SAKSPAPIRER KOMMUNESTYRET

Transkript

1 FOLLDAL KOMMUNE Møtested: KVISTLI Møtedato: Torsdag Tid: kl SAKSPAPIRER KOMMUNESTYRET Det vil bli 40 minutters omvisning og orientering på Kvistli. Det gjennomføres inntil 30 minutters offentlig spørretime før kommunestyremøtet settes. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 16/16 15/711 ORGANISATORISKE ENDRINGER I ENHET FOR OPPVEKST. 17/16 16/146 HØRING STRATEGISK PLAN FOR NAV I HEDMARK 18/16 16/176 VURDERINGER RUNDT UTGIVELSE AV FOLLDALSJUL 19/16 16/200 VIDEOOVERFØRING AV KOMMUNESTYREMØTER FOLLDAL, Hilde Frankmo Tveråen Ordfører Eventuelt forfall skal godkjennes av ordfører. Representanter som mener de er inhabile i en sak varsler ordfører om dette. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes mandag før kommunestyremøte på kommunehuset Nyberg. AP kl SP kl SL kl

2 Sak 16/16 ORGANISATORISKE ENDRINGER I ENHET FOR OPPVEKST. Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 15/711 Saksbehandler: Torill Tjeldnes Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 1/15 Administrasjonsutvalget /15 Administrasjonsutvalget /16 Administrasjonsutvalget /16 Kommunestyret Melding om vedtak sendes til: Tynset kommune Andre dokumenter i saken: 1. Mandat og opprettelse av arbeidsgruppe enhet for oppvekst. 2. Referat fra møte Referat fra møte Referat fra møte Referat fra møte Referat fra møte Saksopplysninger: Administrasjonsutvalget vedtok den at det skulle nedsettes en arbeidsgruppe som skulle legge fram et forslag om framtidig organisering av avdelingene som i dag tilhører oppvekstenheten inkl. norskopplæring for innvandrere. Arbeidsgruppa har bestått av rådmann, (leder), rektor, barnehagestyrer, kulturskolerektor, flyktningkonsulent, enhetsleder NAV, HTV Fagforbundet, HTV Utdanningsforbundet. Personalkonsulenten har vært sekretær for gruppa. Mandat for arbeidsgruppa var: 1. Legge fram et forslag om framtidig organisering av avdelingene som i dag tilhører oppvekstenheten inkl. voksenopplæring. 2. Se på fordeler og ulemper ved å beholde dagens organisering. 3. Se på muligheten for å dele enheten i mindre enheter. 4. Se på muligheter for evt. delt funksjon som enhetsleder og rektor. 5. Se på muligheter for evt. delt funksjon som enhetsleder og barnehagestyrer. 6. Se på muligheter for interkommunalt samarbeid, og hvilken myndighet som i tilfelle må/kan delegeres. 7. Ved de forskjellige alternativene må det utredes hvilke endringer det kan bli i forhold til dagens administrative ressurser. 8. Se på og vurdere hvor kulturskolen skal ligge organisatorisk. 9. Se på, og vurdere hvor flyktningetjenesten bør ligge. Folldal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 15

3 10. Se på og vurdere hvor voksenopplæringen skal ligge organisatorisk og gi anbefalinger i forhold til pågående evaluering av denne. Arbeidsgruppa har hatt 5 møter. Arbeidsgruppa har vurdert fordeler og ulemper med forskjellige måter å organisere enheten på. Folldal kommune har en skole og en barnehage. Dette har vært førende for vurderingene, sett i forhold til behovet for ledelse som samordner flere enheter. Det har også vært to møter med utdanningssjefen på Tynset ang. mulig deltakelse i TATO. TATO er i dag et skolefaglig samarbeid mellom kommunene Tynset, Tolga og Alvdal. Samarbeidet administreres av utdanningssjefen i Tynset kommune. Utdanningssjefen er skolesamarbeidets tals- og kontaktperson i forhold til overordnet myndighet (fylkesmannen, direktoratet og departement). Os kommune gjorde vedtak om å utrede muligheten om deltakelse i TATO samarbeidet. Utredningen avventes til også Folldal har tatt stilling til deltakelse. Modeller for organisering har vært lagt fram for ansatte i skole og barnehage. Innspill fra ansatte har blitt vurdert i arbeidsgruppa underveis. Lovverk. I opplæringslovens 9.1 står det om ledelse i skolen: Kvar skole skal ha ei forsvarleg fagleg, pedagogisk og administrativ leiing. Opplæringa i skolen skal leiast av rektorar. Rektorane skal halde seg fortrulege med den daglege verksemda i skolane og arbeide for å vidareutvikle verksemda. Den som skal tilsetjast som rektor, må ha pedagogisk kompetanse og nødvendige leiareigenskapar. Rektorar kan tilsetjast på åremål. Departementet kan etter søknad gjere unntak frå reglane i andre ledd og gi høve til andre måtar å organisere leiinga på. I opplæringslovens 13-1 fjerde ledd står det om skolefaglig kompetanse i kommuneadministrasjonen. Kommunen skal ha skolefagleg kompetanse i kommuneadministrasjonen over skolenivået. Utdaninngsdirektoratets tolkning er: Dersom det etter en vurdering fremstår som forsvarlig og forenelig med relevant lovgivning at skolefaglige kompetente personen i kommuneadministrasjonen også innehar en annen funksjon i kommunen, anser ikke Utdaninngsdirektoratet dette for å være i strid med opplæringsloven 13-1 fjerde ledd. En eventuell deling av funksjonene skolefaglig kompetent og rektor, eller andre funksjoner på lavereliggende nivåer, må gjennomføres arbeidsrettslig og kan ikke foretas gjennom delegasjon. Om ledelse i barnehagen: Barnehagelovens 17 Barnehagen skal ha en forsvarlig pedagogisk og administrativ ledelse. Barnehagen skal ha en daglig leder som har utdanning som førskolelærer eller annen høgskoleutdanning som gir barnefaglig og pedagogisk kompetanse. Side 3 av 15

4 Kommunen kan innvilge dispensasjon fra utdanningskravet etter andre ledd. Kommunens vedtak kan påklages til fylkesmannen. Departementet gir nærmere forskrifter om dispensasjon fra utdanningskravet og om godkjenning av yrkeskvalifikasjoner fra utlandet. Særavtale SFS 2201 pkt om styrer i barnehage Styrer/leder i barnehage En barnehage skal som hovedregel ha styrer i hel stilling, jf. HTA kap I barnehager med plass til 42 barn eller mer, skal det avsettes hel stilling til lederoppgaver. I store barnehager bør det opprettes stilling som assisterende styrer. Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere. Formålet med denne loven er å styrke nyankomne innvandreres mulighet for deltakelse i yrkes- og samfunnslivet, og deres økonomiske selvstendighet. Det fremgår ikke av loven noe om hvordan denne tjenesten skal organiseres og ledes. Imidlertid fremkommer det av Rundskriv Q-20/2015 et krav til samarbeid mellom NAV og tjenesten. Rundskrivet beskriver kommunens krav til samordning av tjenesten mellom NAV og den etat i kommunen som har ansvar for oppfølging av loven og voksenopplæringen. Modell 1. Enheten er i dag organisert etter følgende modell. Modellen med enhet for oppvekst ble vedtatt i k-sak 19/08. Flykningetjenesten ble lagt til enheten i k-sak 25/11. Arbeidsgruppa har vurdert fordeler og ulemper med dagens modell. Fordelen med å opprettholde egen enhetsleder for oppvekst vil være at man kan sikre en samordning av hele oppvekstløpet til innbyggere i Folldal. Ulempen er at det kan være krevende å rekruttere en leder som både har skolefaglig kompetanse og kompetanse om barnehage og arbeid med flyktninger. Erfaringene både fra egen kommune og andre kommuner er at det er få kvalifiserte søkere til slike stillinger. Ut fra økonomiske vurderinger er dette den modellen som krever mest ressurser. Side 4 av 15

5 Modell 2. For å oppfylle opplæringslovens krav til skolefaglig kompetanse mellom rådmann og rektor må enhetsleder/rektor ha to tilsettingsforhold. I denne modellen har arbeidsgruppa lagt til grunn at man styrker skoleledelsen med undervisningsinspektør i full stilling. Barnehagestyrer vil også bli enhetsleder for barnehagen. Styrerressursen må styrkes med en assisterende styrer. I modellen ligger fortsatt norskopplæring med samfunnskunnskap til Tynset opplæringssenter. Det har vært viktig for arbeidsgruppa at kommunen går i samtaler med Tynset opplæringssenter for å se på muligheten for en mer desentralisert modell. Det er sterkt ønskelig å ta deler av norskopplæringen tilbake til Folldal, da ulempene med lang reisetid på buss vurderes som for store for enkelte av flyktningene. Det er også viktig at flyktningetjenesten kan utarbeide mer individuelle opplæringsløp med større og mer fleksible muligheter for en kombinasjon mellom språkpraksis og skole. Samtidig er det viktig for de som går inn i klasser på et høyere nivå har tilgang på undervisning som er tilpasset deres behov. For disse kan det være riktig at tilbudet gis på Tynset. Side 5 av 15

6 Modell 3. TATO samarbeidet. Ulemper: Geografisk avstand til skoleledelsen. Økt distanse til f. eks. fylkesmannen. Man mister muligheten til å bygge opp kompetanse rundt skoleledelse selv. Man gir fra seg ressurser man kan bruke på skoleledelse selv. Fordeler: Sterkt faglig miljø i samarbeid med flere av Nord-Østerdals kommunene. Dette blir da på rektornivå, i dag er samarbeidet på skolefagligansvarlignivå. Sikrer skolefaglig ledelse. Sikrer nivå mellom rådmann og rektor i forhold til opplæringslovens Man sikrer tilstrekkelig distanse på saksbehandling i klagesaker på enkeltvedtak. Arbeidsgruppa har også diskutert en del rundt kompetanseutvikling på skoleledelse. Ved å gå inn i TATO ser man både fordeler og ulemper ved dette. Ved eventuelle forhandlinger med TATO er det viktig å finne en modell som styrker og sikrer kompetanseutviklingen til skoleledelsen i Folldal. Det regionale samarbeidet mellom rektorene må også sikres og videreutvikles i ny modell. Kulturskolen: Under hele prosessen har det vært klart ønskelig at kulturskolen fortsatt skal ha en sterk tilknytning til skolen. Enhetsleder skole bør ha et overodnet ansvar for kulturskolen. Egen enhet for kulturskolen blir sett på som uaktuell. Det er ikke ønskelig at kulturskolerektor skal bruke mer tid på administrative oppgaver og ledelse enn det som gjøres i dag. Det er allerede Side 6 av 15

7 etablert et godt samarbeid mellom kulturskolen og skolen, og man ser ingen grunn til å endre dette. Flyktningetjenesten: I modell 2 og 3 er flyktningetjenesten foreslått lagt til NAV. Flyktningetjenesten har tidligere vært organisert under oppvekst og kultur, kultur, rådmann, NAV og nå til oppvekst. Siste halve året har det i praksis vært rådmann som har ledet tjenesten. Det er fordeler og ulemper med alle modellene. Det eksisterer allerede i dag et tett samarbeid mellom flyktningetjenesten og NAV i oppfølging av den enkelte. Et velfungerende samarbeid med NAV sikrer en klar anvarsfordeling, man unngår dobbeltarbeid og man bidrar til et mer effektivt og målrettet introduksjonsprogram for den enkelte deltaker. Partnerskapet i NAV er konsultert i forhold til mulig omorganisering, og det er felles forståelse for at dette er opp til kommunen selv. Det arbeidsgruppa har vurdert er at uansett hvilken modell man velger, så er det viktig å ha tilstrekkelige ressurser i tjenesten for at man kan lykkes godt med integrering av flyktninger i Folldalssamfunnet. Bemanning i de forskjellig modellene. Ressursmessig vil man med modell 2 og modell 3 kunne få noen besparelser i forhold til modell 1.I oversikten er det ikke lagt inn ressurs i forhold til flyktningekonsulent/programrådgiver og voksenopplæring. Dette må tilpasses etter hvor mange flyktninger kommunestyret til en hver tid vedtar å motta, og hva som kommer ut av samtalene med TATO og Tynset opplæringssenter. Stillingsstørrelsen til assisterende barnehagestyrer og inspektør i skolen må administrasjonen gjøre en fortløpende vurdering på, sett i forhold til antall barn og andre faktorer som kan spille inn fra år til år. Tabellen under må således sees på som et eksempel til løsning. I modell 3 vil rektor også være enhetsleder, men da uten oppgavene som skolefaglig ansvarlig. Rektor vil da ha ett tilsettingsforhold. Modell 1 Modell 2 Modell 3 TATO 30 Enhetsleder oppvekst 100 Enhetsleder skole 30 Rektor Inspektør Styrer/enhetsleder barnehage Ass.styrer Kulturskole Flyktningkonsulent Voksenopplæring I budsjett for 2016 er enhetsleder oppvekst tatt ut med halvårs virkning. Vi ser av de forskjellige modellene at man vil komme forholdsvis likt ut med modell 2 og 3. Rådmannens saksvurdering: Arbeidet med å ta en gjennomgang av enheten var begrunnet i å finne en modell som gir gode muligheter til videre kvalitetsutvikling av tjenestene. Det var også ønskelig å finne en modell Side 7 av 15

8 hvor ledelse har riktig dimensjon i forhold til at Folldal er en liten kommune med en skole og en barnehage. Å se på mulighetene for økonomisk innsparing har også vært et mål for dette arbeidet. De økonomiske forskjellene på modell 2 eller 3 er minimale. Det er viktig når valg av modell er gjort at man tar en gjennomgang på stillingsbeskrivelser og tjenestebeskrivelser for tjenestene. Dimensjonering av ledelse i skole og barnehage henger også sammen med hvor stor merkantil ressurs det skal være i tjenesten. Administrasjonen har delegert myndighet til å dimensjonere stillingene innenfor rammen av budsjett. Det er gjennomgående gode skoleresultater i Nord-Østerdalen. Det har over lengre tid vært et tett samarbeid om skoleledelse og utvikling i regionen. Det spørsmålet kommunen må stille seg er om det er med et videre skolefaglig samarbeid eller ved å delta i TATO-samarbeidet man sikrer den beste skoleutviklingen i Folldal. Tilstrekkelig distanse ved klager på enkeltvedtak er også et av argumentene som veier i retning av et samarbeid i TATO. Det at rektor og enhetsleder (skolefaglig ansvarlig) er en og samme person, men med to tilsettingsforhold, gjør at man allikevel kan oppleve habilitetsproblemer. Fordelen med modell 2 er at vi beholder og videreutvikler den skolefaglige kompetansen i Folldal. Rådmannen anbefaler at vi slutter oss til TATO samarbeidet. Det er viktig at vi samtidig sikrer vår egen kompetanseutvikling på skolelederområdet. For barnehagen vil begge modellene innebære fortsatt tett samarbeid med andre kommuner, både i forhold til faglig utvikling og i forhold til tilsyn. Det er viktig at samarbeidet mellom skole og barnehage koordineres ved en evt. deling av oppvekstenheten. I Tolga kommune er f.eks denne funksjonen tillagt rektor. Rådmannen anbefaler at kommunestyret velger modell 3 med to nye enheter, flyktningetjenesten til NAV og samarbeid med TATO som skolefaglig ansvarlig. Rådmannens innstilling: 1. Stillingen som enhetsleder oppvekst trekkes inn. 2. Det opprettes to nye enheter. Skole og barnehage. Rektor og barnehagestyrer blir enhetsledere, og inngår i rådmannens ledergruppe. 3. Flyktningetjenesten legges til NAV. 4. Folldal kommune starter utredning om skolesamarbeid med TATO. 5. Det jobbes videre for å få etablert en desentralisert norskopplæring og samfunnsfag for innvandrere i samarbeid med Tynset opplæringssenter. 6. Egen sak om norskopplæringen for innvandrere legges fram innen Behandling i Administrasjonsutvalget : Avstemming 8 stemte for rådmannens innstilling, 1 stemte mot. Rådmannens innstilling vedtatt. Vedtak i Administrasjonsutvalget : 1. Stillingen som enhetsleder oppvekst trekkes inn. 2. Det opprettes to nye enheter. Skole og barnehage. Rektor og barnehagestyrer blir enhetsledere, og inngår i rådmannens ledergruppe. 3. Flyktningetjenesten legges til NAV. Side 8 av 15

9 4. Folldal kommune starter utredning om skolesamarbeid med TATO. 5. Det jobbes videre for å få etablert en desentralisert norskopplæring og samfunnsfag for innvandrere i samarbeid med Tynset opplæringssenter. 6. Egen sak om norskopplæringen for innvandrere legges fram innen Side 9 av 15

10 Sak 17/16 Sak 17/16 HØRING STRATEGISK PLAN FOR NAV I HEDMARK Arkiv: 122 F00 &13 Arkivsaksnr.: 16/146 Saksbehandler: Torill Tjeldnes Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 17/16 Kommunestyret Vedlegg: Brev av fra Fylkesmannen i Hedmark Strategisk plan for NAV i Hedmark Melding om vedtak sendes til: NAV Hedmark v/bjørn Lien Saksopplysninger: Strategisk plan for NAV er nå ute på høring i kommunene. Rådmann og NAV leder hadde en gjennomgang av planen 23.02, og gjorde noen vurderinger rundt forslaget. Strategien sendes nå på høring til alle kommunene i Hedmark, fylkeskommunen og NAV Hedmark med høringsfrist 1. mai Det er ønskelig at planen behandles politisk i kommunen. Planen beskriver målbilder for områder som NAV direkte eller indirekte kan påvirke. Planen er en erkjennelse av at NAV må løse viktige samfunnsoppgaver i samarbeid med andre. Samtidig som NAV er en viktig bidragsyter til at andre får løst sine samfunnsoppdrag. Utfordringsbildet for Hedmark viser behov for en tydelig og koordinert innsats på viktige områder. Områder som NAV kan bidra på er inkludering av innvandrere, ungdom og andre som står helt eller delvis utenfor arbeids- og samfunnsliv. NAV gir også tjenester som sikrer at Arbeidsgivere har tilgang til og beholder kvalifisert arbeidskraft. Planen legger til grunn dagens rammer og oppgavedeling mellom stat og kommune. KS, Fylkesmannen og NAV i Hedmark i samarbeid med den enkelte kommune, vil ta ansvar for videre oppfølging og realisering av planens målsettinger. Rådmannens saksvurdering: Mål og fokusområder i planen er lett å støtte, og det er viktige fokusområder for å nå hovedmålet om arbeid. Det er greit at planen ikke omhandler grupper med varige ytelser, men har sterkest fokus på arbeid og folkehelse. Prioritering av innvandrere og ungdom støttes. Høringsinstansene bes vurdere planen i sin helhet og spesielt: Hvor relevant er strategisk plan for egen kommune/region? Planen anses som veldig relevant for arbeidet som gjøres i Folldal kommune. Er relevante utfordringer tatt med i planen? Nei Folldal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 10 av 15

11 Sak 17/16 Er det områder/punkter som savnes? Nei Hvordan ser kommunen at planen kan følges opp? Planen må følges opp med egen tiltaksplan. Det er viktig med involvering av andre enheter i Folldal kommune. For å nå målene i planene er tverrfaglighet en forutsetning for å lykkes. Andre innspill til planen. Den strategiske planen tar høyde for en del innsatsområder som ikke primært er NAV sine primæroppgaver som f.eks norskopplæring av innvandrere og fullføring av videregående opplæring for ungdom. Når det gjelder undertittel «men graset er grønt for æille» føles den fremmed for deler av fylket. Like greit å bare kalle det strategisk plan. Rådmannens innstilling: Forslag til strategisk plan for perioden med målbilde og fokusområde vil gi en god overordnet retning for arbeidet i NAV i Hedmark. Folldal kommune gir sin tilslutning til planen. Side 11 av 15

12 Sak 18/16 Sak 18/16 VURDERINGER RUNDT UTGIVELSE AV FOLLDALSJUL Arkiv: C04 Arkivsaksnr.: 16/176 Saksbehandler: Eva Tørhaug Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 21/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Saksopplysninger: FolldalsJul er et julehefte som utgis av Folldal kommune og ble utgitt første gang i En redaksjonskomité valgt av kommunestyret organiserer arbeidet sammen med en medarbeider på servicekontoret som er sekretær for komitéen. I tillegg er flere ansatte på servicekontoret involvert i forbindelse med skriving/korrekturlesning av artiklene. For å få stoff til heftet er vi avhengige av bidragsytere. Dette var i mange år uproblematisk da det var mange faste som bidro hvert år, men etter hvert som disse av ulike årsaker har sluttet å levere, har det blitt vanskeligere. I de siste utgavene av heftet er det derfor mindre stoff som er skrevet spesielt for FolldalsJul. Det er brukt en del stoff som har vært publisert andre steder. På grunn av at det har vært vanskelig å få inn stoff, har det blitt en del ekstraarbeid for redaksjonskomitéen. Dette er nok en av årsakene til at det har vært vanskelig å rekruttere medlemmer til komitéen. Alle medlemmene i redaksjonskomitéen frasa seg gjenvalg sist høst, og oppnevnelse av nye medlemmer ble utsatt i påvente av at det ble reist en politisk sak vedrørende utgivelse av heftet. Det ble også lagt ut beskjed både på kommunens hjemmeside og facebookside om at personer som var interessert i å være med i komitéen, kunne melde fra til kommunen. Tre personer meldte seg interessert. Når det gjelder økonomien, så går den i pluss, men da er ikke arbeidsinnsatsen til ansatte på servicekontoret medregnet. Ansatte på servicekontoret legger ned mange arbeidstimer i tillegg til komitéen som arbeider på dugnad. Salget av heftet har gått ned de siste årene, dette gjør at inntektene blir mindre. Heftet koster kr 100, og prisen hadde vært den samme i årevis da den ble justert kraftig opp i Rådmannens saksvurdering: Ut fra opplysninger som framkommer i saken er det riktig tidspunkt å gjøre en helhetsvurdering av om kommunen fortsatt skal gi ut heftet. Utgivelse av FolldalsJul er ikke en oppgave kommunen må drive med, men har vært en av kulturenhetens oppgaver i mange år. Spørsmålet er derfor om kommunen fortsatt ønsker å prioritere og å bruke ressurser på dette. Dersom svaret er nei, og kommunen velger å avvikle utgivelsen av heftet, kan et alternativ være å tilby rettighetene til andre. I og med at utgivelsen er basert på dugnadsarbeid og økonomien er svak, kan dette virke vanskelig å realisere. Erfaringsvis er det den eldre garde som kjøper heftet, og når disse faller fra og det ikke kommer nye til, så går salget ned og økonomien svekkes. Yngre personer er ofte mer opptatt av at ting finnes digitalt og ikke i papirversjon. I vår digitale verden kan derfor et annet Folldal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 12 av 15

13 Sak 18/16 alternativ være å opprette en katalog på kommunens hjemmeside der stoff kan legges inn. Denne kan deles inn i flere grupper, for eksempel historisk stoff. Et slikt alternativ vil være tidsmessig riktig og vil kunne nå langt flere enn en papirversjon, i tillegg til at det vil være gratis for brukerne. En annen sak er at det allerede finnes flere slike kataloger, blant annet ved museene. Det kan derfor stilles spørsmål om det er behov for enda en katalog. Dersom kommunen velger å ikke videreføre heftet og ingen overtar rettighetene, kan det bety at det blir et julehefte mindre og at et godt innarbeidet tiltak innen kultur blir borte. Dette vil selvsagt oppleves negativt for leserne av heftet, mens for andre vil det ikke være merkbart. For kommunen vil det imidlertid frigjøre personalressurser som kan brukes til andre oppgaver. Dersom det anses aktuelt å opprette et digitalt medium som erstatter FolldalsJul, kan dette bli en god og fremtidsrettet løsning, men det vil kreve en ekstra innsats i starten. Rådmannens innstilling: Formannskapet tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Folldal kommune avvikler utgivelsen av heftet FolldalsJul. Rettighetene tilbys andre interesserte. Behandling i Formannskapet : Representant Jon Olav Ryen (SP) fremmet følgende endringsforslag: Folldal kommune opprettholder utgivelsen av Folldalsjul, og sørger for oppnevning av ny redaksjonskomite. Avstemming: Rådmannens innstilling fikk 5 stemmer. Ryens fikk 2 stemmer. Rådmannens innstilling ble vedtatt. Vedtak i Formannskapet : Formannskapet tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Folldal kommune avvikler utgivelsen av heftet FolldalsJul. Rettighetene tilbys andre interesserte. Side 13 av 15

14 Sak 19/16 Sak 19/16 VIDEOOVERFØRING AV KOMMUNESTYREMØTER Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/200 Saksbehandler: Eva Tørhaug Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 22/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Saksopplysninger: Det er stadig flere kommuner og fylkeskommuner som velger å overføre møter på video. Folldal kommune hadde for noen år tilbake videooverføring av kommunestyremøtene, men av ulike årsaker ble ordningen avviklet. Kommunestyret ønsker å gjøre en ny vurdering av saken og ba i sak 36/15 Informasjonsstrategi for Folldal kommune, punkt D) om at videooverføring fra kommunestyremøtene kommer til vurdering i egen sak. Det er svært få aktører i markedet når det gjelder levering av denne tjenesten, i realiteten et par stykker. Under budsjettarbeidet før jul ble det foretatt visse undersøkelser for å fremskaffe opplysninger om hvilket utstyr som krevdes og til hvilken pris. For at prisanslag og opplysninger om utstyr skal være mest mulig oppdatert, er det gjort nye undersøkelser i forbindelse med at saken legges frem til politisk behandling. Sist kommunen hadde videooverføring av kommunestyremøtene, var det et enkelt opplegg med et veggfast kamera som filmet talerstol og bord for møteledelse. Dersom kommunen skal gjeninnføre videooverføring, kunne man tenke to muligheter, enten å oppgradere utstyret man har eller kjøpe nytt. Det første er uaktuelt da utstyret er utdatert og anses som kondemnabelt. Alternativet er da å kjøpe nytt, og det kan velges mellom en enkel løsning og en mer avansert. Det billigste alternativet er en løsning omtrent som den vi hadde tidligere, dvs med veggfast kamera som filmer talerstol og bord for møteledelse. Anslått kostnad for implementering, opplæring, programvare, fangekort, kamera, pc og skjerm: kr eks mva. Et annet alternativ med flyttbart kamera (ellers samme innhold) er anslått kostnad kr Dersom man vil filme mer enn talerstol og bord for møteledelse, må man supplere med ekstra kamera. Mange kommuner bruker videooverføring av kurs og andre arrangementer i tillegg til kommunestyremøter. For slik bruk er det svært aktuelt med flyttbart kamera. Begge alternativer kan suppleres med flere kameraer alt etter som om hvor mye av salen man vil filme. Kostnad for et ekstra kamera er anslått til kr eks mva. Felles for begge løsninger er at sendingene også kan ses på iphone og ipad. Sendingene er i full HD og belaster ikke kommunens nett. Likeledes er videoarkiv inkludert og integrert i WebTV-løsningen for begge. Årlige driftsutgifter er anslått til kr for begge alternativer. Folldal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 14 av 15

15 Sak 19/16 Rådmannens saksvurdering: Det antas at videooverføring av kommunestyremøtene kan skape større engasjement for poltikk og politiske saker hos innbyggerne. Man kan følge møtet fra nær sagt hvor som helst, da det ikke er nødvendig å møte opp på kommunehuset. Dersom man ikke har anledning til å følge møtet direkte, kan man gå i arkivet og se videoen når det passer en selv. Videooverførte møter kan også være en god måte å informere på, da innbyggerne har mulighet til å få samme informasjon som kommunestyremedlemmene. Åpenhet og mulighet for innsyn er også sterkt vektlagt i kommunens informasjonsstrategi. Det antas at videooverførte kommunestyremøter kan bidra til å vitalisere demokratiet. Et argument for ikke å innføre videooverføring, er at filming av møtene kan virke dempende på engasjementet i kommunestyret, da det ikke er alle som er komfortable med å bli filmet. Sendingen vil også bli liggende ute for ettertiden. Videooverføring av kommunestyremøtene forutsetter at møtene avholdes på kommunehuset der utstyret er, dette betyr at møtene ikke kan avholdes andre steder i bygda, noe som sikkert kan oppleves som negativt for enkelte. At kommunestyremøtene må holdes på kommunehuset harmonerer dårlig med kommunestyrets vedtak i sak 67/15 Møteplan formannskap og kommunestyre, som blant annet sier: «Politiske møter kan også legges til bedrifter og kommunale bygg utenfor kommunehuset, et unntak er det årlige budsjettmøtet. Dette for å bidra til økt åpenhet, og for at det legges til rette for utveksling av erfaringer og kunnskap mellom de folkevalgte og private bedrifter og kommunens egne driftsenheter.» Om kommunen skal velge å gå inn for videooverførte kommunestyremøter vil være en avveining mellom økonomi og hva man antar å oppnå med tiltaket. Dersom kommunen velger videooverføring av kommunestyremøtene, så er vurderingen at billigste alternativ er tilstrekkelig. Skulle behovene endre seg, er det fullt mulig å supplere med ekstra kameraer senere. Ut fra kommunestyrets vedtak om at kommunestyremøtene kan legges utenfor kommunehuset, anses det som lite hensiktsmessig å anskaffe utstyret på nåværende tidspunkt. Rådmannens innstilling: Formannskapet anmoder kommunestyret om å fatte følgende vedtak: Folldal kommune innfører ikke videooverføring fra sine kommunestyremøter. Behandling i Formannskapet : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet : Formannskapet anmoder kommunestyret om å fatte følgende vedtak: Folldal kommune innfører ikke videooverføring fra sine kommunestyremøter. Side 15 av 15