REFERAT ÅRSMØTE VWACB 2010.

Transkript

1 1 REFERAT ÅRSMØTE VWACB Årsmøtet 2010 ble avholdt i klubbens nye lokaler på Breistein, den 10. februar Fra det sittende styret møtte Jonn-Stian, Kristian, Bjørn, Knut, Roy og John Harry. Jonn-Stian innledet møtet kl 1910 med å ønske alle de fremmøtte velkommen. Til sammen hadde 19 medlemmer, inkludert styret, møtt opp. 1. Agenda: Jonn-Stian orienterte, det fremkom ingen bemerkninger til agendaen. 2. Ordstyrer og referent: Jonn-Stian ble foreslått som ordstyrer, ingen innvendinger. John Harry ble foreslått som referent, ingen innvendinger. 3. Årsberetning 2009: Formannen leste opp årsberetningen, her ble det informert om all aktivitet i VWACB for Det fremkom ingen kommentarer til selve årsberetningen, men det var litt usikkerhet på om Onkel Rolf hadde hatt 1 eller 2 betalte oppdrag i Regnskap 2009: Regnskapet for 2009 ble gjennomgått. Vi har hatt store utgifter, men nå har vi også inntekter fra det nye lokalet. Finn lurte på om klubb-bilene skulle vært ført som kapital, til det svarte Jonn- Stian at det kan være vanskelig å bedømme verdien. Det vil uansett være vrient all den tid verdiene ikke er realisert (solgt). Den reelle verdien ser vi kun i kjøps- og salgsøyeblikket. 5. Budsjett 2010: Strømregningene på Breistein er høye, men vi håper å redusere disse med hjelp av varmepumper. Ingen spørsmål til budsjettet. Ser ut som om vi har en sunn økonomi. 6. Valg: Formann: Jonn-Stian Hansen, gjenvalg 1 år Styremedlem: Arne Nordheim, gjenvalg 2 år. Styremedlem: Geir Sæbø, nyvalg 2 år Varamedlem: Geir Andrè Haaland, gjenvalg 1 år Varamedlem: Ronny Olsen, nyvalg 1 år Varamedlem: Inger-Lise Larsen, nyvalg 1 år Revisor: Erik Aadland, gjenvalg 1 år. Alle valgene ble enstemmige, og der var ingen motkandidater. Inger-Lise Larsen ble historisk som første jente i VWACB-styret! 7. Eventuelt: a. Fjorårets vedtektsendringer: Vi hadde en gjennomgang av fjorårets vedtektsendringer, som ble bestemt og satt som note ved forrige årsmøte. Kan vi sende innkalling til årsmøte kun på mail?: Ja, det kan vi. Dette er nøye undersøkt og er en ganske vanlig prosedyre i langt større organisasjoner enn vår. Vi har likevel i år sendt ut skriftlig innkalling i VWACB-nytt, i tillegg til innkalling på forumet og på mail. På spørsmål fra Finn opplyste Jonn-Stian at det er ca 8 % av medlemmene som ikke har mail. Dette er uansett ikke noe stort problem.

2 Kan styret sitte som valgkomite?: Ja, det kan det. Dette er også vanlig i mange andre organisasjoner. Fordelen med den løsningen er at styret ofte er mer inne i klubben enn en oppnevnt valgkomite, og besitter derfor en stor kunnskap om, og en god oversikt over, klubbens medlemmer. Er dette greie nok opplysinger om disse sakene?: Ettersom ovenstående medførte noen innvendinger i fjor ble disse sakene gjennomgått i år, og det virket som om det var gehør for fremstillingen blant de fremmøtte. Bjørn foreslo at de som eventuelt måtte ha innvendinger, sender inn forslag om eventuelle forslag til endringer til neste årsmøte. b. Deltagelse på Fjordsteam august Det fremkom ønske om at styret jobber for at VWACB skal delta på Fjordsteam 2010 i Florø. Dette ønsket ble bifalt av årsmøtet og styret vil derfor jobbe med dette for øyet fremover. c. Onkel Rolf (OR) til Breistein. Jon foreslo at OR ble flyttet til Breistein. Det ble noe diskusjon rundt dette og Jonn-Stian orienterte om avtalen vi har med politiet angående OR. Det er å se på som en kontrakt, og denne inneholder strenge regler og krav for både lagring og bruk av bilen. OR har stått lagret i låst garasje hos Finn i mange år. Finn syntes imidlertid nå at det ville vært greit om bilen nå ble flyttet, da han nå har bruk for garasjen selv. OR vil derfor bli flyttet til Breistein så snart det lar seg gjøre. Som en naturlig fortsettelse av saken over ble det stilt spørsmål rundt den fremtidige bruken av OR på treff og lignende. Bilen har tidligere vært på utenbys treff, men det har vært noen episoder med bilen som ikke alle har vært like heldige. Det er derfor uaktuelt å ta OR med på SCC. Hvordan vi i fremtiden skal bruke OR må bli opp til styret å bestemme, en gjennomgang av reglene rundt bruk av bilen vil derfor bli utført av styret utover våren. Men som en hovedregel vil OR nok også i fremtiden kun bli brukt på egne og lokale treff. Finn fortalte om da klubben fikk bilen og om avtalen klubben fikk med Politiet, og om alt arbeidet og alt som måtte ordnes i den sammenheng. Politiet har nå overtatt en gammel original Politi-Volvo, så vi må kanskje regne med litt mindre etterspørsel etter OR i fremtiden. Vi må kanskje også forberede oss på at det med tiden kan komme krav om retur til sivil. d. Spørsmål: Ingen spørsmål. e. Takk: Roy fikk overlevert gave som takk for 10 år i styret, en modell av en 1957 VW Transporter. Det var tydelig at den falt i smak! Møtet ble hevet klokken Etterpå ble det vist film av om VW-klubben i Nederland sin tur til Nordkapp og tilbake. 2 John Harry Edvardsen Referent

3 ÅRSBERETNING 2009 VWACB Styret: Formann: Jonn-Stian Hansen Nestformann: Kristian Gelin Sekretær: Roy Fagerholt Kasserer/varamedlem: Geir Andrè Haaland Styremedlemmer: John Harry Edvardsen og Arne Nordheim Varamedlemmer: Bjørn Hjellestad og Knut Ulsmåg Revisor: Erik Aadland Redaktør VWACB-Nytt: Bård Gundersen Web- og IT-ansvarlig: Kristian Gelin Styrets arbeid i 2009: Styret har i arbeidsperioden avholdt 8 ordinære styremøter, og 3 ekstraordinære styremøter grunnet klubbens søk etter nye lokaler. Utenom disse møtene er det blitt holdt dugnader med pakking av medlemsblad. Av saker som styret har behandlet eller arbeidet med i 2009 bør nevnes: Onkel Rolf og Klubbussen, arrangementer (egne, eksterne og sammen med andre klubber), nye klubblokaler og VWACB-Nytt. Vi har forsøkt å videreutvikle våre nettsider og forum. Vi har formidlet nyheter fra LMK og LMK/Tennants forsikringer. Vi har også hatt 1 representant i styret i Motorklubbene i Bergen som arrangerer Vårmønstringen. Komiteer: VWACB har hatt en komite i arbeid i Denne var ledet av Bjørn Hjellestad og stod for Pre-Bug Out arrangementet. Økonomi: Klubbens økonomi har vært meget bra. Vi har hatt en stabil medlemsmasse. Av inntekstskilder bør nevnes Vårmønstringen, Bug Out, annonser i VWACB-nytt og på Web og salg av klubbeffekter. I forbindelse med våre nye lokaler på Breistein er der brukt vel kroner av oppsparte midler til oppussing og ombygging av lokalene. Vårmønstring: Ble arrangert den 21. mai. Ca publikummere og 903 (927) kjøretøyer møtte frem sammen med 36 (52) biler fra VWACB og gjorde at ble det ble et fint beløp i klubbkassen. Bug Out: I helgen mai ble det arrangert VW treff i Bergen. Lørdag ble det arrangert cruising og grilling for medlemmer og andre besøkende. Søndag ble treffet arrangert på Bergenhus Festning der 58 VW er møtte frem, sammen med ca 290 publikummere.

4 Andre aktiviteter: Det har gjennom året vært 10 ulike arrangementer. Av disse kan nevnes: Medlemsmøter, Temakvelder, Delebyttekveld, Tur til Stryn, Besøk på Veteranvognklubbens utstilling, Flyttedugnad fra Sartor til Breistein, Julebord og startet opp med Åpen onsdag. I tillegg har det vært arrangert et utall dugnader i forbindelse med våre nye lokaler på Breistein. Arrangementene fordeler seg over møtelokalene på Straume og Breistein, og utendørs. Medlemstall: Antallet sluttet på 267 som er 5 flere enn året før. Utgivelser: VWACB-Nytt har kommet ut med 3 nummer, alle i farger. Stofftilgangen og annonsetilgangen har vært variabel, men stort sett bra. Bilpark: Klubben eier en 1963 modell Politibil, Onkel Rolf, samt en 1967/68 modell Transporter 8 seter, Klubbussen. Både Onkel Rolf og Klubbussen har hatt ett betalt oppdrag i Klubbussen har i tillegg deltatt på to utenbys treff i 2009, SRVWK s treff på Bore og SCC. Begge er EU-kontrollert og godkjent i Klubblokale: Klubben disponerte ca. 45 m2 på Sartor 2, Straume. Vi flyttet til Breistein 1. november der vi disponerer ca. 800 m2, hvorav ca. 50 m2. er satt av til klubblokale. Resten består av ett lagringslokale og ett mekkelokale til utleie for klubbens medlemmer, samt et pauserom og toalett. Internett: Etableringen av et eget forum på nettsidene våre har økt aktiviteten mye. Det gjør det enklere for styret å formidle informasjon til våre medlemmer, samt å få tilbakemeldinger fra disse. Besøket var ca. 70 til treff pr. måned, noe som er en stabil oppgang. Konklusjon: Interessen for VW og VWACB er fortsatt bra og klubben kom fra året 2009 med æren i behold!

5 Årsoppgjør VWACB utskrifter Inntekter Res 09 Budsj 10 Balanse Kontooverf. (intern) Kontingent Debet Diverse /Renter Klubbeffekt Bank 42 Kapitalkonto Arr Bank 50 Brukskonto Ann. VWACB nytt Bank 07 O. Rolf Grasrot/tippemidler Bank 52 Breistein brukskonto O. Rolf Bank 55 Breistein dep ut Breistein (sponset kjk.) Bank 30 Breistein dep inn Leieinntekter Breistein Lån/depositum som kto Klubbil Underskudd Sum Sum Kostnader Res 09 Budsj 10 Kredit Egenkapital ( ) Resultat Presang Frode Sum LMK Klubbeff Porto Kontorrekv./pc/Tlf/e-post O. Rolf Leiekostnader Breistein Klubbil Trykk / Kopi Arr Revidert og godkjent Erik Aadland Breistein drift (invest 09) Profilering 0 0 Diverse/internhusleie Overskudd Sum Geir Andre Haaland, kasserer VWACB 2009 Ble konto i Postbanken oppsagt - Inngående balanse er derfor 5485 lavere enn utgående pengene satt inn bilag Ble kasse avsluttet - pengene kr 235 var gått ut på dato 2009 det er betalt inn kroner for 2010 som skal dekke 2 mekkeplasser 2009 Breistein drift er også inklusiv Sartor leie og alle investeringer gjort i 2009 i Breistein 2009 Trykk og kopi er inkl nytt kamera Side 1

6 Vedtekter Volkswagen Auto Club Bergen 1. Volkswagen Auto Club Bergen (VWACB) er en ikke profiterende og selvstendig klubb. Klubben representeres av styret eller deler av dette. Skal et medlem representere VWACB skal dette skje etter avtale med klubbens styre. 2. VWACB skal fremme bevaring av, forståelse for og kunnskap om luftavkjølte VW modeller, samt forsøke å skape et positivt miljø rundt disse. 3. VWACB vil søke samarbeid med andre foreninger som har tilsvarende interesser og formål. 4. Medlemskap: 1. Som medlemmer kan opptas alle som har interesse for luftavkjølt VW. Styret har rett til å ekskludere et medlem som ved sin atferd er til skade for klubbens interesser og formål. Eksklusjon avgjøres av styret. Som medlem regnes kun de som har betalt kontingent for inneværende år. Medlemmene skal arbeide for å fremme klubbens interesser. 2. Familie-/hustandsmedlemskap kan tegnes av familie/samboer av hovedmedlem som bor på hovedmedlemmets adresse. Medlemskapet innebærer kun medlemskort og dets fordeler. Medlemskapet er kun gyldig sammen med hovedmedlemskap. 3. Evt. endring av kontingentsatser fremlegges av styret for godkjennelse av årsmøtet 5. Årsmøte skal holdes innen utgangen av mars, og innkallelse skal gjøres skriftlig på e-post. Det skal holdes valg på: o Formann, 1 år om gangen. o 4 styremedlemmer som velges for 2 år om gangen. Av disse velges 2 det ene året og de to andre det neste året. o Varamenn, antall skal bestemmes av sittende styre. o Revisor, velges for 1 år om gangen. Dersom det til en stilling er flere innkomne forslag, skal det holdes skriftlig valg. Kun medlemmer har stemmerett på årsmøtet. Årsmøte skal behandle: 1. Valg av ordstyrer og referent. 2. Årsberetning. 3. Regnskap foregående år. 4. Budsjett for inneværende år. 5. Valg. 6. Andre saker. Forslag til valg skal være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. Andre forslag til saker skal være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. 6. Styret/Komiteer/Revisor: Styret skal bestå av formann, kasserer, sekretær, 2 styremedlemmer og nødvendige varamenn. Styret fungerer som valgkomité. De foreslåtte kandidater må være spurt. Arrangementkomité: Styret setter ned det de mener er nødvendig av arrangementskomiteer, med nødvendig antall medlemmer. Komiteen er underlagt og rapporterer direkte til styret. Formannen av arrangementskomiteen skal være medlem av styret. Revisor skal gjennomgå klubbens regnskaper, og innen årsmøtet godkjenne disse, i henhold til god revisjonsskikk. 7. Oppløsning av klubben skal vedtas av ekstraordinær generalforsamling og krever minst 2/3 flertall blant de stemmeberettiga som er til stede. Ved eventuell oppløsning av klubben skal klubbens eiendeler selges til markedsverdi. Denne kapitalen, samt annen kapital, overføres til en ideell organisasjon. Valg av mottaker gjøres av det sittende styret. Klubbens arkiver skal tas vare på. 8. Ikrafttreden: Disse vedtekter, med unntak av 6, trer i kraft fra 9. januar trer i kraft på årsmøtet Sist revidert på Årsmøtet