning mot enkeltpasienter i konsultasjonspoliklinikkene. Dette vil stille krav både til størrelsen på standardrommene, men også til utformingen. Sjeldnere og kompliserte prosedyrer bør gi mulighet for gruppeundervisning, f.eks via grupperom, gjennomsiktig vegg til tilsluttende grupperom osv. Samtidig må det være rom for en til en undervisning av f.eks. spesialistkandidater i samme setting. Ved god planlegging vil både grupperom og Samrom i Intervensjonssenteret og Forskningsposten brukes til slike formål. På grunn av store volum av studenter av ulike kategorier bør disse tilbys også egne rom der de kan samles, arbeide i grupper og/eller individuelt. Slike areal trenger ikke å ligge i behandlingsarealene, men i nærhet til disse. Ferdighetssenteret (lokalisert i 3.etg i SB) er tiltenkt som en satellitt til Intervensjonssenteret. Når nye behandlingsmetoder er utviklet og skal breddes ut vil ferdighetssenteret være en god arena for tilrettelagt opplæring og trening i nye metoder. Ferdighetssenteret skal tilrettelegge opplæring innen praktiske ferdigheter, akuttmedisinske prosedyrer og teamtrening for alle ansatte ved sykehuset men med spesielt fokus på leger og sykepleiere herunder turnuskandidater, helsepersonell under videreutdanning og spesialistkandidater. Oppsummert De fleste/alle rom i konsultasjonspoliklinikkene må være dimensjonert slik at utdanningskandidater kan tas med/delta i pasientsituasjoner i poliklinikkene. Dette vil stille krav både til størrelsen på standardrommene, men også til utformingen. For spesialistkandidater, helsepersonell i videreutdanning samt for internopplæring vil det være behov å kunne delta i spesialiserte/kompliserte prosedyrer/aktivitet på spesialrom og i Intervensjonssenter som da må dimensjonere for dette. Gruppeundervisning, f.eks via grupperom med gjennomsiktig vegg til tilsluttende behandlingsrom er også aktuelt. For å sikre optimal kvalitet på undervisning og opplæring vil det være behov for tilgang til grupperom med plass til ca. 10 personer til for- og etterarbeid individuelt og i grupper. Rommene må ikke ligge sentralt i behandlingsarealer men i nærhet til disse. Slike rom kan med fordel sambrukes av ulike fagmiljø og studentgrupper (forutsatt gode bookingsrutiner) for å understøtte økt fokus på tverrprofesjonell samarbeidslæring og teamarbeid. Side 52 av 113

53 For å legge til rette for godt samarbeid mellom universitets og høyskole (UH)-sektor og sykehuset om oppfølging av studenter vil det være nødvendig å etablere enkelte mindre rom som også UH-ansatte har mulighet for å benytte og reservere når de har ansvar for studenter i klinisk praksis Aktivitet Helse Bergen har årlig store volum studenter og kandidater i ulike formelle utdanningsløp som gjennomfører klinisk praksis ved sykehuset. Opplæring og undervisningsaktivitet foregår gjennom hele året med unntak av sommermånedene. Se tabell for aktivitetstall i vedlegg 9. I tillegg til opplæring av studenter har sykehuset kontinuerlig internopplæring av egne ansatte samt hospitering av helsepersonell med arbeidsplass utenfor sykehuset med behov for opplæring. Målsetting med hospitering er å øke kompetanse via kunnskapsutveksling, bygge faglige nettverk og sikre bedre samhandling mellom kommuner og sykehus for å sikre kvalitet og kontinuitet i tjenestetilbudet til pasientene. Slik hospitering vil sannsynligvis øke i omfang. Nærhetsbehov For å gjennomføre sykehusets undervisnings- og utdanningsoppdrag på en måte som sikrer kvalitet og optimalt læringsutbytte er det avgjørende at det i nye poliklinikk og dagbehandlingsarealer dimensjoneres slik at studenter i ulike kategorier kan være delaktige i daglig poliklinisk virksomhet. Klinisk undervisning og opplæring må foregå som en integrert del av aktiviteten der pasientene får sin utredning, diagnostisering, behandling og annen oppfølging. Spesifikk nærhet til: Grupperom og Samrom på Intervensjonssenteret Ferdighetssenteret som er lokalisert i 3.etg i SB Side 53 av 113

54 4.13 Gruppebasert opplæring av pasienter og pårørende Opplæring av pasienter og pårørende er (iflg Spesialisthelsetjenesten 3.8) en av fire hovedoppgaver til spesialisthelsetjenesten. Denne oppgaven er likestilt med pasientbehandling, opplæring og undervisning av helsepersonell samt forskning. Dette er tydelig forankret i strategiplaner gjeldende for Helse Bergen 46 og oppfølgingsavtaler i forbindelse med Samhandlingsreformen 47. Prosjektgruppen har som en del av Idéfasen ikke utredet området gruppebasert pasient- og pårørende opplæring i detalj, men vil fremheve noen momenter som bør sees i sammenheng med ny løsning i videre arbeid. Lærings og mestringssenteret (LMS) i Helse Bergen ble etablert i 2005 som et ressurssenter med en koordinerende rolle for gruppebasert opplæring av pasienter og pårørende i sykehuset. Senteret bidrar til et helhetlig tilbud innen pasientopplæring hvor brukererfaring og fagkunnskaper blir sidestilt, og fungerer som en møteplass på tvers av fagmiljø. Se vedlegg 10 for utdypende om LMS. Gruppebasert pasient og pårørende opplæring i Helse Bergen foregår pr i dag for det meste på LMS. Aktiviteten registreres som poliklinisk og er knyttet til den enkelte kliniske enhet som er medisinskfaglig ansvarlig for pasienten. I tillegg til LMS er det etter hvert etablert tilsvarende aktivitet i flere enheter ved sykehuset som for eksempel: KOR og Vardesenteret på Kreftavdelingen, hjerterehabilitering og lungerehabilitering. Disse har tilnærmet lik funksjon som LMS og med fokus på gruppebasert opplæring, pasientmedvirkning, livsstilsendring, mestring samt trening. I fremtiden forventes det økning i gruppebasert opplæringsaktivitet i sykehuset, men noen utviklingstrekk kan også medføre en stabilisering av slike tilbud i Helse Bergen: Bedre funksjonsfordeling og samhandling med kommunehelsetjenesten om lokale lærings- og mestringstjenester. Den kommunale virksomheten skal bygge videre på etablerte tjenester i spesialisthelsetjenesten, men skal i større grad være rettet mot store diagnosegrupper og diagnoseuavhengige tilbud med fokus på «å leve med» langvarige helseutfordringer Nettbaserte ressurser som helseapplikasjoner og e-læring for pasienter og pårørende vil i fremtiden bli viktige supplement til gruppebasert kursaktivitet på LMS For fysioterapi-, ergoterapi-, klinisk ernæringsfysiologi- og sosionomtjenester oppleves det å være vekst i behovet for trening, opplæring og konsultasjoner i grupper. Mye av denne aktiviteten foregår i dag på LMS. Disse gruppene beskriver følgende fremtidige arealbehov for gruppebasert oppfølging: Større undervisningsrom med PC, videoframviser og skjerm Demonstrasjonskjøkken med kjøkkenutstyr og speil i tak Større treningssal med tilgang til garderobe, dusj og toalett i nærheten Dette er arealer som kan sambrukes. Det er også vurdert til at disse arealene ikke trenger å lokaliseres i poliklinikkarealene, men bør være i nærheten slik at det sikrer enkel tilkomst for inneliggende pasienter. Anbefaling Vi anbefaler at konseptfasen utreder muligheter for å samlokalisere større arealer og parallelle aktiviteter relatert til gruppebasert opplæring og trening av pasienter og pårørende, i nærhet til en løsning for poliklinikk og dagbehandling i Sentralblokkens 2. etasje En samlokalisering må sees i sammenheng med allerede eksisterende tilbud og lokaliteter ved Lærings- og mestringssenteret i Helse Bergen samt andre arealer som pr i dag brukes til slik aktivitet som for eksempel Vardesenteret og lokaler til hjerte- og lungerehabilitering. 46 Overordnet strategi for Helse Bergen og Helse 2020-strategiplan for Helse Vest 47 Tjenesteavtale (med eksterne samarbeidsparter) nr.2, 6 og 10 Side 54 av 113

55 4.14 Dagkirurgi Bakgrunn for tema Dreiningen fra døgn til dag og poliklinikk angår også dagkirurgi. Andelen dagkirurgi har økt de siste årene og forventes å fortsatt øke bl.a. grunnet medisinsk og teknologisk utvikling. Helse- og omsorgsdepartementet mener at dreiningen mot dagkirurgi er en ønsket utvikling fordi det er en fordel for pasienten og gir den beste ressursutnyttelsen. Helsedirektoratet viser til at ISFordningen fra er justert for å understøtte dette 48. Prosjektet skulle i Idéfasen ikke gjøre en fullstendig utredning av den dagkirurgiske aktiviteten, men gi svar på: «Hvordan kan en ny løsning for poliklinikk og dagbehandling tilrettelegge for økt samordning av dagkirurgisk virksomhet?» Identifiserte utfordringer for dagkirurgisk virksomhet Dagkirurgisk virksomhet er spredt på ulike lokasjoner, blant annet flere steder i SB, på Kvinneklinikken og i Øyebygget. Dette gir utfordringer for anestesipersonale og -utstyr som må forflyttes mye, det gir høye kostnader på renhold og skyllerom, og begrenser mulighetene for å utnytte en del operasjonsstuer optimalt Dagkirurgisk senter (DKS) ble etablert med forutsetning om at aktivitet skulle flyttes fra Sentraloperasjon (SOP) til DKS for å frigjøre kapasitet. Dette har ført til utfordringer blant annet med: o Postoperativt areal er ikke planlagt med kapasitet til å overvåke det pasientgrunnlaget som i dag opereres på DKS. En del pasienter legges unødvendig inn på sengepost på grunn av kort åpningstid og det legger begrensninger for utnyttelse av operasjonsstuer. o Mangelfullt mottaksareal gir også utfordringer for logistikken, da pasienter legges inn på oppvåkningsarealet før operasjon og dermed unødvendig tar opp en seng mens de opereres. Klinikk for Hode/hals sin dagkirurgiske enhet (DKE) og Kjevekirurgisk avdeling har ikke godt nok tilrettelagt areal i dag: o Operasjonsstuene er for små til å romme nødvendig utstyr og anestesi o Det mangler mottaksareal noe som gjør at det går mye tid inne på operasjonsstuene til av- og påkledning, papirarbeid, med mer. Operasjonsstuene brukes dermed uhensiktsmessig, til aktivitet som burde vært gjort i annet, tilrettelagt areal o Observasjonsarealet har noe begrenset kapasitet og åpningstid, slik at en del pasienter må legges inn på sengepost o Enkelte pasienter har behov for å skjermes før og etter operasjon, men det finnes ikke egnede lokaler til dette i dag Kvinneklinikken er besluttet delt mellom Fødeseksjonen i det nye Barne- og ungdomssjukehuset (BUS) og Gynekologisk seksjon i SB 49. Etter planen vil dette realiseres i 2022/2023. Prosjektet skal derfor legge til rette for at det gjøres plass til Gynekologisk seksjon sin dagkirurgiske aktivitet, denne utgjorde i 2014 i overkant av 2000 operasjoner Arealplan Helse Bergen Side 55 av 113

56 Det er gjort en analyse for å vurdere om det vil være kapasitet til KK gyn sin kirurgiske virksomhet i eksisterende operasjonsstuer i SB når pasienter 0-18 år flyttes over til det nye Barne- og ungdomssjukehuset tall er hentet fra Orbit for aktivitet på SOP, DKS og DKE det er ikke skilt på omsorgsnivå. Med utgangspunkt i totaltid viser tallene følgende: KK gynekologisk seksjon Pasienter 0-18 år (ekskl. BKB og Øyeavd.) Totaltid (min) Totalt antall operasjonsdager* Operasjonsdager elektivt Operasjonsdager ØH Operasjonsdager dag Differanse KK gyn pasienter 0-18 år 217 operasjonsdager netto gevinst ved å flytte barn/unge ut og KK gyn inn av SB * 8 timer driftstid og 85 % utnyttelse er lagt til grunn (kapasiteten antas å være funksjonelt fylt når 85 % av teoretisk kapasitet er belagt). Det er ikke tatt en gjennomgang av hvilken aktivitet i SOP, DKS og DKE som ikke skal flyttes til BUS. Gitt at kirurgisk virksomhet for Brannskadeavsnittet (BSA) og Orto multitraume ikke flyttes må denne totaltiden legges til. Grovt estimert kan vi legge til en totaltid på 9000, som gir 22 operasjonsdager. Netto gevinst må da nedjusteres til 195 operasjonsdager. Sammenligner vi operasjonsdager kun for elektive inngrep eller inngrep utført på dag blir differansen enda mindre. Selv om tallene umiddelbart tilsier at det er kapasitet til KK gyn i dagens operasjonsstuer er det noen betraktninger som må tas med: 195 operasjonsdager er mindre enn én ledig stue hver dag Planer om å hente tilbake hjertekirurgi fra Feiring vil ta en del kapasitet SOP driver i stor grad med kreftkirurgi. Helsetjenestebehovsmodellen, se kap. 5.2, tilsier en vekst frem til 2035 på godt over 50 % for flere av de vanligste kreftdiagnosene. Dette vil øke presset også på dagkirurgiske operasjonsstuer Vi understreker at problemstilling knyttet til nødvendig fremtidig operasjonskapasitet på HUS inngår ikke i dette prosjektet, men bør utredes separat. Kartlagt materiale tilsier likevel at kapasiteten på operasjonsstuene i stor grad er utnyttet og ikke tilrettelagt for å ta unna forventet økt aktivitet, både generell vekst og aktiviteten i Gynekologisk seksjon, selv ikke når pasienter 0-18 år flyttes til BUS. Side 56 av 113

57 Definisjoner Begrepet dagkirurgi forstås ulikt og det er ikke entydig ut fra aktivitetstall hva som er faktisk dagkirurgi og hva som gjøres på dagkirurgiske stuer. Prosjektet har sett behovet for å utarbeide noen felles definisjoner med formål å synliggjøre ulike nivå innen kirurgi. Figuren under illustrerer at det er tre hovedfordelinger av operative inngrep; fra døgnkirurgi til polikliniske operasjoner. Private aktører er en del av bildet, uten at vi går nærmere inn på det her. De største inngrepene er mest ressurskrevende både med tanke på areal, utstyr og personell. Det er derfor viktig at de operative inngrepene legges på riktig nivå, slik at det ikke benyttes unødvendig store operasjonsstuer og unødvendig mye personell. Medisinsk utvikling gjør at fordelingen mellom de ulike nivåene er i bevegelse, og arealet må derfor gjøres fleksibelt for å legge til rette for endringer som vi må forvente kommer. Hovedprinsipp Spesialrom nær spesialitetene og sambruk der hvor formålstjenlig Med innspill fra operative enheter har prosjektet utarbeidet tabellen under som forsøker å definere ulike nivå innen kirurgi, med vekt på dagkirurgi og polikliniske operasjoner. Denne danner utgangspunkt for fordeling av aktivitet, behov for areal og nærhet til anestesi og oppvåkning. Et tilrettelagt areal med for eksempel observasjon/hvilerom kan frigjøre kapasitet på de tyngre operasjonsstuene. Polikliniske operasjoner Dagkirurgi Døgnkirurgi Enkel Avansert Enkel Avansert Anestesi Lokalbedøvelse Lokalbedøvelse Sedasjon/narkose Narkose Narkose Anestesipers. Nei Nei Ja Ja Ja ASA (+ tidvis 3) 1-2 (+ tidvis 3) Knivtid Max. 1 time Max.1 time Max. 2 timer Max. 3 timer > 3 timer Postoperativt Nei Observasjon Oppvåkning Oppvåkning Oppvåkning Stue/areal Prosedyrestue Prosedyrestue (ren) Prosedyrestue (større) Operasjonsstue Operasjonsstue Størrelse stue kvm (avhengig av prosedyre) 30 kvm kvm (kan variere) kvm kvm Side 57 av 113

58 Aktivitet Prosjektet legger til grunn dagens avtaler med private leverandører innen kirurgi. Det er kommet flere innspill om at dagens fordeling ikke er optimal og at noe av aktiviteten kan være nødvendig å ta tilbake til HUS for å sikre utdanning, men denne diskusjonen vurderes å være utenfor prosjektets mandat. Aktiviteten som i NPR defineres som dagkirurgi stemmer ikke helt overens med definisjoner i tabellen over. I følge NPR-tall ble det i 2014 utført nærmere 6000 dagkirurgiske inngrep på Kirurgisk klinikk, Ortopedisk klinikk og Klinikk for Hode/hals. DKS hadde i 2014 ca inngrep og DKE ca inngrep, inkludert i disse tallene er også en del større inngrep registrert som døgnkirurgi. Gjennom kartleggingsarbeidet har vi forsøkt å skille mellom dagkirurgi og polikliniske operasjoner. Samtidig har definisjonene i tabellen over kommet på plass i etterkant av mye av kartleggingsarbeidet. Tabellen under viser noen eksempel basert på innspill fra enhetene, men det anbefales at det jobbes videre med å detaljere og konkretisere dette. Det vil være nødvendig å se dette i en større sammenheng som inkluderer all kirurgi i Sentralblokken SOP, DKS, DKE og flytting av KK gyn. Eksempel på inngrep fordelt på ulike nivå Polikliniske operasjoner Dagkirurgi Enkel Avansert Enkel Avansert Ortopedisk klinikk Revisjon av sår, inngrodd negl Fjerne ostemat., achillestentomi, sutur av achillessene Botox, fjerne ekstern fiksatør KK gyn Avanserte sårskift (vakumpumpe) Slyngeoperasjon (konisering), cystoskopi Hysteroskopi, Laparaskopi, sterilisering, descens, versascopi Kirurgisk klinikk Karkirurg: større sårskift Gastro: analinngrep Plastikk: deler av håndkirurgi, noe leppe/gane Beskrivelse av kartlagte muligheter Tilrettelegge for en flytting av Gynekologisk seksjon sin dagkirurgiske aktivitet Gitt analysene over vil det ikke være tilstrekkelig kapasitet i dagens operasjonsstuer i SB til å ta inn all kirurgisk aktivitet fra Gynekologisk seksjon, selv ikke når barn og unge flyttes over til det nye Barne- og ungdomssjukehuset. En integrasjon av Gynekologisk seksjon sin dagkirurgiske aktivitet vil da kreve at det bygges flere dagkirurgiske operasjonsstuer tilrettelagt for anestesipersonale og oppvåkning. Samlokalisere dagkirurgi Med referanse til tidligere tabeller; dagkirurgi må i denne sammenheng forstås som inngrep med anestesipersonell involvert, ikke inngrep som kan gjøres i lokalbedøvelse. Vi skiller ikke mellom enkel og avansert dagkirurgi i vurderingene under. Etablering av Dagkirurgisk senter var et viktig grep for å samle dagkirurgi i større grad, og flytting av Gynekologisk seksjon vil bidra til ytterligere samlokalisering av kirurgien. Ser vi til SB er Side 58 av 113

59 dagkirurgien i dag hovedsakelig fordelt på to områder; Dagkirurgisk senter og klinikk for Hode/hals med Dagkirurgisk enhet (DKE) og Kjevekirurgisk avdeling. Som en konsekvens av dette er også støttetjenester som anestesi og oppvåkning delt. Dette gir 2 hovedalternativer for mulig samlokalisering av dagkirurgi. Alternativ A: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 2 soner o Hode-Hals sin dagkirurgiske aktivitet legges fortsatt i tilknytning til egen poliklinikk o Det bygges operasjonsstuer nær Dagkirurgisk senter for å sikre tilstrekkelig kapasitet til å ta inn KK gyn sin dagkirurgiske aktivitet o Anestesi og oppvåkning fordeles på 2 soner Alternativ B: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 1 sone o Både Hode-hals og KK gyn sin dagkirurgiske aktivitet flyttes og legges som en forlengelse av eksisterende Dagkirurgisk senter o Anestesi og oppvåkning samles og kobles mot en felles dagpost som vil ha et hvileareal Alternativene vil kunne innebære svært ulike konsekvenser vedrørende kompleksitet og investeringspåvirkning ved ombygging, samt konsekvenser for organisasjon, drift og prosesser. Merk at vi i Idéfasen ikke har utredet om det vil være behov for organisatoriske endringer. Dette skal utredes nærmere i senere faser. Samlokalisere polikliniske operasjoner Tabellen på forrige side viser at polikliniske operasjoner krever en prosedyrestue på ca. 30 kvm og at det ofte vil være behov for tilgang til et hvilerom. I dag er prosedyrestuene spredt og benyttes til enklere polikliniske prosedyrer ved behov. En samlokalisering av polikliniske operasjoner vil innebære at aktiviteten i prosedyrestuene i større grad rendyrkes til polikliniske operasjoner. Noen enheter vil da ikke ha tilstrekkelig volum på sine polikliniske operasjoner til å utnytte prosedyrestuen(e) fullt ut. Ved å samlokalisere disse stuene kan de også sambrukes så langt det er mulig og hensiktsmessig. En mulig ulempe ved samlokalisering er at det vil kunne skape avstand mellom operasjonsvirksomheten og den resterende poliklinikken. For pasienten vil dette ha mindre å si, men klinisk personale vil måtte forflytte seg i større grad. Nærhet til felles dagpost med hvilerom vil være viktig å ivareta. Enheter med polikliniske operasjoner som dette kan være aktuelt for: KK Gynekologisk seksjon Ortopedisk klinikk Kirurgisk klinikk o Plastikkirurgi og brannskade o Bryst- og endokrinkirurgi, dersom aktiviteten flyttes inn i SB Klinikk for Hode/hals Vi har laget en skisse som foreslår fysisk lokalisering av fag- og funksjonsområder. Skissen baserer seg på nærhetsbehov identifisert i kartleggingsarbeidet. Samlokalisering av Plastikkirurgisk avdeling og Ortopedisk klinikk, lokalisert nær dagkirurgisk virksomhet o Muliggjøre sambruk av areal til polikliniske operasjoner, samt sikre nærhet mellom disse operasjonsstuene og annen poliklinisk virksomhet o Muliggjøre sambruk av utstyr, eks. UL o Tilrettelegge for realisering av et Håndkirurgisk senter, integrert med ergo- og fysioterapeuter. Se under. o Understøtte en effektiv sterillogistikk ved å samle lik virksomhet o En vil kunne se på muligheter for å samhandle om støttepersonell Side 59 av 113

60 Samlokalisering av Plastikkirurgi og Ortopedi med Karkirurgi, Infeksjonsmedisinsk seksjon og Endokrinologisk seksjon o Samhandling om felles sykdomsmekanisme sårproblematikk. Mye sårbehandling er poliklinisk, men større sårskift krever ofte prosedyrestuer og inkluderes derfor her. Understøtte dagens tverrfaglige samarbeid rundt diabetes med Endo sin diabetespoliklinikk og OT sitt arbeid med diabetessår o Muligheter for å samhandle om areal, utstyr og kompetanse blant personell Vi vil understreke at disse skissene bør jobbes videre med, og vil kunne endres gjennom arbeidet med Konseptfasen. Håndkirurgisk senter Muligheten for å etablere et håndkirurgisk senter ble utredet i Prosjektet gjennomgikk håndkirurgisk virksomhet i Helse Bergen, både av hensyn til utdanningskrav, tilbudet til befolkningen og i lys av arbeidet med det da nye dagkirurgiske senteret. Sluttrapporten anbefalte å etablere et Håndkirurgisk senter i to trinn, organisatorisk lagt til Plastikkirurgisk avdeling. Realisering av senteret ser ut til å ha stoppet noe opp. Det er ansatt en senterleder og rotasjonsordning for LIS-leger er etablert, utover det er tilbakemeldingene fra enhetene at det gjenstår en del arbeid. Noe av årsaken er manglende tilrettelagt areal, noe dette prosjektet kan bidra til å realisere. Dette må eventuelt utredes nærmere i det videre arbeidet, men understøtter viktigheten av å fysisk samle Ortopedisk klinikk, Plastikkirurgen og Fysio- og ergoterapi Vurdering av alternativer for samlokalisering av dagkirurgi opp mot målbildet Som tidligere beskrevet mener vi det er to hovedalternativer for en samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling i SB. Den avgjørende forskjellen mellom alternativene ligger i om vi skal etablere 1 eller 2 soner for dagkirurgi, anestesi og oppvåkning i Sentralblokkens 2. etasje I kapittel 5.4 har vi evaluert nytteeffekter og risikoelementer ved alternativene, som hovedalternativer til nullalternativet. 50 HåndkirurgiRapport-sluttrapport oktober 2010 Side 60 av 113

61 4.15 Anestesitjenester og oppvåkning Bakgrunn for tema Poliklinikk og dagkirurgi har stadig større og tyngre oppdrag, noe som medfører økt behov for anestesi og dermed oppvåkningsareal. Vi har identifisert følgende nøkkelutfordringer: Anestesitjenester er utstyrs- og bemanningskrevende. I dag forflytter personalet seg mye rundt til andre enheter for å tilby anestesitjenester. Narkoseapparat er ikke beregnet å forflyttes og dagens situasjon kan gi unødvendig mye slitasje Stuene der det gis anestesitjenester er ofte ikke egnede. Det er gjerne trangt, med utstyr og ledninger som personalet må bevege seg rundt Manglende og mangelfullt mottaksareal vanskeliggjør logistikken. Både Dagkirurgisk senter og Dagkirurgisk enhet på Hode/Hals har i dag for lite tilrettelagt areal for mottak av pasient. Konsekvensen er at pasienter enten bruker tid inne på operasjonsstuene eller opptar kapasitet i oppvåkningsareal Oppvåkningsareal er i dag en flaskehals o Noen enheter opplever unødvendig lang avstand til oppvåkningsareal o o En del pasienter må legges inn på sengepost når oppvåkningsarealet stenger Avstand til og begrensninger i oppvåkningsareal gjør tidvis at operasjonsstuer ikke utnyttes fullt ut. En kan ikke planlegge operasjon mot slutten av dagen eller operasjon mot slutten av dagen må strykes. Aktivitet I tillegg til aktiviteten på SOP, Dag/thorax og Mottaksklinikken, utfører KSK anestesitjenester på mange ulike steder på Haukeland, blant annet: KSK Utpost (flere steder) Kvinneklinikken Klinikk for hode/hals Medisinsk avdeling: o Medisinsk undersøkelse o Medisinsk avdeling Øyeavdelingen Hjerteavdelingen Radiologisk laber i 1. etasje Øyeavdelingen, Hjerteavdelingen og Radiologisk avdeling er vurdert som ikke aktuelle å flytte til 2. etg. i SB, se vedlegg 14. KSK har et utpostrom i 1. etasje i SB der det utføres mindre inngrep som kateterinnleggelse og ECT. ECT flyttes til det nye Barne- og ungdomssjukehuset i 2016/2017 og kateterinnleggelser gjøres i hovedsak på inneliggende pasienter som også trenger tilgang på røntgen. Utpostrommet vurderes derfor ikke som hensiktsmessig å skulle integrere i en ny løsning for poliklinikk og dagbehandling. Det gjenstår da følgende enheter som må vurderes ifm samlokalisering av anestesi/oppvåkning: Avd./Enhet Seksjon Stuer Oppvåkning Aktivitet 2014 Medisinsk avd Medisinsk undersøkelse 1 stue Postop. 1 et. Ca. 400 (inklusive Gastro/akutt) Hode/hals Dagkirurgisk enhet 2 stuer Egen postop. 707 Kjevekirurgisk avd. 2 stuer Egen postop. 264 Kvinneklinikken gyn. seksjon 6 stuer 1641 dagkirurgi 1219 heldøgn Side 61 av 113

62 Beskrivelse av kartlagte muligheter Anestesipersonale og personale til oppvåkningsenhet er i dag en knapp faktor og det er nødvendig å legge til rette for samlokalisering og sambruk for å unngå at Helse Bergen i fremtiden skal mangle ressurser. Spesielt å legge til rette for: Færre rom der anestesitjenester kan utføres, med fast tilgjengelig anestesiutstyr. Muliggjøres gjennom samlokalisering av virksomhet med behov for anestesi Lokaler til mottak av pasient og oppvåkning slik at areal og personell benyttes hensiktsmessig Operasjons-/prosedyrestuer, mottaks- og oppvåkningsareal i tilknytning til hverandre, med kort avstand mellom stuer det kan utføres narkose på En samlokalisering av dagkirurgi, som beskrevet i kapittel 4.14, og økt samlokalisering av endoskopi som beskrevet i kapittel 4.8, vil understøtte punktene over. Samlokalisering gir mulighet for sambruk av felles anestesiarealer og felles mottaks- og oppvåkningsareal. Lokalisering nær en felles dagpost, som beskrevet i kapittel 4.7, vil kunne frigi kapasitet på oppvåkningsarealet når pasient er våken og kun trenger hvile, drikke og eventuelt en matbit før de skal dra hjem. Utvidet åpningstid på oppvåkningsareal og hvilerom er viktig for å bidra til effektiv utnyttelse av operasjonsstuer og for å unngå unødvendige innleggelser på sengepost. I dag stenger oppvåkning normalt mellom kl Åpningstider på operasjonsstuer og oppvåkning må koordineres, og det anbefales at oppvåkningsareal har åpent minimum 2-3 timer lenger enn operasjonsstuer. I vedlegg 11 beskriver vi nærmere hva vi mener bør kjennetegne utforming av nye løsninger for anestesitjenester, mottaksareal og oppvåkningsareal Vurdering av mulige tiltak opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Samlokalisering og sambruk av anestesitjenester, mottaksareal og oppvåkningsareal Anestesitjenester og utstyr Bedre utnyttelse av anestesipersonale som unngår mye forflytning Økt pasientsikkerhet ved at pasienten forflyttes i mindre grad og er nærmere risikoberedskap Pårørende vet hvor pasienten ligger til oppvåkning og unngår å lete på ulike steder Bedre areal- og utstyrsutnyttelse ved at det legges til rette for sambruk og ikke duplisering av kostbart areal og utstyr Mottaks og oppvåkningsareal Det er en fordel ressursmessig både med tanke på antall plasser, areal, ansatte og åpningstid at en samlokaliserer mottak og oppvåkning Større fleksibilitet mtp at en får breddekunnskap hos de som jobber på en felles oppvåkning Hensyn til behov for fleksibilitet for den enkelte enhets operative personale må balanseres opp mot anestesipersonale sine behov. Samlokalisering kan innebære at fagområder fordeler sin aktivitet på flere områder noe som i enkelte tilfeller kan skape utfordringer. Se kapittel 5.4 for mer rundt dette. Side 62 av 113

63 4.16 Preoperativ poliklinikk Bakgrunn for tema Etablering av preoperativ poliklinikk er et strategisk satsingsområde i Strategiplanen for Helse Bergen , punkt Innledende om preoperativ poliklinikk Preoperativ poliklinikk erstatter innleggelsesdagen. Det betyr at det er det samme preoperative arbeidet som må utføres, men det gjennomføres tidligere enn dagen før operasjon, ofte 14 dager før, og er godt strukturert og koordinert. Noen av målsetningene med å etablere preoperativ poliklinikk: Redusere antall strykninger pga dårlig forberedelse Redusere antall preoperative liggedøgn Bedre pasientbehandling og -sikkerhet Bedre utnyttelse av ressurser Andel strykninger er én av flere faktorer som tilsier at det er muligheter for å forbedre det preoperative arbeidet i større grad, selv om preoperativ poliklinikk alene ikke er løsningen. Den nasjonale målsettingen er satt til under 5 % strykninger og som kurven under viser ligger Helse Bergen over denne målsetningen 51. I Helse Bergen har Ortopedisk klinikk (i samarbeid med KSK) og Kvinneklinikken vært tidlig ute med å etablere egne preoperative poliklinikker. Erfaringene er gode og viser blant annet redusert andel strykninger og mer effektiv utnyttelse av ressurser. Gynekologisk seksjon på Kvinneklinikken skal flytte inn i SB og arealet OT/KSK disponerer til Preoperativ poliklinikk i 1. etasje i SB skal overtas av Brannskaden begge enheter har da behov for nytt, tilrettelagt areal. I tillegg gjøres mye operasjonsforberedelser på ulike steder, men en stor andel av dette er elektivt mottak, ikke preoperativ poliklinikk. Forskjellen mellom disse er: Det er i stor grad de samme forberedelser som gjøres eks. operasjonsindikasjon, anestesitilsyn m.m. Pasienten møter normalt på preoperativ poliklinikk 1-3 uker før operasjon, mens på elektivt mottak legges pasienten ofte inn 1-2 dager før operasjon 51 Helse Bergen, Innsiden, Rapporter; «Strykninger av planlagte operasjoner» - Kirurgisk Serviceklinikk (KSK) juni 2015 Side 63 av 113

64 Flere enheter ser på mulighet for å etablere preoperativ poliklinikk, men har i varierende grad kommet i gang. Utviklingen ser ut til å gå i retning av mer preoperativ poliklinikk, samtidig som noen pasientgrupper ikke egner seg til preoperativ poliklinikk, men må fortsatt legges inn i forkant av operasjon. For å frigjøre kapasitet på sengepost er det ønskelig å se på muligheten for å legge til rette for et areal både for preoperativ poliklinikk og elektivt mottak i ny løsning for poliklinikk og dagbehandling. En slik løsning må være fleksibel nok til å ta høyde for en ytterligere dreining fra elektivt mottak til preoperativ poliklinikk. Prosjektet skal svare ut: Hvordan kan ny arealløsning for poliklinikk og dagbehandling legge til rette for preoperativ poliklinikk? Dette utvides til også gjelde elektivt mottak, og et tydelig skille må opprettholdes. Hva innebærer en preoperativ poliklinikk? Preoperativ poliklinikk er i hovedsak aktuell for døgnkirurgi. Dagkirurgiske pasienter skal normalt ikke ha behov for preoperativ poliklinikk, men unntaket er når legen er i tvil om pasienten kan opereres dagkirurgisk da må pasienten vurderes av anestesipersonale. Det bør legges til rette for at en slik vurdering kan gjøres samme dag som pasienten er på poliklinikken. En del koordinering er påkrevd for å sikre at pasienten kommer seg gjennom alle nødvendige steg (her vil det være noe variasjon avhengig av enhet og pasientgruppe): Sykepleiermottak Journalskriving (noen vil gjøre dette i poliklinikk) Indikasjon for operasjon Blodprøver, røntgen Eventuelt hjertetilsyn og lungetilsyn Fysioterapeut Anestesilege Et viktig prinsipp er at kirurgen tidlig, og helst først, ser pasienten for å stille operasjonsindikasjon og vurderer nødvendig videre arbeid. I dag er pasientene på sykehuset i 4-6 timer, med ca. 2 timer samlet konsultasjonstid. Det er en del venting mellom de ulike stegene som det er potensiale for å kutte ned på, men prosjektet går ikke inn i den problemstillingen. Aktivitet Basert på tilbakemeldinger fra enhetene har vi estimert et antall pasienter som kan ha nytte av preoperativ poliklinikk. I tillegg har vi gjort et estimat på elektivt mottak som enkelte enheter ønsker å flytte ut av sengepost og inn i en sentral poliklinikk. Kirurgisk klinikk har et eget areal for elektivt mottak i 2. etasje, mens Klinikk for Hode/Hals og Hjerteavdelingen gjør det meste på sengepost. Preoperativ poliklinikk: ca pasienter per år o Ortopedisk klinikk o Kvinneklinikken gynekologisk seksjon o Klinikk for Hode/hals o Nevrokirurgen Elektivt mottak: ca pasienter per år o Kirurgisk klinikk o Hjerteavdelingen Det er i tillegg kommet innspill om at det gjøres en del aktivitet på sengepost for å forberede pasienter til prosedyrer, ikke operasjoner. Hjerteavdelingen har en del av dette. Også dette kan være hensiktsmessig å flytte ut av sengeposten og ned i et poliklinikkareal, men prosjektet har ikke gått nærmere inn på dette. Merk at dersom dette skal inkluderes må det gis et eget navn da det ikke lenger vil være snakk om preoperative forberedelser. I vedlegg 12 har vi beskrevet hva preoperativ poliklinikk krever av areal. Side 64 av 113

65 Beskrivelse av kartlagte muligheter Pasientvolum tilsier at ikke alle enheter vil ha behov for en preoperativ poliklinikk alle dager i uken. Dette taler i retning av å samle preoperativ virksomhet i et areal med muligheter for sambruk. Vi har kartlagt og evaluert muligheten for å etablere et felles areal for preoperativ poliklinikk. Alternativet er at hver enkelt enhet i fremtiden organiserer sin egen prepol ved behov. Flyt av pasienter og personell Operatør gjennomfører konsultasjon i moderavdelingens eget poliklinikkareal. Dette grunnet behov for tilgang på utstyr avhengig av fagområde Etter samtale med operatør går pasienten til dedikert areal for videre preoperativ poliklinikk Avhengig av organisering vil pasienten i noen tilfeller møte en turnuslege i prepolarealet for journalopptak, Sykepleiere er tilstede i prepolarealet for sykepleiermottak og gjennomføring av Pasientskole der det er aktuelt Anestesipersonell, fysioterapeuter og annet personell er til stede i prepolarealet etter behov Pasienten går til poliklinikk for blodprøvetaking og/eller røntgen ved behov Pasienten forflytter seg til hjerte- og lungeavdelingen ved behov for tilsyn For å sikre god flyt av pasienter bør et felles prepolareal lokaliseres nær poliklinikkene til involverte enheter, samt nær viktige støttetjenester som eks. poliklinikk for blodprøvetaking og røntgen. Vi anbefaler at konseptfasen utreder nærmere mulighet for å lokalisere et felles prepolareal i 2. etasje i SB. En lokalisering i eksempelvis 1. etg av SB vurderes også til å være i akseptabel nærhet. Etablere et felles prepolareal Et felles prepolareal vil legge til rette sambruk av areal og noe utstyr: Felles venteareal for pasienter til den preoperative poliklinikken, kan muligens også sambrukes med venteareal til annen virksomhet Felles konsultasjonsrom for pasienter til den preoperative poliklinikken o Hit kommer pasienter etter konsultasjon med operatør i moderavdelingen, for samtale med sykepleier, anestesi, fysioterapeut eller annet personell Prosjektet har ikke sett på en mulig organisering av en felles preoperativ poliklinikk, dette blir viktig i det videre arbeidet. Det har likevel kommet noen innspill som kan nevnes: En del koordineringsoppgaver kan gjøres av personale som jobber på tvers av enheter. Mulig sambruk av merkantile og helsesekretærer som kan spesialisere seg på prepol og avlaste sykepleier i større grad Blodprøver, EKG o.l. kan vurderes overført til helsesekretærer som jobber på tvers av enheter Hovedprinsipp Standardrom sambrukes 2.3 Spesialrom nær spesialitetene og sambruk der hvor formålstjenlig Side 65 av 113

66 Vurdering av mulige tiltak opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Etablere et felles prepolareal Bedre pasienttilfredshet Tilrettelagt venteareal Enhetlig koordinering av operasjonsforberedelser Bedre arealutnyttelse Tilrettelagt vente- og koordineringsareal som kan sambrukes på tvers av enheter Pasienten må forflytte seg fra moderavdeling til dedikert areal, og til andre tilsyn ved behov, viktig å sikre at denne avstanden blir minst mulig Bedre utnyttelse av støttetjenester Mulig sambruk av merkantile og helsesekretærer som kan spesialisere seg på prepol og avlaste sykepleier i større grad Bedre medarbeidertilfredshet Større forutsigbarhet og mindre forflytning for anestesipersonale og fysioterapeuter Det skapes et eget miljø for operasjonsforberedelser, ansatte kan fokusere på dette og ikke måtte ta det innimellom Drift av en mulig sentral enhet kan bli krevende ettersom det skal koordineres på tvers av flere enheter en nøye vurdering av organisering, ansvar og fullmakter blir viktig Side 66 av 113

67 4.17 Flytting av gynekologi til Sentralblokken Bakgrunn I tråd med styresak 76/11 52 er det lagt et grunnlag for at Kvinneklinikken vil bli delt mellom det nye Barne- og ungdomssjukehuset (Fødeseksjonen) og SB (Gynekologisk seksjon). En ny løsning for poliklinikk og dagbehandling må ta høyde for dette Beskrivelse av muligheter Ut fra kartlegging av aktivitet og nærhetsbehov mellom fag- og funksjonsområder oppsummerer vi følgende: Poliklinisk virksomhet Vi foreslår at KK gyn sin polikliniske virksomhet lokaliseres i nærhet til Urologi og nedre Gastro og Akuttkir. I Arealplan for Helse Bergen fremheves; «faglege grunnar til at gynekologien kan verte samlokalisert med gastrologi og urologi i Sentralblokka». Dette nærhetsbehovet er også bekreftet gjennom mottatte innspill i kartleggingene. Fysisk nærhet til beslektet virksomhet ut fra felles organplassering - «lille bekken-problematikk» - gir mulighet for samhandling om areal, utstyr og kompetanse/ fagutvikling blant personell Vi foreslår at KK Gyn sin polikliniske virksomhet også lokaliseres i nærhet til Endokrinologisk seksjon i forbindelse med samhandling rundt gynekologiske hormonsykdommer Dagkirurgi Vi foreslår at den dagkirurgiske aktiviteten til KK gyn samlokaliseres med Dagkirurgisk senter. Som nevnt i kapittel 4.14 er det ikke kapasitet i SOP og DKS til å ta inn all operativ virksomhet fra KK gyn, men en utvidelse av kapasitet bør da skje i nærhet til DKS. Det vurderes å være faglige synergier ved å samlokalisere kirurgisk gynekologi med bløtdelskirurgien for øvrig. I tillegg vil kreftbehandling på tvers av fagfeltene bli lettere å koordinere og samordne. Det er allerede i dag samhandling om personell, hvor gastrokirurger ukentlig opererer avanserte gynekologiske kreftinngrep i samarbeid med gyn kreftlegene Seksjon for assistert befruktning (IVF) Vi foreslår at konseptutredningen ser på alternative lokaliseringer av IVF i tilrettelagte spesialarealer, også muligheter for å lokalisere IVF utenfor SB. Virksomheten krever spesialisert areal med strenge krav til teknisk standard og luftkvalitet (Celle og vevsforskriften). I kartleggingen av nærhetsbehov har vi fått innspill på at dette også er en relativt autonom virksomhet, men med nærhetsbehov til nødvendige støttefunksjoner Vi har ikke utredet innplassering av KK gynekologi sine sengeposter i SB eller kirurgiske virksomhet på SOP. Dette må utredes nærmere i andre prosjekter. 52 Arealplan Helse Bergen Side 67 av 113

68 4.18 Forsyningsfunksjoner Bakgrunn Effektiv drift i en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling er avhengig av en effektiv og velfungerende forsyningsfunksjon. I dag er det variasjon i hvordan forsyning i poliklinikkene håndteres, og det gis uttrykk for en rekke nøkkelutfordringer: Klinisk personell bruker tid på å lete etter utstyr, forsyning og drift av rom o Tid brukt på eksempelvis leting etter utstyr går ut over tilgjengelig tid til klinisk virksomhet og daglig drift o Det oppleves å være for mye eller for lite varer på lager, noe som kan medføre svinn, eks. ved varer som går ut på dato (eks steril varer kort holdbarhet) o Enheter opplever å måtte bruke tid på å hente varer fra andre enheter Det er variasjon mellom enheter vedrørende hvem som er ansvarlig for forsyning. Noen enheter har forsyningsportører som utfører aktiv forsyning, i andre enheter er det avdelingssykepleiere eller andre som utfører forsyning. Det er ofte flere ulike aktører involvert i forsyningsjobben, noe som kan medføre: o Mindre oversikt over hva som er bestilt og når o Uklarhet i hvem som har ansvar, og dermed at bestillinger glemmes når det er travelt o Risiko for at man oftere får feil vare, da en i ulik grad er oppdatert på nye varer og muligheter o Sårbarhet ved ferie/sykdom, ettersom ansvar for forsyning er uklart I varierende grad satt i system når på dagen forsyning skal gjennomføres, noe som kan medføre forstyrrelser for klinisk drift Identifiserte nøkkelutfordringer for forsyningsportører i dag: o I de eldste byggene er det noen utfordringer med lokasjoner o Det er en utfordring tilknyttet ansvaret om snuing av kort ved aktiv forsyning Beskrivelse av muligheter Viktige forsyningsfunksjoner for poliklinikk og dagbehandling er: Bestilling av varer internt og eksternt Godkjenning av ferdige bestillinger Bestilling av rent tøy Bestilling av væske fra apoteket Utplassering av varer i skap og påfylling fra depot og ut i avdelingene Kontroll med holdbarhetsdato og omløpshastighet av varer Rengjøring, desinfeksjon og sterilisering av utstyr Med utgangspunkt i målbildet for prosjektet har prosjektgruppen sett nærmere på forbedringstiltak for forsyningsfunksjoner i en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. Kartleggingen har i hovedsak rettet seg mot å se nærmere på muligheten for innføring av aktiv forsyning. Side 68 av 113

69 Innføre «Aktiv forsyning» Aktiv forsyning pr i dag er innført i forhold til medisinske forbruksvarer som bestilles hos Sentralforsyningen. Dette er innført ved en rekke enheter i Helse Bergen, både innen dagkirurgi, poliklinikk og døgnbehandling, se vedlegg 13. Ved innføring av aktiv forsyning fra Sentralforsyningen avtales et standard sortiment i forhold til type/mengde/forbruksmønster som skal forsynes hver enhet. Forsyningstjenester ivaretar poliklinikkene sine behov for varer og utstyr, slik at det til enhver tid skal være mulig å behandle pasientene. Forsyningstjenester har den hele og fulle oversikt over varemengde, hvor ting er plassert, omløpshastighet og holdbarhetsdato, og har ansvar for bestilling, mottak og kontroll over beholdningen. Dette legger til rette for en god totaloversikt over varer, rent tøy, veske, skjema etc., noe som også muliggjør effektiv sambruk av lager/varer som er standard for flere fag- og funksjonsområder. Et sentralt element ved aktiv forsyning er Full-Tom prinsippet. Dette er et enkelt system for lagerhold, der all bestilling gjøres ved bruk av håndterminaler eller såkalte barkodelesere. Prinsippet bygger på at en forbruksvare (eks. for 1 uke) legges i en kurv. Det er to kurver for denne varen. Hver vare har et skilt med en hvit strekkode på den ene siden, og en rød på den andre. Når den første kurven er tom markeres dette ved å snu skiltet fra hvit til rød etikett, og ny kurv tas i bruk. Den som har ansvar for bestilling foretar så bestilling av alle varer som har fått rødt kort ved å føre barkodeleseren over kortet. Dataene lastes så fra håndterminalen til bestillingssystemet Merida ved hjelp av en enkel prosedyre. Ved god organisering av skapet kan bestilling gjøres for eksempel en gang i uken. Best utnyttelse av areal får en ved å benytte fleksible skap for kurver av ulik størrelse (eks. byrumlabflex). For noen varegrupper med mindre variasjon i forbruk kan det være mest hensiktsmessig å avtale faste leveranser. Bilde over: Eksempel på Full-Tom prinsippet I vedlegg 13 har vi oppsummert viktige tema som bør utredes nærmere før en eventuell innføring av aktiv forsyning for de enheter som ikke har dette per i dag. Andre identifiserte tiltaksområder Andre identifiserte forbedringspunkter som kan sees nærmere på i videre arbeid: Økt opplæring i bestillingssystem og rutiner for personell som skal godkjenne bestillinger. Det oppleves at når forsyningsportører har overført bestillinger til avdelingen for godkjenning, hender det at personell ikke vet hvor de skal «finne igjen» bestillingene Se på muligheter for å forbedre dagens system for aktiv forsyning. Er det mulig med elektronisk automatisk melding Full/Tom prinsippet, heller enn å snu en etikett? Sikre faglig god utvikling og kompetanse på logistikk og vareflyt for forsyningsaktører. Eksempelvis å legge til rette for teamarbeid på tvers av sengeposter/poliklinikker Sikre en god dialog med ansvarlige på poliklinikkene og forsyningsaktører Side 69 av 113

70 Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Innføre «Aktiv forsyning» Bedre pasienttilfredshet ved opplevelse av effektive løsninger på sykehuset som legger til rette for fokus på tid med pasient Frigitt tid til klinisk virksomhet og daglig drift Mindre forstyrrelser av klinisk drift ved tilpasset forsyningstidspunkt Årlig kostnadsbesparelse og redusert kapitalbinding Investeringsbehov som gir risiko for økte kostnader om ikke nytteeffekter realiseres Avhengighet til at forsyningsportører er tilgjengelige Avhengighet til å ha en klar dialog mellom Riktigere bestillingskvanta og - forsyningsportører og hyppighet/sirkulasjon enheter vedrørende behov Færre feilbestillinger / økt bestillingskvalitet og endringer i behov Mindre retur av varer Avhengig av klart definerte ansvarsforhold, eks. hvem Mindre svinn fjerner emballasje? Bedre kontroll over behov, lettere å justere Avhengig av god etter sesongvariasjon kompetanse på Bedre oversikt over lagerplassering, mindre bestillingssystem og -rutiner tid brukt på leting Mer effektiv arealutnyttelse til lagringskapasitet (redusert lager/arealbehov) Opplevelse av enklere og mer velfungerende bestillingsprosedyrer kan øke medarbeidertilfredshet Kompetanseheving på kunnskap om varene, beholdningen og leveringstiden til eksterne forhandlere Mindre personavhengig, mindre sårbarhet ved sykdom/ferie gjennom klart definert ansvar for forsyning Side 70 av 113

71 4.19 LAB-tjenester Bakgrunn Svært mange enheter er avhengig av tjenester som Laboratorieklinikken (LK) utfører. I Poliklinikk for prøvetakning tas det ca prøver årlig, derav er ca. 64 % ifm en poliklinisk time på sykehuset. Aktiviteten har økt jevnt over år med inntil 9 % årlig vekst. Det forventes en videre vekst i årene som kommer som følge av generell aktivitetsvekst, dreining fra inneliggende til poliklinisk aktivitet, samt økt forskningsaktivitet. Man ser også at effektivisering i kliniske enheter kan kreve annen eller ny service fra laboratorieklinikken. For å sikre gode og effektive forløp for poliklinikk og dagbehandling er det en viktig forutsetning at Poliklinikk for prøvetakning er lokalisert i nærheten av der poliklinisk virksomhet foregår, samt at kapasiteten er dimensjonert for å håndtere behovet uten forsinkelser. Dagens situasjon for LKBs Poliklinikk for prøvetakning Poliklinikk for prøvetakning er etablert sentralt i 2. etasje i SB. Her tas det blodprøver, samt at det er muligheter for innlevering av prøver som pasienter har med seg. Poliklinikk for prøvetakningsenheten har pr i dag 7 prøvetakingsstoler, som gir en kapasitet på ca 300 pasienter pr dag, gitt dagens åpningstid som er kl Dette forutsetter at pasienttilstrømmingen er jevn gjennom dagen. Slik situasjonen er i dag er det meget stor variasjon i antall pasienter i løpet av dagen. Pågangen er størst midt på dagen, mens det er relativt færre tidlig på dagen og frem mot stengetid. Det er ikke timebestilling for prøvetaking. Dagens venteareal er lite tilfredsstillende og ventetiden kan for mange pasienter bli lang. Etter innføring av elektronisk rekvirering fra DIPS må pasientene vente i to ulike køer; et kølappsystem for å melde at de er ankommet slik at personale kan hente frem bestillingen som ligger elektronisk og et annet kølappsystem for å vente på selve prøvetakningen når alt er klart. Avgrensninger Senter for medisinsk genetikk og molekylærmedisin I tillegg til Poliklinikk for prøvetakning driver også LK poliklinikkaktivitet ved Senter for medisinsk genetikk og molekylærmedisin som er lokalisert i Laboratoriebygget. Denne aktiviteten er ikke analysert i dette prosjektet da det er gitt innspill på at dagens løsning fungerer godt: Dagens plassering er god med hensyn til nødvendig nærhet til avdelingen (klinikk og lab) Arealene er utformet og innredet for å dekke behov for enkeltveiledninger og familieveiledninger (store grupper) Skjerming for å ivareta ulike pasientgrupper Det er ikke behov for umiddelbar nærhet til andre kliniske enheter i poliklinisk sammenheng Vevsprøver I all hovedsak tas vevsprøver på kliniske enheter og Avdeling for patologi. Det er gitt innspill fra Avdeling for Patologi at dagens løsning fungerer godt og at det er ikke er nødvendig å beregne kapasitet i Poliklinikk for prøvetakning for å ta vevsprøver. Denne problemstillingen må tas videre ifm Intervensjonssenteret og Klinisk forskningspost. Prøvetakningsenheter utenfor SB Per i dag har LK prøvetakningsenheter flere steder på sykehuset der det er særskilt behov for det (Kvinneklinikken, Barneklinikken, Parkbygget (Kreft), Gamle Hovedbygg (Nevro/ Revma lab), Divisjon Psykisk helsevern og Avd. for rusmedisin). Vi ser bort fra aktivitet som skjer ved prøvetakningsenheter som er lokalisert rundt omkring på sykehuset og utenfor sykehuset, med unntak av prøvetakningsenheten på KK i og med at all aktivitet skal flyttes ut av dette bygget i Pr i dag tas det ca polikliniske prøver ved KK. Side 71 av 113

72 Beskrivelse av muligheter Det er avdekket noen muligheter gjennom kartleggingsarbeidet som man må se nærmere på i konseptfasen. Vi har vektlagt vurderinger av fremtidig kapasitetsbehov. Detaljert konkretisering av behov vedrørende total kapasitet og areal for støttefunksjonene vil ikke gjennomføres i Idéfasen, men blir viktig i å vurdere i Konseptfasen. Utvidet driftstid vil kunne dekke noe av økt kapasitetsbehov. I denne forbindelse er det viktig å koordinere driftstid i Poliklinikk for prøvetakning med åpningstider i poliklinikken. Kapasitetsbehov ved Poliklinikk for prøvetakning i forbindelse med klinisk aktivitet Pr i dag er dagens kapasitetsbehov ca prøver. Da er aktiviteten ved prøvetakningsenheten i KK inkludert (ca prøver) De siste årene har aktiviteten økt jevnt med inntil 9 % årlig. Dette er en høyere vekst enn ellers i somatikken. I følge klinikken vil behovet øke i fremtiden, men det er vanskelig å forutse hvor stor denne veksten blir. Dersom man antar 5 % årlig økning vil det i 2034 være behov for over 132 prøvetakninger pr år. Se tabell nedenfor. Prøvetakninger i forbindelse med forskning/biobank vil komme i tillegg Aktivitet Antall prøvetakninger (klinisk aktivitet) Dagens behov (2014) Årlig vekst Estimert fremtidig behov i 2024 Estimert fremtidig behov i % % % Det er videre behov for arealer til å utføre flere ulike belastningstester og ta metabolske prøver. Dette inkluderer arealbehov til utstyr samt muligheter for at pasientene kan enten sitte eller ligge avhengig av hvilken test eller prøve som skal tas. Behovet for å gjennomføre slike belastningstester vil øke i årene som kommer. Slike tester utføres i dag ved medisinsk poliklinikk, men det diskuteres om denne tjenesten bør flyttes til poliklinikk for prøvetakning. Endringer i volum, prosedyrer eller driftstider må meldes i god tid på forhånd da det er tidkrevende å rekruttere denne type personell. Utdanningskapasiteten for bioingeniører er per tiden for lav, men det arbeides med å øke kapasiteten Kapasitetsbehov for prøvetakning i forbindelse med forskning I 2016 vil ny Biobank for oppbevaring av forskningsmateriale være etablert i Sengebygg sør. Pr i dag bidrar LK til en hver tid med prøvetakning i ca. 50 ulike forskningsprosjekter, men det tas også mye prøver til forskningsprosjekter rundt omkring på sykehuset der hver forsker kjøper inn utstyr og leier inn personale som tar seg av prøvetakning og behandling av prøvene. Nøyaktige tall for aktiviteten finnes ikke. Det er rimelig å anta at prøvetakning for blod, urin, spytt/ sekret (ikke vevsprøver) kan gjøres både mer effektivt og med høyere kvalitet dersom dette i større grad sentraliseres til Poliklinikk for prøvetakning Ulike belastningstester og metabolske prøver (som nevnt over) er også svært aktuelt og med økende behov innen forskning. Slike tester kan bidra til en langt bedre biokjemisk og klinisk karakterisering av pasientene som igjen vil gi en betydelig styrking av kvaliteten av biobankene Det antas at noe prøvetakning til forskning (spesielt fase 1 og 2 i studier) i fremtiden vil bli tatt ved Klinisk forskningspost og Intervensjonssenteret Dersom prøvetakning og belastningstester til forskning skal foregå ved Poliklinikk for prøvetakning må kapasiteten dimensjoneres for dette. Anslagsvis antall prøvetakninger til forskning ved Poliklinikk for prøvetakning er gitt ved: Side 72 av 113

73 Aktivitet Forskning (Antall prøvetakninger) Dagens behov (2014) Årlig vekst Estimert fremtidig behov i 2024 Estimert fremtidig behov i % % % Utforming av arealer til prøvetakning: Hvert prøvetakningsrom bør være ca. 6-8 kvm. Formen på rommet er avgjørende for minimum størrelse Det må være plass til en relativt stor prøvetakingsstol Rommet må være stort nok til rullestolbrukere. Dersom Poliklinikk for prøvetakning skal håndtere prøvetakning for forskning, bør det settes av areal til følgende i tillegg til kapasitet for selve prøvetakningen: o Et rom med arbeidsbenk og sentrifuge for preparering av prøvemateriale. Bør vurdere ekstra avtrekk for fecesprøver som antas vil øke o Et ekstra støyisolert rom med fryseboks og tilgang på flytende nitrogen o Et rom hvor det kan utføres spesialundersøkelser og belastningstester Automatisert prøvetransport Det må sees på en driftssikker automatisert løsning for transport av prøver til Laboratoriebygget. Dette er et viktig tema, men vi har ikke kunnet gå nærmere inn på det i Idéfasen. Lokalisering av Poliklinikk for prøvetakning i en ny løsning I kartleggingen er det gitt innspill på at dagens lokalisering er god, ut fra vurdering av nærhetsbehov til analyseenheten, sengeposter og storbrukere. Dersom man vurderer en alternativ lokalisering av Poliklinikk for prøvetaking er det viktig å ta hensyn til følgende punkter: Prøvetakningsenheten må plasseres slik at transporten av prøvene til analyseenheten går så effektivt og hurtig som mulig. Jevnt flyt av prøver vil være et mål for rask svarrapportering Man bør i tillegg forsøke å plassere prøvetakningsenheten nær de største brukerne slik at pasientene ikke trenger å forflyttes seg langt for å ta prøver. Dette gjelder spesielt Medisinsk avdeling. Alternativt kan man velge å plassere Poliklinikk for prøvetakning i nærheten av et sentralt venteareal. Det er uansett viktig å ha automatisert transport av prøver som er effektiv og jevn Prøvetakningsenheten bør ligge i nærheten av sengeposter på sykehuset og Laboratoriebygget for å sikre effektiv og fleksibel personalbruk Prøvetakningsenheten må også være lett å finne for pasientene. I tillegg må den være lett tilgjengelig for bevegelseshemmede pasienter Mulighet for sambruk av ekspedisjon og ventesoner Det vurderes at Prøvetakningsenheten kan ha mulighet for å benytte felles ekspedisjon og felles ventesoner med andre nærliggende enheter, samt mulighet for selvinnsjekk og selvutsjekk ved betaling. Et system som muliggjør elektronisk informasjon om ventetid, som tidligere beskrevet under «selvinn- og utsjekk», kan muliggjøre at pasient slipper å oppholde seg i umiddelbar nærhet til Poliklinikk for prøvetakning til enhver tid. Dette vil redusere behovet for venteareal i tilknytning til prøvetakningen Det må være et venteareal i umiddelbar nærhet til prøvetakningsenheten fordi alle pasienter må sitte rolig i 15 min før prøvetakning. Dette må være dimensjonert med plass til 2 til 3 personer pr stikkestol Vurdering av Drop-in løsningen Pr i dag er det kun drop-in og ingen bestilling av time til prøvetakning. Ihht avdelingsledelsen fungerer dette godt og bidrar til effektiv utnyttelse av utstyr og Side 73 av 113

74 personale som både betjener Poliklinikk for prøvetaking og prøvemottaket. Det medgår ikke tid til tildeling av timer for prøvetaking Gjennom kartleggingen er det avdekket at ved noen enheter skal pasient ta blodprøve før konsultasjon hos lege. I dag fungerer det slik at pasient møter først i ekspedisjonen på klinisk avdeling for deretter å bli sendt til Poliklinikk for prøvetakning. Man bør i denne sammenheng se på hvilken informasjon pasienter får i forkant av konsultasjonen. Dersom pasienten skal ta blodprøve før den polikliniske timen bør dette opplyses om i brevet slik at pasienten møter direkte i Poliklinikk for prøvetakning før konsultasjon Vurdering av tiltakene opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for tiltakene. Tiltak Nytteeffekter Risikovurdering Kapasitet: Dimensjonere Pasienten henvender seg kun ett sted for prøvetakning enten det er for klinisk eller Mangel på bioingeniører ift behov Poliklinikk for forskningsøyemed må koordineres med Vanskelig å forutse volum prøvetakning både arbeidet med et evt. Intervensjonssenter både for klinisk aktivitet for økt klinisk og Klinisk forskningspost og forskning, risiko for aktivitet og Mer effektiv utnyttelse av kapasitet og feildimensjonering prøvetakning til kunnskap fra fagpersonell forskning Muligheter for bedre kvalitet når prøver håndteres av en enhet med fagpersonell Automatisert prøvetransport bør gi jevn tilgang på prøver. Felles ekspedisjon og ventesoner med køsystem som gjør at pasientene ikke trenger å oppholde seg lenge i umiddelbar nærhet til Poliklinikk for prøvetakning Drop-in Formulere tekst i innkallingsbrev slik at pasienter som skal ta blodprøver før konsultasjon møter direkte ved Poliklinikk for prøvetakning. Jevn tilførsel av prøver gir god utnyttelse av kapasitet og betydelig bedre logistikk enn om prøvene ankommer i store bulk forsendelser. Svartid vil kunne reduseres både på grunn av bedre logistikk men også på grunn av raskere ankomst til laboratoriet Lettere for pasienter å finne frem Samlet behov for venteareal ved prøvetakningsenhet blir mindre Færre pasienter trenger å oppholde seg i poliklinikkarealene Ved drop-in unngår man tidkrevende koordineringsarbeid med kliniske avdelinger Pasient møter opp direkte på Poliklinikk for prøvetakning og man sparer 1 oppmøte i klinisk ekspedisjon i forkant av konsultasjon Krever installasjon av ny transportløsning Kan bli uoversiktlig, krever god merking Dersom pasient venter utenfor poliklinikkarealene krever dette et system som forteller pasienten at den må gå til Poliklinikk for prøvetakning Dersom køsystem slutter å virke vet man ikke hvor pasienten er Pasienten går hjem rett etter at prøvetakning er ferdig og har ikke oppfattet at den har time på poliklinikken i tillegg Ved drop-in kan man ikke styre aktiviteten og det kan bli lange ventetider på noen tidspunkt ila dagen Side 74 av 113

75 4.20 Radiologiske tjenester Bakgrunn for tema Radiologisk avdeling er en viktig støttetjeneste for sykehuset. I 2014 ble det på Radiologisk avdeling utført ca undersøkelser fordelt på ulike modaliteter. Aktiviteten har økt jevnt over de siste årene med 2-4 %. I tillegg er det en sterk økning i tilsendte bilder, ca undersøkelser i 2014, og det forventes en stadig økende mengde. Store, tunge og kostnadskrevende utrednings- og behandlingsfunksjoner, er pr i dag lokalisert i SB og yter radiologiske tjenester til alle kliniske miljøer. Radiologisk avdeling drifter i all hovedsak denne type utstyr. Driften er sentralisert for å sikre en riktig prioritering av tjenestene, samt en effektiv utnyttelse av utstyret. Radiologiske tjenester til riktig tid er viktig for en optimal pasientflyt og i en sentral poliklinikk med aktører som er avhengige av radiologiske tjenester vil dette være av avgjørende betydning. Andre sykehus, som f.eks A-hus, har valgt å skille mellom inneliggende og polikliniske pasienter i radiologisk avdeling. Dersom ny løsning for poliklinikk og dagbehandling etableres utenfor SB må dette også vurderes som en løsning for Radiologisk avdeling. Forutsetninger Radiologisk avdeling har egne IKT-systemer for pasientadministrasjon og bildebehandling. En samordning mellom radiologisk timetildeling og klinisk timetildeling krever kommunikasjon på tvers av systemene. Dette fungerer ikke tilfredsstillende i dag og krever tidsbruk for personale og manuell oppfølgning. En grunnleggende forutsetning for at radiologiske tjenester skal fungere ift optimal pasientflyt er at IKT-systemene i enhetene er integrert. I denne kartleggingen er det tatt utgangspunkt i at MR, CT og radiologisk kateterbasert intervensjon ikke er aktuelle modaliteter å lokalisere inn i en sentral poliklinikkløsning. Årsaken til dette er at disse modalitetene krever medisinteknisk utstyr som både er kostnads- og arealkrevende. En ombygging for installasjon av denne type utstyr er svært kostnadskrevende og det er mange hensyn som må tas, for eksempel både ift bygningskroppens bæreevne, strålevern, støyskjerming og andre spesielle bygningstilpasninger. Det er gjennom kartleggingen gitt innspill på at driftsplanleggingen er enklere og kapasitetsutnyttelsen blir høyere dersom man samler disse modalitetene i en sentral driftsenhet. Årsakene til dette er at Undersøkelser på disse modalitetene krever mer planlegging i forkant, forberedelse av pasient, forhåndsutfylling av sjekklister og spesialkompetanse hos personale Det er lettere å veksle mellom polikliniske-, planlagte inneliggende- og øyeblikkelig hjelp pasienter når alt er samlet Bedre muligheter til å benytte personalressursene fleksibelt da de er i fysisk nærhet av hverandre Undersøkelsene på disse modalitetene må beskrives av radiolog og kan være tidkrevende å tolke. Man må derfor påregne noe tid mellom planlagt radiologisk undersøkelse og poliklinisk time. Per i dag tas CT og MR undersøkelser i forkant av poliklinisk time. Det er mer tidkrevende å beskrive disse undersøkelsene og man planlegger derfor tid mellom bildeopptak og poliklinisk konsultasjon. CT, MR og radiologisk kateterbasert intervensjon vil derfor ikke være så kritisk med hensyn til fysisk nærhet i en poliklinisk virksomhet som tar sikte på hurtige og mindre kompliserte pasientforløp. Dersom man velger å etablere en ny løsning for poliklinikk og dagbehandling et annet sted enn i sentralblokkens 2. etasje må disse modalitetene vurderes på nytt. Side 75 av 113

76 Beskrivelse av kartlagte muligheter Radiologisk avdeling i en Sentral løsning Ved en plassering av polikliniske enheter i nærheten av Radiologisk avdeling i SB, vil en sentral løsning som vi har i dag, kunne være tilstrekkelig såfremt kapasiteten er godt dimensjonert, IKTløsninger er på plass og forflytning for pasient ivaretas på en god måte, også for forflytningshemmede. Det er gitt innspill på at ventearealene i Radiologisk avdeling er utilfredsstillende. Arealene er i korridorer med stor gjennomgangstrafikk med til dels svært syke pasienter. Det er ingen muligheter for skjerming og det kan være lange avstander for forflytningshemmede. Radiologisk avdeling har per i dag ikke nok kapasitet til å gi tilbud til alle polikliniske pasienter og en økning av kapasiteten vil derfor være nødvendig dersom alle poliklinikker skal få utført sine ønskede tjenester ved HUS. Åpning av radiologisk enhet i Mottaksklinikken vil trolig kunne gi en bedre kapasitet på de konvensjonelle labene i hovedavdelingen. Effekten av dette er foreløpig ikke kjent. Radiologisk satellitt - Desentral løsning For poliklinikker med stort volumbehov og/ eller spesielle pasientbehov bør man vurdere desentrale løsninger. I en ny løsning for poliklinikk og dagbehandling anses konvensjonell røntgen og ultralyd for de mest aktuelle radiologiske tjenestene som det bør tilrettelegges for. Dette er stort sett raske og relativt ukompliserte undersøkelser, både å utføre og beskrive, samt at det krever mindre bygningsmessige tilpasninger enn de mer kompliserte modalitetene. Behovet for desentrale løsninger for enkelte modaliteter vurderes avhengig av hvor en ny poliklinisk enhet plasseres. Pasientlogistikk er det sentrale i denne sammenheng. Konvensjonell røntgenlab Flere av enhetene som er aktuelle for samlokalisering i en sentral poliklinikk har et stort behov for vanlige røntgenundersøkelser. Nedenfor viser en tabell med antall polikliniske undersøkelser utført pr henvisende avdeling. Side 76 av 113

77 Henvisende avdeling* Polikliniske undersøkelser 2013* Side 77 av 113 Polikliniske undersøkelser 2014* Aktivitet som sendes til HDS Samlet aktivitet Fremskrevet aktivitet 2035** Ortopedisk klinikk Ekstern poliklinikk Lungeavdelingen Revmatologisk avdeling Plastikkirurgisk avdeling Medisinsk avdeling Kreftavdelingen Urologisk seksjon Hjerteavdelingen Klinikk for Hode-Hals Nevrokirurgisk avdeling Gastrokirurgisk avdeling KSK Gynekologisk avdeling Tabell: Viser antall polikliniske undersøkelser utført på generell seksjon ved hovedavdelingen i SB. Tallene er hentet fra BI rapportmodul. * Avdelinger/ seksjoner med under 50 undersøkelseskoder i 2014 er ikke med i oversikten ** Ved bruk av Helsetjenestemodellen, se kapittel 5.2. Ekstern poliklinikk er undersøkelser som er utført på bakgrunn av henvisninger som kommer utenfra, f.eks fra fastleger og smittevernkontoret. Problemstillingen i henvisningen tilsier at disse undersøkelsene skal utføres på Radiologisk avdeling som ledd i et pasientforløp som i utgangspunktet foregår utenfor Haukeland sykehus. Dette gjelder i all hovedsak undersøkelser ifm TBC, røntgen thorax, ortopediske og nevrologiske utredninger. Radiologisk avdelingen har pr i dag ikke tilstrekkelig kapasitet til å håndtere behovet for radiologiske tjenester og kliniske avdelinger på sykehuset må derfor henvise pasienter til eksterne aktører. Dette gjelder særlig konvensjonell røntgen (og MR). Manglende kapasitet på skjelettundersøkelser har særlig berørt pasienter ved Ortopedisk klinikk og Revmatologisk avdeling. I 2014 ble det utført ca røntgenundersøkelser ved Haraldsplass for Ortopedisk klinikk (3.800) og Revmatologisk avdeling (1.100). Pasienter kan bli henvist til Haraldsplass så fremt de ikke er forflytningshemmede. Etter at bilder er tatt møter pasienten ved aktuell poliklinikk ved Haukeland. En konvensjonell røntgenlab plassert i poliklinikkarealene vil kunne bedre pasientflyten: Forflytningshemmede pasienter får både røntgentjeneste og poliklinisk konsultasjon på samme lokasjon En kapasitetsøkning vil gi mulighet for å tilby polikliniske pasienter i en ny løsning for poliklinikk og dagbehandling enkle røntgenundersøkelser som skissert Enklere for pasienter å finne frem Undersøkelser på denne modaliteten tar som regel kort tid Kliniker kan selv se på og vurdere bildene Enklere modalitet å plassere desentralt da det ikke krever spesialkompetanse hos utførende personale Krever ikke radiolog til stede, det er tilstrekkelig at radiolog kan nås på telefon En konvensjonell røntgenlab bør plasseres i nærheten av polikliniske enheter med størst behov for denne tjenesten, se tabell ovenfor

78 Dersom det etableres en Preoperativ poliklinikk i en sentral poliklinikkløsning vil også denne enheten kunne dra nytte av en konvensjonell røntgenlab Fremtidig kapasitetsbehov: Estimat fra helsetjenestemodellen (ref. kapittel 5.2) viser en økning i aktivitet på mellom 30 og 40 % frem til 2035 for ulike enheter. I tabellen ovenfor synliggjøres hva en 35 % økning i antall undersøkelser i 2035 vil utgjøre. Dette forutsetter samme forbruksmønster av konvensjonell radiologi som i dag. Tall fra 2014 viser at det tas ca undersøkelser på 1 skjelettlab og ca undersøkelser på 1 røntgen thorax lab. Dette inkluderer både inneliggende og polikliniske pasienter og disse tas hovedsakelig i tidsrommet (Inneliggende pasienter i seng tar lenger tid pr pasient enn polikliniske pasienter.) Ved beregning av kapasitet pr lab kan man legge følgende til grunn: Gjennomsnittlig tid pr enkle polikliniske skjelettundersøkelser: min Gjennomsnittlig tid pr polikliniske røntgen thorax: 5-10 min Antall driftsdager: 220 Direkte pasienttid = antall driftstimer * utnyttelsesgrad Direkte pasienttid (timer) Røntgen Thorax (7,5 min/us) Skjelettundersøkelser (15 min/us) Arealer til konvensjonell røntgenlab Man kan ta både skjelett- og røntgen thorax på samme røntgenlab. Dersom man etablerer 1 lab i en sentral løsning vil dette grovt sett kreve: Undersøkelsesrommet: Arealet må være stort nok til å romme selve laben, plass til seng, stol til pasient og skap for diverse utstyr. Anslagsvis 35 kvm 2 omkledningsrom og depot: Hvert rom må ha inngang fra venteareal og videre en dør inn til laben. Dette vil sikre en effektiv pasientflyt da en pasient kan forberede seg mens en annen pasient tas bilde av. Anslagsvis 2-3 kvm pr rom, totalt 6-9 kvm. Manøverrom for radiograf som må være stort nok til å romme 2 radiografer, plass til evt annet personell som er tilstede, f.eks studenter som deltar på undersøkelser og utstyr. Anslagsvis kvm. Areal til tekniske installasjoner Totalt sett for 1 røntgenlab: kvm Det antas da at felles venteareal med toalett er i nærheten av laben. Etablering av en konvensjonell røntgenlab i en sentral løsning vil kunne ha flere nytteffekter. Dette må vurderes nærmere opp mot økonomiske betraktninger mht både ombygging, utstyrsanskaffelse og driftskostnader ved utvidelse av kapasitet (hovedsakelig personal-, IKT- og vedlikeholdskostnader). Dette må evt. sees nærmere på i en konseptfase og arealer til en evt. konvensjonell røntgenlab er ikke inkludert i arealberegningene i kapittel 5.2. Drop-in For enkle røntgenundersøkelser kan det være muligheter for en drop-in løsning da disse undersøkelsene ikke krever særlig forberedelse av pasient og er relativt raske å utføre. Til eksempel beregner man ca 5-10 min per pasient for røntgen thorax og min for generelle skjelettundersøkelser. Alternativt kan kapasiteten fordeles mellom elektiv virksomhet og øyeblikkelig hjelp/ drop-in. I prosjektet «Alle Møter» finnes det simuleringsverktøy som gjør det Side 78 av 113

79 mulig å beregne en optimal fordeling av kapasiteten på ulike hastegrader. Dette må evt. sees nærmere på i en konseptfase. Undersøkelser foretatt på ultralydlaber lokalisert i hovedavdelingen i SB En annen modalitet som kan egne seg og bør vurderes i større grad samlet i en sentral poliklinikkløsning er Ultralyd. Dette må sees i sammenheng med Løsninger for akutt poliklinikk for visse pasientforløp Vil kreve radiolog og hjelpepersonale til stede Kan egne seg for drop-in innenfor gitte tidsintervall og for enkle problemstillinger som ikke krever pasientforberedelser. Mulighet for sambruk med andre enheter Konseptfasen bør for øvrig utrede nærmere all poliklinisk ultralydaktivitet som foregår på sykehuset og vurdere muligheter for sambruk og oppgaveglidning Henvisende avdeling Polikliniske undersøkelser 2013* Polikliniske undersøkelser 2014* Side 79 av 113 Fremskrevet aktivitet 2035** Medisinsk avdeling Gastrokirurgisk avdeling Urologisk seksjon Kreftavdelingen Plastikkirurgen Ekstern poliklinikk Ortopedisk Barneklinikken ØNH Gynekologisk kreft/generell Revmatologisk avdeling Hjerteavdelingen Hudavdelingen Lungeavdelingen Tabell: Viser antall polikliniske undersøkelser foretatt på ultralydlaber lokalisert i hovedavdelingen i SB. Tall er hentet fra BI rapportmodul. * Avdelinger/ seksjoner med under 25 undersøkelser i 2014 er ikke med i oversikten ** Ved bruk av Helsetjenestemodellen, se kapittel 5.2. Polikliniske undersøkelser utgjør i overkant av 20% av totalt antall ultralydundersøkelser. Antall undersøkelseskoder utført for barneklinikken er polikliniske undersøkelser utført på vakttid. Disse (evt deler av disse) vil bli håndtert i BUS dersom det opprettes vaktteam på Barnerøntgen i nye BUS i Estimat fra helsetjenestemodellen viser en økning i aktivitet på mellom 30 og 40 % frem til I tabellen ovenfor synliggjøres hva en 35 % økning i antall undersøkelser i 2035 vil utgjøre. Dette forutsetter samme forbruksmønster av ultralyd som i dag. Ekspedisjon og ventearealer Ekspedisjon og ventearealer for røntgenundersøkelser vil kunne sambrukes med nærliggende polikliniske enheter. Mottak av pasient vil ikke kreve spesiell kunnskap om undersøkelsene pasienten er henvist til. Henvisningskriterier Enkle røntgenundersøkelser vurderes pr i dag ikke av radiolog

80 Det er viktig med korrekt og tilstrekkelig informasjon for å vurdere undersøkelsestype og tidsbruk. Sjekklistebasert henvisninger med minimumsinformasjon om pasientens tilstand og utfordringer, f. eks. mobilitet, forflytningshemming, kommunikasjonsutfordring. Det forutsetter et nært samarbeid mellom klinisk avdeling og radiologisk avdeling. IKT Etter planen skal det bli ett felles RIS/ Pacs system i Helse Vest ila de neste 3 årene. For at pasientflyten skal fungere på en optimal måte forutsettes det integrerte IKT system. Det forutsettes også at det etableres et bookingsystem som gjør samordning poliklinikk mulig på en hensiktsmessig måte Vurdering av mulige tiltak opp mot målbildet I tabellen under har prosjektgruppen oppsummert en vurdering av nytteeffekter og risikoelementer for å etablere en skjelettlab/ røntgen thoraxlab i ny løsning for poliklinikk og dagbehandling. Målområde Nytteeffekter Risikovurdering Etablere skjelettlab/ røntgen thoraxlab i ny løsning for poliklinikk og dagbehandling Økt pasienttilfredshet En integrert lab vil kunne øke tilfredshet gjennom at det blir lettere å finne frem til røntgenlab og være mindre behov for forflytning. Spesielt viktig for forflytningshemmede pasienter Raskere forløp Dagens kapasitet er ikke tilstrekkelig, pasienter må fortsatt sendes ut. Ved utvidelse av kapasitet vil man kunne gi raskere og bedre tilgang til enkle røntgenundersøkelser Mer effektiv pasientflyt Økt arealutnyttelse Sambruk av felles venteareal Muligheter for sambruk av felles ekspedisjon Dersom det etableres en Preoperativ poliklinikk i en sentral poliklinikkløsning vil også denne enheten kunne dra nytte av en konvensjonell røntgenlab Risiko for ventetid, dersom drop-in timer benyttes kan kødannelse oppstå i perioder av dagen. Kostnadskrevende mht både ombygging og utstyrsanskaffelse Økte driftskostnader ved utvidelse av kapasitet (hovedsakelig personal-, IKT- og vedlikeholdskostnader) Avhengig av integrerte datasystemer Flytter personale fra et større faglig miljø. Modaliteter som muliggjør rotasjon for personalet vil ivareta behovet for tilhørighet til avdelingen og faglig kompetanse Side 80 av 113

81 4.21 KEF`er, sosionomer, logopeder, fysioterapeuter og ergoterapeuter Klinisk ernæringsfysiologitjenester (KEF er) Avdeling for klinisk ernæring(ake) er en intern tjeneste som har tilbud til alle klinikker ved sykehuset, og er organisatorisk lagt under Medisinsk avdeling. AKE betjener inneliggende- så vel som poliklinisk henviste pasienter. Årlig har AKE ca 1100 timer i poliklinikk fordelt på 10 forskjellige KEF er på 10 halvdagssesjoner/uke. Kun i liten grad har KEF anledning til å ta imot pasienter i henvisende avdelings poliklinikk. 50% av de polikliniske konsultasjoner er barn. Disse vil når BUSP står ferdig kunne betjenes der, men inntil da må de betjenes i KEF s poliklinikk. Helse Bergens ernæringsstrategi understreker satsing på screening for underernæring og vurdering av ernæringsstatus, som del av utredningen ved innkomst i mottak, prepoliklinikker og ved dagbehandling 53. Det er viktig at ernæringsbehandling kommer i gang så tidlig som mulig og kan integreres i den helhetlige behandlingen. Behovet for ernæringsbehandling og kostveiledning er stort og fagområdet Klinisk ernæring har et stort potensial for fremtiden, både ift inneliggende og polikliniske pasienter. Det er per i dag ikke polikliniske takster for KEF, men dette er under arbeid hos sentrale myndigheter. Aktiviteten har hatt stor vekst og dette vil fortsette i takt med veksten i de kliniske enhetene. Polikliniske enkeltkonsultasjoner skjer på standard konsultasjonsrom, og per i dag er det ofte behov for tilgang på informasjonsmateriell og produkter i forbindelse med konsultasjonene. Av utstyr kreves vanligvis tilgang på vekt, høydemåler, impedans vekt/-måleutstyr, printer og kjøleskap. Dersom en legger til rette for mer mobilt eller elektronisk materiell og utstyr i fremtiden, er en mindre avhengig av spesifikke rom. En samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling vil understøtte nærhet til de kliniske avdelingene KEF betjener. Det må være tilrettelagt for at KEF er kan booke og benytte standard konsultasjonsrom der det er hensiktsmessig å treffe pasient, og/eller klinisk personell fra andre fagområder. Løsninger for booking må også støtte koordinering av timer og behov for andre støttetjenester, som eksempelvis tolk. Resepsjoner bør kunne ha oppmøteoversikt over og motta pasienter også til KEF er. Det er et ønske å få merkantil bistand til booking og innkalling til time. Opplæring av pasienter og pårørende (OPP) og konsultasjoner i grupper er i vekst. Flere av pasientene som gjennomfører gruppeopplæring, har behov for individuell veiledning i tillegg særlig de der er i ernæringsmessig risiko. Gruppeopplæring av pasienter og pårørende foregår i dag på Lærings og mestringssenteret. I kapittel 4.13 beskrives muligheten for bedre tilrettelegging for gruppeopplæring i nærheten av en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. For KEF er er det da behov for større undervisningsrom med PC, videoframviser og skjerm, samt et demonstrasjonskjøkken med kjøkkenutstyr og speil i tak. Dette er arealer som kan sambrukes. Vi vil nevne at en felles preoperativ poliklinikk bør også inkludere KEF er i tverrfaglig utredning av bla ernæringstilstand. Fleksibilitet i fremtidige løsninger må ivareta behov for areal gjennom mulighet for sambruk. Behov må tilpasses forventet vekst i aktivitet. Sosionomtjenester Sosionomtjenester tilbys ved de ulike enhetene i Helse Bergen og det er polikliniske konsultasjoner og konsultasjoner for inneliggende pasienter. Det ventes en vekst i aktivitet i takt med veksten i de kliniske enhetene. Sosionomer har i tillegg en del telefonkonsultasjoner med 53 God ernæringspraksis, Retningslinjer for ernæringsbehandling i Helse Bergen HF Side 81 av 113

82 pasienter. Når utredningsposten ved Mottaksklinikken åpner må Sosionomtjenester bli en integrert del av tilbudet. Sosionomer gjennomfører en del opplæring av pasienter og pårørende. Dette foregår i dag på Lærings og mestringssenteret og på de ulike enhetene. I kapittel 4.13 beskrives muligheten for bedre tilrettelegging for gruppeopplæring i nærheten av en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. Det er viktig at sosionomtjenester er en integrert del av dette tilbudet også i fremtiden. Polikliniske enkeltkonsultasjoner skjer på standard konsultasjonsrom. Kun standard utstyr kreves, herunder PC, printer, telefon, skrivebord og kontorstol. En samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling vil understøtte nærhet til de kliniske avdelingene, spesielt til KK gyn, Medisinsk avdeling og Ortopedisk klinikk. Det må være tilrettelagt for at Sosionomer kan booke og benytte standard konsultasjonsrom der det er hensiktsmessig å treffe pasient, og/eller klinisk personell fra andre fagområder. Løsninger for booking må også støtte koordinering av timer og behov for andre støttetjenester, som eksempelvis tolk. Resepsjoner bør kunne ha oppmøteoversikt over og motta pasienter også til Sosionomer. Det er et ønske å få merkantil bistand til booking og innkalling til time. Fleksibilitet i fremtidige løsninger må ivareta behov for areal gjennom mulighet for sambruk. Behov må tilpasses forventet vekst i aktivitet. Logopedtjenesten Logopedtjenesten betjener i all hovedsak inneliggende pasienter. Denne aktiviteten utføres i stor grad på Avdeling for fysikalsk medisin og rehabilitering på Nordås (AFMR), i Gamle Hovedbygg (eks. slagpasienter) og Haraldsplass DS. Poliklinisk aktivitet foregår i hovedsak på ØNH (svelgevansker, stemmepasienter) der logoped vurderer pasient sammen med lege, men i tillegg er det noe aktivitet på Nevrologisk poliklinikk (ALS og MS), Radiologisk avdeling (filmopptak av svelgefunksjon), AFMR og ved Haraldsplass DS. I en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling må det være tilrettelagt for at logopeder kan booke og benytte standard konsultasjonsrom der det er hensiktsmessig å treffe pasient, og/eller klinisk personell fra andre fagområder. I dette tilfellet ofte fra ØNH og i direkte tilknytning til poliklinisk undersøkelse hos lege. Løsninger for booking må også støtte koordinering av timer og behov for andre støttetjenester, som eksempelvis tolk. Resepsjoner bør kunne ha oppmøteoversikt over og motta pasienter også til Logopeder. Fleksibilitet i fremtidige løsninger må ivareta behov for areal gjennom mulighet for sambruk. Behov må tilpasses forventet vekst i aktivitet. Fysioterapitjenesten Fysioterapiavdelingen betjener både inneliggende og polikliniske pasienter. Per i dag er det sambruk om flere fysioterapiareal, både på tvers av seksjoner innen Fysioterapiavdelingen og med kliniske avdelinger når det gjelder enkelte rom. Det oppleves å være et økende behov for fysioterapitjenester til poliklinikk og dagbehandling. I en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling må det derfor tilrettelegges areal for fysioterapeuter som er lokalisert i tilknytning til de enhetene som det arbeides tverrfaglig med. I en ny løsning vil det være behov for både standardrom og spesialrom for Fysioterapiavdelingen: Standardrom lokalisert i nærheten til: Ortopedisk poliklinikk: Dette er de mest komplekse pasientene og det er behov for standardrom i nærhet til klinisk personale Brannskaden: ofte livslang behandling av disse pasientene, fysioterapeutene jobber tett med lege og sykepleier i behandlingen Side 82 av 113

83 Plastikkirurgen: Spesielt vedrørende håndtrening arbeider fysioterapeutene tett tverrfaglig for eksempel med sykepleiere ifm sårskift, bandasjering, suturfjerning og gipsfjerning Hode-Hals: det er behov for et standardrom i tilknytning til utredninger som foregår på Balanselaboratoriet Spesialrom lokalisert i nærheten til: Ortopedisk poliklinikk: Det er behov for et større spesialrom som gir muligheter for funksjonstesting og som inneholder nødvendig fysioterapiutstyr (benk, gangbane, sykkel osv). Rommet bør kunne deles inn i to mindre rom for mest mulig fleksibel bruk. Dette rommet må være i nærheten av kliniske poliklinikker (OT, plastikk kir/ BSA, HH) og røntgen. Rommet vil kunne sambrukes ift pasienter som trenger denne type rom. Pr i dag har fysioterapiavdelingen et tilrettelagt spesialrom for dette i sentralblokkens 2. etasje I tillegg vil det være sambruk om gipsrom. Spesialrom til skinnelaging, se spesialrom under Ergoterapiavdeling. Ved at disse enhetene er lokalisert i nærheten av hverandre vil dette gi muligheter for større sambruk av standardrommene for fysioterapeutene. I tillegg trenger Fysioterapi et større treningsareal som kan være felles med Ergoterapi, se nedenfor. Ergoterapitjenesten Ergoterapiavdelingens aktivitet utføres hovedsakelig ved Avdeling for fysikalsk medisin og rehabilitering på Nordås (AFMR), Nevroklinikken, Revmatologisk avdeling, OT rehabilitering og Plastikkirurgen. Avdelingen betjener både inneliggende og polikliniske pasienter. Det oppleves å være et økende behov for ergoterapitjenester til poliklinikk og dagbehandling. Den polikliniske aktiviteten utføres i all hovedsak ved Revmatologisk avdeling og Plastikkirurgen. I denne sammenheng vurderes Ergoterapiavdelingens behov kun ift Plastikkirurgen. Som en del av arealet til plastikkirurgisk avdeling vil det være behov for et spesialrom for skinnelaging og behandling av håndskader. Ergoterapeutene arbeider tett tverrfaglig med andre yrkesgrupper som sykepleiere og kirurger/leger og fysioterapeuter. Behovet for spesialrom er estimert ut fra ergoterapeutenes virksomhet ved plastikkirugisk avdeling i dag og for kommende år. Spesialrommet må være stort nok til å romme flere terapeuter samtidig. Dette krever flere arbeidsstasjoner med behandlingsbord (med en hydrokolator pr bord), plass til utforming av ortoser med avtrekk og et lagerrom for oppbevaring av utstyr. I tillegg vil det være behov for flere pc er da mye av skrivingen og forberedelser foregår rett før og/eller rett etter behandling. Dette vil være et rom som sambrukes av ergoterapeuter og fysioterapeuter. Per i dag har Ergoterapiavdelingen et spesialrom (skinnerom) i tilknytning til Plastikkirurgen. Det er gitt innspill på at utformingen av dette rommet er lite hensiktsmessig da rommet er for lite/trangt til å kunne behandle flere pasienter samtidig. Dette er spesielt utfordrende ifht å ivareta taushetsplikten og arbeidsmiljøet til de ansatte. Det bør derfor være standardrom i tilknytning til spesialrommet for testing (eks. sensibilitet) som krever ro, og enesamtaler mellom pasient og terapeut. Dette er rom med muligheter for sambruk. Behov for felles treningsareal for Fysioterapi og Ergoterapi Opplæring og konsultasjoner i grupper er i vekst, dette gjelder også innenfor fysioterapi/ergoterapi (og andre faggrupper). I denne sammenheng er det behov for et større treningareal/treningrom som kan benyttes for gruppetrening og trening i ulike aktivteter. Dette rommet trenger ikke å lokaliseres i poliklinikkarealene, men bør være i nærheten slik at det sikrer enkel tilkomst, også for inneliggende pasienter. I tilknytning til treningsaralet vil det være behov for tilgang på stillerom/testrom hvor man kan følge opp bla pasienter med spesielle behov, enesamtaler og testing. Disse rommene kan også sambrukes. Se kapittel 4.13 der muligheten for bedre tilrettelegging for gruppeopplæring i nærheten av en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling beskrives. Side 83 av 113

84 4.22 Akutt poliklinikk Enheter som driver elektiv poliklinisk virksomhet må også planlegge for et akuttbehov for polikliniske timer, heretter kalt akuttpoliklinikk. Det oppstår løpende behov for å håndtere akuttpoliklinikk, dette kan være pasienter som kommer via Akuttmottaket, pasienter som kommer fra sengeposter eller møter direkte i poliklinikkene. Behov for akuttpoliklinikk varierer fra enhet til enhet og det er variasjon i hvordan man planlegger for denne aktiviteten. Noen sørger for at det er ledige timer i timebøkene til poliklinikkbehandlerne slik at de kan ta akuttpoliklinikk etter hvert som de kommer, mens andre legger dette på egne vakthavende som ikke tar andre polikliniske oppgaver. I delprosjektet «Bedre planlegging og gjennomføring av poliklinikk», som er en del av «Alle Møter», jobbes det med rutiner og bruk av støtteverktøy for å planlegge kapasitet og timebooking frem i tid. En viktig del av denne planleggingen er å sikre tilgjengelig kapasitet for å håndtere akuttpoliklinikk og det er flere vurderinger som må gjøres, eks: Hvor mye av driftstiden kan bookes vs hvor mye må holdes tilgjengelig? Holdes tilgjengelig tid av på gitte tidspunkter i løpet av en dag? Dette kan hver enhet planlegge ut fra en studie av historikk og prognoser for fremtidig aktivitet. Gitt at dette jobbes med i «Alle Møter» har vi ikke gått mye nærmere inn på temaet. Imidlertid vil vi fremheve noen momenter under. Pasienter som sendes til sengepost fra Akuttmottaket (AKM) når de burde gått til en poliklinikk Det er flere pasienter som kommer inn til AKM, og derfra sendes videre til sengepost grunnet manglende kapasitet i poliklinikkene. Denne gruppen er vanskelig å identifisere og kvantifisere. Vi har manuelt gått gjennom data for januar og februar 2015 og ut i fra dette gjort et anslag for hvor mange pasienter som kunne vært håndtert poliklinisk årlig. Dette gjelder først og fremst der formålet med innleggelse er å få gjort en undersøkelse som normalt kan utføres poliklinisk. I denne pasientgruppen antas det å ikke være store årstidsvariasjoner. Da tallmaterialet er usikkert blir estimatene grove: Avdeling Eksempel på problemstilling Antall konsultasjoner per år Hjerteavdelingen Ekkokardiografi Medisinsk avdeling Gastroskopi Det bør vurderes å iverksette tiltak som ser nærmere på bedre tilrettelegging for å håndtere disse pasientene i poliklinikkene, heller enn at de sendes til sengepost. I tillegg gjøres det mottak av pasienter til innleggelse i AKM. Dette er også noe som bør vurderes om alternativt kan utføres i poliklinikkene. Pasienter som sendes til AKM når de burde blitt henvist direkte til en poliklinikk Det er flere pasienter som kommer inn til AKM, som om mulig heller kunne blitt henvist direkte til en poliklinikk. Disse pasientene får ofte ikke prioritet i AKM, og må vente lenge, samtidig som de skaper en «propp» i systemet. Vanligvis kommer leger fra avdelingene til AKM og behandler disse pasientene der. Vi estimerer at det skrives ut om lag 7000 pasienter fra AKM til eget bosted årlig (6845 i 2014). Langt i fra alle av disse egner seg til å gå direkte til en poliklinikk. Av disse har vi trukket ut grupper som kan egne seg for henvisning direkte til poliklinikk, heller enn AKM. Tallene er fra 2014 og rundet av til nærmeste 50. En stor del av pasientene får behandling utenfor vanlig kontortid, og det vil derfor være naturlig å se dette i sammenheng med evt. utvidelse av driftstid ved poliklinikkene. Side 84 av 113

85 Avdeling Eks. på problemstilling Antall per år Andel innenfor 8-16 Medisin Mistenkt DVT 600 Ca 75% Plastikkirurgi Småkirugi og mindre sårskift % Kirurgi (gastro/kar/uro) Problemer med blærekateter, 500 Ca 50% urinretensjon, mindre sårstell Ortopedi Enklere bruddbehandling, 700 Ca 50% dersom pol drift på kveld/helg ØNH Epistaxis 600 <10% Sum 2800 Grensesnitt til samhandlingspartnere Det vil også være viktig å se på hvilke pasientgrupper som sendes til AKM og poliklinikk når de kunne fått like god eller bedre behandling i kommunene. Innføring av samhandlingsreformen og etablering av ØH-døgntilbud i kommunene i perioden skal bidra til ny oppgave- og ansvarsdeling mellom sykehus og kommune og i Strategiplan for Helse Bergen beskrives at vi skal ta vår del av ansvaret for å utvikle desentraliserte tjenester. Det betyr at sykehuset skal bidra til økt kompetanse og forsvarlig pasientbehandling i kommunehelsetjenesten. Dette innebærer at det i nær fremtiden kan være pasientgrupper som tradisjonelt har blitt henvist til spesialisthelsetjenesten som kan få nødvendig helsehjelp i kommunene gjennom ØH døgntilbud, fastlege, legevakt, hjemmebaserte tjenester og sykehjem. Personell i disse enhetene skal få økt kompetanse for å kunne håndtere problemstillinger i kommunen slik at unødvendige konsultasjoner i poliklinikk og unødvendige innleggelser, forhindres. Aktuelle problemstillinger kan for eksempel være knyttet til: pasienter med stomi og ulike typer blærekateter, sårbehandling, væskebehandling, parenteral ernæring og annen ernæringsproblematikk. Sykehuset kan bidra til forsvarlig behandling i kommunene ved for eksempel å bruke deling av bilder/film av prosedyrer, videokonferanse og ambulant virksomhet i større grad. Dette kan på sikt bidra til reduserte henvisninger til poliklinikk og en ny form for poliklinisk virksomhet. Side 85 av 113

86 4.23 Eksterne samhandlingspartnere Haukeland Universitetssjukehus har en rekke mål for forbedring av pasientbehandlingen og samhandling med samarbeidspartnere. Målene er basert både på eksterne krav og interne målsettinger. Det er opprettet samarbeidsorganer i foretaket med kommuner og praksiskonsulenter / fastleger (PKO). Gjennom dialog med disse gruppene om prosjektet ba vi om representanter til en workshop. Workshopen ble gjennomført i mai 2015 med representanter fra samarbeidskommuner, fastleger, samt representanter fra Haraldsplass Diakonale sykehus. Målet for dagen var å få viktige innspill fra eksterne samhandlingspartnere som vi tar med oss i arbeidet med fremtidig utforming av poliklinikk og dagbehandlingstilbudet. Vi ønsket å kartlegge utfordrings- og mulighetsbildet, samt utviklingstrekk knyttet til grensesnittet mot eksterne samarbeidspartnere. Bakgrunn Behandlingstrenden de siste 10 årene er dreining fra sykehusinnleggelser til dagbehandling og en stor økning i poliklinisk behandling, se graf. Samtidig er det lagt til grunn at behandling som kan gjøres i kommunene, skal utføres nærmest mulig pasienten. Denne utviklingen krever en annen logistikk, kapasitet og tilgjengelighet i våre poliklinikker/dagbehandling som vi må ha med som et bakteppe i det arbeidet som nå gjøres. Kompleksiteten hos den enkelte pasienten øker samtidig som teknologien utvikler seg. Samtidig kommer det krav fra sentrale helsemyndigheter Datakilde: Styringsdata Haukeland Universitetssjukehus Side 86 av 113

87 Oppsummering av workshop med samhandlingspartnere Vi ønsket fra deltakerne refleksjon rundt følgende spørsmål: Hva fungerer spesielt bra med dagens tilbud? Hva er de viktigste utfordringene fremover? Hva er de viktigste forbedringsmulighetene for fremtidig tilbud? Hva er sentrale utviklingstrekk knyttet til grensesnitt mellom sykehuset og eksterne samhandlingspartnere som vil påvirke fremtidig tilbud? Kort oppsummering av viktige innspill fra samhandlingspartnere som vi tar med videre: Pasienten må behandles i rett omsorgsnivå Fokus på oppgaveglidning mellom omsorgsnivå og yrkesgrupper Fokus på helhetlige pasientforløp som hensyn tar pasienten før, under og etter behandling både i primær- og spesialisthelsetjenesten Vi må ha gode samhandlingsrutiner for veiledning, koordinering og organisering for å sikre helhetlige pasientforløp Vi må ha et IKT-system som fungerer på tvers av nivåene Kompetansebygging, må bygges begge veier Veiledningsansvar for samarbeidspartnerne må inkorporeres i arbeidet til spesialisthelsetjenesten på en bedre måte Tilgjengelighet for pasienter og muligheter for å koordinere timer En av deltakerne oppsummerte dagen på følgende måte: «Den optimale polikliniske tjenesten fungerer når den blir som den akuttmedisinske tjeneste; dere er der når vi ber om det» Side 87 av 113

88 4.24 mhelse, telemedisin og selvregistrering Som en del av Idéfasen har prosjektgruppen sett nærmere på konsekvenser av telemedisin og nye muligheter for elektronisk selvregistrering for pasienter. Det er et mål at kommunikasjon mellom pasient og helsetjeneste og mellom ulike deler av helseog omsorgstjenesten i størst mulig grad skal kunne foregå elektronisk 54 : «Den elektroniske samhandlingen er økende. Stadig flere aktører er tilkoblet Norsk helsenett, og meldingsutvekslingen mellom tjenesteyterne er økende. Velferdsteknologiske løsninger skal bidra til at pasienter og brukere tar ansvar for egen helse og kan delta mer aktivt i forebygging og behandling. Det er opprettet flere elektroniske selvbetjeningstjenester og flere tjenester er under utvikling.» mhelse og hjemmebaserte tjenester Begrepet mhelse (mhealth, mobil helse) omfatter informasjon om helse og sykdommer, gjort tilgjengelig på mobile enheter. mhelse muliggjør måling av fysiologiske forhold hos pasienten direkte, kontinuerlig og i sanntid, eller ved at pasienten registrerer informasjon i ettertid. mhelse ventes som en global trend å få stor betydning for behandling av især kroniske lidelser og livsstilsykdommer 55. Tilgangen til kontinuerlig måling av fysiologiske forhold gir mulighet for informasjon om pasienter som ikke har vært tilgjengelig tidligere. Utviklingen i sykdomsforløp og dag til dag-tilstand hos en kronisk pasient vil på sikt kunne monitoreres tettere enn i dag uten økte ressurser. For pasienten vil denne utvikling kunne føre til opplevelsen av bedre kontroll over egen sykdom. Pasienter vil kunne få økt kompetanse om egen sykdom og vil i større grad bli i stand til (i samråd med helsepersonell) å behandle egen sykdom. For poliklinisk virksomhet vil utviklingen kunne føre til færre konsultasjoner for periodisk kontroll, og mer bruk av konsultasjoner ved behov. Monitorering av pasienter kombinert med utvikling av kunnskapsbasert analyse kan føre til mer overvåking i storskala av sykdomsforløpet hos pasienter, gjerne i samarbeid med primærhelsetjenesten, og at enklere oppfølginger i større grad vil skje i primærhelsetjenesten, i tråd med utviklingen som er påbegynt gjennom samhandlingsreformen. Ut over mhelse-løsninger vil en også se fremvekst av andre former for elektronisk kommunikasjon mellom pasienten hjemme og helsektoren. Hjemmebaserte helsetjenester basert på teknologi ventes å vokse frem i et samarbeid mellom primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Telemedisinske løsninger mellom parter i helsesektoren Det finnes standard teknologi tilgjengelig for kommunikasjon i sanntid med bilde og lyd mellom ulike deler av helsesektoren. Samtale Lege til lege eller sykepleier til sykepleier med bruk av video eller bilde er tilgjengelig, med eller uten pasienten til stede. Utbredelse av bruken avhenger av om partene finner det organisatorisk rasjonelt og kostnadseffektivt. Endringer i oppgavefordeling mellom nivåer i helsetjenesten kan stimulere til økte anvendelsesmuligheter. Teknologi muliggjør nye prosesser Side 88 av 113

89 Det finnes en rekke systemiske utfordringer som har bremset utbredelsen av telemedisinske løsninger. De viktigste hindringer gjelder kostnadsfordeling mellom sektorene, økonomiske ordninger, f.eks. betaling for telemedisinske konsultasjoner, samt forhold relatert til personvern og sikkerhet. Disse hindringer adresseres nasjonalt, og det er prosesser i gang som legger til rette for å bruke teknologi i større omfang for bedre effektivitet eller kvalitet i samhandling i helsesektoren. Valg av kontakt med eller uten bilde, med eller uten måling av fysiologiske forhold hos pasienten, vil være avhengig av den oppgaven som skal utføres. Teknologiske løsninger vil inngå som en integrert del av mange pasientforløp og i mange samarbeidsformer. Teknologien i seg selv vil være underordnet organiseringen av virksomheten. Avhengig av organiseringen av arbeidet må det vurderes hvor det er ønskelig å ha telemedisinsk utstyr tilgjengelig. Vurdering av konsekvenser av telemedisin for fremtidig utforming av bygg Enklere telemedisinske utstyr vil ikke stille spesifikke krav til infrastruktur og kan mest sannsynlig innpasses i lokaler for poliklinikk som er påtenkt, dersom det blir ønskelig. Eksempelvis vil telemedisinske løsninger som inkluderer bilder langt på vei understøttes av løsninger som utvikles i prosjektet Digitalt mediearkiv (DMA), og vil ikke stille spesifikke krav til infrastruktur eller lokaler ut over de krav som stilles gjennom DMA-prosjektet. Prosjektgruppen anbefaler at mhelse og telemedisinske løsninger inngår i videre arbeid, da dette er en viktig trend som vil påvirke fremtidig virksomhet. Spesielt om behov for samhandlingsarealer, særskilt i forbindelse med pakkeforløpene for kreft Pakkeforløpene for kreft ble implementer fra og rulles ut i tiden fremover. Hensikten med disse pakkeforløpene er at pasienter med mistanke om kreft skal få et rask og forutbestemt forløp innenfor spesialisthelsetjenesten innen gitte tidsgrenser. I denne forbindelse er det viktig at fremtidige løsninger også legger til rette for tverrfaglige samhandlingsarenaer som det eksempelvis er behov for gjennom pakkeforløpene. Samhandlingsmøter mellom ulike spesialister i forbindelse med pakkeforløpene benevnes multidisiplinære team møter (MDT-møter) og skal være en av grunnsteinene i behandlingsopplegget. Et stort antall kreftpasienter kan ikke behandles i eget foretak (HF), men må sendes til andre foretak. Her må man benytte moderne kommunikasjon som overføring av bilder (ultralyd, røntgen, endoskopi mv) mellom HF-ene via Norsk Helsenett. I Helse Vest vil man for lagring av bilder benytte seg av DMA som tjenesteserver. Det må være videokonferanserom som egner seg for 3 strøms video løsning. Fremtidige løsninger for poliklinikk og dagbehandling må også sikre gode tverrfaglige samhandlingsarenaer, som eksempelvis i pakkeforløpene. Bygningsmessige løsninger må dermed koordineres med pågående initiativer i DMA og pakkeforløpene. Side 89 av 113

90 Elektronisk selvregistrering som et alternativ til papirbaserte løsninger Våren 2015 ble det skrevet en masteroppgave av CEMS-studenter fra Norges Handelshøyskole vedrørende Cost/Benefit of patient self-registration before, during and after elective medical procedures 56. Flere i FoU har vært involvert i å hjelpe studentene. Både Seksjon for helsetjenesteutvikling og Seksjon for ehelse har bidratt. Det samme har dokumentasjonsavdelingen og dagkirurgisk seksjon. Total papirskjema og papirdokumenter ble i 2014 scannet av Dokumentasjons-avdelingen og lagt til i journalen til pasienter ved Helse Bergen. Kurve, EKG eller ambulansejournal er blant de mest brukte papirbaserte dokumentene i sykehuset. De over dokumentene er delt inn i 1038 ulike kategorier. 36 kategorier av de er definert som typen «helseopplysninger fra pasient». Studentene har gjennom observasjon og intervju fulgt ett av de 36 papirskjemaene som i dag brukes til selvregistrering ved Dagkirurgisk seksjon. De så på skjema som pasienter fyller ut med opplysninger som anestesilegen trenger å vite før operasjon. Den manuelle papirutfyllingen ble sett opp mot effekten av å kunne utføre dette gjennom et verktøy som muliggjorde elektronisk selvregistrering for pasient. Basert på dette ble det utarbeidet et kost/nytte verktøy som estimerer nytten ved å gå over til elektronisk skjema, og påpeker mange nytteeffekter. «Based on our findings, we recommend Haukeland to actively push for an introduction of an online patient self-registration solutions. This would bring substantial benefits to the organization and its major stakeholders, patients and employees.» Vi anbefaler at det jobbes videre med å tilrettelegge for elektronisk selvregistrering for pasienter, der dette vil være en egnet løsning for pasientene, som et alternativ til papirbaserte løsninger. 56 Cost/Benefit of patient self-registration before, during and after elective medical procedures, CEMS Business Project Spring 2015 Side 90 av 113

91 5 Vurdering av alternative løsningsmodeller 5.1 Anbefaling til hvilke enheter som bør omhandles i Konseptfasen Kartlegging av nærhetsbehov mellom fag- og funksjonsområder I kapittel 5.2 har vi oppsummert scenarioanalyser for fremtidig aktivitet og konsekvenser for arealbehov for poliklinikk og dagbehandling. Hvilket arealbehov vi får avhenger av hvor mye arealet utnyttes innenfor driftstiden, og hvor lang driftstid vi har. Dette er igjen avhengig av hvordan bygg, prosesser, teknologi etc. utformes, samt tilgjengelighet på nødvendig personell. Analysene våre viser at det blir nødvendig å tenke nytt i fremtiden, men samtidig at mye kan være mulig innenfor arealrammen gitt nye løsninger. I Idéfasen har vi kartlagt hvilke fag- og funksjonsområder som bør være aktuelle å vurdere inn i en samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling. Vektlegging har i tråd med prosjektdirektivet og Arealplan for Helse Bergen vært på en fremtidig løsning lokalisert i SB. I Arealplan fremheves det at 57 : «Haukeland universitetssjukehus skal framleis bestå på den tomta som ein i dag disponerer. Sentralblokka er eit driftsmessig og teknisk godt bygg og vil framleis i minst ein generasjon til, vere hovudbygget i Helse Bergen» «Areala i Sentralblokka skal prioriterast til klinisk verksemd» Dersom vi i fremtiden skal ha samlokalisert mye poliklinikk og dagbehandling i Sentralblokken (SB) må det sikres en klar prioritering av hvilken virksomhet dette gjelder, gitt forventet utvikling i aktivitet og arealbehov. Prioritet bør gis til virksomhet som har det høyest fysiske nærhetsbehovet til den totale virksomheten i SB. Vi la derfor vekt på å kartlegge fysisk nærhetsbehov mellom ulike fag- og funksjonsområder, basert på følgende kriterier besluttet av Styringsgruppen: 1. God pasientlogistikk: Minst mulig transporttid for pasienter mellom ulike fag- og funksjonsområder 2. God logistikk for klinisk personell: Minst mulig transporttid for klinisk personell mellom ulike fag- og funksjonsområder, samt nærhet til eget fagmiljø 3. Mulighet for sambruk av utstyr og støttetjenester 4. Mulighet sambruk av areal Pasientsikkerhet skal særskilt vurderes før evt. endringer besluttes. Kartleggingen av nærhetsbehov ble gjennomført i møter sammen med representanter for de ulike enhetene. I vedlegg 14 har vi kort oppsummert hovedtrekkene i kartleggingen av nærhetsbehov for enheter vi forslår ikke bør være prioritert inn i en samlokalisert løsning i Sentralblokkens 2. etasje. Gitt hensyn til arealbegrensningene i SB mener vi at det bør være sterke argumenter for et høyt fysisk nærhetsbehov til en samlokalisert løsning, dersom en skal vurdere å flytte nye enheter inn i SB. For enheter vi mener bør vurderes som en del av en samlokalisert løsning er nærhetsbehovene beskrevet per tema i kapittel 4, og oppsummert i kapittel Arealplan Helse Bergen Side 91 av 113

92 5.1.2 Anbefaling til hvilke enheter som bør omhandles i Konseptfasen Prosjektgruppen anbefaler at følgende kliniske enheter / funksjoner omhandles i Konseptfasen med tanke på en samlokalisert løsning i Sentralblokkens 2. etg: Klinikk for hode-hals Medisinsk avdeling Kirurgisk klinikk, inkl. Bryst- og endokrinkirurgisk poliklinikk Brystdiagnostisk senter (Rad. avd.) Ortopedisk klinikk Kvinneklinikken (KK Gyn og IVF) Nevrokirurgisk avdeling Intervensjonssenter og Klinisk Forskningspost I tillegg må fremtidige løsninger omhandle støttefunksjonene fra følgende enheter: Radiologisk avdeling Poliklinikk for prøvetakning (Lab. Klin) Kirurgisk Serviceklinikk Drift teknisk divisjon I tillegg har prosjektgruppen pekt på en rekke mulighetsområder som vil kreve gode løsninger på tvers av etasjer i SB. Videre arbeid må koordineres med prosjekter som berører de andre etasjene. Med tanke på dette prosjektet bør en spesielt involvere: Lungeavdelingen: Spesielt med tanke på samhandling rundt avansert endoskopisk virksomhet, rengjøring og dekontaminering av skop, samt et Intervensjonssenter som beskrevet i kapittel 4.10 Hjerteavdelingen: Spesielt med tanke på samhandling rundt Intervensjonssenter som beskrevet i kapittel 4.10 Side 92 av 113

93 5.2 Estimering av framtidig arealbehov i ulike scenarier Bakgrunn I forrige kapittel ble det gitt en anbefaling til hvilke enheter som må omhandles i Konseptfasen. En viktig vurdering i denne sammenheng er: Hva er fremtidig arealbehov for disse enhetene, og er estimatet realiserbart innenfor tilgjengelig areal? Gjennom kartleggings- og analysearbeidet i Idéfasen har prosjektet dannet et mest mulig objektivt grunnlag for vurdering av fremtidig arealbehov. Det er viktig å merke seg at kartleggingen i Idéfasen kun gir et grovestimat. Vi har identifisert en rekke svakheter med tallgrunnlaget som gjorde kartleggingsarbeidet utfordrende 58. Grovestimatet brukes for å gjøre en første vurdering av om forslaget virker mulig å realisere innenfor tilgjengelig areal. Beregningene fra Idéfasen skal ikke benyttes til å beregne fordelingsnøkler for rom på enhetsnivå. Kartleggingsog analysearbeidet danner likevel et godt utgangspunkt for videre detaljering i Konseptfasen Tilnærming og forutsetninger Tilnærming Aktivitetstall for 2014 er datauttrekk fra NPR-meldingen med omsorgsnivå poliklinikk, dagbehandling og dagkirurgi I utgangspunktet skal alle pasienter 0-18 år overføres til det nye Barne- og ungdomssjukehuset, tallgrunnlaget er nedjustert for å ta høyde for dette I dialog med aktuelle enheter er prosedyrekoder kartlagt med tanke på gjennomsnittlig konsultasjonstid og rombehov per prosedyre. Aktivitet er fordelt på 5 ulike standard romtyper: Romtype Beskrivelse Størrelse Romtype 1 Enklere konsultasjonsrom 15 kvm Romtype 2 Rom med lite utstyr 20 kvm Romtype 3 Rom med tyngre utstyr 25 kvm Romtype 4 Dagbehandling, prosedyrestue (for 30 kvm lokalbedøvelse) og større skopirom Romtype 5 Operasjonsstue 50 kvm Aktivitet er fremskrevet til 2035-tall. Framskrivingen er gjort ved bruk av Helsetjenestebehovsmodellen som bygger på: o Statistisk Sentralbyrå (SSB) sine tall for befolkningsframskriving med 4 basiskomponenter; fruktbarhet, levealder, innenlands flytting og innvandring o For hver av disse komponentene kan en sette Lav, Middels eller Høy virkning. Hovedalternativet til SSB er Middels på alle komponentene, dvs. MMMM. Prosjektet har valgt å legge til grunn MMMH, dvs. høy innvandring o Historiske aktivitetstall for Helse Vest viser utvikling innen diagnosegrupper. o Modellen tar så hensyn til pasientsammensetning og kobles blant annet mot forholdstall for sykdommer og helseproblem o Ved bruk av Helsetjenestebehovsmodellen er det beregnet en framskrivingsfaktor per nivå 2-enhet. 58 Manglende koding i DIPS gjør det vanskelig å få oversikt over volum på ulike prosedyrer Intern poliklinikk fremkommer tidvis som snakkepoliklinikk selv om en mer avansert prosedyre kan være utført En del oppgaver utført av annet personell enn leger viser ikke igjen i tallene Side 93 av 113

94 Forventet fremtidig aktivitet er deretter brukt til å beregne 59 arealbehov i tre scenarier med ulike forutsetninger Beregninger er gjort for klinisk arealbehov. Areal til venterom, resepsjon, korridorer, lager, vaskerom, arbeidsplasser m.m. må beregnes i tillegg i Konseptfasen Forutsetninger Styringsgruppen besluttet at følgende faste forutsetninger skal legges til grunn for beregning av arealbehov: 220 fullaktivitetsdager (44 uker, justert for helg, røde dager, ferie) Legge til 5 % ekstra kapasitet i forhold til gjennomsnittsaktiviteten for å ta høyde for sesongvariasjon. Dette er beregnet ved å se på total sesongvariasjon for aktuelle enheter, korrigert for aktivitet på pasienter 0-18 år, og korrigert for juli og desember. Med utgangspunkt i disse faste forutsetningene er det gjort ulike scenarioberegninger ved å endre på en variabel forutsetning - direkte pasienttid 60. Analysen oppsummeres i 3 scenarier, der 5, 6 og 7 timer direkte pasienttid legges til grunn. Forutsetninger Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Faste forutsetninger Fullaktivitetsdager Sesongvariasjon 5 % 5 % 5 % Variable forutsetninger Direkte pasienttid = driftstid * utnyttelsesgrad 5,0 6,0 7,0 Det er en rekke svakheter ved en matematisk beregning av arealbehov. Det er derfor beregnet arealbehov med en sikkerhetsmargin på +/- 30 % for å synliggjøre hvilke konsekvenser dette vil kunne få. Enheter som er inkludert i estimering av fremtidig arealbehov Analysen av framtidig arealbehov omfatter enheter som er anbefalt inkludert i Konseptfasen, se kapittel 5.1. Klinikk for hode/hals o Med unntak av den delen av virksomheten til Høresentralen som i dag er lokalisert i Møllendalsbakken (grovt estimert til 50 %) og aktiviteten til seksjon Søvn og snorking som inngår i Senter for Søvnmedisin Medisinsk avdeling o Inklusive Medisinsk undersøkelse o Med unntak av poliklinikk for Overvekt og Nefrologisk seksjon sin dialyseaktivitet i 6. etasje i SB Kirurgisk klinikk o Med unntak av Bryst- og endokrin poliklinikk som i dag er lokalisert i Hudbygget. Vurderes særskilt under. Ortopedisk klinikk o Med unntak av Kysthospitalet i Hagavik og OT rehabilitering 59 Beregningsmodell: 60 Direkte pasienttid = Driftstid x Utnyttelsesgrad areal. Eks: 8 timers driftstid x 50 % utnyttelsesgrad = 4 timer direkte pasienttid for arealet. Ved utregning inkluderes tid til for og etterarbeid som finner sted på konsultasjonsrommet. «SINTEF-rapport A26665» konkluderer med at 6-7 timer direkte pasienttid anses å være mer realistisk enn 10 timer direkte pasienttid. Side 94 av 113

95 Kvinneklinikken gynekologisk seksjon o Med unntak av KK IVF. Se kapittel 4.17 I tillegg har vi inkludert arealestimater for: o felles dagpost o felles preoperativ poliklinikk o arealer for anestesi og oppvåkning o arealer til fysioterapi, ergoterapi, klinisk ernæringsfysiolog og sosionomtjenester Ut over dette er det gjort separate estimater på arealbehov for Intervensjonssenter og Klinisk forskningspost, samt Bryst- og endokrin poliklinikk og Brystdiagnostisk senter som er lokalisert i Hudbygget. Kapittel 4.22 om akutt poliklinikk påpeker at det er flere pasienter som i dag kommer til Akuttmottaket (AKM) som heller kunne blitt henvist direkte til en poliklinikk. I tillegg sendes pasienter fra AKM til sengepost når de burde gått til en poliklinikk. Omfanget av dette er estimert til nærmere 3000 pasienter per år. I estimering av framtidig arealbehov er akutt poliklinikk ikke inkludert, men vi anbefaler at dette sees nærmere på i konseptfasen Resultat av beregningen Framskriving av aktivitet ved bruk av Helsetjenestebehovsmodellen til 2035-tall viser en gjennomsnittlig aktivitetsvekst for de aktuelle enhetene på nærmere 40 % for poliklinikk og dagbehandling. Trekker vi fra de rundt barn og unge som flyttes over til det nye Barne- og ungdomssjukehuset, ville enhetene hatt ca konsultasjoner i 2014-tall. Dette gir et forventet volum på konsultasjoner i Side 95 av 113

96 Framskrevet aktivitet er regnet om til klinisk arealbehov og oppsummert i tabellen under. Areal til venterom, resepsjon, korridorer, lager, vaskerom, arbeidsplasser m.m. må som nevnt beregnes i tillegg i Konseptfasen. Estimert arealbehov for konsultasjons- og behandlingsrom, Estimert kvm Konsekvens av feilberegning anestesi/oppvåkning, dagpost og prepol i år 2035 i år % kvm - 30 % kvm Scenario 1: 5 timer direkte pasienttid Scenario 2: 6 timer direkte pasienttid Scenario 3: 7 timer direkte pasienttid Arealbehovet til mulighetene under inngår ikke i tallene over. Dette må hensyntas i videre vurderinger Intervensjonssenter og forskningspost I kapittel 4.10 er arealet estimert til 790 kvm. Estimatet er i midlertid ikke beregnet på tilsvarende måte som andre enheter og kan derfor ikke direkte sammenlignes. Dette må det tas høyde for i Konseptfasen. Klinisk forskning og utdanning Det bør settes av dedikert areal som en integrert del av poliklinikkene som primært skal brukes til forskningsaktivitet. Da får vi i tillegg til Intervensjonssenteret og forskningsposten et behov på 100 kvm. Dersom vi skal legge til et par auditorier/møterom med glassvegg til intervensjonsrommene bør dette sikkert økes i alle fall til 150 kvm. Totalt estimert til 150 kvm. Bryst- og endokrin poliklinikk og Brystdiagnostisk senter (BDS) Det anbefales at en evt. flytting av BDS og Bryst- og endokrin poliklinikk til en ny løsning for poliklinikk og dagbehandling vurderes nærmere i konseptfasen. Vi har ikke analysert størrelsen på dette arealet. Se ytterligere detaljer i kapittel 5.5 Poliklinikk for prøvetakning, og evt. skjelettlab/røntgen thoraxlab i 2. etasje Arealbehovet for en skjelett/røntgen thorax lab er estimert til kvm, ref. kapittel Arealet inngår ikke i tallene ovenfor fordi totalt kapasitetsbehov for radiologiske tjenester ikke er beregnet. Detaljert kapasitet og arealbehov for disse støttetjenestene blir viktig å vurdere i Konseptfasen. Se ytterligere detaljer i kapittel 4.19 og Tilgjengelig areal Som nevnt er arealberegninger gjort for kliniske arealer. Et totalt bruttoareal inkluderer venterom, resepsjon, korridorer, lager, vaskerom, arbeidsplasser m.m. og må beregnes i Konseptfasen. Det er ikke gjennomført en grundig bygningsteknisk vurdering av arealene i Sentralblokken og nøyaktig estimat på tilgjengelig areal er dermed ikke tilgjengelig. Tilbakemeldinger fra Prosjektkontoret tilsier likevel et mulighetsrom på rundt kvm i bruttoareal etter at areal til Avdeling for Patologi, Mottaksklinikken, Dag/thorax og UiB er trukket fra. Dette må gjennomgås i detalj i Konseptfasen. I tillegg vil det bli frigjort areal i 1. etasje dersom Medisinsk undersøkelse flyttes opp. Vi påpeker at ved en eventuell flytting av Medisinsk Undersøkelse må det gjøres en nærmere vurdering av hva det frigjorte arealet skal prioriteres til. Side 96 av 113

97 5.2.5 Anbefaling Estimert arealbehov i 2035 er diskutert med Prosjektkontoret og de tre scenariene over synes å være mulig å realisere innenfor tilgjengelig areal i Sentralblokken. Evt. ytterligere avgrensninger i eller tillegg til mulighetsområder anbefales utredet i en Konseptfase. Beregningen av fremtidig arealbehov endrer ikke anbefaling under kapittel 5.1. Viktige betraktninger knyttet til anbefalingen For å oppnå forutsetningen om 5-7 timer direkte pasienttid i fremtiden kreves nye løsninger for hvordan bygg, prosesser, teknologi m.m. utformes, samt tilgang på nødvendig personell. Sambruk av areal og utstyr blir også sentralt. En forutsetning for anbefalingen er at en større andel av arealene i fremtiden vil prioriteres til klinisk virksomhet, heller enn kontorer. Arealplan stadfester dette og det er igangsatt et initiativ «Kontorløsning og kapasitet i Helse Bergen» for å se på mulige løsninger for kontorarealer i SB 61. I langtidsbudsjettet 62 er prosjektet budsjettert med en investeringsramme på 140 MNOK frem til Investeringen skal ha en kalkyle på P50 nivå, dvs. en 50 % sannsynlighet for at investeringskalkylen ikke overskrides. I Konseptfasen blir det viktig å utrede nærmere hvor stor del av arealet som er mulig å bygge om innenfor investeringsrammen frem mot Det er også usikkerhet knyttet til hva som er teknisk mulig å bygge om av eksisterende bygningsmasse, som igjen vil påvirke mulige løsninger. Vi har lagt til grunn 220 fullaktivitetsdager per år. Til sammenligning legges det i Helse Sør-Øst til grunn 240 fullaktivitetsdager per år ved arealberegninger 63. Ved å øke antall fullaktivitetsdager vil arealbehovet bli lavere. Vi minner om at estimerte arealbehov er basert på forventet aktivitet i år Selv om det er beregnet en framskrivingsfaktor per nivå 2-enhet er det flere faktorer som vanskelig lar seg beregne i en modell. Dette gjelder for eksempel medisinsk utvikling, fordeling av oppgaver mellom spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten, eventuelle politiske beslutninger om sentralisering eller mulig økning i e-konsultasjoner der pasienten tar kontakt med sykehuset hjemmefra. I tillegg er analysearbeidet gjort på et mest mulig objektivt grunnlag, dvs. at alle enheter vurderes likt. Det vil derfor være behov for å detaljere og nyansere fremtidige behov for den enkelte enhet i en Konseptfase. 61 Styresak Oppdatering arealplan 62 Styresak Langtidsbudsjett Forslag 63 SINTEF-rapport A26665 Side 97 av 113

98 5.3 Nullalternativet Beskrivelse av alternativet Nullalternativet er i følge tidligfaseveilederen den aktuelle og relevante løsningen hvis investeringsprosjektet ikke kan gjennomføres. Dette kalles også et referansealternativ eller et utsettelsesalternativ. Dersom investeringsprosjektet ikke skal gjennomføres må det vurderes hvordan løsninger for poliklinikk og dagbehandling i SB kan ha en kostnadsoptimal utvikling for å opprettholde akseptabel ytelse over byggets resterende levetid 64. Vi tolker i dette prosjektet nullalternativet som det alternativ hvor vi ikke flytter på, betydelig endrer eller etablerer nye fag- og funksjonsområder i forbindelse med fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. Imidlertid forutsetter vi at det også i dette alternativet at gjennomføres en oppgradering av dagens arealer. Alternativet må utredes i større detalj i Konseptfasen. Vi har i Idéfasen valgt å fokusere på verifisering av behovet for endring og identifisere mulige, løsningsalternativer. Under er en vurdering av nullalternativet som presiserer behovet for endring Vurdering av alternativet opp mot målbildet I kapittel 5.2 analyserte vi scenarioer for fremtidig aktivitet og konsekvenser for arealbehov. Overordnet viser framskrivingen en vekst i total aktivitet for enhetene i fokus på nærmere 40 % frem mot Arealbehovet vokser i takt med aktivitet, og det knyttes generelt stor usikkerhet rundt analyser for fremtiden. Siden SB ble utformet og tatt i bruk i 1983 og frem til i dag, har behovene for løsninger endret seg betydelig og denne utviklingen vil meget sannsynlig fortsette. Frem til nå har de ulike enhetene forsøkt å tilpasse arealer etter beste evne for å imøtekomme nye brukerkrav. Vi har i kartleggingen fått mange innspill på at «strikken er strukket for langt» 65. I lys av forventet aktivitetsvekst blir det kritisk å sikre en bedre løsning for fremtidig poliklinikk og dagbehandling. I tillegg vil en flytting av Kvinneklinikkens gynekologiske virksomhet til SB 66 kreve ombygging og i den forbindelse at vi ser på nye muligheter for samhandling på tvers av fag og funksjonsområder. Dette vil stille krav til endring av hvor ulike funksjoner per i dag er fysisk lokalisert. Under er nullalternativet evaluert opp mot målbildet for prosjektet som skal sikre pasientsikkerhet og kvalitet gjennom ny utforming av prosesser, organisering og infrastruktur for poliklinisk virksomhet og dagbehandling. 1. Pasientorienterte forløp og tjenester hvor pasienter er aktive deltakere, hvor det er lett å finne frem til rett sted til avtalt tid, i lokaler som ivaretar pasienters behov I kapittel 3 oppsummerte vi kartleggingen av pasienters forventinger og erfaringer med dagens løsninger for poliklinikk og dagbehandling. Uten å gjennomføre en betydelig ombygging som legger til rette for samhandling på en bedre måte enn i dag, vil det spesielt være vanskelig å sikre løsninger som: ivaretar pasientsikkerhet og smittevern, gitt forventning om høy aktivitetsvekst og gjennomstrømming av pasienter, noe som øker risikoen for indirekte kontaktsmitte gjør det lettere å finne frem til rett sted utformer resepsjoner og ventearealer i tråd med pasientforventinger og krav, samt gir mulighet for aktiv medvirkning gjennom utnyttelse av ny teknologi 64 Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, IS Kartlegging av innspill fra medarbeidere vedrørende utfordringer for poliklinikk og dagbehandling, høsten Arealplan Helse Bergen Side 98 av 113

99 utformer konsultasjons- og behandlingsarealer i tråd med pasientforventinger og krav 2. Rask diagnostikk som fører pasienten til rett behandling til rett tid, spesielt med tanke på effektiv og god tverrfaglig utredning, også av multisyke Vi har i tidligere kapitler beskrevet muligheter for større grad av tverrfaglig samhandling mellom beslektede fag- og funksjonsområder. Spesielt har vi sett på samlokalisering av endoskopisk virksomhet, etablering av en felles dagpost, prepol, samlokalisering av poliklinisk kirurgi, samlokalisering av dagkirurgi og etablering av et Intervensjonssenter samlokalisert med Klinisk Forskningspost. For å realisere disse mulighetene og oppnå en mer effektiv tverrfaglig samhandling kreves større fysisk nærhet mellom beslektede områder, noe som krever investering i betydelig ombygging og endringer i fysisk lokalisering. Dette gjelder også tilrettelegging for gode arbeidsområder i tilknytning til konsultasjons- og behandlingsarealene, hvor klinisk personell kan møtes og samhandle på tvers av fagområder. Nullalternativet vil vanskelig kunne svare ut nye krav til gode arbeidsstasjoner, gitt at stadig mer av arealet i SB skal prioriteres til klinisk virksomhet. 3. Effektiv utnyttelse av areal, utstyr og støttetjenester ved en fleksibel infrastruktur Gitt en forventing om stor vekst i aktivitet på poliklinikk og dagbehandling, og usikkerhet tilknyttet hva veksten faktisk vil bli, blir det kritisk å sikre fleksible løsninger for fremtiden. Dette innebærer at spesielt bygningsmessige løsninger må ha evne til å tilfredsstille ulike brukerkrav uten at det må gjøres bygningsmessige eller tekniske tiltak når brukerkrav endres. Eksempelvis vet vi ikke helt hvilken utvikling ulike fagområder vil ha, gitt endringer i teknologi, metoder og helsetjenestebehov. Dermed vil det være viktig at utforming av arealer for fremtiden innebærer muligheten for flerbruk på tvers av fagområder ved endringer i behov. Per i dag er den bygningsmessige løsningen for poliklinikk og dagbehandling i SB i liten grad standardisert og fleksibel, og har dermed en svært lav evne til å tilfredsstille ulike brukerkrav. Dagens løsning vil ikke kunne tilfredsstille fremtidens behov uten en betydelig ombygging og tilrettelegging for samhandling gjennom fysisk nærhet mellom enheter med høyt nærhetsbehov. Eksempelvis nærhet mellom virksomheter som har likt behov for utstyr, areal, kompetanse, støttetjenester o.l. Det vil i svært liten grad være mulig å oppnå høyere utnyttelsesgrad for areal innenfor driftstiden gjennom sambruk på tvers av fagområder, dersom en ikke legger bygningsmessig til rette for dette på en bedre måte. Vi har beskrevet viktigheten av nye løsninger for eks. sambruk av resepsjoner, anestesi/oppvåkning og rengjøring og desinfeksjon og lagring av skop. Dette gjelder samhandling om både personell, arealer og avansert og dyrt utstyr. I tillegg legger samhandling til rette utvidet driftstid på felles funksjoner gjennom større samlet volum. For å realisere dette kreves større fysisk nærhet mellom beslektede områder, noe som krever betydelig ombygging. 4. En attraktiv, lærende og utviklende organisasjon med et godt arbeids- og fagmiljø Poliklinikk og dagbehandling i Helse Bergen skal også være en arena for undervisning, utdanning, forskning, innovasjon og utvikling. En fremtidsrettet løsning vil kreve betydelig ombygging for å tilrettelegge for dette. Areal må utformes slik at disse oppgavene blir en integrert del av en fremtidig løsning for poliklinikk og dagbehandling. Konsultasjons- og behandlingsrom må være dimensjonert slik at studenter og pårørende kan tas med/delta i pasientsituasjoner/undervisning/opplæring. Det stiller krav til at vi sikrer nærhet mellom volumvirksomheten i sykehuset og tilrettelagte arealer for samhandling om forskning og utprøving. Vi har gjennom kartleggingsrundene mottatt mange innspill på at dagens bygningsmessige løsning ikke understøtter en effektiv arbeidshverdag. En ombygging som sikrer bedre arbeidsforhold, nærhet mellom beslektede fagområder, samt ivaretar behov for spesialisert virksomhet vil ha flere positive virkninger for et attraktivt og lærende arbeids- og fagmiljø. Oppsummert Nullalternativet anbefales utredet i større detalj i Konseptfasen. En foreløpig vurdering av nullalternativet er at dette ikke vil være en anbefalt løsning for fremtidens poliklinikk og dagbehandling i SB. Ombygging og fysisk relokalisering av enkelte fag og funksjonsområder, samt etablering av nye funksjoner er en forutsetning for å oppnå målbildet for prosjektet. Side 99 av 113

100 5.4 Alternative løsningsmodeller Beskrivelse av de alternative løsningsmodellene Vi mener det er to hovedalternativer til nullalternativet for en samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling i SB. Den avgjørende forskjellen mellom alternativene ligger i om vi skal etablere 1 eller 2 hovedsoner for dagkirurgi, anestesi og oppvåkning i Sentralblokkens 2. etasje For hvert de to alternativene har prosjektgruppen oppsummert en skisse til fysisk lokalisering av fag- og funksjonsområder. Skissen baserer seg på identifiserte nærhetsbehov og de beskrevne mulighetsområdene i tidligere kapitler. Vi vil understreke at disse skissene bør jobbes videre med, og vil kunne endres gjennom arbeidet med Konseptfasen. Skissene er i stor grad lik, forskjellen gjelder lokalisering av dagkirurgi. Kort oppsummert hva som er felles for alternativene: Felles dagpost: Etablering av en felles dagpost med utvidet åpningstid eks. kl.08:00-20/22:00. Økt samlokalisering av endoskopi: Flytting av den endoskopiske aktiviteten til Medisinsk undersøkelse i 1. etasje til 2. etasje i SB lokalisert nær Gastro og Akuttkir. En lokalisering nær Urologi vil kunne være hensiktsmessig med tanke på muligheten for felles rengjøring, desinfeksjon og lagring av skop. En lokalisering nær Medisinsk Gastroent. pol vil være hensiktsmessig for å redusere forflytning for klinisk personell. I tillegg bør den mer avansert skopivirksomheten til Lungeavdelingen og Klinikk for Hode-Hals være aktuell for utførelse i en samlokalisert løsning. Virksomheten bør lokaliseres nær et evt. Intervensjonssenter og Klinisk forskningspost, samt en felles dagpost og felles anestesi/oppvåkning. Samlokalisering av rengjøring og desinfeksjon av skop i forbindelse med poliklinisk aktivitet for poliklinikkene i SB. Intervensjonssenter og Forskningsposten: Etablering av et Intervensjonssenter samlokalisert med Forskningsposten som en integrert del av poliklinikk og dagbehandling i 2. etasje i SB. Fortrinnsvis lokalisert nær endoskopisk virksomhet og Hybridstuen, samt nær en felles anestesi/oppvåkning Samlokalisere polikliniske operasjoner og sårproblematikk: Samlokalisering av Plastikkirurgi og Ortopedi, lokalisert nær dagkirurgisk virksomhet, muliggjør samhandling om arealer til polikliniske operasjoner og et evt. Håndkirurgisk senter, integrert med ergo- og fysioterapeuter. Ytterligere nærhet til poliklinikkene til avdeling for Karkirurgi, Infeksjonsmedisinsk seksjon og Endokrinologisk seksjon vil legge til rette for økt samhandling om sårproblematikk. Etablere et felles prepolareal: Etablering av et felles prepolareal i 2. etasje i SB vil gi mulighet for sambruk av areal og støttepersonell. For å sikre god flyt av pasienter bør et felles prepolareal lokaliseres nær virksomhet med behov for prepol, samt nær viktige støttetjenester. En lokalisering i eksempelvis 1. etg vurderes også til å være i akseptabel nærhet. Integrere KK gynekologi: Integrering av KK gyn sin polikliniske virksomhet nær Urologi og nedre Gastro- og akuttkir. Fysisk nærhet til beslektet virksomhet ut fra felles organplassering - «lille bekken» - gir mulighet for samhandling om areal, utstyr og fagutvikling blant personell. Også nærhet til Endokrinologisk seksjon for samhandling rundt gynekologiske hormonsykdommer. Samlokalisering av den dagkirurgiske aktiviteten til KK gyn med Dagkirurgisk senter. Det vurderes å være faglige synergier ved å samlokalisere kirurgisk gynekologi med bløtdelskirurgien for øvrig. Vi foreslår at KK IVF ikke inngår i 2. etg i SB, men at Konseptfasen ser på alternative lokaliseringer av IVF i tilrettelagte spesialarealer Poliklinikk for prøvetakning: Poliklinikk for prøvetakning må inngå i en samlokalisert løsning for poliklinikk og dagbehandling og dimensjoneres for fremtidig aktivitet. Side 100 av 113

101 Konseptskisse 67 for alternativ A: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 2 soner 67 Konseptskissene er ikke organisasjonskart. Størrelse på boblene har ingen praktisk betydning. Side 101 av 113

102 Konseptskisse for alternativ B: Samlokalisere dagkirurgi og anestesi/oppvåkning i 1 sone Side 102 av 113