Organisasjonsplan. Organisasjonsplan for Egersund Dykkeklubb. Sist vedtatt med endringer 21. februar 2014

Transkript

1 Organisasjonsplan Organisasjonsplan for Egersund Dykkeklubb Sist vedtatt med endringer 21. februar 2014 Innledning Denne organisasjonsplanen skal ligge som et grunnlag for driften av Egersund Dykkeklubb (heretter forkortet EDK) i alle ledd i klubben. Den skal være et redskap for å sikre at det arbeidet som er gjort gjennom mange år i klubben enklest mulig skal kunne videreføres uavhengig av utskiftninger i styre, andre tillitsvalget og verv i klubben. Organisasjonsplanen skal til en hver tid være i tråd med de lover og regler klubben er pålagt å følge fra Norges Idrettsforbund, Rogaland Idrettskrets og Lov for EDK. Alle vedtak og bestemmelser som gjøres av styret og somhar betydning for driften av klubben skal være omtalt i organisasjonsplanen. Dersom det skal gjøres endringer i organisasjonsplanen må disse endringene vedtas på et årsmøte. Når organisasjonsplanen er vedtatt plikter alle som innehar et tillitsverv å se til at klubben drives etter denne planen. Idrettslagets formål EDK skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Styrets funksjon og sammensetning Minimums krav til styrets sammensetning er leder, nestleder, 2 styremedlemmer, (2 rugby og 2 dykking) og 1 varamedlem. Dette er altså minimumskrav, men kan bestå av flere medlemmer og varamedlemmer enn dette. Styremedlemmer kan velges til spesifikke oppgaver/verv. Styret skal: Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål og strategiarbeid, budsjett og regnskap samtoppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer foraktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse, og representere klubben utad 1 av 7

2 Disponere klubbens inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse Leder Leder klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger Står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet Delegere og fordele arbeidsoppgaver i henhold til organisasjonsplanen Innkaller til styremøter, forbereder saker og lede møtene Skal påse at lovpålagte oppgaver sendes inn til krets og forbund innen gitte frister Nestleder Fungerer som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt Bistår leder og danner et lederteam med denne Har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Fører referat over alle styremøter og medlemsmøter Tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering Varamedlem Varamedlem for styremedlemmene Styret beslutter i fellesskap om varamedlemmet skal delta på styremøtene samt eventuelt hvilke fasteoppgaver han/hun har Styret beslutter samtidig om varamedlemmet har de samme rettighetene og pliktene som de andre styremedlemmene på styremøtene Styrerepresentant dykkergruppen Være bindeleddet mellom styret og dykkergruppen Forbereder saker fra styret, distribuerer denne til alle styremedlemmer. Ansvar for å stimulere til økt dykkeaktivitet Ansvar for dykkemateriell. Styrerepresentant undervannsrugby Være bindeleddet mellom styret og undervannsrugbygruppen Være bindeleddet mellom EDK og undervannsrugbyutvalget i NDF Ansvarlig for påmelding til arrangement uv rugby skal delta på Gjennomføre den årlige lovpålagte idrettsregistreringen januar/februar Søke kommune om treningstider, sjekk kommune om søknadsfrist Søke kommunale midler sjekk med kommune for søknadsfrist 2 av 7

3 Ansvar for å innhente referater fra uv arrangementer. Publiseres videre i klubbens informasjonskanaler Ansvar for undervannsrugbymateriell Øvrige verv valgt av årsmøtet Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps og revisjonsbestemmelser. Valgkomiteen og dens plikter Diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, og rekruttere nye medlemmer til styret Før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet Under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag. Øvrige verv Kasserer dykkergruppen Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer Har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne Anviser utbetalinger Har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne Sørge for innkreving av medlemskontigenter Betale alle startkontigenter, lagskontigenter etc. Fremlegge økonomisk rapport på alle styremøter, eller på oppfordring fra leder Være klubbens kontaktledd med bank, post og kredittinstitusjoner Setter opp resultatregnskap,balanse ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet Kasserer undervannsrugby Som over 3 av 7

4 Hovedtrener undervannsrugby Alle med trener/lederoller i undervannsrugbyen skal ha gyldig politiattest og badevaktskurs Skriflig utarbeidet taktikk/strategi dokument som laget spiller etter Utarbeide plan over benyttelse av treningstider og fordeling mellom lagene Utarbeide og vedlikeholde en generell utviklingsplan for nye spillere samt ferdighetskrav/ferdighetsmålbasert på hvor lenge man har spilt (eksempelvis bestå alle fridykkerkrav i løpet av 12 måneder etter startdersom utøver eldre enn 15 år ved start. 24 måneder dersom under 15 år ved start Utvikle spillere til det norske landslaget med målsetning om minst en EDK spiller/spiller fostret av EDK på landslaget årlig Utvikle spillere til det norske juniorlandslaget med målsetning om minst 3 EDK spillere på juniorlandslaget årlig Hjelpetrener miniavdelingen Bistå hovedtrener med miniavdelingen Hjelpetrener skal ha godkjent badevaktskurs Hjelpetrener skal ha godkjent politiattest Være ansvarlig for gjennomføring av minitreninger Sørge for at nye utøvere meldes inn i klubben (PRØVEPERIODE 1 MND, passer bra med innmelding etter 1september og halv kontingent) Politiattest Politiattest skal avkreves av trenere og andre som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget.det skal også oppnevnes en vararepresentant. Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren 4 av 7

5 Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene på telefon eller på e post til politiattest@idrettsforbundet.no. Mobbing Mobbing har blitt et problem i det norske samfunnet både på sms og web. Dette er noe EDK ikke aksepterer.ved mobbing kan eventuelt mobber bli utestengt fra klubben. Forbud med kamera (mobil) i dusj og garderober. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov 4. Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem og er inndelt i følgende oppsett: Hovedmedlemskap: kr 500, Familiemedlemskap: kr 250, Junior under 16 år: kr 400, Luftkort: kr 600, Luftfylling uten kort medlemmer: kr 50, Luftfylling ikke medlemmer: kr 100, Bruk av båt utenom klubbtur: kr 0, Deltakelse i båt uten medlemskap: kr 100, Lån av bærbar kompressor utenom klubbtur: Ved innmelding etter 1. september faktureres ½ kontingent Innkrevningsrutiner Faktura sendes ut innen utgangen av februar måned basert på medlemsliste og satser fra årsmøtet. Første purring sendes 14 dager etter forfall. 1 mnd etter forfall kan medlemmer som ikke har betalt strykes uten videre informasjon. Utøverlisens NDF`s medlemsklubber har vedtatt at alle som vil være med i stevner/konkurranser i NDF må ha gyldig startlisens. Ref. lov for Norges Dykkeforbund 4. KONTINGENT, 4de ledd: For å kunne delta i en konkurransegren approbert av Norges Dykkeforbund, må deltagerne ha startlisens. Dykketinget fastsetter lisensens størrelse. Lisensen følger kalenderåret. Lisens kan kun løses av medlemmer i Norges Dykkeforbund som innehar nødvendig sertifikat for den aktuelle gren. 5 av 7

6 Egersund Dykkeklubb har vedtatt at alle medlemmer (undervannsrugby) skal betale lisens f.o.m. 13 år, slik at de blir forsikret gjennom idrettskadeforsikringen. Faktura vil bli sendt den enkelte utøver. Startkontingent Startkontingent på stevner betales av klubben. Reklame/sponsoravtaler Alle sponsorer avtaler skal godkjennes av styret Dugnad/Loddsalg Styret har ansvar for å vurdere behov for dugnader med formål å skaffe klubben inntekter. Alle medlemmer skaletter beste evne bidra på oppfordring. Tidligere dugnadsinnsats for klubben annulleres for alle medlemmer ved ny årskontingent. Lønn, honorar og godtgjørelser. EDK drives på frivillig basis, det gis ikke godtgjørelse til styret i form av lønn eller honorar Som en del av rekruttstrategien for uv rugby lønnes en trener i miniavdelingen med 100, pr time trening Økonomisk utroskap/varslingsplikt Det er viktig at klubbens regnskap og håndtering av klubbens penger og verdier håndteres etter vanlig regnskapsskikk. Alle innbetalinger føres inn i klubbens regnskap, og alle uttak dokumenteres med kvitteringer som bilag. Skal det foretas kontantutbetalinger eller tas ut forskudd, da skal dette dokumenteres skriftlig ved at bilag beskriver grunn for utbetaling, samt signeres av regnskapsansvarlig og mottaker. Regnskap skal kontrolleres og godkjennes minimum en gang pr år. Ved uregelmessigheter i regnskap, eller mistanker om at innbetalinger av enhver art ikke blir bokført, da skal klubbens fulle styre umiddelbart varsles slik at nødvendige tiltak iverksettes. Ved underslag skal politiet umiddelbart varsles. 6 av 7

7 Klubbdrakter/profilering Logo Klubbens hovedlogo ser slik: Drakter og utstyr Logo kan brukes på badebekledning, utstyr etc. som brukes ellers selges i klubben. Undervannsrugbygruppen har også godkjent EGERSUND UNDERVANNRUGBY som tekst i tillegg til logo. Trykk som brukes til profilering skal være godkjent av styret. 7 av 7