REFERAT ÅRSMØTE I VWACB, 2011.

Transkript

1 REFERAT ÅRSMØTE I VWACB, Sted: Klubbens lokale på Breistein, Bergen Bug House Dato: Onsdag 16. februar 2011 Klokkeslett: 1900 Fra det sittende styret møtte: Jonn-Stian Hansen, Kristian Gelin, Geir Richard Sæbø, John Harry Edvardsen og Geir Haaland. Jonn-Stian innledet møtet kl 1900 med å ønske alle de fremmøtte velkommen. Til sammen hadde 13 medlemmer, inkludert styrets medlemmer, møtt opp. Saksliste/referat: 1. Valg av ordstyrer og referent Ordstyrer: Jonn-Stian Hansen Referent: Geir Richard Sæbø 2. Årsberetning Gjennomgått uten kommentarer 3. Regnskap 2010 Gjennomgått uten kommentarer 4. Budsjett 2011 Kommentar fra Geir A. Haaland: Alle prosjekter og tiltak i klubbens regi skal i utgangspunktet finansiere seg selv. For å komme i gang ble det gjort et unntak på Breistein, slik at kr ble «lånt» fra klubben til oppussing/bygging av klubblokale. 5. Valg: Følgende kandidater var foreslått og stilte til valg: - Formann: Jonn-Stian Hansen - 1 år, gjenvalg - Styremedlem: Kristian Gelin - 2 år, gjenvalg - Styremedlem: Øyvind H. Larsen - 2 år, ny - Styremedlem: Svein Lysø - 1 år, ny - Varamedlem: Geir A. Haaland - 1 år, gjenvalg - Varamedlem: Morten S. Nilsen - 1 år, ny - Revisor: Erik Aadland - 1 år, gjenvalg Styremedlem Geir R. Sæbø har 1 år igjen av sin periode, og sto derfor ikke på valg. Ut av styret gikk: John Harry Edvardsen, Ronny Olsen, Inger-Lise Larsen (og Arne Nordheim). Det nye styret ble enstemmig valgt 6. Eventuelt Et innkommet forslag. Forslaget innebar (kort sagt) at styremedlemmer i VWACB ikke skulle betale medlemsavgift. Dette forslaget medførte noe diskusjon, det ble blant annet hevdet at om man ikke betalte var man ikke medlem. Dermed kunne man ikke sitte i styret siden dette er en forutsetning. Det ble derfor foreslått å utbetale styrehonorar pålydende samme beløp som medlemsavgiften, til alle som har verv i VWACB. Det ble også sagt at dette var en symbolsk handling, for å kompensere noe av tidsbruken. Noen mente beløpet uansett var så lite at det ikke var noe å «styre med».

2 Forslaget (Styrehonorar for alle med verv pålydende samme beløp som medlemsavgiften) ble vedtatt med 7 for, 5 mot og 1 blank. I tillegg kom det opp et forslag som ikke var fremmet innen fristen til å komme med på innkallingen. Dette gjaldt kjøp av dekkomleggingsmaskin på Bergen Bug House som kunne leies ut til brukerne. Saken ble drøftet av årsmøtet selv om den ikke ble lagt frem på forhånd. Det kom frem at dette var en sak som måtte behandles i styret, men det ble likevel noe diskusjon. Noen hevdet at verktøy i VWACB s eie kunne medføre en forsikringsmessig utfordring. Dette mente andre kunne løses ved hjelp av skjema/leiekontrakt som fritok klubben for ansvar. Det ble også sagt at slikt utstyr ville ta mye plass på fellesområder, som det i utgangspunktet er lite av. Noen hevdet også at man kunne få problemer med vedlikehold, mens andre mente dette måtte dekkes inn av leien. Kasserer hadde ingen motforestillinger så lenge produktene finansierte seg selv. Det ble konkludert med at klubbens styre snarest skal ta en prinsipiell avgjørelse om hvorvidt VWACB skal eie verktøy for utleie til medlemmene. Møtet ble hevet kl

3 ÅRSBERETNING 2010 VWACB Styret: Formann: Jonn-Stian Hansen Nestformann/Styremedlem: Kristian Gelin Sekretær/Styremedlem: Geir Sæbø Kasserer/Varamedlem: Geir Andrè Haaland Styremedlemmer: John Harry Edvardsen og Ronny Olsen Varamedlem: Inger-Lise Larsen Revisor: Erik Aadland Redaktør VWACB-Nytt: Bård Gundersen Web- og IT-ansvarlig: Kristian Gelin Styrets arbeid i 2010: Styret har i arbeidsperioden avholdt 8 ordinære styremøter, og ett ekstraordinært styremøte grunnet flytting av Bug Out. Utenom disse møtene er det blitt holdt dugnader med pakking av medlemsblad, samt diverse vedlikeholdsarbeid på klubbens lokaler. Av saker som styret har behandlet eller arbeidet med i 2010 bør nevnes: Onkel Rolf og Klubbussen, arrangementer (egne, eksterne og sammen med andre klubber), drift av klubblokalet og VWACB-Nytt. Vi har forsøkt å videreutvikle våre nettsider og forum. Vi har formidlet nyheter fra LMK og LMK/Tennants forsikringer. Vi har også hatt 1 representant til stede i styret i Motorklubbene i Bergen som arrangerer Vårmønstringen. Komiteer: VWACB har hatt en komité i arbeid i Denne var ledet av Geir Sæbø og stod for Pre BugOut arrangementet. Økonomi: Klubbens økonomi har vært meget bra. Vi har hatt en stabil medlemsmasse og dermed en stabil kontingentinntekt. Av andre inntekstskilder bør nevnes; Vårmønstringen, Bug Out, annonser i VWACB-nytt og på Web, og salg av klubbeffekter. I forbindelse med våre nye lokaler på Breistein er der i år brukt vel kroner til investeringer i disse. I dette beløpet ligger blant annet innkjøp av varmepumpe og en sen faktura på alarmanlegget. Vårmønstring: Ble arrangert den 13. mai. Ca publikummere og 968 (927) kjøretøy møtte frem sammen med 44 biler fra VWACB og gjorde at ble det ble et fint beløp i klubbkassen. Bug Out: I helgen mai ble det arrangert VW treff i Bergen.

4 Lørdag ble det arrangert cruising og grilling på Pre Bug Out for medlemmer og andre besøkende. Søndag ble treffet arrangert på parkeringsplassen på Bontelabo der 41 (58) VW er møtte frem, sammen med ca. 180 (290) publikummere. Andre aktiviteter: Utenom Åpen Onsdag har det gjennom året vært 10 ulike arrangementer. Av disse kan nevnes: Temakveld, bremser Onkel Rolf Delebyttekveld Tur til Norheimsund, VWaar i Hardanger Felleskjøring til Bore og SCC Deltagelse på Fjordsteam i Florø Nasjonal Motordag Deltagelse på Right On Tur til Antons Kulturhistoriske Senter Julebord I tillegg har det vært arrangert et antall cruisinger, både PSC og mer planlagte. Arrangementene fordeler seg over møtelokalet på Breistein og utendørs. Medlemstall: Antallet sluttet på 271 som er 4 flere enn året før. Utgivelser: VWACB-Nytt har kommet ut med 3 nummer, alle i farger. Stofftilgangen og annonsetilgangen har vært variabel, men stort sett bra. Bilpark: Klubben eier en 1963 modell Politibil, Onkel Rolf, samt en 1967/68 modell Transporter 8 seter, Klubbussen. Onkel Rolf har hatt ett betalt oppdrag i 2010, Klubbussen ingen. Onkel Rolf trenger sårt en oppgradering. Bremsene er nå fikset, men det gjenstår enda en del. Takk til Unneberg Bil for gratis bremsedeler! Klubblokale: På Breistein disponerer klubben ca. 800 m2, hvorav ca. 50 m2. er satt av til klubblokale. Resten består av ett lagringslokale og ett mekkelokale til utleie for klubbens medlemmer, samt et pauserom og toalett. Internett: Etableringen av et eget forum på nettsidene våre har økt aktiviteten mye. Det gjør det enklere for styret å formidle informasjon til våre medlemmer, samt å få tilbakemeldinger fra disse. Besøket var ca. 70 til treff pr. måned, noe som er en stabil oppgang. Konklusjon: Interessen for VW og VWACB er fortsatt bra og klubben kom fra året 2010 med æren i behold!

5 Årsoppgjør VWACB Inntekter Kto.nr.: Kontonavn: Budsjett 2010: Regnskap 2010: Budsjett 2011: Balanse: 3901 Kontingent , , , Klubbeffekter , , ,00 Debet: 3903 Arr/Jubileum , , , VWACBnytt Annonser , , ,00 Kontonavn: Tippemidler Grasrot 7 500, , ,36 **Depositum Biler , , Onkel Rolf 1 500,00 609,00 609,00 Høyrentekonto , , Leieinntekter Breistein , , ,00 Brukskonto , , Klubb Bil 2 500,00 580,00 0,00 Breisteinkonto , , Brus Automat 0, , ,50 Onkel Rolf 9 992, , Breistein Booking 0,00 0, ,00 Depositum Huseier , , Depositum Innbetalt Bil 0, ,00 0,00 Annen egenkapital , , Breistein Strøm Inntekt 0, , , Diverse inntekter (Renter) 9 500, , , Delesalg 0, ,00 0,00 SUM , , ,81 Kredit: Inngående balanse ,46 Kostnader Resultat 2010 (overskudd) ,73 Kto.nr.: Kontonavn: Budsjett 2010: Regnskap 2010: Budsjett 2011: Utgående balanse , LMK 5 500, , , Klubbeffekter 5 000, , , Kontor/pc/telefon/internet , , , Onkel Rolf 8 000, , ,00 Kommentarer: 6905 Breistein Husleie , , ,00 **Depositum Biler , Breistein Strøm 0, , ,00 Denne kontoen er medlemmenes depositum for garasjeplass Breistein Drift , , , Vwacb nytt (Trykk Kopi) , , , Arregement Jubileum , , , Klubb Bil , , , Brus Automat 0, , , Depositum Tilbekabetaling Bil 0, ,00 0, Breistein investering 0, , , Diverse (Gebyrer) 0, , ,00 Kasserer, Geir Andrè Haaland 6915 Internhusleie - Vwacb til Breistein , , , Porto , , ,00 Resultat (Overskudd) , , ,81 SUM , , ,81 Revisor, Erik Aadland

6 Vedtekter Volkswagen Auto Club Bergen 1. Volkswagen Auto Club Bergen (VWACB) er en ikke profiterende og selvstendig klubb. Klubben representeres av styret eller deler av dette. Skal et medlem representere VWACB skal dette skje etter avtale med klubbens styre. 2. VWACB skal fremme bevaring av, forståelse for og kunnskap om luftavkjølte VW modeller, samt forsøke å skape et positivt miljø rundt disse. 3. VWACB vil søke samarbeid med andre foreninger som har tilsvarende interesser og formål. 4. Medlemskap: 1. Som medlemmer kan opptas alle som har interesse for luftavkjølt VW. Styret har rett til å ekskludere et medlem som ved sin atferd er til skade for klubbens interesser og formål. Eksklusjon avgjøres av styret. Som medlem regnes kun de som har betalt kontingent for inneværende år. Medlemmene skal arbeide for å fremme klubbens interesser. 2. Familie-/hustandsmedlemskap kan tegnes av familie/samboer av hovedmedlem som bor på hovedmedlemmets adresse. Medlemskapet innebærer kun medlemskort og dets fordeler. Medlemskapet er kun gyldig sammen med hovedmedlemskap. 3. Evt. endring av kontingentsatser fremlegges av styret for godkjennelse av årsmøtet 5. Årsmøte skal holdes innen utgangen av mars, og innkallelse skal gjøres skriftlig på e-post. Det skal holdes valg på: o Formann, 1 år om gangen. o 4 styremedlemmer som velges for 2 år om gangen. Av disse velges 2 det ene året og de to andre det neste året. o Varamenn, antall skal bestemmes av sittende styre. o Revisor, velges for 1 år om gangen. Dersom det til en stilling er flere innkomne forslag, skal det holdes skriftlig valg. Kun medlemmer har stemmerett på årsmøtet. Årsmøte skal behandle: 1. Valg av ordstyrer og referent. 2. Årsberetning. 3. Regnskap foregående år. 4. Budsjett for inneværende år. 5. Valg. 6. Andre saker. Forslag til valg skal være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. Andre forslag til saker skal være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. 6. Styret/Komiteer/Revisor: Styret skal bestå av formann, kasserer, sekretær, 2 styremedlemmer og nødvendige varamenn. Styret fungerer som valgkomité. De foreslåtte kandidater må være spurt. Arrangementkomité: Styret setter ned det de mener er nødvendig av arrangementskomiteer, med nødvendig antall medlemmer. Komiteen er underlagt og rapporterer direkte til styret. Formannen av arrangementskomiteen skal være medlem av styret. Revisor skal gjennomgå klubbens regnskaper, og innen årsmøtet godkjenne disse, i henhold til god revisjonsskikk. 7. Oppløsning av klubben skal vedtas av ekstraordinær generalforsamling og krever minst 2/3 flertall blant de stemmeberettiga som er til stede. Ved eventuell oppløsning av klubben skal klubbens eiendeler selges til markedsverdi. Denne kapitalen, samt annen kapital, overføres til en ideell organisasjon. Valg av mottaker gjøres av det sittende styret. Klubbens arkiver skal tas vare på. 8. Ikrafttreden: Disse vedtekter, med unntak av 6, trer i kraft fra 9. januar trer i kraft på årsmøtet Sist revidert på Årsmøtet