Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 23. september 2014 TID: Kl. 10:00 STED: Levanger rådhus - formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 022/14 Referatsaker 023/14 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 024/14 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /14 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 026/14 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /14 Forvaltningsrevisjon vedrørende barnevern 028/14 Forvaltningsrevisjon vedrørende økonomistyring og internkontroll godkjenning av prosjektplan Eventuelt Steinkjer, Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Norsk institutt for forskning om oppvekst, velferd og aldring (NOVA) Barnevern i Norge En longitudinell studie - Sammendrag Vedlagt 2 Kommunal og Invitasjon til å delta i reformprosessen Vedlagt moderiseringsdepartementet 3 KomRev Trøndelag IKS Endring av revisor for Ikke vedlagt forvaltningsrevisjon 4 KomSek Trøndelag IKS Redegjørelse til kontrollutvalget Vedlagt 5 Levanger kommune Redegjørelse til kontrollutvalget Vedlagt 6 Innherred samkommune Prosjekt Fast men vikar Vedlagt 7 Innherred samkommune Prosjekt Fast men vikar - Kortversjon Vedlagt 8 TrønderAvisa Byggesak i Levanger Ikke vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 Barnevern i Norge En longitudinell studie Forfatter(e): Elisabeth Backe-Hansen Christian Madsen Lars B Kristofersen Bjørn Hvinden NOVA Rapport 9/14 I denne rapporten presenteres resultater fra prosjektet «Barnevern i Norge ». Vi spør hvordan det går med unge voksne med barnevernserfaring: Får de til gode overganger til voksenlivet i form av utdanning og arbeid? Hovedsvaret er at mange får det, særlig når de får ekstra tid på seg. Dette er oppmuntrende, selv om langt flere unge voksne uten barnevernserfaring oppnår slike gode overganger. Resultatene viser at det er av betydning for videre livsløp hvorfor det i sin tid ble iverksatt barnevernstiltak eller hva slags tiltak de unge voksne har mottatt. Videre om de er kvinner eller menn, om de har fått ettervern, eller om de har innvandrerbakgrunn. Rapporten viser klart hvor viktig det er å følge barn og unge med barnevernserfaring over mange år. Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet har finansiert prosjektet. Sammendrag av publikasjonen I denne rapporten presenteres nye resultater fra prosjektet «Barnevern i Norge ». Prosjektet startet på midten av 1990-tallet, og siden har nye årganger barnevernsbarn blitt lagt til. Per 2010 inneholder utvalget for undersøkelsen knapt personer i alderen 0 til 43 år som fikk tiltak av barnevernet i perioden , samt et representativt sammenlikningsutvalg uten barnevernserfaring på knapt personer. I analysene som presenteres i denne rapporten, har vi analysert ulike problemstillinger basert på dette datamaterialet. For samtlige personer har det vært mulig å koble til registeropplysninger på individnivå fra Statistisk sentralbyrå (f.eks. trygdeopplysninger, utdanning og dødsårsaker). I tillegg har det for første gang vært mulig å følge tre kull (kohorter) av barn og unge fra fødsel til årsalderen og hvilken kontakt de har hatt med barnevernet. Samlet foreligger derfor et rikt datamateriale om en svært viktig velferdstjeneste.

4 Høy risiko for marginalisering Det foreligger mye forskning om unge voksne med barnevernserfaring fra de siste to tre tiårene. For unge voksne med slik erfaring peker forskningen nokså entydig i retning av høy risiko for marginalisering på mange viktige livsområder. Likeledes er det snakk om forhøyet risiko for psykiske helseproblemer og andre livsproblemer for disse unge voksne. Analyser av hvor mange som hadde fullført minst videregående skole, hadde en gjennomsnittlig årsinntekt lik den øvrige befolkningen, og som innen en avgrenset periode ikke hadde mottatt sosialhjelp eller arbeidsledighetstrygd, viste at en langt større andel av dem uten barnevernserfaring hadde fått dette til. Andelen med uføretrygd var høyere i barnevernsutvalget, likeledes dødeligheten. Men da vi undersøkte utfallet for de samme personene med barnevernserfaring med fire års mellomrom, kom det fram at andelen med gode overganger til voksenlivet i denne gruppen nesten doblet seg. Dette siste funnet er løfterikt. Det som kjennetegnet dem som oppnådde gode overganger til voksenlivet i barnevernsutvalget var at de i høyere grad var unge kvinner enn menn, oftere hadde mottatt ettervernstiltak, og oftere hadde vært plassert i fosterhjem. Dessuten gjorde unge voksne med innvandrerbakgrunn det noe bedre enn norskfødte, noe som nok har sammenheng med at flere av de norskfødte mottok tiltak på grunn av egne, store atferdsproblemer og rusproblemer. Det viste seg at det var disse to siste gruppene som strevde mest, ved siden av unge voksne med funksjonsnedsettelser. Dette er viktig, spesielt siden det i forkant skjer en seleksjon til barnevernet med utgangspunkt i mange ulike årsaker og med varierende problembelastning for barnas del. Over tid skjer det ytterligere en seleksjon hvor enkelte barn og unge blir plassert utenfor hjemmet, noe som sannsynligvis vil være tilfellet for rundt 30 prosent av de undersøkte kohortene i kortere eller lengre tid. Ofte omfatter disse plasseringene barn og ungdom med de største belastningene. Dessuten har unge voksne med barnevernserfaring som oftest vokst opp i familier der ulike marginaliseringsfaktorer spiller tungt inn. Foreldrene deres har ofte lavere utdanning enn det som er vanlig i dagens samfunn, og har følgelig også større problemer med sin tilknytning til arbeidslivet. Dette øker også sannsynligheten for at de oftere blir avhengig av langvarige ytelser fra det offentlige. Slike problemer forsterkes av forhøyet risiko for ulike helseproblemer og høyere dødelighet. Hvordan barna får det som voksne, vil da samlet sett avhenge av situasjonen før de kom i kontakt med barneverntjenesten, hva slags tilværelse de har hatt senere, særlig ved plassering utenfor hjemmet, hvilke ettervernstiltak som ble iverksatt, og sist, men ikke minst, hvordan de selv har forstått og forholdt seg til sin oppvekst. Mer forskning

5 Rapporten konkluderer med en rekke forslag om mer forskning, både når det gjelder videre, longitudinelle oppfølginger av barnevernsutvalget som helhet og fordypning i en rekke, viktige undertemaer.

6 Invitasjon til å delta i reformprosessen - regjeringen.no Side 1 av Du er her: regjeringen.no / Kommunal- og moderniserings... / Dokumenter / Andre dokumenter / Brev / Invitasjon til å delta i reformprosessen Brev, Ordførerne i alle landets kommuner Invitasjon til å delta i reformprosessen Regjeringen presenterte kommunereformen 14. mai 2014 i kommuneproposisjonen Der ble viktige utviklingstrekk, mål for reformen, en plan for gjennomføringen av reformprosessen og virkemidler i reformen beskrevet. Det er om lag 50 år siden Norge sist gjennomførte en kommunereform. Mye har endret seg siden midten av 1960-tallet. Norge er i endring. Det som endres, er befolkningsmønstre, kommunikasjonsmuligheter, næringsstruktur og velferdsbehov. Kommunene har også fått mange nye oppgaver. Nå er tiden inne til å se noen tiår framover. Kommunereformen skal sikre gode og likeverdige tjenester til våre innbyggere der de bor. Kommunal- og forvaltningskomiteen la 12. juni frem sin innstilling (Innst. 300 S ( )) om kommuneproposisjonen Saken ble behandlet i Stortinget 18. juni. Stortingets behandling viser at det er flertall på Stortinget for en reform. Det er også bred politisk tilslutning til at det er behov for endringer i kommunestrukturen, målene for reformen, og at prosessene skal starte opp til høsten. Det er videre enighet om de økonomiske virkemidlene, herunder at reformstøtte også skal gis til kommuner som blir under innbyggere. Jeg vil komme tilbake til innretningen på reformstøtten i forbindelse med statsbudsjettet for Målene for reformen er gode og likeverdig tjenester til innbyggerne, en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling, kommuner som er bærekraftige og økonomisk robuste, og et styrket lokaldemokrati. På bakgrunn av Stortingets behandling og klarsignal til reformen ønsker jeg å invitere alle landets kommuner til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Verktøy til kommunene Et flertall i kommunal- og forvaltningskomiteen understreket at det er eit utredningsansvar for alle kommuner. Jeg forstår dette slik at alle kommuner skal gå gjennom prosessen med å diskutere og vurdere sammenslåing og at prosessen avsluttes med et kommunestyrevedtak senest innen våren Kommunal- og moderniseringsdepartementet utvikler nå verktøy som vil være et alternativ til de lokale utredningene som vanligvis gjennomføres når kommuner ønsker å vurdere sammenslåing. De nye redskapene vil gi kommunene et sterkere eierskap til både prosessen og de vurderingene som skal gjøres. Det skal lages en nettløsning der kommunene vil få oversikt over befolkningsutvikling, arbeidskraftbehov innen ulike sektorer, nøkkeltall for økonomi og tjenesteproduksjon, pendlingsdata for egen kommune og for regionen den tilhører. Slik vil kommunene få en oversikt over viktige forhold for seg og aktuelle sammenslåingskandidater, i tråd med det tradisjonelle utredninger har fremskaffet. Disse dataene bør suppleres med informasjon dere innhenter om egen virksomhet, som for eksempel hvilke interkommunale samarbeider dere inngår i, oversikter over fagmiljøer (kapasitet og kompetanse) mv. for å få et helhetlig bilde av utfordringer og muligheter for kommunen og regionen. Departementet vil også lage en veileder om hvordan dere kan starte opp prosessene med å vurdere utfordringer og muligheter. Veilederen vil inneholde råd og tips for hvordan en kan tilrettelegge for en god prosess, bl.a. involvering av innbyggere, næringsliv og frivillige lag og organisasjoner. Vi tar sikte på at både nettløsningen og veilederen vil være tilgjengelig på i slutten av september. Kommunene vil få dekket kr til utgifter knyttet til informasjon og folkehøring, jf. inndelingslova 10. Loven Regjeringen.no setter ikke krav benytter til hvordan informasjonskapsler innbyggerne skal høres, (cookies) så hvert slik kommunestyre at vi kan yte deg må selv bedre ta stilling service. til Informasjo hvordan dette trafikkmåling skal skje. Departementet og optimalisering vil utarbeide av tjenesten. et opplegg Du for kan en lese innbyggerundersøkelse mer om vår bruk av som informasjonskapsler kommunene vil få elle tilbud om å bruke i høringen av innbyggerne. I tillegg til å stille spørsmål om sammenslåingsalternativer, kan det vanlig hvis du godtar dette. også stilles spørsmål om hvilke forventninger innbyggerne har til det framtidige tjenestetilbudet og hvordan de

7 Invitasjon til å delta i reformprosessen - regjeringen.no Side 2 av vurderer potensialet for utvikling og vekst. Alle kommuner som går gjennom reformprosessen og som gjør kommunestyrevedtak innen sommeren 2016 vil få utbetalt kr Fylkesmannen har fått ansvar for å igangsette og lage rammer rundt de lokale prosessene. Mange er i gang med oppstartsmøter med kommunene. Fylkesmannen vil sammen med KS tilrettelegge for at det blir gode og lokalt forankrede prosesser. I hvert fylkesmannsembete vil det være prosessveiledere som kan bistå kommunene, lage møteplasser, og som kan melde tilbake til departementet om det er spesielle forhold vi bør være oppmerksomme på. To løp i prosessen Jeg har lagt vekt på at det skal være to løp i reformprosessen, blant annet for å sikre at de som er tidlig ute, ikke skal behøve unødige opphold i prosessene. For kommuner som gjør kommunestyrevedtak i løpet av høsten 2015, vil departementet legge til rette for at sammenslåing skal kunne vedtas ved kongelig resolusjon i løpet av våren Betingelsene for dette er at kommunestyrevedtakene er likelydende, den foreslåtte sammenslåingen er i tråd med målene i reformen, og at sammenslåingen ikke medfører at flere enn én kommune må skifte fylkestilhørighet. Disse sammenslåingene vil kunne tre i kraft fra 1. januar Det andre løpet, som vil gjelde de fleste kommunene, krever vedtak senest innen sommeren Jeg vil her vise til at flertallet i kommunal- og forvaltningskomiteen understreker at det er viktig at alle kommunar gjennomfører lokale prosessar knytt til kommunereforma og melder tilbake innan fristen. Jeg vil våren 2015 legge fram et forslag for Stortinget om nye oppgaver til større og mer robuste kommuner. Hvilke nye oppgaver kommunene får, vil med andre ord være kjent innen kommunestyrene skal fatte vedtak om veien videre. Regjeringen planlegger å fremme en samlet proposisjon til Stortinget om ny kommunestruktur våren Sammenslåingene som blir vedtatt av Stortinget, vil som hovedregel tre i kraft , i etterkant av kommunevalget høsten Arbeidet vi nå starter, skal legge grunnlaget for en robust kommunestruktur som skal stå seg i lang tid fremover. Jeg har tillit til at dere nå viser lokalt lederskap og finner de beste løsningene for innbyggerne. Erfaringer tilsier at de beste løsningene oppnås gjennom gode lokale prosesser. Mange kommuner er allerede godt i gang med diskusjonene, noe som er oppløftende og inspirerende for oss andre. Det er viktig nå at alle kommuner setter i gang med prosesser i tråd med det et bredt stortingsflertall tydelig har uttrykt forventninger om. Jeg ønsker dere lykke til! Med hilsen Jan Tore Sanner Kopi: Fylkesmannen KS Regjeringen.no benytter informasjonskapsler (cookies) slik at vi kan yte deg bedre service. Informasjo trafikkmåling og optimalisering av tjenesten. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler elle vanlig hvis du godtar dette.

8 Orgnr Postboks Steinkjer Tlf Levanger kommune Rådmann Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: Dato: Saksbehandler: 14/ Paul Stenstuen REDEGJØRELSE TIL KONTROLLUTVALGET I kontrollutvalgets møte den ble det ved kontrollutvalgets behandling av sak 15/14 gitt uttrykk for at en ønsket en skriftlig redegjørelse for hvilke tiltak som er blitt iverksatt for å sikre korrekte utbetalinger av lovpålagt tilskudd til de private barnehager. En ber videre om at oppslaget i Trønder Avisa den blir kommentert. I tillegg ønsker en også en redegjørelse for hvilke tiltak som er gjennomført og/eller gjennomføres løpende for å sikre tilfredsstillende regnskapsmessige fordelingsnøkler, herunder tilfredsstillende beregninger av ulike egenandeler/brukerbetalinger mv. i øvrige tjenester i samsvar med fastsatte regler. Redegjørelsen fra rådmannen skal legges fram for kontrollutvalget i møte den En ber derfor om at denne er undertegnede i hende innen Med hilsen Paul Stenstuen Kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf / Felles e-post: post@komsek.no Hjemmeside:

9 Levanger kommune Rådmannen KomSek v/ Paul Ivar Stenstuen Deres ref: Vår ref: OST 2014/3552 Dato: Redegjørelse til kontrollutvalget Viser til kontrollutvalgets brev av til Rådmannen. Kontrollutvalget ønsker her en skriftlig redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å sikre korrekte utbetalinger av lovpålagt tilskudd til private barnehager, Prinsippet er at kommunale og ikke-kommunale barnehager skal gis like rammebetingelser. Derfor er det siden 2011 fastsatt lik tilskuddssats for barnehageplassene i både kommunale og ikke-kommunale barnehager. Dersom regnskapet viser at kommunen ikke har maktet å drive sine barnehager for denne satsen skal det korrigeres med økt tilskudd. Levanger kommune har hele tiden forsøkt å opptre så ryddig og forutsigbar som mulig i forhold til disse beregningene. Det er heller ikke fra rådmannens side oppfattet slik at det har vært strid om kostnader til selve driften av barnehagene. Det er kostnadene til barnehagelokaler (Kostrafunksjon 2210) det har vært stilt spørsmål ved om har vært korrekte og hvor det er avdekket avvik mellom regnskap og beregning av tilskudd. Årsaken til at det har blitt avvik er at det ikke alltid er samsvar mellom den fastsatte internhusleia som regnskapsføres som de tjenesteytende enhetenes kostnader og tilsvarende inntekt hos enheten for bygg og eiendom, og denne enhetens kostnader. Det er nå foretatt en nøye gjennomgang av de faktiske kostnadene til drift av de kommunale barnehagene som er ført i regnskapet til enheten bygg og eiendom. Bygg og eiendom holder rede på hvilke bygg en kostnad hører heime. Det er derfor relativt enkelt å få det korrekt når det er separate bygninger for barnehagen. Det er selvsagt vanskeligere når det er kombinert bruk i bygningene og felleskostnader skal fordeles. Det er nå sjekket at ansatte (renholdere og vaktmestre) er ført på rett funksjon, samt at det er foretatt en fordeling av felleskostnader ved oppvekstsentre på bygg.dette er fordelt etter brutto areal. Denne gjennomgangen har resultert i ekstrautbetalinger/korrigert tilskudd for ikke-kommunale barnehager for 2011, 2012 og Nye satser ble vedtatt av kommunestyret Kontrollutvalget ber også om at oppslag i Trønder- Avisa blir kommentert. I TA i går sto Levangers tall til / Det er de som ble vedtatt for 2014 i desember 2013, altså budsjettsatsene. Dette er i løpet av året korrigert til først til / med tilbakevirkende kraft fra og med I kommunestyret ble disse ytterligere korrigert til /82.200,-De siste Levangertall ligger da på 86,8/88,1 % av nasjonale satser. Det er for så vidt kommentert i teksten i artikkelen at Levanger har økt sine satser ila året, men tallmessig er det de opprinnelige satsene for 2014 som er referert. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Postboks 130 Hartvik Eliasson Organisasjonsnr Levanger hel@levanger.kommune.no E-post: postmottak@levanger.kommune.no Tlf Tlf Web:

10 Levanger kommune - Rådmannen Side 2 av 2 Videre ber kontrollutvalget om redegjørelse for hvilke tiltak som er gjennomført og/eller gjennomføres løpende for å sikre tilfredsstillende regnskapsmessige fordelingsnøkler herunder tilfredsstillende beregninger av ulike egenandeler/brukerbetalinger mv. i samsvart med de fastsatte regler. Kommunen har månedlige møter med de kommunale barnehagene for å sjekke status mht budsjett/regnskap blant annet for at alle posteringer blir ført korrekt. En vil invitere til dialogmøter med AU- gruppa(au=arbeidsutvalg) for ikke-kommunale barnehager. Her vil en forsøke å svare på spørsmål mht til beregning av kommunalt tilskudd. Levanger kommune vil selvsagt til enhver tid bestrebe seg på å følge forskrift om likeverdig behandling. I lokal forskrift for likebehandling som ble vedtatt i formannskapet har en også i samråd med de ikke kommunale barnehagene blitt enige om å bruke KS og PBL sin veileder med unntak av definisjon om 3åringene. 3åringen regnes som under 3år ut det året barnet fyller 3år. Med hilsen Ola Stene rådmann Hartvik M. Eliasson barnehageansvarlig Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Postboks 130 Hartvik Eliasson Organisasjonsnr Levanger hel@levanger.kommune.no E-post: postmottak@levanger.kommune.no Tlf Tlf Web:

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 023/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 32/13 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2014 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige virksomhetsområdene i de planlagte møtene. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

31 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 024/14 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

32 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 025/14 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Levanger kommune (Legges frem i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er imidlertid nylig blitt fremlagt. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

33 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 026/14 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 026/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.

34 KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2015 og økonomiplan for perioden i møte den 5. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2015 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme. 2

35 Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

36 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 027/14 FORVALTNINGSREVISJON VEDRØRENDE BARNEVERN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 027/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Økonomistyring i barnevernstjenesten». 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten «Økonomistyring i barnevernstjenesten» til etterretning, og ber rådmannen om å følge opp revisors anbefalinger. Vedlegg Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Økonomistyring i barnevernstjenesten», KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. kontrollutvalgets sak 16/13 «Forvaltningsrevisjon bestilling» 2. Kommunestyrets sak 58/12 «Plan for forvaltningsrevisjon » 3. Kontrollutvalgets sak 18/12 «Plan for forvaltningsrevisjon» 4. Kontrollutvalgets sak 7/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 5. Kontrollutvalgets sak 27/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 6. RSK 001 «Standard for forvaltningsrevisjon» 7. Forskrift om revisjon 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjon vedrørende barnevernstjenesten den , sak 16/13. Revisor foreslo at en skulle se nærmere på budsjettstyringen og hvordan tjenesten ivaretar kostnadskontroll for de mest kostnadskrevende tiltakene, samt at en skulle bygge videre på tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av barnevernstjenesten (2008). Revisor har nå ferdigstilt prosjektet og har avlevert sin rapport, se vedlegg.

37 Revisor konkluderer i sum med at Levanger kommune har god økonomisk styring innen barnevern. Revisor gir i sin konklusjon videre uttrykk for at: «Det eksisterer system og rutiner for budsjettprosessen. Kommunen har de siste årene hatt oversikt over økonomien og de økonomiske konsekvensene av endringer i omfang og sammensetning av tjenestetilbudet. Dette er også blitt rapportert på en tilfredsstillende måte. Utgifter i forbindelse med institusjonsplasseringer og plassering i fosterhjem utgjør størsteparten av barnevernets utgifter. Vi har spesielt vurdert den økonomiske internkontrollen knyttet til de mest kostnadskrevende tiltakene, og vi konkluderer med at dette er tilfredsstillende ivaretatt. Barneverntjenesten har etablert gode rutiner som omhandler plasseringsutgifter. Vi har to innspill til forbedringer som vi mener kommunen kan vurdere: Barneverntjenesten kan, eventuelt i samarbeid med økonomienheten, vurdere om barneverntjenestens fagsystem Familia i større grad kan brukes for å hente ut økonomiske data, og utnyttes bedre i rapporteringssammenheng. Vurder spesielt regnskapsposten bidrag barnevern, og om det kan gjøres grep som sikrer mer konsistens i hvilke typer utgifter som blir ført på denne regnskapsposten.» Rapporten har vært på høring hos rådmannen. Rådmannens høringssvar følger vedlagt rapporten. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering Kontrollutvalget må ta stilling til om det fremlagte forslag til prosjektplan vil være egnet til å gi svar på de spørsmål kontrollutvalget ønsker besvart. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

38 FORVALTNINGSREVISJON ØKONOMISTYRING I BARNEVERNTJENESTEN LEVANGER KOMMUNE 2014

39 KomRev Trøndelag IKS FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Levanger kommune. Prosjektet ble formelt igangsatt i september 2013, men i praksis har prosjektperioden, inkludert datainnhentingen, foregått i tidsperioden april 2014 august Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Levanger, Marit Aursjø /s/ Oppdragsansvarlig revisor Sigrid Hynne Prosjektleder 1

40 KomRev Trøndelag IKS INNHOLDSFORTEGNELSE Sammendrag Innledning Bestilling Bakgrunn Problemstillinger Metode Revisjonskriterier Utviklingstrekk Barn med tiltak Enslige mindreårige Driftsutgifter Saksbehandling Utgifter tiltak utenfor familien Vekst i antall barn med tiltak og utgifter Økonomistyring Data Budsjettering og budsjettprosess Oversikt og økonomisk rapportering Økonomisk internkontroll - plasseringsutgifter Vurdering Budsjettering og budsjettprosess Oversikt og økonomisk rapportering Økonomisk internkontroll - plasseringsutgifter Konklusjon Høring Referanseliste

41 KomRev Trøndelag IKS SAMMENDRAG KomRev Trøndelag IKS har på oppdrag fra kontrollutvalget i Levanger kommune gjennomført en forvaltningsrevisjon om økonomistyring i barneverntjenesten. Rapporten bygger på opplysninger fra intervjuer, dokumenter, regnskaps- og budsjettall samt statistikk fra SSBs KOSTRA-database. Rapporten bygger på en tidligere forvaltningsrevisjonsrapport fra Første del beskriver utviklingen i barnvernstjenesten siden 2008 på bakgrunn av KOSTRA-statistikk. Vi sammenlikner utviklingen i Levanger med andre kommuner, samt fylkes- og landsgjennomsnitt. Videre vurderer vi økonomistyringen, som er avgrenset til: budsjettering og budsjettprosess økonomisk rapportering og oversikt økonomisk internkontroll knyttet til plasseringsutgifter Utviklingstrekk Vår gjennomgang av KOSTRA-tall viser at Levanger kommunes utgifter til barnevern per innbygger 0-17 år ligger relativt høyt sammenliknet med landsgjennomsnittet. Samtidig viser tallene stor spredning mellom norske kommuner. Det relativt høye utgiftsnivået i Levanger skyldes i første rekke at det er mange barn med tiltak utenfor opprinnelig familie. I tillegg til dette, tyder KOSTRA-tallene også på at utgifter per barn med tiltak utenfor sin opprinnelige familie ligger noe over gjennomsittet. Men her understreker vi at sammenlikninger opp mot andre kommuner og grupper av kommuner er svært krevende, og at det også kan være feilkilder i tallene. Vår gjennomgang av tiltaksutgiftene per barn (kapitel 3), viser også en enorm spredning i tiltaksutgiftene. Det er derfor vanskelig å trekke konklusjoner ut fra tallmaterialet. Levanger kommune har hatt en nokså stabil utvikling i barnevernet siden Barn med tiltak har holdt seg på omtrent samme nivå, mens utgiftsveksten har vært nokså jevn og moderat. Det har vært en langt sterkere utgiftsvekst på fylkesnivå, hvor veksten i stor grad er drevet av at stadig flere barn får plasseringstiltak. Fylkesgjennomsnittet har i løpet av perioden gradvis nærmet seg utgiftsnivået til Levanger når vil måler i forhold til barnebefolkningen. Det har skjedd en dreining i tiltaksbruken med mindre bruk av institusjonsplasseringer, men samtidig økning i bruk av fosterhjem og flere forsterkningstiltak i fosterhjem. Det vanligste forsterkningstiltaket i fosterhjem er frikjøp av fosterforeldre. Dette er utviklingstrekk som også er gjeldende på landsbasis. KOSTRA-tallene indikerer at Levanger i perioden har redusert ressursene (netto) som blir brukt til tiltak til barn innenfor opprinnelig familie, og at barnevernets forebyggende arbeid dermed synes å ha blitt prioritert ned. 3

42 KomRev Trøndelag IKS Vurdering av økonomistyring Barneverntjenesten yter tjenester til en liten andel av befolkningen, men når det først blir nødvendig med plasseringstiltak, er disse som regel kostnadskrevende. Budsjettering og budsjettstyring skjer dermed under stor grad av usikkerhet. I sum konkluderer revisor med at Levanger kommune har god økonomisk styring innen barnevern. Det eksisterer system og rutiner for budsjettprosessen. De siste årene har de hatt oversikt over økonomien og de økonomiske konsekvensene av endringer i omfang og sammensetning av tjenestetilbudet. Dette er også blitt rapportert på en tilfredsstillende måte. Utgifter i forbindelse med institusjonsplasseringer og plassering i fosterhjem utgjør størsteparten av barnevernets utgifter. Vi har spesielt vurdert den økonomiske internkontrollen knyttet til de mest kostnadskrevende tiltakene, og vi konkluderer også her med at dette er tilfredsstillende ivaretatt. Barneverntjenesten har etablert gode rutiner som omhandler plasseringsutgifter. Vi har to innspill til forbedringer som vi mener kommunen kan vurdere: Barneverntjenesten kan, eventuelt i samarbeid med økonomienheten, vurdere om barneverntjenestens fagsystem Familia i større grad kan brukes for å hente ut økonomiske data, og utnyttes bedre i rapporteringssammenheng. Vurder spesielt regnskapsposten bidrag barnevern, og om det kan gjøres grep som sikrer mer konsistens i hvilke typer utgifter som blir ført på denne regnskapsposten. 4

43 KomRev Trøndelag IKS 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling Kommunestyret i Levanger kommune behandlet Plan for forvaltningsrevisjon i sak 58/12. I vedtaket ble prosjekt om barnevern prioritert nummer to i planperioden. Forslag til prosjektplan ble lagt fram for kontrollutvalget i sak 16/12. Kontrollutvalgsmedlemmene kom med en rekke innspill til prosjektplanen. På bakgrunn av disse innspillene, ble det lagt fram en justert prosjektplan (sak 34/13), som ble vedtatt av utvalget. I endelig rapport har det blitt gjort noen mindre språklige justeringer i problemstillingene ift. vedtatt prosjektplan, men uten at dette har hatt noen innholdsmessig betydning. 1.2 Bakgrunn I 2008 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon om barneverntjenesten i Levanger. Hovedtema for rapporten var mulige årsaker til at Levanger kommune hadde en høy andel barn med tiltak i barnevernet og et høyt utgiftsnivå. Det kom fram at det relativt høye kostnadsnivået i hovedsak var knyttet til at Levanger hadde mange barn med tiltak. Det fremkom også at mottak og bosetting av enslige mindreårige asylsøkere samt flyktningmottak, ga økt behov for barneverntjenester. Denne forvaltningsrevisjonen bygger videre på rapporten fra Den beskriver utviklingen siden Videre vurderer vi budsjettstyringen, og spesielt hvordan dette ivaretas for de mest kostnadsskrevende tiltakene (dvs. plasseringer utenfor opprinnelig familie). 1.3 Problemstillinger Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Gjennomgang av sentrale utviklingstrekk for barnverntjenesten basert på KOSTRAstatistikk og regnskapstall. 2. Har barneverntjenesten i Levanger god økonomistyring? Denne problemstillingen har vi splittet opp i tre tema/delproblemstillinger: a. Budsjettering og budsjettprosess: Er det etablert et system for budsjettutforming og blir kravet til budsjettrealisme ivaretatt? b. Oversikt og økonomisk rapportering: Har barneverntjenesten god oversikt over utgiftsutviklingen i løpet av året og er den økonomiske rapporteringen tilfredsstillende? c. Økonomisk internkontroll - plasseringsutgifter: Er det god økonomisk intern kontroll knyttet til kostnadskrevende plasseringer, herunder har barneverntjenesten i Levanger retningslinjer for fosterhjemsgodtgjøring og utgiftsdekning og i hvilken grad følges disse? 5

44 KomRev Trøndelag IKS 1.4 Metode Rapporten bygger på informasjon innehentet gjennom budsjett- og regnskapstall, intervjuer, dokumenter og SSBs KOSTRA-statistikk (Kommune-Stat-Rapportering). Dokumenter Sentrale dokumenter er kommunens rutiner på området, årsrapporter og tertialrapporteringer. Videre viser vi til en del eksterne dokumenter, slik som forskningsrapporter, brev fra departementer etc. Disse dokumentene er listet opp i referanselisten bak i rapporten. Intervjuer Et oppstartsmøte ble gjennomført i desember Her deltok kommunalsjef oppvekst, leder for enhet barn og familie, barnevernleder, fagleder og økonomisjef. Videre ble det gjennomført et gruppeintervju med barnevernleder, fagleder og økonomisjef i april Det har også blitt gjennomført intervju med en saksbehandler som har arbeidsoppgaver knyttet til økonomisk internkontroll, refusjoner etc. Referat fra oppstartsmøte og gruppeintervju er verifisert av informantene i etterkant for å rette opp eventuelle faktafeil. Videre har det vært en del telefon- og e-postkorrespondanse med informantene. Et utkast til rapportens faktadel (kapitel 2 og 3) ble sendt barnevernlederen for verifisering før rapporten ble sendt på høring. Statistikk og regnskapstall Vi har tatt ut budsjett- og regnskapstall for perioden Videre har barnverntjenesten tatt ut oversikt over tiltaksutgifter fra sitt fagsystem for 2013, som vi har bearbeidet. Vi har gjennomgått nøkkeltall fra SSBs KOSTRA-statstikk for perioden Det er store variasjoner når det gjelder andeler og utgifter mellom kommuner, og dette gjelder spesielt små kommuner. Vår analyse tar hensyn til slike naturlige variasjoner. Samtidig er det også knyttet usikkerhet til ulik rapporteringspraksis mellom kommuner, og dermed om nøkkeltall for enkeltkommuner kan gi et feil bilde. Slike potensielle feilkilder blir kommentert underveis i rapporten. Generelt vurderer vi at Levanger kommunes tall for barnevern er nokså pålitelige. Dette understøttes av at ulike nøkkeltall står i samsvar med hverandre, samt at det har vært en nokså jevn utvikling over tid. Tjenestedata i KOSTRA er også i samsvar med kommunens eget fagsystem og hva kommunen har rapportert til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Vi sammenlikner Levanger med gjennomsnittstall for Nord-Trøndelag og landet utenom Oslo, og vi vurderer også at disse gjennomsnittstallene er nokså pålitelige. Det kan være enkelte feilkilder knyttet til tall for enkeltkommuner, men disse vil gi begrensede utslag i gjennomsnittstall som gjelder for flere kommuner. Av hensyn til leservennlighet i framstillingen av figurer, har vi måttet begrense sammenligninger opp mot enkeltkommuner til Steinkjer og Verdal. I noen figurer og tabeller har vi også tatt med tall for Stjørdal og Namsos. 6

45 KomRev Trøndelag IKS Samlet vurdering av data Vi har i dette prosjektet brukt flere kilder og metoder for å samle inn data. Dataene vi har fått tilgang til, peker i stor grad i samme retning. Vi mener derfor metodebruk og kildetilfang gir et tilstrekkelig grunnlag til å belyse problemstillingene. 1.5 Revisjonskriterier Det er utarbeidet revisjonskriterier knyttet til problemstilling 2, men ikke problemstilling 1 siden den er beskrivende. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som kommunens praksis vurderes opp mot. Revisjonskriterier kan blant annet hentes fra lover og forskrifter, politiske vedtak, administrative retningslinjer og anerkjent teori. Overordnede bestemmelser i kommunelov med forskrifter Kommuneloven har en rekke lovbestemmelser for å sikre god økonomiforvaltning, som inkluderer bestemmelser om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering ( ). Dette inkluderer blant annet krav til realistisk budsjettering ( 46). Videre er det også en egen forskrift om årsbudsjett. 10 sier blant annet at: Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak. I Levanger kommune bevilger kommunestyret netto driftsrammer fordelt på ulike resultatenheter, som samsvarer med kommunens organisasjonskart: Figur 1: Organisasjonskart Levanger kommune 1 Kommuneloven 7

46 KomRev Trøndelag IKS Barneverntjenesten er en del av enhet barn og familie. Barnevernleder har en økonomisk nettoramme å forholde seg til. Når vi tar hensyn til hvordan budsjettmyndigheten er videredelegert på administrativt nivå, mener vi de overordnede bestemmelsene i kommunelov med forskrifter til årsbudsjett, er overførbare når vi skal revidere budsjettstyringen på administrativt nivå. God økonomisk internkontroll - rutiner for de viktigste arbeidsprosessene Det framgår av kommuneloven 23.2 at administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Hva betryggende kontroll mer konkret bør innholde, er ytterligere definert i flere utredninger og forskningsrapporter de siste årene. Arbeidet er oppsummert i samlerapporten «Rådmannens internkontroll - Hvordan få orden i eget hus?» som ble utgitt av KS i I denne rapporten defineres internkontroll som: formaliseringer, dokumenter, rutiner (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, for å sikre at kommunen har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. Viktige forutsetninger for intern kontroll er at den bygger på risikovurderinger, at den er formalisert og at det blir gjort kontrollaktiviteter. 2 Barneverntjenesten yter tjenester til en liten andel av befolkningen, men når det først blir nødvendig med omsorgstiltak, er disse som regel kostnadskrevende. Budsjettering og budsjettstyring skjer dermed under stor grad av usikkerhet. Det er derfor viktig at barneverntjenesten har fokus på nye kostnadskrevende tiltak, både plasseringsutgifter og saksbehandlingen knyttet til eventuell omsorgsovertakelse. 2 Risikovurdering Grunnlag for innretning av internkontrollen Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter Strategisk nivå og operativt nivå. Rådmannens internkontroll Formalisering Organisering, ansvar og roller Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer Rapportering og aggregering Kontrollaktiviteter Gjennom daglig og faglig virksomhet Planlagte, stikkprøver og faste kontroller Avvikshåndtering (side 30 i Rådmannens internkontroll, KS). 8

47 KomRev Trøndelag IKS Konkrete revisjonskriterier Med bakgrunn i kildene vi har beskrevet ovenfor, har vi kommet fram til følgende konkrete revisjonskriterier: 1. Budsjettering og budsjettprosess: Det bør være etablert et system for budsjettutforming. Budsjettet til barneverntjenesten skal være realistisk, dette betyr blant annet at alle forventede inntekter og utgifter skal tas inn i budsjettet og inntekter og utgifter skal settes til forventet nivå Rapportering og oversikt over økonomisk utvikling: Det bør være etablert rutiner for rapportering. Barneverntjenesten skal ha god oversikt over kostnadsbildet i løpet av året. Dette betyr videre at viktig informasjon som har økonomisk betydning blir fanget opp og rapportert så snart som mulig. Ved avvik og endrede forutsetninger skal det foreslås tiltak og det skal foretas budsjettjusteringer ved behov. Rapporteringen skal følge linjeorganisasjonen, hvor barnevernleder rapporterer til virksomhetsleder/enhetsleder og videre opp til administrativ ledelse. 3. Økonomisk internkontroll: Det bør eksistere rutiner for arbeidsprosesser som har vesentlig økonomisk betydning. Dette gjelder blant annet fosterhjemsgodtgjøring og utgiftsdekking, eller andre typer forsterkningstiltak. Det bør være tydelig fordeling av ansvar og at det blir gjort kontrollaktiviteter. 3 Utledet fra kommuneloven 46. Årsbudsjettets innhold.3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. 9

48 KomRev Trøndelag IKS 2. UTVIKLINGSTREKK 2.1 Barn med tiltak 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 Levanger Verdal N-T Steinkjer Landet u/ Oslo 4, Figur 2: Prosentandel barn med barnevernstiltak ift. innbyggertall 0-17 år Figur 2 viser utviklingen i andelen barn som får tiltak fra barneverntjenesten i Levanger, Verdal og Steinkjer, fylket og landet utenom Oslo. Andelen barn med tiltak fra barneverntjenesten i Levanger var 5,7 prosent i 2013, som er på linje med fylkesgjennomsnittet. Av figuren ser vi at andelen barn med tiltak i Levanger har vært høyere enn gjennomsnittet for landet u/oslo i hele perioden , men at Levanger har hatt noenlunde samme vekst. 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 Steinkjer Levanger N-T Verdal Landet u/oslo 0,5 0, Figur 3: Prosentandel barn med plasseringstiltak (tiltak utenfor opprinnelig familie) ift. antall innbyggere 0-17 år 4 4 Fylkesgjennomsnittet for 2012 og 2013 er regnet ut med fra grunnlagstall publisert av SSB. Kommuner som har svært få plasserte barn, blir ikke offentliggjort direkte. Følgende kommuner er dermed ikke med i 10