Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/16 PS 2012/17 PS 2012/18 PS 2012/19 RS 2012/6 RS 2012/7 RS 2012/8 PS 2012/20 PS 2012/21 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Side nr. Søknader om skjønnsmidler til fornying / Årsrapport 2011 fra Halden Felles Bedriftshelsetjeneste Rapport faste ansettelser i perioden /3898 G / Økonomirapport sentral/felles februar / Sykefraværsstatistikk og rapporter pr og / utvalgsleder Side 2

3 Side 3

4 PS 2012/16 Godkjenning av innkalling PS 2012/17 Godkjenning av saksliste PS 2012/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 4

5 PS 2012/19 Referatsaker Side 5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Søknader om skjønnsmidler til fornying 2012 Det vises til utlysningsbrev om skjønnsmidler til fornying 2012 fra fylkesmannen i Østfold (se vedlegg 1). Halden kommune har oversendt fire søknader om skjønnsmidler til fornying 2012 til fylkesmannen i prioritert rekkefølge (se vedlegg 2). Søknadene er prioritert som følger: - Prosjekt arbeid og aktivitet omsøkt beløp kr ,- - Sikkerhet og kvalitet internkontroll og avviksbehandling i Halden kommune omsøkt beløp kr ,- - Pasientforløp: Elektronisk meldingsutveksling i Østfold omsøkt beløp kr ,- - Kvalitetsforbedring og effektiv ressursbruk i barnevernstjenesten omsøkt beløp kr ,- Søknadene følger som trykte vedlegg til saken (vedlegg 3-10) Samlet omsøkt beløp er kr ,-. I tillegg oversendes søknad fra Det døgnåpne Østfold fellesprosjektet som Halden kommune er vertskommune for. Det søkes om kr ,- (se vedlegg 12-14). Prosjektet Evaluering av e-kommunesatsingen i Østfold som Halden kommune også er vertskommune for, videreføres og avsluttes i Midler gjenstår fra forrige års tildeling (kr ,-). Vedlegg: 1 Komm-utlysingsbrev Søknader om skjønnsmidler 2012 til fornying i kommunene - Halden kommune 3 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2012-arbeid ig aktivitet 4 Prosjektplan med mål og tidsplan 5 Finansieringsplan for prosjekt arbeid og aktivitet Halden kommune Sikkerhet og kvalitet - internkontroll og avviksbehandling i Halden kommune 7 Søknad om skjønnsmidler 2012 a 8 Finansiering av prosjektet i Halden Aremark A 9 Felles underlag til søknad om skjønnsmidler a 10 Skjønnsmidler-søknad bvn Presentasjon barnevernet DDØ Felles - Skjønnsmidler 13 Rapport fellesprosjekt Søknad DDØ felles 2012 vers 2 Side 6

7 Side 7 Side 2 av 2

8 Kommunene i Østfold Samordnings- og beredskapsstaben Deres ref.: Vår ref.: 2012/ BOV Vår dato: Skjønnsmidler 2012 til fornying i kommunene Ordinært skjønnstilskudd er en del av kommunenes rammetilskudd. I 2012 har Fylkesmannen fått 60 millioner kroner til fordeling. Av dette er det avsatt 10 millioner kroner til fornyingsarbeid i kommunene. Det vises til nyhetssak på Fylkesmannens hjemmeside den 6. oktober Fristen for å søke på avsatte skjønnsmidler til fornying er senest innen 5. mars Søknad bes sendt elektronisk til: postmottak@fmos.no Kommunaldepartementet har fastsatt sentrale retningslinjer for fordelingen av skjønnsmidler. I retningslinjene for 2012 er fornyingsprosjekter gitt en fyldig omtale. I departementets føringer blir sektorovergripende prosjekter med målsetting om systematisk kvalitetsutvikling av tjenestene, effektiv ressursbruk og økonomistyring nevnt som særlig relevante. Prosjekter rettet mot reduksjon av sykefravær blir også omtalt som aktuelle for støtte. Fornyingsprosjekter med fokus på nødvendigheten av en høy etisk standard i kommunal virksomhet bes prioritert. I de sentrale retningslinjene blir det presisert at skjønnsmidlene ikke skal benyttes som støtte til rene næringsutviklingsprosjekter. Fylkesmannen kan heller ikke tildele skjønnsmidler til kommunestrukturprosjekter. Fylkesmannen ønsker å støtte prosjekter som er nyskapende og med målsetting om kvalitetsog effektivitetsforbedringer i kommunenes tjenesteproduksjon. Vi ønsker å ha fokus på å fullføre og få effekt av det som er satt i gang tidligere når det gjelder arbeid med styringssystemer, systemer for intern kontroll, døgnåpen forvaltning og tilknyttet nettverk for samhandling for utsatte barn og unge. Både prosjekter i enkeltkommuner og prosjekter i samarbeid mellom flere kommuner er aktuelle for støtte fra Fylkesmannens side. Prosjekter som innebærer forpliktende samarbeid mellom flere kommuner med mål om kvalitetsutvikling av tjenestene vil bli prioritert. Det vises til omtale ovenfor med hensyn på aktuelle prosjekter. Prioriterte fornyingsprosjekter kan tematisk grupperes slik: 1. Ledelse og omstilling 2. Kvalitetsutvikling av tjenestene 3. Effektiv ressursbruk og økonomistyring 4. Klima og miljø Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: postmottak@fmos.no Side 8

9 2 5. Samfunnsutvikling og kommuneplanlegging 6. Etikk og tillitskapende forvaltning Det er utarbeidet et eget søknadsskjema som skal benyttes. Skjemaet er vedlagt, og kan også lastes ned fra vår hjemmeside. Det benyttes et skjema pr. prosjekt det søkes om midler til. Vi ber om kortfattede og oversiktlige søknader. Det kan være aktuelt for noen å søke ytterligere tilskudd til tiltak som har mottatt støtte tidligere år. I så fall er det en forutsetning at det redegjøres for fremdriften. Det vises til eget punkt i søknadsskjemaet for dette. Se ellers oversikt over midler tildelt til fornyingsprosjekter for 2011 og kommentarene i denne oversikten. For interkommunale/ regionale prosjekter er det nødvendig at en kommune påtar seg en økonomisk vertskommunefunksjon som mottaker av et eventuelt tilskudd. I søknaden må det opplyses om hvilken kommune som skal ha denne funksjonen. Det forutsettes også at tiltaket har en forankring i form av en politisk behandling. Det bes om en kort sluttrapportering for alle tiltak som har mottatt tilskudd. Det er utarbeidet et eget sluttrapporteringsskjema som skal benyttes. Dette kan lastes ned fra vår hjemmeside. Rapporten sendes elektronisk til vårt postmottak. Skjemaet bes også benyttet for rapportering om bruk av midler som er tildelt tidligere år. Det bes om at det rapporteres når prosjektet er avsluttet, og det er derfor ingen fastsatt rapporteringsfrist. Fylkesmannen mener det er viktig å dele erfaringer og suksesshistorier både for å fremme læring og god omdømmebygging. Dette vil vi bidra til gjennom bruk av internett, nettverk og den årlige fornyingskonferansen Beat for Beat. I år arrangeres Beat for Beat fra 11. til 12. juni. Søknads- og rapporteringsskjema kan lastes ned fra vår hjemmeside: Vi tar sikte på å ha klar en endelig fordeling av midlene senest i løpet av uke 19. Tildelingen gjøres kjent gjennom brev til kommunene og på vår internettside. Fylkesmannen ønsker en aktiv dialog med kommunene, ta derfor gjerne kontakt med oss! Spørsmål kan rettes til: Birger Overskott: tlf.: , e-post: bov@fmos.no Tormod Lund: tlf.: , mobil: , e-post: tlu@fmos.no Dette brevet blir bare sendt kommunene elektronisk. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Espen Pålsrud e.f. direktør Birger Overskott seniorrådgiver Saksbehandler: seniorrådgiver Birger Overskott VEDLEGG Side 9

10 Side 10 file://c:\ephorte\pdfdocproc\ephorte\ html Page 1 of Fra: Toril Bjerkeli[Toril.Bjerkeli@halden.kommune.no] Dato: :15:00 Til: 'postmottak@fmos.no' Kopi: Marie Axelsen; Gun Kleve; Lars T Larsen; Åsmund Bråtekas; Roar Vevelstad; 'Nordstrand, Astrid (Astrid.Nordstrand@nav.no)' Tittel: Søknader om skjønnsmidler 2012 til fornying i kommunene - Halden kommune Det vises til brev av vedr. skjønnsmidler 2012 til fornying i kommunene. Halden kommune oversender fire søknader om skjønnsmidler til fornying. Søknadene er prioritert som følger: 1)Prosjekt arbeid og aktivitet 2)Sikkerhet og Kvalitet: Internkontroll og avviksbehandling i Halden kommune 3) Pasientforløp: Elektronisk meldingsutveksling i Østfold 4)Kvalitetsforbedring og effektiv ressursbruk i barnevernstjenesten I tillegg videreføres prosjektet Evaluering av e-kommunesatsingen i Østfold som Halden er vertskommune for og hvor evalueringsoppdraget gjennomføres av Høgskolen i Østfold innenfor tildelte skjønnsmidler i Søknadene om skjønnsmidler 2012 vil bli lagt fram som referatsak for hovedutvalg for administrasjon Mvh Toril Bjerkeli Personalsjef Rådhuset, Storgt. 8, 1776 HALDEN Tlf / toril.bjerkeli@halden.kommune.no

11 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2012 Navn på prosjektet Søker Prosjekt arbeid og aktivitet Halden kommune Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr ,- for 2012 Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) 1. prioritet Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2012 april 2013) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse April 2011 desember 2013 Prosjektet er organisert under kommunalavdeling helse- og omsorg, område for rehabilitering og aktivitet. Anne Glømmen anne.glommen@halden.kommune.no Prosjektet er administrativt forankret hos kommunalsjef helse- og omsorg Gun Kleve og vedtatt i styringsgruppa for hovedprosjektet Omsorgstrappa januar Omsorgstrappa en del av Helse- og omsorgsplan for Halden kommune, vedtatt i Halden kommunestyre Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Prosjektets mandat er å utarbeide en rapport basert på kartlegging av dagens arbeids og aktivitetstilbud, inklusive en analyse av fremtidige behov. Videre skal prosjektet utarbeide en handlingsplan for tverrsektoriell og tverrfaglig samhandling omkring nødvendige tiltak på kort og lang sikt. Det skal også analyseres behov for endring av organisering og strukturer for området arbeid og aktivitet, som effektiviseringstiltak i organisasjonsmodellen etter Omsorgstrappa. Intensjonen er bedre samordning og mer effektiv samhandling mellom offentlige, private og frivillige aktører innen arbeids- og aktivitetstiltak i Halden, da vi tror det vil være nødvendig for å dekke fremtidige behov. En grundig gjennomgang av dette området vil bidra til bedre kvalitet på tilbudet til brukerne og bedre utnyttelse av ressursene, som igjen fører til bedre økonomistyring. Vi håper prosjektet resulterer i en ny innovativ modell til etterfølgelse for andre kommuner. Side 11

12 Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Halden kommune har sett behov for en gjennomgang av eksisterende tilbud/tiltak grunnet stor økning i antall brukere med behov for et tilrettelagt arbeids- og/eller aktivitetstilbud, samt nye brukergrupper med behov vi i liten grad kan tilfredsstille med eksisterende tjenester. Prosjektet skal foreta et grundig kartleggingsarbeid for å fange opp varierte behov, samt analysere fremtidige behov og målgrupper. Det ligger også i prosjektets mandat å vurdere behov for en samordning av alle aktiviteter under ett organisatorisk område, for bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser som allerede er knyttet til enkelttiltak. Det skal gjennomføres en systematisk gjennomgang av krav og føringer som ligger i dokumentene nevnt under pkt. Grunnlagsdokumenter. Prosjektet vil ta for seg samhandlingsområder med NAV, da vi etter NAV-reformen mener å kunne peke på gråsoner der sammenfallende brukergrupper blir ivaretatt av både pleie- og omsorgstjenesten og NAV. Det er nødvendig å kartlegge og sammenholde eksisterende tiltak og etablerer et bedre samarbeid om aktuelle tilbud. Prosjektet har som målsetting å involvere flere kommunalavdelinger i arbeidet; teknisk med kultur og idrett, oppvekst, folkehelse m.v. Et tverrsektorielt samarbeid vil øke potensialet betraktelig og vi håper å finne nye arenaer for arbeids- og aktivitetstilbud. Prosjektet vil også foreta en kartlegging av tiltak og tilbud i frivillig sektor, og videre se på alternative samarbeidsmåter med frivillige lag og organisasjoner. Dette er et område med stort potensial, som vi tror kan organiseres bedre i den nye modellen. Effektmål: Brukerne vil få et bedre tilpasset arbeids- og/eller aktivitetstilbud og kunne oppleve en aktiv og meningsfull tilværelse. Ansatte vil få økt kunnskap og kompetanse på området arbeid og aktivitet, samt inngå i et tverrfaglig og tverretatlig samarbeid i det daglige. Kommunalavdelingen vil få et differensiert tilbud tilpasset sine brukergrupper både i dagens situasjon og i et fremtidig perspektiv Halden kommune vil få et bedre samordnet, mer oversiktlig og effektivt arbeids- og aktivitetstilbud tilbud til sine innbyggere. Grunnlagsdokumenter: Helse- og omsorgsplan for Halden kommune Kommuneplan for Halden , Samfunnsdelen Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) St.meld. nr. 45 ( ) Bedre kvalitet i de kommunale pleie- og omsorgstjenestene St. meld. nr. 25 ( ) Mestring, muligheter og mening St. meld. Nr 9 ( ) Arbeid, velferd og inkludering St.meld. Nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen Helsedirektoratets føringer for Aktiv Omsorg Side 12

13 Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet ble tildelt kr i Midlene er ikke brukt i sin helhet da prosjektleder ikke ble ansatt i 100 % stilling før , og restbeløp blir overført til For 2011 er det brukt prosjektmidler til: 10 % stilling prosjektleder fra april til desember kr ,- Møter i prosjektgruppe og styringsgruppe, totalt 56,25 timer (7,5 dagsverk) kr ,- (se beregningsgrunnlag i finansieringsplan for ) Egenandel/internkostnader ifm planprosessen, forankring i administrative og politiske organ, ansettelsesprosess ved tilsetting av prosjektleder anslås til ca kr ,- for Totalt forbruk av prosjektmidler ekskl. egenandel er for 2011 kr ,- Fylt ut av Dato Navn Anne Glømmen Stilling Prosjektleder arbeid og aktivitet Vedlegg: Prosjektplan med mål og tidsplan Søknadsskjemaet sendes til: postmottak@fmos.no Side 13

14 PROSJEKTPLAN ARBEID OG AKTIVITET HALDEN KOMMUNE Side 14

15 RESULTATMÅL for prosjekt ARBEID OG AKTIVITET Rapport basert på en kartlegging av dagens arbeids- og aktivitetstilbud og en analyse av fremtidige behov. Handlingsplan for tverrsektoriell og tverrfaglig samhandling om aktuelle tiltak på kort og lang sikt, herunder samhandling med NAV Halden. Analyse av Organisering/struktur for området arbeid og aktivitet i ny organisasjonsmodell etter omsorgstrappa. Side 15 2

16 PROSJEKTPLAN for prosjekt ARBEID OG AKTIVITET. Halden kommune har over tid sett behovet for en gjennomgang av eksisterende tilbud/tiltak grunnet en stor økning i antall brukere med behov for et tilrettelagt arbeids- og/eller aktivitetstilbud, samt nye brukergrupper med behov vi i liten grad kan tilfredsstille med eksisterende tjenester. Vi har derfor en målsetting om å gjøre et grundig arbeid for å fange opp varierte behov, samt bygge og organisere for fremtidige behov og målgrupper. Det ligger også i prosjektets mandat å vurdere behov for en samordning av alle aktiviteter under ett organisatorisk område, for bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser som allerede er knyttet til enkelttiltak. Det skal gjennomføres en systematisk gjennomgang av krav og føringer i forhold til området arbeid og aktivitet, som ligger i dokumentene nevnt under pkt. Grunnlagsdokumenter. Prosjektet vil ta for seg samhandlingsområder med NAV, da vi etter NAV-reformen mener å kunne peke på gråsoner der sammenfallende brukergrupper blir ivaretatt av både pleie- og omsorgstjenesten og NAV. Det vil være hensiktsmessig å kartlegge og sammenholde eksisterende tiltak og etablerer et bedre samarbeid om aktuelle tilbud. Prosjektet har som målsetting å involvere flere kommunalavdelinger i arbeidet; teknisk med kultur og idrett, oppvekst, folkehelse m.v. Et tverrsektorielt samarbeid vil øke potensialet betraktelig og vi håper å finne nye arenaer for arbeids- og aktivitetstilbud. Samarbeid med frivillige, lag og organisasjoner er et område som vi ser kan organiseres bedre i den nye organisasjonsmodellen. 3 Side 16

17 Effektmål: Brukerne vil få et tilpasset arbeids- og/eller aktivitetstilbud og kunne oppleve en aktiv og meningsfull tilværelse. Ansatte vil få økt kunnskap og kompetanse på området arbeid og aktivitet og inngå i et tverrfaglig og tverretatlig samarbeid i det daglige. Kommunalavdelingen vil få et differensiert tilbud tilpasset sine brukergrupper både i dagens situasjon og i et fremtidig perspektiv Halden kommune vil få et samordnet tilbud til innbyggerne på området arbeid og aktivitet. Grunnlagsdokumenter: Helse- og omsorgsplan for Halden kommune Kommuneplan for Halden , Samfunnsdelen Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven), ikrafttredelse Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven), ikrafttredelse St.meld. nr. 45 ( ) Bedre kvalitet i de kommunale pleie- og omsorgstjenestene (Kvalitetsforskriften) St. meld. nr. 25 ( ) Mestring, muligheter og mening St. meld. Nr 9 ( ) Arbeid, velferd og inkludering St.meld. Nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen Helsedirektoratets føringer for Aktiv Omsorg 4 Side 17

18 TIDSPLAN FOR PROSJEKT ARBEID OG AKTIVITET Planlagt utført Januar 2012 Januar- Februar 2012 Januar- Februar 2012 Utført TIDSPLAN Rapport/ resultat Januar 2012 Februar 2012 Februar 2012 Etablere kontakt med Fylkesmann angående skjønnsmidler og få oversikt over føringer for disse Få oversikt over kommunens organisering med tilhørende planer Få oversikt over lovverk og andre dokumenter knyttet til prosjektet (Grunnlagsdokumentene) God oversikt over søknadsprosessen God oversikt over kommunale planer God oversikt over grunnlagsdok Møte med prosjektgruppa og avtale videre møteplan og avklare roller Roller og møteplan avklart Innen Utarbeide prosjektsøknad og prosjektplan med tidsplan i samarbeid med Søknad og plan er 2012 prosjektgruppa klar Møte med styringsgruppa og avtale videre møteplan og avklare roller Søknad og planer godkjent Jobbe med samarbeid med HIØ, samt en fortløpende vurdering av andre samarbeidspartnere Januar- April 2012 Få oversikt over brukergrupper Kartlegge målgruppene som faller utenfor. Hvem er de og hvilke behov har de? Hvem er fremtidens brukergrupper? Kan eksisterende tiltak utvides for å favne flere? Ansvarlig Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder og styringsgruppe Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Januar- Få oversikt over tiltak og tilbud (kommunale/private/frivillige) Prosjektleder April 2012 April 2012 Etablere referansegruppe og lage mandat Prosjektleder/ prosjektgruppe April 2012 Informere ledere og politikere om prosjektet Prosjektleder/ prosjektgruppe Mai Juni Møte prosjektgruppe Møte styringsgruppe 5 Side 18

19 Planlagt utført April-juni 2012 Juli-August 2012 September 2012 September- Desember 2012 Desember 2012 Januar- Mai 2013 Mars 2013 Mai-Juni 2013 Mai 2013 Juni- okt 2013 Oktober 2013 Oktober- November November 2013 November- Desember 2013 Utført TIDSPLAN Rapport/ resultat Systematisere informasjon om tilbud, tiltak og brukergrupper. Lage tiltakskart og oversikt over brukere som mangler tilbud. Utarbeide rapport basert på en kartlegging av dagens arbeids- og aktivitetstilbud og en analyse av fremtidige behov. Drøfte rapport med prosjektgruppa Legge fram rapport for styringsgruppa til godkjenning Utarbeidet en handlingsplan basert på analyser av fremtidige behov i forhold til målgrupper og aktuelle samhandlingsstrukturer i kommunen Drøfte handlingsplan med prosjektgruppa Legge fram handlingsplan for styringsgruppa til godkjenning Utarbeide plan for samhandlingsmodeller og organisering av ulike tiltak, samt drøfte endringer i organisering og eventuelle ressursbehov med kommuneledelse og andre berørte parter. Drøfte samhandlingsmodeller med prosjektgruppa Drøfte samhandlingsmodeller med styringsgruppa Sluttføre plan for samhandlingsmodeller og organisering for område arbeid og aktivitet Drøfte plan for implementering av eventuell ny organisering med prosjektgruppa og deretter styringsgruppa Jobbe med implementering av ny organisering av arbeid og aktivitet i organisasjonsmodellen for omsorgstrappa, med budsjettforslag for 2014 Drøfte føringer for prosjektrapport og en eventuell konferanse med prosjektgruppe og styringsgruppe Ferdigstille prosjektrapport og planlegge eventuell konferanse. Legge fram prosjektrapport for styringsgruppa. Avlevere godkjent sluttrapport for prosjektet Presentere sluttrapport for kommuneledelse, referansegrupper og eventuelt FM Arrangere lokal konferanse basert på resultatene i prosjektrapporten, med innlegg fra brukergrupper og andre involverte. Ansvarlig Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektleder/ prosjektgruppa 6 Side 19

20 Side 20 7

21 Finansieringsplan for prosjekt arbeid og aktivitet Halden kommune Prosjekt arbeid og aktivitet Totale lønnskostnader til prosjektleder i 100 % stilling x 1,22 (årslønn ganger 1,22) ,- kr ,- kr Utgifter til møter med: styringsgruppe 5 personer x 7,5 t (1 dagsverk) = 37,5 timer prosjektgruppe 12 personer x 22,5 t (3 dagsverk) = 270 timer Totalt 307,5 timer pr år ,- kr ,- kr Utregningen er basert på en gjennomsnittslønn på kr : 1750 timer = 274 kr pr time x 37,5 = kr I følge beregninger gjort av Prosjektforum AS, ganges denne summen med 2 for å få totalkostnad på lønnsutgifter, inkl. sosiale utgifter m.m. og totalsum blir da kr ,- Kompetansehevingstiltak som kurs, seminar, internopplæring, informasjonsarbeid til politikere, administrasjon og enhetsledere, samhandling med brukerråd, privat sektor og frivillige organisasjoner, etc ,- kr ,- kr Egenandel/ Internkostnader (Omfatter individuelle møter ifm kartlegging, forankring, implementering av samhandlingstiltak, drøfting av ny organisering og struktur, utarbeide samarbeidsrutiner med brukerorganisasjoner, privat og frivilligsektor, m.m.) ,- kr ,- kr Skjønnsmidler fra FM ,- kr ,- kr Totalbudsjett ,- kr ,- kr Side 21

22 Side 22

23 Side 23

24 Side 24

25 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2012 Navn på prosjektet Pasientforløp: Elektronisk meldingsutveksling i Østfold Søker Andre kommuner som deltar Halden og Aremark kommune Aremark, Rakkestad, Moss, Rygge, Råde, Våler, Fredrikstad, Hvaler Prosjektet er en del av en felles satsing i nevnte kommuner. Øvrige helseregioner i fylket leverer søknader som er bygget på samme underlag (se vedlegg). Søknadsbeløp ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2012 april 2013) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Halden kommune 1. juli juni 2013 Prosjektet vil organiseres under Samhandlingsprosjektet Pleie og omsorgsmeldinger og bedret pasient flyt mellom forvatningsnivåer. Rapportering til hovedprosjektleder i meldingsløftet Prosjektmedarbeide vil inngå i et felles prosjektnettverk for hele Østfold. Mona Carlsen mona.carlsen@halden.kommune.no Styringsgruppen for Samhandlingsprosjektet består av kommunalsjefer, representant for administrativt samarbeidsutvalg, direktører fra SØ. Målsetting Elektronisk meldingsutveksling er et viktig verktøy for å skape helhetlige og enhetlige pasientforløp. En effektiv meldingsutveksling må baseres på pasientsikkerhet (Normen), korrekte informasjonsveier og kyndig bruk av fagsystemene. I Østfold fylke har kommunene satt dette på dagsorden med en klar intensjon om å skape felles praksis. Det offensive samarbeidet med Sykehuset Østfold bidrar til at Østfold vil kunne være en foregangsfylke for innføring av omforente prosedyrer. Som hovedmålsetting skal prosjektet understøtte helhetlige pasientforløp i Østfold gjennom innføring av elektronisk meldingsutveksling, med etablering av rutiner og internkontroll i den enkelte kommune. Side 25

26 Prosjektbeskrivelse Prosjektet skal bidra til 1. At kommunene skal få en mest mulig enhetlig og etisk forståelse for hva elektronisk meldingsutveksling er og skal være i kommunene 2. At Normen implementeres i kommunenes sikkerhetshåndbøker, med anbefalinger om dokumentasjon og administrasjon (bakenforliggende systemer) 3. Å understøtte prosessmodellering av pasientforløpet, for å avdekke og gi innhold til de ulike ledd i kommunikasjonskjeden 4. Å utvikle grunnleggende kompetanse hos helsepersonell som skal bruke fagsystemene En viktig del av samarbeidet i fylket vil være å skape et felles rammeverk for meldingsutveksling i Østfold. Praktisk gjennomføring det søkes om midler til Nettverkssamarbeid mellom kommunene. Det må jobbes aktivt med informasjon og rådgivning om bruk av felles utarbeidede normer. Kompetansefremmende tiltak. Arrangere felles seminarer og konferanser Kartleggingsarbeid. Utvikle rutiner for sikring av optimal arbeidsflyt. Lage verktøy: Kommunene planlegger å utvikle prosedyrehåndbok og/eller e- læringsverktøy for elektronisk meldingsutveksling. Kontaktarbeid mot fagsystemleverandørene og andre samhandlingsparter som fastleger, legevakt og helseforetak. Det etableres et IT-ledernettverk for de 5 helseregionene som treffes månedlig for informasjonsutveksling og felles planlegging. Hver helseregion etablerer sin egen organisering av arbeidet med prosjekt- og arbeidsgrupper etter det som vurderes som hensiktsmessig. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Annen finansiering Se vedlagte budsjettinformasjon for utfyllende opplysninger. Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet har ikke fått skjønnsmidler til dette fra fylkesmannen tidligere. Fylt ut av Dato Navn Mona Carlsen Stilling Prosjektleder, Meldingsløftet Pleie og omsorg og Sykehuset Østfold 2 Side 26

27 Vedlegg: - Felles underlag for søknad om skjønnsmidler - Finansiering av prosjektet i Halden og Aremark Søknadsskjemaet sendes til: postmottak@halden.kommune.no 3 Side 27

28 «Pasientforløp: Elektronisk meldingsutveksling i Østfold.» Finansiering av prosjektet i Indre Østfold. Egenfinansiering Kommunene må etablere en betydelig infrastruktur o Tilkobling til Norsk Helsenett 1 o Utbygging av fagsystemer for å klargjøre elektronisk meldingsutveksling Tidsforbruk til møteaktivitet og opplæring. Dette er kvantifisert til ,- for hele perioden 2. Skjønnsmidler fra FM: Det søkes om totalt ,- fordelt på 2012 og 2013 Søknadsbeløp er fordelt slik: Post Spesifisert Kostnad Lønn 50 % delprosjektleder, inkl. sos. utg ,- Reiseutgifter Kjøring mellom kommuner og til nettverkssamlinger ,- Kurs/seminarer Deltakelse og arrangering ,- Materiell Trykking av prosedyrehåndbok ,- Sum , ,- tilsvarer i overkant av 1000 timer fordelt på 7 kommuner. Dersom man f.eks. arrangerer et halvdagsseminar med 4 deltakere fra hver kommune, er 10 % av egeninnsatsen oppfylt. Side 28

29 Felles underlag for søknad om skjønnsmidler Pasientforløp: Elektronisk meldingsutveksling i Østfold Søkere Alle kommuner i hele fylket, med unntak av Rømskog kommune, står samlet om de målsettinger som beskrevet i dette grunnlagsdokument. Hver helseregion leverer egen søknad på grunnlag av dette felles søknadsunderlag. Prosjektperiode Varighet 1. juli juni 2013 Hva søkes det om Det søkes om midler til et prosjekt for innføring av elektronisk meldingsutveksling i Østfold, med etablering av rutiner og internkontroll i den enkelte kommune. Bakgrunn Elektronisk meldingsutveksling er et viktig verktøy for å skape helhetlige og enhetlige pasientforløp. En effektiv meldingsutveksling må baseres på pasientsikkerhet (Normen), korrekte informasjonsveier og kyndig bruk av fagsystemene. I Østfold fylke har kommunene satt dette på dagsorden med en klar intensjon om å skape felles praksis. Det offensive samarbeidet med Sykehuset Østfold bidrar til at Østfold vil kunne være en foregangsfylke for innføring av omforente prosedyrer. I forbindelse med at kommunene skal innføre av Norsk Helsenett, er det store behov for praktisk tilrettelegging, opplæring av ansatte, etablering av rutiner, samarbeid med leverandører av fagtekniske løsninger og samhandlingspartnere. Tilkobling og oppgradering av fagsystemene er kostbart og implementering av prosedyrer ressurskrevende. Det vil over en lengre periode være behov for veiledning og støtte for å sikre etablering av korrekt elektronisk meldingsutveksling. Med innføringen av Norsk Helsenett gis helse- og omsorgspersonell unike muligheter til å skape god samhandling gjennom rask utveksling av pasientopplysninger. Erfaringene fra IKT-arbeidet, som skjer i regi av ulike samhandlingsprosjekter mellom Sykehuset Østfold og kommunene i Østfold, viser at kommunene har vekslende kompetanse på området. Det gjelder blant annet kjennskap til sikkerhet og databehandlingsansvar. Likeledes er det behov for å fremme etiske perspektiver omkring spørsmål om informasjonsflyt, for eksempel hvor mye og hvor lite informasjon som bør sendes elektronisk. Grunnleggende kompetanse innen bruk av fagsystemene er variabel. Østfold har et pilotprosjekt kalt Meldingsløftet, pleie- omsorgsmeldinger, som er et samarbeid mellom flere kommuner og Sykehuset Østfold. Sykehuset Østfold og «ytre-kommunene» er sammen om å lønne en prosjektmedarbeider på deltid. Det er et mål å skape enhetlig utbredelse til hele fylket. Prosjektet det nå søkes om midler til vil ha flere siktemål. En viktig målsetting vil være å berede grunnen for meldingsutveksling, slik at alle kommunene vil loses gjennom den første fasen med innføring av Norsk Helsenett. En annen målsetting vil være å gi volum til pilotprosjektet som er Side 29