ORGANISASJONSPLAN FOR EIDFJORD IDRETTSLAG

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN FOR EIDFJORD IDRETTSLAG Idrettsglede, engasjement og plass til alle! Vedtatt på årsmøtet Endringar årsmøte Endringar årsmøte Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Innledning... 3 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 3 Historikk... 5 Idrettslagets formål... 5 Visjon... 6 Verdigrunnlaget... 6 Virksomhetsideen... 6 Organisasjonskart... 7 Årsmøtet... 8 Styrets funksjon og sammensetning... 8 Gruppene Medlemmer Forsikring Aktivitet Anlegg Arrangement Informasjon Økonomi Regnskap Medlemskontingent Startkontingent individuelt Deltakeravgift lagidretter Reklame/sponsoravtaler Kontantar som en får ved sal eller startkontingent 16 Godtgjøringsreglement 16 Reiseregning Økonomisk utroskap/varslingsplikt Klubbdrakter/profilering Regler for Eidfjord IL Retningslinjer for foreldre/foresatt Retningslinjer for utøvere Retningslinjer for trenere Mobbing Seksuell trakassering Alkohol Regler for reiser Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

3 Politiattest Fair Play Dugnad Skikk og bruk for e-post Årlige faste oppgaver Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

4 Innleiing Organisasjonsplanen er ment som et styrande dokument for Eidfjord Idrettslag. Hensikta har vært å teikna ned i dokumentform dei overordna retningslinjane som lagets styrande organ skal arbeide etter. Styrets posisjon som lagets øvste organ for alle aktivitetar i laget har man anset som spesielt viktig å framheve og underbygge. Organisasjonsplanen er utarbeidet innanfor rammene av lagets lover. Styret eller andre organ innan laget som styret gir fullmakt, kan vedta nærmare instruksar /retningslinjer innanfor ramma av det som er trekt opp i organisasjonsplanen. Styret har overordna ansvar for å sjå til at organisasjonsplanen vert gjort tilfredsstillende kjend blant lagets styrande organ og medlemmer for øvrig, og underlagt tidsmessig revisjon. Organisasjonsplanen er et levende dokument som styret kan forandre mellom årsmøta viss ikkje endringa krev vedtak på årsmøte. Grunnlagsopplysningar for idrettslaget Namn: Eidfjord IL Stiftet: 6. august 1947 Idrett: Eidfjord IL er et fleiridrettslag Postadresse: Postboks 3, 5786 Eidfjord E-postadresse: post@eidfjordil.no Bankkonto: Bankforbindelse: Sparebanken Vest Internettadresse: Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: Telefon: Registrert tilknyting til Hordaland idrettskrets Registrert tilknyting til Eidfjord idrettsråd Registrert tilknyting til Noregs idrettsforbund Klubbnummer i NIFs medlemsregister: KL Årsmøte avhaldes innan utgangen av mai månad. Historikk Eidfjord IL har sida laget ble stiftet i 1947 utviklet seg til å bli et idrettslag som tilrettelegger aktivitet etter behov og interesse. Idrettslaget var i mange år avhengig av kulturmidlar frå Eidfjord kommune, loddsal og andre tiltak som ga pengar i kassen. Aktivitetane var basert på dugnadsinnsats frå trenaren De siste årene har økonomien i laget vært god og laget har dermed hatt muligheit til å ha billig medlemskontingent og gratis startkontingent/påmeldingsavgift for medlemmene på egne arrangement. Idrettslagets formål Eidfjord IL skal være en open og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Noregs idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal pregast av frivillig heit, demokrat, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktivitetar skal bygge på grunnverdiar som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlig heit. Idrettslaget er sjøleiende og frittståande med utelukkande personlege medlemmer. Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

5 Merknad: Visjon Organisasjonsplanen skal leggast fram og behandlast som eigen sak på årsmøtet. Jf. Idrettslagets lov 12, Idrettsglede, engasjement og plass til alle! Verdigrunnlaget Vi er til stede. Vi er positive. Vi har plass til alle. Vi bidrar til et levedyktig lokalsamfunn. Verksemdheits ideen Eidfjord IL skal enten aleine eller i samarbeid med andre, legge til rette for et mangfald idrettsmiljø med allsidigheit med både bredde - og konkurranseidrett Eidfjord IL står for idrettsglede og samhald for alle i lokalmiljøet. Målsettinga er å legge til rette for allsidige idrettsaktivitetar. Rekruttere nye medlemmer og behalde dei vi har. Skal være open for alle og drive med idrett for alle, basert på medlemsskap. Skal ikkje spesialisere utøvar før de er 12 år. Vidareutvikla aktivitetane idrettslaget tilbyr Til rette leggja treningstider Legge til rette for kurs og utdanning for trenere, lagleiare og styremedlemmer i Eidfjord IL. Økt foreldreengasjement Få heimesida opp og gå Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

6 Eidfjord IL - Organisasjonskart Styret: Antal styremedlemmer og varamedlemmar fastsettes av årsmøtet Kjønnsfordeling: Det skal være minst 2 representantar for kvart kjønn i styret, råd, utval mv. med meir enn 3 medlemmer. I styret, råd og utval som består av 2 eller 3 medlemmar, skal begge kjønn være representert Jf. Idrettslagets lov 7 ÅRSMØTET Styret Leder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær 2 styremedlem 1 varamedlem Valgkomité Leder Medlem Medlem Varamedlem 1. revisor 2.revisor Revisor Fotball Leiar Nestleiar 2 medlemmar Trimgrupp a Leiar Nestleiar 3 styremedle m Skigruppa Leiar Nestleiar 4 styremedlem Triatlon og sykkelgruppa Leiar Nestleiar og Løypeansvar leg Ansvarleg for premie og sponsor Presseansvarleg Volleyball Ball- gruppa Leiar Nestleiar Eidfjord RC - gruppa Leiar Nestleiar 2 medlemmar Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

7 Der det ikkje kjem fram av organisasjonsplanen at det skal veljast til spesielle verv i gruppene utanom leiar og nestleiar, konstituerer gruppene seg sjølv. Eidfjord IL er og medlem i Noregs Klatreforbund, men har for tida ikkje aktivitet innafor denne gruppa. Årsmøtet Årsmøtet er lagets/klubbens høyste myndigheit. Årsmøtet vert avhalden 1 gang i året før utløpet av mai månad. Protokollen frå årsmøtet og dei særkretsar idrettslaget er tilslutta.kan leggast ut på idrettslagets internettside. Innkalling til årsmøtet skal skje ein månad før årsmøtet avhaldes. Innkalling annonserast på nettsida til idrettslaget.. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 veker før årsmøtet og sakspapira skal leggast ut på nettsida 1 uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre / føresette har ikkje fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønskje å bli med å bestemme korleis klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsett i lovens årsmøteparagraf 12 Styrets funksjon og samansetjing Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, derav mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgåver beskriven i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. stryet har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Igangsetja bestemmelsar og vedtak fatta av årsmøte eller andre overordna idrettsmyndigheiter Stå for lagets daglige leiinga, og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskot, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnemna komitear og utval etter behov, og utarbeide instruks for disse. Leiar er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlingar står for klubbens daglige leiing, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøte, forbereder saker og leder møtene skal sjå til at val, adresseendringar, oppgåver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordna instansar innan gitte fristar. har det overordna ansvaret for at idrettslaget vert leia etter lover og regler, fylgja opp at trenarar / instruktørar leverer politiattestar samt at idrettslaget fungerar. Senda melding til Brønnøysundregisteret etter årsmøtet. Eige skjema kan fyllast ut på nettet, men må underskrivast av kvart enkelt styremedlem. Gi melding til banken om kven som disponerer idrettslaget sine bankkonti. Leiar og økonomiansvarleg disponerer idrettslaget sin bankkonti. Når leiar også er økonomiansvarleg, disponerar nestleiar bankkontoane saman med leiar. Eidfjord Småbanecup sin konto vert Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

8 disponert av turneringsleiar i Eidfjord Småbanecup.. Halda styret og vara medlemmene fortløpande oppdatert om aktuelle saker og skriv. Søkja om kulturmidlar når det er behov i samråd med styret. Inngå sponsoravtalar (i samråd med styret). Har attestasjonsrett på alle rekningar Har ansvar for å senda inn politiattestar og laga oversikt over kven som har vist attesten. Har ansvar for idrettslaget sine nøklar og levera ut nøkkel til dei som skal hat. Det er oversikt i eigen perm over kven som har kvittert ut nøklar og kor mange nøklar idrettslaget har. Melda i frå til kulturkontoret om tal på medlemer som er med på dei enkelte aktivitetane (etter førespurnad frå kulturkontoret anna kvart år). Har kontakt med idrettskretsen, idrettsforbundet og andre henvendelsar som ikkje gjeld gruppene. Har ansvar for all kontakt som gjeld heile idrettslaget. Det som gjeld gruppene, skal oversendast dei aktuelle gruppene for handtering Ha ansvar for internettsida (eller delegera dette til andre) lage oversikt over styrets medlemmer og få lagt det ut på nettsida.. Setta opp treningstider. Søknadsfrist 15. august Har til ein kvar tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følgjar opp denne saman med økonomiansvarleg Oppgåver kan delegerast til andre i styret. Idrettslagets eine representant i driftstyret i Eidfjordhallen Nestleiar Fungere som leiar under leiars fråvær, og bør derfor være valt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leiar på eit seinare tidspunkt. Bistår leiar og dannar eit leiarteam med denne. Har elles definerte oppgåver, på same måte som et ordinært styremedlem Har ansvar for å teikna forsikringar for idrettslaget sine eigedelar Er idrettslaget sin representant inn i driftstyret for idrettshallen Økonomiansvarleg Disponerar idrettslagets bankkonti saman med leiar.. Betaler rekningar i banken, konterer og sendar dei til Idrettens Regnskapskontor Har attestasjonsrett på alle rekningar på lik linje med leiar Ta utskrift av månadsoversikten i nettbanken og senda den, i lag med alle bilaga til Idrettens regnskapskontor, så snart som mogeleg etter kvart månadsskifte Eidfjord Småbanecup sin konto vert disponert av turneringsleiar i Eidfjord Småbanecup.. Turneringsleiar og ein som er oppnemnt av turneringsleiinga har attestasjonsrett for rekningane til småbanecupen og betaler sjølv sine rekningar, konterar og sender dei over til økonomiansvarleg før den 10. i kvar månad Har til ein kvar tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følgjar opp denne saman med leiar Laga oversikt over styremedlemer som skal ha godtgjersle, og utbetale godtgjørsla innen1. desember kvart år. Det er utarbeidd eige skjema for registreringa. Eige reglement for godtgjørsla finn ein på side 16 i organisasjonsplanen Sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påse at dette blir revidert til årsmøtet. Laga budsjett for idrettslaget, og leggja inn gruppene sitt forslag til budsjett som gruppeleiarane har ansvar for Registrera medlemene i klubben online etter lister som gruppeleiarane har sendt til økonomiansvarleg. Registrera aktuelle økonomital for å få momsrefusjon. Det er frist 1. august kvart år. Få Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

9 brukarnamn og passord av leiar. Innan 31. januar kvart år, skal økonomiansvarleg registrera idrettsaktiviteten for året før, frå tal som er rapportert inn frå gruppeleiarane Godkjenna tal(idrettsaktivitet) for å få aktivitetsmidlar. Midlane er tildelt idrettsrådet i kommunen, men det er Eidfjord IL som får midlane. Brukarnamn og passord får økonomiansvarleg av den som står som leiar i idrettsrådet. Levera rekneskapet til revisor for revidering. Leggja fram rekneskapet for årsmøtet. Leggja fram budsjettet for årsmøtet i samarbeid med gruppeleiarane Oppgåvene kan også utførast av leiar Sekretær føre referat over alle styremøte og medlemsmøte tar seg av inngåande og utgåande post, og eventuell arkivering henta post i postboks 3 og fordela post. laga vaktliste og senda ut til vaktene og driftsstyret + oppslag på tavla i hallen og til vaktrommet. Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgåver etter vedtak frå styret og etter delegering frå leiar Generelle retningslinjer for gruppeleiarane: Gruppeleiarane vert valt på årsmøtet (valnemnda innstiller). Har ansvar for at gruppa konstituerer seg og fordeler arbeidet. Oppretta lister for alle aktivitetar og ha oversikt over medlemer som trenar i kvar enkelt gruppe. Har ansvar for at dei som er med på aktivitetar i gruppa vert registrert med namn, fødselsdato, adresse, tlf.nr. og e-postadresse på eige skjema. Senda inn oversikt over nye medlemer til økonomiansvarleg så snart dei er registrerte i gruppa, slik at dei skal verta registrerte i klubben online og få eit idrettsnummer. Kan attestera rekningar opp til kr og vidaresenda rekningar til leiar for utbetaling. Har ansvar for at det vert fylt ut kontantbilag (eige skjema) ved arrangement der ein må bruka kontantar. Er medlem av styret i idrettslaget, og held sitt eige styre/medlemene og trenarane/instruktørane i gruppa oppdaterte på vedtak som er gjort i styret i idrettslaget. Vera bindeleddet mellom instruktørar /trenere og styret. Tar opp saker i styret som gjeld gruppene, og held styret informert om ting som skjer i gruppa. Har regelmessige møter med medlemene i gruppa og sender kopi av møtereferata som orientering til styret i idrettslaget. Dersom gruppeleiar ikkje kan møta i styret, melder han/ho i frå til den som har kalla inn til styremøtet, slik at nestleiar i gruppa vert kalla inn. Har oversikt over medlemmene som er med på aktivitetar i gruppene, fanga opp nye medlemer, og få dei registrert, slik at gruppeleiar har listene klare når idrettsregistreringa skal gjerast årleg i januar. Leggja informasjon som gjeld gruppa ut på idrettslaget si heimeside. Sørgja for at det vert søkt om treningstider i hallen til fastsette datoar. Skriva årsmelding og setja opp budsjett til årsmøtet. Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

10 Har ansvar for at lag eller deltakarar vert påmelde til aktuell serie eller arrangement til idrettskretsen eller dei som har arrangement utanfor Eidfjord. Har ansvar for at trenarar / instruktørar vert påmeldt til nødvendig opplæring/kurs. Formidle informasjon om aktuelle cupar/ stemne/ idrettsarrangement til dei som det er aktuelt for i gruppa. Sørgja for at trenarar / instruktørar som har trening/kontakt med barn/ungdom under 18 år fyller ut og sender inn politiattest. Ha oversikt over utstyr som gruppa har. Sørgja for at det er mogeleg å låsa inn utstyret til gruppa når det ikkje er i bruk. Skriva avtale med trenar / instruktør og ha ansvar for å laga oversikt over trenarar /instruktørar som skal ha godtgjersle innan fastsett frist (sjå reglementet for godtgjersle på side 16) og senda det til leiar for utbetaling. Det er utarbeidd eigne skjema til dette. Gruppene gjer innspel til valkomiteen før årsmøte på evt. nye medlemmer til gruppestyra. Oppgåver kan delegerast andre i styret/gruppemedlemer, men gruppeleiar har det overordna ansvaret for at alt vert gjort og at det fungerar Retningslinjer for leiar i fotballgruppa (i tillegg til dei generelle retningslinjene): Påmelding til kretsserien (alle lag). NB: Frist hjå HFK: Barnefotball = februar og Ungdom = januar. Formidla til trenarane: Invitasjonar til cupar og liknande og evt melda på lag som ynskjer å delta. Oppsett og tillaging av div. kurs, td. Klubbdommar- og aktivitetsleiarkurs. Tilvisning av trenar- og dommargodtgjersle. Signera diploma til Eidfjord Småbanecup. Hjelpa til med å halde orden på draktsetta i laga. Ha oversikt over utstyr fotballgruppa har. Bestilla t.d. grasmåling, ballar og anna utstyr som trengst. Sørgja for at trenararane tar måla inn av banen når sesongen er slutt. Retningslinjer for leiar i trimgruppa (i tillegg til dei generelle retningslinjene): Fylgja opp alle instruktørar i hallen. Fylgja opp turkassane (delegera dette viss ikkje leiar utfører dette). Ordna med premiar og premieutdeling. Fylgja opp terrengløp med innbetalingar osv Ha forutsigbart og klargjort samarbeid med salsansvarleg Retningslinjer for valkomiteen: Valkomiteen har ein av klubbens viktigaste oppgåver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer /- medarbeidarar etter nøye vurderingar av medlemsmassen. Valkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben gjennom å finne personar med riktig kompetanse til styret. Ikkje minst motivere til å ta ansvar. å utarbeide en arbeidsplan for inneverande valperiode, å vurdere styrets og komiteens verksemd, sjå til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringar i styrets samansetning, Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

11 å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidatar for styreoppdrag, og der igjennom få rede på om ønska personar har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene kva forandringar / nomineringar som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidatar får relevant utdanning for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, gje skriftlig forslag på nomineringa som skal leggjast fram for medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valnemndas forslag, samt etter årsmøtet å analysere eiget nominasjonsarbeidet. Valnemnda får liste over styremedlemer / gruppeleiarar som er på val, og skal finna nye kandidatar. Valnemnda legg lista fram til siste styremøte før årsmøte Generelt Det er viktig med ein riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Tenk også hele tida på om organisering av klubben er maksimal operativ. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringar ifm utvikling er forankra og at det er kontaktpunkt frå styret og ned til de operative trenere. Alt må baserast på at medlemmene vert ivaretatt. I Eidfjord IL vert det ivaretatt med at gruppeleiarane er ein del av hovudstyret. Revisorar Revisor skal vurdere om årsrekneskapen er utarbeid og fastsett i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelsar, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørgje for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelsar. Korleis revisjonen utførast finn ein i NIFs lov kapittel 4 eller på Gruppene Eidfjord IL er eit fleiridrettslag og har undergrupper som har egne styrer, men med ein målsetting om å stå samla og jobbar bra saman. Dette organiserast ved at gruppeleiarane er medlemmer og nestleiarane er vara til styret i hovudlaget. Fotball Samansetning Leiar Nestleiar 2 styremedlemmer Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver og arbeidsfordeling fordelast internt i gruppa Fotballgruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarlig til fastsett frist Gruppa har ansvar for egne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til en kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Trimgruppa som dekker, friidrett, gymnastikk og turn, badminton, tennis og spinning Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

12 Samansetning Leiar Nestleiar 3 styremedlemmer Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver og arbeidsfordeling fordelast internt i gruppa Trimgruppa setter opp budsjett som leverast økonomiansvarlig til fastsatt frist Gruppa har ansvar for egne aktiviteter som skal fremkomme i gruppa årsmelding og forslag til budsjett En i styret har til en hver tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Skigruppa Samansetting Leiar Nestleiar 4 medlemmer derav en som har ansvar for skikarusellen Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver fordelast internt i gruppa Skigruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Ballgruppa Samansetting Leiar Nestleiar Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver fordelast internt i gruppa Volleyballgruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Triatlon og sykkelgruppa Samansetting Leiar Nestleiar og Ansvarleg for løypa Ansvarleg for premie og sponsor Presseansvarleg Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver fordelast internt i gruppa Triatlon og sykkelgruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr RC gruppa Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

13 Samansetting Leiar Nestleiar 2 medlemar Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver fordelast internt i gruppa RC gruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Medlemmer Alle som vil drive idrett innanfor Eidfjord IL sitt aktivitetstilbod plikter å bli medlemmer i idrettslaget. Personar som skal være trenere eller lagleiarane, eller ha andre tillitsverv i idrettslaget må også være medlemmer. Medlemskap i Eidfjord IL er først gyldig og regnast frå den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valbar må et medlem ha vært tilslutta idrettslaget i minst 1 månad og ha betalt kontingent. Medlemskap i Eidfjord IL kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får verknad når den er mottatt. Stryking kan finne sted av medlem som skylder kontingent for meir enn eit år. Medlem som strykast kan ikkje tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Om medlemmer skylder kontingent etter forfallen to års kontingent, skal medlemskapen bringes til opphør ved stryking frå idrettslagets side. Ved innmelding må medlemmene fylle ut et skjema med namn, fødselsdato, adresse, e-post, mobil nr og namn på føresette. Dette for å få et bra og oversiktelig medlemskartotek. Skjema finner en på nettsida eller hos trener/instruktør. Lagets undergrupper har ansvar for oppdaterte medlemslister ved sesongstart. Faktura på medlemskontingent skal sendast ut av økonomiansvarleg rett etter årsmøte. Forsikring Idrettsforsikring for barn Alle barn som er medlem av lag tilslutta Noregs idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikra. Opp til de blir 13 år Klubbforsikring Saman med If har NIF utviklet en eigen klubbforsikring som er tilpassa klubbenes forsikringsbehov. Klubbforsikringa inneheld dei viktigaste forsikringane en idrettsklubb treng til ein sers gunstig pris. Aktivitet Eidfjord IL er et fleiridrettslag med undergruppene, fotball, trim, ski, volleyball, triatlon /sykkel. Og RC (Motorsport) Klatregruppa er og ei undergruppe, men har for tida ingen aktivitet. Gruppene må søkje om treningstider i idrettshallen innan 15. august kvart år og når det er ledige timer i hallen. Fotballgruppa disponerer grasbanen og fordeler treningstider der. Dei arrangerer Vøtracup for aldersbestemte lag i januar. Arrangerer og klubbens dag. Trimgruppa har ansvar for å sette opp datoar for terrengløpskarusellen. Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

14 Skigruppa har ansvar for å sette opp datoar for skikarusellen og Eidfjordmesterskapet i langrenn og alpint. Eidfjord IL arrangerer kvart år en fotballturnering for aldersbestemte lag, Eidfjord Småbanecup, som har eigen turneringsleiing som dei veljar sjølv. Turneringa har eigen bankkonto og eigen postboks. Rekneskapet og årsmeldinga til Eidfjord Småbanecup godkjennast på årsmøte i idrettslaget. Triatlon/sykkelgruppa arrangerer kvart år Eidfjord Minitriatlon. Anlegg Eidfjord IL disponer idrettshallen måndag til og med fredag frå kl Eidfjord IL disponerer idrettsanlegget som ligger ved idrettshallen. Ved grasbanen har idrettslaget ei utstyrs bu. Eidfjord Småbanecup har en salsbu og en sal/utstyrsbu. Eidfjord Småbanecup disponerer salsbu i Simadalen som eiast av Statkraft. På Maurset har idrettslaget ei utstyrsbu. Styret har ansvar for vedlikehald av det som idrettslaget eigar, turneringsleiinga i Eidfjord Småbanecup har ansvar for vedlikehald av salsbua og sal/utstyrsbua.. Eidfjord IL sitt treningsutstyr skal bare nyttas til trening i idrettslagets regi med krav om medlemskap. Styret har ansvar for evt utleie av utstyr som er felles mellom fleire grupper i sjølve idrettslaget. Eidfjord Småbaencup har ansvar for evt. utleie av sitt utstyr til andre frivillige organisasjonar. Eidfjord Småbanecup har utarbeidet et eige låneskjema. Nøklar Leiar har ansvar for idrettslaget sine nøklar og leverar ut nøkkel til dei som skal ha. Den som mottek nøkkel, må kvittera for mottaket.. Det er oversikt i eigen perm over kven som har kvittert ut nøklar og kor mange nøklar idrettslaget har Arrangement Eidfjord IL arrangerer kvart år Eidfjord Småbanecup i juni som er en fotballturnering for aldersbestemte lag. Fotballgruppa arrangerer kvart år Vøtracup for aldersbestemte lag i januar i idrettshallen. Fotballgruppa arrangerer kvart år klubbens dag for spelarane i de aldersbestemte klassane, foreldre og søsken og andre interesserte. Fotballgruppa arrangerer kvart år old boys turnering i idrettshallen. Triatlongruppa arranger kvart år i juli/august Eidfjord Minitriatlon. Skigruppa arranger kvart år skikarusell og Eidfjordmesterskapet. Trimgruppa arranger kvart år om våren terrengløpskarusellen og nissemarsj i desember. Idrettslaget er med å arrangere Aktivitetsveka for funksjonshemma saman med Eidfjord kommune, Hordaland Idrettskrets og Hordaland Fylkeskommune. Dugnad Å være medlem i Eidfjord IL eller foreldre/ føresette til barn som er medlemmer, inneberer at en må stille opp på dugnad på de arrangementa som arrangerast sjølv om ein driv aktivitet innanfor ein annen gruppe enn dei som er arrangør. Evt. overskot av arrangementa bidrar til at Eidfjord IL kan ha ein lav medlemskontingent til medlemmane. Dei slepp å betale startkontigent når dei deltek på skikarusellen, Eidfjordmeisterskapet, klubbens dag, terrengløpskarusellen, Vøtracup og en slepp betale kontingent til gruppa som er ansvarlig for den aktiviteten ein deltek på. Det er solidarisk å stille opp på dugnad til beste for fellesskapet. Informasjon Idrettslaget informerer medlemmene via nettsida som har adresse: Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

15 Økonomi Hovudstyret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi Hovudstyret er ansvarleg for å setja opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp utover budsjett i gruppene skal godkjennast av styret. Alle betalte faktura skal attesterast. Gruppeleiarane kan attestere for inntil kr ,-. Leiar og økonomiansvarleg har attestasjonsrett på alle rekningar. Eidfjord Småbanecup disponerer eige konto og har attestasjonsrett og betaler rekningane sjølv. Det skal teknes underslagforsikring for dei som disponerer kontoane. Sjå elles under ansvar til leiar, nestleiar og økonomiansvarleg. Rekneskap Klubben skal føre eit rekneskap der kvar gruppe er ei avdeling i rekneskapet. Dette er i samsvar med rekneskapsloven. Alle inn og utbetalingar skal gå gjennom klubben sin konto, det er ikkje lov å sette pengar som tilhører klubbens medlemmar inn på personlege kontoar. Alle eigenandeler og startavgifter skal betalast gjennom klubben. Trener / lagsleiar /foreldrekontakt kan kræve inn pengar som settes inn på idrettslaget sin konto. Til kamper og stemner Eidfjord IL dekker ferjeutgifter og bompengar til dei som kjørar. Ein må levere reiseregning/utleggskjema med kvitteringar for å få igjen det ein har lagt ut. Ein treng ikkje dokumentasjon på bompengar. Strekning ein har kjørt og til kva kamp / stemne skal framkomme i kravet. Eidfjord IL har utarbeid et standardskjema som skal nyttes. Døme Ein trener/oppmann for et fotballag kan ikkje samle inn eigenandelar og betale turneringsdeltaking frå eigen konto. Laget kan vera ein underavdeling i klubben med eiget rekneskap men all inn og utbetaling skal gå gjennom idrettslaget si konto. Blir det brukt personlige kontoar og vedkommande ikkje kan gjøre rede for pengar som er komen inn kan det regnast som underslag av medlemmer sine pengar. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som eigen sak. jf. eige bestemmelse i idrettslagets lov. 4 Medlemskontingent skal betalast for kvart enkelt medlem, familiemedlem skap regnas som ein rabattordning og en må fortsett registrere kvart einskild medlem med namn og betalt beløp då revisor skal kontrollere medlemslister mot rekneskap. Medlemskontingenten vedtatt på årsmøte 29. april 2015 er. Barn/ungdom opp til 18 år kr. 150,- Vaksne kr. 400,- Innkrevjingsrutinar: Faktura sendes ut innan utgangen av juni månad. Første purring innan utgangen av august. Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

16 31.12 kan medlemmer som ikkje har betalt strykast. Dei må betale kontingenten frå året før dersom dei startar opp att treninga. Startkontingent individuelt Medlemmene slepp å betale startkontingent når dei deltar på skikarusellen, Eidfjordmeisterskapet, klubbens dag, terrengløpskarusellen, Vøtracup. Medlemmer som deltar på Eidfjord Minitriatlon slepp å betale startlisensen. Den dekkes av idrettslaget. Eidfjord idrettslag driv ikkje sponsing. Når det gjeld påmeldingsavgift/startkontingent til idrettsarrangement i regi av norsk eller internasjonalt idrettsforbund, der deltakar er påmeldt av Eidfjord idrettslag, vert denne dekka med inntil kr. 1000,- pr deltakar etter søknad på førehand. For å få støtta må ein profilera Eidfjord idrettslag dersom det er mogeleg. Deltakaravgift lagidrettar Klubben betaler start/påmeldingsavgift Reklame/sponsoravtaler Alle sponsor avtaler skal godkjennast av hovudstyret. Ei gruppe kan ikkje inngå eigne avtaler utan godkjenning frå hovudstyret. Kontantar som ein får ved sal eller startkontingent Ved bruk av innbunde bok eller forhandsnummererte salsbilag: Gruppene skal dokumentere kontantsal fortløpande på skjema som er utarbeidet, eller ved gjenpart av daterte forhandsnummererte salsbilag. Dersom ein sett kontantar inn i bankens nattsafe skal desse følgje kontantregnskapet for arrangementet. Som daterte, forhandsnummererte salsbilag regnas også førehandsnummererte billetter. Det skal koma fram av salsbilaget i kva grad det er gitt rabatt eller fribillett. Dokumentasjonen av kontantsalet må vise ut - og innleverte kontantar, kva ein har i kassen til einkvar tid etter en har satt inn via nattsafe. Oppgjøra skal telles og signerast av to personar. Godtgjeringsreglement Eidfjord IL dekker utgifter etter fylgjande punkter: 1. Leiar får ein godtgjersle på kr. 7000,-, økonomiansvarleg får ein godtgjersle på kr. 6000,- nestleiar, sekretær og gruppeleiarane får ein godtgjersle på kr. 3000,-. pr. år som skal dekka utgifta til telefon, køyring til møtar i Eidfjord, kopipapir, blekkpatroner etc. Styremedlem får ein godtgjersle på kr.2000,-. Reiseutgiftar til møter utanfor Eidfjord, vert dekka etter Statens regulativ. Køyrebok skal skrivast. Godtgjersla vert utbetalt innan 1. november. 2. Trenere/ Instruktørar som har førebuingar for å gjennomføra treningane og syner korleis dei som kjem skal trena og er belasta opp til 2 gonger pr. veke, får ein ei godtgjersle på kr. 5000,- pr. sesong. Er ein belaste meir enn 2 gonger pr. veke, får ein ei godtgjersle på kr. 6000,- pr. sesong. Ansvarlege for trening utan slik førebuing får ein godtgjering på kr. 3000,-. Pr. sesong. Godtgjørsla skal dekke utgifta til telefon, reiseutgiftar til trening, treningsutstyr, kopiering og blekkpatroner. Ein sesong er til dømes vår til haust for fotball, haust til vår for volleyball og trim. Haust frå skulestart til jul. Vår er januar til skuleslutt. Gruppeleiar skal leggje godtgjersla til trenera inn i gruppa sitt budsjett. Godtgjersla utbetalast innan 1. desember kvart år. Dei som er under 15 år får ein godtgjersle på kr. 100,- kvar gong, avgrensa opp til kr. 3000,- pr. sesong. Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

17 3. Godtgjersla baserer seg på at ein er trenar/instruktør minimum 9 månadar i året. Har ein færre månadar vert godtgjersla forholdsmessig redusert. 4. Overnatting for trenar på hotell/pensjonat eller tilsvarande og reiseutgiftar i samband med reise til kampar, turneringar o.l. vert dekka etter dokumentasjon. Utgifta skal leggjast inn i budsjettet så langt råd er. Køyring med eigen bil for trenarane vert dekka etter Statens regulativ. Ved særlege tilfelle kan ein avklara refusjon utover budsjettet med styret på førehand. Alle som får dekt køyregodtgjersle, skal skrive køyrebok. 5. Overnatting på hotell/pensjonat o.l. og reiseutgiftar i samband med forbundsting, kretsting, kurs o.l. vert dekke etter dokumentasjon dersom utgifta ikkje vert dekka av andre. Desse utgifta skal vera avtala med leiar for idrettslaget på førehand. Utgifta skal så langt som det er mogeleg verta innarbeid i budsjettet for idrettslaget. Køyring med eigen bil vert dekka etter Statens regulativ. Køyrebok skal skrivast. 6. Ein føreset at foreldre stiller opp og delar på køyring til kamper. Eidfjord IL betaler ferjeutgiftar og bompenge utgiftar. Eidfjord Idrettslag kjøpar inn ferjekort som nyttast ved køyring til kamper inntil brua kjem. Dersom trenar må køyre dekkes utgiftene etter Statens regulativ. Ved særlege tilfelle kan ein avklara refusjon til kampar for foreldre/ føresette, med styret på førehand. Alle som får dekt køyregodtgjersle, må skrive reiseregning og køyrebok. Reiserekning Dersom reiser ikkje kjem under godtgjøringsreglene, skal reiser godkjennast på førehand av leiar eller gruppeleiar, dersom det ikkje framkjem av budsjettet som er vedtatt på årsmøte. Reiserekning/utlegg - standardskjema: Reiserekning som ein finn på idrettslaget si nettside skal nyttast. Krav til reiserekning: - Alt fylles ut på reiserekninga: namn, adresse, fødselsdato, bankkonto. til og frå og dato for kvar einskild reise formål med kvar einskild reise ved diett må klokkeslett (avreise / framkomst) skrivas opp - Vedlegg til reiserekninga (kvitteringar): Originalkvitteringar skal alltids leggjast ved. Kopier/skanning av kvitteringar godkjennast IKKJE Økonomisk utroskap/varslingsplikt For å hindre økonomisk utroskap skal det alltid være 2 personar som har ansvar for kontantar og leiar og økonomiansvarleg har tilgang til kontoane på nettbank. Det bør være 2 andre personar dersom det er mogeleg som har ansvar for kontantar og skriver under på kontantskjema. Rekneskapsrapport skal leggjas fram kvartalsvis for styret eller så snart rekneskapsrapport kjem frå Idrettens regnskapskontor etter kvar 3dje månad. Klubbdrakter/profilering Logo Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

18 Logoen til idrettslaget finn ein på forsida av organisasjonsplanen. Eidfjord Minitriatlon sin logo Eidfjord Småbanecup sin logo (kjem) Drakter Klubbens draktfarger er lyseblå overdel og lysblå eller kvit underdel Bortelags drakter er mørkeblå overdel og mørkeblå underdel Trykk på draktene skal være godkjent av hovudstyret. Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

19 Regler for Eidfjord IL Retningslinjer for foreldra / føresatt Respekter klubbens arbeid. Det er frivillig å være medlem av Eidfjord IL, men er du med følgjar du våre regler Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett ikkje du Respekter trenaren, hans/hennes arbeid og anerkjenn ham/henne overfor barna dine Lær barna folkeskikk. Gå føre som eit godt eksempel Lær barna å tåle både medgang og motgang Motiver barna til å være positive på trening Vis god sportsånd og respekt for andre. Ved usemje snakkar du med den det gjelder ikkje om Husk at det viktigaste av alt er at barna trives og har det gøy! Retningslinjer for utøvare Gode holdningar Respektere kvarandre Lojalitet mot klubb og trenere Hjelpe kvarandre Fjølge klubbens regler Stille opp for kvarandre Ærlig overfor trener og andre utøvarar. Godt samhald Stå saman Stille på treningar og stemner ein har forplikta seg til. Vise engasjement Gode arbeidshaldningar. Stoltheit av sin eigen innsats. Objektivt ansvar for miljø og trivsel. MOBBING ER IKKJE AKSEPTERT Retningslinjer for trenarane SOM TRENER I SKAL DU BIDRA TIL: Meistring, vera med å bestemma og tilhørigheit for utøvaren Positive erfaringar med trening og konkurranse Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og venskap At utøvarar skal kunne drive idrett i andre avdelingar Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, leiare og foreldre Vær et godt forbilde Møt presis og godt forberedt til kvar trening Som trener er du veiledar, inspirator og motivator Bry deg litt ekstra og involver deg i utøvarane dine Bli kjent med utøvaranes individuelle mål og opplevingar av treninga Søk å utvikle sjølvstendig vurderingsevne hos utøvaren Vis god sportsånd og respekt for andre Vær bevisst på at du gjer alle utøvarane oppmerksomheit Einkvar utøvar eller gruppe skal utfordrast til å utvikle sine ferdigheiter INNHOLDET I TRENINGEN SKAL VÆRE PREGET AV: Ein målretta plan Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet

20 Progresjon i opplevingar og ferdigheiter Stadig nye utfordringar slik at utøvaren flytter grenser Effektiv organisering Saklig og presis informasjon Kreative løysningar Fleksibilitet ved problemløysning Som trener er du ansvarlig for god kommunikasjon Mobbing Mobbing har blitt et problem i det norske samfunnet. Dette er noko idrettslaget ikkje aksepter. Dersom eit medlem som mobbar ikkje sluttar etter å ha fått beskjed, skal denne bortvises frå treninga og foreldre / føresette skal kontaktast dei tre fyrste gangane. Etter fjerde gang skal medlemet sine foreldre få beskjed om at neste gang vil medlemet bli utestengt frå treninga. Seksuell trakassering Idretten tiltrekker seg dessverre personar som ikkje kjem til oss pga idretten vi utfører, men for å finne lette offer for sine egne laster. Eidfjord IL forhold seg til retningslinjer som kan være til hjelp og som vi finner på: Alkohol IDRETTENS HOLDNING TIL ALKOHOL Vedtatt av Idrettstyret 16. mars 2004, sak Noregs Idrettsforbund og Olympiske Komité skal fremstå som ein organisasjon som arbeider mot bruk av alkohol i idrettslig samanheng. (NIFs lov 11-2 g) 2. Barn og unge som deltar i aldersbestemte klasser (under 18 år) skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø. Trenere, leiare og utøvarar skal fremstå som gode forbilde for barn og unge og ikkje nyte alkohol i samvær med utøvarar i denne alder. 3. Medlemmene i organisasjonen skal informerast om de skadeverknadane alkohol har på prestasjonsevna, sikkerheita og det sosiale miljø. 4. Tribunekulturen skal være trygg, familievennlig og alkoholfri. På tribunene skal det derfor ikke nytast alkohol i tilknyting til konkurranseaktivitetar. I lokalar tilknytte idrettsanlegg gjelder dei kommunale skjenkereglane dersom lokalet leies ut til private. (NIFS lov 11-2 g) 5. Idretten skal ha ein restriktiv haldning til samarbeidsavtaler med bedrifter som har en vesentlig del av sin verksemd knytte til sal av alkoholhaldige drikke/ produkt. Alle organisasjonsledd påleggast å fjølge norsk alkohol - lov med forskrifter og retningslinjer. Arenareklame og utstyrsreklame utføres iht gjeldande lovverk. Særforbund og kretsar informerer underliggande ledd, herunder klubber og lag. Norsk alkohollov gjelder for alle som deltar på idrettsarrangement i Noreg. Det vil si at også internasjonale aktørar må forholda seg til den norske lovgivinga når dei deltek på idrettsarrangement i Noreg. Forbodet mot reklame for alkoholhaldig drikk finner vi i alkohollovens 9-2. All reklame for alkoholhaldig drikk er forbode. Alkoholhaldig drikk er definert som drikk med alkohol innhold over 2,50 volumprosent alkohol. I utgangspunktet rammes ikkje reklame for lettøl av forbodet. Det er Eidfjord IL vedtatt på årsmøtet