Administrative oppgaver, tillitsverv og funksjoner Retningslinje. Dokumentansvarlig Klubbens sekretær

Transkript

1 Versjon: 0.1 Endret dato: Dokumentansvarlig Klubbens sekretær Godkjent av: Klubbens styre 1. Formål og ansvar Klubbens ledelse Styret Arbeidsutvalg Presidenten Innkommende president Past president Sekretær Kasserer/økonomiansvarlig Komiteenes og tjenestenes funksjoner og oppgaver Medlemmenes og komiteenes felles oppgaver Komiteer Komitelederens rolle Komitémøter (Peismøter) Yrkeskomiteen Klubbkomiteen Samfunnskomiteen Internasjonal komité Valgkomité Deltakelse - distriktsarrangementer og guvernørbesøk... 8 Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 1 av 9

2 1. Formål og ansvar Disse retningslinjene bygger på strukturgruppens arbeid ( ). Disse retningslinjene skal bidra til at det blir kontinuitet i administrative oppgavene, tillitsverv og funksjoner. Det er sekretær som er dokumentansvarlig for dette dokumentet. Det er styret som godkjenner retningslinjene og bestemmer om/når de skal revideres. ne skal presenteres for nytt styre senest på styrets konstituerende møte. 2. Klubbens ledelse Styret består av 8 stk., og et beslutningsdyktig når halvparten møter: President Innkommende president Past president Kasserer Sekretær Lederne for komiteene 2.1. Styret Styret må fremstå som effektiv og handlekraftig, med gjennomgående representasjon fra komiteene. Det anbefales at det gjennomføres et fellesmøte mellom nytt og gammelt styre i mai måned hvert år. Fatte beslutninger og bekjentgjøre disse til klubbens medlemmer, herunder: - Sette preg på programmet som reflekterer strategi og årsplaner - Avklare representasjon på vegne av klubben - Etablere og prioritere ad hoc arbeidsgrupper etter behov for å knytte klubben sammen (se muligheter/engasjere på tvers av komiteene) - Følge opp årshjulet/aktivitetskalender, valgkomité og saker som kommer opp - Følge opp økonomi- og planlegging - Følge vedtekter og fremme vedtektsendringer, samt godkjenne klubbens administrative styrende dokumenter - Initiere til PR og omdømmeprosjekter i samarbeid med PR-IKT-tjenesten - Knytte klubbene sammen (se muligheter/engasjere på tvers av klubbene på Ringerike 2.2. Arbeidsutvalg Består av president, innkommende president, sekretær og kasserer Fungerer som styrets arbeidsutvalg for ledelse og administrasjon av daglig drift og forberedelse av saker til styre- og årsmøte Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 2 av 9

3 2.3. Presidenten - Leder klubbmøtene - Setter mål og retningslinjer for det kommende rotaryåret - Planlegger (setter agenda) og leder styremøtene - Planlegger, og leder klubbsamrådet (ett hvert halvår) - Informerer om oppmerksomheter, jf. retningslinjer «Diverse anledninger» - Støtter distriktets guvernør (DG) og hans program - Holder seg orientert om RI og sørger for å informere klubben - Sørge for at klubben er representert iht. reglene på DK og DS - Rapporterer fra DK og DS - Er medlem av valgkomiteen - Deltar på PETS 2.4. Innkommende president - Er presidentens stedfortreder, og leder møtene ved presidentens fravær - Skal utarbeide plan og måldokument for det kommende året (sendes til innkommende guvernør i distriktet) for å forberede seg for sitt presidentår - Presentere sine planer for neste rotaryår på klubbsamråd i mai/juni - Er medlem av valgkomiteen - Oppnevne komitéledere, NK og medlemmer i neste års komiteer straks valget er gjennomført - Har dialog med komitéene - Delta på PETS, DK og DS (er ansvarlig for at det nye styret og komitéformennene deltar/er representert på DS) - Er ansvarlig for at nye medlemmer som har anledning til det deltar på DS 2.5. Past president Er komitéleder i en av komiteene eller innehar en annen styrefunksjon Sekretær Har som hovedoppgave å bistå presidenten i forberedelse til medlemsmøter og sørge for at det informeres om fødselsdager og diverse anledninger (jf. rutinen Diverse anledninger), mv. Forberedelse til møter: Sender invitasjon/varsel om neste medlemsmøte til medlemmene pr e-post minimum 3 dager før møtet. Avklarer med hotellet før møtene (om f.eks. bruk av høyttaleranlegg). Oppgaver under møtet/møter: Registrerer fremmøte på klubbmøter, ved bedriftsbesøk og ved sosiale arrangementer. Skriver referat fra styremøter og arkivere disse i klubbens digitale arkiv. Oppdatering av medlemsnett: Medlemmer kan selv oppdatere og vedlikeholde sin informasjon på medlemsnett. Sekretæren har allikevel ansvar for medlemsnettet mht.: - Fremmøte på møter både internt i klubben og på distriktsmøter - Inn- og utmeldinger (pr og 30.06) Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 3 av 9

4 - Medlemsinformasjon (matrikkelinformasjon og e-postadresser) - Holde oversikt over hvem som er tildelt PHF og Hedersprisen Andre oppgaver: - I samråd med presidenten utføre nødvendig korrespondanse - Sørge for gave til foredragsholdere - Administrere søknader ved utnevnelse til Paul Harris Fellow Recognition - Føre oversikt over klubbens enker/enkemenn (invitasjoner til sosiale arrangementer) - Referere fra styremøter, klubbsamråd mv. - Utstede medlemskort til medlemmer (på forespørsel) - Oppdatere oversikt over hvem av klubbens medlemmer som har mottatt klubbens gave (sølvskje) - Innkalle til årsmøte (gjennomføres innen utgangen av oktober hvert år). Saksliste og årsmøtedokumenter skal sendes ut til medlemmene 2 uker før møtet Kasserer/økonomiansvarlig Jf. egen instruks/retningslinje for kassererfunksjonen. 3. Komiteenes og tjenestenes funksjoner og oppgaver 3.1. Medlemmenes og komiteenes felles oppgaver Dette er oppgaver som kommer i tillegg til komiteens spesifikke ansvar. Felles oppgaver for komiteene Sikre engasjement, tilhørighet og gjennomføringsevne, - Har en rådgivende rolle overfor styret o Komiteleder har ansvar for å ta opp saker og gi tilbakemelding og fremme forslag til styret - Verving og omdømme er et hovedansvar for yrkeskomiteen, men også en oppgave for alle medlemmer og komitéer. Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 4 av 9

5 Felles oppgaver for alle medlemmer - Rekruttere nye medlemmer - Fadderoppgaver - Integrere nye medlemmer - Aktiviteter med utvekslingsstudent Fadderordningen Fadderen er nøkkelpersonen i forholdet til et nytt medlem. Det er fadderens plikt å sørge for at det nye medlemmet, så raskt som mulig, blir presentert for klubbens medlemmer. Eksisterende medlemmer bør selv ta initiativ og presentere seg for det nye medlemmet og bidra til at vedkommende føler seg velkommen Komiteer Komitelederens rolle Komitéleder er fagansvarlig i komiteen, og representerer komiteen i styret. Komiteleder kan innkalle til møter så ofte som de oppgaver komiteene jobber med krever det. Komiteens nestleder er ansvarlig for medlemsoppfølging internt i komiteen, og bidrar til inkludering av medlemmene. Kontinuitet i komitéledelsen sikres gjennom årlig rotasjon som prinsipp Komitémøter (Peismøter) Det skal gjennomføres minst to komitemøter i hvert av årets halvår. Disse møtene er viktige for at medlemmene i en komité skal bli godt kjent med hverandre, samt tilhørighet til klubben. Om mulig er det en god regel at komitémøtene går på omgang hjemme hos de enkelte medlemmer. Alternativt kan peismøtene arrangeres på hotellet (kostnader må inn i budsjettet) Innkommende president velger selv hvilket peismøte/komité han/hun ønsker å delta i. Referater fra komitémøtene skal sendes til sekretær og til arkivet (PR-IKT-tjenesten). Sekretær videreformidler referatet til medlemmene i styret for videre behandling Yrkeskomiteen Programtjenesten Har i hovedsak ansvar for programmer på medlemsmøtene i forhold til temaer/foredrag. Har også ansvar for å ta imot foredragsholdere, og holde kontakt med hotellet. Koordinerer egoforedrag, 3 min., aktuelle saker (alle spør alle»), o.l. Koordinerer bedriftsbesøk og intercitymøter med Hønefoss-Øst RK. Samarbeide/forberede omtale rundt møter i samarbeid med PR-IKT-tjenesten Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 5 av 9

6 Rekrutteringstjenesten Skal initiere til/iverksette tiltak rundt medlemsverving, og medlemsutvikling. Skal følge opp klassifikasjoner og vedlikeholde klassifikasjonsoversikten, men det er ikke lengre krav til dette. Skal foreslå nye medlemmer. Tar imot nye medlemmer, og har ansvar for å bidra til at de integreres godt i klubbmiljøet. Har ansvar for å oppdatere fadderoversikten. Yrkestjenesten Ansvar for yrkesopplysning og yrkesetikk. Yrkes egoforedrag? Klubbkomiteen Kommunikasjonstjenesten Web-ansvarlig/CICO - Utforming, layout og oppdatering av hjemmesidene - Support klubbsider (klubbens hjemmesider) - Medlemsnett - r for sosiale medier, - etiske retningslinjer (dokumentansvarlig) Referater fra medlemsmøtene - Å sette opp referatoversikt for de som skriver referater - Publisere referater fra medlemsmøtene på klubbens hjemmesider PR-kommunikasjon - Artikler (mot avispresse og Rotary Norden) o ved arrangementer o før/etter spesielle møter o ved prisutdelinger Arkivansvar - Dokumenter og bilder o Ansvarlig for å initiere til sortering og digitalisering av klubbens gamle papirdokumenter (brev, referater mv.) o Det samme gjelder for digitalisering av klubbens bilder og filmer fra arrangementer. - Vimpler o Sekretær er ansvarlig for beholdning av klubbens vimpler, og skal samarbeide med arkiv om å føre oversikt over alle overleveringer, samt mottak av andre klubbers vimpler. Vimplene oppbevares i klubbens arkivskap på hotellet. Kommunikasjonstjenesten har kun redaktøransvaret for publisering. Medlemstjenesten Har ansvar for gjennomføring av kaffemøter og bestilling av kaker og kaffe til møtene. Har også ansvar for temamøter og egoforedrag. Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 6 av 9

7 Sørge for innkjøp av vin til vinlotteriet. Behandler søknad/opptak av nytt medlem og for at det nye medlemmet holder sitt egoforedrag. Har også ansvar for prosesser rundt utmelding. Initierer til medlemsbesøk ved behov, og arrangerer transport ved behov. Følger opp ved medlemmers sykdom og dødsfall (jf. Diverse anledninger). Arrangementstjenesten Sørger for at klubbens sosiale arrangementer organiseres i tråd med klubbens tradisjoner. Har ansvar for å sende ut invitasjoner, og for økonomien ved arrangementene. Årlige tradisjonelle arrangementer, alle med ledsagere, er: - Presidentskiftet, høytidelig arrangement (nest siste møte i juni) - Hyttetur (i august), det serveres spekemat, et uformelt arrangement. - Rakefisklag (november), høytidelig arrangement (evt. opptak av nytt medlem) - Årsmøte m/valg (kaffemøte i oktober) - Kaffemøte og vinlotteri (siste møte i hver måned) - Guvernørbesøk, enkel servering, smørbrød og kaker - Julemøte/gudstjeneste (desember) med gløgg og pepperkaker, - Rekeaften (mars) Andre arrangementer: - Spesielle arrangementer det kan settes sammen en egen komité for større arrangementer (jubileum mv.) - Eventuelle sammenkomster (vurdere behov for servering mv.) Samfunnskomiteen Har ansvar for koordinering av klubbens prosjekter og engasjementer. Disse er: - Kulturhistorisk filmprosjekt - Årlig dugnad på Ringerike museum - Fremmer forslag til styret på kandidater til prisene, PHF og Hedersprisen, evt. andre priser - Styrerepresentasjon i Frivilligsentralen (felles for de lokale rotaryklubbene) - Gaver til frivillige organisasjoner: - Potensielle nye prosjekter: o Kan gjerne organiseres som ad hoc o Prosjektgruppene settes sammen på tvers av komiteene Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 7 av 9

8 3.2.6.Internasjonal komité Ungdomsprogrammer o Ungdomsutveksling Utnevne kontaktperson mot student og distrikt o RYLA (Rotary ungdoms lederskapsprogram for unge som ikke er rotarymedlemmer) o GSE (Group Study Exchange, for unge ikke rotarymedlemmer) Internasjonale engasjement: o TRF (The Rotary Foundation) o End Polio Now (Polio+) Valgkomité Består av fungerende president, innkommende president, og leder av klubbkomiteen, og har ansvar for å finne egnede kandidater til styret og komiteledere/-komitenestledere. Prinsipp: Nestledere i komiteene rykker opp som komiteleder kommende år, jfr. Rotasjonsprinsipp. Kandidater skal forespørres før valginnstilling. I følge vedtektene skal kandidater til styret og komiteledere for «neste år» velges på «årets» årsmøtet. Eksempel: Styret og komiteledere for 2017/2018 velges på årsmøtet I Komiteens forslag til nytt styre skal senest sendes ut skriftlig 14 dager før årsmøtet. Jf. klubbens vedtekter. Valgkomiteen lager et utkast til medlemssammensetning i de ulike komiteene som oversendes presidenten for endelig sammensetning. 4. Deltakelse - distriktsarrangementer og guvernørbesøk Guvernørbesøk Klubbens aktiviteter skal presenteres slik at guvernøren får et godt inntrykk av klubben. Fra Klubbkomiteen deltar leder for komiteen, leder for kommunikasjonstjenesten/cico, og leder for medlemstjenesten og arrangementstjenesten. Fra Yrkeskomiteen deltar leder av komiteen, leder for programtjenesten. Fra Samfunnskomiteen deltar leder av komiteen. Ledere av prosjekter deltar også. Fra internasjonal komité deltar leder av komiteen. Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 8 av 9

9 Distriktskonferansen President og sekretær har møteplikt. Klubben dekker alle utgifter. Normalt avholdes årsmøtet for distriktet samtidig. Distriktsamlingen Innkommende president og påtroppende sekretær har møteplikt. Påtroppende leder av Internasjonal komite (TRF) skal normalt delta. Alle nye medlemmer og ellers alle øvrige medlemmer som har anledning oppfordres til å delta. Det er alltid datafilen som er den gyldige versjonen av dette dokumentet Side 9 av 9