ORGANISASJONSPLAN FOR Lørenskog Ishockeyklubb Elite

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN FOR Lørenskog Ishockeyklubb Elite Org.nr xxx xxx xxx Vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Innledning... 3 Historikk... 3 Idrettslagets formål... 3 Visjon... 3 Verdigrunnlaget... 3 Virksomhetsidè... 4 Hovedmål... 4 Delmål... 4 Virkemiddel... 5 Handlingsplan... 5 Lørenskog Ishockeyklubb Elite - Organisasjon... 6 Årsmøtet... 7 Styrets funksjon og sammensetning... 7 Utvalg... 9 Sportslig Utvalg... 9 Økonomi Administrasjon og daglig ledelse Medlemmer Informasjon Medlemskontingent Reiseregning Økonomisk utroskap/varslingsplikt Klubbdrakter/profilering Alkohol Samarbeidsavtale med Lørenskog Ishockeyklubb (LIK) Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

3 Innledning Organisasjonsplanen er et levende dokument som kan forandres på mellom årsmøtene, og skal være en kjent styringsgrunnlag for hele klubben, ikke bare styret. Denne organisasjonsplanen beskriver ikke bare hvordan eliteidrettslaget Lørenskog Ishockeyklubb Elite, heretter kalt LIK Elite, er organisert, men den beskriver i tillegg hvordan samarbeidet med allianseidrettslaget Lørenskog Ishockeyklubb,heretter kalt LIK, er organisert. For utøvere, ledere og trenere er organisasjonsplanen også retningsgivende for gjensidige forventninger til hverandre, om rettigheter og plikter. Altså : SLIK GJØR VI DET I LIK Elite Klubben ble stiftet xx.xx Historikk Idrettslagets formål LIK Elite skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. LIK Elite skal organisere idrettslige aktiviteter til Elite-delen, dvs, U19 Elite, 1. divisjon Senior og Eliteserien (for tiden kalt GET). Idrettslige aktiviteter til Bredde-delen er organisert gjennom idrettslaget LIK. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Visjon Lørenskog Ishockeyklubb Elite skal ha følgende visjon sin egen visjon: Utformes senere Verdigrunnlaget Verdigrunnlaget til LIK Elite bygger på idrettens verdier: Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

4 Fellesskap Glede Helse Ærlighet Vi skal i tillegg ha: Høy etisk standard på alt vi gjør i alle ledd Hensikten med verdigrunnlaget er å: Skape fellesskapsfølelse og harmoni, Skape lojalitet og forpliktelse, Skape mening og motivasjon Øke ansvarsfølelsen, Skape stabilitet Gi kriterier og retning for fremtidig handling Skape identitet Gi grunnlag for kommunikasjon og samhandling Hensikten skal vi oppnå gjennom: leveregler i styret leveregler for trenerteamet spilleregler i et lag Virksomhetsidè LIK Elite skal være hovedaktør for utvikling av ishockeysporten til en betydelig Eliteog publikumsidrett i vårt lokalmiljø. LIK Elite skal være et godt forbilde for yngre utøvere i allianseidrettslaget LIK, LIK Elite skal være en effektiv serviceyter for sine medlemmer, og et talerør overfor særforbund, Idrettskrets, idrettsråd og lokale myndigheter. Hovedmål (Skal formuleres i løpet av inneværende styreperiode.) Delmål Ut fra hovedmålet og innsatsområdene skal vi lage delmål som beskriver forventede resultater i framtiden. (Utformes i løpet av inneværende styreperiode.) Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

5 Virkemiddel (Skal formuleres i løpet av inneværende styreperiode.) Handlingsplan (Utvikles og legges fram på neste årsmøte) Hva Hvordan Hvem Tidsfrist Resultat Oppussing av Innen 30. juni kafeen Dette med hensikt å bli enige om fordeling av kostnader, ressursfordelin g, dugnadsarbeid, etc. Dette i begges interesse til å få oppusset med et presentabelt resultat. LIK og LIK Elite skal arrangere et oppstartsmøte for å drøfte oppussing av kafeen. Avklare kontrollrom i forbindelse med bruk av kuben Møte mellom LIK og LIK Elite Innen 30. juni Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

6 Lørenskog Ishockeyklubb Elite - Organisasjon ÅRSMØTET Kontrollkomité Revisor Valgkomité Styret Administrasjon Fellesfunksjon med Lørenskog Ishockeyklubb og Lørenskog Ishockey Elite AS Hovedtrener Rekrutt/U19 Sportsjef Sportslig utvalg Støtteapparat Spillere Hovedtrener GET Lege/fysio Materialforvalter Ass.trener Lagleder Kaptein Spillerutvalg Merknad: Styret, kontrollkomite og valgkomite fastsettes av årsmøtet Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

7 Årsmøtet Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt 1. gang i året i måneden som er fastsatt i loven. Protokollen fra årsmøtet sendes til de organisasjonsledd klubben er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på klubbens internettsider. Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på nettet eller i avisen, eller sendes/legges ut til medlemmene. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 12 Styret skal Leder Styrets funksjon og sammensetning Planlegge og ivareta klubbens totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene anviser utbetalinger sammen med kasserer skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a., som har interesse for overordne instanser, blir sendt inn til krets- og forbund, innen gitte frister. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

8 Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne. har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av inngående og utgående post, og arkivering lage møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer. lage oversikt over styrets medlemmer, og sende det ut til alle medlemmene. Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak Generelt Styret konstituerer seg selv. Det er viktig med en riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling, og at organisering av klubben er maksimal operativ. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringer, ifm utvikling, er forankret, og at det er kontaktpunkt fra styret og ned til de operative trenere. Alt må baseres på at medlemmene blir ivaretatt. Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen velges av årsmøtet. Kontrollkomiteens oppgaver består ikke bare i granskning av regnskap. Den skal også granske styrets totale forvaltning, både den økonomiske og den virksomhetsmessige. Komiteen har rett til, når som helst, å utføre sin kontroll/revisjon, i den hensikt å lette deres arbeid skal styret sørge for at komiteen hele tiden blir holdt informert om styrets og komiteenes arbeid, gjennom løpende å få tilsendt protokoller/møtereferater. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

9 Kontrollkomiteen plikter: kontinuerlig å følge med i klubbens virksomhet og, ved behov, gi styret råd og anvisninger vedrørende forvaltningen forlange at styret innkaller til ekstraordinært årsmøte, eller selv innkalle til dette, om det oppdages noe som strider mot medlemmenes interesser, granske årsregnskapet iht. vedtektene, samt anbefale eller avgi anmerkninger vedrørende ansvarsfrihet for styret, senest på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi sin revisjonsberetning / komitérapport til styret, samt under årsmøte fremføre revisjonsberetningen/komitérapport. Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide. Utvalg Sportslig Utvalg SU skal ha fire medlemmer bestående av to representanter fra LIK Elite (sportslig leder og hovedtrener) og to representanter fra Elite AS (daglig leder. og én representant oppnevnt av styret). SU skal ledes av sportslig leder i LIK Elite. Alle medlemmene skal være medlem av LIK Elite og ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. LIK Elite v/styret skal utarbeide et eget mandat for SU. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

10 Flere utvalg kan opprettes av styret ved behov. Økonomi Økonomifunksjonen organiseres av styret i hht til lovens bestemmelser om god regnskapsskikk, forsvarlig formuesforvaltning, myndighetsrapportering, fakturering, betalinger og intern kontroll. Økonomifunksjonen ledes av styrets leder. Økonomifunksjonen ivaretar også medlemsregistreringen. Dersom styret finner det hensiktsmessig kan regnskapsførselen settes bort til ekstern autorisert regnskapsfører.. Styret er juridisk ansvarlig for klubbens økonomi Styret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp skal godkjennes av styret. Alle kostnader skal attesteres av 2 personer, den som har bestilt varen og styreleder. Klubbens konti styres av styrets leder og 1 styremedlem i fellesskap. Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene.. Administrasjon og daglig ledelse LIK Elite har felles administrasjon og daglig ledelse med LIK. Bestemmelser og retningslinjer er nedfelt i samarbeidsavtalen med LIK. Medlemmer Medlemskap i LIK Elite er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent. Medlemskap i LIK Elite kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. En ansatt kan være medlem i klubben, og har da stemmerett på årsmøtet, men den ansatte kan ikke velges til verv i klubben. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side Ved innmelding skal medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnr. og den lagenhet medlemmet hører til, dersom medlemmet er et aktivt medlem, samt navn på foresatte når det er aktuelt. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

11 Medlemskontingent blir sendt ut fra klubben av økonomiansvarlig, ingen lagenheter sender ut egne regninger. Medlemmer i LIK Elite er automatisk medlem av allianseidrettslaget LIK når medlemskontingent er betalt. Informasjon Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov. 4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem. LIK ELITEhar ingen rabattordninger som familiemedlem. Medlemskontingenten er kr. xxx,-, for alle. Reiseregning Trenere, ledere og tillitsvalgte kan få refundert reiseregninger og utlegg i hht. kontrakt. Dette forutsetter at det er avtalt med styrets leder i forkant. Det er laget standardskjemaer som benyttes for refusjon av reiser og utlegg. Krav til reiseregning: - Alt fylles ut på reiseregningen: navn, adresse, personnr, bankkto. til og fra og dato for hver enkelt reise formål med hver enkelt reise ved diett må klokkeslett (avreise/ankomst) oppgis - Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer): Originalkvitteringer skal alltids vedlegges. Kopier/skanning av kvitteringer godkjennes IKKE Krav til refusjon av utlegg: - Utleggskvitteringer skal alltid være originale - Kopier/skanninger av kvitteringer godkjennes IKKE. - Det skal påføres formålet med utlegget og navn på eventuelle deltagere, gavemottaker o.l, der det er naturlig. - Utleggskravet skal være signert og attestert av overordnede, etter nærmere avtale. - Utleggskravet skal leveres så fort som mulig eller etter retningslinjer i kontrakt. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

12 Økonomisk utroskap/varslingsplikt Ved mistanke om økonomiske uregelmessigheter skal styret og/eller kontrollkomiteen varsles. Varslingsplikten gjelder for samtlige medlemmer i Lørenskog Ishockeyklubb, eller på annen måte har sitt virke i klubben. Klubbdrakter/profilering Klubbens Logo Vimpler Klubben har vimpler som kan kjøpes til kapteinsoverrekkelse på turneringer hos andre klubber i innog utland. Kontakt ProShop Benyttes ofte ved profilering eksternt: Banner Drakter Klubbens har 2 sett drakter, røde og hvite. Klubbens logo skal være påført. Trykk på draktene skal være godkjent av styret. Alle drakter i LIK og LIK Elite skal ha likt design og utseende. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm

13 Alkohol Tribunekulturen skal være trygg, familievennlig og alkoholfri. På tribunene skal det derfor ikke nytes alkohol i tilknytning til konkurranseaktiviteter. I lokaler tilknyttet Ishallen gjelder de kommunale skjenkebestemmelser dersom lokalet leies ut til private, f. eks VIP-arrangement og ulike dansetilstelninger. LIK Elite skal ha en restriktiv holdning til samarbeidsavtaler med bedrifter som har en vesentlig del av sin virksomhet knyttet til salg av alkoholholdige drikke/ produkter. Samarbeidsavtale med Lørenskog Ishockeyklubb (LIK) Samarbeidet mellom allianseidrettslaget Lørenskog Ishockeyklubb og Lørenskog Ishockeyklubb Elite skal til enhver tid være regulert i en samarbeidsavtale som skal være styrebehandlet og undertegnet av begge klubbenes styreledere. Avtalen skal følge ved organisasjonsplanen til begge klubbene, og skal være godkjent av NIF og NIHF. Organisasjonsplan for Lørenskog Ishockeyklubb Elite vedtatt på stiftelsesmøte dd.mm