Møteinnkalling. Rollag kommune. Sakskart: Utvalg: Formannskapet Møtested: Rom 4. Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 10:00 15:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Rom 4. hus Dato: Tidspunkt: 10:00 15:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding., Steinar Berthelsen ordfører Sakskart: Utvalgs Saksnr: Sakstittel Lukket/åpen PS 46/10 Referat RS 12/10 Reguleringsplan - detaljplan for Lauvhaugen, Søre Vegglifjell. Høring RS 13/10 Planprogram for ny fv. 40 Helle - Lofthus RS 14/10 Ungdomsråd - vedrørende opprettelse av ungdomsråd PS 47/10 Budsjett økonomiplan PS 48/10 Overføring av bevilgninger fra 2010 til 2011 PS 49/10 Reglement for finansforvaltningen i PS 50/10 Evaluering av FØNK - Felles Økonomifunksjon i Numedals kommunene PS 51/10 Endring av skolestruktur - oversikt over utgifter og innsparinger PS 52/10 Bosetting av flyktninger file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 1/20

2 PS 53/10 Søknad om fritak fra politiske verv fra PS 54/10 Støtte om støtte til betaling av leie for skytebane ved Idrettsskolen PS 55/10 Endring i kommuneloven - Høringssak PS 56/10 Eventuelt PS 46/10 Referat RS 12/10 Reguleringsplan - detaljplan for Lauvhaugen, Søre Vegglifjell. Høring RS 13/10 Planprogram for ny fv. 40 Helle Lofthus RS 14/10 Ungdomsråd - vedrørende opprettelse av ungdomsråd Rollag : Arkiv : 151 Saksmappe : 2010/851 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Budsjett økonomiplan MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: 1. Forslag til økonomiplan for for perioden 2011 til 2014 godkjennes. 2. Forslag til budsjettrammer for drift og investeringer i 2011 for godkjennes. 3. Forslag til avgifter, gebyrer og egenbetalinger for år 2011 godkjennes. 4. Skatt på formue og inntekt for år 2011 skrives ut etter de høyeste satser som gjelder. 5. Med hjemmel i eiendomsskatteloven 3 og 4 skriver ut eiendomsskatt i hele kommunen i Den generelle eiendomsskattesatsen fastsettes til 7 promille. I henhold til eiendomsskatteloven 12, fastsettes skattesatsen for boliger og fritidseiendommer til 2,5 promille. file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 2/20

3 Eiendomsskatten skal betales i to terminer; 1. april og 1. oktober i skatteåret. 6. Administrasjonen gis fullmakt til å sette i gang arbeider etter vedtatt budsjett for de prosjekter som er finansiert. 7. Det foretas låneopptak på kroner til investeringer i Lånets avdragstid settes til 30 år. 8. Ordførerens godtgjørelse fastsettes til kr kroner pr år. Godtgjøring til hovedutvalgsledere fastsettes til 10 % av kr kroner pr år. Saken gjelder: Saken gjelder økonomiplan og budsjettrammer for Fakta: Etter forskrift om årsbudsjett, i medhold til kommunelovens kapittel 8, heter det at årsbudsjettet skal framstilles i et samlet dokument, eventuelt sammen med kommunens økonomiplan. Rådmannen velger å legge økonomiplanen for perioden og budsjettrammer for år 2011 fram i ett samlet dokument, se vedlegg 1. Rådmannens forslag til økonomiplan og budsjettrammer 2011 ligger ute på kommunens internettsider Rådmannens forslag til økonomiplan og budsjettrammer 2011 Rådmannens forslag til økonomiplan og budsjettrammer for år 2011 følger som vedlegg 1. Økonomiplanen videreføres etter malen fra Forslaget til økonomiplan og rammer for årsbudsjett er i korte trekk bygget opp slik: En innledning om viktige satsinger for kommunen, beskrivelse av kommunens ulike rammebetingelser, herunder befolkningsutvikling og inntekter, brutto- og netto driftsresultat og låneopptak. Beskrivelse av driften enhetenes virksomhet, planlagte nye tiltak og målsettinger/indikatorer for økonomi, medarbeidere, tjenester, elektroniske tjenester og samfunnsutvikling. Finansielle nøkkeltall. Oversikt over rådmannens forslag til investeringstiltak. Oversikt over kommunens fond og langsiktige gjeld. Forslag til kommunale avgifter, gebyrer og egenbetalinger. Obligatoriske oversikter Selvkostberegninger Konsekvensjusteringer i driften Formannskapets innstilling Kommuneloven åpner for at formannskapet kan fremme alternative forslag (innstillinger til kommunestyret). Budsjettforskriften 3, 1. ledd bestemmer at samtlige forslag som fremmes av formannskapet skal tilfredsstille de krav som er satt til budsjettets innhold og inndeling i budsjettforskriften. Det kan dermed ikke fremmes ufullstendige forslag, for eksempel forslag som kun gjelder deler av kommunens virksomhet, eller forslag som ikke er saldert. Derimot kan formannskapet eller en gruppering henvise til et allerede fremsatt forslag, eksempelvis fra rådmann med spesifiserte og salderte endringsforslag. Rådmannens konklusjon: 1. Forslag til økonomiplan for for perioden 2011 til 2014 godkjennes. 2. Forslag til budsjettrammer for drift og investeringer i 2011 for godkjennes. file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 3/20

4 3. Forslag til avgifter, gebyrer og egenbetalinger for år 2011 godkjennes. 4. Skatt på formue og inntekt for år 2011 skrives ut etter de høyeste satser som gjelder. 5. Med hjemmel i eiendomsskatteloven 3 og 4 skriver ut eiendomsskatt i hele kommunen i Den generelle eiendomsskattesatsen fastsettes til 7 promille. I henhold til eiendomsskatteloven 12, fastsettes skattesatsen for boliger og fritidseiendommer til 2,5 promille. Eiendomsskatten skal betales i to terminer; 1. april og 1. oktober i skatteåret. 6. Administrasjonen gis fullmakt til å sette i gang arbeider etter vedtatt budsjett for de prosjekter som er finansiert. 7. Det foretas låneopptak på kroner til investeringer i Lånets avdragstid settes til 30 år. 8. Ordførerens godtgjørelse fastsettes til kr kroner pr år. Godtgjøring til hovedutvalgsledere fastsettes til 10 % av kr kroner pr år. Vedlegg 1. Rådmannens forslag til budsjettrammer 2011 og økonomiplan Kommentarer til budsjettforslaget fra Fagforbundet Rollag : Arkiv : 212 Saksmappe : 2010/849 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Overføring av bevilgninger fra 2010 til 2011 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 4/20

5 1. Bevilgede midler til investeringsprosjekter som ikke er brukt i 2010 overføres til 2011 med inntil 2,7 millioner kroner. Bevilgningen overføres med samme finansiering som i Rest bevilgning til tak på stabburet på Idrettsskolen, kr , nedbetales som ekstraordinært avdrag i Fakta: I henhold til gjeldende regnskapsforskrifter skal alle bevilgninger gjøres i budsjettet det året prosjektet blir realisert. Vi må derfor overføre rest midlene til det året tiltaket blir ferdigstilt. Vurdering: Flere av prosjektene i kommunens investeringsbudsjett for 2010 blir av forskjellige årsaker ikke ferdigstilt i Det vises i denne forbindelse til status på prosjektene gitt i tertialrapporten Hvor stor del av prosjektet som ikke blir utført i løpet av året er det vanskelig og forutse på nåværende tidspunkt. Det bes derfor om at resterende bevilgning pr på de prosjekter som ikke ferdigstilles, overføres til 2011 med opprinnelig finansiering. Oversikten viser status pr på aktuelle prosjekter: Prosjekter Revidert budsjett Regnskap Rest Overføres til 2011 Mobil profil Badedammen i Veggli Veggli renseanlegg Tilknytning høydebasseng Rollag Prosjektet er ikke påbegynt. Bevilgningen foreslås overført. Prosjektet er ikke ferdigstilt. Overskytende midler foreslås overført. Arbeidene er ikke ferdig. Overskytende midler foreslås overført. Prosjektet er ikke ferdigstilt. Overskytende midler foreslås overført. Reservevannsforsyning Rollag Prosjektet er ikke ferdigstilt. Overskytende midler foreslås overført. Kommunale veger Det er utført lite arbeid på kommunale veier i år. Overskytende midler foreslås overført. Gang- sykkelveg Dette prosjektet vil også pågå i Overskytende midler foreslås overført. Det må påregnes sak om ytterligere bevilgninger til formålet. Avløp Veggli industriområde Arbeidene er ikke ferdig. Overskytende midler foreslås overført. Tak stabburet Idrettsskolen Prosjektet er ferdig. Prosjektet er låne finansiert. Rest tilbakebetales som ekstraordinært avdrag i 2010 Sentrumsplan Rollag Prosjektet er ikke ferdig. Overskytende midler foreslås overført. Bioenergi opprustning Prosjektet er ikke ferdig. Overskytende midler foreslås overført. Konklusjon: 1. Bevilgede midler til investeringsprosjekter som ikke er brukt i 2010 overføres til 2011 med inntil 2,7 millioner kroner. Bevilgningen overføres med samme finansiering som i file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 5/20

6 2. Rest bevilgning til tak på stabburet på Idrettsskolen, kr , nedbetales som ekstraordinært avdrag i Rollag : Arkiv : 250 Saksmappe : 2010/850 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Reglement for finansforvaltningen i MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: 1. Det vedlagte forslag til Reglement for finansforvaltningen for, vedtas, og erstatter gjeldende finansreglement vedtatt i kommunestyret (sak 92/2003) med endring i kommunestyret (sak 26/2008). 2. Formannskapet tar vurderingene fra uavhengig instans til etterretning. Finansforvaltningen skal skje innenfor de rammer og bestemmelser som er trukket opp i finansreglementet. Bakgrunn: Kommunal- og regionaldepartementet fastsatte 9. Juni 2009 ny forskrift om kommuners og Fylkeskommuners finansforvaltning. Forskriften regulerer plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen i kommuner og fylkeskommuner. Den nye forskriften trådte i kraft 1. juli 2010 og avløser gjeldende forskrift. s eksisterende finansreglement ble vedtatt av kommunestyre (sak 92/2003) med endring (26/2008). Reglementet må endres som følge av forskriftsendring. Fakta: Den nye forskriften regulerer i likehet med gjeldende forskrift kravene til kommunenes reglement, rutiner og rapportering på området. Forskriften slår fast at kommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst en gang i hver kommunestyreperiode. Kommunestyret skal påse at uavhengig kompetanse med kunnskap om finansforvaltningen vurderer om reglementet er i tråd med kommuneloven og file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 6/20

7 forskriften. Denne vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret. Forskriften presiserer også at kommunens finansforvaltning må samsvare med egen kompetanse på feltet. Dette gjelder selv om kommunen kjøper finansforvaltningstjenester av andre. Dermed er man avskåret fra å benytte produkter i finansforvaltningen som man ikke har tilstrekkelig kunnskap om. Kommunen skal selv være i stand til å vurdere finansiell risiko i finansforvaltningen og kontrollere at forvaltningen skjer i tråd med reglementet. Videre er også kravene til de administrative rutinene for å vurdere og å håndtere risiko presisert sammenlignet med gjeldende forskrift. Kommunestyret skal på sin side påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning, vurderer rutinene og at disse rutinene er etablert og etterleves. Rådmannens vurdering: har ikke plasseringer utenom bankinnskudd i dag, hverken når det gjelder kortsiktig eller langsiktig likviditet. På grunn av en relativt bra avkastning på bankinnskudd, har det ikke vært plassert ledig likviditet i pengemarkedsfond. I det nye reglementet foreslås det likevel bruk av bankinnskudd og pengemarkedsfond som plasseringsalternativer. Lån tas kun opp i norske kroner. For å ha forutsigbare budsjetter foreslås det i nytt reglement at minst 25 % av gjeldeporteføljen skal være på fast rente. Rentemarkedet svinger en del i forhold til hva som er mest lønnsomt av faste eller løpende renter. Låneopptak med faste renter blir tatt opp med forskjellige løpetider for å eliminere renterisiko og refinansieringsrisiko. I forskriften står det at det skal være kunnskap om finansforvaltning i kommunen som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med reglementet. Rådmannen vurderer at vedlagte reglement er utformet slik at dette kravet ivaretas. I tråd med bestemmelsene i ny finansforskrift skal rådmannen innhente uttalelse til forslaget fra uavhengig instans, og har bedt Buskerud kommunerevisjon om bistand til dette. Rådmannens konklusjon: 1. Det vedlagte forslag til Reglement for finansforvaltningen for, vedtas, og erstatter gjeldende finansreglement vedtatt i kommunestyret (sak 92/2003) med endring i kommunestyret (sak 26/2008). 2. Formannskapet tar vurderingene fra uavhengig instans til etterretning. 3. Finansforvaltningen skal skje innenfor de rammer og bestemmelser som er trukket opp i finansreglementet. Vedlegg: 1. Uttalelse fra Buskerud kommunerevisjon (uavhengig instans) vil eventuelt bli ettersendt dersom vurderingen ikke foreligger ved frist for utsendelse. 2. Forslag til nytt finansreglement for. Rollag : Arkiv : 026 Saksmappe : 2010/839 Avd : Rådmann file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 7/20

8 Saksbehandler : Hans Henrik Thune Evaluering av FØNK - Felles Økonomifunksjon i Numedalskommunene MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /10 Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak : 1. styre tar evalueringen av FØNK-samarbeidet til etterretning. 2. Ansattes rettigheter hos opprinnelig arbeidsgiverkommune ved oppstart av samarbeidet bekreftes for hver enkelt ansatt. 3. Ny styreinstruks trer i kraft når alle eierkommunene har fattet vedtak. Saksframlegget er i all hovedsak likelydende i de tre samarbeidskommunene. Fakta: FØNK, Felles økonomifunksjon i Numedalskommunene, ble etablert i Ved starten ble det forutsatt en evaluering av samarbeidet. Evalueringen er nå gjennomført, og det foreslås at arbeidet videreføres i fastere former uten endringer av hovedmodell for styring eller organisering, men med noen endringer i vedtektene. Saksframlegget er i all hovedsak likelydende i de tre samarbeidskommunene. Samarbeidet er organisert som samarbeid etter Kommunelovens 27 ( vertskapsmodellen ) og ble etablert ved vedtak i de tre kommunene i november 2005 (Flesberg den i sak 58/05, Rollag den i sak 54/05, Nore og Uvdal den i sak 86/05). Nore og Uvdal kommune er arbeidsgiverkommune. Ved valg av vertskapsmodell ble det samtidig lagt vekt på at det ble arbeidet med utgangspunkt i at: Det skulle opprettholdes tre fysiske kontorer En kommune er arbeidsgiver på vegne av de tre kommunene En felles leder for økonomifunksjonen. I grunnlagsdokumentene for opprettelsen av samarbeidet heter blant annet at det er ønske om å oppnå: Bedre ressursutnyttelse Større fagmiljø Minimalisere sårbarheten Effektivisering Spesialisering Sikre/bedre kvalitet på tjenestene file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 8/20

9 Skape miljø for videreutvikling. Evalueringen er basert på svar fra budsjettansvarlige i hver av de tre kommunene, de ansatte i FØNK, økonomisjefen og rådmennene. Invida AS har gjennomført evalueringen og utarbeidet rapporten. Det ses som sentralt å besvare om forutsetningene for samarbeidet er innfridd og om det er erfaringer som peker i retning av endringer eller forbedringer. Vurdering: Rapporten oppfattes å være grundig og gi grunnlag for vurderinger om det videre samarbeidet. Det må innses at vurderingen neppe kan omfatte absolutt alle forhold, men for rådmannen har det vært av særlig stor betydning å få etterprøvd om forutsetningene for samarbeidet har latt seg gjennomføre, om grunnleggende krav til ressursbruk, kvalitet og brukerorientering er oppfylt og om erfaringene gir grunnlag for endringer. I tillegg må ansattes forhold i en så omfattende endring tillegges egen vekt. Samlet sett er det liten tvil om at svarene peker i retning av at ordningen har vært vellykket og at målet for samarbeidet er oppnådd. I tillegg kan det konstateres at mål for omfang og ressursbruk også i stor grad er nådd. Effektivitet. Det kan dokumenteres at de samlede oppgavene gjennomføres med en bemanning som er redusert i forhold til utgangspunktet. Andre parametre for effektivitet har ikke blitt utviklet, men det vises til at all saksbehandling foretas innenfor satte frister og rammer og at et målbart forhold som innfordring har en langt høyere løsningsgrad enn før samarbeidet ble etablert. Kvalitet. Kvalitet har blitt vurdert gjennom vurderinger fra brukerne (budsjettansvarlige) og rådmennene. Vurderingen har gjennomgående vært at kvaliteten på de tjenestene er høy og at brukernes behov i stor grad imøtekommes. Det synes også å være samstemt at kvaliteten er høyere nå enn da samarbeidet startet. Brukerorientering. Det har vært av betydning for evalueringen å få fastslått om den økte effektiviteten har gått på bekostning av brukerne eller om arbeidsoppgaver er skjøvet fra FØNK til andre funksjoner i kommunene og om det kan påvises negative utslag av fysiske avstander. Det kan fastslås at brukere opplever stor grad av orientering og at de fysiske avstandene ikke oppleves som problematiske. Bruk av teknologi til oppgaveløsning og kommunikasjon og tilrettelegging for større grad av innsikt og sjølhjulpenhet blant brukerne later i stor grad til å ha oppveid fysisk avstand og det forholdet at økonomisjeffunksjonen deles på tre kommuner. Det bør etter rådmannens oppfatning også vektlegges at kravene til økonomifunksjonen har blitt vesentlig større i de årene samarbeidet har pågått, og det er viktig å understreke at dagens funksjon er langt mer krevende enn da samarbeidet ble startet. Dette følger særlig av de mange endringene i lov og forskrift der reglene om refusjon av merverdiavgift antakelig er det tydeligste eksempelet. Rådmannen konstaterer at FØNK har tilpasset seg endringene og de økte kravene uten at det har vært behov for ekstra ressurser. Det ses som dokumentert at samarbeidet har innfridd forventingene ved oppstart, og at ansatte og brukere opplever en kvalitet som er bedre enn da samarbeidet ble innledet. Utfordringer knyttet til avstand og at selv det sammenslåtte kontoret er forholdsvis lite, finnes fortsatt. Suksessfaktorene synes i stor grad å ha vært klare mål om felles funksjon ved oppstart, involvering av ansatte og brukere, felles ledelse, utvikling av budsjettansvarlige og brukeres roller og utstrakt bruk av teknologi. Det foreslås ingen større endringer i organisering eller innretting av FØNK, men at styrets ansvar tydeliggjøres med endring i styreinstruksen. Vedtektene for samarbeidet foreslås videreført uten endringer. Evalueringen forutsettes å gi styret et godt grunnlag for videre oppfølging og mulige forbedringer i driften. Konklusjon: 1. styre tar evalueringen av FØNK-samarbeidet til etterretning. file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 9/20

10 2. Ansattes rettigheter hos opprinnelig arbeidsgiverkommune ved oppstart av samarbeidet bekreftes for hver enkelt ansatt. 3. Ny styreinstruks trer i kraft når alle eierkommunene har fattet vedtak. Vedlegg: Hovedrapport, evaluering etter prøveperioden , datert Forslag til ny styreinstruks, datert Styreinstruks av Rollag : Arkiv : A20 Saksmappe : 2008/11 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Endring av skolestruktur - oversikt over utgifter og innsparinger MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak: Kommunestyret tar oversikten over utgifter og innsparinger i tilknytning til endring i skolestruktur, til orientering. Fakta: I kommunestyrets behandling av Tertialrapport 2/2010, sak nr. 64/10 ble det bl.a. fattet følgende vedtak (pkt. 2 i vedtaket): Til budsjettmøtet i desember ber styre om å få seg forelagt en rapport/oversikt over utgifter og innsparinger i tilknytning til endring av skolestruktur. Den bør ha samme oppbygging som den oversikten som dannet beslutningsgrunnlaget da vedtaket ble gjort. Oversikten bør også omfatte skoleskyss og egeninnsats knyttet til grunnarbeider i forbindelse med skolemoduler Kommunestyret vedtok i møte , sak 2/10 følgende i forhold til skolestrukturen i Rollag: Med bakgrunn i s økonomiske situasjon vedtar styre å opprettholde vedtaket fra 22.oktober 2009 å samle alle elevene på Veggli skole fra høsten Merkostnaden for 2010 dekkes inn ved bruk av disposisjonsfond. Innsparingene for 2011 og 2012 legges til netto driftsresultat for disse to budsjettårene i økonomiplanen. Etterbruk av Rollag skole må inngå som en del av kommuneplanprosessen. Besparelser ved endret skolestruktur ble innarbeidet i rådmannens forslag til budsjettet for 2010, økonomiplan , side 12. Besparelsene ble synliggjort som følger: file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 10/20

11 * Besparelse ved endret skolestruktur K-sak 52/2009: Lønn 5,7 s llinger, inkl effekt av funksjons llegg Utgi l etablering/ erning skolemodul FDV Leie skolemoduler i to år FDV Innsparing dri Rollag skole/samfunnshus (bru o utgi 893') Økte behov dri Veggli skole (modulene) Sum innsparing Vurdering: Tabellen nedenfor er basert på oppsettet for besparelser/økte utgifter i rådmannens forslag til budsjett/ økonomiplan I tillegg er det innarbeidet en kolonne Regnskap 2010 prognose som viser oversikt over utgifter og innsparinger for Forutsetningene Budsje Regnskap 2010 Innarbeidet i * Besparelse ved endret skolestruktur K-sak 52/2009: 2010 prognose Budsje Lønn 5,7 s llinger, inkl effekt av funksjons llegg Utgi l etablering/ erning skolemodul FDV Leie skolemoduler i to år FDV Innsparing dri Rollag skole/samfunnshus Økte behov dri Veggli skole (modulene) Skoleskyss Besparelser / utgi er ekskl. lønn Sum innsparing Skoleskyss Budsje Prognose Prognose Regnskap Kommentarer til tabellen: 1. Bemanningsplanen er endret tilsvarende reduserte lønnsrammer 2. Utgiftene til etablering av skolemoduler ble lavere enn antatt i vårt anslag i budsjettet. Årsaken er bl.a. at det ble færre moduler enn først antatt 3. Leie av skolemoduler ble lavere enn først anslått pga færre moduler. 4. Innsparing drift Rollag skole er gjennomført med reduksjon 80 % stilling renhold og 40 % stilling vaktmester. Gir full effekt fra Økt behov drift Veggli skole er innarbeidet med 40 % stilling renhold 6. Skoleskyss holdes innen budsjettert ramme og i tilnærmet samme størrelsesorden som for 2009 dersom vi tar hensyn til prisstigning. Budsjettramme på kroner er foreslått opprettholdt i budsjett Prognosen på innsparing for 2010 holdes innenfor forventet innsparing. Innsparingene er videre innarbeidet i budsjett 2011 i tråd med tabellen over. Kommunen har selv ikke bidratt med egeninnsats i tilknytning til grunnarbeider i forbindelse med skolemodulene. Konklusjon: Kommunestyret tar oversikten over utgifter og innsparinger i tilknytning til endring i skolestruktur, til orientering. file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 11/20

12 Rollag : Arkiv : F30 Saksmappe : 2009/1354 Avd : Sentraladministrasjonen Saksbehandler : Else Berit Grette Bosetting av flyktninger MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak : Saken legges fram til drøfting. Fakta: Kommunestyret behandlet forespørsel fra IMDI om mottak av flyktninger 2010 i møte , følgende vedtak ble fattet: vil imøtekomme IMDi anmodning og kan bosette inntil 15 flyktninger i Det forutsettes at første bosetting kan skje våren På grunn av tidligere erfaringer ønsker en å prioritere mottak av småbarnsfamilier og enslige mindreårige flyktninger. Formannskapet ser nødvendigheten med en evaluering av tidligere mottak av flyktninger i Rollag kommune samt at må søke å formalisere et samarbeid med nabokommunene for å sikre kommunens kvaliteter som mottakskommune slik at bosatte flyktninger kan bli bedre integrert i arbeids- og utdanningsmarkedet. Forslag til boligløsninger og en plan for bosetningsprosessen legges fram senere i forkant av mottak. Kommunen ser det som hensiktsmessig å bidra til den nasjonale målsettingen om bosetting av flyktninger og vil derfor tilrå at anmodningen imøtekommes. Det synes videre hensiktsmessig at IMDi gjøres ettertrykkelig klar over kommunens forutsetninger og bistår med å avklare flyktningenes personlige forventninger. Vurdering: Administrasjonen har evaluert tidligere mottak av flyktninger i kommunen og kommet fram til at mottak av flyktningfamilier som vi tidligere har hatt, stort sett har fungert bra. Mottaket har vært godt organisert og gjennomføringen av introduksjonsprogrammet i samarbeid med Numedal videregående fungerte meget bra. Det samme må en si om barnas tilbud i skole og barnehage og oppfølgingen fra helsesektoren. Kommunale boliger har vært stilt til disposisjon for flyktningene. Det vi har hatt mest problem med er å skaffe de voksne flyktningene tilbud om arbeid og utdanning etter at introduksjonsprogrammet er gjennomført. Alle enhetene i kommunen er innstilt på å gjøre sitt for å bøte på dette, ved å stille praksisplasser til disposisjon. Vår file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 12/20

13 koordinator er nødt til å bruke tid på å skaffe praksisplasser også i det private arbeidslivet. Vi har ikke inngått noen avtaler ennå men dette arbeidet må intensiveres når flyktningene er i introduksjonsprogrammet og vi vet hva vi har behov for. Kommunen har revidert sin mottaksplan for flyktninger, denne følger vedlagt. Samarbeid: Administrasjonen har hatt møte med Nore og Uvdal kommune og diskutert konkret samarbeid. Nore og Uvdal kommune har i år tatt i mot en gruppe med unge enslige menn og èn familie. De har startet et introduksjonsprogram i samarbeid med Numedal videregående skole, dette programmet kan vi få være med på. Kommunene vil da dele på utgiftene i forhold til hvor mange de har med i programmet. Vi har også diskutert muligheten for at vi kjøper en liten stillingsdel av deres flyktningkoordinator slik at han kan samarbeide med vår. Flesberg har også tatt imot flyktninger dette året, og en vil også ha samarbeid med dem. Boliger Kommunen har ledige boliger i Rollag boligfelt, en familieleilighet er ledig fra og tre mindre leiligheter skal pusses opp og vil bli ferdigstilt i mars/april. Dette vil være nok boliger til at vi kan starte mottaket. Det at boligene ligger i Rollag passer fint med at det er i barnehagen i Rollag det er ledige barnehageplasser. Annet Forberedelsen til mottak er godt i gang og en regner med at kommunen kan ta imot sine første flyktninger i februar/mars Når det gjelder hvilke gruppe flyktninger kommunen ønsker å ta i mot, så er det mest hensiktsmessig for å ta i mot familier med barn. Disse gruppene er lettere å integrere blant annet fordi de vil delta sosialt gjennom barnehage og skole. Det kan også være en større sjanse for at de bosetter seg her også etter at introduksjonsprogrammet er gjennomført. Kommunen har også sagt at de ønsker å ta i mot enslige mindreårige flyktninger. Mottak av denne gruppen flyktninger vil være særlig utfordrende for en liten kommune som Rollag og vil stille større krav til kommunens tjenesteapparat. Særlig framheves barneverntjenesten som ikke er dimensjonert for en slik oppgave. Denne tjenesten i kommunen er allerede i dag sårbar mht tilstrekkelig bemanning og kompetanse. Konklusjon: Saken legges fram til drøfting. Vedlegg: Mottaksplan for flytninger Rollag : Arkiv : 080 Saksmappe : 2010/776 Avd : Sentraladministrasjonen Saksbehandler : Else Berit Grette Søknad om fritak fra politiske verv fra file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 13/20

14 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Kommunestyre Formannskapet /10 Utvalgsleders forslag til vedtak: Anne-Britt Linnås innvilges fritak fra sine verv resten av kommunestyreperioden. Sigurd Gudmundsen rykker opp som fast medlem av kommunestyret for Arbeiderpartiet. Som nytt medlem av utvalget NMR velges.. Fakta: Anne-Britt Linnås søker om fritak fra sine politiske vedr resten av kommunestyreperioden. Hun begrunner søknaden med at hun i denne perioden arbeider i utlandet og det vil være umulig for henne å ivareta sine verv. Anne-Britt Linnås er medlem av kommunestyret og NMR. Rådmannens konklusjon: Rådmannen anbefaler at Anne-Britt Linnås innvilges fritak fra sine verv resten av kommunestyreperioden. Sigurd Gudmundsen rykker opp som fast medlem av kommunestyret for Arbeiderpartiet. Anne-Britt Linnås er også medlem av NMR, hvis første varamann skal rykke opp her så er det Sigurd Gudmundsen som rykker opp, det vil da bli for lite kvinner i utvalget, en må derfor se på muligheten for å velge en kvinne inn i stede, jfr. kommunelovens Arbeiderpartiet har følgende varemedlemmer til NMR: Sigurd Gudmundsen, Sølvi Eker, Peder Toeneiet og Signe Tordis Juveli. Vedlegg: Kommuneloven 16. Opprykk og nyvalg. 1. Har medlemmer forfall til et møte i et folkevalgt organ, innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. Varamedlemmer innkalles fra den gruppe hvor det er forfall. 2. Hvis medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. 4. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. 5. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret eller fylkestinget blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet eller fylkesutvalget kan delegeres til formannskapet eller fylkesutvalget. file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 14/20

15 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3 og nr. 5 kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til nr. 5 siste punktum. Rollag : Arkiv : 223 Saksmappe : 2009/1499 Avd : Sentraladministrasjonen Saksbehandler : Else Berit Grette Søknad om støtte til betaling av leie for skytterbane ved Idrettsskolen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Utvalgsleders forslag til vedtak : Formannskapet stilte seg positivt til søknaden. Formannskapet bevilger kr ,- i støtte til leie av skytebane i 2011, bevilgningen dekkes av konto Fakta: Rollag og Veggli skytterlag søkte i november 2009 om kr i ekstraordinær støtte til dekning av leie av innendørs skytebane ved Idrettskolen i Formannskapet innvilget søknaden i forbindelse med budsjettbehandlingen for Skytterlaget og styret for idrettsskolen har blitt enige om å forlenge nåværende leieavtalen ut I påvente av endelig avklaring om permanent løsning for innendørs skytebane søker Rollag og Veggli skytterlag om ekstraordinær kommunal støtte på kr ,- til leie av skytterbanen på Idrettsskolen i Skytterlaget har i år ikke fremmet søknad om spillemidler til ny innendørs skyterbane, de avventer nærmere avklaring om banen skal bygges ved Idrettskolen eller på Dusterud, begge alternativene vil bli utredet i Rådmannens konklusjon: Formannskapet stilte seg positivt til denne søknaden i En vil tilrå at formannskapet også for 2011 imøtekommer søknaden om støtte, slik at skytterlaget gis mulighet til å leie i skyterbanen ved Idrettskolen også i Formannskapet har midler igjen på sin tilleggsbevilgningskonto for 2010, og en foreslår at formannskapet bevilger kr fra denne kontoen til støtten. file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 15/20

16 Vedlegg: Brev fra Rollag og Veggli skytterlag datert Rollag : Arkiv : 033 Saksmappe : 2010/854 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Endring i kommuneloven - Høringssak MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak : Saken legges fram for drøfting. Fakta: Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har sendt på høring forslag om endringer i kommuneloven med høringsfrist 6.desember Høringsbrevet og høringsnotatet ligger i saksmappa til saken. Følgende forslag til endringer er sendt på høring: 1) Forslag om å lovfeste at det er nødvendig med kvalifisert flertall for å endre tallet på kommunestyrerepresentanter i en kommune 2) Forslag om å lovfeste at kommunestyret i hver valgperiode skal vedta nytt delegasjonsreglement i kommunen 3) Forslag om å lovfeste at det som hovedregel skal være politisk innstilling i saker som folkevalgte organ behandler, men at kommunestyret kan gjøre unntak fra hovedregelen 4) Forslag om å lovfeste en alternativ regel om danning av kommuneråd i kommuner med parlamentarisk styringsform, ved at ordføreren, når den parlamentariske situasjonen tilsier det, på vegne av kommunestyret har plikt til å gi en kommuneråds-lederkandidat i oppdrag å danne nytt kommuneråd (utpeking). file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 16/20

17 Siden høringsfristen fra departementet er satt til 6. desember 2010, vil en eventuell høringsuttalelse fra basere seg på en høringsuttalelse vedtatt av formannskapet. Vurdering: Kommunal- og regionaldepartementets endringsforslag omhandler som nevnt ovenfor 4 forslag. Rådmannen antar at det er endringsforslagene 1-3 som er mest relevante for s vedkommende. Rådmannen merker seg også at endringsforslag 3 omhandler endringer knyttet til hvem som skal avgi innstilling i saker til politisk nivå og at forslaget går ut på å lovfeste at det som hovedregel skal være politisk innstilling. Denne løsningen har hatt i lengre tid. Forslaget til endring i kommuneloven har også vært til behandling i KS Buskerud og kommunene har mottatt deres høringsuttalelse til orientering. Denne følger som vedlegg til saken og kan være nyttig som grunnlag for egen drøfting. Konklusjon: Saken legges fram for drøfting. Vedlegg: Endringer i kommuneloven. Orientering om høringsuttalelse fra KS Buskerud Vedlegg Til: kommunene og fylkeskommunene i Buskerud, Telemark og Vestfold v/rådmannen og ordføreren Kopi: administrative ledere av regionråd Endringer i kommuneloven. Orientering om høringsuttalelse fra KS Buskerud Styret i KS Buskerud behandlet sak om endringer i kommuneloven (høringsbrev fra KRD med høringsfrist 6.desember) i sitt møte Fylkesstyrets vedtak er innspill til arbeidet med den endelige høringsuttalelsen fra KS. Herved orienteres kommunene og fylkeskommunene i regionen om vedtaket og saksframstillingen til eventuell egen bruk. Vedtak Fylkesstyret i Buskerud anbefaler Hovedstyret i KS om å slutte seg til forslaget om å lovfeste at det enkelte kommunestyre og fylkesting i hver valgperiode skal vedta nytt delegasjonsreglement for sin kommune/fylkeskommune og til forslaget om å lovfeste en alternativ regel om danning av kommuneråd i kommuner med parlamentarisk styringsform. Fylkesstyret i Buskerud mener KS bør avvise forslaget om innføring av kvalifisert flertall for å endre tallet på kommunestyre/fylkestingsrepresentanter i en kommune/fylkeskommune og forslaget om å lovfeste at det som hovedregel skal være politisk innstilling i saker som folkevalgte organ behandler. Saksframstilling Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har sendt på høring forslag om endringer i kommuneloven med høringsfrist 6.desember Hovedstyret i KS skal behandle saken i sitt møte 3.desember file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 17/20

18 Saken fremmes for å gi fylkesstyret i Buskerud anledning til å gi KS sentralt innspill til saken. Følgende forslag er sendt på høring: 1) Forslag om å lovfeste at det er nødvendig med kvalifisert flertall for å endre tallet på kommunestyrerepresentanter i en kommune 2) Forslag om å lovfeste at kommunestyret i hver valgperiode skal vedta nytt delegasjonsreglement i kommunen 3) Forslag om å lovfeste at det som hovedregel skal være politisk innstilling i saker som folkevalgte organ behandler, men at kommunestyret kan gjøre unntak fra hovedregelen 4) Forslag om å lovfeste en alternativ regel om danning av kommuneråd i kommuner med parlamentarisk styringsform, ved at ordføreren, når den parlamentariske situasjonen tilsier det, på vegne av kommunestyret har plikt til å gi en kommuneråds-lederkandidat i oppdrag å danne nytt kommuneråd (utpeking). Om 1) Forslaget om å lovfeste at det skal være kvalifisert flertall (2/3) i stedet for vanlig flertall for å endre tallet på kommunestyre- eller fylkestingsrepresentanter, vil gjøre det mer krevende for en kommune eller fylkeskommune å foreta endringer, enten det er å øke eller redusere antallet. Begrunnelsen for forslaget er velment i den forstand at departementet ikke ønsker en fortsatt nedgang i antall kommunestyrerepresentanter. Ved valget i 2007 ble det valgt kommunestyrerepresentanter mot i Noe av nedgangen skyldes at tallet på kommuner ble redusert med tre på grunn av kommunesammenslåinger. 39 kommuner reduserte tallet på kommunestyrerepresentanter og 13 kommuner økte tallet. Det er viktig at det er det enkelte fylkesting og kommunestyre som selv bestemmer antall representanter. Å endre fra vanlig flertall til kvalifisert flertall kan føre til en sementering av dagens antall. For å ha størst mulig lokalt handlingsrom i forhold til dette spørsmålet, bør det derfor fortsatt være som i dag, det vil si at det er nok med vanlig flertall. Det vil bidra til at antallet representanter ikke blir sementert, verken i forhold til et ønske om å øke eller redusere antallet. Om 2) Forslaget om å lovfeste at kommunestyret, henholdsvis fylkestinget, i hver valgperiode skal vedta nytt delegasjonsreglement, er fremmet med bakgrunn i de vurderinger som kom fram i lokaldemokratimeldingen, St.meld.nr 33 ( ). Det grunnleggende hensynet bak forslaget er å gjøre kommunestyret og fylkestinget bevisste om forholdet til administrasjonen og hvilke saker som skal eller bør behandles av kommunestyret/fylkestinget eller et annet politisk organ. Delegasjonsreglementet må vurderes med et friskt blikk, som det heter i lokaldemokratimeldinga. Lovutkastet legger ikke opp til en regulering av selve prosessen eller pålegger kommunestyrene/fylkestingene å vedta et «nytt» delegasjonsreglement, i den forstand at en må gjøre endringer i det gamle. Dersom en ønsker å videreføre det gamle reglementet uendret, er det anledning til dette. Forslaget vil bidra til en bevisstgjøring og viktig debatt om hvilke saker som ønskes politisk behandlet og hvilke saker som med fordel kan delegeres til administrasjonen. Om 3) Videre foreslås det å lovfeste at det som hovedregel skal være politisk innstilling i saker som folkevalgte organ behandler, men at kommunestyret/fylkestinget kan gjøre unntak fra hovedregelen. Kommuneloven har ingen generell regel om innstillingsrett eller -plikt, verken for administrasjonssjefen, ordføreren eller noe politisk organ. Men kommuneloven har regler om formannskapets plikt til å gi innstilling til kommunestyret til årsbudsjett ( 45 nr. 2), til økonomiplan ( 44 nr. 6) og til årsregnskap ( 48 nr. 3). I praksis gir kommunestyret ofte faste utvalg som er opprettet etter 10, i oppgave å innstille i saker som skal behandles i kommunestyret. Kommunestyret kan også opprette komiteer som forbereder saker og formulerer innstilling for kommunestyret etter 10 a. Siden det er få regler som eksplisitt gir noe organ innstillingsrett, har kommunestyret selv et stort handlingsrom når det gjelder å bestemme hvem som skal innstille i saker. Dette handlingsrommet bruker de aller fleste kommuner i dag på en god måte. Forslaget som fremmes, snur dagens handlingsrom og praksis på hodet. Dagens praksis legger til rette for et klart skille mellom politikk og administrasjon. Slik bør det også være framover. Saksframstillingen skal sikre at saken er godt opplyst slik at en beslutning kan fattes. Det viktige for å fatte gode beslutninger i ulike saker er saksframstillinger med faglig innsikt, kunnskap og at konsekvensene av ulike valg klart framkommer. På et slikt grunnlag fattes en politisk beslutning. Forslaget fra departementet er fremmet for å hindre at for mange saker avgjøres av administrasjonen i en kommune. Politikerne kan selv endre dette ved å endre sitt eget delegasjonsreglement. At administrasjonen til vanlig har forslag til innstilling i saker, skaper ryddige forhold. I praksis vil departementets forslag kunne føre til innføring av en type borgermester-modell i Norge som ikke nødvendigvis øker det politiske engasjementet, men legger mer makt hos en eller få personer. Ønsket om sterkere politisk involvering ivaretas gjennom aktive komiteer og utvalg, og dette må både de folkevalgte og administrasjonen i den enkelte kommune/fylkeskommune ta et ansvar for. Det er file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 18/20

19 også viktig å legge til rette for lokale varianter uten å lovfeste en så radikal endring som her foreslås. Departementet sier selv i høringsutkastet at, sitat å påleggje ei ordning med politisk innstilling er eit for stort inngrep i kommunen si moglegheit til sjølv å bestemme sine eigne sakshandsamingsrutinar. Allikevel er det i praksis dette forslaget som fremmes vil føre til. Saksgrunnlaget, uavhengig av hvem som innstiller, er grunnlaget for å kunne fatte gode politiske beslutninger. At ordføreren eller lederen av et folkevalgt organ skal innstille, er ikke svaret på ønsket om å øke det politiske engasjementet. Om 4) Det siste forslaget handler om å lovfeste en alternativ regel om danning av kommuneråd i kommuner med parlamentarisk styringsform, ved at ordføreren, når den parlamentariske situasjonen tilsier det, på vegne av kommunestyret har plikt til å gi en kommunerådslederkandidat i oppdrag å danne nytt kommuneråd (utpeking). Forslaget fremmes etter mange års forsøk i Oslo kommune. Evalueringene av forsøket er positive, og lovendringen fremmes etter ønske fra Oslo som er den kommunen i landet med lengst erfaring med parlamentarisk modell. I et parlamentarisk system er det viktig med en klargjøring av hvem som har ansvar for prosessene knyttet til endring av kommuneråd. Dette forslaget ivaretar en alternativ måte å gjøre dette på. På nettet Du kan også finne det samme materialet her. Med vennlig hilsen Evy Hillestad Daglig leder i Buskerud General Manager, Buskerud Epost evy.hillestad@ks.no Telefon Phone: (+47) Mobil Cellular: (+47) KOMMUNESEKTORENS INTERESSE- OG ARBEIDSGIVERORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Rollag : Arkiv : 033 Saksmappe : 2010/853 Avd : Sentraladministrasjonen Saksbehandler : Else Berit Grette file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 19/20

20 Eventuelt MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /10 Utvalgsleders forslag til vedtak : file:///c:/users/pertor3004/downloads/ _fsk.htm 20/20