Trygg og framtidsretta

Transkript

1 Trygg og framtidsretta IKT strategi

2 Innhald 1 INNLEIING 3 2 OVERORDNA FØRESETNADER 4 3 DIGITAL DIALOG 5 4 STRATEGISK LEIING OG IKT 7 5 KOMPETANSE 8 6 ARKIV OG DOKUMENTHANDTERING 10 7 PERSONVERN OG INFORMASJONSTRYGGLEIK 11 8 IKT-ARKITEKTUR STANDARDISERING OG INTEGRASJON 12 9 SAMLA HANDLINGSPLAN Vedlegg 1 Tilstandsrapport Vedlegg 2 Status i henhold til e-kommune 2012

3

4 1 Innleiing Time kommune vert meir og meir avhengig av IKT for å kunna tilby innbyggjarane gode tenenester. Leiarar på alle nivå i offentleg sektor vert i større grad enn tidligare møtt med krav og forventningar om endring og omstilling. IKT skal vera eit effektivt og godt hjelpemiddel i utviklinga og leveransen av tenester. Ein IKT-strategi er leiinga sitt instrument for å styra og utvikla bruken av IKT i organisasjonen i eit heilskapleg perspektiv. Digitalisering av samhandlinga med innbyggjarar og av sjølve tenestene, vil utfordra offentleg sektor framover. Både internasjonalt og nasjonalt er forventingane høge til korleis digitaliseringa skal gje nye og betre løysingar som innbyggjarane vil ta i bruk, og som kan effektivisera tenesteforvalting, kommunikasjon og tenesteyting. IKT-strategien synleggjer korleis kommunen vil møta krava og forventningane til digitalisering på sikt. Sjølv om kommunen etter kvart har mange gode IKT-reiskap tilgjengeleg, må integrasjon av programvare, i nettverk og på tvers av einingar og tenesteområde løysast for å nytta redskapa godt og effektivt. Ei satsing på å nytta eksisterande fagprogram betre vil også effektivisera drifta av organisasjonen og tenestene. Ei kontinuerleg utfordring er også å fylla etterslepet i brukarkompetansen slik at me held tritt med tempoet i IKT-utviklinga. IKT-strategien gjeld for fire år og gjev føringar for den årlege IKT-handlingsplanen i Timeplanen. Strategidokumentet inneheld visjonar, hovudmål og nødvendige overordna beslutninger om utviklingsretning, innkjøp, bruk, opplæring, drift og vedlikehald. Strategien vert realisert gjennom prioriteringane i økonomiplanen i perioden. IKT-strategien og kommunikasjonsstrategien (k.sak 88/12) utfyller kvarande for perioden Status etter IKT-strategi Mobil Omsorg er innført Omsorg har innført elektroniske arbeidslister NAV reformen er på plass e-handel er innført Gruppe med ansvar for informasjonstryggleik i kommunen er oppretta Grøn IT ligg inne i alle anbudsdokument Kommunen er meir involvert i interkommunale samarbeid i IT-sektoren Kommunen er referansekommune for universell utforming 4 IKT strategi

5 2 Overordna føresetnader Visjon Time kommune sin visjon er «Trygg og framtidsretta». Gjennom eit strategisk og heilskapleg perspektiv på IKT i tenesteutvikling og leveranse sikrar me rett teneste til rett tid. Framtidsretta løysingar vert til gjennom å samordna system, utvikla kompetanse og realisera gevinsten av effektive løysingar i betre tenester til brukarane. Tenestekvalitet Føresetnaden for tenestekvalitet er at det vert arbeidd kontinuerleg med modernisering, rutineforenkling og tilpassing av rutinar med utgangspunkt i brukarane sine behov. Tenestestandardar og brukarundersøkingar avklarar forventningar og gjev tilbakemeldingar på korleis brukarane opplever kvalitet, effektivitet, innhald og nivå i dei kommunale tenestene. Gjennom kartlegging av behov og testing av løysingar, skjer innovasjon i tenesteutviklinga i tett samarbeid med brukarane. Innbyggjarane skal ha ein trygg inngangsport til kommunale tenester og lett tilgang til dialog med kommunen og IKT-verktøy som organisasjonen tek i bruk skal gje kvalitet i tenestene. Trendar Nye generasjonar krev nye løysingar, og i løpet av kort tid har informasjonsutveksling flytt seg frå personleg frammøte og telefonsamtalar til nye plattformar. Stadig fleire av desse kjem som mobile løysingar, som gjer at brukarar, samarbeidspartnarar og arbeidstakarar kan utføra oppgåver og bestillingar og komma med utsegn eller ha dialog med kommunen utan å møta fram på kommunale arenaer. Sosiale media og andre nye kommunikasjon- og informasjonskanalar krev at me stadig tilpassar arbeidsmåtar og teknologi til nye føresetnader og plattformar. Det stiller også stadig nye krav til dokumentasjon, arkivering og lagringskapasitet. Stadig fleire IKT-innkjøp har i dag ei hovudvekt av kostnader som er driftsrelaterte, som bruksrett, lisensar, vedlikehald og oppdatering, medan investeringssida vert mindre. Dette er nye element som må vera ei del av vurderinga i framtidige drifts- og investeringsbudsjett i økonomiplanen. IKT strategi

6 3 Digital dialog IKT skal vera eit hjelpemiddel for å styrkja dialogen mellom innbyggjarane og kommunen. KS har etablert KommIT programmet, som skal samordna og styrkja kommunane sitt arbeid med digitalisering. Gjennom ei meir effektiv samhandling med staten er målet å digitalisera heile offentleg sektor. Gjennom elektronisk forvaltning vert IKT nytta for å løysa fleire forvaltningsoppgåver og gjev grunnlag for å løysa oppgåvene på nye måtar. For å lukkast med ei god digital forvalting må løysingane vera forståelege og lette å ta i bruk. Digitale kanalar må vera universelt utforma og lett tilgjengelege for alle. Skal kommunen lukkast i å etablera ein døgnopen offentleg forvaltning, må nødvendig informasjon innanfor dei enkelte tenesteeiningane vera tilgjengeleg i elektronisk form. Integrering av informasjon inn mot fagsystema i kommunen legg til rette for ein effektiviseringsgevinst dersom publikum tek i bruk løysinga og sjølv utfører registrering heimefrå. Eit mål med å leggja til rette for tilgjengeleg elektronisk dialog med kommunen er å styrkja deltaking og medverknad, og dermed lokaldemokratiet. Gjennom å leggja til rette for opne kjelder og delingsfunksjonar vil det verta mogleg for fleire å innhenta og bruka informasjonen og tenestetilboda frå kommunen. IKT-strategien legg til grunn at Time som organisasjon må «riggast» for den elektroniske forvaltninga. For å få effekt av nye arbeidsformer, er både teknologi, organisasjon, kunnskap og motiverte medarbeidarar viktige fokusområde. ID-porten er nå operativ. Den skal sikra trygg kommunikasjon mellom offentleg forvaltning og innbyggjarane. Tilgang på høgste sikkehetsnivå er nå tilgjengleg. Det betyr mellom anna at det nå ligg til rette for elektronisk kommunikasjon med sensitivt innhald, for eksempel elektroniske søknadsskjema i omsorgstenestene. Staten har nå sendt ut tilbodsførespurnad på elektronisk postkasse. Når elektronisk postkasse er etablert og nå når sikker oversending av sensitive opplysningar er på plass, vil to av dei viktigaste hindera for meir elektronisk forvaltning vera tilbakelagde, reint teknisk. Framover vert det viktig å jobba målretta med utviklinga av elektroniske løysingar, slik at visjonen om digitalt førsteval for innbyggjarane kan realiserast gjennom elektronisk innsyn i saksgang, søknad om tenester og tilbakemelding til kommunen. 6 IKT strategi

7 «Vår tid har gitt oss apparater som sparer tid, men også apparater som slukjer tid me har spart». Ukjent Dette ønskjer me: Kommunen skal i så stor grad som mogleg vera døgnopen for innbyggjarane. Det skal vera lett å delta i lokaldemokratiet ved hjelp av elektroniske løysingar. Innbyggarane i Time skal velga å bruka trygge elektroniske løysingar i kontakten med kommunen om tenester. Dette vil me gjera: ID-porten vert tatt i bruk slik at skjema med personopplysingar kan gjerast elektroniske. Det skal leggjast til rette for gode elektroniske løysingar for søknad, innsyn og tilbakemelding innan flest mogleg kommunale tenester. Det vert sett av stillingsressurs til strategisk utvikling av digitalisering og utprøving av nye digitale løysingar.

8 4 Strategisk leiing og IKT IKT er sentralt i alle arbeidsprosessar, og er derfor ein del av det strategiske og heilskaplege budsjett- og planarbeidet i kommunen. IKT-strategien byggjer på visjonen til kommunen, og vert gjennomført på alle nivå gjennom beslutningskrafta som ligg i leiarkjenneteikna. Det vert laga årlege handlingsplanar for IKT på bakgrunn av strategien. Desse inngår i Timeplanen. For å jobba meir effektivt og for å understøtta tenestene kommunen leverer, må både investeringar i IKT og bruk av IKT verktøy vera del av dei strategiske beslutningane. Tekniske begrensingar, manglande samhandling mellom system, ubrukte moglegheiter i innkjøpte verktøy og stadig nye krav til digitalisering, gjer kost/nytte-analysar, prioritering av investeringar, implementering til viktige leiartema. Kommunen og tenestene er i stadig endring og utvikling, og IKT er i seg sjølv ein viktig endringsfaktor. Innføring av IKT-system må vera organisasjonsprosjekt der ein planlegg korleis gevinsten av IKT-investeringar på sikt kan nyttast organisatorisk gjennom omlegging av arbeidsflyt og metodar. Det er viktig at leiarar og tilsette innan dei aktuelle fagområda er involverte i og bidreg til innkjøp og innføring av IKT-system. Gjennom god bruk av IKT vil leiarane få kvalitetssikra styringsdata og dermed eit godt analysegrunnlag for planlegging og beslutningar. IKT-sjef møter fire ganger i året i leiarmøtet for å rapportera status når det gjeld prosjekt og problemstillingar i forhold til IKT-drifta, samt risikovurderingar som gjeld IKT og informasjonssikkerheit. 8 IKT strategi

9 «Arbeidet utvider seg inntil det fyller den tid som er til rådighet for å utføre den». Parkinson Dette ønskjer me: IKT-strategien skal vera eit sentralt styringsredskap for IKT standardisering. Kommunen sine leiarar skal sjå og forstå samanhengen mellom tenesteproduksjon, teknologi og tenesteutvikling. Leiarane i kommunen skal ha tilgang på relevante digitale styringsdata. Leiarar på alle nivå styrer i retning av gevinstrealisering. Dette vil me gjera: Ta i bruk DIFI sitt prosjekteringsverktøy for IKT-innføring. Oppretta ei tverretatleg gruppe som gjev råd om IKT-utvikling, -styring og samordning. Analysera gevinst etter IKT-prosjekt ved hjelp av KS/ KommIT si gevinsthandbok.

10 5 Kompetanse Høgare kompetanse hos IKT-brukarane er eit satsingsområde og ein føresetnad for å nytta utstyr og programvare optimalt og for at IKT-verktøy skal føra til tenesteutvikling og effektivisering. Graden av IKT-kompetanse i organisasjonen påverkar både effektiviseringa på arbeidsplassen og den generelle informasjonssikkerheten. Det hjelper lite å ha gode og effektive arbeidsreiskapar viss brukarane ikkje kan håndtera reiskapen fullt ut. Å byggja kompetanse handlar om å «bygga stein på stein» og tenkja heilskapleg slik at organisasjonen sikrar kompetansebeholdninga totalt sett. Organisasjonen må derfor ha gjennomarbeida kompetansetiltak for å sikra strategisk spisskompetanse, grunnkompetanse, vedlikehaldskompetanse, støttekompetanse i tråd med kompetansestrategi. Stort spenn i IKT-brukarane sine kunnskapar er vanleg og har sammenheng med erfaring, utdanning, alder og interesse. For å kunna ta i bruk dei moglegheitene som ligg i teknologien må det vera ei uttrykt forventning om at tilsette søkjer kompetansepåfyll. Denne forventninga må vera synleg gjennom IKT-strategi, kompetanseplan og økonomiplan og leggjast vekt på i samarbeidet mellom leiar og medarbeidar. Kommunen har ikkje kartlagt kompetansenivået når det gjeld IKT-kunnskaper i organisasjonen, verken på individuelt nivå eller i einingane. Ei slik kartlegging kan gje grunnlag for avdelingsvise og einingsovergripande satsing på kompetanse. Den individuelle kartlegginga av IKT-kompetanse er ein del av den årlege medarbeidarsamtalen. Eit superbrukarnettverk vil vera eit nødvendig verktøy for organisasjonen, dersom dei får tilført nok kompetanse til å følgja funksjonen i takt med den teknologiske utviklinga. Kjøp av IKT-konsulenttenester er kostbart. For å nytta konsulenttenester rett og til rett er det eit strategisk grep å avklare kva type kompetanse kommunen treng. 10 IKT strategi

11 «If you think competence costs, try incompetence». Ukjent Dette ønskjer me: Kommunalt tilsette må ha god nok kompetanse for å nytta tilgjengelege fagsystem godt. Behovet for kompetanseheving skal kartleggjast generelt og individuelt. Tilgjengeleg brukarstøtte skal gje hjelp og rettleiing og auka den generelle kompetansen i organisasjonen. Kommunen må ha kompetente tilsette som kan hjelpa næringsliv og innbyggjarar med å bruka kommunen sine digitale løysingar. Dette vil me gjera: IKT-brukarkompetansen i organisasjonen skal kartleggast. Intern opplæringskatalog skal ha tilbod om IKT-kompetansemodular på ulike nivå. Det er eit leiaransvar å kartleggja behov for IKT-kompetanse gjennom medarbeidarsamtalar og å skaffa den kompetansen den tilsette treng. Programansvarlege og superbrukarar for IKT må få tilført nødvendig spisskompetanse for å ivareta rolla si i møte med leverandørar og brukarar i organisasjonen. Servicetorget må ha tilstrekkeleg kapasitet og kunnskap til å rettleia næringsliv og innbyggjarar i digitale løysingar, slik at flest mogleg får desse løysingane som førsteval.

12 6 Arkiv og dokumenthandtering Arkiv- og dokumenthandteringa skal sikra innbyggjarane og næringslivet gode tenester, støtta effektiv saksbehandling og ivareta juridiske forpliktingar i samtid og ettertid. Dokumentasjon på det som er gjort i kommunen sin regi er viktig uavhengig av om oppgåvene vert utført av kommunen eller av andre på vegne av kommunen. For at innsynsretten for partar og publikum skal kunna oppfyllast, må arkiva sikra informasjonskjeldene. Alle dokument må arkiverast på ein slik måte at dei kan finnast att i ettertid og at brukaren kan stola på at opplysningane er rette. Digitale arkiv er ein del av den elektroniske kommunikasjonen og saksbehandlinga. Difor er det samanheng mellom digitaliseringa av arbeidsprosessar i kommunen og dokumenthandteringa. Særleg gjeld dette saksbehandlingsprosessar, der krava til dokumentasjon og etterprøving står sentralt. Kommunen er godt i gang med å få fullelektroniske arkiv på plass, og med innføringa av NOARK-5 kjerne vert det mogleg å få elektronisk sikker lagring frå fleire fagsystem. Når nye system og løysingar vert bestilte, kjøpt inn og tatt i bruk er det viktig å sikra at arkiv- og dokumenthandteringsperspektivet er med. Perspektivet må vera ein del av bestillerkompetansen hos dei som tek strategiske beslutningar om nye IKT løysningar. Dette kan sikrast ved at nøkkelpersonar vert trekt med i inføringsprosjekter. 12 IKT strategi

13 «De beste informasjonskilder er folk som har lovet ikke å fortelle noe videre.» Dette ønskjer me: Fullelektroniske arkiv skal vera på plass i heila kommunen. Dokumenthandtering skal vera fokusområde i alle kravspesifikasjonar og anskaffingar. Dette vil me gjera: Det må innførast NOARK 5-kjerne der saksdokument vert arkivert. Før innkjøp eller innføring skal nye digitale Før innkjøp og innføring av nye digitale løysingar og elektroniske system skal nøkkelpersonell innvolverast som kompetansestøtte for leiargruppa. Axel von Ambesser

14 7 Personvern og informasjonstryggleik Kommunen skal ivareta personvern, teieplikt og informasjonstryggleik og behandla personopplysningar lovleg, sikkert og forsvarleg. Innbyggjarane skal vera trygge på at informasjon kommunen forvaltar vert sikra mot tap, endringar og misbruk. Nivået og systema for informasjonstryggleiken i kommunen vert evaluert årleg. I tillegg har organisasjonen ei tverrfagleg gruppe for informasjonstryggleik og ein rettleiar for informasjonstryggleik som alle tilsette skal kjenna. Ekstern kompetanse sikrar forsvarlege brannmurar i IKT-systema, slik at dei til ei kvar tid er oppdaterte. Nye applikasjonar og ny teknologi kan føra til at eksisterande system vert mindre sikre, og det vert gjort risiko- og sårbarheitsanalysar (ROS) i kvart enkelt tilfelle. Særleg fokus er det på informasjonssikkerheit når det gjeld innføring av «Skytenester» der program og data vert lagra hos tredjeparts leverandør. Her har kommunen eit ansvar både for intern kontroll og dei tenesteleverandørar som kommunen har engasjert. Framover må det verta høgare fokus på datatryggleik og praktisering av dette. Time kommune sine etiske retningslinjer og rettleiar for informasjonstryggleik set høge krav til den enkelte medarbeidaren når det gjeld informasjonshandtering. For at sikkerheitsstrategiar skal ha ein praktisk funksjon, krev dette lojalitet i organisasjonen med omsyn til prosedyrar og retningslinjer, og det må vera høgt fokus på informasjon om sikkerheit i organisasjonen. 14 IKT strategi

15 «Den beste måten å sende informasjon på, er å pakke den inn i en person.» J.Robert. Oppenheimer Dette ønskjer me: Betre oversyn over eigne rutinar og kvalitet innan informasjonstryggleik. Alle som handterer personopplysningar må ha høg kompetanse og merksemd når det gjeld informasjonstryggleik og personvern. Sikra tryggleiken godt der fleire partar handterer informasjonen. Oversyn over programvare, kva system som kan innehalda sensitiv informasjon må gjerast meir tilgjengeleg for organisasjonen. Dette vil me gjera: Sikkerheitsutvalet oppsøkjer avdelingane med informasjonskampanjer. Det vert utarbeidd eit internt system som gjev totaloversyn over programvare, superbrukarar og programansvarlege. Kommunen skal ha databehandlaravtalar med leverandørar som behandlar personopplysningar på vegne av kommunen. Ved kjøp av Skytenester skal det liggja føre risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS) og databehandlaravtale. Oppfølging av rutinar og avvik vert sikra gjennom intern kontroll og kvalitetssystem for tenestene.

16 8 IKT-arkitektur standardisering og integrasjon Ved at datasystem passar saman og kan nyttast i samanheng, kan me redusera dobbeltarbeid, flaskehalsar, tilpasningskostnader og opplæringskostnader. Samtidig oppnår me meir kvalitet, funksjonalitet og effektivitet i oppgåveløysinga gjennom automatisering der dette høvar. IKT-arkitekturen syner samanhengen mellom dei strategiske måla kommunen har og dei teknologiske behova som dei utløyser. Standardisering og integrasjon mellom ny og gammal infrastruktur er den viktigaste IKT-strategiske fellesnemnaren for samordning på tvers av kommunen sine verksemder, nivå og geografiske skiljer. KS sin organisasjon for kommunal IKT-utvikling og digitalisering, KommIT er ein viktig pådrivar for standardisering av system i kommunesektoren. Det er eit aukande krav at alle nye fagapplikasjonar kan snakka med integrerast med dei øvrige systema, og teknisk utstyr må tilpassast for å møta dette kravet. Integrasjon bør følgja nasjonale standardar. Nokre nasjonale fellesløysingar er utvikla, som til dømes folkeregisteret, matrikkelen, Altinn og ID-porten. Felles for desse løysingane er målet om å laga samanhengande digitale tenester på tvers av offentleg sektor. Felleskomponenten SvarUT er utvikla spesielt for kommunane. Standardisering av innkjøp kan gje storkundeavtalar og letta den interne kompetansebygginga. Kommunen kan også unngå arbeid med eigenutvikla programvare. Utprøvde produkt med stor marknadsdel, gjev investeringar lengre levetid. Å vera innanfor hovudproduktlinjene sikrar normalt vidareutvikling, vedlikehald og brukarstøtte på produkta. Samarbeid om innkjøp mellom kommunar er stadig meir nytta, og kan vera kostnadseffektivt samtidig som det kan føra til meir standardisering Kommunen må tilstreba eit hensiktsmessig minimum av leverandørar av IKT-verktøy for å oppretthalda konkurranseelementet. Det er eit mål at IKT-systema framover skal kunna opna for den ønskja fleksibiliteten i brukarutstyr, slik at brukaren sjølv kan velga om informasjonen skal behandlast på PC og mobilt utstyr. 16 IKT strategi

17 «Det mest usympatiske ved datamaskiner er at de bare kan si ja eller nei, ikke kanskje.» Birgitte Bardot Dette ønskjer me: Effektivisering og kvalitet gjennom samordning og samkøyring av data frå ulike kjelder. Effektivisera saksbehandling og brukarkontrakt gjennom betre integrasjon mellom fagsystema. Tilgang til data og programvare uavhengig av type dataverktøy og arbeidsstad. Dette vil me gjera: Greia ut korleis me kan nytta allereie innførte system betre. Betre integrasjon av system som i dag krev manuelle rutinar gjennom automatisering av dagens løysingar. Samarbeid med andre kommunar om IKT-innkjøp.

18 9 Samla handlingsplan Eining Aktivitet Tidspunkt Ansvar Omsorg Innføra PPS-nett IKT, Omsorg Innføra hjelpeguide Profil Trådlause nett til institusjonar og omsorgsboliger Vidareføre samhandlingsreformen Oppvekst Oppgradera barnevernsprogramma Kommunalsjef oppvekst, IKT Oppgradera skulesystemet Innføra FEIDE i skulane 2014 Sikra ein felles og sikker arkitektur på alle skular og barnehagar Samfunn Innføra plandialog på Plan og forvaltning, IKT byggesak Jobba vidare med Smartkommune portalen Stabar Innføra NOARK-5 kjerne Dokumentsenteret og IKT Oppgradera brukargrensesnittet på Websak og få på plass nytt innfordringssystem Implementera CRM-system 2014 IKT arkitektur Få på plass ny lagringsløsning 2014 IKT Oppgradera fleire gamle servere til virtuelle løysingar Byggja ut nettet til akseptabel båndbredde ved å leggja eigen fiber, leiga fiber og ved bruk av radiolinje Byggja ut telefonsentralen og klargjera for IP-telefoni Generelt Oppgradera fagsystem Oppgradera nettverk og serverar Beredskap Oppdatert og operativt system for beredskap Fagansvarlige saman med IKT Leiar beredskap og IKT 18 IKT strategi

19

20 Postboks 38, 4349 Bryne h Tlf h Faks h E-post: post@time.kommune.no h