Konkurransegrunnlag. Forespørsel om finansiering og hovedbankforbindelse for Lofotkraft Holding AS. (med datterselskaper)

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Forespørsel om finansiering og hovedbankforbindelse for (med datterselskaper) 11. januar

2 INNHOLD 1 INNLEDNING GENERELT Definisjoner Nærmere om Oppdragsgiver Nærmere om Oppdraget Oppbygging av konkurransegrunnlaget og kontrakten GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONKURRANSEREGLER Lov og forskrift som grunnlag for konkurransen Tilgang til konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlag Sikring av konkurransegrunnlaget Tolkning av konkurransegrunnlaget Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Presentasjon av Lofotkraft og konkurransegrunnlaget Tilbudet Tilbudsåpning Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Avvisning Behandling av tilbudet Deltilbud Underleverandør KVALIFIKASJONSKRAV Minimumskrav attester Minimumskrav Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Minimumskrav - Implementering Minimumskrav Tilbyders lokalisering KONTRAKTSTILDELING- OG INNGÅELSE Tildelingskriterier Kontraktsinngåelse TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudsbrev Oppdragsbeskrivelse til Tilbudet Dokumentasjon knyttet til kundeteam og referanser BILAG Kvalifikasjonsgrunnlag HMS-erklæring Evalueringsmatrise for pris Evalueringsmatrise for kundeteam Side 2 av 25

3 1 INNLEDNING (org.nr ) heretter Lofotkraft - gjennomfører herved en konkurranse med forhandling innen banktjenester og inviterer til å gi tilbud på det Oppdraget som er nærmere beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. FinCorp AS er engasjert for å bistå selskapet med å gjennomføre denne konkurransen. Konsernet har et investeringsprogram i perioden på samlet ca. NOK 655 mill. Dette søkes i hovedsak lånefinansiert. I tillegg har konsernet et refinansieringsbehov på ca. NOK 340 mill. Samlet finansieringsbehov vil være anslagsvis NOK 940 mill. Lofotkraft har satt opp en tentativ tidsplan for prosessen frem til vedståelsesfristens utløp: Konkurransegrunnlag lagt ut på Doffin 11. januar Frist for innlevering av kvalifikasjonsgrunnlag 25. januar kl. 12 Presentasjon av Lofotkraft og konkurransegrunnlaget i Svolvær januar (separate møter) Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 13. februar Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 25. februar kl. 12 Lukket tilbudsåpning 25. februar kl. 13 Tilbudspresentasjon og forhandlinger med aktuelle tilbydere ut 5-6. mars fra tildelingskriteriene, jfr. avsnitt 5.1. Sluttforhandlinger Uke 11 Målsetning om tildeling Uke 12 Klagefrist (minimum 14 dager etter tildeling) Uke 14 Tentativ dato for inngåelse av kontrakt 12. april Vedståelsesfrist 30. april Informasjon om hvem som er valgt som Leverandør vil bli bekjentgjort til alle som har levert tilbud. Oppstart og implementering av Oppdraget er planlagt å påbegynnes ultimo april. Det er en forutsetning at det i Tilbudet legges opp til en implementering i overensstemmelse med dette Side 3 av 25

4 2 GENERELT 2.1 Definisjoner I dette dokumentet menes med: Bilag Kontraktsinngåelsen Oppdraget Oppdragsgiver Leverandør Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene i konkurransegrunnlaget. Dato for signering av Avtaledokumentet Den ytelse som skal leveres av Leverandøren i henhold til kontraktens bestemmelser (Lofotkraft). Se nærmere beskrivelse av selskapet i punkt 2.2 Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av Oppdraget i Lofotkrafts konkurranse. Oppstartsdato Ultimo april Tilbyder Underleverandør Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Leverandør til Lofotkraft, dvs. at selskapet har registrert seg som deltager i konkurransen og tatt ut konkurransegrunnlaget i den hensikt å legge inn tilbud. Et selskap som Leverandør benytter for å utføre deler av Oppdraget beskrevet i denne kontrakt Side 4 av 25

5 2.2 Nærmere om Oppdragsgiver Lofotkraft er morselskapet i konsernet Lofotkraft, som er et regionalt energikonsern med virksomhet i hele Lofoten. Konsernet eies av de seks Lofotkommunene. Lofotkrafts oppgave er å trygge hverdagen til sine kunder og investere i fremtidige løsninger som underbygger dette. Konsernets kjernevirksomhet er transport av strøm gjennom eget distribusjonsnett. Lofotkrafts verdikjede inneholder også fakturering, avregning, produksjon og salg av strøm. Konsernet satser i tillegg på informasjons- og kommunikasjonsteknologi gjennom utbygging av høyhastighets fibernett i Lofoten. Lofotkrafts eierskap innen installasjonsvirksomhet er også nært knyttet opp til konsernets hovedverdikjede. Videre bidrar konsernet til å nå den nasjonale målsettingen om realisering av større andel fornybar energiproduksjon gjennom prosjekter innenfor hav- og tidevannsstrøm samt vindkraft. Lofotkraft-konsernet hadde pr ansatte, knapt NOK 159 mill. i driftsinntekter og en egenkapital på ca. NOK 539 mill. Organisasjonskartet nedenfor viser de selskap i Lofotkraft-konsernet som skal omfattes av bankavtalen. Lofotkraft har i tillegg eierandeler i Kraftinor AS, Nordnorsk Havkraft AS og Fr. Wangsvik AS. Disse selskapene skal ikke inngå i ny bankavtale. Lofotkraft-konsernet består av: Selskapsnavn Org.nr Hovedoppgaver Morselskap i konsernet Lofotkraft Lofotkraft AS Overføring av elektrisk energi. Eier og driver regionalnettene i Lofoten, samt distribusjonsnettet i konsesjonsområdet Lofotkraft Bredbånd AS Leverer høyhastighets bredbåndstjenester Lofotkraft Produksjon AS Produksjon, kjøp og salg av elektrisk energi Lofotkraft Vind AS Kartlegge mulighetene for rentabel vindkraftproduksjon i Lofoten, samt å utvikle mulige vindkraftområder frem til konsesjonsbehandling og realisering. Lofotkraft Fakturaservice AS Administrere faktura- og avregningsprosessen for nettselskaper og kraftleverandører Lofotkraft Eiendom AS Eie, leie ut og drifte fast administrativ eiendomsmasse Hovdan AS Totalleveranse av elektroentreprenørtjenester Side 5 av 25

6 Nøkkeltall for Lofotkraft ( ): Produksjon: 58,1 GWh Overført kraft 382 GWh Omsetning: NOK 159 mill. Antall nettkunder Antall ansatte: 152 Bokført totalkapital: NOK mill. Bokført egenkapital: NOK 539 mill. Eiere: Vestvågøy kommune: 41 % Vågan kommune: 41 % Flakstad kommune: 6,5 % Moskenes kommune: 6,5 % Værøy kommune: 3,0 % Røst kommune: 2,0 % For ytterligere informasjon vises det til hjemmesiden: Konsernet Lofotkrafts vesentligste geskjeft er drifting og vedlikehold av strømnettet i Lofoten. Dette gjøres gjennom nettselskapet i konsernet, Lofotkraft AS. Lofotkraft AS er på bakgrunn av sin monopolvirksomhet underlagt reguleringen til NVE (Norges vassdrags- og energidirektorat). Denne reguleringen styrer vurderingen knyttet til hvilke investeringsoppgaver selskapet må/bør gjennomføre. Lofotkraft AS er for tiden inne i en kraftig reinvesteringsfase og representerer i så måte store deler av konsernets investeringsplaner fremover. Av konsernets totale investeringsplaner 2016 på NOK 655 mill., representerer Lofotkraft AS NOK 590 mill. I tabellen under er de største enkeltinvesteringene i denne tidsperioden listet opp: År Investeringsoppgave Kostnad (NOK mill.) Ny transformator på Fygle 43 Ny høyspentlinje Flakstad Ny regionalnettslinje Kanstadbotn Kvitfossen Nye målere av typen AMS Ny høyspentlinje Kroknes Ny høyspentlinje/sjøkabel Forsfjorden Ny transformator på Kleppstad Ny regionalnettslinje Fygle Ny regionalnettslinje Mølnosen 18 TOTALT 391 Av tabellen ovenfor fremgår det at investeringsaktiviteten varierer fra år til år, dette har ulike årsaker. En av årsakene er at alle større prosjekter krever en konsesjonsbehandling hos NVE. For de oppgavene som er nevnt ovenfor er søknadene sendt, men alle forhold er ikke helt avklart. Selskapet må derfor korrigere planene etter hvert dersom den eksterne behandlingen og eventuelt lovgivning tilsier at planene ikke kan gjennomføres. Selskapet erfarer således at det ofte må endres på investeringsplanene fra år til år. Selskapet pålegges også oppgaver som ikke er basert på en direkte vurdering av en sikrere strømforsyning, men som er av regulatorisk karakter. Et eksempel er at selskapet innen 2016 skal ha byttet ut alle strømmålere hos kundene i nettet til AMS-målere, hvilket medfører en investering på NOK 45 mill. I perioden har konsernet også planer om å iverksette renovering og reinvesteringer i noen av konsernets vannkraftanlegg. Disse anleggene driftes og vedlikeholdes gjennom selskapet Lofotkraft Produksjon AS. Disse planene beløper seg til rundt NOK 31 mill. i perioden Side 6 av 25

7 Siden 2006 har konsernet, gjennom Lofotkraft Bredbånd AS, satset på bygging av fibernett i Lofoten. Denne byggingen er i ferd med å gå inn i en roligere fase, men selskapet har i den siste tiden hatt en del samarbeidsprosjekter med fylkeskommunen hvor man sammen har finansiert utbygging av fibernett til kommersielt ulønnsomme områder. Slike prosjekter antas også skje i den kommende tiden, i tillegg til at selskapet har noen planer om mindre fortetninger i eksisterende områder. Selskapet estimerer derfor investeringer i fibernettet i perioden på NOK 34 mill. De omtalte investeringene i de ulike selskapene i konsernet gir et akkumulert investeringsvolum i konsernet som følger i perioden : 2.3 Nærmere om Oppdraget Oppdragsgiver ønsker leveranse av finansiering og hovedbanktjenester til konsernet. Disse tjenestene omfatter i hovedsak, men er ikke begrenset til, følgende produktområder; Flervaluta konsernkontosystem for Lofotkraft Enkeltstående konti (skattetrekks-/depot-/oppgjørskonti etc.) Kassekreditt NOK 100 mill. Langsiktig trekkfasilitet NOK 500 mill. Langsiktig finansiering NOK 340 mill. Garantiramme NOK 10 mill. Handlelinjer rente- og valutainstrumenter Betalingsformidling Finansiell og teknisk rådgivning (kundeteam) Nettbanktjenester Ovennevnte finansieringsbehov er indikativt, og vil bli fastsatt i tilbudsmøtene i Svolvær januar. Se avsnitt 6.2 for utfyllende informasjon om Oppdraget Side 7 av 25

8 2.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget og kontrakten Konkurransegrunnlaget består av følgende: 1. Dette dokument som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til kontraktsinngåelse samt en oppdragsbeskrivelse. 2. Kvalifikasjonsgrunnlag. Bilag HMS-erklæring. Bilag Evalueringsmatrise for pris. Bilag Evalueringsmatrise for kundeteam. Bilag 7.4 Tilbyder skal vedlegge sitt utkast til avtale med Tilbudet. Punkt 2, 3, 4 og 5 ovenfor bes fylt ut av Tilbyder. Selve kontrakten ønskes å bestå av bankavtalen (som Tilbyder skal vedlegge et utkast til i Tilbudet), tilbud med tilbudsbrev, konkurransegrunnlaget og evalueringsmatrisen for pris (bilag 7.3.) Side 8 av 25

9 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONKURRANSEREGLER 3.1 Lov og forskrift som grunnlag for konkurransen Konkurransen gjennomføres i henhold til Forsyningsforskriften av nr Valgt anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger. 3.2 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget distribueres til leverandører registrert i Doffin. 3.3 Kvalifikasjonsgrunnlag Tilbyder skal bekrefte mottakelsen av konkurransegrunnlaget og om mottaker har til hensikt å inngi Tilbud ved å fylle ut og returnere vedlagte kvalifikasjonsgrunnlag (bilag 7.1.) på e-post til oyvind.lovdal@lofotkraft.no samt carl.fredrik.morken@fincorp.no og thomas.colliander@fincorp.no senest 25. januar, kl. 12:00. Kvalifikasjonsgrunnlaget skal leveres fullstendig utfylt med vedlegg av de dokumentasjonskrav som følger av avsnitt Sikring av konkurransegrunnlaget Konkurransedokumentene med vedlegg skal betraktes som fortrolige, og skal sikres deretter. Konkurransedokumentene skal makuleres umiddelbart dersom Tilbyder ikke har til hensikt å levere tilbud. Dokumentene skal ellers makuleres umiddelbart etter endt vedståelsesfrist. Tilbyder skal ikke komme med noen offentlige uttalelser vedrørende denne konkurransen med forhandlinger uten først å ha innhentet skriftlig godkjennelse fra Lofotkraft. 3.5 Tolkning av konkurransegrunnlaget Tilbyder er selv ansvarlig for å skaffe seg full innsikt i alle forhold som må belyses for å gi et fyllestgjørende tilbud. 3.6 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal kun gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til: FinCorp AS ved carl.fredrik.morken@fincorp.no og thomas.colliander@fincorp.no. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil bli distribuert til samtlige tilbydere i anonymisert (omarbeidet) form. Slike spørsmål må være sendt ovennevnte e-postadresser senest 13. februar. I perioden frem til tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Alle tilbydere får informasjon om dette ved utsendelse av e-post Side 9 av 25

10 3.7 Presentasjon av Lofotkraft og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver inviterer til separate møter med Tilbyderne januar i Lofotkrafts lokaler i Svolvær. Møtene holdes på norsk og vil inneholde en presentasjon av Lofotkraft og en gjennomgang av konkurransegrunnlaget. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye før møtene og sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget før møtene avholdes slik at spørsmål i størst mulig grad kan besvares i møtene. Det vil imidlertid også være anledning til å stille spørsmål på møtene. 3.8 Tilbudet Tilbudet skal utarbeides på norsk og sendes pr. e-post merket: Forespørsel om hovedbankforbindelse til Lofotkraft AS v/ Øyvind Løvdal oyvind.lovdal@lofotkraft.no samt til FinCorp AS FinCorp AS Carl Fredrik Morken og Thomas Colliander carl.fredrik.morken@fincorp.no thomas.colliander@fincorp.no Tilbudet må være mottatt på ovennevnte e-postadresser innen 25. februar kl. 12:00. Ethvert Tilbud mottatt etter fristen vil ikke bli tatt i betraktning. Tilbyderen skal innlevere etterspurt dokumentasjon iht. avsnitt 6. Det påhviler Tilbyder å dokumentere sitt tilbud tilstrekkelig. Tilbudet skal være kredittgodkjent. Tilbudet skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en person Oppdragsgiver kan kontakte for avklaring av uklarheter osv. i tilbudet og som vil være deltager i eventuelle forhandlinger. Tilbud er bindende for Tilbyder frem til 30. april (vedståelsesfrist). Enhver kostnad for Tilbyder ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet samt gjennomføring av eventuell forhandlinger skal dekkes av Tilbyder. 3.9 Tilbudsåpning Det gjennomføres en lukket tilbudsåpning 25. februar kl. 13: Side 10 av 25

11 3.10 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Alle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten kan inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å selv vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det vises for øvrig til bestemmelsene om avvisning av tilbud på grunn av forbehold og lignende i Forsyningsforskriften Avvisning Oppdragsgiver foretar eventuell avvisning av tilbud ihht. Lov om offentlige anskaffelser av nr. 69 og forsyningsforskriften Behandling av tilbudet Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. punkt 5.1. Oppdragsgiver vil forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår og pris. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig av Tilbyder i et revidert tilbud. Forhandlingene vil skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Oppdragsgiver ihht. pkt Deltilbud Det er ikke anledning til å gi et tilbud på kun deler av Oppdraget, for eksempel kun en tjeneste Underleverandør Det er anledning til å benytte underleverandører. Det forutsettes at Oppdragsgiver kun forholder seg til Tilbyder i forbindelse med avtalemessige forhold. Tilbyder skal opplyse om hvilke underleverandører som benyttes Side 11 av 25

12 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Minimumskrav attester Tilbyder er et lovlig etablert foretak. Norske Tilbydere: Firmaattest Tilbyder må ha konsesjon til å drive bank i Norge. Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Tilbyder skal ha et fungerende HMS system Utenlandske Tilbydere med kontor i Norge: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjon på bankkonsesjon (fra Finanstilsynet) kan bli avkrevd. Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor Tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal fremlegge en egenerklæring, i samsvar med vedlagte mal (bilag 7.2.), om at Tilbyder oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 4.2 Minimumskrav Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Det kreves tilfredsstillende økonomi Henvisning til Tilbyders resultatregnskap og balanse, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. 4.3 Minimumskrav - Implementering Det forutsettes at oppstart og En skriftlig bekreftelse på at Tilbyder vil implementering av Oppdraget kan kunne oppfylle dette kravet. gjennomføres fra og med ultimo april. 4.4 Minimumskrav Tilbyders lokalisering Tilbyder skal ha kontor i Norge med En skriftlig bekreftelse på at Tilbyder kunderådgivere som snakker et skandinavisk oppfyller dette kravet. språk Side 12 av 25

13 5 KONTRAKTSTILDELING- OG INNGÅELSE 5.1 Tildelingskriterier Det er av vesentlig betydning at det klart og tydelig framkommer hvilke rentebetingelser, kapitaliseringsregler, provisjoner, valuteringsregler og gebyrer som inngår i de tjenester som Lofotkraft regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Det er også viktig at Tilbyder klargjør kundeteamets rolle og organisering. Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteria slik: Tildelingskriterier Vekting av hvert hovedkriterium Pris Pris/godtgjørelse, basert på Tilbyders input i bilag % Tilbyder bes om å fylle ut bilag 7.3 Finansiering Evne og vilje til å delta i Oppdragsgivers finansiering, ref. pkt b-d Bankens krav til Oppdragsgivers sikkerheter og finansielle covenants, ref. pkt h. Kvalitet Kvalitet på leveranse i henhold til Tilbyders input under pkt a-j. Betjeningskonsept og kundeteam % % Tilbyder bes om å besvare dette under punkt b d, h Tilbyder bes om å besvare dette under punkt a - j Vurdering av tilbudt kundeteam og betjeningskonsept, ref. pkt k-l. og tilbyders input i bilag % Tilbyder bes om å besvare dette under punkt k-l., samt fylle ut bilag Kontraktsinngåelse Alle tilbydere vil motta en meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Kontrakt vil bli inngått etter utløpet av klagefristen Side 13 av 25

14 6 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudet skal organiseres etter følgende modell: 1. Tilbudsbrev 2. Oppdragsbeskrivelse 3. Forslag til kontrakt 4. Evalueringsmatrise for pris (bilag 7.3) 5. Evalueringsmatrise for kundeteam (bilag 7.4) Minimumsinformasjon som skal følge de enkelte delene er beskrevet nedenfor. 6.1 Tilbudsbrev Tilbudet skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos Tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 3.8. Bekreftelse på avtalens løpetid Bekreftelse på av Tilbudet er kredittgodkjent Tilbyders kontaktperson En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold ref. punkt Oppdragsbeskrivelse Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Konkurransegrunnlaget skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt Tilbyder skal besvare krav og betingelser angitt i Konkurransegrunnlaget etter samme inndeling/overskrifter som angitt nedenfor. I tillegg må Tilbyder fylle ut bilag 7.3 og Side 14 av 25

15 6.2.1 til Tilbudet a) Flervaluta konsernkontosystem og enkeltstående konti Flervaluta konsernkontosystem for Lofotkraft. Følgende selskaper skal inngå i konsernkontosystemet: Lofotkraft AS Lofotkraft Produksjon AS Lofotkraft Bredbånd AS Lofotkraft Fakturaservice AS Lofotkraft Eiendom AS Hovdan AS Prising i bilag 7.3 Minimum funksjonalitet; Driftskonti for følgende valutaer; EUR og NOK. Balansenetting på tvers av valutasorter (for å beregne totalposisjon i systemet målt i NOK) Renteberegning basert på aggregerte saldi i hver valuta. Lofotkraft har i tillegg behov for en driftskonto i NOK for Lofotkraft Vind AS. Denne kontoen ønskes å ha samme betingelser som det som tilbys i konsernkontosystemet. Det ønskes dessuten en kapital-/høyrentekonto for Hovdan AS. Lofotkraft har i tillegg behov for skatte-/depot-/oppgjørskonti. Disse konti ønskes å ha samme betingelser som det som tilbys i konsernkontosystemet. løsning, samt prising i bilag 7.3 løsning, samt prising i bilag 7.3 b) Flervaluta kassekreditt NOK 100 mill. Lofotkraft ønsker tilbud på kassekreditt knyttet til sitt flervaluta konsernkontosystem på NOK 100 mill. Kassekreditten må kunne benyttes for EUR og NOK Betingelser/vilkår må være som følger; Løpetid: 1 år. Avtalen anses fornyet for ett år av gangen, med mindre Lofotkraft innen en måned før utløp skriftlig meddeler at avtalen ikke ønskes fornyet. Prising i bilag Side 15 av 25

16 c) Rentebetingelser og gebyrer konsernkontosystem/øvrige bankkonti Renter mellom banken og Lofotkraft skal beregnes ut i fra netto innskudd eller lån/kreditter som inngår i konsernkontosystemet. Både innenfor og utenfor konsernkontosystemet ønskes det at renten fastsettes med utgangspunkt i følgende pengemarkedsreferanser; NOK: 1 mnd NIBOR Valuta: 1 mnd EURIBOR Både NIBOR og EURIBOR ønskes å være gjenstand for daglig notering/kvotering hver bankdag kl fra Reuters. Videre ønskes det at følgende betingelser skal gjelde; Prising i bilag 7.3. Gebyrer belastes etterskuddsvis Rentedagsbrøk, aktuelle dager /360 Kvartalsvis kapitalisering Eventuell rammeprovisjon av kredittramme, kvartalsvis etterskuddsvis belastning. d) Langsiktig trekkfasilitet og langsiktig lån på totalt NOK 840 mill. Lofotkraft ønsker tilbud på en revolverende trekkfasilitet på NOK 500 mill. Betingelser/vilkår på denne ønskes å struktureres som følger; Løpetid: 3 år med opsjon på forlengelse med 1 år Rente: 1, 3, el. 6 mnd. NIBOR + margin Rentedagsbrøk: aktuelle dager /360 Lofotkraft ønsker tilbud på langsiktig finansiering (gjeldsbrevlån) på NOK 340 mill. til refinansiering av eksisterende gjeld. Betingelser/vilkår på gjeldsbrevlånet ønskes å struktureres som følger; Løpetid: 5 år, avdragsfritt Rente: 3 mnd. NIBOR + margin Rentedagsbrøk: aktuelle dager /360 Prising i bilag 7.3. Dette gjelder både prising av utnyttet volum og eventuelle beredskapsprovisjoner (for ubenyttet volum). Prising i bilag Side 16 av 25

17 e) Garantiramme NOK 10 mill. Det bes om en garantiramme på NOK 10 mill. Det er ønskelig å betale provisjon ved faktisk utnyttelse av garantirammen, altså ingen rammeprovisjon. Lofotkraft ønsker under garantirammen tilbud på garantier for handel med Nord Pool, samt betalings- og kontraktsgarantier. En beskrivelse av de ulike garantibehovene følger nedenfor. Prising i bilag 7.3 For garantiene ønskes; Løpetid: Generelt 3 år, med opsjon på forlengelse med 1 år Provisjon: Kvartalsvis belastning av provisjon. Lofotkraft Produksjon AS ønsker tilbud på garanti ovenfor Nord Pool Clearing på NOK 7 mill. Lofotkraft Bredbånd AS ønsker tilbud på garanti ovenfor Vestvågøy kommune på NOK Hovdan AS ønsker tilbud på kontraktsgarantier, samlet volum inntil NOK 1 mill. Prising i bilag 7.3 Prising i bilag 7.3 Prising i bilag Side 17 av 25

18 f) Handlelinjer rente- og valutainstrumenter Lofotkraft handler gjennom året renteswaper for å sikre forutsigbarhet i rentenivået knyttet til den langsiktige finansieringen. Finansieringsstrategien sier at Lofotkraft maksimalt skal rentesikre 50 % av langsiktig finansiering. I tillegg gjøres det valutasikringer for å sikre planlagt produksjon. For sikring av Lofotkrafts rente- og valutaeksponering ønskes derfor etablert tilstrekkelige handlelinjer for både rentesikring og valutasikring for å dekke virksomhetens behov. Aktuelle instrumenter vil kunne være terminer og opsjoner for valuta, samt swap, FRA og opsjoner for renter. Lofotkraft foretar spothandler i valuta for ca. NOK mill. årlig. Volumfordelingen er illustrert i bilag 7.3. Lofotkraft ønsker i en ny hovedbankavtale å stå fritt til å hente inn pristilbud fra konkurrerende banker/meglere eller gi enkeltstående mandater til konkurrerende banker/meglere. Lofotkraft vil som hovedregel praktisere at valgt hovedbank skal forespørres når Lofotkraft ber om pristilbud på rente- og valutaprodukter. I den grad Lofotkraft utsetter bankene for konkurranse skal Lofotkraft ha full anledning til å velge det beste tilbudet. Hva gjelder valutalinjer ønskes det hovedsakelig linjer knyttet til terminhandel med valuta (EUR). Lofotkraft ønsker en beskrivelse av bankens elektroniske systemer knyttet til valutahandel/ rentehandel. Dette for å kunne se hvordan banken gir Lofotkraft oversikt over oppdaterte rente og valutakurser, analyser, anbefalinger og evt. posisjonsoversikt med markedsvurdering (tap/gevinst) på inngåtte kontrakter (rente og valuta). Prising av valutavekslinger i bilag 7.3. Prising av valutavekslinger i bilag 7.3. Prising i bilag Side 18 av 25

19 g) Betalingsformidling/kontohold I dag benytter Lofotkraft hovedsakelig remittering for sine utbetalinger. Innbetalinger avstemmes via OCR, og AvtaleGiro og efaktura er viktige innbetalingstjenester. Lofotkraft benytter følgende systemer: - Regnskapssystemer: Dynamics AX - Lønnssystem: Lessor (levert av Dynamics) - Faktureringssystem: Elwin Bankens elektroniske betalingsformidlingssystem må kunne integreres kostnadsfritt for Lofotkraft mot systemene. Antall transaksjoner er oppgitt i bilag 7.3. Lofotkraft ønsker en fast årlig avgift som skal dekke alle transaksjons-, abonnementsog kontoholdsgebyrer. Det er viktig at Tilbyder er aktiv innenfor utvikling og utbedring av tjenesteområdet efaktura, både B2B og B2C. Samtidig er det ønskelig at banken, sammen med Lofotkraft, bidrar til å øke kundenes bruk av efaktura. Det forutsettes at Tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, installering og eventuell oppgradering/tilpassing ved overgang til en ny løsning. Vi ber om at banken gir en beskrivelse av sine løsninger for betalingsformidling, og hvordan dette kan skreddersys og tilpasses Lofotkrafts behov og systemer. Tilbyder fyller inn bilag 7.3. Dersom det tas betalt for øvrige tjenester bes dere om å kommentere/vedlegge disse. Evt. prising i bilag 7.3 h) Sikkerhetsstillelser/finansielle covenants Lofotkraft ønsker å legge opp til følgende struktur for hele engasjementet; - Pant i fast eiendom, kraftstasjoner, kraftledningsnett, driftstilbehør og kundefordringer - Konsernets bokførte egenkapital pr skal minimum utgjøre 30 % i) Avtalens løpetid Det ønskes en varighet på 3 år med mulighet for Oppdragsgiver å videreføre betingelser i 1 år (totalt 4 år). Det ønskes at marginer, provisjoner og gebyrer er faste i avtalens løpetid. Disse ønskene vil være et konkurranseparameter ved valget av Leverandør Side 19 av 25

20 j) Forslag til alternative løsninger Tilbyder kan tilby alternative løsninger i forbindelse med den tekniske eller kommersielle delen av anbudet. Slike alternativer skal oversendes i eget separat dokument, merket Alternativt anbud. Dokumentet skal beskrive de alternative løsninger som foreslås, sammen med en oversikt over virkningen det vil få på anbudsprisen og fremdriftsplanen hvis alternativene aksepteres av Lofotkraft. e eventuelle løsninger detaljert/presist. Ingen alternative løsninger vil bli tatt i betraktning med mindre Tilbyder samtidig leverer et anbud som er i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. k) Betjeningskonsept bes beskrevet, herunder blant annet Bransjekunnskap Lofotkraft krever at leverandøren har tilstrekkelig bransjekunnskap og kan vise til tilsvarende kunder i sin portefølje Kundeteam Lofotkraft krever at leverandøren tilbyr et kundeteam med spesifiserte personer Lofotkraft krever at leverandøren tilbyr en fast navngitt kundekontakt Lofotkraft krever at kundeteamet har bransjekunnskap Oppfølging Lofotkraft ønsker at partene har flere årlige oppfølgingsmøter. Beskriv forslag til hyppighet og innhold. Servicenivå / teknisk support Lofotkraft ønsker at leverandøren har og kan beskrive varslingsrutiner ved hendelser/nedetid/feilmeldinger Lofotkraft ønsker at leverandøren oppgir responstid på henvendelser fra selskapet. Definisjon på responstid: den tiden det tar fra kunden sender en henvendelse til kunden får beskjed om at saken følges opp Lofotkraft ønsker av leverandøren oppgir normal løsningstid på henvendelser. Definisjon på løsningstid: den tiden det tar fra en henvendelse er registrert av leverandøren (muntlig eller skriftlig) til den er løst Rådgivning Lofotkraft krever at leverandøren tilbyr generell rådgivning innenfor alle hovedområder i avsnitt Tilbyder beskriver kundeteamet, samt fyller ut bilag Side 20 av 25

21 l) Håndtering av eventuelt bankskifte Det ønskes kort beskrevet hvordan deres bank vil håndtere etableringen av hovedbankforbindelsen. Dette gjelder både den praktiske håndteringen samt eventuelt relaterte kostnader dette har for Lofotkraft. Det forutsettes at alle kostnader som oppstår som følge av et eventuelt bankskifte belastes overtagende bank. Dersom Lofotkraft skal belastes kostnader relatert til et slikt bytte, ber vi om at dette spesifiseres i Tilbudet. 6.3 Dokumentasjon knyttet til kundeteam og referanser Kundeteam med kortfattet Curriculum Vitae for de aktuelle En kort CV for personene i personene kundeteamet skal vedlegges tilbudet. Referanser på tilsvarende oppdrag og gjennomføring av bankskifte Tilbyder bes oppgi 2 kunder, fortrinnsvis innen Lofotkrafts eller lignende bransje, som referanser Side 21 av 25

22 7 BILAG 7.1 Kvalifikasjonsgrunnlag HOVEDBANKFORBINDELSE FOR LOFOTKRAFT HOLDING AS FinCorp AS Karenslyst Alle 2, Postboks 235 Skøyen 0213 Oslo Dato Tidsfrist for innsendelse av kvalifikasjonsgrunnlag er 25.januar kl. 12:00 Vi bekrefter med dette å ha mottatt Deres Tilbud med forespørsel om hovedbankforbindelse for med datterselskaper. Vi bekrefter også at vi vil overholde alle krav gitt i konkurransegrunnlaget samt at alle anbudsdokumenter vil bli behandlet konfidensielt. Vi kan oppgi følgende informasjon om vårt firma til Oppdragsgiver: Selskapets navn: Adresse: Kontaktperson: E-post: Telefon: Telefaks: Vi har til hensikt å besvare anbudsinvitasjonen, og vårt Tilbud vil bli levert innen kl.12:00 den 25. februar. Med hilsen Firmanavn (trykte bokstaver) Signatur Dato Navn (trykte bokstaver) Stilling (trykte bokstaver) Side 22 av 25

23 7.2 HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr/-sted Land 1 Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og at arbeidet tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av nr 1127 i medhold av lov av nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 23 av 25

24 7.3 Evalueringsmatrise for pris Evalueringsmatrisen for pris er vedlagt i Excel-format og skal fylles inn og leveres elektronisk. Det er ikke nødvendig å fylle inn data i matrisen som papirversjon. (med datterselskaper) - Utfylles av banken Bankkonti - innskudd og trekk Margin Hvilken Gj.snitt ref. rente Ja/Nei p.a. (%) referanserente? 1. juli des 2012 Innskudd / Andel av tiden Gjennomsnittlig Trekk innskudd/trekk årlig volum (NOK) FLERVALUTA KONSERNKONTOSYSTEM NOK Toppkonto Innskudd 50 % NOK Toppkonto Trekk 50 % EUR Toppkonto Innskudd 42 % EUR Toppkonto Trekk 58 % Enkeltstående bankkonti Driftskonto Lofotkraft Vind Innskudd 100 % Samlet skattetrekkskonti Innskudd 100 % Samlet kapital-/høyrentekonti Innskudd 100 % Samlet NOK-depotkonti Innskudd 100 % Samlet EUR-depotkonti Innskudd 100 % Kvartalsvis etterskuddsvis kapitalisering NOK Kvartalsvis etterskuddsvis kapitalisering EUR Renteberegningsmetode aktuelle/360 NOK Renteberegningsmetode aktuelle/360 EUR Utfylles av banken Rammeprovisjon Beredskaps- Kassekreditt, Langsiktig trekkfasilitet/finansiering Margin Etabl. Hvilken (i % p.a.) p.a. (%) provisjon p.a. (%) prov. ref.rente? Rammevolum (NOK) Kassekredittramme/Flervaluta konsernkonto Eventuell provisjon av rammevolum Eventuell etableringskostnad Langsiktig trekkfasilitet Eventuell provisjon av rammevolum Margin ved trekk på rammen Eventuell provisjon av utrukket volum Eventuell etableringskostnad Langsiktig finansiering (Gjeldsbrevlån) Refinansiering av løpende langsiktig finansiering Eventuell etableringskostnad Utfylles av banken Garantier Rammevolum (NOK) Garantiprovisjon Evt. rammeprovisjon Etabl. Ja/Nei p.a. (%) p.a. (%) prov. Garantier Garantiramme Lofotkraft Produksjon AS: Garanti til Nord Pool Clearing Lofotkraft Bredbånd AS: Garanti til Vestvågøy kommune Hovdan AS: Kontraktsgarantier Opptil NOK 1 mill. totalt Utfylles av banken Valutavekslinger og handlelinjer rente og valuta Årlig volum (NOK) Standard Rabatt vekslingspåslag (%) (NOK) Valutavekslinger NOK til EUR spot EUR til NOK spot EUR til NOK termin Handlelinjer for rente og valuta Klarerte handlelinjer (valuta/rente) Utfylles av banken Betalingstransaksjoner Konsernkontoløsning, kontohold og nettbank Betalingsformidling ut av konto Ca. antall pr. år Remittering - Betaling med KID Remittering - Betaling med melding 300 Remittering - Betaling uten melding Remittering - Strukturert betaling Remittering - Lønnsutbetaling Remittering - Utbetalingsanvisning 10 Betaling med KID-registrering 350 Betaling med melding 650 Normal betaling utland 10 Betalingsformidling inn på konto AvtaleGiro OC R efaktura B2C/B2B efaktura B2C/B2B hotell Abonnementer AvtaleGiro månedspris pr. avtale 12 OCR månedspris pr. avtale 12 Remittering månedspris pr. avtale 12 efaktura B2C månedspris pr. avtale 12 Konsernkontoløsning og kontohold Kontohold pr. konto pr. mnd i konsernkontosystem Etableringsgebyr 15 til 20 konti Årlig administrasjonsgebyr - hele systemet Opprettelse av nye konti Endring av vilkår på konti Nettbankløsning Programvare, engangsbeløp Programvare, årlig kostnad Innmelding-/etableringsavgift Månedsabonnement nettbank Pris pr. bruker nettbank Overføring av saldoinformasjon Kontoinfo. levert på fil Formidling/henting av datafiler Fast årlig avgift for å dekke betalingsformidling, abonnementsavgifter og kontoholdsgebyrer Pris Side 24 av 25

25 7.4 Evalueringsmatrise for kundeteam Tilbyder skal i tabellen under sette inn navnene på de personene som tilbys i kundeteamet. Tilbyder skal videre svare ja/nei på om denne personen er på seniornivå (minimum 5 års relevant erfaring) og om denne personen har bransjekunnskap. Tilbyder skal oppgi (sett kryss) og beskrive den enkeltes rolle og arbeidsoppgaver i kundeteamet relatert til de ulike kravområder. Evalueringsmatrisen for kundeteam er vedlagt i Word-format og skal fylles inn og leveres elektronisk. (Det er ikke nødvendig å fylle inn data i matrisen som papirversjon.) Nr. Navn Seniornivå (minimum 5 års relevant erfaring) Bransjekunnskap 1 <Person 1> Ja/Nei Ja/Nei 2 <Person 2> Ja/Nei Ja/Nei <Person 3> Ja/Nei Ja/Nei 3 1 Betalingsformidling 2-Innskudd/finansiering 3 Valuta og rente 3- Betjeningskonsept, herunder spesielt Kundeteam/oppfølging 4 Rådgivning Beskrivelse av rolle, bransjekunnskap og arbeidsoppgaver 4 <Person 4> Ja/Nei Ja/Nei 5 <Person 5> Ja/Nei Ja/Nei 6 <Person 6> Ja/Nei Ja/Nei Side 25 av 25