Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapsalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapsalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2013/11 PS 2013/12 PS 2013/13 PS 2013/14 RS 2013/2 PS 2013/15 PS 2013/16 PS 2013/17 PS 2013/18 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Søknader om skjønnsmidler 2013 til fornying 2008/3871 Økonomirapport pr. januar 2013/815 Utlysing av stillinger 2012/2936 Motivasjonsmidler til reduskjon av sykefravær - kriterier og belønningsordninger 2013/1347 Sykefraværsstatistikk og rapporter pr /1385 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Lena Beate Karlsen Nestleder H Sverre Stang Medlem V Ellen Simensen Medlem AP Kirsti Rørmyr Medlem Fagforbundet Asle Milde Medlem Utdanningsforbundet Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Roy Eilertsen MEDL SV Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Bente C Gulbrandsen Roy Eilertsen AP Merknader Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Side 3

4 Morten Christoffersen Utvalgsleder Martin Vik Utvalgssekretær Side 4

5 Saksliste PS 2013/1 PS 2013/2 PS 2013/3 PS 2013/4 RS 2013/1 PS 2013/5 PS 2013/6 PS 2013/7 PS 2013/8 PS 2013/9 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr KS strategikonferanse for /3690 Rutine for tilrettevisning av ansatte 2008/3379 Oversikt vakante stillinger - sentral/felles 2008/3690 Kommunens interne og eksterne vikarordninger 2008/3690 Utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Sykefraværsstatistikker og rapporter for og /1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 5

6 PS 2013/1 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen godkjent. PS 2013/2 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Sakslisten ble enstemmig godkjent. Bente Gulbrandsen, Ap, meldte forespørsel. Vedtak: Sakslisten godkjent. PS 2013/3 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjent. PS 2013/4 Referatsaker Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Referatsaken ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsak tatt til orientering. Side 6

7 RS 2013/1 KS strategikonferanse for 2013 PS 2013/5 Rutine for tilrettevisning av ansatte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Rutinen for tilrettevisning av ansatte godkjennes. 2. Rutinen innarbeides i kommunens HMS-håndbok. PS 2013/6 Oversikt vakante stillinger - sentral/felles Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget tar redegjørelsen vedr. vakante stillinger og stillinger som kan bli åpne grunnet overgang til AFP/pensjon til orientering. PS 2013/7 Kommunens interne og eksterne vikarordninger Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget tar redegjørelsen vedr. kommunens interne og eksterne vikarordninger til orientering. PS 2013/8 Utlysing av stillinger - godkjenning Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Side 7

8 Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner utlysing av stillinger som framgår av saksframlegget i henhold til rådmannens anmodninger. PS 2013/9 Sykefraværsstatistikker og rapporter for og Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sykefraværsstatistikk pr og samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. PS 2013/10 Forespørsler Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Forespørselen ble besvart av utvalgsleder i møtet. Vedtak: FO 2013/1 Forespørsel fra Bente Gulbrandsen, Ap, vedr. ansettelse i biblioteksfunksjonen i Halden fengsel. Side 8

9 PS 2013/11 Godkjenning av innkalling PS 2013/12 Godkjenning av saksliste PS 2013/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 9

10 PS 2013/14 Referatsaker Side 10

11 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Søknader om skjønnsmidler 2013 til fornying Det vises til utlysningsbrev om skjønnsmidler 2013 til fornying fra Fylkesmannen i Østfold (se vedlegg 1-3). Halden kommune har oversendt seks søknader om skjønnsmidler til fornying 2013 til fylkesmannen i prioritert rekkefølge. Søknadene er prioritert som følger: 1. Ledelsesutvikling i Halden kommune 2. Deltakelse i ROBEK-nettverk 3. Innføring av innkjøpssystem 4. Økonomistyringssystem 5. Kompetansestyrking - samhandling i Familiens hus 6. Gjennomgang med kompetanseheving på sikkerhet innenfor IT Søknadene og budsjettinformasjon følger som trykte vedlegg til saken (vedlegg 4-13) Samlet omsøkt beløp er kr I tillegg er det oversendt en søknad fra Det Digitale Østfold fellesprosjektet som Halden kommune er vertskommune for. Det søkes om kr til prosjektet (se vedlegg 14). Rapport for 2012 for prosjektet er oversendt Fylkesmannen i Østfold (se vedlegg 15). Vedlegg: 1 Skjønnsmidler 2013 til fornying 2 Komm-utlysingsbrev Søknadsskjema Østfold Søknader om skjønnsmidler 2013 til ledelsesutvikling 5 Budsjettinformasjon ledelsesutvikling 6 Søknader om skjønnsmidler 2013 til ROBEK-nettverk 7 Budsjettinformasjon ROBEK-nettverk Side 11

12 8 Søknader om skjønnsmidler 2013 til innføring av innkjøpssystem 9 Budsjettinformasjon innføring av innkjøpssystem 10 Søknader om skjønnsmidler 2013 til økonomisystem 11 Budsjettinformasjon økonomisystem 12 Søknader om skjønnsmidler 2013 til kompetansestyrking - samhandling i Familiens hus 13 Søknader om skjønnsmidler 2013 til gjennomgang med kompetanseheving på sikkerhet innenfor IT 14 Søknader om skjønnsmidler 2013 til Det Digitale Østfold - fellesprosjektet 15 Rapport Det Digitale Østfold 2012 Side 2 av 2 Side 12

13 Side 13 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/ html Page 1 of Fra: Overskott Birger[FmosBOV@fylkesmannen.no] Dato: :05:21 Til: Aremark kommune; Askim kommune; Eidsberg kommune; Fredrikstad kommune; postmottak; Hobøl kommune; Hvaler kommune; Marker kommune; Moss kommune; Rakkestad kommune; Rygge kommune; Rømskog kommune; Råde kommune; Sarpsborg kommune; Skiptvet kommune; Spydeberg kommune; Trøgstad kommune; Våler kommune Kopi: Pålsrud Espen; Lund Tormod Tittel: Skjønnsmidler 2013 til fornying ATT.: RÅDMANN/ ØKONOMISJEF Det vises til vedlagte brev med vedlegg. Dette brevet blir bare sendt kommunene elektronisk. Med vennlig hilsen Birger Overskott, seniorrådgiver Fylkesmannen i Østfold, samordnings- og beredskapsstaben Tlf , direkte tlf fmosbov@fylkesmannen.no

14 Kommunene i Østfold Samordnings- og beredskapsstaben Deres ref.: Vår ref.: 2013/ BOV Vår dato: Skjønnsmidler 2013 til fornying i kommunene Ordinært skjønnstilskudd er en del av kommunenes rammetilskudd. I 2013 har Fylkesmannen fått 62,7 millioner kroner til fordeling. Av dette er det avsatt 10 millioner kroner til fornyingsarbeid i kommunene. Det vises til nyhetssak på Fylkesmannens hjemmeside den 8. oktober Fristen for å søke på avsatte skjønnsmidler til fornying er senest innen 5. mars Søknad bes sendt elektronisk til: fmospostmottak@fylkesmannen.no Kommunaldepartementet har fastsatt sentrale retningslinjer for fordelingen av skjønnsmidler. I retningslinjene for 2012 er fornyingsprosjekter gitt en fyldig omtale. Fylkesmannen blir bedt om å prioritere prosjekter som fokuserer på kvalitet på tjenestene og hvordan opprettholde gode tjenester også i framtida. Prosjekter som har samfunnsutvikling og lokaldemokrati som tema nevnes også spesielt. Likedan blir prosjekter som har som målsetting å forbedre og implementere gode styringssystemer, styrke egenkontroll og sette etikk på dagsordenen spesielt omtalt. I de sentrale retningslinjene blir det presisert at skjønnsmidlene ikke skal benyttes som støtte til rene næringsutviklingsprosjekter. Fylkesmannen kan heller ikke tildele skjønnsmidler til kommunestrukturprosjekter. Fylkesmannen ønsker å støtte prosjekter som er nyskapende og med målsetting om kvalitetsog effektivitetsforbedringer i kommunenes tjenesteproduksjon. Vi ønsker å ha fokus på å fullføre og få effekt av det som er satt i gang tidligere når det gjelder arbeid med styringssystemer, systemer for intern kontroll og digital forvaltning. Nettverk for samhandling for utsatte barn og unge er nå avsluttet. Det er satt i gang en bred evaluering av nettverksarbeidet og arbeidet i deltakerkommunene. Tverrfaglig arbeid i forhold til barn og unge er en utfordrende oppgave og vi ønsker fortsatt prosjekter innenfor dette. Evalueringsarbeidet kan gi viktig kunnskap som vil bli formidlet kommunene. Både prosjekter i enkeltkommuner og prosjekter i samarbeid mellom flere kommuner er aktuelle for støtte fra Fylkesmannens side. Prosjekter som innebærer forpliktende samarbeid mellom flere kommuner med mål om kvalitetsutvikling av tjenestene vil bli prioritert. Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no Side 14

15 2 Det vises til omtale ovenfor med hensyn på aktuelle prosjekter. Prioriterte fornyingsprosjekter kan tematisk grupperes slik: 1. Ledelse og omstilling 2. Kvalitetsutvikling av tjenestene 3. Effektiv ressursbruk og økonomistyring 4. Klima og miljø 5. Samfunnsutvikling og kommuneplanlegging 6. Etikk og tillitskapende forvaltning Nummereringen ovenfor peker på typer prosjekter som er særlig relevante, og angir ikke noe om prioriteringen mellom prosjekter. Det er utarbeidet et eget søknadsskjema som skal benyttes. Skjemaet er vedlagt, og kan også lastes ned fra vår hjemmeside. Det benyttes et skjema pr. prosjekt det søkes om midler til. Vi ber om kortfattede og oversiktlige søknader. Det kan være aktuelt for noen å søke ytterligere tilskudd til tiltak som har mottatt støtte tidligere år. I så fall er det en forutsetning at det redegjøres for fremdriften. Det vises til eget punkt i søknadsskjemaet for dette. Se ellers oversikt over midler tildelt til fornyingsprosjekter for 2012 og kommentarene her. For interkommunale/ regionale prosjekter er det nødvendig at en kommune påtar seg en økonomisk vertskommunefunksjon som mottaker av et eventuelt tilskudd. I søknaden må det opplyses om hvilken kommune som skal ha denne funksjonen. Det forutsettes også at tiltaket har en forankring i form av en politisk behandling. Det bes om en kort sluttrapportering for alle tiltak som har mottatt tilskudd. Det er utarbeidet et eget sluttrapporteringsskjema som skal benyttes. Dette kan lastes ned fra vår hjemmeside. Rapporten sendes elektronisk til vårt postmottak. Skjemaet bes også benyttet for rapportering om bruk av midler som er tildelt tidligere år. Det bes om at det rapporteres når prosjektet er avsluttet, og det er derfor ingen fastsatt rapporteringsfrist. Fylkesmannen mener det er viktig å dele erfaringer og suksesshistorier både for å fremme læring og god omdømmebygging. Dette vil vi bidra til gjennom bruk av internett, nettverk og den årlige fornyingskonferansen Beat for Beat. I år arrangeres Beat for Beat for tiende gang fra 10. til 11. juni. Søknads- og rapporteringsskjema kan lastes ned fra vår hjemmeside: Vi tar sikte på å ha klar en endelig fordeling av midlene senest i løpet av uke 18. Tildelingen gjøres kjent gjennom brev til kommunene og på vår internettside. Fylkesmannen ønsker en aktiv dialog med kommunene, ta derfor gjerne kontakt med oss! Spørsmål kan rettes til: Birger Overskott: tlf.: , e-post: fmosbov@fylkesmannen.no Tormod Lund: tlf.: , mobil: , e-post: fmostlu@fylkesmannen.no Dette brevet blir bare sendt kommunene elektronisk. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Espen Pålsrud e.f. direktør Birger Overskott seniorrådgiver Saksbehandler: seniorrådgiver Birger Overskott VEDLEGG Side 15

16 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Side 16

17 Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Fylt ut av Dato Navn Stilling Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: 2 Side 17

18 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Ledelsesutvikling i Halden kommune Halden kommune v/rådmannen Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Søknaden prioriteres som nr. 1. Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse August des Prosjektet organiseres direkte under rådmannen med rådmannen ledergruppe som styringsgruppe. Det utpekes en prosjektleder som koordinerer ledelsesutviklingen.. Toril Bjerkeli, toril.bjerkeli@halden.kommune.no Prosjektet er forankret hos rådmannen og i rådmannens ledergruppe. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målsettingen med prosjektet å styrke kompetansen innenfor strategisk lederskap, helhetlig styring, innovasjon og endringsledelse og virksomhets- og tjenesteutvikling. Ledelsesutviklingen må underbygge ledelsens utfordringer mht. økonomi og driftstilpassing samt organisasjons- og kulturbygging og bidra til at den enkelte leder kan løse ledelsesoppgavene til beste for brukere og ansatte. Ledelsesutviklingsprosjektet samkjøres med prosjektet helhetlig styring (se egen søknad om skjønnsmidler til fornying). Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Side 18

19 Ny rådmann tiltrådte i Halden kommune I tillegg vil det i løpet av våren 2013 bli rekruttert tre nye kommunalsjefer innenfor områdene undervisning og oppvekst, helse og omsorg samt teknisk og kultur. Kommunens strategiske toppledelse består av rådmann og rådmannens ledergruppe. I ledergruppen inngår kommunalsjefene, personalsjef, økonomisjef og leder for NAV. Kommunens organisasjonsmodell er p.t. basert på tre kommunalavdelinger, rådmannens stab, støtteenheter samt 33 enheter/områder som ledes av hver sin enhetsleder. Enhetslederne rapporterer til kommunalsjefene (i helse og omsorg til områdeledere), leder tjenesteproduksjonen og har et gjennomgående delegert økonomi-, personal og fagansvar. De fleste enheter har en eller flere avdelingsledere ca. 55 personer. Det er behov for å evaluere og videreutvikle organisasjonsmodellen med tydelige lederroller og ansvarsforhold, enhetsstruktur og tydelige oppgaver for stabs- og støtteenheter. Det er også aktuelt å flytte på og omfordele oppgaver for å få til mer helhetlige og brukerrettede tjenester og bedre kompetanseutnyttelse. Parallelt vil det arbeides med nytt delegasjonsreglement. Den strategiske toppledelsen vil stå overfor store muligheter og krevende oppgaver når det gjelder: - Omfattende økonomisk omstilling og driftstilpassing for å skape positiv driftsbalanse og økonomisk handlingsrom som muliggjør nye satsinger - Videreutvikling av strategisk lederskap med fokus på klare mål, gode planprosesser, helhetlig styring og forpliktende resultatdialog - Organisasjons- og kulturbygging - Videreutvikling av en framtidsrettet arbeidsgiverstrategi som gir langsiktig rekruttering og kompetansebygging, godt omdømme og økt attraktivitet - Å bidra til tydelige roller og godt samspill mellom politisk og administrativ ledelse som sikrer de folkevalgte et godt beslutningsgrunnlag og lederne et eget handlingsrom For å lykkes med disse utfordrende oppgavene må ledelsesutvikling prioriteres de nærmeste årene. Det har ikke vært gjennomført systematisk lederopplæring i kommunen siden Aktuelle temaer i ledelsesutviklingen vil være: - Organisasjonsforståelse i et systemteoretisk perspektiv - Samhandling og tydelighet på aksept av roller og oppgaver - Ledelse av folkevalgt styrte organisasjoner - Lederen som arbeidsgiver arbeidsgiverrollen - Identifisere, forstå og håndtere bevisste og ubevisste krefter - Opplæring i konkret oppgaveløsning innenfor personal- og økonomiområdet og i bruk av elektroniske verktøy som kan effektuere driften Det vil være nødvendig å innhente ekstern bistand i forbindelse med gjennomføring av de fem første områdene. Når det gjelder konkret oppgaveløsning innenfor økonomi- og personalområdet og bruk av elektroniske verktøy, vil dette i hovedsak kunne gjennomføres i egenregi. Dette vil bli samkjørt med prosjektet vedr. helhetlig styring (se egen søknad om skjønnsmidler til fornying). Side 19 2

20 Arbeidsformene vil være plenumssamlinger, arbeid i mindre grupper og individuelt arbeid mellom samlingene. Ledelsesutviklingen vil først kunne starte når de tre nye kommunalsjefene har tiltrådt stillingene dvs. i august/september Dialog med og valg av konsulenter vil gjennomføres før dette. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet er ikke tildelt skjønnsmidler tidligere. Fylt ut av Dato Navn: Toril Bjerkeli Stilling: Personalsjef Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no 3 Side 20

21 Budsjettinformasjon - ledelsesutvikling Ledelsesutviklingsprogrammet i Halden kommune vil gå over 3 år med oppstart høsten Det søkes skjønnsmidler til fornying med kr i Søknadsbeløpet vil bli økt til minimum kr i 2014 og 2015 som følge av at prosjektet da vil gå over hele året. Kommunens egenandel vil være i form av prosjektledelse stipulert til kr ,- pr. år inkludert prosess med inngåelse av avtale med eksternt firma i Annen finansiering vil primært være OU-midler fra KS. Andre muligheter for ekstern finansiering vil også bli vurdert. Skjønnsmidler fra fylkesmannen vil bli benyttet til dekning av utgifter til ekstern bistand samt oppholds- og reiseutgifter i forbindelse med kurs og samlinger. Side 21

22 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Robek- nettverk Halden kommune v/rådmannen Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Søknaden prioriteres som nr. 2. Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Mars juni 2015 Prosjektet organiseres med en prosjektleder som rapporterer til rådmannens ledergruppe. Elin C. Hagen-Tafjord (elin.cathrine.hagen@halden.kommune.no) Forankret i rådmannens ledergruppe. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målsettingen med prosjektet er å gjennomføre en endring av dagens driftsnivå i kommunen slik at vi igjen oppnår økonomisk balanse og et handlingsrom til å utvikle tjenestene videre. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Robek- nettverket gjennomføres av KS med deltakerkommuner fra Møre og Romsdal i tillegg til Halden kommune. Prosjektet innebærer seks samlinger i tillegg til kommunebesøk fra KS. KS bidrar med dokumentasjon, problemstillinger og prosessledelse. Kommunebesøket gir kommunen mulighet til å bruke KS som veileder og til å skape en felles forståelse i hele organisasjonen på tvers av fagområder og i forhold til politiske beslutningstakere. Målgruppen er både politisk- og administrativ ledelse i kommunen. Gjennomføring av brukerundersøkelser er også en del av prosjektet. Side 22

23 Det søkes om midler til å dekke deltakeravgift til KS samt reise- og oppholdsutgifter for deltakerne. Egenandelen vil være prosjektlederstillingen som er beregnet til å utgjøre 20 % av et årsverk (basert på erfaringer fra KS). I tillegg kommer kostnaden knyttet til brukerundersøkelser. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet er ikke tildelt skjønnsmidler tidligere. Fylt ut av Dato Navn: Elin C. Hagen-Tafjord Stilling: Økonomisjef (kst) Vedlegg: Budsjettinformasjon Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no 2 Side 23

24 Budsjettinformasjon knyttet til søknad om skjønnsmidler for Robek- nettverket Deltakeravgift Reise 7 personer x 6 samlinger Reisekostnader Oppholdsutgifter Søknadsbeløp Egenandel Prosjektstilling inkl. sosiale avgifter Brukerundersøkelser Sum egenandel Side 24

25 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Innføring av innkjøpssystem Halden kommune v/rådmannen Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Søknaden prioriteres som nr. 3. Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse August 2013 juni 2014 Prosjektet organiseres med prosjektleder tilhørende innkjøp (enhet for økonomi og plan) med rådmannens ledergruppe som styringsgruppe. Ikke på plass foreløpig. Prosjektet er forankret hos rådmannen og i rådmannens ledergruppe samt enhetsledergruppen. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målsettingen med prosjektet å få en kvalitetsutvikling av innkjøpsprosessen. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Det ble vedtatt i budsjettet for 2013 at Halden kommune skal implementere et innkjøpssystem. Dette er også nedfelt i den godkjente innkjøpsstrategien til kommunen. Innføring av et innkjøpssystem er viktig for å få kontroll over innkjøpene som utføres i organisasjonen og er et viktig ledd i forbindelse med omstillingsprosessen i Halden kommune for å bedre den økonomiske styringen. Side 25

26 Vi ser klare fordeler med at innkjøp foretas av et betydelig mindre antall personer enn hva som er tilfellet i dag og ikke minst at innkjøpet er godkjent/ anvist før bestillingen iverksettes. Dette vil føre til mer effektiv utnyttelse av ressursene vi har tilgjengelig i kommunen. Ved å gjøre alle innkjøpene gjennom innkjøpssystemet vil vi til enhver tid vite hvilke innkjøp som «ligger i bestilling» og hvilke forpliktelser vi har. Innkjøpsavdelingen er i gang med å skrive prosjektbeskrivelse, men det er viktig å få på plass en prosjektleder som kan være ansvarlig for gjennomføringen. Halden kommune befinner seg i en vanskelig økonomisk situasjon og det er ønskelig at gjennomføringen av dette prosjektet skal gjøres på en effektiv, men god måte for å sikre et system som kan brukes optimalt. Et tilskudd til en prosjektleder vil gjøre at prosjektet kan gjennomføres på en bedre og mer effektiv måte enn om avdelingen skal gjennomføre prosjektet i tillegg til ordinære arbeidsoppgaver. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering 0 (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet er ikke tildelt skjønnsmidler tidligere. Fylt ut av Dato Navn: Elin C. Hagen-Tafjord Stilling: økonomisjef (kst.) Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no Side 26 2

27 Budsjettinformasjon innkjøpssystem Innkjøpssystemet er en del av budsjett 2013, og har fått bevilget ,- til oppstart i Prosjektet behøver en prosjektleder som er ansvarlig for å gjennomføre prosjektet for at innføringen av systemet ikke skal gå på bekostning av andre oppgaver i innkjøpsavdelingen. I tillegg vil selve anskaffelsen av systemet koste. Vi er i prosess der vi innhenter priser på ulike systemer slik at denne kostnaden er per i dag av ukjent størrelse. I forhold til den økonomiske situasjonen Halden kommune befinner seg i vil det være naturlig å søke DIFI om støtte til konsulentbistand for å senke egenandelen ytterligere. Side 27

28 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Økonomistyringssystem Halden kommune v/rådmannen Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Søknaden prioriteres som nr. 4. Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Juni Juni 2014 Prosjektet organiseres med en prosjektleder som rapporterer til økonomisjef Ikke fastsatt. Forankret i rådmannens ledergruppe. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målsettingen med prosjektet er å bedre økonomistyringen i forhold til den omstillingsprosessen Halden kommune skal igjennom. Gjennom prosjektet skal ledernes og økonomiavdelingens kompetanse innen økonomistyring heves. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Prosjektet tar sikte på å heve kompetansen og kvaliteten på økonomistyringen som gjøres i Halden kommune. Kommunen er i behov av omfattende opplæring av hele ledersjiktet i kommunen når det gjelder økonomistyring. Lederne nærmest brukerne er de som forplikter kommunen til hoveddelen av kostnadene i løpet av et år. Det er viktig at disse lederne forstår betydningen av de valgene de tar. I tillegg er det viktig at kompetansen i økonomiavdelingen styrkes innen fagfeltet økonomistyring slik at avdelingen kan være en bedre rådgiver og veileder i forhold til øvrige avdelinger i kommunen. Side 28

29 For å ha god økonomistyring kreves det også systemer som enkelt, men med god kvalitet kan oppdateres i forhold til tiltak og prognoser slik at administrasjon og politikere har et godt grunnlag når beslutninger fattes. Prosjektet inkluderer både faglig oppdatering i forhold til økonomistyring i tillegg til en utvikling av modellen som brukes i organisasjonen per i dag. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet er ikke tildelt skjønnsmidler tidligere. Fylt ut av Dato Navn: Elin C. Hagen-Tafjord Stilling: Økonomisjef (kst) Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no Side 29 2

30 Budsjettinformasjon søknad om skjønnsmidler knyttet til økonomistyringssystem Prosjektet har en ytre ramme på 1,2 millioner kroner og er tenkt å gå over to år. For å gjennomføre prosjektet er vi i behov av ressurser utover dagens bemanning. Det vil være en prosjektleder som er ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet. I tillegg til prosjektleder vil prosjektet bruke eksisterende ressurser i avdelingen. Det vil også være behov for utvikling av eksisterende økonomistyringssystem som er manuelt basert og har en høy risiko for at feil kan oppstå. Prosjektmidlene er også tenkt å dekke opplæringsbehov av ansatte i organisasjonen når det gjelder faget økonomistyring. Side 30

31 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Kompetansestyrking samhandling i Familiens hus Halden kommune, Enhet basistjenester, Familiens hus Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Søknaden er prioritert som nr. 5. Halden Kommune Prosjektperiode Mai 2013 juni 2014 Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Familiens hus Karin Oraug + karin.oraug@halden.kommune.no Rådmannens ledergruppe, dvs. Rådmannen og komm.sjef helse-omsorg og komm.sjef undervisning og oppvekst Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Første fase i etablering av Familiens hus er snart gjennomført. De aktuelle tjenestene har flyttet inn/ er i ferd med å flytte inn i nye felles lokaler. Samlokalisering ligger som grunnlag for videre arbeid med å styrke samhandlingskompetanse for tjenestenes yrkesutøvere. Formålet er å gi brukerne av kommunens tjenester mer effektive og helhetlige tilbud. Forebyggende tenkning og tidlig intervensjon i bekymringssaker er sentrale mål. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Gjennomføre systematiske felles opplæringstiltak overfor personalet i de ulike tjenestene som nå er etablert i Familiens hus. Noen aktuelle tiltak: -Ledelse og gjennomføring av ansvarsgruppemøter, strukturering av arbeidet i etterkant -Felles opplæring i lovverk og praksis i forhold til reglene om taushets -og opplysningsplikt Side 31

32 -Utvikling av felles forståelse i etiske problemstillinger/ nødvendige prioriteringer -Videreutvikle Marthe-meo som metode, samarbeid mellom forsterket helsestasjon/ barnevern og PPT -Videreutvikle arbeid med motiverende intervju ( MI) Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel 0 0 Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere: Halden har vært med i Effektiviseringsnettverket Samhandling barn og unge i perioden Kommunen har mottatt vertskommunetilskudd over 3 år, og er blitt bedt om å tilbakebetale kr til KS. Viser til korrespondanse med FM v/ Tormod Lund. Etter samtaler med prosjektledelsen i KS, har vi vært av den oppfatning at tilskuddet kunne brukes i Haldens eget arbeid i effektiviseringsnettverket. Dette utfra sammenlignbare tilskudd andre deltakerkommuner har mottatt til sine lokale prosjekter. Halden har således ingen midler til rådighet for å komme videre med prosjektet, som nå skal inn i fasen med å bygge opp felles samhandlingskompetanse. Fylt ut av Dato Navn: Karin Oraug Stilling: Leder familiens hus. Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no 2 Side 32

33 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Gjennomgang med kompetanseheving på sikkerhet innenfor IT Halden kommune v/rådmannen Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Søknaden prioriteres som nr. 6. Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Mars 2013-november 2014 Prosjektet organiseres direkte under rådmannen med rådmannen ledergruppe som styringsgruppe Prosjektet er forankret hos rådmannen og i rådmannens ledergruppe samt enhetsledergruppen. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målsettingen med prosjektet å styrke IT-sikkerhet i Halden kommune. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Halden kommune har behov for en gjennomgang av IT-sikkerheten sammen med en ekstern aktør. Hensikten er å se på hvordan den tekniske, fysiske og rutinemessige sikkerheten blir ivaretatt. For å ivareta informasjonssikkerheten på en helhetlig må kompetansen innenfor sikkerhet opp på et høyere nivå. Det trengs en grunnleggende opplæring innenfor fagfeltet for både ledelsen og superbrukere (ansvarlig for fagprogrammer). Side 33

34 Vi ser at det framover vil kreves mye rundt sikkerhetsløsningene våre. Dette for å kunne opprettholde gode elektroniske tjenester også i framtiden. Vi er i dag elektroniske innenfor alle områder. Framover vil det innføres flere elektroniske løsninger for å løse de daglige oppgavene mellom HK og de vi skal levere tjenester til. IT-Utviklingsavdelingen trenger kompetanseheving innenfor: - Ny forskrift, Helseinformasjonssikkerhetsforskriften. - Risikoanalyser - Utarbeidelse av katastrofeplaner - Hvordan implementere elektroniske løsninger i vår IT-plattform for å ivareta sikkerheten og lover og forskrifter. - Bruksmønster ift. bruk av utstyr Det vil være nødvendig å innhente ekstern bistand i forbindelse med gjennomføring av kurs. Når det gjelder konkret oppgaveløsning innenfor informasjonssikkerhet ved bruk av elektroniske verktøy, vil dette i hovedsak kunne gjennomføres i egen regi etter at kursing er gjennomført. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering 0 (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet er ikke tildelt skjønnsmidler tidligere. Fylt ut av Dato Navn: May-Britt Svensen Stilling: enhetsleder Service og ITutvikling Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no 2 Side 34

35 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2013 Navn på prosjektet Søker Andre kommuner som deltar Det Digitale Østfold (tidligere Det Døgnåpne Østfold) Vertskommune - Halden kommune Alle kommuner i Østfold Søknadsbeløp Kr Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) 1 Vertskommune - Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2013 april 2014) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Mars mars 2014 Koordineringsgruppe bestående av representanter fra alle kommuner Vertskommune: Halden kommune Karine Engebretsen karine.engebretsen@halden.kommune.no Forankret administrativt over mange år Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Det Digitale Østfold er et prosjektarbeid som har som mål å bistå kommunene i Østfold med å tilrettelegge for brukerrettede, elektroniske tjenester. De to siste årene har vi fortrinnsvis satset på kurs og seminarer fordi det når mange og fordi kommunene har lite penger til kompetanseheving og kurs. Erfaringene har vært svært positive, vi har deltakertall fra på alle kursene. Det viser at behovet er til stede. Vi søker fylkesmannen om midler til å fortsette dette arbeidet i Side 35

36 Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Fortsette arbeidet med å støtte kommuner i Østfold slik at de kan oppfylle forventningene i Regjeringens det digitale førstevalget. Dette gjør vi fortrinnsvis gjennom kompetanseheving (kurs og seminarer) og erfaringsutveksling (nettverk). For 2013 er temaene vi vil fokusere på følgende: Søkeoptimalisering og statistikk CIM-workshop (samarbeid med fylkesmannen i Østfold) Klarspråk (delta i KS-prosjekt) Altinn Portaldag; erfaringsutveksling Intranett beste praksis Dokumentasjon og digitalt førstevalg (DIFI) I tillegg vil 15 deltakere fra Østfold ta et masterkurs i ekstern kommunikasjon i regi av NTNU. Det planlegges også en studietur til Uddevalla i Sverige for koordineringsgruppa og evt andre interesserte. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere I 2012 tilbød vi videregående kurs for webredaktører, forfattere og andre kommunikasjonsansatte i regi av Det Digitale Østfold. DDØ satt sammen en 4 dagers kurspakke i samarbeid med Webgruppen som vi gav navnet: "Østfoldkommunene skal bli best på nett!". Samhandlingsreformen og helsenett var tema for eget «helsesminar». Repr. for DDØ deltok i prosjektet Altinn innovation Fylt ut av Dato Navn Karine Engebretsen Stilling Prosjektleder vertskommune Vedlegg: - Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no 2 Side 36

37 SLUTTRAPPORTERING FOR FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE Navn på prosjektet Søker Andre kommuner som har deltatt: Det Døgnåpne Østfold - fellesprosjekt Vertskommune Halden kommune Alle kommuner i Østfold Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2009-januar 2011) Organisering Prosjektleder + e- postadresse Mars 2012 mars 2013 Det Døgnåpne Østfold er et fellesprosjekt som har selvstendige kommuneprosjekter knyttet til seg. Fellesprosjektet koordinerer de felles aktivitetene som kommunene har utført sammen. Vertskommune: Halden kommune Karine Engebretsen Karine.engebretsen@halden.kommune.no Målsetting Mål I: Det offentlige Østfold skal bestå av lærende organisasjoner som yter kostnadseffektive tjenester med en prosessbasert tilnærming. Tiltak: o Prosesstilnærming og forbedring av kommunale tjenester o Beste Praksis på de viktigste publikumstjenestene o Spredning av kunnskap til andre kommuner Mål II: Kommunene i Østfold skal tilgjengeliggjøre alle offentlige elektroniske tjenester på sine portaler gjennom Min Side, og det offentlige Østfold regionalt skal ha gode demokratiske prosesser og stimulere til deltakelse og debatt mellom politikere, beslutningstakere og innbyggere. Tiltak: o Kompetansetiltak innen eforvaltning og e-tjenester Side 37

38 o Kost/nytteanalyser på enkelttjenester for eksempel Peng-modellen o Prosessdatabank som andre kommuner kan dra nytte av o Elektroniske tjenester der publikum og næringsliv kan betjene seg selv o Bruk av Internett for å vitalisere demokratiet (edemokrati) Prosjektet jobber etter føringene gitt av KS. Prosjektbeskrivelse DDØ har i 2012 initiert kompetansehevingstiltak knyttet mot etablering av elektroniske tjenester gjennom seminarer og gjennom arbeid i faglige nettverk innenfor flere områder; Kompetansegivende kurs innen webkommunikasjon, sosiale medier, dialogbaserte verktøy Vi gjentok suksessen fra 2011 og tilbød videregående kurs for webredaktører, forfattere og andre kommunikasjonsansatte i regi av Det Døgnåpne Østfold. DDØ satt sammen en 4 dagers kurspakke i samarbeid med Webgruppen som vi gav navnet: "Østfoldkommunene skal bli best på nett!". Denne kursrekken tilsvarer Webgruppens «Webskole». Sted: Quality Resort Sarpsborg 15.mars kl Kurs i bildebehandling, visuell webkommunikasjon og grunnkurs i hvordan få 6 stjerner, kursleder Jakob Thyness. 58 påmeldte 10.mai kl Kurs for viderekomne i å skrive godt/bedre for web, kursleder Nina Furu. 50 påmeldte 6.sept kl Kurs i sosiale medier fordypning, kursleder Nina Furu 25 påmeldte 7. februar 2013 kl Kurs i søkemotoroptimalisering og statistikk/analyse, kursleder Roar Eriksen 23 påmeldte Det har vært bra oppslutning om kursene med deltakere fra både Østfoldkommunene og fylkeskommunen. Altinn DDØ har i 2012 deltatt i Altinn innovation 2012 med fokus på å tilgjengeliggjøre felleskomponenter i Altinn for kommunesektoren. Kommunene i Østfold har lenge etterspurt muligheten for å få benytte seg av Altinnportalen for å presentere tjenester for næringslivet Gjennom deltagelse i prosjektet har deltager for DDØ fokusert på kommunenes utfordringer og ønsker ift Altinn, samt blitt løpende orientert om Altinns utvikling. 2 Side 38

39 Temaer i kjølvannet av regjeringens digitaliseringsprogram har også vært tatt opp og «svar ut»-tjenesten presentert. Turid Johansen som har vært deltaker har videreformidlet informasjon fra alle 4 samlingene til DDØstyret. Det er fremdeles et stykke arbeid igjen og kontakten som er opprettet inn mot Altinn ønsker videreført også i Se søknad for Samhandlingsreformen og helsenett seminar 26. november 2012 Thon Hotel Halden kl Helsenett utfordringer og løsninger Agenda: 1. Hva er Samhandlingsreformen? Ved Åsmund Kobbevik, Kst. daglig leder i Helsehuset Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS 2. Hva er Norsk Helsenett? Hvem skal samhandle og hva skal vi samhandle om? Ved Heidi Slagsvold, Prosjektleder, Norsk Helsenett 3. Samarbeidsarenaer og avtaler Ved Aslak Aftenstierne, IKT-arkitekt, Helsehuset Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS 4. Hva er Meldingsutveksling? Hva slags informasjon skal utveksles? eresept Utfordringer Løsninger Ved Mona Carlsen, Pasientkoordinator, Halden kommune Facebook Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett , ,- Egenandel , ,- Skjønnsmidler fra , ,- FM Annen finansiering 0,- 0,- Hvordan er skjønnsmidlene brukt: Skjønnsmidlene er benyttet til utgifter rundt seminar og kurs som utgifter til kursholdere, leie av lokaler, blomster/annet til kursholdere og mat. Prosjektdeltagelse i Altinn innovation Side 39 3

40 I tillegg vil 15 deltakere fra Østfold ta et masterkurs i ekstern kommunikasjon i regi av NTNU i Fylkesmannen har tidligere godkjent søknaden om omdisponering av tidligere tildelte midler a kr mva til masterkurset: «Ekstern kommunikasjon i prosjekter - presse- og mediastrategi (PK6303)». Oppnådde resultater og erfaringer Hva vi har oppnådd: Kommunene i Østfold har sammen gjennomført prosessbasert analyse for flere relevante prosesser og tjenester. Både generelle interne arbeidsprosesser og prosesser som endrer seg ved innføring av elektroniske tjenester. Et felles prosessbibliotek for tjenestene er etablert. Vi ser at prosessmodellering er et egnet verktøy og kan benyttes som metode for å finne prosesser som gir økt effektivitet i tjenesteproduksjonen. Ledere, mellomledere, ansatte og politikere har god kunnskap om eforvaltning og eierskap til prosess i egen kommune. Prosjektet Det døgnåpne Østfold er knyttet opp mot organisasjonsprosesser og prosjekter i de enkelte kommuner. Flere tjenester er gjort tilgjengelige elektronisk. Flere av de deltagende kommunene har nå tilgjengelig elektroniske tjenester på Min Side. Fredrikstad kommune er den første kommunen i Norge med registertjeneste på Min Side. Gjennomført kartlegging av kompetansebehov innen eforvaltning i kommunene. Allerede tilegnet kunnskap i prosjektet er delt med de nye deltagerne i prosjektet Vi ser at flere av de deltagende kommunene nå begynner å få erfaring på områder som ikke så mange kommuner har. Denne erfaringen blir stadig delt med andre kommuner i landet som søker informasjon hos oss. Vi har formidlet erfaring og aktivt deltatt i prosjektet Tjenester på nett og andre sentrale prosjekter. Vi har hatt en naturlig og god fremdrift i prosjektet hele veien. Resultatene i hver enkelt kommune vil nok - om det måles - vise varierende grad av effektivitet. Gevinstrealiseringen er vist gjennom opplæring i en metode for kost/nytteanalyser. Det er ikke tvil om at de kommunene som har startet med å ta i bruk de etablerte prosessbeskrivelsene vil oppleve tidsbesparelser og større grad av effektivitet i tjenesteproduksjonen. Kriteriet om at prosjektet er en del av et helhetlig omstillingsarbeid er oppnådd gjennom at prosjektet er knyttet til kommunenes omstillingsprosser. DDØ er et nyskapende prosjekt som fører til økt brukermedvirkning/-orientering gjennom sitt fokus på i praksis å tilrettelegge for det døgnåpne Østfold. Prosjektet gir gjennom de mange tiltakene økt omstillingskompetanse med stor grad av medvirkning fra ansatte og i de enkelte kommunene, også tillitsvalgte. Videre oppfølging/implementering Se egen søknad for Side 40 4

41 Er egen sluttrapport og prosjektregnskap utarbeidet? Ja, vedlegges Nei X Fylt ut av Dato Navn Karine Engebretsen Stilling Prosjektleder vertskommune Sluttrapport sendes elektronisk til Fylkesmannen i Østfold: fmospostmottak@fylkesmannen.no 5 Side 41

42 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Thomas Bjørnstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for administrasjon 2013/ Hovedutvalg for plan, miljø og landbruk Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak Formannskapet Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Økonomirapport - NAV 2 Økonomirapport - Sentral/felles 3 Økonomirapport - Undervisning 4 Økonomirapport - Helse 5 Økonomirapport - Teknisk og kultur 6 Økonomirapport pr. enhet Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. januar Rådmannens innstilling: Rådmannen legger frem omfattende reduksjonstiltak med sikte på budsjettbalanse i 2013 for hovedutvalgene og formannskapet i april. For øvrig tas rapporten til orientering. Saksprotokoll i Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Behandling: Side 42

43 Vedtak: Saksutredning: Bakgrunn Budsjettet for 2013 ble vedtatt i kommunestyret sak PS 2012/164. I henhold til vedtakets punkt 3 skal rådmannen «( )påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer sektorenes økonomi samt framdrift på innsparinger og andre tiltak til Hovedutvalgene, Formannskapet og kommunestyret i hvert møte. Ved avvik som kan medføre budsjettoverskridelser skal rådmannen umiddelbart legge fram alternative forslag til inndekning for aktuelt politisk organ i henhold til dette vedtaket og delegeringsreglementet.» Rådmannen fremlegger med dette enhetenes økonomi og status på vedtatte tiltak ved utgangen av januar. Prognosen per januar viser et forventet merforbruk på 52,2 mkr ved utgangen av Dette er en forbedring i forhold til foreløpig årsresultat for 2012 med 18,8 mkr. Tabellen under viser et sammendrag av de ulike områdene. Positive tall i endringskolonnen betyr forbedringer fra forrige rapport (i millioner kroner). Endring Avvik Avvik Budsjett Prognose fra Tall i mkr 2012 Fellesinntekter , ,08 22,84 9,81 13,03 Sentral/ Felles 104,6 119,63-15,03-5,36-9,67 NAV 49,06 50,79-1,73-6,19 4,46 Undervisning og oppvekst 478,81 488,68-9,87-9,6-0,27 Helse og omsorg 612,41 652,64-40,23-37,38-2,85 Teknisk 48,32 57,87-9,55-23,51 13,96 Kultur 47,11 45,8 1,31 1,19 0,12 Totalt 0,07 52,33-52,26-71,04 18,78 De økonomiske utfordringene er fortsatt store og aktivitetsnivået er fortsatt for høyt i forhold til de økonomiske rammebetingelsene som Halden kommune har. Likviditeten er anstrengt og trekkrettighet i bank er benyttet gjennom hele 2013 med noen unntak. Ved utgangen av februar var det benyttet 102,8 mkr av trekkrettigheten i hovedbank. Rådmannen ønsker å presisere at det positive avviket på fellesinntektene kommer av at det ikke er prognostisert med inndekning av underskudd, da driften foreløpig viser at Halden Kommune også i 2013 vil gå med et underskudd. Det er i 2013 budsjettert med underskuddinndekning på 29,5 mkr. Korrigerer vi for dette er det et negativt avvik på fellesinntektene på ca 6,6 mkr. Dette relaterer seg til en mindreinntekt på renter på bankinnskudd på 1,5 mkr, og lavere momskompensasjon enn budsjettert på 3,5 mkr. I tillegg er det prognostisert en mindreinntekt på 1,5 mkr knyttet til skatt og rammetilskudd. Dette er beregnet ut fra KS prognosemodell. Side 43

44 Vedlagt til saken følger det en rapport pr. kommunalavdeling, i tillegg til en oversikt pr. enhet. Dette i henhold til budsjettvedtak. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Haabeth Grindaker Elin Cathrine Hagen Side 44

45 Økonomirapport NAV Periode 01/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Nettolønn viser et negativt avvik, også her skyldes det aktiviteten KVP som beskrevet i Den samme utfordringen vil finne sted også i Det satses på KVP, vi arbeider godt med dette programmet, men midlene blir ikke dekket opp fullt ut med det som kommer i den statlige rammen, 9 mkr til Halden kommune. Det er et satsningsområde som vi ser gir effekt på sikt. Flere langtidsmottakere har kommet i aktivitet. Det er besluttet å ta imot flyktninger, en stilling ekstra til dette arbeidet blir belastet lønnsutgiftene. Andre utgifter: Bidrag til sosialhjelp er budsjettert med 3,2 mkr mens de faktiske utgifter i januar var 3,7 mkr. Januar er en måned som historisk sett har høyere utbetaling, årsak er bl.a. strømregninger for brukerne. Viktig å bemerke at også boutgifter som husleie i det private markedet er økende, dette skjer alltid når det er mangel på boliger. Andre inntekter: Det er et mål å øke inntekter fra refusjoner trygd inneværende og tidligere år. Det er flere saker på gang hvor vi håper å få refundert utbetalt sosialhjelp i påvente av trygdeytelser for flere år. Overføringer fra IMDI for bosetting av flyktninger. Tiltak for å dekke inn avvik: Alle tiltak som ble iverksatt i 2012 videreføres i 2013, men utvides med ennå større fokus på "Rett ytelse". Forvaltning av brukernes privat økonomi, bruk av Startlån, bruk av 2 midlertidige boliger, sosialvakt i NAV nedlagt, fokus på Arbeid først. Prosjekt kontinuerlig forbedring videreføres i alle avdelingene i regi av stat. Søkt prosjektmidler fra FM og arbeids- og velferdsdirektoratet til prosjekt IPS, fokus på personer med psykiske lidelser. Bruke kommunale praksisplasser og statlige virkemidler i tillegg til kvalifiseringsprogrammet. Søker IMDI midler til arbeid med flyktninger. Systematisk oppfølging av flyktninger i introduksjonsprogrammet, bør føre til at flere kommer i arbeid. Har søkt videreføring av prosjektmidler ihht fattigdom i barnefamilier. Utfordringer Den største utfordringen i 2013 er å holde budsjettet samtidig som vi ikke bryter loven. Arbeidet med restanse på konvertitter dvs. de som fikk AAP for 4 år siden. Dersom de ikke fyller vilkårene for varige ytelser, og ikke kommer i arbeid, vil sannsynligheten for å komme på sosialhjelp for inntektssikring være tilstede. Ellers er det en utfordring for NAV Halden at ikke sosialhjelpssatsene er justert siden Det medfører unødvendige forvaltningsoppgaver som kunne vært benyttet i oppfølging for å forhindre tilbakefall på økonomisk sosialhjelp. Side 45