INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING

Transkript

1 INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling i Haugen Borettslag avholdes 7. mai 2012 kl. 1900, Skedsmokorset Senter TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSOPPGJØRET FOR GODTGJØRELSER TIL STYRET 5. VALG AV TILLITSVALGTE Skedsmo, 12. april 2012 I styret for Haugen Borettslag På generalforsamlingen kan både andelseier og ektefelle/samboende møte, men bare en kan stemme for andelen, 7-2. Bruker har rett til å møte, men uten stemmerett. Dersom andelseier ikke kan møte selv på generalforsamlingen, kan han/hun i henhold til lov om burettslag 7-3 første ledd møte ved fullmektig. Generalforsamlingen kan kreve at det fremlegges skriftlig fullmakt fra ektefelle/samboer når andelseieren ikke selv møter. For å være på den sikre siden er det derfor best å ha med seg skriftlig fullmakt i slike tilfeller. Ingen kan være fullmektig for mer enn en andelseier. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 INNSTILLING TIL SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ORDINÆR GENERALFORSAMLING I HAUGEN BORETTSLAG KONSTITUERING Forslag til de enkelte poster blir lagt frem på generalforsamlingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2011 Årsberetningen vedlegges, og anbefales godkjent. 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2011 A) Regnskapet for Anbefales godkjent. B) Anvendelse av årsresultatet. Styret foreslår at resultatet tillegges opptjent egenkapital. 4. GODTGJØRELSER TIL STYRET A) Styret Forslag til styrehonorar legges frem på møtet. 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité for 1år D) Valg av 2 delegerte og 2 varadelegerte til BORI s generalforsamling den 11. juni 2012.

3 STYRETS ÅRSBERETNING TILLITSVALGTE Styret har i perioden bestått av: Styreleder : Fredrik Goborg (valgt for 2 år i 2011) Nestleder : Eddie Stefors (valgt for 2 år i 2011) Styremedlem : Knut Wagener (valgt for 2 år i 2010) Styremedlem : Ellen Mosteid (valgt for 2 år i 2011) Styremedlem : Lene Valstuen (valgt for 1 år i 2011) Styremedlem : Børre Andersen (valgt for 1 år i 2011) Varamedlem : Sølvi Larsen Borgen (valgt for 2 år i 2010) I løpet av våren 2011 ble Knut Wagener syk, med diagnosen kreft, og døde etter kort tid. Lene Valstuen rykket inn som styremedlem i stedet for Knut. Kort tid etter generalforsamlingen ønsket Sølvi Larsen å trekke seg som styremedlem og evt. bli varamedlem. Varamedlem Børre Andersen har møtt og utført arbeid på hennes vegne. Delegerte til generalforsamlingen i boligbyggelaget i 2011: : Fredrik Goborg som delegert : Knut Wagener som delegert : Sølvi Larsen Borgen som varamedlem : Ellen Mosteid som varamedlem 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er Boligbyggelaget Romerike (BORI) i henhold til forretningsførerkontrakt. Revisor er statsautorisert revisor Svindal, Leidland, Myhrer & Co AS, Lillestrøm. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER A Virksomhetens art. Borettslaget er organisert etter de bestemmelser som følger av borettslagslov og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for andelseierne. B HMS / Ansatte / arbeidsmiljø Styret har utarbeidet eget Internkontrollsystem for borettslaget og det er en egen HMS perm for oppfølging for aktuelle tiltak i borettslaget. Borettslaget ingen ansatte. C Ytre miljø Borettslagets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø. D Borettslagets styre består av 2 kvinner og 3 menn. Styrets leder er mann og nestleder er mann. Borettslaget følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i borettslaget.

4 E F Borettslaget ble stiftet og har organisasjonsnummer Borettslaget består av 54 andelsboliger, fordelt på 5 bygninger med følgende adresser: Lensmann Klevs vei 181A-D, 183A-D, 185A-D, 187A-D, 189A-D, 191A-D, 193A-D, 195A-D, 202A-D, 204A-D, 206A- B, 210A-D, 212A-D, 214A-D, 2019 Skedsmokorset Borettslaget har oppført sine bygninger på eiendommen gnr 33, bnr 34 i Skedsmo kommune. Andre opplysninger Vedtekter/regler Det er utarbeidet egne vedtekter og husordensregler for borettslaget. FELLESAREALER Det er inngått avtale mellom Haugen Borettslag og Lillehaugen Borettslag om bruk og vedlikehold av fellesareal og parkeringsplasser. Bakgrunnen for dette er at det ikke vil være god arealutnyttelse om begge borettslagene skulle tilby de samme utomhusfasilitetene til andelseierne. I forbindelse med etableringen av borettslagene er det forutsatt at Lillehaugen Borettslag skal ha bruksrett til fellesarealet, herunder lekearealet til Haugen Borettslag og at Haugen Borettslag skal ha rett til å bruke 12 parkeringsplasser på Lillehaugen Borettslags eiendom. Denne avtalen fastsetter nærmere bestemmelser om rett til bruk, drift og fordeling av henholdsvis vedlikeholds- og opprustningskostnader av fellesarealet i begge borettslag. Lillehaugen Borettslag er ansvarlig for å iverksette og følge opp det løpende vedlikeholdet av parkeringsplassene, herunder snømåking, strøing og feiing m.v. slik at parkeringsplassene til enhver tid kan brukes i samsvar med formålet. Haugen Borettslag skal betale sin forholdsmessige andel av de løpende vedlikeholdskostnadene av parkeringsplassene, dvs. 12/39 av totalkostnaden. Lillehaugen Borettslag kan innkreve forskuddsvis betaling av utgiftene til neste års vedlikehold hvis ikke Lillehaugen Borettslag i samarbeid med Haugen Borettslag blir enige om annet. Lillehaugen Borettslag utarbeider hvert år et regnskap som skal godkjennes av revisor og forelegges Haugen Borettslag. Lillehaugen Borettslag skal ikke betale vederlag for retten til å bruke fellesarealet. Kostnader til opparbeiding av fellesarealet, herunder kjøp av lekeapparater, betales av Haugen Borettslag. Haugen Borettslag er ansvarlig for å iverksette og følge opp det løpende vedlikeholdet av fellesarealet, herunder gressklipping, snømåking, strøing og feiing m.v. slik at fellesarealet til enhver tid kan brukes i samsvar med formålet. Lillehaugen Borettslag skal betale 16,78 % av de totale løpende vedlikeholdskostnadene av fellesarealet. Haugen Borettslag kan innkreve forskuddsvis betaling av utgiftene til neste års vedlikehold hvis ikke Haugen Borettslag i samarbeid med Lillehaugen Borettslag blir enige om annet. Haugen Borettslag utarbeider hvert år et regnskap som skal godkjennes av revisor og forelegges Lillehaugen Borettslag. Ved en generell opprustning av fellesarealet utover ordinært vedlikehold gjelder samme fordelingsnøkkel som ved ordinært vedlikehold.

5 GJERDE OG LÈVEGG Det er hver enkelt beboers ansvar å følge gjeldende lovverk for oppsetting av gjerder, samt å vedlikeholde det for slik at det hele gir et best mulig inntrykk. Maksimal høyde på gjerdet i front er 1,10 meter. For lévegg inn til vegg er maksimumshøyden 1,8,meter. Det anbefales bruk av fagfolk til oppsetting av gjerdet. De som velger å sette opp gjerde eller hekk bes henvende seg til styret først for å få vite hvor langt ut deres tomt går. STRØM I hver oppgang står det en strømmåler. Oppgangsstrømmen er tilkoblet den ene leiligheten i 1. etg. Dette er gjort for å spare 13 strømabonnement. Kostnaden ved tilkoblingen blir tilbakebetalt til den gjeldende abonnenten. For noen er også lys i carport og lys utenfor garasje koblet til den enkeltes måler. Fra og med 2005 blir måleren lest av ca. 1. januar og 1. juli hvert år av et styremedlem. Fordelingen er som følger: B1: 210B, 212B og 214B. B2: 191A, 193A og 195A. B3: 202A og 204A. B4: 187B og 189B. B5: 181A, 183A og 185A. Søppel: Beboere oppfordres til å kaste søppel inn i containerne og ikke sette de på utsiden. Søppel bør fortrinnsvis være i en pose og ikke som for eksempel løse bleier rett i containeren. Brennbart søppel (fra for eksempel peis) skal leveres på dertil egnet sted. En av søppelcontainerne tok fyr vinteren 2010/11 som resultat av glør fra peis som var kastet. Hundehold: Det oppfordres til at samtlige beboere med hund sørger for at etterlatenskapene etter sin hund blir fjernet umiddelbart. Vaktmestertjeneste: Borettslaget har avtale med BORI Drift AS om snemåking og strøing, samt avtale med Anticimex på skadedyr(maur/mus) Vektertjeneste/kameraovervåkning: Borettslaget har ingen felles avtale om vektertjeneste. Parkering Borettslaget har parkeringsplasser og garasjer. Styret i borettslaget fordeler parkeringsplasser og garasjer. Parkering må gjøres på oppmerkede plasser. Langtidsparkering(feriereiser) av familie og venners biler skal ikke gjøres her. Andelshavers parkering i carport/garasje/utenfor garasje skal benyttes. Nøkler Nøkler/rekvisisjon kan fås ved henvendelse til styret, og må betales av den enkelte.

6 Bruksoverlating ( fremleie ) Søknadsskjema om bruksoverlating fås ved henvendelse til BORI, Skjema kan lastes fra Søknader behandles av borettslagets styre. Renhold Andelshaverne er selv ansvarlig for å vaske fellesarealene. Dette betyr at alle må vaske sin del av oppgangen. Styret oppfordrer samtlige andelshavere om å holde orden i oppgangen. Vaskelister er effektivt i denne sammenheng. Brannsikringsutstyr Lovverket krever at hver bolig skal være utstyrt med røykvarsler og brannslokningsutstyr, enten pulverapparat eller brannslange. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. Medlemsfordeler NBBL har på vegne av alle boligbyggelagene i Norge fremforhandlet en samarbeidsavtale med Telenor ASA, som gir beboerne gunstige rabatter på bruk av fasttelefon, Internett, mobil mm. I tillegg er det inngått rabattavtaler med en rekke bransjeforretninger, se Service på kabel - TV anlegget GETs servicetelefon er betjent mellom kl G Vedlikeholdshistorikk Type vedlikehold Årstall Alle bygninger ble malt 2002 Utearealene er opprustet og det er plantet hekk ved 2005 carporten mot B5 Installert lys utenfor alle garasjer og i carportene 2005 Alle oppganger ble vasket og bonet 2006 Øst, syd og vestvegg på B1 og B2 ble malt på nytt 2006 Hele B3, B4, B5 samt nordsiden av B2 ble malt på nytt 2007 Kabelnett fra GET er oppgradert til også å kunne tilby 2007 bredbånd og IP-telefoni Lekeapparatene ble oljet 2007 Vannbord/vegg i noen av carportene er malt 2007 Installert automatisk vannstopper i samtlige leiligheter 2009 Byttet røykvarslere og pulverapparat i samtlige 2010 boenheter, samt installert røykvarsler i oppganger Samtlige oppgangsdører er malt og satt beslag på 2010 Skiftet lys i samtlige oppganger 2011 Nye lekeapparater er satt opp 2011 Renset ventilasjonsrør i samtlige leiligheter 2011 Vedlikehold utføres i henhold til borettslagets vedlikeholdsplan.

7 4. FORSIKRINGER Borettslagets eiendommer, bygninger m.m er forsikret i If Skadeforsikring AS. Skader som dekkes av forsikringen er som hovedregel alle skader i bygningen så samt skaden er upåregnelig og skjer plutselig og uforutsett. Unntatt er skader som skyldes slitasje, alder korrosjon, dyr, insekter, sopp og råte. Fra er det noe dekning for bekjempelse av skadedyr og treskadeinsekter. Videre erstattes ikke skader som skyldes svinnsprekker, setninger, material- og konstruksjonsfeil. Egenandel er for tiden kr 6.000,-. Forsikringen dekker ikke innbo og løsøre. Den enkelte andelseier bør selv tegne en innboforsikring, se medlemsfordeler. BORI samordner skademeldinger og melder skadesakene til forsikringsselskapet. Ved skade i boligen skal beboerne straks ta kontakt med styreleder eller BORI, telefon Utenfor kontortid gis det melding til borettslagets styreleder eller If skadeforsikrings vakttelefon Borettslaget er tilknyttet Stiftelsen Borettslagenes Sikringsfond mot eventuelle tap på manglende innbetaling av felleskostnader etter stiftelsens vilkår. 5. FORKJØPSRETT Andelseierne har forkjøpsrett ved salg av leiligheter i borettslaget. Som andelseier i borettslaget har man anledning til å tre inn i høyeste bud, foran de med lengst ansiennitet i BORI. Ansienniteten regnes fra den dagen BORI har mottatt innbetaling på medlemskapet. Forkjøpsrett annonseres på BORIs nettsider Andelseierne må selv følge med og melde sin forkjøpsrett direkte til BORI. Når boligen selges betyr det at det medlemmet som har lengst ansiennitet kun trenger å melde sin interesse for vedkommende bolig, men ikke trenger å delta aktivt i budgivningen. Hvis boligen er solgt, kan medlemmer av BORI tre inn i den fastsatte kjøpesum. BORI registrerer faktiske omsetningspriser for alle overdragelser og kan etter anmodning anslå markedspris. 6. STYRETS ARBEID Siden forrige ordinære generalforsamling har styret avholdt 5 møter. Det er behandlet noen klager på parkering. Det oppfordres til alle å bruke sine egne plasser uansett om det er i en carport, utenfor garasjen og å bruke garasjen til å ha bil i. Det har vært avholdt en fellesdugnad. På dugnaden ble området renset for rask. Vollen mot jordet har man forsatt å beplante med trær. Styret har jobbet videre med ideen fra plantegruppe. Julegranen ble også i 2011tent. Juletreet ble plantet nytt i 2011 og styret håper dette står lengre enn tidligere trær.

8 Styret har jobbet for å unngå feilparkeringer, langtidsparkering av avskiltede biler, hengere etc. Styret har klippet og vedlikeholdt resten av fellesarealene, også i samarbeid med enkelte beboere. Styret har informert beboerne på oppslagstavlen ved 4 anledninger. Trafikksikkerhet. Styret oppfordrer alle beboere om å holde farten nede. Det er mange barn i borettslaget og ingen ønsker ulykker mellom bil og barn. Det har vært tilløp til fukt hos noen beboere og hvor det viser seg at viften ikke har virket som den skulle eller hadde sluttet å virke. Når viften ikke er igang vil det fort oppstå fuktskader. Disse fuktskadene vil evt. beboerne bli ansvarlige for. Styret oppfordrer derfor alle å åpne lukene og bruke viften. Spesielt når det blir kaldt fordi det er da kondens og fuktighet lettest oppstår. Les beboermappen under punkt om lufting og rens viften minst en gang i året. Styret har mottatt nabovarsel om endring av reguleringsplanen for jordet ved siden av Holtveien. Utbygger har planlagt å bygge på jordet i hjørnet foran Lensmann Klevs vei 202 og ned til omtrent ved Lensmann Klevs vei 183. Forslaget til reguleringsplan er det lagt opp til en stor utnyttelsesgrad og inntil 3 etasjer. Styret har sendt innspill til kommunen på både utnyttelsesgrad og høyde. Kommunen har dessverre på kommunestyremøte i mars 2012 enstemmig vedtatt forslaget til reguleringsplanen. Videre opplysninger finnes på kommunens nettsider under Vestre Nitteberg. På slutten av året ble styret kjent med at lekeapparatene hadde blitt i veldig dårlig forfatning i løpet av året. For å opprettholde sikkerheten til barna ble det besluttet å skifte disse umiddelbart. I noen oppganger har lyset gått veldig fort slik at forbruket av lyspærer har vært stort. Styret kontaktet elektriker-firma for å se hva dette kunne skyldes. Det viste seg at lysarmaturene var i ferd med å «råtne», dvs. de var nesten pulverisert med fare for brann som mulig resultat. Styret besluttet derfor umiddelbart å skifte samtlige armaturer i alle oppganger. Det ble samtidig besluttet å sørge for at lysene i andre etasje måtte gjøres mer tilgjengelig slik at pæreskift kunne gjøres lettere. Begge de 2 siste arbeider har vært uforutsette arbeider og ikke budsjettert. Samtidig var de nødvendig for beboernes sikkerhet og opprettholdelse av borettslagets HMS-arbeide.

9 STYRETS PLANER: Styret vil fortsette kontakten og arbeidet med SU. Styret vil fortsette planen med videreutvikling av fellesområdene, evt. forslag fra beboere mottas. På årets fellesdugnad er planen bl.a. å videreføre beplantning av vollen ut mot jordet/re-plante der hvor trærne er døde. I tillegg vil beplantet område inne på fellesområdet bli gjennomgått. Det arbeides fortsatt med å lage et borettslag med et godt miljø. Styret ønsker å inkludere beboerne i arrangering av for eksempel sommerfest for barna etc. Styret har et ønske om at beboerne tar del i og ansvar for slike ting på eget initiativ. Borettslagets bygningsmasse er av god kvalitet og det ønsker styret skal fortsette. Styret besluttet i 2011 i samarbeid med BORI, å lage en vedlikeholdsplan for borettslaget. Med 2 større uforutsette arbeider(lysarmatur og lekeapparat) ser styret behov for en formell plan med hjelp av profesjonelle på området. Styret er ikke i en rettslig tvist som kan medføre økonomisk ansvar for borettslaget. Styreleder vil i løpet av året flytte, men vil fungere ut styreperioden som er til våren Valgkomiteen er satt på oppgaven med å finne en kandidat til å overta styrelederansvaret. Ingen i dagens styre ønsker å ta på seg oppgaven. Samtlige beboere oppfordres derfor til å vurdere om styreleder-jobben kan være av interesse og bes å kontakte valgkomiteen. 7. REGNSKAPET FOR 2011 Regnskapet for 2011 viser et driftsresultat på kr og et positivt årsresultat på kr Disponible midler, d.v.s. likviditet til disposisjon etter avdrag/låneopptak, utgjorde pr kr Styret foreslår at resultatet tillegges opptjent egenkapital. Kommentarer til avvik mellom regnskap og budsjett: - reduserte kostnader på konsulenttjenester - økte kostnader på drift og vedlikehold (lysarmatur og lekeapparat) - reduserte kostnader på andre driftskostnader Det er gjennomført vedlikehold som, etter styrets oppfatning, er tilstrekkelig til å ivareta bygningenes tilstand og verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til fremtidig vedlikeholdsansvar. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatet og balansen og de regnskapsoversikter som fremkommer under noter til regnskapet.

10 Årsregnskapet gir en rettvisende oversikt over lagets økonomiske stilling pr og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret som er i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. I samsvar med regnskapslovens 3-3 bekreftes det at forutsetningen om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelse av regnskapet. Det har ikke inntrådt vesentlige forhold av økonomiske eller av annen karakter fra og frem til styret årsberetning er avgitt. 8. KOSTNADSUTVIKLING / BUDSJETT FOR 2012 Felleskostnader Oversikten er basert på nåværende innbetaling av felleskostnader. Vedlikehold Borettslaget har følgende planer for vedlikehold: Vedlikeholdsplan sammen med BORI Forsikringer: For bygningsforsikringer er indeksreguleringen for 2012 på ca. 5%. I tillegg gjør selskapet en individuell vurdering på bakgrunn av skadestatistikk. Kommunale avgifter Endringer i de kommunale avgiftene har variert de siste årene. Det er lagt til grunn en generell økning på 5% i forhold til Finanskostnader Fastrentelån er beregnet i samsvar med låneavtale. For øvrig vises til de enkelte tallene i oversikten som er utarbeidet på bakgrunn av de planer som foreligger for 2012 og de endringer neste år som ellers er omtalt i årsberetningen. Skedsmo, Fredrik Goborg Eddie Stefors Ellen Mosteid Styreleder Nestleder Styremedlem... Lene Valstuen Børre Andersen Styremedlem Styremedlem