Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sine lokale retningslinjer for skjønnsutøvelse - gjeldene fra 2013

Transkript

1 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Saksbehandler: Trude Mathisen Tlf. direkte: E-post: fmnttrm Ikesmannen.no Deres ref.: Vår dato: Vår ref.: 2012/6864 Arkivnr: Alle kommunene i NT(23 kommuner) Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sine lokale retningslinjer for skjønnsutøvelse - gjeldene fra 2013 Fylkesmannen har revidert retningslinjene for fordeling av skjønnsmidler. I denne prosessen har vi rådført oss med en arbeidsgruppe nedsatt av KS. I denne arbeidsgruppa deltok følgende personer oppnevnt av KS: Bjørg Tingstad, ordfører Fosnes kommune Ole Tronstad, ordfører Inderøy kommune (fram til kommunevalg 2011) Bjørn Iversen, ordfører Verdal kommune Ola Stene, rådmann Levanger kommune Ottar Bergli, økonomisjef Lierne kommune Einar Jakobsen, KS Nord-Trøndelag Fylkesmannen vil legge sentrale og lokale retningslinjer til grunn for fordelingen av skjønnsmidler. I prosessen med revidering av lokale retningslinjer tok en utgangspunkt i retningslinjene fra 2007 og har vurdert relevansen av disse. I prosessen har også nye skjønnsformål vært diskutert (samhandlingsreformen, barnehage, ressurskrevende brukere mv), uten at dette har resultert nye skjønnsformål for Sentrale retningslinjer for skjønn kan hentes ut fra Kommunal- og regionaldepartementets nettsider under kommuneøkonomi og inntektssystem. En vesentlig endring i de nye retningslinjene er at prosjektsskjønn tildeles 2 ganger i året med søknadsfrister hhv 15. oktober (før budsjettåret) og 1.juni (i budsjettåret). For budsjettåret 2013 settes søknadsfrist for 1. tildeling av prosjektskjønn til 15. desember Tilsagn fra Fylkesmannen vil kunne foreligge i januar Videre er det under utarbeidelse egne søknadsskjema, men disse vil ikke foreligge til søknadsfristen 15. desember og kommunene kan derfor søke på prosjektsskjønn på samme måte som tidligere. Kommunens søknader skal være signert av kommunens ledelse ved rådmann eller ordfører. En annen vesentlig endring er at Fylkesmannen legger opp til en årlig konsultasjonsordning med kommunene gjennom møte med rådmannsutvalget knyttet til identifisering av fokusområder for skjønn i kommende budsjettår. Vi ber kommunene merke seg de nye retningslinjene både i forhold til frister og hvilke formål skjønnsmidler kan gis til. Vi ber også kommunene merke seg retningslinjenes føringer for egenandeler og bæreevne. En god forståelse av retningslinjene vil forhindre at både kommuner og fylkesmann bruker tid og ressurser på saker som ikke er aktuelle for tildeling av skjønnsmidler. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Postboks 2600 Statens hus Telefax: Steinkjer Strandveien 38 Org.nr.: e-post: postmottak@fmnt.no Internett:

2 Side 2 av 13 ' Det er vår målsetting at de retningslinjene skal gi en fordeling av skjønnsmidlene som oppfattes som god og obj ektiv, og at det skal være mest mulig åpenhet om vurderinger og prosesser. Med hilsen Roald Huseth (e.f.) Kommunaldirektør Kommunalavdelingen Trude Mathisen Seniorrådgiver Kommunalavdelingen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift Kopi til: KomRev Trøndelag IKS avdeling Steinkjer Postboks Steinkjer KS Nord-Trøndelag Postboks Steinkj er

3 Side 3 av 13 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sine lokale retningslinjer for skjønnsutøvelse gjelder fra Innledning og bakgrunn Formål Fylkesmannens fordeling av skjønn skal ikke være en politisk prioritering mellom ulike formål. Skjønnsmidlene er en del av rammetilskuddet, og har et eget definert formål innenfor inntektssystemet. Kommunaldepartementet skriver at «skjønnstilskuddet blir brukt til å kompensere kommuner for spesielle lokale forhold som ikke blir fanget opp i den faste delen av inntektssystemet» (Kilde grønt hefte 2013) Skjønnsmidler skal ikke brukes til å motvirke inntektssystemets ønskede fordeling, men brukes til å sikre at inntektsfordelingen treffer inntektssystemets mål for god inntektsfordeling. Om endrin er i de n e retnin slidene i fht til de amle. Lokale retningslinjer ble sist revidert i Nord-Trøndelag i Retningslinjene dekker hele skjønnsfordelingen. En vesentlig endring er at prosjektskjønn tildeles 2 ganger i året med søknadsfrister hhv 15. oktober (før budsjettåret) og 1.juni (i budsjettåret), og at Fylkesmannen legger opp til en årlig konsultasjonsordning med kommunene gjennom møte med rådmannsutvalget knyttet til identifisering av fokusområder for skjønn i kommende budsjettår. De nye retningslinjene beskriver nærmere i punkt 2.3 søknadsfrister og årlig konsultasjonsmøte med kommunesektoren i Nord-Trøndelag. 2 Drøfting 2.1 Overordnede hensyn for alle typer skjønn Forholdet mellom sentrale retnin slin'er o lokale retnin slider Sentrale retningslinjer utarbeides årlig av Kommunal- og regionaldepartementet og legger føringer for skjønnsutøvelsen. Det lokale handlingsrommet vil være begrenset innenfor rammene av sentrale føringer. De sentrale føringer kan deles i to typer. Først har vi føringer av mer generell art som angir målsettinger, mens den andre typen består av konkrete skjønnsbeløp beregnet av departementet. Når departementet har omtalt et forhold i kommuneproposisjonen om våren, og senere i året også beregner skjønnsbeløp, oppfattes dette ofte av kommunene som en konkret lovnad fra staten. I retningslinjene brukes derfor begrepet "bundet skjønn" som fellesnevner for skjønnsbeløp som er beregnet av departementet. Skjønn som ikke er bundet skjønn, benevnes "fritt skjønn". Fritt skjønn vil i varierende grad være påvirket av sentrale retningslinjer, først og fremst i fht måloppnåelse, men i sjeldnere tilfeller også til faktisk tildelt beløp. Ved en eventuell konflikt mellom hensynet til sentrale og lokale føringer, må Fylkesmannen være tilbakeholden med å justere bundet skjønn. Det kan likevel ikke utelukkes at det kan foreligge omstendigheter som gjør at Fylkesmannen må redusere bundet skjønn.

4 Side 4 av 13 Behovet for stabilitet i tildelin av sk'ønnsmidler Det er en utfordring for kommuner å foreta større justeringer av aktivitetsnivå fra ett år til neste. Variasjoner i skjønnstildelinger mellom to år bør derfor ikke være større enn at de er håndterbare i en budsjettprosess. Et motstridende hensyn er at Fylkesmannen også har et kontinuerlig behov for å frigjøre skjønnsmidler til nye skjønnsformål. Det er derfor nødvendig å bygge inn mekanismer som sikrer både ledige midler til omprioritering av skjønn, og et minimum av stabilitet. Det bundne skjønnet bør som nevnt kun unntaksvis avvike fra Kommunal- og regionaldepartementets føringer. Endringer i skjønnsnivået fra et år til et annet bør derfor foretas kun i det frie skjønnet. For å ta hensyn til behovet for stabilitet legger derfor de lokale retningslinjene begrensninger på hvor mye det frie skjønnsbeløp kan endres i forhold til fiorårets nivå. Fylkesmannen bør derfor kun unntaksvis redusere skjønnsmidlene med mer enn 50 prosent av fjorårets nivå for fritt skjønn. Denne regelen gjelder ikke i forhold til skjønn med ettårsbegrunnelse, eller der begrunnelsen for skjønnet har bortfalt. For å oppnå dette tas det hensyn til følgende momenter: Fritt skjønn fra f.joråret som er klassifisert som skjønn med ettårig karakter, trekkes ut fra vurderingsgrunnlaget. Dette fordi denne typen skjønn skal vurderes hvert år, selv om begrunnelsen for skjønnet kan gjelde flere år. Stabilitetsregelen på 50 prosent gjelder derfor kun skjønn som har flerårig begrunnelse, mens stabilitet for ettårige skjønn ligger i en konkret vurdering av om fjorårets skjønn skal forlenges. Fylkesmannen kan unntaksvis justere nivået på det frie skjønn, dersom kommunen etter saklig begrunnelse kan sies å ligge på et feil nivå i forhold til andre kommuner. I tilfeller der det ikke er mulig å følge handlingsregelen fullt ut, søkes målet oppfylt forholdsmessig ved at stabilitetsmålet krympes til en lavere prosentandel. Bundet skjønn påvirkes ikke av disse handlingsregler, da bundet skjønn så langt som mulig følger departementets tilråding uten endringer. Tekniske feil ved bere nin av rammetilskudd I noen situasjoner kan det oppstå redusert utbetaling av rammetilskudd til en kommune som følge av at det er brukt feil tallstørrelse i input-variabler, eller at beregning ut fra en ren teknisk vurdering har gitt helt feilaktig utbetaling av rammetilskudd. Denne typen feil gis en høy prioritet i forhold til skjønnstildeling. Det forutsettes at forholdet er tatt opp med departementet, og at alt er gjort for å rette opp feilen uten bruk av skjønnsmidler. Det presiseres at det her kun tenkes på den type feil der det er udiskutabelt at feilen er av teknisk karakter, og at feilen klart står i strid med hvordan IS(inntektssystemet) har ment at kommunen skal behandles. Politiske oppfatninger om feil og mangler ved IS omfattes ikke av retningslinjenes forståelse av "tekniske feil". Tilbakeholdt sk'ønnsbelø Fylkesmannen skal hvert år avsette en del av skjønnsrammen til utbetaling i budsjettåret. Det tilbakeholdte skjønnsbeløpet skal dekke prosjektskjønn og kriseskjønn. Det kan også være aktuelt å fordele til prosjektskjønn og kriseskjønn i hovedfordelingen av skjønn, noe som kan medføre nedjustering i det beløp som avsettes for utbetaling i budsjettåret.

5 Side 5 av 13 Hovedfordelingen av skjønnsmidler offentliggjøres sammen med statsbudsjettet som legges fram i oktober året før budsjettåret. Hovedfordelingen av skjønnsmidler er derfor kjent når kommunene vedtar budsjettet for påfølgende år, og kommunene kjenner det skjønnsbeløp de skal motta. Unntaket fra dette er de tilbakeholdte skjønnsmidlene, som da trekkes ut av skjønnsrammen og holdes tilbake for fordeling og utbetaling i budsjettåret. Begrunnelsen for at deler av skjønnsrammen holdes tilbake, er at det for enkelte skjønnsformål ikke foreligger oversikt over kommunenes behov i oktober året før budsjettåret. Dette er helt opplagt for krisemidler, da det kun unntaksvis vil være slik at en uventet og uforskyldt krise er kjent før budsjettåret starter. Fylkesmannen vil holde tilbake et beløp som er tilstrekkelig til å møte behov for krisemidler og prosjektskjønn. Tilbakeholdt beløp skal likevel ikke være større enn nødvendig, da tilbakeholdelse av midlene innebærer en likviditetsmessig belastning for kommunesektoren. Bæreevne Kommunenes evne til å til asse se en n økonomisk situas'on Kommunene finansieres av rammetilskudd, øremerkede inntekter og egne inntekter. Inntektene danner en ramme for størrelsen på den kommunale aktivitet. Kommunene har i hht kommunelovens regler om økonomisk balanse, plikt til å tilpasse aktiviteten innenfor rammene. Fylkesmannen må derfor være svært varsom med å bruke skjønnsmidler på en slik måte at det fritar kommunene for eget ansvar for å bygge opp robusthet og reserver i egen økonomi og tjenesteproduksjon. I gitte situasjoner kan en kommune bli utsatt for økte ufrivillige behov, eller reduserte inntekter av en slik størrelse at det på kort sikt vil være svært vanskelig å tilpasse seg til den nye situasjonen. I slike situasjoner har omstillingsbehovet oversteget kommunens bæreevne for tilpasning, og bruk av skjønnsmidler kan vurderes. Retningslinjene definerer den alminnelige bæreevnen som 2% av kommunens totale drifisinntekter. Skjønnssaker der bæreevnen er overskredet gis høy prioritet. Grenseverdien på 2% skal ikke utøves med "millimetermål", men være veiledende for vurdering av sakens alvorlighet og kommunens evne til selv å finne finansiering. Fylkesmannen kan bruke skjønnsmidler også i tilfeller der kommunens bæreevne ikke er overskredet, så fremt retningslinjene åpner for dette. Fleråri tildelin av sk'ønnsmidler Skjønnsmidler skal normalt være av midlertidig karakter, og forutsettes brukt i en overgangsfase. Skjønnsmidlene skal lette kommunens arbeid med å tilpasse seg et nytt nivå. Kommuner kan derfor oppleve at skjønnsmidler trappes ned over år, selv om begrunnelsen for skjønnsmidler er uforandret. Hvis det ikke var slik, ville det etter hvert bli svært vanskelig å frigjøre midler til nye skjønnsformål. Det er også slik at hele inntektssystemet og kommunale inntektsrammer er under kontinuerlig endring, slik at et uheldig utslag det ene året kan oppveies av et heldig utslag noen år senere. Det vil by på store praktiske vansker å holde regnskap over alle "tap og gevinster" over en lengre tidsperiode. Økonomiske roblemer Det gis ikke skjønnsmidler med begrunnelse i at en kommune har et udekket merforbruk. Udekket merforbruk kan ha ulike forklaringer, og det kan ikke utelukkes at manglende tilpasningsevne og tilpasningsvilje er årsak til problemet.

6 Side 6 av 13 Kommuner som har kommet i en situasjon med stort udekket merforbruk kan motta skjønnsmidler til nødvendige prosesser for å komme i økonomisk balanse. En slik bruk av skjønnsmidler forutsetter at det inngås enibrpliktende omstillingsplan der kommunen forpliktes til å iverksette nødvendige omstillingstiltak for å gjenopprette økonomisk balanse. Skjønnsmidler knyttet til forpliktende plan skal alltid ha en avtalt slutt. Det kan ikke gis løfte om skjønnsmidler utover vedtatt økonomiplanperiode. Skjønnsmidler skal kun brukes til å finansiere merutgiftene som ligger i selve omstillingsprosessen. Skjønnsmidler til inndekking av selve merforbruket er kun aktuelt dersom skjønnsbegrunnelsen knyttes til et annet forhold enn selve merforbruket. Dette kan for eksempel være et tilfelle der kommunen av tekniske årsaker har fått beregnet for lavt rammetilskudd, eller at en stor uforutsigbar og uforskyldt ekstrautgift har rammet kommunen. Hvilke saker som er e net for bruk av sk'ønn Det er ikke alle saker som på en god måte lar seg løse ved bruk av skjønnsmidler. I praksis er skjønnsmidlene bare en ren omfordeling mellom kommuner. Det betyr at det i praksis bare er forhold som rammer kommuner ulikt som kan avhjelpes gjennom skjønnsmidler. Et eksempel på dette er at det med dagens system ikke er noe poeng å gi skjønnsmidler i en situasjon med skattesvikt på landsbasis. En slik skattesvikt rammer de fleste nordtrønderkommunene med tilnærmet samme styrke, og en omfordeling av skjønnsmidler internt i fylket vil da gi et nullsumspill uten omfordelingseffekt. Noen søknader om skjønn kan vedrøre forhold som det er vanskelig å kontrollere opp mot situasjonen i andre kommuner. Dette åpner for en utilsiktet forskjellsbehandling ved at kommuner som beskriver en situasjon og søker om skjønn, kan oppnå bedre betingelser enn andre kommuner som har like god grunn til å motta skjønn. I slike saker bør Fylkesmannen vise stor varsomhet både i forhold til om søknaden skal avvises og i forhold til om det er mulig å innhente opplysninger om tilsvarende forhold i andre kommuner. Kommuner som viser sterk til asnin svil'e blir rioritert Fylkesmannen mener det er riktig at sterk tilpasningsvilje skal være et fortrinn når det prioriteres mellom kommuner. Med sterk tilpasningsvilje menes noe mer enn at kommunen "ikke bryter kommuneloven". Fylkesmannen må ha lov å anta at alle kommuner over tid har de samme muligheter til å innrette seg slik at det signaliserer tilpasningsvilje. En slik praksis vil dermed ikke gi noen uønsket omfordeling, men motivere til at alle kommuner utvikler god omstillingsvilje og gode omstillingsprosesser. For å kunne bruke denne praksisen i utøvelse av skjønn, er det viktig at Fylkesmannen måler tilpasningsvilje og tilpasningsevne etter faglige vurderinger som det er stor enighet om, både i kommunesektoren selv og i fagmiljøene. På det økonomiske området vil vi legge vekt på anbefalinger som er gitt for driftsmarginer, fondsmidler, gjeldsnivå og andre relevante måltall. Det forutsettes at måltail er synlig i kommunens plandokumenter i form av forpliktende målsettinger for kommunens økonomi og tjenester. For ordens skyld presiseres at graden av tilpasningsevne og tilpasningsvilje ikke er noe moment i skjønn som utøves i mer tekniske beregningsmodeller. For eksempel vil dette ikke være noe moment i en beregningsmodell som skal ta hensyn til ulempene ved befolkningsnedgang. Her vil skjønnsramme, variablene og beregningsmodellen avgjøre skjønnsfordelingen.

7 Side 7 av Skjønnsformål Bundet sk'onn Bundet skjønn tildeles i regelen i samsvar med departementets beregninger av kompensasjonsbeløp. Bundet skjønn vil stort sett bestå av kompensasjoner som er bevilget for å oppheve eller dempe virkning av endringer i inntektssystemet eller av større utgiftsøkninger. Bundet skjønn vil derfor ofte ha en stabiliserende effekt på kommunenes økonomi og tjenesteproduksj on. Departementet kan unntaksvis gi verbale føringer for enkeltkommuner som legger sterke føringer også for beløpsstørrelse til en enkelt kommune. Også her vil Fylkesmannen være tilbakeholden med å justere beløp i fht departementets forventning. Fri sk'ønnsutovelse For skjønnsformål klassifisert som fri skjønnsutøvelse, gjelder prinsippet om bæreevne. Bæreevne kan være definert som 2 prosent av driftsinntekt, eller etter konkret vurdering i fht prinsippet om at skjønn bare gis til kommuner med helt spesielle utfordringer. Kommuner som ikke får skjønn har da i prinsippet bæreevne. Den frie skjønnsutøvelsen kan deles inn i følgende undergrupper: 1. Lokale utfordringer (økte utgifter, inntektssvikt) Lokale utfordringer av flerårig karakter (avslutning ikke definert) Lokale utfordringer av ettårig karakter 2. Krise 3. Prosjektskjønn mv (økonomisk omstilling, økt kvalitet, kommunesamarbeid mv) Lokale utfordringer av flerårig karakter er en samlebetegnelse for skjønnsbegrunnelser som er av flerårig karakter. Lokale utfordringer dekker i denne sammenheng både ekstraordinære utgifter og inntektssvikt. Innenfor begrepet "flerårig karakter" vil det både være tilfeller der det foreligger en definert slutt på grunnlaget for tildeling av skjønn, og tilfeller der forholdet ikke har en definert slutt. For eksempel vil tildeling av skjønn som begrunnes i regionsenter-problematikk med ekstraordinære behov knyttet til rus og psykiatri, ikke være et forhold som har noen klar tidsmessig avgrensing. Et annet eksempel kan være en kommune som har ekstraordinære barnevernsutgifter i en periode, men det er grunn til å tro at behovet vil avta når utfordringene rundt barnet får en mer varig løsning. Fylkesmannen kan både ta bort og legge til nye kriterier etter nærmere vurdering av behov og skjønnsramme. Innspill fra kommunesektoren og en årlig konsultasjonsordning med kommunene vil gi innspill til slike vurderinger. Lokale utfordringer av ettårig karakter gjelder skjønnsformål som tildeles spesielle forhold som har oppstått i et enkelt år, eventuelt forhold som skal vurderes for et år om gangen.

8 Side 8 av 13 I skjønn som benytter beregningsmodeller skal utforming av modellene drøftes med fagavdelinger hos Fylkesmannen. I helt spesielle tilfeller kan bæreevnen defineres uavhengig av modell eller terskelverdi. Dette gjelder tilfeller der samfunns- og organisasjonsmessige forhold tilsier at det vil være svært belastende å omstille seg i den omstillingstakt som utfordringen krever. Slik ekstraordinær vurdering forutsetter at det er forhold utenfor kommunens kontroll som har utløst situasjonen. For tildelinger som gjøres etter anbefaling fra Miljøvernavdelingen defineres bæreevne uavhengig av kommuneøkonomi. Her er det mer relevant å vurdere hvor store ulemper og bindinger nasjonal politikk legger på lokalsamfunnet. Fylkesmannen utformer og innarbeider nye kriterier som følge av analyser av kommunenes økonomi, og etter innspill og konsultasjon med kommunene. Som eksempel på mulige nye kriterier nevnes skjønn rettet mot hyttekommune, studentkommune, sykehuskommune og økonomiske forhold rundt samhandlingsreformen. Eksempelvis kommuner som opplever store utforutsette utgifter kan også være grunnlag for vurdering av skjønn. Spesielt for skjønn til kriseformål En krise defineres i disse retningslinjer som en situasjon som er uforskyldt, uventet og som overstiger kommunens bæreevne. Endringer som er varslet i statsbudsjettet høsten før budsjettåret, er i regelen ikke å betrakte som en uventet situasjon som skal utløse skjønn. Inntektsgarantiordningen (INGAR) skal i prinsippet fange opp de største reduksjonene i rammetilskudd. I noen tilfeller baseres tildeling av skjønn på beregningsmodeller som er definert for å treffe en bestemt problemstilling, og tildele skjønn etter ensartede prinsipper. I slike tilfeller vil hensynet til bæreevne ofte være bygget inn i beregningsmodellen. Det er heller ikke alltid relevant å stille spørsmål om situasjonen er selvforskyldt og uventet. I noen saker vil det også være viktigere å sikre mest mulig lik behandling av like tilfeller. Anstrengt likviditet, ROBEK-registrering, vanskelig politisk klima for gjenoppretting av økonomisk balanse osv, er ikke definert som krise. Dette er forhold som defineres innenfor kommunens eget ansvarsområde. En annen sak er dersom et uforskyldt og uventet forhold utenfor kommunens kontroll, har utløst en økonomisk krise med påfølgende anstrengt økonomi og ROBEK-registrering. I en slik setting kan det utløsende forhold gi grunnlag for tildeling av kriseskjønn. Kommunene kan søke på kriseskjønn. I tillegg vil også Fylkesmannen følge med på utviklingen i alle nord-trønderkommunenes økonomi på et overordnet nivå, slik at også Fylkesmannen kan bidra til å finne saker som kvalifiserer for tildeling av kriseskjønn. Kriseformål vurderes alltid for ett år av gangen, slik at kriseformål aldri klassifiseres som flerårig skjønnsformål. I de sentrale retningslinjene er Fylkesmannen bedt om å ta hensyn til kommuner som har spesielle høye kostnader til særlig ressurskrevende tjenester, hvor dette ikke fanges tilstrekkelig opp gjennom inntektssystemet og toppfinansieringsordingen for særlig ressurskrevende tjenester. Toppfinansieringsordningen for særlig ressurskrevende tjenester gjelder ikke for brukere over 67 år. Fylkesmannen vil etter kartlegging av omfang og kostnadsforhold til brukere over 67 år, eller andre grupper brukere som faller utenfor regelverket, vurdere behovet for tildeling av skjønnsmidler. I vurderingen tas det hensyn til

9 Side 9 av 13 kostnadenes størrelse og kommunens evne til å bære ekstraordinære kostnader. En god saksbehandling av denne type saker, krever at kommuner melder inn det de mener er ekstraordinære kostnader til Fylkesmannen i form av en søknad. Vi ber om at kommunen i en slik søknad spesifiserer påløpte kostnader på samme måte som i toppfinansieringsordningen for ressurskrevende tjenester. Dvs at eventuelt skjønnstildeling skjer i etterkant av regnskapsåret vurdert opp mot kommunens faktiske påløpte kostnader foregående år. Følgende praksis kan legges til grunn for vurdering av kriseskjønn: 1. En kommune kan i en 4-års periode sende søknad på kriseskjønn der kommunens egen utgift overstiger 1 mill kr. 2. Dersom kommunen søker om kriseskjønn oftere enn hvert fjerde år, gjelder den alminnelige praksis for vurdering av bæreevne. En uventet og uforskyldt krise som utgjør minst 2 prosent av driftsinntekter vil klart være en krise som skal vurderes. 3. Det forutsettes at Fylkesmannen vurderer krisen som uforskyldt og uventet. I tillegg tas hensyn til følgende utfidlende momenter: Dersom Fylkesmannen ikke har satt av tilstrekkelig midler til å innfri alle kriseskjønn over 1 mill kr, prioriteres kommuner som kan vise til at krisen overstiger 2 prosent av driftsinntekter. Kommuner som i liten grad har fått kriseskjønn tidligere år, og som definerer en krise som overstiger 1 mill kr, prioriteres høyt. Pros'ektsk'ønn mv Prosjektskjønn er tilskudd til omstillings- og utviklingsprosjekt i kommunene. Prosjektene skal normalt ha videre formål enn rent lokale utfordringer. Prosjektskjønnet kjennetegnes ved at målsettingen er å forbedre kommunens ytelse på et bestemt område. Dette kan gjelde alt fra gjenoppretting av økonomisk balanse, kvalitet og fornyingsprosjekter. Prosjektskjønn kan brukes både overfor enkeltkommuner og kommunesamarbeider. Gjennom en konsultasjonsordning med kommunene i Nord-Trøndelag kan en identifisere spesielle satsingsområder. Eksempler på dette i dag er: - Interkommunalt samarbeid - Tiltak som kommer alle kommunene i fylket til gode (samhandlingsreformen, tilgjengeliggjøre HUNT data til bruk i kommunal planlegging) - Velferdsteknologi Prosjekter som får tilskudd må ha betydelig islett av nyskapning og innovasjon og forventes å ha overføringseffekt til andre kommuner. Prosjektsskjønn kan benyttes til å fiansiere samarbeidstiltak mellom kommunen i fylket hvor det er enighet med kommunene om at dette er fornuftig. Forpliktende omstillingsplaner I gruppen prosjektskjønn inngår også skjønn til støtte av gjennomføringen av forpliktende omstillingsplaner. Et typisk tilfelle her vil være en fireårig forpliktende plan som har som mål å snu økonomien fra et udekket akkumulert merforbruk i siste regnskap, til en situasjon med økonomisk balanse og nødvendige marginer i år fire. Prosjekter som har overforingsverdi Det skal alltid vurderes om et prosjekt har overføringsverdi. Prosjekter som har en god overføringsverdi skal gis høy prioritering. Det skal i regelen stilles krav til kommunen for

10 Side 10 av 13 hvordan denne overføringsverdien skal komme andre kommuner til nytte. Det legges mindre vekt på kommunens bæreevne for prosjekter som har særlig stor overføringsverdi. Nyskapende/ Innovasjon Et prosjekt som er nyskapende og innovativt prioriteres. Krav til egenfinansiering Alle prosjektskjønn undergis krav om minst 50 prosent egenfinansiering. Egen arbeidsinnsats kan føres som prosjektkostnader, forutsatt at det gjelder arbeidstid som fortrenger tjenesteproduksjon. Dvs at det ikke er anledning til å ta med arbeidstid for ansatte som forventes å jobbe med omstilling i det daglige arbeid. Herunder er rådmann og andre som forutsettes å skulle jobbe med omstilling til vanlig. Profil på prosjektskjønn: Prosjektskjønn skal ikke brukes til å dekke formål som det er mest naturlig å dekke over årlige løpende inntekter. Prosjektskjønn skal derfor i prinsippet gis til et fåtall prosjekter som det vil være krevende å finansiere uten ekstra støtte. Fylkesmannen antar at det sjeldent vil være slik at en enkelt kommune har evne og kapasitet til flere slike prosjekter i løpet av et år. Formelle tildelingsregler for prosjektsskjønn Dersom prosjektet kvalifiserer for bruk av skjønnsmidler ut fra en samlet vurdering av formål, nytteverdi, overføringsverdi og dokumentasjon av egenfinansiering mv, gjelder følgende praktisering: 1. Formål som har en så betydelig kostnad for kommunen at det ikke kan forventes at kommunen makter å finansiere tiltaket med egne midler, kan tildeles skjønnsmidler. 2. Støtte kan gis til prosjekter som ligger innenfor kommunens egen bæreevne dersom prosjektet har særlig stor overføringsverdi til andre kommuner, og det finnes ledige prosjektmidler innenfor avsatt skjønnsramme. 3. Det gjelder likevel en nedre grense for søknader. Det tildeles kun unntaksvis prosjektskjønn for beløp lavere enn kr pr søknad og pr formål. Prosjekter som ikke oppfyller vilkårene forutsettes at kommunene gjennomfører uten støtte med skjønnsmidler, og at disse prosjektene finansieres gjennom den nytte som kommunen uansett har av å drive omstillingsarbeid. Spesielle utfordringer Det kan tenkes helt spesielle situasjoner der en kommune har et stort behov for tilførsel av midler, uten at kommunen makter å oppfylle kravene Fylkesmannen stiller for å motta skjønn. Dette kan for eksempel være en kommune som har gått med store underskudd, som mangler en plan for gjenoppretting av økonomien, men er godt i gang med prosessen fram mot en snuoperasjon. I slike tilfeller kan det være behov for å fravike de alminnelige regler som ligger i retningslinjene. Det skal stilles konkrete krav til kommunen i et slikt tilfelle.

11 Side 11 av 13 Følgende skjønnsformål er vurdert som relevante i fylkesmannens skjønnsutøvelse for Behovet for videreføring og/eller utskifting med nye formål vurderes for hvert år. Formål Rus og psykiatri Barnevern Mikrokommune Nasjonalparker Spesielle forhold Rovdyr Flerårig befolkningstap Geografitillegg Teknisk feil i inntektssystemet(is) Krise Prosjekt Metode Beregningsmodell Beregningsmodell Anbefaling Kommunalavd Anbefaling miljøavd Anbefaling kommunalavd Anbefaling miljøavd Egen beregning. Gjelder spesielle aldersgrupper nedgang over tid. Egen beregning. Spredtbygdhet og naturgitt risiko. Korrekt beregning erstatter ISberegning Egenandel kan likevel være aktuelt Søknad Søknad Flerårig Flerårig Flerårig Flerårig/Ettårig Flerårig/Ettårig Flerårig/Ettårig Flerårig Flerårig Ettårig Ettårig/Flerårig 2.3 Formalia Søknadssk'ema Det skal fylles ut søknadsskjema (utvikles i 2013) for alle typer prosjektskjønn, enten det gjelder omstillingsplan, fornying eller kvalitetstiltak. For andre typer skjønn definerer kommunen selv søknadens utforming. Fylkesmannen vil holde kommunene løpende informert om søknadsskjema og søknadsprosedyrer. Søknaden må inneholde: En klar og definert målsetting som er etterprøvbar Forankring og prioritering hos kommunens ledelse Andel kommunal egenfinansiering Budsjett som i ettertid kan måles opp mot regnskap Beskrivelse av tiltaket som nyskapende (med eventuelle referanser til relevante tidligere erfaringer/tiltak) Overføringsverdi til andre kommuner/regioner Tjenesteområde prosjektet hører inn under Fylkesmannen skal vurdere behovet for å melde fra til kommunen dersom det mangler vesentlig informasjon for behandling av søknaden. Innsending av søknad er ikke noen forutsetning for å motta skjønnsmidler. En rekke skjønnstildelinger gjennomføres uten at det foreligger søknad fra kommunene. Særlig gjelder dette skjønn som er utregnet etter beregningsmodeller. I Gjelder kommuner med lave inntekter uten distriktstilskudd og vektstilskudd, tospråklighet, stort fall i skjønnsmidler, omstillingspakker.

12 Side 12 av 13 Tidsfrister for innsendin inns ill/ søknader Fordeles i statsbudsjettet (høsten før budsjettår) Dette gjelder skjønn som skal fordeles høsten før budsjettåret. Skjønnsbeløpet blir offentliggjort når statsbudsjettet offentliggjøres i oktober året før budsjettåret, og utbetales i budsjettåret over de ordinære terminer for rammetilskudd. Innspill som ønskes vurdert for skjønn (lokale utfordringer ett eller flerårig), spesielle fokusområder for prosjektskjønn må være innkommet før Innspillene blir gjenstand for en drøfting med kommunesektoren gjennom et årlig konsultasjonsmøte i månedsskiftet august/september med rådmannsutvalget Tilbakeholdte skjønnsmidler (fordeles og utbetaks i budsjettåret)) Tilbakeholdte skjønnsmidler gjelder fordeling av det beløp Fylkesmannen har holdt tilbake under fordeling av skjønn høsten før budsjettåret. Skjønnsmidlene fordeles i hovedsak to ganger i året og forholdene det enkelte år vil kunne innvirke på hvordan saksgangen skal være. Siste tildeling av tilbakeholdte skjønnsmidler skjer ved innrapportering av beløp til departementet i oktober i budsjettåret, og beløpet utbetales på gjenværende terminer i budsjettåret. Søkandsfrister for prosjektskjønn: 15. oktober (før budsjettåret) med tildeling desember. 1. juni (i budsjettåret) med tildeling september. Søknadene skal være signert og prioritert av ordfører/rådmann. For skjønnsmidler til kriseformål er søknadsfristen i budsjettåret. Om a'ourhold av retnin slidene Mindre endringer i retningslinjene gjennomføres av Fylkesmannen. KS i Nord-Trøndelag og kommunene orienteres om endringen. Større revisjoner gjennomføres etter at Fylkesmannen har rådført seg med KS i Nord- Trøndelag. Det bør gjennomføres en større revisjon minimum hvert 4. år. 3. Retningslinjer for bruk av skjønnsmidler i Nord-Trøndelag På bakgrunn av drøftingene foran i avsnitt 2, gjelder disse retningslinjer for hvordan Fylkesmannen i Nord-Trøndelag skal fordele skjønnsmidler mellom kommunene i fylket. Fylkesmannen utøver skjønn i hht sentrale og lokale retningslinjer. Lokale retningslinjer drøftes med representanter fra kommunene etter nærmere prosedyrer. Bundet skjønn blir i regelen tildelt i samsvar med føringer fra departement. Det frie skjønnet utøves i forhold til de ekstraordinære behov som til enhver tid inntreffer i nord-trønderske kommuner. Dette krever en dynamisk skjønnsmodell som ajourføres løpende. De lokale retningslinjer er derfor utformet slik at de gir nødvendig fleksibilitet til å omfordele skjønnsmidlene når behovene endres. Endringer i det frie skjønnet balanserer ut hensynet til stabilitet og behovet for å frigjøre skjønn til nye formål. Oppretting av tekniske feil og mangler ved beregning av rammetilskuddet prioriteres høyt.

13 Side 13 av 13 Skjønnet tar utgangspunkt i kommunens bæreevne, slik at kommunal egenandel normalt må overskrides før skjønn kan utbetales. Skjønn fritar ikke kommunen for eget ansvar for å sørge for å bygge reserver og robusthet mot svingninger i inntekter og utgifter. Skjønnsfordelingen skal være en midlertidig hjelp til kommuner som har spesielle behov. Bruk av skjønnsmidler kan på sikt ikke overstyre politiske fordelingsmål som er lagt inn i inntektssystemet. Skjønnsfordelingen for lokale utfordringer kan grovt deles inn i problemstillinger av flerårig karakter og problemstillinger av ettårig karakter. De to hovedtypene behandles metodisk forskjellig. Prosjektskjønn dekker omstillingsprosjekter, fornyingsprosjekter og kvalitetsprosjekter mv. For fornyingsprosjekter og kvalitetsprosjekter er kommuneøkonomi et mindre avgj ørende moment enn for andre typer skjønn. Kravene til formål og dokumentasjon er høyere for flerarige prosjekter. Fylkesmannen kan i helt spesielle tilfeller fravike de generelle regler som ligger i lokale retningslinjer. I slike tilfeller skal det stilles konkrete krav til kommunen. Innspill på skjønnsformål diskuteres i et årlig konsultasjonsmøte med kommunene. Prosjektsskjønn tildeles 2 ganger i året, med søknadsfrister 15. oktober og 1. juni. Søknadsfrist for kriseskjønn er 1. september (i budsjettåret). Nærmere detaljer om regler og prosedyrer for skjønnstildeling og beregning av skjønnsbeløp fremgår av retningslinjenes avsnitt 2.