Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene.

Transkript

1 Årsrapport 2010

2 Pasientreiser ANS visjon. Gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. Ansvarlig redaktør: Hilde Holt Redaktør: Ane Hobæk Ose Foto: Dag Jenssen Design og produksjon: Erik Tanche Nilssen AS, Skien Opplag: 200 Rapporten er tilgjengelig på: Pasientreiser ANS: Telefon: E-post: Besøksadresse: Leirvollen 23, 3736 Skien Postadresse: Postboks 2605 Kjørbekk, 3702 Skien 2 Årsrapport 2010

3 Innholdsfortegnelse Første driftsår er vel gjennomført Fakta om Pasientreiser ANS Organisering og styring Lokale pasientreisekontor Menneskene og organisasjonen Hva er pasientreiser? Saksgang ved krav Fokus på saksbehandling Databehandleransvar Et faglig kompetansesenter Opplæring og tilbud om sertifisering Nye nettsider Kontinuerlig forbedring Selskap i utvikling Årsberetning Årsregnskap Årsrapport

4 Første driftsår er vel gjennomført Pasientreiser ANS ble ved etableringen tildelt en sentral rolle for å bidra til å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for ansvar på pasientreiseområdet, og har siden oppstarten hatt som mål å sikre gode leveranser. Pasientreiser ANS har i 2010 gjennomført sitt første hele driftsår, og styret har hele tiden hatt hovedfokus på utvikling av selskapets kjerneoppgaver. Nasjonale og regionale oppgaver har blitt flettet sammen på en hensiktsmessig måte, og det er tilfredsstillende å konstantere at selskapet i løpet av 2010 har fått et godt grep om de sentrale hovedoppgavene. Krevende utfordringer Evne til omstilling og samarbeid hos medarbeiderne har vært vesentlige egenskaper som har kommet til stor nytte, spesielt da selskapet stod overfor store utfordringer i forbindelse med uventet høy saksinngang og påfølgende lang saksbehandlingstid i første halvdel av Med store svingninger i saksinngangen og varierende bemanningsbehov gjennom året, er styret fornøyd med måten selskapet arbeidet for å få saksbehandlingstiden ned samtidig som man skulle sikre kvalitet i leveransene. Nye og utvidede oppgaver Gjennom oppdrag til de regionale helseforetakene fra Helseog omsorgsdepartementet, har selskapets styre og selskapsmøtet tilført nye og utvidede oppgaver til Pasientreiser ANS. I 2010 har selskapet overtatt rollen som systemeier for saksbehandlingssystemene som brukes for reiser med og uten rekvisisjon. Fra 1. juni 2010 har selskapet hatt ansvar for å sikre elektronisk innrapportering av egenandeler til HELFO i forbindelse med reiser uten rekvisisjon. Fra 1. januar 2011 har selskapet tilsvarende ansvar for reiser med rekvisisjon. Kontinuerlig forbedring Styret har hele tiden vært opptatt av å arbeide med kontinuerlig forbedring og gitt dette høy prioritet. Gjennom et eget prosjekt for kontinuerlig forbedring er målsettingen at selskapet skal kunne ta ut betydelige effektiviseringsgevinster i de kommende årene. Det pågår videre et viktig arbeid i tilknytning til forenkling og utvikling av tjenestene som selskapet utfører til beste for pasientene. Videreutvikling av virksomheten har stort fokus og er i tråd med pasientreiseområdets behov, og dette arbeidet vil foregå i tett samarbeid med brukerrepresentanter og eiere. Fremtidsutsikter Pasientreiser ANS har i 2010 videreutviklet sin rolle som en nasjonal enhet innen pasientreiseområdet, og vil fortsatt utvikle sin funksjon som et nasjonalt knutepunkt innenfor pasientreiseområdet. Det knyttes store forventninger til selskapet fremover. Etterspørselen og behovet for pasientreiser er økende, og pasientreiseområdet skal utvikles med fokus på brukerne gjennom høy opplevd kvalitet på tjenesteleveransen, og med standardiserte og kostnadseffektive løsninger. Pasientreiser ANS er pådriver i arbeidet med å forenkle rutiner for brukerne, og målet er å sikre nasjonal samhandling på en kvalitativ og god måte til beste for pasienten. Styreleder i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, Steinar Marthinsen 4 Årsrapport 2010

5 Årsrapport

6 Fakta om Pasientreiser ANS Bakgrunn for etablering Ansvaret for reiser uten rekvisisjon ble i sin helhet overført fra NAV til de regionale helseforetakene 1. januar I denne forbindelse ble Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) etablert. I tillegg fikk 12 av de 18 lokale pasientreisekontorene som har ansvar for reiser med rekvisisjon, også et ansvar for saksbehandling av reiser uten rekvisisjon. Formål Pasientreiser ANS eies av Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF, Helse Vest RHF og Helse Sør-Øst RHF. Selskapet er en felles enhet for de fire regionale helseforetakene. Formålet er å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for ansvar på pasientreiseområdet. I samarbeid med de regionale helseforetakene og de lokale pasientreisekontorene har selskapet ansvar for saksbehandling og refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon. Selskapet har ansvar for å levere transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver. I tillegg skal selskapet ivareta nasjonale service- og støttefunksjoner, og har systemeierskap for saksbehandlingssystemene PRO og NISSY. Selskapet har også ansvaret for telefoniløsningen 05515, og har redaktøransvar for Selskapet skal være et faglig kompetansesenter som skal gi juridisk bistand, opplæring og bidra til harmonisering av regelverk og praksis. Rammer og samfunnsoppdrag Pasientrettighetsloven, spesialisthelsetjenesteloven, og helseregisterloven er viktige lover som definerer rammene for virksomheten. Av ovennevnte lover vises spesielt til helseregisterloven med tilhørende forskrift (syketransportregisterforskriften), hvor selskapet eksplisitt er tillagt ansvar for flere oppgaver. Syketransportforskriften, som er gitt med hjemmel i pasientrettighetsloven, beskriver hvilke reiser pasienten har rett til å få dekket. Selskapets virkeområde er regulert i vedtatt selskapsavtale der de fire eierne har definert hvilken rolle og funksjon selskapet skal fylle. Selskapet er en del av spesialisthelsetjenesten og skal til enhver tid følge de gjeldende overordnede politiske mål for helsetjenesten. Selskapets visjon Pasientreiser ANS skal utvikle og levere gode og likeverdige tjenester til pasientene og bidra til kostnadseffektivisering for helseforetakene. Selskapets verdier Pasientreiser ANS verdigrunnlag forteller hvordan vi ønsker å bli oppfattet av våre omgivelser og av hverandre. Våre holdninger og handlinger skal preges av at vi er engasjerte, imøtekommende og pålitelige i møte med pasienter og pårørende, pasientreisekontorene, eierne våre og internt for hverandre. Selskapets hovedmål for 2010 Pasientreiser ANS hovedmål: Bidra til en kostnadseffektivisering av pasientreiseområdet. Ivareta gode og standardiserte forvaltningsprosesser for å videreutvikle nasjonale arbeidsprosesser og funksjonsområder innenfor enkeltoppgjørsområdet. Bidra til å sikre god kvalitet og kompetanse innenfor området. At aktiviteter som av økonomiske eller kompetansemessige årsaker kan sentraliseres skal legges til selskapet. Levere tjenester i egen regi for de fire deltakerne. Det betyr at selskapets kunder er de regionale helseforetakene og deres døtre. Ivareta systemeierskap og databehandleransvar for saksbehandlingssystemene PRO og NISSY i henhold til krav nedfelt i lov og forskriftsverk. Bidra til en kostnadseffektivisering av pasientreiseområdet. 6 Årsrapport 2010

7 Fakta: Det ble behandlet ca innkomne saker i Hvert krav inneholdt i snitt 6,5 enkeltreiser som gir ca. 5 millioner reiser uten rekvisisjon i Fakta: Totalt ble det utbetalt 600 millioner kroner for reiser uten rekvisisjon i Det er innvilget ca refusjoner med snitt på 893 kroner per vedtak. Årsrapport

8 Organisering og styring Pasientreiser ANS eies av de fire regionale helseforetakene (RHF-ene). Selskapet er lokalisert i Skien, og ledes av administrerende direktør Marit Elisabeth Kobro. Administrerende direktør Marit Elisabeth Kobro Styre- og eieroppfølging Eirik Andersen Internkontroll Arkiv og sekretær Styresekretariat Økonomi og HR Øystein Næss Analyse og rapportering Internt regnskap Personal Fag IKT Drift Hilde Holt Ole Magne Johnsen Per Monstad Halvorsen Regelverk Opplæring Kommunikasjon Systemeierskap Interne IKT-avtaler Rapportutvikling Basistjenester Tilleggstjenester Styringsdokumenter Samhandling, ansvarsforhold og rollefordeling mellom de fire eierne og selskapet er regulert i selskapsavtalen for Pasientreiser ANS. De direkte tjenesteleveransene er regulert gjennom egen avtale (SLA) mellom selskapet og de enkelte RHF-ene. Selskapsmøtet Selskapsmøtet er selskapets øverste myndighet. Samtlige eiere er medlemmer i selskapsmøtet hvor de plikter å delta. Selskapsmøtet avgjør blant annet endring eller fravikelse av selskapsavtalen og valg av styremedlemmer. Styret Selskapets styre skal behandle alle saker som etter lov eller selskapsavtale hører under styret. Styret skal blant annet påse at virksomheten drives i samsvar med retningslinjer gitt av eier. Styret har ansvar for en tilfredsstillende organisering av selskapet, og har ansvar for at bokføring og formuesforvaltning er ordnet på en betryggende måte. Administrerende direktør er daglig leder av selskapet, og skal følge de retningslinjer og pålegg som selskapsmøtet eller styret har gitt. 8 Årsrapport 2010

9 Styrets sammensetning i 2010: Steinar Marthinsen Styreleder Helse Sør-Øst RHF Tor Arne Haug Nestleder Helse Nord RHF Per Holger Broch Styremedlem Helse Midt-Norge RHF Heidi Sønstebø Styremedlem Pasientreiser ANS Liv Marit Sundstøl Styremedlem Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen Styremedlem Helse Vest RHF Marit Brokke Styremedlem Pasientreiser ANS Selskapets styre består av syv representanter. For å sikre brukermedvirkning er to brukerrepresentanter fra de regionale brukerutvalgene i Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF valgt inn som observatører. Samarbeidsforum I samarbeidsforum deltar representanter fra de fire RHF-ene. I 2010 ble det her drøftet oppfølging i henhold til SLA-avtalen. Samarbeidsforum har hatt regelmessige møter, og har vært et rådgivende organ for administrerende direktør. Systemeier Pasientreiser ANS har systemeieransvar for saksbehandlingssystemene NISSY og PRO, telefonløsningen og webløsningen Ansvaret innebærer blant annet å sikre stabil drift og følge opp leverandørene. Det medfører også ansvar for å sikre økonomisk forutsigbarhet og videreutvikling av systemene. Systemeierforum Systemeierforum er et rådgivende organ for systemeier. Hovedoppgaven for forumet er å gi innspill og være rådgiver for systemeier innenfor nye funksjonelle behov, og bistå systemeier i forhold til hvilket ambisjonsnivå en bør legge seg på for utvikling av systemene de neste årene. I forumet er hvert RHF representert med en person hver, mens Helse Sør-Øst RHF har to representanter hvor den ene leder forumet. I tillegg har driftsleverandør, Prosjekt egenandeler og Pasientreiser ANS deltatt. Funksjonelle arbeidsgrupper for PRO, NISSY og Funksjonelle arbeidsgrupper (FA) for PRO, NISSY og er etablert for å sikre at ønsker om forbedringer og endringer i systemene blir registrert og prioritert. Gruppene har deltakere fra de ulike pasientreisekontorene i landet og Pasientreiser ANS. De funksjonelle arbeidsgruppene er selskapets bindeledd til databehandlerne ved pasientreisekontorene, og deltagerne skal sikre forankring og dialog mellom pasientreisekontorene i sin region og Pasientreiser ANS. Nettverk for regelverk Nasjonalt nettverk for regelverk, rutiner og rekvisisjonspraksis består av to representanter fra hver region som ledes av fagavdelingen i Pasientreiser ANS. Nettverket skal blant annet bidra i arbeidet med å etablere en felles strategi for lik praksis på pasientreiseområdet, arbeide med forslag til regelverksforenklinger og utarbeide en veiledning til syketransportforskriften. I tillegg vil nettverket være en arena for kompetanse- og erfaringsutveksling som kan gi innspill til fremtidig opplæringsbehov på fag- og regelverksområdet. Brukermedvirkning Tett dialog med brukerne av pasientreiser er helt nødvendig for å møte pasientenes behov. Pasientreiser ANS har etablert et Brukerpanel, som er et rådgivende forum. I Brukerpanelet sitter representanter fra regionale brukerutvalg i Helse Vest RHF og Helse Nord RHF, samt representanter fra ulike brukerorganisasjoner. Brukerpanelet skal møtes fire ganger årlig. Årsrapport

10 Ledergruppen i Pasientreiser ANS per mars 2011: 10 Årsrapport 2010

11 Hammerfest Tromsø Gravdal Mosjøen Ålesund Orkdal Levanger Bergen Førde Moelv Lokale pasientreisekontor Haugesund Drammen Lørenskog Stavanger Lillesand Skien Fredrikstad Pasientreiser ANS samarbeider med 18 lokale pasientreisekontor som eies av sine respektive helseforetak (HF). Årsrapport

12 Menneskene og organisasjonen Pasientreiser ANS er et ungt selskap i et tradisjonsbundet system. Selskapet har en bemanning med både fast og innleid personell. Ved årets slutt var antall ansatte 151, hvorav 55 fast ansatte og 96 innleid og ekstrahjelp. I takt med behov for ekstra ressurser i forbindelse med saksbehandling, har innleid personell i 2010 variert fra 32 til 135 personer. Oppbygging av virksomheten har medført ansettelse av 17 faste medarbeidere i Inkluderende arbeidsliv Pasientreiser ANS skal i størst mulig grad gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og i rekrutteringsprosesser er det fokus på mangfold. Det er et mål å oppnå en balansert aldersog kjønnssammensetning, og rekruttere personer med ulik etnisk bakgrunn. Selskapet er en IA-bedrift og har gode erfaringer med avtalen om et inkluderende arbeidsliv. Selskapet skal være en helsefremmende arbeidsplass hvor arbeidsmiljø og samhold står i fokus. Den totale tilstedeværelsen i 2010 var på 95,9 prosent. Arbeidsmiljøutvalg er etablert, og i løpet av året har det blitt avholdt fire møter. Fokuset har vært å få på plass de lovpålagte krav til internkontroll og det har vært arbeidet aktivt med HMS (helse, miljø og sikkerhet). I tillegg er det etablert en trivselsgruppe som jobber med konkrete tiltak som skal fremme godt arbeidsmiljø. Som et ledd for å øke tilstedeværelsen, har trivselsgruppen utarbeidet en handlingsplan med ulike tiltak for å styrke samhold og bidra til arbeidsglede i selskapet. 12 Årsrapport 2010

13 Årsrapport

14 Hva er pasientreiser? Reise med rekvisisjon Pasienter som av helsemessige årsaker ikke kan benytte rutegående transport til behandling, kan få rekvisisjon til pasientreise av sin lege eller behandler. Det kan også være trafikale årsaker til at pasienten kan få rekvisisjon, for eksempel hvis det ikke går buss. sender saksbehandlingssystemet automatisk en melding om dette til HELFO. Dette danner grunnlag for automatisk utsending av frikort til brukerne. Reise uten rekvisisjon Pasienter som skal til og fra behandling, og som reiser uten rekvisisjon, kan ha rett til å få dekket reiseutgiftene sine. Hovedregelen er at man får dekket billigste reisemåte med rutegående transport til og fra behandlingsstedet. Pasienten skal i etterkant av behandlingen sende søknad om dekning av reiseutgifter til Pasientreiser ANS. Selskapet registrerer saken og sender refusjonskravet elektronisk til det lokale pasientreisekontoret ved det aktuelle helseforetaket. Pasientreisekontoret behandler kravet og fatter vedtak. Videre skal Pasientreiser ANS sende vedtaket til pasienten og utbetale refusjonen. Ved innvilgelse av krav om dekning av reiseutgifter belastes pasienten med en egenandel, med mindre pasienten allerede har frikort eller det foreligger andre fritaksgrunner. Når pasienten blir belastet med en egenandel Fakta: Det er 500 brukere av PRO og registrerte brukere av NISSY. Totalt i 2010 var det ca. 2,5 millioner telefonhenvendelser på Årsrapport 2010

15 Saksgang ved krav om dekning av utgifter ved reiser uten rekvisisjon: Reiser Behandles Pasienten Fyller ut reiseregning Lokalt pasientreisekontor Sender reiseregning Vedtaksbrev/ utbetaling KR KR Fakta: Pasientreiser finansieres av de fire regionale helseforetakene. Årlig gjennomføres det 5 millioner reiser uten rekvisisjon og 3,5 millioner reiser med rekvisisjon. Det brukes årlig rundt 2,3 milliarder kroner på pasientreiseområdet. Årsrapport

16 Fullt fokus på saksbehandling I desember 2009 ble saksinngangen 94 prosent høyere enn forhåndsestimert. Saksinngangen i 2010 var 22 prosent høyere enn estimert. I 2010 mottok Pasientreiser ANS totalt saker. I desember 2009 kom det inn reiseregninger til postmottaket i Skien, mot forventet reiseregninger. Den uventede store sakstilgangen var årsaken til en sakskø som resulterte i lang saksbehandlingstid i På det meste var saksbehandlingstiden opp mot elleve uker, med over saker i kø. Selskapets hovedfokus har i 2010 vært å redusere saksbehandlingstiden. Omfattende tiltakspakker har blitt iverk- satt. Det ble opprettet en saksbehandlingsgruppe i selskapet for å avlaste de lokale pasientreisekontorene for å få ned saksbehandlingstiden til et akseptabelt nivå på to til tre uker. Kompetanseoverføring For å sikre optimale rutiner og god kvalitet på saksbehandlingen, har det vært fokus på samhandling med pasientreisekontorene. Ansatte i selskapet har besøkt samtlige kontorer for å knytte gode relasjoner og motta nødvendig lokalkunnskap for å bistå pasientreisekontorene på en god måte. Saksbehandlingstid i 2010 Nasjonal saksbehandlingstid i antall uker Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Nasjonal saksbehandlingstid i antall uker 16 Årsrapport 2010

17 Saksinngang i løpet av 2010 Saker inn i forhold til estimerte tall Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Samarbeid og erfaringsutveksling Saksbehandlingsgruppen i Pasientreiser ANS har gjennom hele året bistått de lokale pasientreisekontorene med saksbehandling. Som grafen til venstre viser, er det store variasjoner på saksinngangen gjennom året. Ved sesongsvingninger, sykdom og ferieavviklinger har saksbehandlingsgruppen i selskapet avlastet lokale pasientreisekontor slik at målsettingen om lav og stabil saksbehandlingstid gjennom hele året blir gjennomførbar. Faktisk saksinngang 2010 Estimert antall saker 2010 Saksinngang og fattede vedtak per uke i 2010 Saker inn i forhold til vedtak fattet Totalt for alle regionene per uke Uke nr Vedtak fattet Post inn Årsrapport

18 Totalt antall rekvisjoner i NISSY Antall rekvisjoner for hele landet Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des NISSY Nasjonalt IKT-system for rekvirering av pasienttransport (NISSY) er et datasystem som muliggjør elektronisk rekvirering av pasientreiser. Datasystemet er et planleggingsverktøy som brukes av de lokale pasientreisekontorene. I tillegg brukes NISSY av behandlere innen primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten som bestillingsverktøy til transport for pasienter som reiser med rekvisisjon. NISSY innrapporterer automatisk egenandeler for reiser med rekvisisjon til HELFO. Løsningen driftes av Norsk Helsenett i Tromsø, og alle behandlere må være tilordnet Helsenettet for å kunne benytte NISSY På telefon får man informasjon om pasientreiser, og man kan få hjelp til å planlegge og bestille reiser. Det er de lokale pasientreisekontorene som besvarer 05515, som er et nasjonalt telefonnummer, og man blir automatisk satt over til det lokale pasientreisekontoret man tilhører. I løpet av 2010 var det totalt over 2,5 millioner telefonhenvendelser på Fra januar til oktober 2010 avlastet og besvarte Pasientreiser ANS et av innvalgene på for et av pasientreisekontorene. En egen enhet i selskapet besvarte da spørsmål om saksbehandling, oppgjør og regelverk Antall anrop i løpet av 2010 Anrop på Egenandelsrapportering Enhet for egenandel ble opprettet 1. juni 2010 for å registrere alle egenandeler på reiser med rekvisisjon inntil automatisk innrapportering skulle tre i kraft 1. januar Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Direkteanrop 18 Årsrapport 2010

19 Databehandleransvar Pasientreiser ANS er databehandleransvarlig for saksbehandlersystemene PRO og NISSY. Som databehandlingsansvarlig er selskapet juridisk ansvarlig for opplysningene som ligger i saksbehandlersystemene. Selskapet skal sørge for at helseopplysninger som innsamles og behandles er korrekte, relevante og nødvendige for de formål de samles inn for og selskapet skal sikre etterlevelse av lovkrav som stilles. Internkontroll ved pasientreisekontorene Pasientreiser ANS har i kraft av å være databehandleransvarlig for saksbehandlingssystemene PRO og NISSY utført en gjennomgang av internkontrollen ved i alt åtte lokale pasientreisekontor ved helseforetak rundt i landet i Gjennomgangen er i tråd med styrets vedtak, og har blitt gjennomført i nært samarbeid med de lokale pasientreisekontorene. Det overordnede formålet er å kvalitetssikre at internkontrollen er i samsvar med gjeldende krav i lovverk og databehandleravtaler. Gjennomgangen skal bidra til å sikre enhetlig forvaltning av reiser med og reiser uten rekvisisjon på tvers av lokale enheter. Gjennom dialog mellom selskapet og de lokale pasientreisekontorene er konkrete anbefalinger definert. Dette arbeidet vil også prioriteres i 2011, hvor internkontrollen ved de ti øvrige pasientreisekontorene skal gjennomgås. Internkontroll i selskapet Som et nyopprettet selskap var det viktig i 2010 å etablere en god internkontroll. Gjennom å etablere rutiner og prosedyrer for virksomheten er målet å oppnå god informasjonssikkerhet og informasjonskvalitet for dataene selskapet behandler, og sikre at de ansatte arbeider i samsvar med virksomhetens mål og policy. I selskapet brukes avvik som et virkemiddel til å forbedre og utvikle organisasjonen. Avvik som varsles blir systematisert og gjennomgått, slik at de kan bli fulgt opp med tiltak for å forhindre at nye avvik skal oppstå. Ofte medfører dette endringer i hvordan selskapet løser sine oppgaver, og sørger for en gradvis optimalisering av arbeidsprosessene. Årsrapport

20 Et faglig kompetansesenter Pasientreiser ANS skal i samarbeid med pasientreisekontorene sikre lik praksis på nasjonalt nivå og ta ansvar for regelverksutvikling. Selskapets fagavdeling skal blant annet bidra med juridisk ekspertise og bistand i form av veiledning, rådgivning og opplæring i regelverket i forbindelse med saksbehandling. Formålet er å sikre likebehandling og god regelverksforståelse for å styrke rettssikkerhetsgarantien for pasientene. I 2010 har det vært en prioritert oppgave å få en god dialog og samhandling med de 18 lokale pasientreisekontorene. Juristene i fagavdelingen har besvart 970 skriftlige og muntlige henvendelser fra pasientreisekontorene i løpet av året. Besvarelsene som er relevante for flere legges ut på en erfaringsbase (wiki) som er tilgjengelig for saksbehandlerne. Fagnytt Fra juni 2010 har nyhetsbrevet Fagnytt kommet ut månedlig. Fagnytt inneholder viktig informasjon og juridiske avklaringer, og distribueres til alle pasientreisekontorene. Fagnytt har blitt et viktig verktøy for arbeidet med lik praksis og regelverksforståelse. 20 Årsrapport 2010

21 Opplæring og tilbud om sertifisering Pasientreiser ANS skal bidra til at den enkelte ansatte i selskapet og ved de lokale pasientreisekontorene har riktig kompetanse og er trygge på oppgavene sine. Opplæringstilbudet har i 2010 vært i utvikling. Det er utarbeidet flere e-læringskurs innen regelverket, og PRO. Det er også laget e-læringskurs for transportører som pasientreisekontorene har avtale med. Som et ledd i å sikre riktig kompetanse har det blitt utviklet en sertifiseringsordning. Ledere får dermed et tilbud om et verktøy for kartlegging og utvikling av kompetanse i egen avdeling. Medarbeidere gis muligheten til å ta et større ansvar for egen læring. De vil til enhver tid ha oversikt over aktive kurs, fullførte kurs og status på egne sertifiseringer. For å sikre et relevant og godt opplæringstilbud vil et nasjonalt nettverk bli etablert i Deltagerne vil representere pasientreiseområdet i sin region og skal blant annet gi føringer til Pasientreiser ANS om videre prioriteringer. Årsrapport

22 Nye nettsider Våren 2010 ble det igangsatt arbeid med å videreutvikle og relansere hjemmesiden til selskapet: no. Bakgrunnen for arbeidet er ønsket om å møte de ulike målgruppenes informasjonsbehov på en tydeligere måte. Nye nettsider ble lansert i februar Gjennomsiktig forvaltning Pasientreiser ANS er en del av offentlig forvaltning og selskapet er underlagt bestemmelsene i offentleglova. Det innebærer blant annet at selskapet skal praktisere meroffentlighet, som samsvarer med selskapets målsetning om å ha en gjennomsiktig forvaltning. Høsten 2010 tok selskapet i bruk elektronisk arkivsystem. Dette bidrar til å sikre at selskapet overholder bestemmelsene i offentleglova og arkivloven, og gir allmennheten mulighet for innsyn i organisasjonen gjennom tilgang til offentlig journal på hjemmesiden. Denne funksjonaliteten vil foreligge i løpet av Årsrapport 2010

23 Kontinuerlig forbedring Styret i Pasientreiser ANS vedtok i juni 2010 et pilotprosjekt om prosessoptimalisering og kontinuerlig forbedring. I desember 2010 vedtok styret en videreføring av dette. Prosjektet er et samarbeid mellom Helse Midt-Norge og Pasientreiser ANS. Hovedmålet med prosjektet er å bygge en kultur for kontinuerlig forbedring i alle ledd, hvor medarbeiderne innarbeider metoder for å optimalisere arbeidsprosesser som gir best praksis. Så langt er det avdekket et betydelig potensial til forbedringer ved å endre måter å jobbe på. Prosjektet har vist resultater som redusert saksbehandlingstid, økt produktivitet, reduksjon av feil og bedret service. Prosjektet er delt inn i tre faser: 1. Analyse 2. Design 3. Test og implementering. Prosjektet er nå inne i de to siste fasene og arbeidet vil pågå frem til mai Dersom piloten viser seg å gi gode resultater, vil prosjektet bli anbefalt gjennomført i de tre øvrige regionene. Årsrapport

24 Selskap i utvikling Pasientreiser ANS har i 2010 gjennomført sitt første hele driftsår. Tilbakeblikket viser en betydelig innsats og vilje fra engasjerte medarbeidere til å løse de utfordringer selskapet har stått overfor. Målsettingen om å etablere en felles, nasjonal enhet innen pasientreiseområdet har vært en viktig drivkraft. Det har i løpet av året blitt stilt store krav til fleksibilitet og kompetanse på en rekke områder. Ved inngangen til 2010 var saksinngangen ekstremt stor, noe som preget både pasienter og selskapet i årets første måneder. På det meste var saksbehandlingstiden opp mot elleve uker med over saker i kø. Redusert saksbehandlingstid I samarbeid med de lokale pasientreisekontorene tok selskapet ansvar for å få saksbehandlingstiden ned. Gjennom effektivisering av arbeidsprosesser og med flere ressurser både ansatt og innleid ble vi i økende grad i stand til å få kontroll på situasjonen. Målet om to til tre ukers saksbehandlingstid for hele landet ble nådd i august Lang saksbehandlingstid førte dessverre til vanskeligheter for mange pasienter. Det var derfor helt avgjørende at saksbehandlingstiden ble redusert. Selskapet har hatt et betydelig fokus på å sikre stabil drift og forutsigbarhet i saksbehandlingen for å holde saksbehandlingstiden på et akseptabelt nivå. Nye oppgaver Pasientreiser ANS har siden oppstarten i 2009 hatt en kontinuerlig utvikling i oppgaveporteføljen, og i 2010 har selskapet fått tilført en rekke nye oppgaver. Selskapet har blant annet fått systemeierskap og databehandleransvar for saksbehandlingssystemene som anvendes for hele pasientreiseområdet i Norge. Betydelige utfordringer er knyttet til de nye oppgavene. Et viktig mål for Pasientreiser ANS er å kunne bygge opp kompetanse, ivareta og sikre stabile og velfungerende IKT-systemer. I tillegg har vi målsetting om effektivisering av arbeidsprosesser og annen gevinstrealisering for pasientreiseområdet. Samarbeidsarenaer I 2010 har det blitt etablert formaliserte samarbeidsarenaer mellom selskapet, de lokale pasientreisekontorene og RHF-ene. I tillegg har Pasientreiser ANS opprettet Brukerpanelet som er et nasjonalt forum for pasientreiseområdet med deltakere fra sentrale brukerorganisasjoner som skal sikre god dialog med de ulike brukermiljøene. Pasientreiser ANS flyttet høsten 2010 inn i nytt næringsbygg. De nye lokalene er tilpasset virksomheten og har gode løsninger hvor det er lagt vekt på selskapets produksjonslinje og samarbeid på tvers. Fremtidsutsikter Gjennom halvannet års levetid har selskapet rukket å gjøre en rekke verdifulle erfaringer som vil bidra til å styrke selskapets leveranser i tiden fremover. Spennende oppgaver venter, og vi har betydelig fokus på kontinuerlig forbedring gjennom blant annet effektivisering av arbeidsprosesser, utnyttelse av teknologi og forenkling av regelverket. Et erfaringsrikt år er tilbakelagt. Fortsatt står selskapet foran store nasjonale oppgaver. Gjennom god samhandling, og med kompetente og motiverte medarbeidere ser vi frem til å skrive et nytt kapittel i selskapets historie. Administrerende direktør Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, Marit Kobro 24 Årsrapport 2010

25 Årsrapport

26 Årsberetning 2010 Pasientreiser ANS Formål og eierskap Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) ble etablert 11. mai 2009, og er lokalisert i Skien. Selskapet er eid av de fire regionale helseforetakene; Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF eier 20 prosent hver i selskapet, mens Helse Sør-Øst RHF eier 40 prosent. Pasientreiser ANS skal bidra til å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for ansvar på området pasientreiser og pasienttransport. Selskapet skal ha en service- og støttefunksjon hvor formålet er å ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver og transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Selskapet skal, som en del av den medisinske spesialisthelsetjenesten, til enhver tid følge de gjeldende overordnede politiske mål for helsetjenesten. Spesialisthelsetjenesteloven, pasientrettighetsloven og helseregisterloven er viktige lover som definerer rammene for virksomheten. Selskapets virkeområde er regulert i vedtatt selskapsavtale der de fire eierne sammen har definert hvilke rolle og funksjon selskapet skal fylle. Ansatte, arbeidsmiljø og likestilling Gjennom året har antall ansatte økt. Ved årets slutt hadde selskapet 66 ansatte fordelt på 59,3 årsverk. Av disse er 39 kvinner, noe som utgjør 59 prosent. I tillegg er det til en hver tid leid inn et visst antall midlertidig ansatte i takt med behov styrt av saksinngang i forbindelse med saksbehandling ved reiser uten rekvisisjon. Kvinneandelen i administrative stillinger utgjør 46 prosent, mens andelen av kvinner i lederstillinger utgjør 40 prosent. Gjennom året har selskapets styre bestått av tre kvinner og fire menn. Det er valgt inn observatører fra to regionale brukerutvalg, begge observatørene er kvinner. Sykefraværet i selskapet var på 4,1 prosent av total arbeidstid i Det har ikke blitt rapportert om alvorlige skader eller ulykker på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøet betraktes som godt. Tiltak for å hindre diskriminering mv. Bedriften arbeider aktivt for å fremme likestilling, sikre like muligheter og rettigheter og hindre diskriminering. For å bidra til dette, har bedriften blant annet etablert rutiner for rekruttering, hvor søkere fra underrepresenterte grupper oppfordres til å søke. Det er også foretatt en gjennomgang av kriteriene for karriereutvikling og lederstillinger i bedriften. Ytre miljø Driften av selskapet forurenser det ytre miljø gjennom forbruk av papir i forbindelse med saksbehandling. Derfor benytter selskapet underleverandør av trykksaker som er sertifisert for merking i henhold til følgende standarder: Miljøfyrtårn, Grønt Punkt og Svanemerket. Alle trykksaker som selskapet produseres blir Svanemerket. Selskapet kildesorterer papp og papir, og har avtaler med underleverandører hvor dette avfallet går til gjenvinning. I tillegg har selskapet kassasjonsrutiner for elektronisk artikler som både ivaretar miljø- og informasjonsmessige forhold, og som reduserer negative miljømessige virkninger. Finansiell risiko Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Det er styrets vurdering at egenkapitalen beholdes i selskapet for å sikre fleksibilitet til å håndtere nye oppgaver og finansiering av fremtidige investeringer innen IKT. 26 Årsrapport 2010

27 Redegjørelse for årsregnskapet og resultatdisponering Etter styrets oppfatning gir fremlagt resultatregnskap og balanse med noter uttrykk for virksomhetens resultat for 2010 og økonomiske stilling ved årsskiftet. Det er ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som er av betydning for bedømmelsen av regnskapet. Virksomheten har for 2010 gått i balanse og levert et resultat i tråd med budsjett. Fremtidsutsikter Pasientreiser ANS har siden oppstarten i 2009 hatt en kontinuerlig utvikling av sin portefølje. Gjennom 2010 er selskapet tilført nye oppgaver, dette er i samsvar med årets forventninger. Fra årsskiftet 2011 overtar selskapet ansvar for oppgaver som tidligere er ivaretatt av nasjonalt prosjekt egenandeler. Samtidig pågår arbeid i tilknytning til overordnede målsettinger om effektivisering, forenkling og utvikling av tjenesten. I løpet av 2011 er målet at selskapet sammen med eierne kan få på plass grunnlag for innføring av forenklede rutiner for brukerne. Eventuelle forslag om endringer må endelig avklares med helse- og omsorgsdepartementet. Det er etablert en egen nasjonal brukerarena for pasientreiseområdet som aktivt vil bli trukket inn i denne prosessen. Det videre arbeid med prosesseffektivisering har høy prioritet og gjennom et eget prosjekt for kontinuerlig forbedring er målsettingen at selskapet skal kunne ta ut relativt betydelige effektiviseringsgevinster i de kommende årene. Videreutvikling av virksomheten i tråd med pasientreiseområdets behov vil også ha stort fokus, og dette arbeidet vil foregå i tett samarbeid med brukerrepresentanter og eiere. Prognosene for selskapets kjerneoppgaver viser fortsatt økning i antall saker, basert på de regionale helseforetakenes målsettinger om økt pasientbehandling i 2011, spesielt innenfor dagbehandling og poliklinikk. Fortsatt drift I samsvar med regnskapsloven 3-3 bekreftes det at forutsetningene om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. Årsrapport

28 Resultatregnskap (Beløp i kroner) Note DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Basistilskudd Aktivitetsbasert inntekt Sum driftsinntekter Varekostnad Lønn og annen personalkostnad Ordinære avskrivninger 3, Nedskrivning 3,4 61 Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekt Finanskostnad 27 1 Netto finansposter ÅRSRESULTAT Årsrapport 2010

29 Balanse (Beløp i kroner) Note EIENDELER Anleggsmidler Immatrielle eiendeler Immatrielle eiendeler Sum immatrielle eiendeler Varige driftsmidler IKT Inventar og utstyr Sum varige driftsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler Varer Fordringer Fordringer Sum Fordringer Bankinnskudd Sum omløpsmidler SUM EIENDELER Årsrapport

30 Balanse (Beløp i kroner) Note EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital Selskapskapital 6, Sum innskutt egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelser Sum avsetning for forpliktelser Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldig offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Mellomværende deltakere refusjon Kortsiktig gjeld deltagere Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Årsrapport 2010

31 Kontantstrømsoppstilling (Beløp i kroner) Kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter: Årsresultat - - Ordinære avskrivninger Nedskrivning varige driftsmidler 61 Forskjell kostnadsført pensjon og inn/utbetalinger Endring i omløpsmidler og kortsiktig gjeld Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrømmer fra investeringsaktiviteter: Utbetalinger ved kjøp av driftsmidler Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrømmer fra Finansieringsaktiviteter: Innbetalt selskapskapital fra deltakere Netto kontantstrøm finansieringsaktiviteter Netto endring i likviditetsbeholdning Likviditetsbeholdning pr Likviditetsbeholdning pr Årsrapport

32 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven. Det er utarbeidet etter norske regnskapsstandarder og anbefalinger til god regnskapsskikk. Inntektene for 2010 er aktivitetsbaserte inntekter som inntektsføres i den perioden de knytter seg til. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost på anskaffelsestidspunktet og avskrives lineært over forventet brukstid. Anleggsmidler nedskrives dersom de ikke lenger vil være i bruk. Lager av ferdigkjøpte varer er verdsatt til laveste av anskaffelseskost. Varige driftsmidler balanseføres og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostnader, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmidlets kostpris og avskrives i takt med driftsmidlet. Driftsmiddel anses som varig dersom det har en økonomisk levetid på over 3 år samt en kostpris på over kr ,-. Driftsmidlet avskrives fra det tidspunkt det tas i bruk. Regnskapsføring av pensjonskostnader skjer i samsvar med Norsk regnskapsstandard. De ansvarlige eierne av selskapet Pasientreiser ANS er fire regionale helseforetakene som ikke er skattepliktige. Regnskapsføring av pensjonskostnader skjer i samsvar med Norsk regnskapsstandard. Pasientreiser ANS har pensjonsordninger som omfatter i alt 58 personer, hvorav 58 er yrkesaktive. Ordningene gir rett til definerte fremtidige ytelser etter sluttlønnsprinsippet. Disse er i hovedsak avhengige av antall opptjeningsår,stillingsfaktor og lønnsnivå ved nådd pensjonsalder. Pensjonsytelsene samordnes med folketrygdens ytelser. Foretakets pensjonsansvar i forhold til den ordinære tariffestede tjenestepensjonsordningen er dekket gjennom pensjonsordningene. I tillegg til den ordinære tjenestepensjonsordningen kommer ytelser i form av Avtalefestet pensjon (AFP) til aldersgruppen 62 til 66 år. AFP etter 65 år er dekket med tilskudd og utjevnet på risiko-fellesskapet i den enkelte multiemployer plan. Økonomiske forutsetninger pensjon : Diskonteringsrente 4,60% Forventet avkastning på pensjonsmidler 5,40% Årlig lønnsregulering 4,00% Regulering av folketrygdens grunnbeløp 3,75% Forventet pensjonregulering 2,97% 32 Årsrapport 2010

33 Noter NOTE 1 - INNTEKTER (Beløp i kroner) DRIFTSINNTEKTER Basistilskudd ved oppstart Tilleggstjenester Basistjenester Sum inntekter NOTE 2 - LØNNSKOSTNADER, ANTALL ANSATTE M.M (Beløp i kroner) LØNNSKOSTNADER Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnad inkl arbeidsgiveravgift Rekrutteringskostnader Andre ytelser Innleie av personell Lønnskostnader utbetalt av HSØ Sum lønns og personalkostnader Gjennomsnittlig antall ansatte Gjennomsnittlig antall årsverk Gjennomsnittlig antall årsverk innleie 57 Lønn og andre ytelser til adm.direktør Lønn Pensjonskostnad Andre ytelser Sum Det er ikke utbetalt noen godtgjørelse til styremedlemmer. Godtgjørelse til revisor utgjør totalt kr ,-. Dette fordeler seg med kr ,- på lovpålagt revisjon og kr ,- på rådgivning. Rådgivningen knytter seg til div. regnskapsmessige og avgiftsmessige problemstillinger. Beløpene er ekslusiv merverdiavgift. Årsrapport

34 Noter NOTE 3 - IMMATRIELLE DRIFTSMIDLER (Beløp i kroner) EDB Programvare E-Læring personalportal Webportal under utførelse Sum varige driftsmidler Anskaffelseskost Tilgang Anskaffelseskost Akkumulerte avskrivninger pr Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger NOTE 4 - VARIGE DRIFTSMIDLER (Beløp i kroner) IKT Inventar utstyr Sum varige driftsmidler Anskaffelseskost Tilgang Avgang/nedskriving Anskaffelseskost Akkumulerte avskrivninger pr Tilbakeført avskr. for nedskrivning pr Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger Årets nedskrivning Årsrapport 2010

35 Noter NOTE 5 - BANKINNSKUDD (Beløp i kroner) Bundne kontoer Innestående skattetrekksmidler Sum bundne kontoer Bankkonto som ikke er bundet Sum bank NOTE 6 - SELSKAPSKAPITAL (Beløp i kroner) SELSKAPSKAPITAL Inngående balanse Innbetalt fra deltakere, økning av selskapskapital Sum selskapskapital NOTE 7 - EIERINFORMASJON OG SAMMENSETNING (Tall i %) Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Sum Årsrapport

36 Noter NOTE 8 - PENSJONER (Beløp i kroner) Pensjonsforpliktelse Brutto påløpt pensjonsforpliktelse Pensjonsmidler Netto forpliktelse før AGA Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse Ikke resultatført tap/(gev) av estimat- og planavvik inkl.aga Netto forpliktelse etter AGA Pensjonskostnader Årets opptjening Rentekostnad Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning -120 Administrasjonskostnad 185 Resultatført estimatavvik og planendring -55 Arbeidsgiveravgift av netto pensjonskostnad Netto pensjonskostnad inkl AGA og adm. kostnad Se regnskapsprinsipper for informasjon om pensjonsordningen og forutsetningene. 36 Årsrapport 2010

37 Noter NOTE 9 - OFFENTLIG GJELD (Beløp i kroner) SPESIFISERING AV POSTER Forskuddtrekk og påleggstrekk Merverdiavgift Arbeidsgiveravgift Sum offentlig gjeld NOTE 10 - AKONTO INNBETALINGER refusjoner DELTAKERE (Beløp i kroner) Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Sum mellomværende akonto refusjoner RHF NOTE 11 - kortsiktig gjeld til deltagerne (Beløp i kroner) Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF 105 Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Sum kortsiktig gjeld til deltagere Årsrapport

38 Noter NOTE 12 - POSTER SOM ER SLÅTT SAMMEN I REGNSKAPET (Beløp i kroner) ANNEN DRIFTSKOSTNAD Sum kostnader lokaler Sum leie av maskiner og utstyr Sum kostnadsførte anskaffelser Sum reparasjoner og vedlikehold Sum eksterne honorarer Sum kontorkostnader Sum reisekostnader Annonse, reklame, gave og kontingent Sum andre kostnader Annen driftskostnad VAREKOSTNAD Brev og konvolutter Porto utgående post Straffeporto inngående post Gebyrer utbetaling Driftsmaterialer 227 Varekostnad Årsrapport 2010

39 Årsrapport

40 40 Årsrapport 2010

41 Årsrapport

42 42 Årsrapport 2010

43 Årsrapport

44 Telefon: Besøksadresse: Leirvollen 23, 3736 Skien - Postadresse: Postboks 2605 Kjørbekk, 3702 Skien E-post: postmottak@pasientreiser.no - Nettside: