Vedtekter Fëanturi. Endring 1: Styret skal publisere lovendringsforslaget på Fëanturis nettsted eller på forumet minst en uke før årsmøtet..

Transkript

1 Vedtekter Fëanturi Vedtatt: Foreningen Fëanturi 1.1 Formål Fëanturi er en idealistisk forening for levende rollespill. Foreningen skal organisere slike rollespill og legge forholdene til rette for hobbyens utbredelse. De skal i hovedsak konsentrer seg om laiver i middelaler/fantasy-sjangeren. Fëanturi er upolitisk og religiøst nøytral. 1.2 Organer Fëanturis høyeste organ er årsmøte. Fëanturis nest høyeste organ er medlemsmøtet. Fëanturis organ som driver foreningens drift er styrets virksomhet. 1.3 Endring av vedtektene Vedtekter kan bare vedtas på på årsmøtet. For vedtektsendring kreves det 2/3 flertall. Vedtektsendringene trer i kraft fra det årsmøtet vedtektene vedtas. 1.4 Oppløsning Vedtak om å oppløse Fëanturi må fattes med minst 3/4 flertall på to årsmøter der det ene av årsmøtene er det ordinære årsmøtet, og det andre er ekstraordinært. Det skal minst være tre måneder og ikke over seks måneder i mellom disse årsmøtene. Alle Fëanturis aktiva skal så langt mulig omsettes i gangbar mynt. Uomsettelige aktiva skal fordeles mellom medlemmene så godt det lar seg gjøre. Alle Fëanturis midler skal så brukes til å avholde et grundig gravøl. Alle medlemmer skal inviteres. 2 Årsmøtet 2.1 Årsmøtets oppgave Årsmøtet skal: Vedta lover og lovendringer Velge alle tillitsvalgte og kontrollere at disse skjøtter sine verv godt Gi retningslinjer for arbeidet i styret. 2.2 Innkalling Årsmøtet avholdes i løpet av første kvartal. Styret innkaller til årsmøtet på Fëanturi sitt forum. 1/3 av Fëanturis medlemmer eller 2/3 av styret kan kreve at det innkalles til ekstraordinært årsmøte. Ikke mindre enn to uker før årsmøtet skal medlemmene ha innkallingen. 2.3 Saker Lovendringsforslag må være styret i hende innen to uker før årsmøte eller siste virkedag før denne dato. Skriftlig informasjon til årsmøtet fra styret og valgkomiteen skal være sekretær i hende senest fjorten dager før årsmøtet. For at en lov skal kunne vedtas eller endres må forslaget først offentliggjøres skriftlig. Det falmede pergament med lovforslag skal være ute hos medlemmene senest en uke før årsmøtet. Styret skal vurdere forslaget og dets konsekvenser. Vedta større investeringer eller prosjekter Vedta eksklusjoner Vedta salg av eiendeler Frist for innlevering av forslag til årsmøte er fire dager før årsmøtet Vedtaksførhet Årsmøtet er beslutningsdyktig med de medlemmer som er tilstede Stemmegivning Endring 1: Styret skal publisere lovendringsforslaget på Fëanturis nettsted eller på forumet minst en uke før årsmøtet.. Andre vedtak fattes normalt ved håndsopprekning. Dersom det er bare en kandidat kan denne velges ved bifall. Dersom

2 tre medlemmer gir til kjenne at skriftlig avstemning skal avholdes i en sak, skal dette gjennomføres. Alle medlemmer av Fëanturi har stemmerett på årsmøtet så sant de ikke er synlig beruset. 2.6 Dagsorden på årsmøtet Årsmøtet følger denne prosedyren: 1.Åpning. Formann avklarer om det er innsigelser på innkalling og dagsorden. Hvis ikke dette fremkommer, erklærer formannen årsmøtet for åpnet. 2. Ordstyrer Nestformann fungerer normalt som ordstyrer, hvis nestformannen ikke kan, velger årsmøtet en annen. 3. Referat. Sekretæren fungerer normalt som referent, hvis sekretæren ikke kan, velger årsmøtet en annen. Referatet trykkes i Det falmede pergament, og legges ut på hjemmesiden. 4. Årsberetning Styret representert av formann leser årsberetning som inneholder foreningens aktiviteter gjennom året. 5. Sakene. Formannen eller den styret har valgt presenterer sakene årsmøtet skal ta opp. Saklisten vedtas. Behandling av sakene. Det er ikke anledning å komme med nye saker etter fristen for innlevering er passert Hver sak behandles ferdig før årsmøtet tar neste sak hvis ikke årsmøtet vedtar å behandle flere saker samlet. Den som har fremmet saken eller en representant for denne gjør rede for saken før det åpnes for diskusjon. Hvis ingen vil gjøre rede for saken forkaster årsmøtet saken. Ordstyrer fastsetter taletid, replikker og setter strek med årsmøtets samtykke. Når debatten er over går årsmøtet til avstemning. 6 Valg. Valg av styre og valgkomite avholdes. Valgkomiteen fremmer sin innstilling på årsmøtet. Alle kandidater skal presenteres, også de som ikke er innstilt fra valgkomiteen. Benkeforslag er tillatt. Styret skal bestå av: Formann Velges for to år, valgt for to år ved første årsmøte. Nestformann Velges for to år, valgt for et år ved første årsmøte. Kasseser Velges for to år, valgt for et år ved første årsmøte. Sekretær Velges for to år, valgt for to år ved første årsmøte. Webansvarlig Velges for et år. Varamedlem Velges for et år. 7. Avslutning. Formann takker for fremmøtet, og erklærer årsmøtet for avsluttet. Årsmøtet kan hvis det finner det formålstjenlig velge materiellforvalter og arbeidsutvalg, og avgjøre om foreslåtte arrangementer kan eller skal avholds i regi av Fëanturi 3 Styret 3.1 Tillitsvalgte og styret Fëanturis tillitsvalgte er formann, nestformann, kasserer, sekretær og styremedlem. Disse utgjør styret. En person kan inneha flere verv dersom ingen er villige til å ta vervene. I såfall blir varamann med i styret med fremmøte, tale og stemmerett. 3.2 Styrets oppgaver Endring 2: Strykes Endring 3: Regnskap Kasserer gjennomgår regnskapet for årsmøtets godkjenning.

3 Styret tar seg av løpende drift og saker som ikke kan vente til neste årsmøte eller medlemsmøte. Styret følger opp retningslinjer gitt av årsmøtet, og kan i tillegg ta opp andre saker som kan skape aktivitet i Fëanturi. Styret kan oppnevne arbeidsgrupper til å utføre spesielle oppgaver. styret kan ikke ta beslutninger som involverer mer enn 1/3 av Fëanturis likvide midler uten først å rådføre seg med årsmøtet eller medlemsmøtet. Dersom styret mener medlemsmøtet fatter særs ukloke vedtak, kan det kreve at saken tas opp til behandling på neste medlemsmøte. Denne behandling er da endelig Tillitsvalgtes oppgaver I tillegg til sine oppgaver som medlem av styret, har styremedlemmene følgende særlige oppgaver: 1. Formann Leder styrets arbeid, sørger for at alle i styret utfører sine plikter og får nødvendig informasjon Representerer normalt Fëanturi utad. Er ansvarlig for markedsføring av Fëanturi 2. Nestformann Besitter komplett og oppdatert sett av Fëanturis lover Vurderer innkomne lovforslag Er ordstyrer under årsmøtet Påser at simuleringer gjennomføres i henhold til gjeldende retningslinjer Utfører formannens oppgaver i dennes fravær 3. Kasserer Holder orden på Fëanturis økonomi og følger opp Fëanturis økonomiske retningslinjer. Der disse ikke fungerer eller er utilstrekkelige skal kasseren utarbeide nye og legge dem fram for årsmøtet. Sørger for at alle ut- og innbetalinger skjer til rett tid. Sender ut kontingentkrav og purringer. Har ansvar for at medlemslisten er oppdatert. Legger fram regnskap på årsmøtet. Forestår arbeidet med søknader om økonomisk støtte. Endring 4: Samarbeider med arrangementsansvarlige om arrangementsøkonomien. Strykes. 4. Materiellforvalter Dette utgår vel når Det Holder rede på alle Fëanturis eiendeler, både hva det er, hvor det er og dets tilstand. falmede Forestår utlån/leie og fører oversikt over dette. pergament Sørger for vedlikehold av gjenstander. kun skal gis ut Besitter originaler av alle Fëanturis kompendier for kopiering, og et tilstrekkelig antall kopier for salg. på web. Besitter minst ett eksemplar av alle tilgjengelige nummer av Det falmede pergament. Kvitterer over eiendelene fra avtroppende og til påtroppende materiellforvalter. 6. Sekretær Mottar, leser gjennom og fordeler post til rette person i styret Fører referat fra årsmøtet, styremøter og medlemsmøtene Arkiverer og holder orden på Fëanturis skriftlige materiell Endring 5: Ansvaret for utgivelse bør plasseres hos redaktør. Sørge for at Det falmede pergament kommer ut til rett tid med aktuell informasjon, forhåndsomtale og referater. 4 - Valgkomiteens oppgaver Til å forberede valg av styret og valgkomite, velger årsmøtet en valgkomite for 1 år, som består av 2 medlemmer. Valgkomiteen konstituerer seg selv.

4 Styret kunngjør, fortrinnsvis gjennom Det falmede pergament, hvilke stillinger som skal besettes ved hvert valg. Valgkomiteen samler forslag til kandidater, kontrollerer at disse er medlemmer av Fëanturi og forespør om de er villige til å stille. Komiteen kan også forespørre kandidater den selv finner fram til. Valgkomiteen innstiller de kandidater den mener gir den beste helhetsløsning for Fëanturi. 5 - Revisor Revisor velges ved hvert årsmøte. Revisor skal: Kontrollere og godkjenne Fëanturis regnskap før dette legges frem på årsmøtet Endring 6: Styret kunngjør, Vedlegge en godkjennelse til årsmøtet. Revisor signerer regnskapet. fortrinnsvis gjennom Fëanturis 6 Medlemsmøtet nettsider hvilke stillinger som skal besettes ved hvert valg. 6.1 Innkalling Styret innkaller til medlemsmøte med minst en ukes varsel. 1/3 av medlemmene kan kreve at medlemsmøte avholdes. 6.2 Myndighet Medlemsmøtet kan ikke omgjøre vedtak gjort av årsmøtet. Medlemsmøtet skal beslutte større investeringer hvor det er hensiktsmessig å ikke vente til årsmøtet. Den som har innkalt til møtet begrunner sin avgjørelse om hvorfor vedtak bør gjøres på medlemsmøtet. Medlemsmøtet skal dersom styret finner det nødvendig vedta om et arrangement skal kunne arrangeres i Fëanturis navn, se 8. Medlemsmøtet skal også behandle forslag til aktiviteter de ønsker Fëanturis deltakelse i. Vedtak besluttet av medlemsmøtet gir ansvarsfrihet for styret for vedtaket. 6.3 Saksgang 1. Åpning Formann ønskjer velkommen leser opp dagens saker. 2. Ordstyrer Nestformann fungerer normalt som ordstyrer. Hvis nestformann ikke kan lede, velges en annen. 3. Referat Sekretær fungerer normalt som referent. Hvis sekretær ikke kan referere, velges en annen. 4. Sakene Hver sak behandles ferdig hver for seg, hvis ikke medlemsmøtet finner det praktisk å behandle to nærliggende saker samtidig. En sak kan utsettes til neste medlemsmøte, eller løftes opp til årsmøtet. 5. Eventuelt Her kan medlemmer ta opp saker de vil ha diskutert. 6. Avslutning 7 Kompendier Fëanturi kan fritt bruke alle kompendier utarbeidet for Fëanturi eller i forbindelse med et Fëanturi-arrangement til eget bruk etter avtale med forfatteren. Opphavsretten til alt skriftlig materiale ligger hos forfatteren, og endringer, bruk av verdenen i en annens sammenheng enn det forfatteren har tiltenkt, må først avklares, og skriftelig godkjennes av forfattere. All annen bruk må godkjennes av de som har utarbeidet kompendiet. 8 Fëanturis eiendeler Utstyr som er innkjøpt for Fëanturis midler eller er laget for Fëanturis regning er Fëanturis eiendom. Eiendeler kan bare lånes ut mot kvittering, dette gjelder også lån internt i Fëanturi. Eiendeler som mistes eller går i stykker på annet vis enn normal slitasje, kan kreves erstattet. Medlemsmøtet må vedta eventuelle salg og donasjoner. Overstiger verdien kr. 5000,00, må årsmøtet avgjøre salget. Styret kan kassere ødelagte eiendeler. 9 Simuleringer og andre arrangementer

5 9.1. Arrangementer i Fëanturis navn Fëanturi har 1 fast, årlig simulering, fortrinnsvis en sommersimulering. En arrangementskomite for en fast, årlig simulering må legge fram sitt forslag om simulering for årsmøtet eller medlemsmøtet, snarest etter forrige simulering av samme art. Om det er flere interesserte komiteer, skal styret på forhånd gå gjennom forslagene og gi en innstilling på årsmøtet eller medlemsmøtet. I tillegg kan det gjennomføres andre arrangementer i Fëanturis navn. Alle medlemmer av Fëanturi kan lage arrangementer i Fëanturis navn. Styret kan likevel nedlegge veto mot at arrangørene bruker Fëanturis navn, forutsatt at det finnes en god grunn til dette. Styret kan fatte vedtak om en simulering dersom det kun er en interessert komite eller det er kort tid igjen til simuleringen skal finne sted. Endring 7: Budsjettet skal være Arrangementer kan gjennomføres i Fëanturis navn hvis følgende krav er oppfylt: godkjent av styret. I praksis har vi aldri Budsjettet skal være godkjent av medlemsmøtet. medlemsmøter. Hadde ikke dette Arrangementet må være vedtatt av årsmøtet (se likevel forrige avsnitt) vært en jobb for styret? Arrangementet skal være åpent for alle medlemmer av Fëanturi, med unntak av alder og påmeldingsantall. Arrangementet skal ha en arrangementsansvarlig. Arrangementet skal ikke overlappe i tid med noe tidligere vedtatt Fëanturi-arrangement. Arrangørene må være kvalifisert etter gjeldende regler. Et arrangement i Fëanturis navn har følgende rettigheter: Det kan bruke Fëanturis adresse. Det kan få dekket eventuelt underskudd fra Fëanturis konto. Overskuddet tilfaller Fëanturi. Styret kan, med mindre det er under 60 dager igjen til den aktuelle simuleringen, trekke tilbake all økonomisk støtte fra dette arrangementet, dersom det finnes grunnlag for det. Arrangør av simuleringen kan kalle inn til medlemsmøte å fremme sin sak Arrangementer med Fëanturi-bistand Grupperinger utenfor Fëanturi som ønsker bistand fra Fëanturi, kan gjøre avtale om dette med styret, etter de rettigheter og betingelser som gjelder for alle arrangementer. Fëanturis navn må nevnes som støtteorgan for laiven Alle arrangementer Alle arrangementskomiteer har følgende rettigheter: De kan bruke Det falmede pergament som informasjonskanal. De kan kvittere ut og bruke Fëanturis eiendeler. De kan bruke Fëanturis kompendier. Se vilkår 7 De har tilgang til Fëanturis medlemsliste. De kan bruke Fëanturis kontorlokaler med alle fasiliteter. (Når dette kommer). Interne laiver har fortrinnsrett. En simulering der personer under 18 år er med skal være rusfri. Enhver arrangementskomite oppnevner en økonomiansvarlig i komiteen. Alle økonomiske midler skal gå gjennom Fëanturis konti. Kasserer og arrangementets økonomiansvarlige skal begge kvittere for at pengene er overført fra Fëanturi til en mottakende part. Økonomiansvarlig og kasserer blir enige om et passende overskudd man prøver å oppnå. Styret skal sammen med arrangements-komiteen bli enige om en egnet rabatt-ordning for Fëanturis medlemmer. 10 Medlemmer Endring 8. Fëanturi arrangement. Endring 9. De kan bruke Fëanturis nettside som informasjonskanal. Endring 11. Økonomiansvarlig og styret blir enige om et passende overskudd man prøver å oppnå Endring 10. Fëanturi kan stille materiell, yte økonomisk bistand.grupp ering kan også etter avtale med forfattere bruke Fëanturis kompendier. Se vilkår 7.

6 For å bli medlem i Fëanturi må en ha betalt medlemsavgift som fastsatt av årsmøtet. Dersom et medlem av Fëanturi har forbrutt seg mot Fëanturi kan medlemmet straffes av styret, evt. årsmøtet. Medlemmet kan anke en slik avgjørelse på neste medlemsmøte, og videre til årsmøtet. Møtet kan omgjøre styrets vedtak i slike saker. Om ikke medlemmet selv eller en stedfortreder vedkommende har bestemt ønsker å tale medlemmets sak på møtet, skal nestformannen gjøre det. Medlemmer har krav på å få tilsendt Det falmede pergament. De har stemmerett på møter og kan stille til alle verv. Ethvert medlem har rett til å tale sin sak for årsmøtet Endring 12: Strykes