VEDTEKTER NITTEDAL ROTARYKLUBB 12889

Transkript

1 Rotarys formål Rotarys formål er å fremme og styrke viljen til å gagne andre som grunnlag for all virksomhet, og spesielt viljen til: å utvikle vennskap som grunnlag for å gagne andre å stille høye etiske krav i vårt yrkesliv, vise respekt for alt nyttig arbeid og bruke hver enkelt rotarianers yrke som mulighet for å gagne samfunnet å gagne andre i privatliv, yrke og samfunnsliv å arbeide for internasjonal forståelse, samhold og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra forskjellige yrker, forenet i idealet om å gagne andre KLUBBENS MÅLSETTING Gjennom medlemskap i Nittedal Rotaryklubb skal vi arbeide for å utvikle oss til mer samfunnsbevisste mennesker, som skal ha samfunnets beste i tankene både i jobb og i privatliv. I klubben setter vi vennskap og samhold i fokus og ser på dette som en nødvendig forutsetning både for trivsel og utvikling internt i klubben og for vårt utadrettede engasjement. Nittedal Rotaryklubb ønsker å representere et godt tverrsnitt av yrker i befolkningen. Medlemmene skal være ressurspersoner som i kraft av sin personlighet og væremåte bidrar til å fremme høy yrkesetikk og positive idealer. Nittedal Rotaryklubb ønsker å bidra aktivt til nærmiljøets utvikling, støtte ungdom, yte kunnskap og økonomisk bistand til viktige lokale, nasjonale og internasjonale prosjekter, samt støtte tiltak innenfor Rotarys internasjonale programmer og Rotary Foundation. Nittedal Rotaryklubb ønsker å være et anerkjent forum i Nittedal kommune og representere et nettverk for våre medlemmer lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Artikkel I Styre og Klubbråd VEDTEKTER 1. Klubben ledes av et styre som er valgt for ett år, i overensstemmelse med Artikkel III. Styret består av 5 medlemmer, som beskrevet i Artikkel II. 2. Som et rådgivende organ for styret, er det etablert et klubbråd som består av styret og lederne for de fem komitéene. Kun styret fatter vedtak. 3. Møter i styret og i klubbrådet holdes ved behov. Slike møter innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning fra minst to av styrets medlemmer, etter at behørig varsel er gitt. 1

2 4. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme. Artikkel II Styremedlemmenes ansvar 1. Presidenten. Presidenten leder møtene i klubben og har ansvar for at de begynner og slutter til fastsatt tid. Presidenten leder møtene i styret og klubbrådet og representerer klubben utad. Presidenten er klubbens hovedkontakt med distriktsguvernøren og sørger for at informasjon fra distriktet og Rotary International gjøres tilgjengelig for klubbens medlemmer. Presidenten utfører de oppgaver som er beskrevet i håndbøker fra Rotary, eller fastlagt på Rotary Internasjonal s hjemmesider. 2. Visepresidenten. Visepresidenten overtar som president i det etterfølgende Rotary-året. Ved presidentens fravær leder visepresidenten møtene i klubben, styret og klubbrådet. Visepresidenten er ansvarlig for å koordinere klubbtjenesten som består av Kameratskapskomitéen og Program- og kommunikasjonskomitéen. Visepresidenten forbereder neste Rotary-år og skal, bl.a.i samarbeid de enkelte komitéer, beskrive mål, planer og budsjett for sitt president-år (KPM). Disse vedtas med simpelt flertall på et ordinært klubbmøte, senest i mars måned. Visepresidenten deltar på PETS-seminar i Distrikt Dette gjennomføres vanligvis i mars måned. Etter seminaret presenterer visepresidenten sitt forslag til revidert løpende 3-årsplan for klubben, først for styret for eventuelle forslag til endringer, deretter for klubben for godkjenning. Visepresidenten følger opp medlemmer som har lav frammøteprosent. Visepresidenten trer inn i presidentvervet dersom den valgte president må tre av i sitt år, men skal også fullføre sitt eget president-år. 3. Sekretæren. Sekretæren har ansvaret for oppdatering av all informasjon om klubben og medlemmene i NORFOS medlemsregister på nett. Dette gjelder for eksempel sammensetning av styre og komitéer, navn på medlemmer tildelt særskilt ansvar, detaljert medlemsfortegnelse, samt frammøtestatistikk og månedsrapporter. Sekretæren sender elektronisk meddelelser til medlemmene, herunder vedtatt KPM og 3-årsplan. Sekretæren skriver møtereferater fra styre- og rådsmøter og sender fastsatte rapporter til Rotary International og distrikts-guvernøren. Sekretæren er ansvarlig for klubbens korrespondanse og arkiv i samarbeid med presidenten. 4. Kassereren. Kassereren har ansvaret for klubbens pengebeholdning, sørger for alle inn- og utbetalinger, fører regnskap og foretar budsjettoppfølging. Etter eget initiativ eller anmodning fra styret, skal kasserer levere forslag til revidert budsjett for det inneværende Rotary-året. Forslaget vurderes av styrets og godkjennes av medlemmene. Kasserer skal skriftlig presentere minst to regnskap i løpet av Rotary-året, jfr. Art. IX nr. 4. Før avslutning av eget Rotary-år og etter at årsregnskapet er godkjent (jfr. Art IV 3), skal kasserer lage forslag til budsjett for det neste Rotary-året, basert på KPM. Dette skal skje i samarbeid med president og visepresident. Når kassereren slutter, skal alle midler, bøker og regnskaper overleveres til etterfølgende kasserer eller til presidenten, i revidert stand. 2

3 5. Past president. Past president har ansvar for å holde vedtektene a jour, se artikkel XIII, punkt 2 og skal være medlem av Medlems- yrkes- og ungdomsarbeid- komitéen. Artikkel III Valg/fastlegging av styre, revisor og komitéer 1. President, visepresident og past president utgjør en valgkomité for nominasjon av neste visepresident. I løpet av september gjennomføres denne nominasjons-prosessen. Komitéens arbeid skal følge prosedyren gitt i artikkel III 2. Det er anledning til å reservere seg mot valg til visepresident. Styret er valgkomité for neste års revisor, vevmester/cico og materialforvalter. 2. Styret ber medlemmene nominere inntil tre kandidater til vervet som neste års visepresident. Forslagene sendes som e-post til presidenten eller leveres skriftlig på et møte. Medlemmene oppfordres også til å levere skriftlige forslag til visepresidenten på kandidater til de øvrige vervene i styret og for revisor, vevmester og materialforvalter. 3. Valg av styre, samt revisor og ledere for andre ansvarsområder skal foregå på årsmøtet senest i november. Valgkomitéens forslag til neste års visepresident og styrets forslag til revisor, vevmester/cico og materialforvalter skal framlegges senest en uke før dette møtet. Vevmesters oppgaver kan deles på to personer, med hhv et redaksjonelt og et teknisk- og CICO-ansvar.. 4. Visepresidenten utpeker resten av det nye styret. Det er ikke anledning til å reservere seg mot valg til disse styreverv, men styremedlemmer, vevmester og materialforvalter skal ikke samtidig være komitéledere. 5. Visepresidenten fastlegger sammensetningen av komitéene for neste år. Sammensetningen skal være basert på rotasjonsprinsippet. Det skal imidlertid sørges for kontinuitet ved at leder av komitéen fra året før blir værende i samme komité ett år til. De tildelte oppgaver føres også i en løpende oppsamlet oversikt, for å sikre ansvarsrotering over en lengre periode. 6. Sammensetningen av komitéene kunngjøres senest medio desember. De nye komitéene skal avholde et første møte før medio januar, hvor planer for komitéens arbeid legges. Planene meddeles visepresidenten og sekretæren, skriftlig senest 2 uker etter møtet. Artikkel IV Møter 1. De ordinære møtene holdes hver torsdag kl. 19:00 på Solli og varer i én time. Ansvarlig medlem i Program- og kommunikasjonskomitéen gir varsel om avvik fra fast møtetid og møtested i klubbens møteprogram på hjemmesiden og ved e-post til medlemmene, Alle medlemmer, inkludert permitterte medlemmer og medlemmer som er fritatt for møteplikt i henhold til artikkel 9 i RIs lover for rotaryklubber, skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved de ordinære klubbmøtene. Eventuelle forslag om permanent endring 3

4 av tidspunktet eller møtested for de ordinære ukemøtene behandles etter reglene om vedtektsendringer, se artikkel XIII. 2. Årsmøtet holdes senest i november og er det årlige møtet for valg av styremedlemmer og tillitsvalgte for det følgende Rotary-året. Når det er hensiktsmessig, kan årsmøtet avholdes som del av et CA-møte (jfr. Art. IV nr. 4). 3. Fastsettelse av mål, planer, kontingent og samlet budsjett for det kommende Rotary-året skal senest skje på et møte i juni hvert år. 4. Minst to møter i året avsettes til gjennomgang av styrets og komitéenes virke, samt klubbens økonomi. Disse møtene (Club Assembly) ledes av visepresidenten. 5. Medlemmene har anledning til å ta med seg gjester til klubbens ordinære møter. Medlemmenes ektefeller/ledsagere er velkomne på alle ordinære møter, også når medlemmet selv ikke deltar. Artikkel V Medlemsavgifter 1. Klubben har ingen innmeldingsavgift. 2. Kontingenten betales halvårlig innen utgangen av juni og desember. Artikkel VI Komitéer Nittedal Rotaryklubb har fem komitéer: 1. Kameratskapskomitéen 2. Program- og kommunikasjonskomitéen 3. Medlems- yrkes- og ungdomsarbeidkomitéen 4. Samfunnskomitéen 5. Internasjonal- og RF-komitéen Rotary Internationals arbeid foregår langs fem avenyer. Disse avenyer og hvordan Nittedal Rotaryklubb fordeler dette arbeidet på sine fem komitéer, er vist i tabellen: RIs fem avenyer Nittedal Rotaryklubbs komitéer 1 Klubbtjeneste Kameratskapskomitéen Program- og kommunikasjonskomitéen 2 Yrkestjeneste Medlems- yrkes- og ungdomsarbeidkomitéen 3 Samfunnstjeneste Samfunnskomitéen 4 Internasjonal tjeneste Internasjonal- og RF-komitéen 5 Ungdomstjeneste Medlems- yrkes- og ungdomsarbeidkomitéen 4

5 1. Alle klubbens medlemmer, bortsett fra visepresidenten, skal være medlem av minst én komité. 2. Alle komitéene skal ha en leder. Disse lederne sitter ikke i styret, men inngår i klubbrådet. 3. Presidenten er, i kraft av sitt verv, medlem av alle komitéer og skal derfor også motta møteinnkalling og referat fra komitémøtene. 4. Alle komitéer skal behandle saker som fastsatt i disse vedtekter eller i vedtatt KPM og klubbens strategiske 3-årsplan, samt spesielle saker som blir tildelt av styret. Komitéene kan også selv ta initiativ til nye oppgaver, men skal ikke sette i gang vesentlig arbeid med disse før de er behandlet og godkjent av styret. 5. Alle komitéene skal føre protokoll over utført arbeid i hvert Rotary-år. Protokollene skal leveres elektronisk til vevmester, senest ved presidentskiftet. Vevmester skal så sørge for lagring på hjemmesidens avsatte område for dette, med passordstyrt tilgang. 6. Arbeidsgrupper Presidenten kan, for sitt år, oppnevne arbeidsgrupper for spesielle formål. Medlemmene kan velges fra flere komitéer, men gruppen pålegges løpende kommunikasjon med én komitéleder, og eventuelt styret. Artikkel VII Komitéenes ansvar Oppgavene for den enkelte komité er angitt nedenfor. I tillegg til vedtektsfestede generelle oppgaver skal styret, for sitt år, gi en mer detaljert arbeidsinstruks for de enkelte komitéer og medlemmer med enkeltansvar. Styret kan tilpasse disse instruksene til den aktuelle situasjon i klubbens arbeid, og de skal også omfatte de saker komitéene har fått tildelt i samsvar med artikkel VI, nr. 6. Klubbtjenesten: Kameratskapskomitéen skal fremme klubbens indre miljø ved å stimulere til bekjentskap og vennskap mellom klubbens medlemmer, herunder særlig de nye medlemmer. Oppmerksomhet mot gjester er også komitéens ansvar. Program- og kommunikasjonskomitéen er ansvarlig for at klubben har et bekjentgjort program på hvert møte, og for klubbens interne og eksterne opplærings- og informasjonsarbeid. 5

6 Øvrige komitéer: Medlems- yrkes- og ungdomsarbeid-komitéen skal arbeide for å nå klubbens vedtatte mål for utvikling av medlemstall og yrkessammensetning. Komitéen har også ansvaret for klubbens arbeid for ungdommen, herunder kontakten med samarbeidende norske Rotary-klubber. Internasjonal- og RF- komitéen er hovedansvarlig for klubbens internasjonale prosjekter og kontakten med samarbeidsklubber i disse prosjektene, samt kontakten med vennskapsklubb/- er. Komitéen skal også gi medlemmene informasjon om Rotarys internasjonale aktiviteter. Samfunnskomitéen er ansvarlig for klubbens lokale aktiviteter, særlig innenfor samfunnstjeneste og miljøtiltak. Artikkel VIII Tillatelse til fravær Etter skriftlig søknad fra et medlem, kan styret gi permisjon for et nærmere angitt tidsrom. Slik tillatelse fritar medlemmet fra å være til stede ved møter i klubben i et innvilget tidsrom i det inneværende Rotary-året. Tillatelsen skal hindre tap av medlemskap på grunn av fravær. Den innvirker ikke på klubbens møtestatistikk. Medlemmet oppfordres derfor til å møte i andre og egen klubb når mulig, og melde fremmøter i andre klubber til sekretæren. Permisjon fra klubben fritar ikke for betaling av kontingent, og ny søknad må sendes ved starten av et nytt Rotary-år. Artikkel IX Finanser 1. Kassereren skal sette klubbens penger inn i den banken som styret velger. 2. Kassereren har fullmakt til å betale alle regninger som klubben mottar, når de er i samsvar med budsjett. Andre regninger klareres med presidenten før betaling. 3. Klubbens regnskapsår er fra 1. juni t.o.m. 31. mai. 4. Oppstår det vesentlige avvik fra vedtatt budsjett, skal disse snarest behandles på et ordinært møte. Varsel skal sendes medlemmene minst én uke i forveien. 5. Kasserer skal presentere skriftlig et halvårs-regnskap for klubben, senest medio desember og et avsluttet årsregnskap senest medio juni. Årsregnskapet skal, før presentasjon, være revidert av en kvalifisert person som velges hvert år, se artikkel III nr. 3. 6

7 Artikkel X Fremgangsmåte ved valg av nye medlemmer 1. Klubbens årlige planer skal inneholde en målsetting for tilvekst av nye medlemmer og hvilke klassifikasjoner som eventuelt ønskes dekket. Alle klubbens medlemmer har anledning til å foreslå nye medlemmer når de måtte ønske det. Potensielle medlemmer bør inviteres til klubbens ordinære møter. 2. Forslag framsettes til Medlems- yrkes- og ungdomsarbeidkomitéen for behandling. Komitéens innstilling, som må være enstemmig, sendes styret som tar standpunkt til denne. Dersom styret slutter seg til komitéens innstilling om aksept av en kandidat, underretter sekretæren alle medlemmene om kandidatens navn, alder, stilling, arbeidssted og klassifikasjon. Medlemmene kan, om de ønsker det, sende presidenten skriftlig begrunnelse for at kandidaten ikke bør innbys som medlem. Det settes en frist for å komme med eventuelle slike innvendinger. 3. Styret overveier eventuelle innvendinger som er kommet inn og tar endelig avgjørelse. Styret skal være enstemmig hvis en kandidat skal innbys som medlem. Sekretæren underretter forslagsstilleren om resultatet. Hvis kandidaten er godkjent, underretter forslagsstilleren kandidaten om at vedkommende er velkommen som medlem. Det er viktig at kandidaten på dette tidspunkt får god informasjon om Rotary fra forslagstilleren, slik at kandidaten har godt grunnlag for å vurdere tilbudet om medlemskap. 4. Dersom kandidaten aksepterer tilbudet, tas vedkommende opp som medlem ved en seremoni bestemt av det sittende styret. Dette skjer på et møte der det passer inn i programmet. Presidenten plasserer umiddelbart nye medlemmet i en av komitéene. Komitéleder påser at meningsfylte oppgaver blir tildelt. 5. Forslagsstilleren blir automatisk det nye medlemmets fadder. Dersom en annen klubb er forslagstiller, er Medlems- yrkes- og rekrutterings-komitéen ansvarlig for å finne fadder. 6. Forslag om gjenopptak av tidligere medlem i klubben, eller opptak av medlem fra annen rotaryklubb, behandles etter samme regler som forslag om nye medlemmer. 7. Overføring av medlemskap kan også foreslås av den tidligere klubben, direkte til presidenten, men ellers med samme behandling. 7

8 Artikkel XI Beslutninger 1. Klubben er beslutningsdyktig når minst en tredel av medlemmene er til stede. 2. Forslag som skal behandles i klubben, skal normalt være bekjentgjort for alle medlemmer minst én uke før behandlingen, men vedtektsendringer har et unntak ( jfr. Artikkel XIII nr. 1 og 3 ). Styret skal ha hatt anledning til å vurdere forslaget og fremme sin innstilling. Dersom et enstemmig klubbmøte bestemmer det, kan forslag likevel behandles på møtet der det blir fremmet. Dette gjelder imidlertid ikke ved forslag om endring av vedtektene eller dersom et eventuelt vedtak vil forplikte klubben på en vesentlig eller fordyrende måte. 3. Beslutninger i klubben foretas normalt ved muntlig avstemming. Dersom minst ett medlem forlanger det, skal det holdes skriftlig avstemming. Det skal fremgå av vedtaket hvorvidt det skal være gyldig ut over det inneværende Rotary-året. 4. Relevante beslutninger som styret tar i saker innenfor sine fullmakter og vedtatte budsjetter, skal framlegges på et klubbmøte til orientering. Artikkel XII Forretningsorden for møtene Klubbens ordinære møter skal normalt ha følgende forretningsorden: Møtet åpnes Introduksjon av besøkende rotarianere og andre gjester Korrespondanse og meddelelser fra styret Eventuelle rapporter og meddelelser fra komitéene. Eventuelle saker til diskusjon Eventuelt 3 minutter om aktuelt tema Foredrag eller annen form for program Spørsmål/kommentarer/diskusjon i forbindelse med foredraget Avslutning. Presidenten kan, når formålstjenlig, be møtedeltakerne om aksept for en kort forlengelse av møtetiden. 8

9 9