VEDTEKTER FOR TUNE ROTARY KLUBB (Vedtatt 2 oktober 2013)

Transkript

1 VEDTEKTER FOR TUNE ROTARY KLUBB (Vedtatt 2 oktober 2013) Tune Rotary klubbs formål er å gagne andre. Disse vedtekter er utarbeidet i henhold til Rotary Internationals klubblover, og er retningsgivende for Tune Rotary Klubb. Kapitel I: Geografisk område Tune Rotary klubb har Sarpsborg kommune som sitt geografiske område. Kapitel II: Styre Styrets sammensetning: Styret skal bestå av: President Visepresident Sekretær Kasserer 4 styremedlemmer Past president President: Presidenten: 1. Skal lede klubbmøter og styremøter 2. Skal være (ex officio)medlem av hovedkomiteene 3. Skal representere klubben utad eller oppnevne annen rotarianer for enkelte representasjonsoppdrag. 4. Skal utføre andre plikter i henhold til klubbens vedtekter 5. Har signaturrett alene Visepresident: Visepresidenten skal: Overta presidentens oppgaver når denne er fraværende 1. Være (ex officio) medlem av alle komiteer 2. Forberede seg til neste års oppgave som president. 3. Være leder av medlemskomite. Sekretær: Sekretærens faste oppgaver er: 1. Føre en kortfattet protokoll for medlemsmøter 2. Være ansvarlig for medlemskartotek 3. Ha ansvaret for klubbens korrespondanse eksternt og internt 4. Sende faste rapporter til Rotary International, distriktsguvernøren, Rotary Norden og matrikkelen - 1 -

2 Kasserer: Kassererens faste oppgaver er: 1. Foreta budsjettkontroll 2. Føre klubbens regnskap 3. Innkassere medlemskontingent 4. Foreta utbetalinger 5. Føre kontroll med flagg og Rotary-effekter Styremedlemmer: Hver av de 4 styremedlemmene skal være leder i en av hovedkomiteene. Medlemskomiteen ledes av visepresidenten. Past president: Past president skal overta presidentens plikter når president og visepresident er Fraværende Kapitel III: Valg På årsmøtet legger valgkomiteen frem forslag på følgende: 1. Visepresident, som samtidig velges som president for det året som følger etter hans år som visepresident 2. Visesekretær/sekretær med en funksjonstid på 2 år, det første år som visesekretær og det andre år som sekretær (styremedlem). Visesekretær har møterett til styret, men ikke stemmerett styremedlemmer 4. Kasserer Kasserer velges hvert annet år med en funksjonstid på 2 år. 5. Revisor Klubbens medlemmer kan foreslå kandidater for valgkomiteen inntil 2 uker før årsmøtet. Presidenten minner om dette på klubbmøte 4 uker før årsmøtet. Valgene skjer skriftlig hvis det på årsmøtet fremkommer andre forslag enn valgkomiteens. Kapitel IV: Fire tjenesteområder De fire Tjenesteområder utgjør det filosofiske rammeverk for denne Rotaryklubbs arbeid. De er Klubbtjeneste, Yrkesrettet tjeneste, Samfunnstjeneste og Internasjonal tjeneste. Denne klubben vil være aktiv innen hver av disse tjenesteområder. Kapitel V: Komiteer Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fire Tjenesteområder. Visepresident og past president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Når dette er mulig, bør komitemedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Visepresident er ansvarlig for å oppnevne komitemedlemmer til ledige verv, utnevne komiteledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Det anbefales at komitelederne har tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité. Følgende 5 hovedkomiteer nedsettes: 1. Medlemskomiteen - 2 -

3 Denne komité skal utvikle og iverksette en omfattende plan med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer. 2. Kommunikasjon (Public Relations) Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere offentligheten om Rotary samt fremme klubbens serviceprosjekter og virksomhet. 3. Klubbadministrasjon Denne komité skal utføre virksomhet knyttet til en effektiv drift av klubben. Valgkomiteen er en underkomité som skal bestå av de tre siste presidenter. Ved utarbeidelse av forslag skal komiteen ta hensyn til at tillitsvervene skal rotere og til kontinuitet i komitéarbeidet. 4. Serviceprosjekter Denne komité skal utvikle og iverksette utdannelsesprosjekter så vel som humanitære og yrkesprosjekter som er rettet mot behovene i eget samfunn samt samfunn i andre land. Seremonimesteren (CM) inngår i denne komité. Seremonimesterens plikter er i henhold til sedvane for dette vervet og for øvrig som foreskrevet av presidenten eller styret. 5. Rotary Foundation Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte Rotary Foundation gjennom både økonomiske bidrag og deltakelse i prosjekter. Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov. a) Presidenten skal være ex officio (i embets medfør) medlem av alle komiteer og som sådan ha alle komitemedlemmets rettigheter. b) Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene, samt slike tilleggssaker som den måtte få av presidenten eller styret. c) Komiteleder skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komiteens arbeid og rapportere til styret om alle komiteens aktiviteter. Kapitel VI- Komiteenes oppgaver Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges av og gjennomgås av presidenten i vedkommende presidentår. Ved annonseringen av hver enkel komites oppgaver skal presidenten vise til aktuelt RI materiale. Serviceprosjekt- komiteen skal ta hensyn til yrkestjenesten, samfunnstjenesten og internasjonal tjeneste ved utforming av årets planer. Hver enkelt komité skal ha et særskilt mandat, klart definerte mål og handlingsplaner etablert ved begynnelsen av hvert år for gjennomføring i løpet av året. Det skal være visepresidents ansvar å vise nødvendig lederskap for å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til styret før begynnelsen av året som nevnt ovenfor. Senest på det møte da presidentskiftet foretas skal alle medlemmer av styret og komiteer overlate alle papirer og alt det materiell som er forbundet med verv de har hatt, til sine etterfølgere

4 Kapitel VII: Møter Årsmøte: Årsmøte holdes hvert år på siste møtedag i september. Møtet skal behandle: a) Orientering om regnskap b) Valg Klubbrådsmøte: Klubbråd avholdes 2 ganger pr. rotaryår, hhv i august og juni Møtet ledes av visepresidenten og skal behandle komiteenes planer og budsjettforslag samt oppfølging av disse. Ordinære klubbmøter holdes onsdag kl på Quality Hotel, Grålum. Endring av møter: Når det er god grunn for det, kan klubbens styre forandre møtedagen til en hvilken som helst dag i perioden fra dagen etter det foregående regulære møte frem til det neste regulære møte i klubben, eller møtetiden til en annen tid enn den vanlige dagen, eller også forandre møtested. Varsel om forandringer i møtetid og -sted for et enkelt møte skal gis til alle medlemmer. Avlysning av møter: Klubbens styre kan avlyse et regulært møte hvis møtedagen faller på en lovbestemt helligdag, hvis et klubbmedlem dør, eller på grunn av en epidemi eller en katastrofe som rammer hele området. Av andre grunner kan klubbens styre ikke beslutte å avlyse mer enn fire møter i et rotaryår, og styret må i tilfelle passe på at det aldri innstilles mer enn tre møter på rad. Styremøter: Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet gjør presidentens stemme utslaget. Styremøte bør holdes en gang i måneden og for øvrig når presidenten finner det nødvendig, eller etter anmodning fra to styremedlemmer. Møteplikt Det er viktig for klubben at den har høy møtedeltagelse. Alle medlemmer (unntatt æresmedlemmer) må ha: a) 50 % fremmøte i hver halvpart av rotaryåret b) delta i minst 30 % av egen klubbs ordinære møter i samme tidsrom. Et medlem er til stede når det er til stede i minst 60 % av møtetiden. Hvis et medlem unnlater å oppfylle disse krav eller ikke har møtt på 4 påfølgende møter, uten at styret finner at det foreligger gode og tilstrekkelig grunner for fraværet, kan opphør av medlemskapet vurderes. Fravær kan erstattes ved en av følgende måter: Når medlemmet i tidsrommet fra 14 dager før til 14 dager etter møtet a) er til stede i en annen Rotary-, Rotaract- eller Interactklubb, b) deltar i RI- eller Rotary-distriktsmøter, c) møter i annen klubb uten at det for anledningen blir avholdt møte der, d) deltar i styre- eller komitemøte

5 Følgende unntak fra møteplikten kan gjøres av styret: a) Ethvert medlem kan etter søknad fritas fra møteplikten av helsemessige grunner. Slikt fravær tas ikke med i fremmøtestatistikken. b) Medlemmer kan innvilges permisjon etter skriftlig søknad med gode og gyldige grunner. Slik permisjon kan maksimalt gis innenfor det rotaryhalvår søknaden foreligger. c) Et medlems fravær skal godkjennes dersom det skjer eller har skjedd på grunn av forhold og under omstendigheter som styret aksepterer. d) Dersom summen av levealder og antall år som rotarymedlem overstiger 85 år og medlemmet skriftlig har gitt klubbens sekretær underretning om sitt ønske om fritak fra møteplikten, skal dette godkjennes. Fravær etter pkt. b) og c) blir å registrere som fravær i møtestatistikken, mens fravær eller nærvær i hht pkt. d) ikke skal medregnes i klubbens møtestatistikk. Kapitel VIII: Vedtak og stemmemåte 1) 1/3 av medlemmene gjør årsmøter og klubbmøter vedtaksdyktige. Vedrørende vedtektsendringer jmfr. Kap XIII. 2) Vanlige vedtak på årsmøter og klubbmøter avgjøres med simpelt flertall. Ved stemmelikhet gjør presidentens stemme utslaget. 3) Klubben skal ikke gjøre vedtak om forslag til innsamlinger eller resolusjoner som binder klubben før forslaget har vært behandlet i styret. Dersom slike forslag fremkommer på klubbmøtet, skal de oversendes styret. 4) Valg av styremedlemmer og revisor skal foregå ved skriftlig avstemming dersom det foreligger forslag på mer enn 1 kandidat. Mindre saker avgjøres ved håndsopprekning dersom det ikke blir stillet krav om skriftlig valg. Kapitel IX: Finanser 1) Styret fremlegger budsjett innen utgangen av august i det nye rotaryåret. Kontingent fastsettes av klubbmøtet ved behandling av budsjettet. 2) Klubbens regnskapsår strekker seg fra 1. juli til 30. juni. 3) Regnskapet revideres av revisor. Kassereren legger frem revidert regnskap innen utgangen av august i det neste rotaryår. 4) Kontingenten betales i 2 terminer, 1. termin fra 1. juli til 31. desember og 2. termin fra 1. januar til 30. juni. Kapitel X Beslutninger Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon. Kapitel XI: Medlemskap Klubben skal ha to former for medlemskap: Aktivt og Æresmedlem. Klubben skal ha et samlet antall medlemmer som er yrkesmessig vel balansert. Dersom klubben har mindre enn 50 medlemmer skal det ikke være flere enn 5 aktive medlemmer i samme klassifikasjon

6 Er det over 50 medlemmer kan det være flere i hver klassifikasjon, dog ikke over 10 % av klubbens aktive medlemmer. Pensjonerte medlemmer regnes ikke med i det totale antall medlemmer i en klassifikasjon. Hvis et medlem skifter klassifikasjon kan klubben la vedkommende fortsette sitt medlemskap i den nye klassifikasjonen, uten å ta hensyn til ovennevnte. Kapittel XII: Framgangsmåte ved valg av nye medlemmer 1. Forslag på eventuelt nytt medlem, fremsatt av et aktivt medlem i klubben, skal oversendes styret skriftlig gjennom klubbens sekretær. Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget må inneholde: Kandidatens fulle navn (for- og etternavn), fødselsdato og år, stilling og firma (samt firmaadresse) og nøyaktig bostedsadresse. Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler. 2. Styret skal forvisse seg om at det foreslåtte medlem oppfyller de krav til klassifikasjon og medlemskap som vedtektene krever. 3. Styret skal innen 30 dager fra forslaget ble fremsatt godta eller avvise og skal deretter gjennom sekretæren informere forslagsstilleren om sin beslutning. 4. Hvis styrets beslutning er positiv skal det foreslåtte medlem informeres om Rotary's formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører og deretter gi sitt samtykke til at hans/hennes navn og den foreslåtte klassifikasjon blir offentliggjort i klubben. 5. Hvis ikke begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem i klubben innen 10 dager etter skriftlig offentliggjørelse av det foreslåtte medlems navn, skal vedkommende ansees å være valgt til medlem. Hvis noen skriftlig innvending er innlevert til styret innen fristen, skal styret votere og avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis forslaget om det nye medlem vedtas, på tross av innvendingen, skal det foreslåtte medlem ansees å være valgt til medlem. 6. Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, får medlemskort og Rotarynål. Videre skal sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI. Forslagsstilleren blir automatisk fadder for det nye medlemmet. 7. En person som har utmerket seg ved fortjenstfullt arbeid som fremmer Rotary's idealer, kan bli valgt til æresmedlem i klubben. Skriftlig søknad på medlem sendes til styret som behandler forslaget. Hvis det ikke avgis mer enn 1 negativ stemme, skal det foreslåtte medlem anses som innvalgt. Kapitel XIII: Vedtektsendringer Disse vedtekter kan endres med 2/3 flertall ved et hvilket som helst regulært, vedtaksdyktig møte (jfr. kapitel VIII, pkt. 1). Forslag til vedtektsendring må være sendt skriftlig til alle medlemmer minst 10 dager i forveien. Det er mulig å avgi skriftlig forhåndsstemme, eller stemme ved skriftlig fullmakt. Dersom det oppstår spørsmål/problemstillinger som ikke fullt ut besvares/dekkes av klubbens vedtekter, vises det ellers til RI s lover