Selskapskontroll Klepp kommune Klepp Energi AS

Transkript

1 Selskapskontroll Klepp kommune Klepp Energi AS September 2014

2

3 Samandrag På oppdrag frå kontrollutvalet i Klepp kommune har Deloitte gjennomført ein selskapskontroll av Klepp Energi AS. Klepp Energi AS er eit lokalt energiverk på Jæren i Sør-Rogaland. Klepp elektrisitetsverk blei oppretta i I 1996 blei Klepp Energi AS stifta som aksjeselskap, og selskapet var operativt frå I tillegg til drift av distribusjonsnett, er selskapet sine verksemdsområde sal og drift av deponigass, fjernvarme, og breiband (internett, tv, telefoni og alarm). Klepp kommune eig 100 prosent av aksjane i Klepp Energi AS. Kontrollkriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel 3, medan faktagrunnlaget blir presentert i kapittel fire 4. For ein meir utfyllande versjon av revisjonen sine vurderingar blir det vist til kapittel 5 i rapporten. Høyringsuttale frå Klepp kommun v/ rådmann og Klepp Energi v/ administrerande direktør er vedlagt. Undersøkinga er gjennomført i perioden januar 2014 august Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen I denne selskapskontrollen har revisjonen undersøkt og vurdert Klepp kommune sin eigarstyring av Klepp Energi AS. Vidare har revisjonen undersøkt og vurdert om selskapet har etablert system og rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon frå Klepp Energi og frå Klepp kommune og gjennomført intervju med til saman seks personar. Dette inkluderer representantar frå Klepp Energi og Klepp kommune. Gjennomgang av revisjonen sine vurderingar Problemstilling 1: Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Revisjonen si vurdering: Klepp kommune har utarbeidd ein eigarskapspolitisk plattform som sist blei revidert i Klepp kommune uttrykker ikkje spesifikt i sin eigarskapspolitiske plattform om kommunen legg KS sine retningslinjer til grunn for si eigarstyring, og det er fleire av praksisane som KS tilrår som ikkje er omtalt i plattforma. Revisjonen meiner kommunen bør vurdere om det av eigarskapspolitisk plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning, skal gå fram i kva grad og eventuelt korleis kommunen følgjer opp KS sine tilrådingar. Revisjonen peiker i selskapskontrollen på fleire sentrale tilrådingar frå KS som etter revisjonen si vurdering ikkje blir tilstrekkeleg følgt opp i Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi. Dette gjeld: 3

4 Klepp kommune følgjer ikkje opp opplæringa for folkevalde etter to år Klepp kommune sikrar ikkje at alle styrerepresentantar får tilbod om opplæring Eigarskapspolitisk plattform blir ikkje gjennomgått og lagt fram årleg for dei folkevalde. Klepp kommune har ikkje spesifisert kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar. Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyre om å innføre alle praksisane som KS tilrår (eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport). Klepp kommune har ikkje utarbeidd rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar. Kommunen har heller ikkje sett krav til selskapsstyre om å utarbeide slike rutinar. Klepp kommune har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform, men har ikkje etablert rutinar for å følgje opp krava som kommunen har fastsett for selskap i sin eigarpolitiske plattform. Revisjonen meiner det er viktig at ein slik praksis blir innført, for å sikre at krava blir etterlevd av selskapa. Problemstilling 2: I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd av Klepp Energi? Revisjonen si vurdering: Det er revisjonen si vurdering at Klepp Energi utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter. Det er vidare revisjonen si vurdering at Klepp Energi følgjer opp føringar som er gitt i Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform og i kommunen sin eigarstrategi for selskapet. Klepp Energi har ikkje praksis for opplæring av styrerepresentantar og gjennomføring av styreseminar, slik KS tilrår for kommunalt eigde selskap. KS peikar på at dei tilrådde praksisane er ei rettesnor og at praksisane vil avhenge av selskapet sin storleik og verksemd. Revisjonen meiner Klepp kommune og Klepp Energi bør vurdere om opplæring for styrerepresentantar og gjennomføring av styreseminar er praksisar som Klepp Energi bør innføre. Problemstilling 3: Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? Revisjonen si vurdering: Det er utarbeidd ein styreinstruks for styret som regulerer forholdet mellom styret og administrasjonen i Klepp Energi. Revisjonen vurderer at dette er eit dokument som bidrar til å klargjere rolle- og ansvarsfordelinga mellom partane. Både frå styret og frå administrasjonen i selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom partane. Representantane som er intervjua gir uttrykk for at det også er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom Klepp Energi og Klepp kommune som eigar. Både frå selskapet og frå kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom kommunen og selskapet det siste året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet. 4

5 Problemstilling 4: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til aksjelova, internkontroll/hms, offentlege innkjøp og offentleggjering. Revisjonen si vurdering: Revisjonen meiner at Klepp Energi har etablert rutinar som bidrar til å sikre at generalforsamlingar i selskapet blir gjennomført i samsvar med føresegner i aksjelova. Selskapskontrollen viser at styret har etablert ei systematisk og tett oppfølging av selskapet, og at selskapet har etablert rutinar som sikrar at styret får tilgang til relevant styringsinformasjon. Selskapet har etter revisjonen si vurdering etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at HMS-arbeidet i selskapet blir utført i samsvar med krav i internkontrollforskrifta. Etter revisjonen si vurdering har ikkje Klepp Energi etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre etterleving av regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen har gått gjennom utbetalingar til fem leverandørar i Stikkprøvegjennomgangen viser at tre av fem innkjøp ikkje er konkurranseeksponert i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i forsyningsforskrifta 3-1 og i forskrift om offentlege anskaffingar 3-1. Eitt av innkjøpa som er konkurranseeksponert innfrir ikkje dokumentasjonskrava i forsyningsforskrifta 3-1 (7). Det er revisjonen si vurdering av selskapet har etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at krav i offentleglova blir etterlevd. Problemstilling 5: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift? Revisjonen si vurdering: Nøkkeltal for Klepp Energi viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital. Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden gitt utan presiseringar eller atterhald. Selskapskontrollen viser at Klepp Energi har etablert faste praksisar knytt til budsjettering og oppfølging av budsjett, men at praksisane ikkje er nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er viktig at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. Klepp kommune har i sin eigarstrategi for selskapet frå 2009 fastsett at kommunen forventar eit utbytte som er minst i samsvar med skissert utbytte i selskapet sin strategiplan frå Klepp Energi har utbetalt utbytte til Klepp kommune i samsvar med skissert utbytte i strategiplanen i perioden I perioden har det vore naudsynt for Klepp Energi å overføre midlar frå eigenkapitalen for å klare dette. Selskapet viser til at dette skuldast låge inntektsrammer frå NVE i tillegg til tidlegare investeringar i infrastrukturen for breiband, på grunn av høg aktivitet. Revisjonen meiner det er positivt at Klepp kommune har tydeleggjort sine forventningar til utbytte. Samstundes er det viktig at Klepp kommune og Klepp Energi har dialog kring nivået på utbytte, slik at forventningar om utbytte kan justerast ut i frå selskapet sin økonomiske situasjon dersom partane opplever det som naudsynt. 5

6 Revisjonen sine tilrådingar: Revisjonen tilrår at Klepp kommune: 1. Avklarar i kva grad og korleis KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for kommunen si eigarskapsforvaltning. Dette kan med fordel gå fram av kommunen sin eigarskapspolitiske plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning. 2. Vurderer å innføre følgjande retningslinjer i samsvar med KS sine tilrådingar: følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring (innanfor ein valperiode gjennomgå og leggje fram eigarskapspolitisk plattform for dei folkevalde årleg spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar (t.d. gjennom å utarbeide retningslinjer) sette krav til selskapsstyre om å innføre praksisar tilrådd av KS (eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport) utarbeide retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend med korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar 3. Etablerer rutinar for å følgje opp av krav som er sett til selskap i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform og eventuelle eigarstrategiar blir etterlevd av selskap. 4. Klargjer kva ansvar og oppgåver kommuneadministrasjonen har i samband med oppfølging av kommunen sine eigarskap. 5. Vurderer avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys opp mot regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen tilrår at Klepp Energi: 1. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: Tilbod om opplæring for styrerepresentantar Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver Slutte seg til KS sitt styrevervregister 2. Dokumenterer styret si eigenevaluering. 3. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 4. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 6

7 Innhald Samandrag Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensning Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennomgang av innkjøp Verifisering og høyring Kontrollkriterium Innleiing Aksjeloven Offentlege innkjøp Offentlegheit Helse, miljø og sikkerheitsarbeid (HMS) Selskapet sine vedtekter Kommunale dokumenter og vedtak Eigarsskapspolitisk plattform Data Om selskapet Klepp Energi AS Organisering Styret i Klepp Energi AS Rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og selskapet sitt styre Rapportering til styret Rapportering internt i konsernet Strategiplan for Klepp Energi Selskapet si drift og økonomi Samarbeid med andre selskap Om dotterselskapet Klepp Energi Invest AS System og rutinar i selskapet Økonomi- og budsjettstyring Reglement og rutinar for innkjøp Stikkprøver av innkjøp HMS-arbeidet i selskapet Avvikssystem og avviksrapportering Etiske retningslinjer Offentligheit Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi AS Eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune Vedtekter og eigarstrategi for Klepp Energi Utøving av eigarstyring og formelle møtepunkt med selskapet Samhandling mellom Klepp kommune og Klepp Energi Rapportering frå selskapet til Klepp kommune Val av styrerepresentantar

8 4.3.7 Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styre Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde Vurderingar Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar? Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd av Klepp Energi? Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin eigarskapsmelding? Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: Aksjelova Internkontroll/HMS Offentlege anskaffingar Offentleggjering Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift? Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett? Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar? Tilrådingar Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Klepp kommune v/ rådmann Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Klepp Energi v/ administrerande direktør Vedlegg 3: Revisjonen sine kommentarar til rådmannen sin høyringsuttale Vedlegg 4: Oversikt over sentrale dokument og litteratur

9 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har gjennomført ein selskapskontroll av Klepp Energi AS. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet i Klepp kommune i møte 05. desember 2013, sak Selskapskontrollen er gjennomført i tidsrommet januar 2014 august Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere Klepp kommune sin eigarstyring av Klepp Energi AS. Vidare har føremålet med selskapskontrollen vore å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Følgjande problemstillingar har blitt undersøkt: 1. Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar? c. Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? 2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd av Klepp Energi? a. Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin eigarskapsmelding? 3. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? 4. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: a. Aksjelova b. Internkontroll/HMS c. Offentlege innkjøp d. Offentleggjering 5. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift? a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett? 9

10 c. Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar? 1.3 Avgrensning Revisjonen har i denne selskapskontrollen hatt fokus på morselskapet Klepp Energi, og har ikkje gjennomført undersøking av det heileigde dotterselskapet Klepp Energi Invest AS. 10

11 2. Metode Deloitte har utført selskapskontrollen i samsvar med kapittel 6 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon og rettleiar for gjennomføring av selskapskontroll utarbeidd av NKRF Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. har blitt analysert. Innsamla kjeldemateriale har blitt vurdert opp mot kontrollkriteria. 2.2 Intervju Revisjonen har intervjua to representantar frå administrasjonen i Klepp Energi (inkludert direktør) og styreleiar for selskapet 2. I tillegg har revisjonen gjennomført intervju med to administrativt tilsette i Klepp kommune og ordførar, som representant for generalforsamlinga. 2.3 Stikkprøvegjennomgang av innkjøp Revisjonen har gjennomført ein stikkprøvegjennomgang av fem innkjøp utført av Klepp Energi i Revisjonen fekk oversendt ei oversikt over alle leverandørtransaksjonar i 2013 som viser storleik på beløp som er utbetalt og kva leverandør som har fått utbetalinga. Lista blei sortert etter leverandør, og beløpa blei summert for å vise totale utbetalingar. I lista blei det trekt fem leverandørar som alle hadde fått samla utbetalingar over NOK ,- i løpet av Klepp Energi AS blei bede om å sende over ytterlegare informasjon om utbetalingane til desse leverandørane for å identifisere kva konkrete avtalar utbetalingane høyrte til. Då avtalane var identifiserte, fekk revisjonen tilsendt dokumentasjon knytt til konkurransegjennomføring og avtaleinngåing for dei ulike avtalane. 2.4 Verifisering og høyring Intervjureferata er verifisert av intervjupersonane. Datadel av rapporten verifisert av selskapet ved administrasjonen og Klepp kommune ved rådmann. Rapporten med revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak har vore sendt til selskapet ved direktør og styreleiar, og til kommunen ved rådmann og generalforsamlingsrepresentanten for høyring. Høyringsuttaler frå selskapet og kommunen ligg ved rapporten. Generalforsamlingsrepresentanten har i samband med høyringsprossesen kome med to presiseringar som revisjonen har innarbeidd i rapporten. 1 Selskapskontroll - fra a å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF Selskapet har fått ny styreleiar etter generalforsamlinga i juni Ny styreleiar er ikkje intervjua. 11

12 3. Kontrollkriterium 3.1 Innleiing Kontrollkriteria er henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. 3.2 Aksjeloven Av aksjeloven 3 2-2, første ledd, går minstekrav til vedtekter i eit selskap fram: «Vedtektene skal minst visa: 1. selskapets føretaksnamn, 2. den kommune i riket kor selskapet skal ha sitt forretningskontor, 3. selskapets verksemd, 4. aksjekapitalens storleik, jf. 3-1, 5. aksjenes pålydande (nominelle beløp), jf. 3-1.» Vidare går det fram av 2-2, andre ledd, at dersom selskapets føremål ikkje skal vera å skaffe aksjeeigarane økonomisk utbytte, skal vedtektene innehalde føresegner om anvending av overskot og av formuen ved oppløysning. Selskapet skal til kvar tid ha ein eigenkapital og ein likviditet som er forsvarleg ut frå risikoen ved og omfanget av verksemda i selskapet (jf. 3-4). Dersom det må antakast at eigenkapitalen er lågare enn forsvarleg eller lågare enn halvparten av aksjekapitalen, skal styret straks handsame saken (jf. 3-5, første ledd). Styret skal innan rimelig tid kalle inn generalforsamlinga og gje ei redegjering for selskapet si økonomiske stilling. Dersom selskapet ikkje har ein forsvarleg eigenkapital i samsvar med 3-4, skal styret på generalforsamlinga foreslå tiltak for å rette på dette (jf. 3-5, første ledd). Av aksjeloven 5-1, første ledd, går det fram at aksjeeigarane representerer den øvste mynde i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjer ein stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter (jf. 5-3). Styreleiar og dagleg leiar skal vere til stades på generalforsamlinga (jf. 5-4). Ordinær generalforsamling skal vere gjennomført av selskapet innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår (jf. 5-5, første ledd). Følgjande saker skal handsamast og avgjerast på den ordinære generalforsamlinga (jf. 5-5, andre ledd): 1. godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte; 2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen Seinast ei veke før generalforsamling skal årsrekneskapet, årsmeldinga og revisjonsberetinga sendes til kvar aksjeeigar med kjent adresse (jf. 5-5, tredje ledd). Også innkalling til generalforsamling skal vere sendt seinast ei veke før møtet skal holdast, og i innkallinga skal det vere med eit forslag til dagsorden som bestemt synar sakene som skal handsamast i møtet (jf. 3 LOV Lov om aksjeselskap. 12

13 5-10). Møteleiaren skal sørgje for at det blir ført protokoll for generalforsamlinga (jf. 5-16). I protokollen skal generalforsamlinga si avgjerd takast inn med anngjeving av utfallet av avstemminga (jf. 5-16, andre ledd). Ei avgjerd av generalforsamlinga krev fleirtalet av dei avgitte stemmane, om ikkje anna er bestemt i lova (jf. 5-17, første ledd). Styret kan bestemme at det skal innkallast til ekstraordinær generalforsamling (jf. 5-6). Forvaltninga av selskapet hører til under styret (jf. 6-12, første ledd), og medlemmene blir valt av generalforsamlinga (jf. 6-3, første ledd). Styret skal sørgje for forsvarlig organisering av verksemda (jf. 6-12, første ledd), og i naudsynt utstrekning fastsette planar og budsjett for selskapet si verksemd (jf. 6-12, andre ledd). Vidare skal styret halde seg orientert om selskapet si økonomiske stilling og styret plikter å sjå til selskapet si verksemd, rekneskap og formueforvalting er gjenstand for tryggjande kontroll (jf. 6-12, tredje ledd). Styret skal vidare føre tilsyn med den daglege leiinga, selskapet og selskapet si verksemd elles (jf. 6-13, første ledd). Styret kan fastsette instruks for den daglege leiinga (jf. 6-13, andre ledd). Styremedlemmer tenestegjer i to år (jf. 6-6, første ledd). I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år (jf. 6-6, første ledd). Av 6-23, første ledd, følgjer det at styret, for selskap der tilsette er representert i styret, skal fastsette ein styreinstruks som gjer nærmare regler om styret sitt arbeid og sakshandsaming. Instruksen skal mellom anna innehalde reglar for kva saker som skal handsamast av styret og dagleg leiar sine arbeidsoppgåver og plikter ovanfor styret. Instruksen skal også innehalde reglar for innkalling og møtehandsaming (jf. 6-23, andre ledd). Vidare skal det førast protokoll over styrehandsaminga. Denne skal minst angi tid og sted, deltakarar, handsamingsmåte og styret si avgjerd (jf. 6-29, første ledd). Styret kan treffe ei avgjerd når meir enn halvdelen av medlemmane er til stades eller deltar i styrehandsaminga, så langt det ikkje er fastsett strengare krav i vedtektene (jf første ledd). Av 6-27, første ledd, følgjer det at eit styremedlem ikkje må delta i handsaminga eller avgjerda av spørsmål som har ein slik betyding for eigen del eller for nokon nærstande, som gjer at medlemmet må bli ansett for å ha ein fremtredande personleg eller økonomisk særinteresse i saken. Det same gjeld for dagleg leiar i selskapet. Selskapet kan ha ein dagleg leiar (jf. 6-2, første ledd). Dagleg leiar blir tilsett av styret dersom ikkje det er bestemt i vedtektene at tilsettinga skal gjerast av generalforsamlinga (jf. 6-2, andre ledd). Dagleg leiar skal stå for den daglege leiinga av selskapets verksemd og følgje dei retningslinjer og pålegg som styret gjer (jf. 6-14, første ledd). Den daglege leiinga omfattar ikkje saker som etter selskapet sine forhold er av uvanlig art eller av stor betyding (jf. 6-14, andre ledd). Dagleg leiar skal sørgje for at selskapets rekneskap er i samsvar med lov og forskrifter og at formueforvaltinga er ordna på ein tryggande måte (jf. 6-14, fjerde ledd). Dagleg leiar skal minst kvart fjerde månad gje styret orientering om selskapet si verksemd, stilling og resultatutvikling (jf. 6-15, første ledd), og styret kan til kvar tid krevje at dagleg leiar gjer styret ein orientering om bestemte saker (jf. 6-15, andre ledd). Dagleg leiar har ansvar for å førebu saker som skal handsamast av styret i samråd med styret sin leiar (jf. 6-21,.første ledd). Ein sak skal bli førebudd og framlagt slik at styret har eit tilfredsstillande grunnlag for å ta ei avgjerd (jf. 6-21, andre ledd). Det er styret som representerer selskapet utad og som teikner selskapet sitt firma (jf. 6-30). Styret kan gi styremedlemmar, dagleg leiar eller namngitte tilsette rett til å teikne selskapet sitt firma (jf. 6-31, første ledd). Dagleg leiar representerer selskapet utad i saker som inngår i den daglege leiinga (jf. 6-32). 13

14 Ei avgjerd om å endre vedtektene for selskapet skal treffast av generalforsamlinga, dersom ikkje anna er fastsett i lov. Avgjerda krev tilslutting frå minst to tredelar av dei avgitte stemmar av aksjekapitalen som er representert på generalforsamlinga (jf. 5-18, første ledd). Det følgjer av 8-1, fjerde ledd at selskapet bare kan dele ut utbytte så langt selskapet etter utdelinga har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet, jf Avgjerda om utdeling av utbytte treffast av generalforsamlinga etter at styret har lagt fram forslag om utdeling eller anna anvending av overskot (jf. 8-2, første ledd). 3.3 Offentlege innkjøp Klepp Energi har opplyst revisjonen at dei er underlagt regelverket om offentlege anskaffingar, inkludert forsyningsforskrifta, og revisjonen har lagt dette til grunn i si undersøking. I tillegg til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) 4 vil forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 5 og forskrift om innkjøp i forsyningssektoret (FF) 6 vere aktuelle. Anskaffingsregelverket gjeld for offentlege oppdragsgjevarar, herunder statlege, kommunale og fylkeskommunale myndigheiter og offentlegrettslege organ (jf. LOA 2). Forsyningsforskrifta kjem til anvending for offentlegrettslege organ og offentlige føretak som utøver ein aktivitet innan forsyningssektoren, jf. FF 1-2 bokstav a. Forsyningssektoren omfattar vassforsyning, energi, transport og posttenester. Oppdragsgjevarar som ikkje er offentlegrettsleg organ eller offentleg foretak, men som driv verksemd innan forsyningssektoren grunna einerett eller særrett, er også omfatta av forsyningsforskrifta, jf. FF 1-2 bokstav b. Eit offentligrettslig organ er i forsyningsforskrifta definert på same måte som i forskrift om offentlige anskaffelser, jf. FF 4-1 bokstav b og FOA 1-2 annet ledd. For at eit organ skal bli definert som eit offentlegrettsleg organ må det oppfylle tre vilkår: tene allmennheita sitt behov, og ikkje vere av industriell eller forretningsmessig karakter sjølvstendig rettssubjekt finansiert eller kontrollert av offentlege myndigheiter Av forsyningsforskrifra 1-3 bokstav a, går det fram at forskrifta kjem til anvending på aktiviteter som blir utøvd av oppdragsgjevar som nemnt i 1-2 og som har til føremål: «å stille til rådighet eller drive faste nettverk beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av: 1. drikkevann, 2. elektrisitet, 3. gass eller varme, eller 4. levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk.» For anskaffingar i verksemda som ikkje skjer som ledd i utøving av aktivitet som angitt i forsyningsforskrifta, kjem forskrift om offentlege anskaffingar (FOA) til anvending jf. FOA 1-2 fjerde ledd., så lenge oppdragsgjevaren også er omfatta av FOA. Oppdragsgjevar må i slike tilfelle forholde seg til både anskaffingsforskrifta og forsyningsforskrifta, og det må for kvar anskaffing bli vurdert kva regelverk som kjem til anvending. 7 I tilfelle der ei anskaffing omfattar 4 Nærings- og fiskeridepartementet. Lov om offentlige anskaffelser. LOV nr Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR nr Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester). FOR nr Offentlige anskaffelser. Regelverk, praksis og løsninger Dragsten, s

15 fleire type aktivitetar, skal reglane for som gjeld for den aktiviteten som er kontrakten sin hovudgjenstand gjelde, jf. FF 2-2. Grunnleggande krav I lov om offentlege anskaffingar 1 går det fram at: «Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.» For å sikre at føremålet med anskaffingsreglane blir nådd, fastsett lova, forskrift om offentlege anskaffingar og forskrift om innkjøp i forsyningssektoren fleire grunnleggande krav til anskaffingsprosessen. Dei grunnleggande krava i LOA 5, FOA 3-1 og FF 3-1 kan oppsummerast som følgjer: - Konkurranse ei anskaffing skal så langt det er mogleg vere basert på konkurranse. - God forretningsskikk oppdragsgjevar skal opptre profesjonelt. - Likehandsaming og ikkje diskriminering leverandørane skal konkurrerer på like vilkår, få same informasjon og like mogelegheiter. Leverandørar skal ikkje handsamast ulikt på grunnlag av nasjonalitet, lokal tilhøyrigheit, venskap, eller anna. - Føreseielegheit leverandørane skal ha tilstrekkeleg informasjon om konkurransen og gjennomføringa av konkurransen til at dei kan gjere forsvarlege vurderingar og val med omsyn til tilbodet sitt innhald - GjennomsiktigheIt og etterprøvbarheit det offentlege sine anskaffingar skal skje gjennom opne prosessar og desse prosessane skal dokumenterast. Det skal i ettertid vere mogeleg å ettergå denne dokumentasjonen for å undersøke om anskaffingsprosessen har foregått i samsvar med anskaffingsregelverket. - Forholdsmessigheit Anskaffingsprosessen skal stå i forhold til anskaffinga sin verdi. Dess høgare verdi på anskaffingane, dess strengare krav blir stilt til gjennomføringa av anskaffinga. Kravet har til dømes betyding for kor strengt dei øvrige grunnleggande krava skal tolkast. 8 Krav om konkurranseeksponering og krav om dokumentasjon er sentrale prinsipp som vil vere særleg relevant i samanheng med stikkprøvane som revisjonen har gjort av Klepp Energi sine innkjøp, Krav om konkurranseeksponering EØS-terskelverdiane i forsyningsforskrifta er i dag 3,1 millionar kr. eks. mva. for vare- og tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FF 2-3, 1. ledd). For anskaffingar som er underlagt forsyningsforskrifta som er under EØS-terskelverdiane, gjeld dei grunnleggande krava til konkurranseeksponering i lov om offentlege anskaffingar ( 5) og forsyningsforskrifta ( 3-1). 8 Basert på innhald i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser. 15

16 Av forsyningsforskrifta 3-1 første ledd følgjer det at ei kvar anskaffing skal vere basert på konkurranse så langt som det er mogeleg. Det er også fastsett eit generelt forholdsmessigprinsipp, som krev at oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte som står i forhold til innkjøpet (jf. FF 3-1, femte ledd). Anskaffingar over EØS-terkselverdiane skal følgje del II av forsyningsforskrifta. Anskaffingar over terskelverdi kan bli gjennomført som open eller avgrensa anbodskonkurranse eller konkurranse med forhandling (jf. FF 5-1). Det er vidare krav om at konkurransen blir kunngjort i TEDdatabasen 9 for heile EØS-området (jf. FF 8-1, andre ledd). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin 10 og vidare til TED-databasen. For anskaffingar der forskrift om offentlege anskaffingar kjem til anvending skal innkjøp med verdi over kr bli kunngjort i Doffin, jf. FOA 2-1 (2) og 9-1. Det er ikkje krav om slik utlysing for oppdrag med lågere verdi, men det er fastsett eit generelt forholdsmessigprinsipp, som krev at oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte som står i forhold til innkjøpet (jf. forskriften 3-1, femte ledd). EØS-terskelverdiane i anskaffingsforskrifta er per tidspunkt 1,55 millionar kr. eks. mva. for vareog tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FF 2-3, 1. ledd). Anskaffingar over terskelverdi kan bli gjennomført som open eller avgrensa anbodskonkurranse, konkurranse med dialog eller konkurranse med forhandling (jf. FOA 14-1). Det er vidare krav om at konkurransen blir kunngjort i TED-databasen for heile EØS-området (jf. FOA 18-1, andre ledd). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin og vidare til TED-databasen. Krav til dokumentasjon For alle anskaffingar underlagt anskaffingslova gjeld LOA 5 sine krav til føreseielegheit, gjennomsiktigheit og etterprøvbarheit. I tillegg sett forsyningsforskrifta 3-1, 7. ledd følgjande krav til dokumentasjon for alle anskaffingar underlagt forsyningsforskrifta: «Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.» For anskaffingar som følgjer Del II i forsyningsforskrifta (over EØS-terskelverdiane) er det i tillegg krav til oppbevaring av relevante opplysningar om ein kvar kontrakt, slik at dei på eit seinare tidspunkt er i stand til å grunngi dei avgjersler som er tatt, i samband med vurderingar, val av leverandør og tildeling av kontrakt (jf. 12-1, 1 ledd, bokstav a). For anskaffingar der forskrift om offentlege anskaffingar kjem til anvendig, skal oppdragsgjevar føre protokoll for anskaffingar med verdi over kroner ekskludert mva (jf. 3-2). Føremålet med plikta til å føre protokoll, er å gjere det mogleg i ettertid å kontrollere at konkurransen har vore gjennomført i samsvar med regelverket. I tillegg er det stilt eit grunnleggande krav for alle anskaffingar i anskaffingsforskrifta 3-1, 7. ledd, som er likelydande med 3-1, 7. ledd i forsyningsforskrifta (gjengitt ovanfor). Anskaffingsprotokollen skal førast fortløpande gjennom heile konkurransen. Det går fram av FOA 3-2, 2. ledd at «Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4.». Oppdragsgjevar er ikkje forplikta til å bruke slike skjema så lenge dei etterspurde opplysningane er med i anskaffingsprotokollen. Mellom anna skal protokollen beskrive; anskaffinga og prosedyre for anskaffinga, deltakarar og eventuelle avvisingar, 9 EU sin database for offentlege anbodsinnbydingar. 10 Doffin er ein database for offentlege innkjøp i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). 16

17 grunngjeving for val av leverandør, og andre vesenteige forhold. Slike vesentlege forhold kan vere inhabilitet, om oppdragsgjevar har gjort avklaringar med leverandørar, om det er gjennomført møter med enkelte leverandørar, og om vedståingsfristen er forlenga. Om rammeavtalar Når ein oppdragsgjevar har til hensikt å foreta gjentakande innkjøp av eit produkt eller teneste, kan oppdragsgjevaren inngå rammeavtale med ein eller fleire leverandørar. Oppdragsgjevar må i så tilfelle opplyse om at det er snakk om rammeavtale i kunngjeringa av konkurransen, mellom anna for å etterkome de grunnleggande kravet til føreseielegheit i konkurransen jf. LOA 5, FOA 3-1 og FF 3-1. I forskrift om offentlege anskaffaingar 6-1 (4) og 15-1 (4) er det fastsett at lengda på rammeavtalen ikkje kan overstige fire år «med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand.» Forsyningsforskrifta inneheld ikkje tilsvarande bestemmelse. I FF 6-1 (3) er det fastsett at oppdragsgjevar ikkje må misbruke rammeavtalar i den hensikt å hindre, begrense eller vri konkurransen. 3.4 Offentlegheit Føremålet med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 11 er å leggje til rette for at offentlege verksemder er opne og gjennomsiktige. Det er i hovudsak to prinsipp som følgjer av lova: Rett til innsyn Plikt til å føre journal Av 3 i offentleglova går det fram at «saksdokument, journaler og liknende som virksomheten har registrert er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.» Offentlege verksemder som er omfatta av lova har plikt til å føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter jf. 10. Offentleglova sitt verkeområde går fram av 2: «Lova gjeld for a) staten, fylkeskommunane og kommunane, b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet.» Av rettleiaren til offentleglova går det fram at forholdet til offentleglova ikkje blir avgjort av organisasjonsformen aleine, men etter ei heilskapsvurdering der ei rekkje moment spel inn. Det blir særleg lagt vekt på følgjande forhold: «den organisatoriske og økonomiske tilknytning til det offentlige virksomhetens art 11 Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Offentleglova. LOV nr

18 om virksomheten har et faktisk eller rettslig monopol graden av politisk styring.» Helse, miljø og sikkerheitsarbeid (HMS) Av 1-1 i arbeidsmiljølova går det fram at føremålet med lova mellom anna er å sikre eit arbeidsmiljø som gir grunnlag for ein helsefremmande og meiningsfylt arbeidssituasjon, og som gir full sikkerheit mot fysiske og psykiske skadeverknader. Av arbeidsmiljølova 3-1 går krav til systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerheit fram: «(1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. (2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt, c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov, f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.» Kravet om å drive systematisk helse-, miljø og sikkerheitsarbeid er nærmare presisert gjennom Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). I forskrifta er internkontroll definert som «systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen». Det går her fram at den som er ansvarleg for verksemda skal sørgje for at internkontroll blir innført og utøvd i verksemda, og at dette blir gjort i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar. Av 5 i internkontrollforskrifta går det fram at følgjande forhold må kunne dokumenterast skriftleg: Fastsetting av mål for helse, miljø og sikkerheit Utarbeiding av oversikt over verksemda sin organisasjon, herunder korleis ansvar, oppgåver og mynde for arbeidet med helse, miljø og tryggleik er fordelt Kartlegging av farar og problem og på denne bakgrunn vurdering av risiko, samt utarbeiding av tilhøyrande planar og tiltak for å redusere risikoforholda 12 Rettleiar til offentleglova. Lovavdelinga. Justis- og politidepartementet,

19 Iverksetting av rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge brot på krav fastsett i eller i medhald av helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga Gjennomføring av systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som føresett 3.6 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar 13 for korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar kommunar og fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande om aktivt eigarskap i kommunar/fylkeskommunar: «Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.» 14 I den sist oppdaterte versjonen (2013) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar: 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde 2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar 3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurdering og val av selskapsform 5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd 6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap 7. Samansetting og funksjon av eigarorgan 8. Gjennomføring av eigarmøte 9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor 10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap 11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre 12. Styresamansetting i konsernmodell 13. Oppnemning av vararepresentantar 14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre 15. Kjønnsrepresentasjon i styre 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt 18. Utarbeiding av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar som både folkevald og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke kompetansen og sikre informasjon til kommunestyrepolitikarane, bør det årleg etter gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og nøkkeltal. 13 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) 14 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) s.2. 19

20 Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum innehalde tre hovudpunkt: 1. Oversikt over kommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid 2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike selskapsog samarbeidsformane 3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, medrekna vedtektsrevisjon Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over kommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i kommunestyret. 15 Det går også fram av KS sine tilrådingar at kommunen bør utarbeide og revidere selskapsstrategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar. Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapet der eigar sine forventningar til selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll. Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskapsstrategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarmeldinga bli revidert jamleg. Det går vidare fram at det i selskapsstrategien bør klargjørast eigar sine forventingar til type avkasting, anten den er i finansiell forstand eller på anna måte. Det blir peika på at type avkasting vil avhenge av type selskap og selskapet sitt føremål. Det går vidare fram at det er eigar sitt ansvar å syte for at selskapet har ein forsvarleg selskapskapital og at styret har handleplikt dersom eigenkapitalen blir for låg. Styret skal i samsvar med aksjeloven foreslå utbytte innanfor dei avgrensingane som aksjeloven sett for åtgangen til å utdele utbytte. Det blir vidare peika på at det derfor er viktig at eigarane har forventingar om ein utbyttepolitikk som gjer at selskapet sitt føremål kan realiserast. Det blir vidare peikt på at selskapet ikkje bør akkumulere høgare eigenkapital enn det som er naudsynt på forretningsmessig grunnlag og for å oppnå eigarane sitt mål med selskapet. Vidare blir det vist til at føremål for selskap ofte blir definert forholdvis generelt, noko som kan medføre stor åtgang til endringar i verksemda. Det blir peika på at det vil vere opp til eigarorganet å veige behovet for selskapet sitt handlingsrom. KS peikar også på at langsiktigheit og samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale eigarskap Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s

21 Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål, eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk. 17 Dersom kommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryss-subsidiering. Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda. 18 Av tilrådingane går det vidare fram at kommunestyret har eit tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja. Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret sjå til at det blir ført kontroll med kommunen sine eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin funksjon på ein god måte. KS tilrår at kommunestyret innafor kommunelova sine føresegner fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. Kontrollutvalet og kommunen sin revisor skal bli varsla når generalforsamling/representantskap og tilsvarande organ held møte, og kontrollutvalet/revisor har rett til å vere til stades på slike møte. 19 KS tilrår vidare at administrasjonssjefen skal syte for at dei folkevalde og innbyggjarane lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og anna som kommunen har eigarinteresser i. 20 KS sine tilrådingar omhandlar også samansetting og funksjon av eigarorgan. For aksjeselskap anbefaler KS at kommunestyret vel politisk leiing som eigarrepresentant i selskapa sitt eigarorgan. Eigarutøvinga skal spegle kommunestyret si samla avgjersle eller fleirtalsavgjersle. Det er sentralt at det blir oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og kommunestyret i forkant av generalforsamlingar. Det blir presisert at tilrådinga retter seg mot at eigarstyringa skal skje gjennom eigarorganet for selskapa og ikkje i selskapsstyra. Det blir vidare peika på at innanfor selskapsformene AS og IKS bør det, for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eigarorganet si mynde, etablerast føreseielege kommunikasjonsformer mellom kommunestyret og eigarorgan som forankrast i eigarskaps-meldinga. 21 KS tilrår også at det blir gjennomført eigarmøte. Generalforsamling er det formelle eigarmøtet, men det kan også bli kalla inn til eigarmøte utover generalforsamlingar. Tilrådinga om gjennomføring av eigarmøte er ei presisering av lova. KS tilrår at styret bør leggje til rette for at flest mogleg av eigarorganet sine medlemmer kan ta del i generalforsamling og at dette blir ein effektiv møteplass for aksjeeigarane og styret. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å delta på generalforsamlinga i aksjeselskap. Revisor har rett til å vere til stades, og nokre gonger har revisor plikt til å møte når det er saker på dagsorden som gjer dette naudsynt. I tillegg til generalforsamling kan det bli gjennomført andre eigarmøte, til dømes for å drøfte ei sak utan at det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eigarane sjølve å vurdere behovet for, og korleis slike eigarmøte skal bli gjennomført Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s