HMS-PLAN Etterstad Sør borettslag

Transkript

1 HMS-PLAN 2016 Etterstad Sør borettslag

2 1. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET BAKGRUNN FOR ARBEIDET BORETTSLAGETS MA L FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID STYRETS SAMMENSETNING HMS I HVERDAGEN OM LOVER OG FORSKRIFTER OG TILGJENGELIGHET ARBEID UTFØRT AV EKSTERNE FIRMAER/PERSONER HVEM GJENNOMFØRER INTERNKONTROLLER OM HMS-planen ORGANISASJONSSTRUKTUR FOR BORETTSLAGET FAKTA OM BORETTSLAGET HVEM KONTAKTES? FORSIKRING INFORMASJON TIL BEBOERE ARBEIDSRUTINER INNENFOR HMS - OMRA DET RISIKOFORHOLD VEDLIKEHOLD OG KONTROLL AV UTEAREALER OG BYGNINGER DUGNAD LEKEPLASSEN OG LEKEPLASSUTSTYR BYGNINGER OG UTEAREALER VÅTROM OG VENTILASJON ELEKTRISK ANLEGG OG UTSTYR SKADEDYRBEKJEMPELSE AVFALLSHÅNDTERING SORTERING AV AVFALL CONTAINER KRAV TIL LEVERANDØRER BRANN OG ULYKKER Ma l med brannvern Målsetninger for brannsikkerhetsarbeidet BEREDSKAP Styrets arbeid etter brann og større ulykker RØMNINGSVEIER BRANNINNSTRUKS HANDLINGSPLAN... 7 Vedlegg - Branninstruks

3 1. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 1.1 BAKGRUNN FOR ARBEIDET Alle borettslag er pliktige til å ha en HMS-plan på lik linje med arbeidsplasser. Hensikten er å verne om liv, helse og materielle verdier, samt å skape et godt miljø for beboere. Internkontroll er definert som systematiske tiltak som skal sikre at borettslagets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er nedsatt i HMS- lovgivningen. Styret i borettslaget har etter loven ansvar på vegne av laget til å gjennomføre de tiltak som følger direkte av borettslagsloven eller annen lovgivning som borettslaget er underlagt. Styret har ansvaret for at internkontroll blir gjennomført, også der hvor eksterne konsulenter blir benyttet. Alt arbeid dokumenteres. Styret har plikt til å arbeide systematisk med HMS-arbeid på fellesarealer. Styret plikter i tillegg å gjøre andelseiere oppmerksom på det ansvar den enkelte har etter lov og forskrift. Informasjon om andelseierens ansvar er tilgjengelig på borettslagets nettsider. 1.2 BORETTSLAGETS MA L FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID Etterstad Sør borettslag vil prioritere arbeidet med helse, miljø og sikkerhet for å høyne kvaliteten på vårt daglige arbeid, øke trivselen og for å unngå skader på personer og eiendom. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og lønnsomhet. Borettslagets HMS-mål er: Borettslaget skal ikke oppleve skader på personer, bygninger eller natur som følge av sin aktivitet. HMS-arbeid skal skje hver dag! 1.3 STYRETS SAMMENSETNING Borettslaget etterstreber at det ikke forekommer forskjellsbehandling basert på kjønn eller bakgrunn. 2. HMS I HVERDAGEN 2.1 OM LOVER OG FORSKRIFTER OG TILGJENGELIGHET Borettslaget skal ha aktuelle lover og forskrifter tilgjengelig for alle beboere på nettsiden. Ansvarlig for HMS-planen er styret ved styreleder og HMS-ansvarlig. 2.2 ARBEID UTFØRT AV EKSTERNE FIRMAER/PERSONER Oppdrag som ikke løses av intern vaktmestertjeneste gis enkeltfirmaer eller enkeltpersoner. Slike oppdrag innebærer ikke HMS-ansvar for borettslaget, men borettslaget har etter internkontrollforskriften 6 ansvar for å sikre at oppdragstagere har tilfredsstillende internkontroll. Det skal ved oppdrag av omfattende karakter, som særlig kan medføre eksponering i forhold til arbeidsrisiko mv., bes om samsvarserklæring iht. HMS-regelverket. Vaktmester har egen stillingsbeskrivelse som spesifiserer HMS-ansvaret til vaktmesterens arbeid. 2.3 HVEM GJENNOMFØRER INTERNKONTROLLER Styret har ansvar for å gjennomføre internkontroller, slik som for eksempel undersøkelse om hvor beboere oppbevarer propan, status på ildsteder, etc. Beboere har til en hver tid plikt til å melde fra til styret om ting de oppdager eller mistenker kan være farlig. Styret har ansvar for å prioritere sakene etter viktighets-/farlighetsgrad. 2.4 OM HMS-planen Denne HMS-planen skal revideres årlig. Den reviderte HMS-planen skal være klar i god tid før generalforsamling, slik at eventuelle saker kan tas opp til behandling. 3

4 HMS-planen skal ligge tilgjengelig på borettslagets nettsider. HMS-planen skal inneholde: Liste over ansvarsområder, hvem som skal gjøre hva om noe skjer, og eventuelle telefonlister, slik at alle vet hvor de skal henvende seg. Det nye styrets kontaktinformasjon og ansvarsområder skal henge tilgjengelig i alle oppganger. Rapport fra forrige års HMS-runde 3. ORGANISASJONSSTRUKTUR FOR BORETTSLAGET 3.1 FAKTA OM BORETTSLAGET Etterstad Sør ble bygget i årene , og innflyttet fra juni 1950 til oktober Borettslaget Etterstad Sør som styreform ble formelt stiftet den 20. oktober Borettslaget består av til sammen 301 leiligheter i 20 blokker. De aller fleste leiligheter har tre rom (264 stk). Det er en to-romsleilighet, og 36 stk etromsleiligheter. Borettslaget kjøpte tomten i 1986 fra Oslo kommune. Eiendommen har følgende gårds- og bruksnummer: Forretningsfører er OBOS. Tomtearealet er m2, gulvareal m2 og netto bo/leieareal er m2. Utnyttelsesgrad er 0, HVEM KONTAKTES? Tema Beskrivelse Kontakt Akutt vannlekkasje/ kloakkstopp Akutt vannlekkasje Steng stoppekraner Kloakkstopp meld også fra til naboer Styret må informeres Brannvarslingsanlegg Skade i leiligheten Fuktskjolder i tak, vegger mv Etter lekkasje Dagtid: Vaktmester Hele døgnet: Rørleggersentralen 24t W.R. Berkley Insurance Norway/Ammra Bokhari/ Vaktmester kan kontaktes Utekran Lekkasje Vaktmester/Styret/Rørlegger TV-signaler/Digital dekoder Ordensforstyrrelser Nøkler Enkel bistand GET / Etterstad Kabel-TV Get Styret Ved hast/mer alvorlige forhold Politi 02800/112 Vaktmester Renovasjon Oslo Kommune Renovasjonsetaten Forsikring Døgnbemannet alarmtelefon: Parkeringsplass-kontroll Smart Security Porttelefon Qualitronic Odd Jubal-Andersen & Co AS Vaktmester Trappevask Eksternt firma Styret Vaskeri Vaktmester Navneskilt Qualitronic Odd Jubal-Andersen & Co AS

5 3.2.2 FORSIKRING Borettslagets eiendommer er forsikret i W.R. Berkley Insurance Norway, Postboks 2883 Solli, 0230 Oslo, med polisenummer , kundenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Ved alle typer skader er det viktig at forsikringsselskapet raskt blir informert. Borettslagets kontaktpersoner er Ammra Bokhari, abokhari@wrberkley.com. Hun kan nås på telefon Utenom normal arbeidstid, for skader som haster, benyttes telefon (Døgnbemannet alarmtelefon). Ved skade skal beboerne gjøre det som er mulig for å begrense skadeomfanget. Dette innebærer at beboere selv kan kontakte håndverkere (f. eks rørlegger) før takstmann har blitt kontaktet. Håndverkere bør bestilles gjennom vaktmester om mulig. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor andelseiers ansvar. Den enkelte andelseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre INFORMASJON TIL BEBOERE Borettslaget informerer sine beboere gjennom egne nettsider og rundskriv ARBEIDSRUTINER INNENFOR HMS - OMRA DET Aktivitet Frist Ansvar HMS-plan revideres Årlig Styret Handlingsplan Årlig Styret HMS-runde Årlig Styret v/hms-ansvarlig Dugnad Våren Styret Kontroll av lekeplassen Årlig HMS-ansvarlig Spesialavfall Ved behov Den enkelte beboer Rømningsveier Fortløpende Den enkelte beboer/ HMS-ansvarlig Branninstruks Årlig Styret v/hms ansvarlig Vedlikehold/kontroll av Årlig Styret brannvarslingsanlegg Kontroll av brannslukningsapparat og røykvarslere i leilighetene Årlig Den enkelte beboer med påminnelse fra styret 4. RISIKOFORHOLD Styret jobber systematisk med å kartlegge og avdekke eventuelle risikomomenter, problemer, feil og mangler for å forbedre HMS-standarden. Alle som utfører arbeid for borettslaget skal alltid foreta en sikker jobb-analyse i forkant av påbegynt arbeid for å redusere risikoen for eventuelle uheldige situasjoner. De mest kritiske aktivitetene/områdene i borettslaget er Arbeid som utføres med maskinelt utstyr Biltrafikk langs adkomstveier Branntilløp i forbindelse med matlaging i leiligheter Arbeid høyere enn 3 meters høyde Sjekkliste for vurdering av risikoforhold: Sannsynlighet * konsekvens = risiko er en god kalkulator å bruke. Hva kan gå galt Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme Hva kan vi gjøre for å hindre dette Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer Hvis det oppstår nestenulykker, feil eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks og meddeles styrets leder. 5

6 5. VEDLIKEHOLD OG KONTROLL AV UTEAREALER OG BYGNINGER 5.1 DUGNAD Det skal avholdes dugnad en gang i året, men styret kan kalle inn til dugnader hvis andre behov oppstår. Den faste dugnaden skal avholdes i forkant av 17. mai. 5.2 LEKEPLASSEN OG LEKEPLASSUTSTYR Borettslagets lekeplass skal tilfredsstille kravene i forskrift om lekeplasser og lekeplassutstyr. Lekeplassen kontrolleres den av eksternt firma hvert år og av styret under den årlige HMS-runden. 5.3 BYGNINGER OG UTEAREALER Styret har ansvar for å utarbeide og oppdatere en vedlikeholdsplan for bygninger og utearealer, og følge opp denne. Beboer har også et eget vedlikeholdsansvar, for både indre og ytre arealer. For mer informasjon: se borettslagets vedtekter og hjemmeside VÅTROM OG VENTILASJON Den enkelte andelseier har ansvaret for rengjøring og kontroll av våtrom, avløp og ventilasjon i egen boenhet. Feil og mangler rettes opp umiddelbart, på andelseiers regning, dersom ikke annet er avtalt. Feil og mangler som har betydning for øvrige beboere, må varsles styret snarest ELEKTRISK ANLEGG OG UTSTYR Den enkelte andelseier har ansvar for kontroll av det elektriske anlegget i egen boenhet. Ved feil og mangler er det andelseieren selv som må bekoste autorisert elektroinstallatør. 5.4 SKADEDYRBEKJEMPELSE Andelseier er ansvarlig for å å overvåke egen bolig med hensyn til insekter, maur, rotter etc. Naboer skal varsles ved skadedyrbekjempelse, og faresignaler og forhåndsregler skal tas til etterretning. Kun autoriserte skadedyrbekjempere har lov til å å benytte skadedyrsbekjempende midler av meget giftig art. 6. AVFALLSHÅNDTERING 6.1 SORTERING AV AVFALL Alt avfall i borettslaget skal sorteres i henhold til Oslo kommunes gjeldende retningslinjer for avfall. Husk på at all mat som ligger ute tiltrekker seg skadedyr som rotter, veps, grevlinger og fugler. Alle poser i tillegg til restavfall kastes i samme søppelbrønn. Er brønnene fulle, ta avfallet med deg hjem igjen, og legg det ut når brønnen er tømt. Det er ikke lov å stille avfall utenfor søppelbrønnene. Ytterligere informasjon om avfallshåndtering finnes på borettslagets nettsider CONTAINER En gang i året leier borettslaget container for restavfall. I container kan usortert avfall kastes, men styret oppfordrer beboere til å resirkulere fullt brukbare artikler ved å gi det til veldedige organisasjoner eller lokale loppemarkeder. For info om loppemarked i nærområdet, sjekk ut loppemarked.info Beboerne kan da bære ut ting som skal kastes/resirkuleres rett utenfor inngangene. Vaktmester sorterer og kaster i en innleid container. Dette blir informert om i god tid i forkant via et rundskriv. 6.3 KRAV TIL LEVERANDØRER Det forventes at leverandører som benyttes av borettslaget tar med seg emballasje og kildesorterer dette. 6

7 7. BRANN OG ULYKKER 7.1 Ma l med brannvern Borettslaget skal ikke ha uønskede hendelser som medfører personskade eller skade på bygning eller inventar Målsetninger for brannsikkerhetsarbeidet Alle beboere skal være kjent med borettslagets brannsikkerhetsarbeid. De skal ha satt seg inn i gjeldende instrukser og ha kjennskap til bruk av boligens slukkeutstyr. Borettslaget skal være vedlikeholdt av en slik karakter at sannsynligheten for uønskede hendelser holdes lav. Borettslaget skal framstå som ryddig og alle rømningsveier skal være frie. 7.2 BEREDSKAP Styret skal forsøke å holde oversikt over leiligheter/beboere som trenger ekstra tilsyn eller hjelp ved brann og ulykker. Beboere i blokker der dette er tilfelle skal informeres om dette, slik at beboerne kan hjelpe til i en krisesituasjon. Styret holder oversikt over når borettslagets slukkeutstyr skal kontrolleres eller skiftes ut og minner beboere på å bytte batteri i røykvarslere Styrets arbeid etter brann og større ulykker Styreleder melder fra om brann og ulykker til forsikringsselskapet, første virkedag etter ulykken inntreffer. Styret/styremedlem som er tilgjengelig og mottar beskjed om brann eller ulykke, avtaler med eksternt firma om snarlig opprydning på /rundt området, samt påfylling/bytting av brannslukningsapparater som har vært i bruk. Styret informeres om ulykken og følgene ved første styremøte etter at ulykken inntraff. Ved ulykker med katastrofal utgang skal styreleder innkalle til ekstraordinært styremøte. 7.3 RØMNINGSVEIER Rømningsveier skal til enhver tid ha fri passasje. Alle blokker har rømningsvei via loft og kjeller via oppgangene. 7.4 BRANNINNSTRUKS Branninstruksen skal ligge tilgjengelig på borettslagets nettside og i alle oppganger. 8. HANDLINGSPLAN Etter den årlige HMS-runden skal HMS-ansvarlig utarbeide en handlingsplan. Denne handlingsplanen tar for seg saker som ble oppdaget under HMS-runden eller fra forslag fra beboere. Her skal det legges inn tiltak om hva som skal gjøres, hvem som har ansvaret og frist for å gjennomføre tiltaket. Vedlegg: - Branninstruks 7

8 Vedlegg - Branninstruks I følge ny lov om brannvern er hver enkelt leilighetseier selv forpliktet til å sørge for at det er godkjent brannslukningsapparat og røykvarsler i leiligheten. Brannslukkingsapparat og røykvarsler i din leilighet skal følge leiligheten og må ikke fjernes ved flytting. Alle beboere fikk nye brannslukkingsapparater i mai Høsten 2015 fikk vi nytt brannvarslingsanlegg i vårt borettslag. Ny branninstruks gjelder fra september HOVEDREGEL: EN UTLØST ALARM ER ALLTID REELL. 1. Iverksett umiddelbart evakuering av deg selv og andre. 2. Gjør deg kjent med rømningsveier. 2. HVIS BRANN OPPSTÅR Hvis mulig, prøv å slukke. Trykk på manuell brannmelder ved inngangspartiet i oppgangen hvis brannalarmen ikke er utløst. Iverksett evakuering. Ring brannvesenet Samlingsplass foran inngangspartiet, men i god avstand fra blokken. 3. HVIS BRANNALARMEN GÅR: Lukk dører og vinduer. Evakuer deg selv og andre. Dersom det er tvil om det er falsk alarm - ring brannvesenet på 110. Samlingsplass foran inngangspartiet, men i god avstand fra blokken. Alarmen kan tilbakestilles av beboer når det helt sikkert er falsk alarm. Beboer må da først bekrefte korrekt brannmelder som er utløst ved å avlese utløst alarm på betjeningspanel, samt med sikkerhet lokalisere korrekt brannmelder. Ring vakttelefon for veiledning hvis nødvendig