Invitasjon til konkurranse: nytt fylkesordførerkjede for Vestfold og Telemark fylkeskommune

Transkript

1 Invitasjon til konkurranse: nytt fylkesordførerkjede for Vestfold og Telemark fylkeskommune Innhold 1. Oppdraget og administrative bestemmelser Hvem er invitert til konkurransen / Kvalifikasjonskrav? Krav til ytelsen/kravspesifikasjon Tildelingskriterier Regler og rammer for gjennomføring av konkurransen Kontraktsvilkår... 6

2 Invitasjon til konkurranse: nytt fylkesordførerkjede for Vestfold og Telemark fylkeskommune 1. Oppdraget og administrative bestemmelser Vestfold fylkeskommune og Telemark fylkeskommune inviterer til å delta i tilbudskonkurranse for anskaffelse av fylkesordførerkjede for den nye fylkeskommunen, Vestfold og Telemark fylkeskommune. Fylkeskommunen har fire roller: regional utvikler, tjenesteprodusent, forvalter og regionalt folkevalgt organ. Fylkeskommunens tjenesteområder er: Regional utvikling Tannhelse Videregående opplæring Kultur Næringsutvikling Samferdsel I dag bor det i overkant av personer i Vestfold og Telemark. Den nye fylkeskommunen får til sammen ca ansatte. I fylkestingsvalget i 2019 velges det fylkestingsrepresentanter for det nye fylket, og fra 1. januar 2020 trer det nye fylket i kraft. For mer informasjon om Vestfold og Telemark fylkeskommune se Vestfold og Telemark fylkeskommuner blir fra slått sammen til en fylkeskommune Vestfold og Telemark fylkeskommune. Fylkeskommunene skal i den forbindelse anskaffe et nytt fylkesordførerkjede. Kjedet har en sterk og svært synlig symboleffekt som bør gjenspeiles i designet, og designer/kunstner som velges må ha kunnskap om og bo i en av de nåværende fylkeskommunene som blir Vestfold og Telemark Fylkeskommune. En sentral faktor for det ferdige produktet er fylkesvåpenet for den nye fylkeskommunen. Fylkestingene i de to fylkene og fellesnemda vedtok det nye fylkesvåpenet for det nye fylket i ` Hvem er invitert til konkurransen / Kvalifikasjonskrav? Tilbydere i Vestfold og Telemark er invitert til å være med, da det er et krav at fylkesordførerkjedet skal produseres i det nye fylket. 1

3 Kvalifikasjonskrav For å kvalifisere til deltagelse skal det leveres inn skatteattest. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 mnd. Tilbyderne må ha eget verksted i fylkets geografiske område og mulighet for å bidra i både designprosessen og produksjonen av et nytt fylkesordførerkjede. Designer og produsent kan komme fra ulike firma i regionen, men må sende inn felles forslag på ferdig fylkesordførerkjede. 3. Krav til ytelsen/kravspesifikasjon 3.1 Omfang Fylkesvåpenet for Vestfold og Telemark fylkeskommune er Klåstadskipet og akantus. Det fremste symbolet på det nye fylket representerer arven fra vikingtiden, handelen med omverden, og det nye fylkets eksepsjonelt rike kulturarv. Skipet på fylkesvåpenet er Klåstadskipet, et handelsskip fra vikingtiden. Klåstadskipet ble gjenfunnet i 1893, lastet med brynestein fra Eidsborg i Telemark. Dermed representerer skipet, i tillegg til vikingtidsarven, vannveiene og kystkulturen vår også vår felles århundrelange tradisjon med handel med Europa. Slik binder historien om Klåstadskipet våre to fylker sammen, samtidig som det viser vei for vår utadrettede fremtid. Akantusen er av mange kjent fra rosemalingen, og representerer da også den rike rosemaletradisjonen fra Telemark. Akantusen er imidlertid kjent langt utover og lenge før rosemalingens storhetstid, blant annet fra den rike middelalderkunsten i det nye fylket. Akantusen har en rekke symbolske betydninger, blant annet en sterk sammensluttet enhet, kreativitet, sunnhet og evig liv. Hos oss får den også en tilleggsbetydning, der den viser til impulsene vi fikk fra Europa og som vi gjorde til vår egen kulturarv. Akantusen er mye brukt til å omkranse våpen, men er uvanlig og særegent å finne i selve våpenskjoldet, og gir dermed Vestfold og Telemarks nye våpenskjold et særpreg. I tråd med heraldisk tradisjon var det selve beskrivelsen av våpenskjoldet, og ikke bildet av motivet, som ble vedtatt av fellesnemnda og fylkestingene. Slik beskrives det nye våpenet på heraldisk: I rødt to opprett gull akantus-slynger over en gull framstevn av knarr. I heraldikken læren om våpenskjold har også de ulike fargene symbolske meninger. Fargene i det nye fylkesvåpenet for Vestfold og Telemark er rødt og gull, eller gult. De symboliserer blant annet myndighet og visdom. Kvalitet skal vektlegges, og er viktig både i forhold til levetid og brukervennlighet. Fylkesordførerkjedet har en sterk symbolverdi for fylkeskommunen. Det er å anse som en brukskunstgjenstand og må tåle flittig bruk. Kjedet må være fleksibelt slik at det kan tilpasses ulike personer, og vil falle pent på framside og bakside uavhengig av høyde eller kjønn. Kjedet skal oppleves som ikke tyngende å bære. Dette setter krav til kjedets utforming og ergonomi/tyngdepunkter. Kravkomponenter som må være oppfylt: - Fylkesvåpenet skal være hovedelementet/smykket som kjedet skal holde. Som hovedelement må fylkesvåpenet dominere visuelt - Fylkesvåpenet skal utarbeides i forgylt sølv eller gull (det gule må framstå som gull) og rød emalje. - Kjedet må være forgylt. - Over fylkesvåpenet ønsker vi et samlepunkt for lenkene, f.eks. inspirert av vikingbrosjer funnet i Oseberg-skipet eller på Borre. Dette elementet kan ikke være bredere enn fylkesvåpenet, ta for mye visuell oppmerksomhet fra fylkesvåpenet eller stå i for mye kontrast fra kjedet ellers. Det skal binde kjedet og fylkesvåpenet sammen. - Kjedet skal bestå av doble lenker for å kunne opprettholde en rund form under bruk. 2

4 - Kjedet skal ha et tradisjonelt uttrykk. Vi ser for oss kjede inspirert av historiske/tradisjonelle gullsmedteknikker eller historiske formspråk som harmonerer med motivutrykket i fylkesvåpenet. For eksempel filigranteknikk, planteslyng i form av akantus eller en vikingtidsstil. Kunstneren/håndverkeren har frihet til utforming av dette. I midten må kjedet ha en justerbar lenke som vil holde kjedet på plass under bruk. Se illustrasjon. - Motvekten bak på kjedet, som illustrert, skal ha inspirasjon fra Eidsborg/Bryne og ha med brynestein fra dette området. Kunstner/håndverker står fritt til å foreslå utforming av denne. - Kjedet skal være enkelt og fremstå som «ikke-prangende» og harmonisk. Tilbudet skal inneholde visuell fremstilling (tegning, modell mm) av forslaget og skriftlig forklaring på symbolikk/tanker bak kjedet, utføring og materialvalg. Det må ikke foreslås materialer som er kjent for å kunne gi allergiske reaksjoner. Designer står fritt til å velge utforming av kjede og materialer innenfor rammene i denne kravspesifikasjonen. Det skal uansett gis begrunnelse for valg av materiell i tilbudet. Det ferdige smykket skal bestå av kjede og anheng med våpenskjold. I tillegg skal det medfølge oppbevaringsboks. Illustrasjon: 3.2 Farger Fylkesvåpenet i fylkesordførerkjedet skal utformes innenfor fargespekteret som angitt nedenfor. 3

5 4. Tildelingskriterier Tilbydere som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, samt oppfyller kravspesifikasjonen vil konkurrere på grunnlag av det tilbud med best forhold mellom pris og kvalitet i henhold til følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Spesifisering Vekting Pris og kostnad Vi ønsker en fast pris på arbeidet beskrevet i punkt 3. Vi gjør 15 % oppmerksom på at alle kostnader knyttet til planlegging og produksjon skal medtas i fastprisen. I tillegg til pris er det også ønskelig med et budsjettoppsett som viser hvordan kostnadene i hovedtrekk antas å bli fordelt mellom planlegging/arbeidstid, materialer, produksjonskostnader med mer. Tilbyder må påregne minimum 1-2 møter i Skien/Tønsberg, reisekostnader for disse møtene skal være med i fastprisen. Forslaget - Utforming, inkludert symbolikk og forståelse av regionen/fylkeskommunen Tilbyder skal vise hvordan fylkesvåpenet i ordførerkjedet symbolsk representerer Vestfold og Telemark fylkeskommune og vår region. Gjennom oppdragsforståelsen skal tilbyder vise hvordan de vil løse oppgaven for oppdragsgiver. 65 % Kompetanse og erfaring hos tilbyder, CV dokumentert Tilbyder skal beskrive de ressurser som er tiltenkt oppdraget med CV. Og; at det kan gjennomføres på oppgitt tid. Dersom det kreves lenger produksjonstid enn oppgitt i vår fremdriftsplan, må dette komme tydelig frem. Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Tildelingskriteriene nedenfor legges til grunn ved evalueringen. Evaluering av pris Det benyttes en skala fra hvor laveste pris gis 100 poeng. Poengene for priser og kostnader er satt ut fra en forholdsmessig prisforskjell omregnet i prosentpoeng i forhold til laveste pris. Evaluering av øvrige tildelingskriterier Evalueringen av kriteriene baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i tildelingskriteriene legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 100, der 100 er best. Det tilbud som vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Oppdragsgivers innstilling til valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt deltakerne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Avtaleforholdet vil bli regulert av kontrakt med tilhørende standard avtalevilkår (vedlagt i det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet). 20 % 5 Regler og rammer for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres etter FOAs alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på 1,3 mill. kroner eks. mva. og publiseres i dette tilfellet som en frivillig kunngjøring. 4

6 5.2 Rammer og betingelser De innsendte forslagene vil legges frem for en politisk arbeidsgruppe som velger inntil tre forslag som går til finalerunden. Disse tre utkastene vil alle bli honorert med 5000,- uavhengig av om de får det endelige oppdraget. Fylkestinget vedtar endelig design. Total pris for fylkesordførerkjede med oppbevaringsboks er inntil kr inkl. mva. Kostnader knyttet til planlegging og produksjon skal medtas i fastprisen. I tillegg til pris ber vi om et budsjettoppsett som viser hvordan kostnadene i hovedtrekk antas å bli fordelt mellom planlegging/arbeidstid, materialer, produksjonskostnader med mer. Frist for å levere forslag til konkurransen er 1. november 2019 kl Dersom det kreves lenger produksjonstid av det ferdige kjedet enn det som er oppgitt i vår fremdriftsplan, må dette komme tydelig frem. Oppdragsgiver forbeholder seg eiendoms-, opphavs- og bruksrett til alt materiale. Oppdragsgiver skal ha rett til å videreutvikle og endre materiellet ved videre bruk. Tilbyder må være forberedt på at oppdraget kan skape medieinteresse. Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Arve Høiberg E-postadresse: arve.hoiberg@vtfk.no Telefon: Eventuelle uklarheter eller spørsmål skal stilles i meldingssystem på KGV (konkurransegjennomføringsverktøyet). Link: Eventuelle supplerende opplysninger som gis under tilbudsprosessen vil bli sendt til alle som har vist sin interesse ved å laste ned konkurransedokumentene fra KGV (konkurransegjennomføringsverktøyet). 5.3 Fremdriftsplan Det nye fylkesordførerkjede skal være levert og klar til bruk til 01.april `20. Utsendelse av tilbudsforespørsel Frist for spørsmål knyttet til konkurransen Frist for innlevering av tilbud med designutkast kl Utvelgelse av finalister Uke 45 Presentasjon av 3 finalister/leverandører Uke 47 Komite for politisk organisering og fylkesvåpen Uke 48 Fellesnemda/Fylkestinget vedtar vinner Januar `20. Ferdig kjede overleveres fylkeskommunen Senest 31.mars `20. Oppdragsgiver tar forbehold om at det kan bli endringer i fremdriftsplan etter fristen for innlevering av tilbud. Tilbyder må være forberedt på at oppdraget kan skape medieinteresse. Innlevert materiell og navn til de tre som går videre til finalerunden vil deles med offentligheten. 5.4 Krav til tilbudet og innlevering 5

7 Tilbudet skal leveres i vårt KGV (konkurransegjennomføringsverktøy) og merkes i emnefeltet med Konkurranse fylkesordførerkjede Vestfold og Telemark fylkeskommune link; Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev hvor det tydelig fremgår: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og aksept av oppdragsavtale Eventuelle forbehold må fremkomme og om mulig prissettes Videre må tilbudsbrevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson Videre skal det følge med og inngå i tilbudet: Leverandørens svar på oppdragsgivers krav til ytelsen samt besvarelse av tildelingskriterier. 5.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til klokken Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med. 6 Kontraktsvilkår For dette oppdraget gjelder Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester. Avtalevilkårene er vedlagt i det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet. 6.1 Eiendoms-, opphavs- og bruksrett Oppdragsgiver forbeholder seg eiendoms-, opphavs- og bruksrett til alt materiale som fremkommer av denne kontrakt. Oppdragsgiver skal ha rett til å videreutvikle og endre materiellet ved videre bruk. Alt materiell skal derfor sendes i dertil egnet format. 6