Møteinnkalling Arendal kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møteinnkalling Tid: 24. april 2013 kl. 18:00 Sted: ARENDAL RÅDHUS, Barbu Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. Sakliste: AKF 10/2013 MØTEPROTOKOLL - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD AKF 11/2013 REVISJONSBERETNING - ÅRSREGNSKAP 2012 AKF 12/2013 REGNSKAPSRAPPORT - 1. KVARTAL 2013 AKF 13/2013 FELLESRÅDETS LØNNSKJØRING FOR STILLINGER OPPRETTET MED FINANSIERING FRA ANDRE KILDER ENN FELLESRÅDET AKF 14/2013 MIDLER OG STILLINGER TIL TROSOPPLÆRING AKF 15/2013 HISØY KIRKEGÅRD - REVISJON AV GRAVPLAN FELT C AKF 16/2013 SOKNAD OM MIDLER TIL VEIKIRKE - AUSTRE MOLAND KIRKE AKF 17/2013 SOMMERÅPEN KIRKE - TREFOLDIGHETSKIRKEN AKF 18/2013 REFERATSAKER ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD Arendal, den Leder Kontorsjef

2 AKF 10/2013 MØTEPROTOKOLL - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD UTREDNING Bilag i saken: - Møteprotokoll fra fellesrådets møte Tidligere sendt ut. Møteprotokoll fra s møte legges frem for godkjenning. INNSTILLING godkjenner møteprotokoll fra møtet

3 AKF 11/2013 REVISJONSBERETNING - ÅRSREGNSKAP 2012 UTREDNING Bilag:./. Revisors beretning uttalelse om årsregnskap 2012, datert den Fellesrådet behandlet årsmelding og årsregnskap for 2012 i sitt møte onsdag 27. februar. I sak AKF 2/2013 gjorde fellesrådet et enstemmig vedtak om å godkjenne både årsregnskap 2012, datert 15. februar 2013, og årsmelding 2012, datert 15. februar Fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS foreligger nå revisors beretning, datert den Det framgår av beretningen at driften viser kr. 0 etter bruk og avsetninger til fond i henhold til fellesrådets vedtak. Revisjonen uttaler som sin konklusjon at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende framstilling av den finansielle stillingen til per 31. desember 2012, og at resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Revisjonen uttaler videre at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet, er i samsvar med budsjettvedtak, at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar merd lov og forskrifter, og at fellesrådet har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av fellesrådets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge. INNSTILLING tar revisorberetning for 2012, datert den , til orientering.

4 AKF 12/2013 REGNSKAPSRAPPORT - 1. KVARTAL 2013 UTREDNING Bilag:./. Regneark av vedr. driftsregnskap 1. kvartal fordelt etter hovedarter Viser til vedlagte regneark med oversikt over utgifter og inntekter, fordelt etter hovedarter, som er ført i fellesrådets driftsregnskap pr. 31. mars. Samlet utgift er kr ,46. Det utgjør 27,22 % av vedtatt budsjett på kr Samlet inntekt er kr ,21, som er 39,34 % av vedtatt budsjett. Da er medregnet to kvartalsbeløp av kommunens driftstilskudd på til sammen kr.10,6 mill. Det gir tilsynelatende en positiv balanse på knapt 4 mill (kr ,79). Ser en bort fra driftstilskuddet for 2. kvartal, framkommer en negativ balanse på vel kr.1,3 mill. Hovedgrunnen til ubalansen i begynnelsen av året, som kommunen møter med å være i forkant med overføring av tilskuddet, er todelt: 1) En del utgifter blir i begynnelsen av året betalt for hele eller halve året. Særlig gjelder det enkelte utgifter under hovedart 1 varer og tjenester: Konto Art Regnskap Budsjett Betalingsperiode Årsavgift/forsikring Hele året Forsikringer *) Hele året Husleie Halve året Medlemsavgift KA Hele året Sum Stipulert kvartalsbeløp Forskuddsbetalt kvartal *) Derav ført kr på konto forsikringer/vakttjenester til personalforsikring, mot budsjettert kr på konto trekkpliktig forsikringsordning. 2) Fellesrådet yter tjenester som teknisk arbeidsgiver for stillinger som finansieres av menighetsråd, og fellesrådet forskutterer lønnskostnader som refunderes etterskuddsvis to ganger i året. Konto Refusjoner menighetsråd er således ført pr. 31. mars kun med en inntekt på kr , mens kontoen en budsjettert med kr for hele Det er for tidlig på året å si noen endelig om årsregnskapet kan avsluttes i balanse. Budsjettet er presset, særlig ved at rammen for driftstilskuddet ikke tar høyde for prisstigning på vitale tjenester som bl.a. forsikring. Dertil kommer at driftsbudsjettet, slik fellesrådets vedtok det i september 2012 er balansert med et kommunalt driftstilskudd på kr. 21,85 mill, mens kommunestyret har vedtatt kr. 21,2 mill. Denne mindreinntekten på kr må hentes inn i en budsjettjustering i løpet av våren. Med et kutt på 2,5 % ville kommunens tilskudd vært på kr. 21,71 mill., og da ville balanseringsbehovet vært ca en halv mill. kroner. De balanserende tiltak som nå er særlig aktuelle å vurdere, er for det første at fellesrådets bidrag til trosopplæring, som er budsjettert til kr , bør kunne reduseres, ettersom ordinært statstilskudd blir gjort gjeldende med virkning fra 1. mai. Statstilskuddet vil langt på vei avlaste fellesrådet for de store finansieringsmessige forpliktelsene som rådet har påtatt seg

5 i påvente av statstilskudd. Mens høringsprosessen ennå pågår overfor menighetsrådene om fordelingen av de statlige tilskuddsmidlene til trosopplæring, er det for tidlig å tallfeste størrelsen på fellesrådets evt. innsparing. Det vises til egen sak om oppfølgingen av at Arendal mottar trosopplæringsmidler og prosessen rundt fordeling av midler og stillinger, samt avklaring om videreføring av stillinger og evt. opprettelse av nye stillinger. Hvor mye midler fellesrådet evt. skal bruke på trosopplæring, utover statstilskuddet og midler som menighetsrådene bidrar med, bør vurderes i et bredt perspektiv, knyttet til revisjon av driftsbudsjett 2013 og rammebetraktninger for budsjett For det andre bør det vurderes om vikarutgiftene til organister og kirketjenere skal reduseres. Dette tiltaket har vært foreslått tidligere, fordi fellesrådets aldri har fått kompensert de ekstra vikarkostnadene som følger av den endringen av arbeidstidsordninger som innførte rett til månedlig frihelg. Forståelig nok har menighetene vegret seg tiltak som reduserer vikarkostnadene knyttet til den månedlige frihelgene. Framfor å gjennomføre gudstjenester uten organist, bør det imidlertid legges til rette for mer bruk av alternative gudstjenestetider og/eller flere fellesgudstjenester. Jeg minner om fellesrådets sak 27/2012 om driftsbudsjett 2013, der det framgår at konto Vikarlønn ble kuttet med kr fra kr til kr I årets første kvartal er det allerede ført utgifter til vikarlønn på kr Med en evt. på denne kontoen i 2013 på ca. kr. 0,5 mill, vil det bli en budsjettsprekk på vel kr , når sosiale kostnader medregnes. For å unngå en slik sprekk, er det viktig at tiltak for å spare vikarkostnader blir iverksatt innen sommeren. Lønnskostnadene i de faste stillingene ser per i dag ut til å være under kontroll. På konto fastlønn er ført en utgift på kr , som utgjør 26,676 % av budsjettet på kr Forutsatt lik månedslønn gjennom hele året, vil utgiften i første kvartal tilsvare 27,66 % av årsbeløpet, altså mer enn tre tolvtedeler. Årsaken er at de ansatte i juni utbetales ferielønn, avsatt i forrige regnskapsår, mens lønnsutbetalingene med avsetning av feriepenger for neste år blir belastet årsregnskapet i de øvrige månedene. Økte lønnskostnader som følge av årets lønnsoppgjør skal i prinsippet dekkes av en egen avsetning til formålet på konto , som i 2013 er på kr Hvis lønnstilleggene i KA-området skulle bli så vidt moderate som starten på årets mellomoppgjør i de såkalte frontfagene kan tyde på, kan det ligge an til en mulig innsparing i utgiftene til fastlønn, som da evt. blir et tredje tiltak for å balansere det ikkebudsjetterte kuttet i kommunens driftstilskudd. Evt. nytilsettinger inn for eksempel trosopplæring fra sommeren vil naturlig nok redusere denne innsparingsmuligheten. INNSTILLING tar oversikten over driftsregnskap for 1. kvartal til etterretning. Kirkevergen bes om å arbeide med tiltak som skissert i saksframstillingen, med sikte på at det i 1. halvår kan vedtas et revidert driftsbudsjett som tar høyde for kuttet i kommunens driftstilskudd, utover det kuttet fellesrådet forutsatte i sitt budsjettforslag fra september 2012, der driftstilskuddet ble satt til kr. 21,85 mill.

6 AKF 13/2013 FELLESRÅDETS LØNNSKJØRING FOR STILLINGER OPPRETTET MED FINANSIERING FRA ANDRE KILDER ENN FELLESRÅDET UTREDNING Gjennom sin tjenesteytingsavtale med Arendal kommune ivaretar kirkevergen i dag lønnsadministrative rutiner for flere stillinger som er finansiert fra andre kilder enn den kommunale rammebevilgning. Dette gjelder statsfinansierte stillinger (kateket Tromøy), stillinger der lokalmenigheter bidrar med midler (diakon Barbu / div. trosopplæringsstillinger) og stillinger der fellesrådet ikke selv er arbeidsgiver (leder frivillighetssentral, Hisøy / renholdere Stokken / dirigent Tromøy/ medarbeider Cornerstone). Det økonomiske volumet er belyst i saken om driftsregnskap 1. kvartal Ordningen har sikret kvalitet og forutsigbarhet for den enkelte lønnsmottaker, for de regnskapsmessige forhold og for de rapporteringsrutiner kirken som arbeidsgiver er pålagt. Erfaringer gjort gjennom de siste år gjør det imidlertid nødvendig for fellesrådet å foreta en gjennomgang med et særlig fokus på følgende forhold: Uklarhet omkring finansieringsansvar ved sviktende økonomi Et aktuelt spørsmål vil her være hvem det er som til syvende og sist vil sitte med det økonomiske ansvaret, dersom en opprinnelig finansieringskilde svekkes eller faller bort (eks.: givertjeneste). Dette vil særlig aktualiseres ved stillinger som finansieres fra flere kilder og der den ene evt. svekkes. Arbeidsgiveransvar og uttak av trygdeordninger / AFP Etter gjeldende pensjonsordning i Arendal kommunale pensjonskasse er det arbeidsgiver som vil måtte dekke alle ytelser fra AKP til ansatte som tar ut AFP mellom 62 og 65 år. Dette vil kunne utgjøre en betydelig utfordring og sette et særlig press på alle aktuelle finansieringskilder. I likhet med kommunen betaler fellesrådet ikke premie for å forsikre uttak av AFP. Til nå har kommunen i sitt driftstilskudd tatt høyde for dekning av refusjonskravet fra AFP. Så langt har staten ikke vært villig til å finansiere slike personalkostnader, knyttet til stillinger finansiert av statsmidler. Det gjelder kateketstillinger som finansieres av staten og diakonstillinger som staten yter tilskudd til. Det samme vil trolig bli tilfelle for stillinger som opprettes med finansiering av statlige trosopplæringsmidler. Forskuttering av lønnsmidler Slik ordningen praktiseres i dag refunderes kirkevergen utgifter til lønn og sosiale kostnader etterskuddsvis, vanligvis en gang ved utgangen av hvert halvår. Dette innebærer at det er midlene fra kommunens driftstilskudd til fellesrådet som benyttes til forskuttering over en forholdsvis lang periode. Noe som utgjør en utfordring; både prinsipielt og med tanke på at vi innen knappe budsjettrammer da må presse likviditeten. Hittil i år har kommunen bidratt med tidlig overføring av terminbeløp.

7 Arbeidskrevende Det å være teknisk arbeidsgiver for en stilling med hel eller delvis finansiering fra en annen oppdragsgiver er i mange tilfelle mer arbeidskrevende enn oppfølgingen av ansatte i fellesrådets egne stillinger. Det gjelder både beregning, innkreving og regnskapsføring av tilskudd. Oppfølging av sykmeldte medfører betydelig arbeid, ikke minst etter NAVs skjerping av kravene til dialogmøter og tiltaksplaner. Saken legges med dette fram til drøfting. Utfordringene viser at fellesrådet særlig bør vurdere: Bør fellesrådet fremtidig kun ivareta lønnskjøring for stillinger der fellesrådet selv har det fulle arbeidsgiveransvar? Bør en gjennomgå de eksisterende avtaler om lønnskjøring for andre oppdragsgivere, med sikte på å avvikle noen avtaler, evt. ikke inngå nye avtaler, i andre tilfelle enn der et menighetsråd klart er oppdragsgiver og økonomisk ansvarlig? Bør det settes av midler til bruk ved framtidig uttak av for eksempel AFP, der menighetene også bidrar? Bør en slik avsetning ( premie ) legges inn i stillingsregnskapet som danner grunnlaget for den årlige avregning med bispedømmerådet av statlig tilskudd til bestemte stillinger? Bør lønnsutbetaling kun skje ved en avtale om forskuddsvis refusjon for lønn og sosiale utgifter? INNSTILLING Fellesrådet drøftet fellesrådets rolle som teknisk arbeidsgiver for stillinger som helt eller delvis finansieres av menigheter, staten eller andre. Kirkevergen bes arbeide videre med sikte på tiltak som generelt kan forebygge at fellesrådet kommer i den situasjon at en må dekke personalkostnader som prinsipielt skulle vært dekket av stillingens oppdragsgiver, herunder vurdere om noen av eksisterende avtaler bør avvikles eller reforhandles.

8 AKF 14/2013 MIDLER OG STILLINGER TIL TROSOPPLÆRING UTREDNING Bilag:./. Høringsnotat til menighetsrådene forslag til fordeling av midler til trosopplæring i Arendal. Sendt lederne i alle 8 menighetsråd i Arendal som e-post den 10. mars../. Mentortjenesten. Utdrag fra kirkerådets hjemmeside om obligatorisk mentorordning. Fellesrådet behandlet i møte den 27. februar sak 4/2013 om fordeling av midler til trosopplæring der det ble orientert om prosessen som ble igangsatt på drøftingsmøtet tirsdag 5. februar, dit Bispedømmerådet hadde innkalt alle prostiets menigheter. På dette møtet ble det vedtatt et forslag om å nedsette et arbeidsutvalg, med representanter fra alle menigheter, ledet av kirkevergen. På vegne av menighetsrådene skulle utvalget prøve å komme til enighet om fordelingen av statstilskuddet. Sakspapirene til fellesrådets sak 4/2013 orienterte nærmere om dette, og inneholdt referat fra utvalgets første møte tirsdag12. februar. Høringsprosess Utvalget hadde et nytt møte mandag 4. mars. Konklusjonen var at arbeidsutvalget ga sin tilslutning til at framlegg til fordeling av midler og stillinger sendes ut til menighetsrådene til høring med frist til fredag 19. april. Dette er nærmere redegjort for i høringsnotatet. Utkast til notatet var lagt fram i møtet. Notatet ble bearbeidet ut fra drøftingene i utvalgets møte, og deretter forelagt arbeidsutvalgets medlemmer, med mulighet til kommentarer før høringsnotatet ble oversendt den 10. mars til alle menighetsrådene i Arendal ved lederne. Arbeidsutvalget har utført sitt arbeid ut fra den forståelse som bispedømmerådets rådgiver innen trosopplæring har formidlet, om at hvis vi lokalt kan enes om et forslag til fordeling av midlene til Arendal, vil den løsningen bli lagt til grunn. Det forutsetter selvsagt at bispedømmerådet i sin behandling av saken på møte (planlagt i månedsskiftet april/mai) vedtar forslaget om å fordele midler til prostiet i to deler, forholdsvis mellom Arendal og Froland etter antallet medlemmer i Den norske kirke opp til oppnådd 18 års alder. Hvis vi lokalt ikke kommer til enighet, vil fordelingen av midler bli fastsatt av bispedømmerådet. Todeling av midlene til Arendal prosti Et av spørsmålene i høringsnotatet er om noen av menighetsrådene har kommentarer til forslaget fra bispedømmerådets saksbehandlere på drøftingsmøtet for alle menighetene: Tilskuddet til Arendal prosti deles i to deler, en del som utbetales til fellesrådet i Froland, og en del som bispedømmerådet overfører via fellesrådet i Arendal. Midlene deles forholdsvis ette antall medlemmer i Dnk under 18 år. Fordeling innad i Arendal Et annet spørsmål er om noen av menighetsrådene har vesentlige innvendinger mot forslaget til fordeling av Arendals andel av det statlige tilskuddet, slik fordelingen er skissert i høringsnotatets tabell 3. Et moment som høringsnotatet fokuserer, i tilknytning til fordelingen av midlene til Arendal, er forslaget om å videreføre en felles stillingsressurs. Utvalget sluttet seg enstemmig til forslaget om en felles stillingsressurs på 30 % som skal bidra til å videreføre og utvikle Lær

9 dem å lede som et felles tiltak for aldergruppen år, gi faglig veiledning til medarbeidere innen trosopplæring og legge til rette for samarbeidsutvalgets fortsatte virksomhet, samt gi bistand og veiledning til menighetsråd og medarbeidere som ønsker slik bistand i arbeidet med trosopplæringsplaner. Behovet for faglig veiledning og evt. mentortjeneste Våre lokale erfaringer etter forsøksprosjektet med trosopplæring bekrefter at det er viktig med faglig veiledning og løpende evaluering, ikke minst i oppstartfasen av arbeidet med trosopplæring og ved rekruttering og oppfølging av nye medarbeidere. Jeg oppfatter at denne erkjennelsen er i tråd med intensjonen bak ordningen med obligatorisk mentortjeneste som kirkerådet har tilrettelagt for. Samtidig vil jeg hevde at hensynet til faglig veiledning og evaluering er svært godt ivaretatt i høringsnotatets forslag om å disponere midler av fellespotten for menighetene i Arendal til en fellesressurs for han som, i fem av de sju årene vi har hatt forsøksprosjektet Lær dem å lede, har vært prosjektleder. Han kjenner svært godt de lokale forhold og den aktuelle situasjon for trosopplæringen i alle våre menigheter. Med den brede faglige bakgrunn han har, hans mangeårige tjeneste som kateket, og hans erfaring med å bygge opp en systematisk trosopplæring for ulike alderstrinn i en menighet, i nært samspill med frivillige medarbeidere, vil den faglige veiledning være i de beste hender. Denne vurderingen ble framlagt som en kommentar, da bispedømmerådets rådgiver presenterte ordningen med obligatorisk mentortjeneste under oppstartingssamlingen som bispedømmerådet arrangerte for prostiets menigheter på Froland menighetssenter onsdag 10. april. Etter denne samlingen har jeg overfor bispedømmerådets rådgiver argumentert for at hver av prostiets menigheter ikke bør pålegges å bruke inntil kr årlig gjennom 3 år for å motta timer med prosessveiledning i halvåret av hver sin eksterne mentor. Etter at menighetene i Arendal har hatt forsøksmidler i sju år, og i påvente av fullt statstilskudd har trappet opp reformen med lokal finansiering fra fellesråd og mange av menighetsrådene for årlige millionbeløp, vil et slikt pålegg lett bli en demotiverende faktor. Reaksjonene på og etter oppstartmøtet den 10. april tyder på at den beste inspirasjonen våre menigheter kan hente utenfra nå ved oppstarten av fullt statstilskudd, er at vi møter forståelse for hvor vi lokalt er i oppbyggingen av trosopplæringen, og at anliggendet om faglig og prosessmessig veiledning ivaretas best ved at vi får aksept for den løsning menighetene i fellesskap nå samler seg om. For øvrig er det grunn til å minne om at den gangen da Lær dem å lede ble tildelt forsøksmidler fra og med 2. halvår i 2006, kunngjorde det nasjonale trosopplæringsprosjektet Størst av alt at nå var reformen startet opp i ni nye menigheter i Arendal prosti. Prosjektet ble tildelt en mentor som var i funksjon fra 2006 og fram til Lokal finansiering utover statstilskuddet? Ytterligere et spørsmål som høringsnotatet utfordrer menighetsrådene til å svare på, er om menighetsrådene ønsker å påta seg et finansieringsansvar for å øke størrelsen på stillinger, utover det statstilskuddet rekker til, og med hvilke beløp. Mange av menighetsrådene har behandlet høringsnotat, men det er også kommet signaler fra noen menighetsråd som ikke rekker å gi sin tilbakemelding innen fredag 19. april, som er fristen. Dermed foreligger det ikke et komplett bilde av om det er full enighet om at bispedømmerådet fordeler midler mellom Froland og Arendal forholdsvis etter antall medlemmer under 18 år og at Arendals andel skal fordeles på stillingsressursene slik det er

10 foreslått i høringsnotatets tabell 3. Hvis så viser seg å være tilfelle, er det viktig å avklare hvilke ekstra beløp menighetsrådene evt. vil forplikte seg til, og hvilke samarbeidsmuligheter som er realistisk å få til, med sikte på å etablere stillinger som er mest mulig bærekraftige. Det er viktig å sikre at stillingene blir tilstrekkelig store, og slik organisert, at de både er attraktive nok til å rekruttere kompetente medarbeidere, og å beholde dem så lenge at det blir kontinuitet i virksomheten. Fellesrådets rolle Kirkelig fellesråd mottar tilskudd, og skal levere budsjett og regnskap til bispedømmerådet, mens menighetsrådene har ansvar for utarbeidelsen av opplæringsplaner, og skal gi årlige rapporter om soknets virksomhet med trosopplæring. Fellesrådet skal være arbeidsgiver for stillingene, og det er fellesrådet som må gjøre vedtak om å opprette nye faste stillinger. Derfor må det utarbeides en stillingsplan, som forelegges administrasjonsutvalget før den vedtas. En slik plan må foreligge før det inngås ansettelseskontrakt i nye stillinger. Den planen kan vedtas når vi har oversikt over hvilke økonomiske midler som er disponible, når vi ser statstilskuddet i sammenheng med egenandeler fra menigheter og midler fra fellesrådet. For fellesrådets vedkommende viser jeg til arbeidsutvalgets anmodning om å bidra med 1/3 av lønnsmidlene til 30 % fellesressurs. Det er snakk om ca kr årlig, et beløp som er mindre enn den 4 % andel av statstilskuddet som fellesrådet kan bruke til administrasjon. Videre har fellesrådet inngått en 10-årig avtale med Øyestad menighetsråd om å ta ansvar for en 50 % fast stilling i tilknytning til trosopplæring. I sak 10/2008 om etablering av kontorlokaler og stabsfellesskap på Nedenes vedtok fellesrådet den bl.a.: Med virkning fra 1. september 2008 tar fellesrådet ansvar for å finansiere 50 % fast stilling som kateket / ungdomsarbeider som skal ha sin base i menighetssenteret på Nedenes og ellers arbeide måltrettet ut mot ungdom i Øyestad og Hisøy, som en integrert del av trosopplæringen i prostiet, og med veiledning av evt. prosjektleder. Videre tar fellesrådet sikte på å videreføre den 50 % prosjektstillingen som kateket i Hisøy og Øyestad som nå er etablert i kombinasjon med Hisøy menighets ½ stilling som ungdomsarbeider, og gjøre den til en fast stilling fra sommeren Sammen vil disse to halve stillingen kunne gi grunnlag for 1/1 fast stilling som kateket i Hisøy og Øyestad fra sommeren Et år tidligere opprettet fellesrådet en inntil 50 % prosjektstilling for kateket / undervisningsarbeider fra august 2007 til sommer 2009 som skal ha arbeidet med konfirmanter i Hisøy og Øyestad som sitt hovedfokus. Denne stillingen er senere blitt videreført. Fellesrådet har forpliktet seg til å sikre en viss bemanning til trosopplæring innen de to menighetene vest i kommunen. I ettertid kan en nok ha ulike vurderinger av i hvilken grad dette ekstra løftet var midlertidig i påvente av statstilskudd, men det var forankret i en erkjennelse av at disse menighetene har en relativt svakere dekning av statlig finansierte stillinger for prester/kateketer. For Øyestads vedkommende hviler det uansett et ansvar for å yte kompensasjon for de kontorlokaler som menigheten stiller til disposisjon for to menigheter. Dette tilsier at fellesrådet viderefører ordningen med delfinansiering av stilling

11 for trosopplærer i Øyestad, i tillegg til statstilskuddet, og at det vurderes om det er hensiktsmessig å etablere en stilling i samarbeid mellom Hisøy og Øyestad. Videre framdrift Behovet for nyrekruttering til stillinger for trosopplærere i Arendal er nå høyere enn det vi visste da fellesrådet behandlet sak 4/2013 i februar. Hvor stor rekrutteringsbehovet er, har vi per i dag ikke full oversikt over. Det skyldes bl.a. et permisjonsforhold som ikke er avsluttet ennå, og at vi ikke har full oversikt over den samlede stillingsressursen vi får kapasitet til. På den annen side er det viktig å komme i gang i løpet av april/mai med utlysning av stillinger, hvis vi skal ha god utsikt til å rekruttere nye medarbeidere med ønsket kompetanse fra høsten Derfor er det viktig å tilrettelegge for en rask framdrift. Forslag til prosedyre for å sikre framdrift: Ansettelseskontrakter kan inngås etter at fellesrådet på sitt møte den 12. juni har vedtatt en samlet stillingsplan for trosopplæring. Planen skal omfatte både stillinger som tidligere er opprettet og evt. nye stillinger som skal opprettes, samt plassere de som allerede er tilsatt i faste stillinger innen trosopplæring. Stillingsplanen forelegges Administrasjonsutvalget. Forslag til stillingsplan utarbeides på grunnlag av høringsrunden og evt. oppfølgende møter for nærmere avklaring av menighetenes økonomiske egenandel. Planen skal være forankret i en vurdering av hvilke beløp fellesrådet kan omdisponere til trosopplæring innen fellesrådets økonomiske rammer. Så snart høringsprosessen gir tilstrekkelig avklaring på hvilke stillinger som er aktuelle å rekruttere, kan stillinger lyses ut i samråd med de aktuelle menighetsråd. Forslag til revisjon av fellesrådets driftsbudsjett for 2013, som er i balanse når aktuelle tilskudd til trosopplæring er innarbeidet, skal være framlagt før fellesrådet vedtar stillingsplan. Fellesrådet gir AU fullmakt til å vedta et forslag til revisjon av fellesrådets driftsbudsjett 2013 hvis det har betydning for sakens framdrift at dette er avklart lenge før fellesrådets møte i juni. INNSTILLING ber kirkevergen følge opp kontakten med bispedømmerådet, med sikte på å få aksept for at faglig og prosessmessig veiledning overfor menighetenes arbeid med opplæringsplaner blir ivaretatt av vår fellesressurs med prosjektleder, samt sende et forslag til revidert budsjett for ansvar 1400 trosopplæring som grunnlag for utbetaling av statstilskuddet for Fellesrådet slutter seg til den skisserte prosedyre for framdrift og gir AU fullmakt til å vedta et forslag til revisjon av fellesrådets driftsbudsjett 2013, hvis det har betydning for sakens framdrift at dette er avklart før fellesrådets møte i juni. Fellesrådet forutsetter at stillingsplanen ivaretar intensjonen med inngått avtale om å bidra med midler til å finansiere stillingsressurs som kateket / ungdomsarbeider / trosopplærer med base i Øyestad menighetssenter på Nedenes og utfordrer menighetene i Øyestad og Hisøy til å medvirke til å finne løsninger innenfor den samlede stillingsplan som gjør det mulig å arbeide målrettet ut mot ungdom i Øyestad og Hisøy. De øvrige menighetene utfordres også til å medvirke i bestrebelsene på å organisere stillingene slik at de blir bærekraftige og store nok til å sikre rekruttering av medarbeider med den ønskelige kompetanse.

12 AKF 15/2013 HISØY KIRKEGÅRD - REVISJON AV GRAVPLAN FELT C UTREDNING Vedlegg: Karstskisse, Hisøy kirkegård I forbindelse med revisjon av gravplaner for kirkegårdene i Arendal, har fellesrådet i sak 31/2012 vedtatt reviderte gravkart for alle gravfeltene på Hisøy kirkegård. Revisjonen som ble vedtatt omfattet justering av gravers posisjon (innenfor forskriftenes rammer) endring av fra kistegrav til urnegrav på terrasser på grunn av størrelse eller vanskelig adkomst endring fra kistegrav til urnegrav for 21 gravsteder med til sammen ca 60 graver i gravfelt C I Forskrift til lov om gravplasser, kremasjon og gravferd heter det 5 bl.a. at «Dersom gravstørrelse, jorddybde eller grunnvannsstand ikke samsvarer med forskriftenes krav, kan enkeltgrav, deler av gravplass eller hele gravplassen stenges permanent for kistegravlegging. Berørte rettighetshavere skal så langt det er mulig varsles skriftlig i god tid, og senest tre uker før permanent stenging for kistegravlegging iverksettes. Kirkelig fellesråd kan vedta stenging for enkeltgrav. Stenging av hele eller deler av gravplassen må fastsettes i vedtektene for gravplassen.» For gravfelt C (familiegravstedene ved kirken) er det nå foretatt en oppmåling av alle gravene i terrenget. Resultatet av oppmålingen viser en del avvik i forhold til det kartmaterialet som forelå ved behandling av sak AKF 31/2012. Det viser seg at totalt 72 enkeltgravsteder (inkludert de som er lokalisert på terrasser) ikke har tilstrekkelig størrelse til å kunne nyttes til kistegrav. Disse må dermed omgjøres til urnegraver umiddelbart. I tillegg har oppmåling og registrering vist at det er flere gravsteder som er svært vanskelig å nytte som kistegraver. Hovedsakelig skyldes dette at gravstedet er innrammet med kraftige og store kantstein, ofte i lengder på 2 3 meter. Disse må fjernes dersom det skal graves opp en kistegrav. Vinterstid når kantsteinene ligger fastfrosset, og det er betydelig tele i jorda, kan det by på store utfordringer å få åpnet en grav. Disse gravene tilfredsstiller imidlertid forskriftenes krav til minstemål, og kan følgelig ikke omgjøres til urnegrav før eksisterende festeavtale går ut, og det skal inngås ny festeavtale. Det tilrådes at totalt 99 enkeltgravsteder omgjøres fra kistegrav til urnegrav når festeavtale skal fornyes. Gravfelt C er vist på kartkopi som følger saken som vedlegg. De enkelte gravnummer som er foreslått endret framgår ikke av saksframstillingen, men er registrert på egen liste i gravregisteret hos kirkevergen. Det kan i utgangspunktet synes som omgjøring av så vidt mange enkeltgraver fra kistegrav til urnegrav medfører en svært omfattende endring. Mange av de aktuelle gravene nyttes i dag kun som urnegraver, og endringene vil da for disse festerne ikke ha vesentlig betydning. Det er imidlertid viktig å vedtatt en gravplan som stemmer med de faktiske forhold.

13 INNSTILLING vedtar revidert gravplan datert for gravfelt C på Hisøy kirkegård. Totalt 72 enkeltgravsteder omgjøres fra kistegrav til urnegrav umiddelbart på grunn av krav i forskrifter. Totalt 99 enkeltgravsteder omgjøres fra kistegrav til urnegrav ved fornyelse av festeavtale.

14 AKF 16/2013 SØKNAD OM MIDLER TIL VEIKIRKE - AUSTRE MOLAND KIRKE UTREDNING Vedlegg: Søknad om økonomisk støtte til veikirke sommeren 2013 Det vises til brev av , der Austre Moland menighetsråd søker fellesrådet om økonomisk støtte til å holde Austre Moland kirke åpen som veikirke sommeren Kirken har vært åpen som veikirke de siste årene og menighetsrådet vurderer dette som så vellykket at det er ønskelig at ordningen videreføres. Stadig flere kirker i landet holdes åpne deler av sommeren for folk underveis. Her kan turister og andre finne stillhet og ro til ettertanke og verdifull rekreasjon og betrakte kirkens vakre interiør eller høre dens historie i rammen av en hyggelig rast. Sommeren 2012 var Austre Moland kirke åpen i fire uker og antall besøkende i sommersesongen har variert fra personer. Gjestene har fått omvisning i kirken og har hatt anledning til å kjøpe vafler og div. varer i kirkestua. Austre Moland menighetsråd søker på denne bakgrunn om et økonomisk tilskudd fra fellesrådet på kr ,- for også dette året å kunne lønne en veikirkemedarbeider i fire uker i løpet av sommeren Kirkevergen ser positivt på dette initiativet fra menighetsrådet slik at turister og andre interesserte kan gis et slikt tilbud. En sommeråpen kirke vil alltid være avhengig av et lokalt initiativ og økonomien i et slikt lokalt tilbud vil normalt ligge utenfor fellesrådets økonomiske forpliktelse. Kirkevergen ser det likevel som ønskelig at tilbudet videreføres og anbefaler fellesrådet å imøtekomme søknaden fra Austre Moland menighetsråd. INNSTILLING vedtar å innvilge søknaden fra Austre Moland menighetsråd om en økonomisk støtte på kr ,- til dekning av utgifter i forbindelse med ønsket om å holde Austre Moland kirke åpen for turister og andre i sommersesongen Beløpet finansieres over konto disposisjonsfond v/fellesrådet.