Sak S Sammenslåing av Barnevernets utviklingssenter i Nord-Norge og Regionsenter for barn og unges psykiske helse

Transkript

1 UNIVERSITETSDIREKTØREN Sak Til: Møtedato: Arkivref.: 2009/304 LTR000/011.4 Sak S Sammenslåing av Barnevernets utviklingssenter i Nord-Norge og Regionsenter for barn og unges psykiske helse Innledning I sak S behandlet universitetsstyret ny organisasjonsmodell for Universitetet i Tromsø og fattet blant annet følgende vedtak: Innplassering av Barnevernets utviklingssenter foretas etter at utredning fra Barne- og likestillingsdepartementet foreligger. Barnevernets utviklingssenter i Nord-Norge (BUS) er ett av tre regionale utviklingssentre innen barnevern. Senterets finansieres gjennom midler fra Barne- og likestillingsdepartementet (BLD). Senteret har egne vedtekter og eget styre. Senterstyret var tidligere organisert under Høgskolen i Tromsø(HiTø) og er i dag organisert under universitetsstyret. Virksomheten ved senteret er ikke fullfinansiert og differansen dekkes av eksterne midler. Regionsenter for barn og unges psykiske helse(rbup) er ett av fire regionsentre som finansieres gjennom midler fra Helsedirektoratet. Senteret er organisert som en avdeling under Institutt for klinisk medisin ved Det helsevitenskapelige fakultet ved UiT. Et regionalt råd med eget mandat skal gi råd om senterets virksomhet og bidra til regionalt samarbeid i regionen Nordland, Troms, Finnmark og Svalbard. Bakgrunn I felles brev av fra Barne- og likestillingsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet til Universitetet i Tromsø, signaliserte departementene ønske om tettere samarbeid mellom RBUP Nord og BUS i Nord-Norge, gjerne i form av et felles senter ved Universitetet i Tromsø. I forståelse med berørte departement, ble det nedsatt en arbeidsgruppe med mandat til å vurdere et tettere samarbeid mellom RBUP og BUS. Gruppa leverte sin rapport i november Arbeidsgruppa var delt i et mindretall og et flertall. For å avklare overordnede og prinsipielle spørsmål knyttet til begge enhetene, var universitetsdirektøren i februar 2010 i møte med Helse- og omsorgsdepartementet (HOD), Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD), Helsedirektoratet og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. I møtet ble det slått fast at et nytt senter skal følge den organisasjons- og styrings- og ledelsesmodell som er vedtatt for universitetet. Dette innebærer full faglig integrasjon og enhetlig ledelse. Dette ble bekreftet i møte NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 Universitetsdirektøren oversendte saken i brev til Det helsevitenskapelige fakultet med forslag til organisering av et fusjonert BUS og RBUP, og med mandat til å utrede nærmere organisatorisk og faglig innhold, jf vedlegg 1. Rapporten fra arbeidsgruppa ved Det helsevitenskapelige fakultet Arbeidsgruppas rapport ble oversendt universitetsdirektøren , jf vedlegg 2.En samlet arbeidsgruppe har godkjent rapporten. Arbeidsgruppa har opprettet to fokusgrupper. Den ene gruppa har sett på de formelle strukturer og ytre rammer for et fusjonert BUS/RBUP. Den andre gruppa har sette på den faglige virksomheten som skal drives i den fusjonerte enheten. Formelle strukturer for fusjonen Institutt Arbeidsgruppa foreslår at den fusjonerte enheten skal ha en instituttlignende struktur på nivå 3 på lik linje med de øvrige institutter ved Det helsevitenskapelige fakultet. Arbeidsgruppa foreslår videre at instituttet skal ha et styre med en ekstern styreleder. Med bakgrunn i styresammensetningen ved fakultetet jf. FS Helsefak 31/09, foreslår arbeidsgruppe slik styresammensetning: - ekstern styreleder - 1 representant fra praksisfeltet (nestleder) - 2 representanter fra gruppen fast vitenskapelig ansatte - 1 representant fra gruppen teknisk/administrativt ansatte - 1 representant fra gruppen midlertidige vitenskapelig ansatte - Instituttleder er sekretær for styret. For å sikre at både RBUP og BUS blir representert i styret foreslår arbeidsgruppa å spesifisere valgreglene for fakultetene for å sikre styrerepresentasjon. Med den foreslåtte styresammensetningen vil det naturlige være at de to representantene fra gruppen fast vitenskapelig ansatte er én representant fra hver av de fusjonerte enhetene. Ledelse ved instituttet Modell for styring og ledelse ved UiT ble vedtatt av universitetsstyret i møte 19. og. 20. juni 2008 i sak S Universitetsstyret fattet vedtak om at det på instituttnivå skal være enhetlig ledelse og åremålansatt dekan valgfri ordning med instituttstyrer kontorsjefen har instituttleder som nærmeste overordnede Arbeidsgruppa har lagt disse føringer til grunn og foreslår en ordning med instituttleder, en kontorsjef og en instituttadministrasjon. Styringshjul Den nye enheten må følge fakultetets styringshjul og delta i aktuelle prosesser som er tilpassert Kunnskapsdepartementets styringshjul. All formell dialog mellom departementene/direktoratene skal følge linjen. 2

3 Navn på enheten Arbeidsgruppa foreslår Regionsenter/Kunnskapssenter for barn og unges utvikling Nord. Faglig virksomhet i den nye enheten Interimsstyret for det nye fakultetet besluttet i møte i sak IH at alle vitenskapelige ansatte har base i en forskningsgruppe som ledes av en forskningsgruppeleder. Forskningsgruppen kan ha medlemmer fra ulike institutt. Instituttene ved fakultetet er organisert etter denne modellen. Forskningsgruppene utgjør et uformelt 4. nivå, men kan få delegert myndighet. Instituttleder utpeker forskningsgruppeleder. Det er viktig at gruppene er robuste (bør ha minst 3 medlemmer), dynamiske og tematiske. Styringsretten i linjen er styrende for gruppene. Midler til forskning gis ikke til enkeltforskere, men til forskningsgruppen som helhet. Tekniske og administrative ressurser disponeres av instituttleder og stilles til rådighet for forskningsgruppene. Det vil i utgangspunktet bli opprettet to forskningsgrupper i den fusjonerte enheten; 1) Forebyggingsenheten (Mulig forskningsgruppenavn: Forskningsgruppe for forebyggende og helsefremmende virksomhet i barnevern og psykisk helsearbeid med barn og unge). 2) Enhet for tiltak og behandling. (Mulig forskningsgruppenavn: Forskningsgruppe for tiltak og behandling i barnevern og psykisk helse hos barn og unge). Nåværende BUS-ansatte vil være tilknyttet den ene av disse gruppene. Etter hvert kan det vurderes om det skal opprettes flere forskningsgrupper. Den nye enheten må på sikt finne ut hva som fungerer best. For RBUP-BUS vil oppdragsbrevene fra direktoratene være tematiske og derfor til dels styrende for hvilke forskningsgrupper som opprettes. Spesifikke prosjekter kan komme inn i oppdragsbrevene etter dialog med direktoratet. Vitenskapelig råd RBUP har foreslått at senterets vitenskapelige råd videreføres, men at man bør se på sammensetningen. Det vil være naturlig at forskningsgruppelederne også blir medlemmer av rådet etter fusjonen. Dekanen på sin side mener at styret ved den nye enheten må bestemme eventuell videreføring av vitenskapelig råd og dets mandat. Det er enighet i arbeidsgruppa om at dersom en person fra BUS ikke blir forskningsgruppeleder, så skal en fra BUS være medlem av det vitenskapelige rådet. I fusjonsprosessen er det viktig at begge enhetene blir representert i sentrale organer for å sikre enhetenes interesser. RBUP og BUS ivaretar i tillegg annen type virksomhet på oppdrag fra departementene/direktoratene som ikke nødvendigvis passer inn under forskningsgruppeorganiseringen. Dette er forhold som det må tas særskilt hensyn til ved organiseringen av den fusjonerte enheten. Forskningsstrategi Forskningsstrategiene går i samme retning med fokus på praksisnær forskning for å styrke kunnskapsgrunnlaget for tiltak i praksisfeltet. Arbeidsgruppa er enig om at RBUP og BUS sine strategier er fokusert og samlende som vil danne et godt grunnlag for en ny felles strategi. 3

4 Forskningstid I utgangspunktet har UiT arbeidsvilkår for førsteamanuenser hvor 50 % av tiden skal brukes til forskning. 50/50-løsningen er imidlertid fleksibel og kan tilpasses enhetens behov og særegenhet. Andre stillingskoder har ulike brøker for tid til forskning. Arbeidsgruppa anser det som viktig at det blir en rettferdig fordeling av arbeidsoppgavene mellom det som tidligere var RBUP- og BUS-ansatte. Bemanningsplan Arbeidsgruppa har utarbeidet bemanningsplan for et fusjonert RBUP-BUS. Bemanningsplanen inneholder stillingskoder, antall stillinger, kvalifikasjonskrav og vurderinger knyttet til vesentlige endringer. Bemanningsplanen for nye RBUP-BUS er utarbeidet etter inspirasjon fra bemanningsplanene ved Det helsevitenskapelige fakultet som ble utarbeidet i forbindelse med fusjonen mellom Universitetet og Høgskolen i Tromsø. I tråd med erfaringene fra dette arbeidet bør det legges opp til at bemanningsplanen gjennomgås i en fase II der det vurderes om bemanningsplanen er et godt og nyttig verktøy for videre utvikling i det nye RBUP-BUS. Den fusjonerte enheten skal organiseres slik at instituttet ikke blir statisk, men en dynamisk enhet ved at ressurser og ansvar fordeles og anvendes horisontalt og vertikalt. Det vil vektlegges at organisasjonen er transparent og gir grunnlag for god dialog både innad og med praksisfeltet. For å skape et institutt/senter som både kan møte krav og forventninger fra universitetet om forskning og de to aktuelle direktoratene om praksisrelevant fagutvikling og implementering av evidensbaserte tiltak er det tatt utgangspunkt i følgende hovedtrekk: 1. Grensene mellom de to tidligere sentrene oppheves og de vitenskapelige ansatte organiseres i slagkraftige forskningsgrupper med innrettning mot barnevern og psykisk helsearbeid med barn og unge. 2. De tekniske ansatte får formell ledelse fra instituttnivået. 3. De administrative ansatte får formell ledelse fra instituttnivået. 4. Instituttets faglige virksomhet organiseres i fire enheter: Forskningsgruppe 1, forskningsgruppe 2, Team for undervisning og formidling og Team for fagutvikling og implementering. 5. Team for undervisning og formidling og Team for fagutvikling og implementering er oppdragsrelatert. Teamene er sentrale for operasjonalisering av oppdragsbrevene og skal være grunnstrukturen i den utadrettede virksomheten mot feltet. Forskningsgruppene skal bidra til at teamenes arbeid i RBUP-BUS er begrunnet i forskning. 6. Virksomheten i det nye RBUP-BUS skal baseres på en gjensidig kunnskaps- og dialogutveksling mellom de fire gruppene/teamene Navn på gruppene/enhetene Administrasjonen Forskningsgruppe 1: Forebyggingsenheten (Mulig forskningsgruppenavn: Forskningsgruppe for forebyggende og helsefremmende virksomhet i barnevern og psykisk helsearbeid med barn og unge). Forskningsgruppe 2: Enhet for tiltak og behandling. (Mulig forskningsgruppenavn: Forskningsgruppe for tiltak og behandling i barnevern og psykisk helse hos barn og unge). Team for undervisning og formidling Team for fagutvikling og implementering 4

5 Finansiering og dimensjonering Utgangspunktet for arbeidet med fusjonen er at begge enheter i dag finansieres fullt ut, men med ulik inntektsprofil. RBUP er i utgangspunktet fullfinansiert gjennom sin bevilgning i oppdragsdokumentet, mens BUS har størstedelen av finansieringen (også lønn) fra prosjekttildelinger. BLD sin økning av grunnbevilgning til BUS sin aktivitet er et svært positivt signal og gir full dekning av lønnskomponenten i dagens BUS. Imidlertid krever fagutvikling av barneverntjenesten lokalt i landsdelen driftsutgifter som bør dekkes inn via oppdragsdokumentet og ikke via prosjektmidler. Den nye enheten vil få et felles oppdrags- og tildelingsbrev fra berørte departement, slik flere andre interdepartementale sentre får. Fakultetsledelsen vil avklare størrelse på dekningsbidraget og innføring av resultatbasert forskningsog undervisningskomponent etter dialog med universitetsdirektøren. Budsjett - budsjettfordelingsmodell / BOA-reglement Fokusgruppen ser det som ønskelig at det legges incitamenter inn i finansiering av den nye enheten tilsvarende det andre institutt har. Dette ville føre til likhet for de vitenskapelig ansatte og bidra til at publikasjoner registreres i Frida og ekstern forskningsfinansiering vil belønnes (f. eks. EU- og NFRmidler). Likeledes vil doktorgradsproduksjon og studiepoeng gi uttelling. I dag har RBUP og BUS øremerket bevilgning og den nye enheten forventes å ha det i fortsettelsen. Selv om registrering i Frida vil gi UiT økt uttelling må det bemerkes at forskningskomponenten er en pott som er tatt fra universitetenes grunnfinansiering. Den relative størrelsen på incitamenter for den nye enheten må derfor baseres på en helhetlig vurdering av finansiering og dekningsbidrag. For 2011 ser gruppa det som naturlig at den nye enheten får øremerket tildeling etter BOA-reglementet, justert for faktiske kostnadskomponenter den dekker selv. På sikt ønskes en mer avansert modell som gir incitamenter for miljøene i den nye enheten, problemstillinger rundt størrelse på incitamentene og antall års gjennomsnitt for grunnlagsdata som utløser incitamenter må utredes og simuleres. Universitetsdirektørens vurdering Universitetsdirektøren viser til møtet med Helse- og omsorgsdepartementet (HOD), Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) Helsedirektoratet og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet i februar 2010 og i august 2010 hvor overordnede og prinsipielle spørsmål knyttet til begge enhetene, ble avklart. Videre viser universitetsdirektøren til styresakene S 32/2008 og S 34/2008 hvor modell for styring og ledelse og organisasjonsmodell for UiT ble vedtatt. Vedtakene i disse sakene ligger til grunn for universitetsdirektørens vurdering i likhet med Avtale om forutsetninger for gjennomføring av fusjonen mellom HiTø og UiT hvor det blant annet er slått fast at fusjonen skal skje mellom to likeverdige parter. Likeså skal det nye senteret være en integrert del av universitetet og vil måtte forholde seg til universitetet i alle henseender. Dette innebærer blant annet at all formell dialog mellom departementene og direktoratene skal følge linjen. Organisering på nivå 3 institutt Universitetsstyret vedtok den interne organisering av fakultetene i møte 11. og Det helsevitenskapelige fakultet ble organisert i 7 institutter. Av vedtaket følger at sentrene skal organiseres direkte under instituttene og at et samlet RBUP/BUS skal fortsatt ligge som et senter under Institutt for klinisk medisin(ikm). Når universitetsdirektøren nå anbefaler en organisering på nivå tre, er dette med bakgrunn i at det nye senteret har en fagkrets som ikke finner sin naturlige plass under et spesielt institutt ved fakultetet. Arbeidsgruppa har lagt denne forståelsen til grunn og har ved enstemmighet sluttet seg til universitetsdirektørens forslag og har videre utredet senterets organisering og styring og ledelse ut i fra dette perspektivet. Universitetsdirektøren er glad for at dette syn også deles av fakultetsledelse og ledelsen ved RBUP og BUS og opprettholder sitt forslag om å organisere det nye senteret som et institutt på nivå tre. 5

6 Instituttstyre I henhold til styresak S er det en valgfri ordning hvorvidt instituttene skal ha instituttstyre. I dette tilfelle ser universitetsdirektøren det hensiktsmessig at enheten har et styre. Det er nærmest en forutsetning for å få til etablering av senteret og en god ledelse av den faglige integrasjon mellom RBUP og BUS. Ved å oppnevne en ekstern styreleder samt å sette sammen instituttstyret slik at ansatte fra både RBUP og BUS er representert vil det nye senteret ha et godt utgangspunkt for å kunne jobbe både strategisk og politisk. Arbeidsgruppa har innstilt på at studentene ikke skal ha representasjon i instituttstyret begrunnet i at instituttet ikke har egne studieprogram. Universitets- og høgskoleloven åpner for dette, jfr, UHL 4-4 nr. 2. Universitetsdirektøren støtter dette synet da de emner som det vil bli undervist i fra det nye senteret er knyttet til studieprogrammer hvor studentdemokratiet er ivaretatt. Universitetsdirektøren vil imidlertid påpeke at det kan være nyttig å ha studentdemokratiet representert i instituttstyret med tanke på forskningen ved det framtidige senteret. Universitetsdirektøren har ingen videre merknader til sammensetningen i instituttstyret. Øvrig ledelse ved instituttet Arbeidsgruppa foreslår en ordning med instituttleder, en kontorsjef og en instituttadministrasjon. Dette er i tråd med universitetets styrings- og ledelsesmodell. Universitetsdirektøren foreslår at etablering av ledelse ved det nye instituttet følger de retningslinjer som er trukket opp i universitetsstyresak S med enhetlig ledelse på instituttnivå hvor stillingen som instituttleder lyses ut, samt at det tilsettes en kontorsjef ved instituttet. Hva angår arbeidsdeling instituttleder kontorsjef, vises det til instruks for instituttleder ved institutt med styre. Den endelige avklaringen av instituttorganiseringen vil skje etter at den nye instituttlederen er på plass og det er fakultetsstyret som fastsetter den endelige organisering av instituttene. I den grad det er behov for å utarbeide egen instruks for denne kontorsjefstillingen, ber universitetsdirektøren om at forslag til stillingsinstruks oversendes universitetsdirektøren før den ferdigstilles ved fakultetet. Faglig virksomhet i den nye enheten Arbeidsgruppa foreslår å organisere den faglige virksomheten slik at alle faglige ansatte har base i en forskningsgruppe. Dette innebærer at alle vitenskapelige ansatte ved det nye senteret vil tilhøre en forskningsgruppe. Universitetsdirektøren viser til at universitetets strategisk plan danner grunnlaget for den faglige virksomheten ved enheten og for forskningsstrategien. For det nye senteret vil i tillegg oppdragsbrevet fra direktoratene være styrende for etablering av de ulike forskningsgrupper. Hva angår forskningstid, vil også de vitenskapelige ansatte forholde seg til gjeldende retningslinjer ved universitetet vedtatt av universitetsstyret i møte i sak S Vitenskapelig råd Arbeidsgruppa foreslår å videreføre senterets viteskaplige råd. Universitetsdirektøren viser til at det er opp til instituttstyret og fakultetsstyret å avgjøre hvorvidt det er behov for et slikt råd for det nye senteret. Dersom fakultetet/instituttet etablerer et vitenskapelig råd, må sammensetningen i rådet være slik at ansatte fra tidligere RBUP og BUS er representert i rådet, jf prinsipper som er nedfelt i Avtale om forutsetninger for fusjonen. Bemanningsplan Universitetsdirektøren mener at det er nødvendig å utarbeide en bemanningsplan med de stillingskoder som er i bruk ved universitetet slik at bemanningsplanen gir et riktig bilde av vitenskapelige og administrative stillinger og hvilke kvalifikasjonskrav som settes for den enkelte 6

7 stilling. Et viktig prinsipp er at ingen skal sies opp som følge av fusjonen. Endelig bemanningsplan skal godkjennes av universitetsdirektøren og vil ikke bli videre omtalt i denne saken. Navn på enheten Universitetsdirektøren foreslår at navnet skal være Kunnskapssenter for barn og unges utvikling Nord. Finansiering og dimensjonering Universitetsdirektøren vil påpeke at en forutsetning for fusjonen er at begge enhetene er fullfinansiert, men at inntektsprofilene kan være ulike. RBUP er finansiert gjennom bevilgning fra Helsedirektoratet, mens BUS i dag har finansiering fra flere inntektskilder, bl.a. eksterne oppdragsgivere. Barne- ungdoms- og familiedirektoratet har i brev av bevilget 4 mill kr til BUS i Dette er en permanent finansiering av BUS under forutsetning av etablering av et nytt felles senter for barn og unges utvikling, jf. brev av fra Barne- likestillings og inkluderingsdepartementet. Begge enhetene vurderes å ha tilfredsstillende økonomi, men det forventes likevel at den fusjonerte enheten er i dialog med eksterne oppdragsgivere og at aktivitetsnivået på sikt økes gjennom økt volum på eksterne oppdragsinntekter. Det forventes at et felles oppdrags- og tildelingsbrev for den nye enheten vil gi et samlet grunnlag for finansieringen. Mål- og resultatkrav for det nye senteret må innarbeides i fakultetets budsjett- og styringsdokumenter, og det forventes at RBUP og BUS i samråd med fakultetsadministrasjonen gir innspill til budsjett, årsplan og oppdragsdokument for Budsjett - budsjettfordelingsmodell / BOA-reglement Den nye enheten skal forholde seg til universitetets eksisterende modeller, reglementer og retningslinjer for finansiering, budsjett og økonomistyring, samt interne retningslinjer på Det helsevitenskapelige fakultet tilsvarende andre institutter på fakultetet. Den nye enheten må forventes å ha eget budsjett og ansvar for økonomistyring, og at enheten følger fakultetets interne modell for fordeling av resultatmidler innen de ulike komponentene i finansieringssystemet. Det er fakultetets ansvar å vurdere nærmere når grunnlaget for dette er tilstede og at modeller og retningslinjer kan iverksettes fullt ut. Når det gjelder dekningsbidrag for den nye enheten, forutsettes det at universitetets retningslinjer for beregning av dekningsbidrag følges. Dekningsbidraget fastsettes ut fra en sats pr vitenskapelig årsverk og en sats pr teknisk/administrativt årsverk på eksternt finansierte stillinger. Når det gjelder den nye enheten vil dekningsbidrag bli regnet fra totalt antall årsverk fordi bevilgning fra annet departement enn Kunnskapsdepartementet også regnes som ekstern inntekt og skal derfor omfattes av dekningsbidrag. Det må tas høyde for dekningsbidrag i tildelt bevilgning fra overordnede myndigheter. 7

8 Forslag til vedtak 1. Barnevernets utviklingssenter Nord og Regionalt senter for barn og unges psykiske helse Nord organiseres sammen i et senter på nivå tre ved Det helsevitenskapelige fakultet i tråd med de føringer som framkommer i saksfremlegget. 2. Senteret integreres fullt ut i universitetet med de rettigheter og plikter som gjelder for enheter ved universitetet. 3. Universitetets modeller, reglement og retningslinjer for finansiering, budsjett og økonomistyring legges til grunn for den nye enheten. 4. Det helsevitenskapelige fakultet skal legge til rette for at senteret er etablert per Instituttlederstillingen lyses ut umiddelbart. 6. Senteret får navnet Kunnskapssenter for barn og unges utvikling Nord Tromsø, Lasse Lønnum universitetsdirektør Lisbeth S. Trollvik prosjektleder Saksbehandler: Lisbeth Trollvik Vedlegg 1: Oversendelsesbrev til Det helsevitenskapelige fakultet Vedlegg 2: Arbeidsgruppas rapport Behandling i universitetsstyret : Remi Iversen foreslo følgende nytt pkt 7: 7. Styret ved senteret skal ha studentrepresentasjon. Votering: Innstillingen og forslag til nytt pkt. ble enstemmig vedtatt. 8

9 Vedtak: 1. Barnevernets utviklingssenter Nord og Regionalt senter for barn og unges psykiske helse Nord organiseres sammen i et senter på nivå tre ved Det helsevitenskapelige fakultet i tråd med de føringer som framkommer i saksfremlegget. 2. Senteret integreres fullt ut i universitetet med de rettigheter og plikter som gjelder for enheter ved universitetet. 3. Universitetets modeller, reglement og retningslinjer for finansiering, budsjett og økonomistyring legges til grunn for den nye enheten. 4. Det helsevitenskapelige fakultet skal legge til rette for at senteret er etablert per Instituttlederstillingen lyses ut umiddelbart. 6. Senteret får navnet Kunnskapssenter for barn og unges utvikling Nord 7. Styret ved senteret skal ha studentrepresentasjon. 9