Rapport - Eierskapskontroll for Unikom AS

Transkript

1 Rapport - Eierskapskontroll for Unikom AS Råde kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Aktuelle lover og styringsdokumenter Lover og andre retningslinjer Unikom AS Historikk Selskapets organisasjon Styrende organer og daglig ledelse Selskapets økonomiske utvikling Forhold vedrørende eier Vurdering, konklusjon og anbefalinger Selskapets og eierkommunens kommentarer Unikom AS - kommentarer Eierkommunens kommentarer Vedlegg...15 Eierskapskontroll Unikom AS 2

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. I tråd med bestemmelsene vedtok kommunestyret i sak 040/08 Plan for gjennomgang av selskapskontroll for perioden Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en kontroll av Unikom AS. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 08/13, at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll i Unikom AS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre selskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Råde kommune i henhold til vedtak i kontrollutvalgssak nr. 08/ Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Har kommunen eiermelding/strategi for sine selskaper? Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet i henhold til lover og regler? Rapporteres det fra selskapet til kommunens politiske organer? Har kommunen etablert rutiner for opplæring i styrearbeid? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i Unikom AS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Selskapskontrollen har blitt gjennomført av Østfold kontrollutvalgssekretariat ved Bjørn Gulbrandsen. Eierskapskontroll Unikom AS 3

4 Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i kommunestyret, ved kontrollspørsmål til kommunens ledelse og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap). 2. Aktuelle lover og styringsdokumenter 2.1 Lover og andre retningslinjer Kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften I kommunelovens 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgs forskrift kapittel 6. Etter paragrafens siste avsnitt skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles, og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling. Lov om aksjeselskaper Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. lovens 5-1. Generalforsamlingen skal etter lovens 5-5 behandle og vedta årsregnskap, årsberetning og utbytte og ellers andre saker iht. loven eller vedtektene. Styrets oppgaver og ansvar er underlagt reglene i lovens 6-12 og Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, aksjonæravtale, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne undersøkelsen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av egen ekstern revisor og ren revisjonsberetning er avlagt for årene vi har sett på. Forskrift om arbeidsmarkedstiltak. I henhold til forskriftens 3-5. Vilkår for opprettelse av arbeidspraksis i skjermet virksomhet - krav til virksomheten skal virksomheten hvor tiltaket gjennomføres være organisert som et aksjeselskap med kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet, eller som egen faglig og økonomisk enhet tilknyttet tiltaksarrangør som også organiserer andre arbeidsmarkedstiltak. For å bli godkjent som tiltaksarrangør for tiltaket må virksomheten i tillegg oppfylle følgende krav: Attføringsvirksomhet skal være virksomhetens primære virksomhet Overskudd skal forbli i virksomheten og komme attføringsarbeidet og deltakerne til gode Det skal ikke utbetales utbytte Virksomheten kan ikke eie eller kontrollere annen forretningsvirksomhet. Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter. Eierskapskontroll Unikom AS 4

5 Lov om offentlige anskaffelser I henhold til loven er rettssubjekter som er kontrollert av offentlige organer og som tjener allmennheten underlagt denne lov. Unikom AS er slikt selskap og omfattes dermed av lover og regler om offentlig anskaffelser. Hovedformålet med lover og regler om offentlige anskaffelser, er å sikre mest mulige effektive anskaffelser for det offentlige. I denne eierskapskontrollen, er ikke formålet å etterprøve om selskapet har etterlevd denne lov. Dette må i så fall gjennomføres ved en forvaltningsrevisjonskontroll. Selskaps vedtekter Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 til rapporten. Etikkreglement Ikke fastsatt. 3. Unikom AS 3.1 Historikk Bedriften ble etablert i 1965 under navnet Åle og Seierstad industrier AS. I 2001 endret selskapet navnet til Unikom AS. Aksjene er fordelt på følgende eiere, Fredrikstad kommune 88,2 %, Hvaler kommune 2,8 %, Råde kommune 3,1 % og Østfold Fylkeskommune 5,9 %. Unikom AS er en opplæring og kvalifiseringsbedrift. Selskapets hovedformål er å tilbakeføre arbeidssøkere med yrkeshemning til det ordinære arbeidsmarkedet. Selskapet får offentlig tilskudd (arbeidsmarkedsetaten) på ca. 30 % av de totale driftsinntektene. Egen inntjening ved salg av produkter som selskapet tilbyr utgjør 70 % av driftsinntektene. Per hadde selskapet gjennomsnitt 55 årsverk. Fabrikk og kontor for Unikom AS er lokalisert i Fredrikstad kommune. Selskapets virksomhet er rettet inn på tre hovedområder: Salg av avklarings- og kvalifiseringstjenester (kurs og opplæring) til A-etat: Opplæringstilbudet retter seg hovedsakelig mot arbeidssøkere via NAV men også privatpersoner og bedrifter er blant selskapets kursdeltakere. Unikom AS er en hyppig benyttet arrangør av AMO-kurs (Arbeidsmarkedsopplæring) for NAV arbeid. Kursene har som mål å tilføre deltakerne kunnskap og kompetanse som styrker den enkeltes muligheter på arbeidsmarkedet. Unikom er også sertifisert testsenter for Datakortet AS, og tilbyr datakurs på både grunnleggende nivå og for viderekomne. I tillegg tilbyr selskapet tilrettelagt norskopplæring for minoritetsspråklige med fokus på samfunn og arbeid. Mekaniske produkter: Mekanisk er en avdeling som er totalleverandør innen mekanisk industri, men har spesialisert seg innen rørbøying, sveising og lakkering. Produktutviklingen utarbeides i samarbeid med flere kjente leverandører av ulike produkter. Blant slike leverandører kan følgende nevnes; Sørlie prosjektinnredninger, Jøtul, Hamax, Biobe med flere. Stempler: Selskapet har inngått en samarbeidsavtale med Norges største stempelprodusent NorStamp. Dette gjelder produkter som tekst og logostempler, datostempler, tall/nummeratører og elektriske stempler. Eierskapskontroll Unikom AS 5

6 Grafiske produkter: Fra 2009 har selskapet avviklet sin grafiske produksjon (trykkeritjenenster). Møklegaard Print Shop As har tatt over trykkeritjenestene. 3.2 Selskapets organisasjon Figuren viser Unikom AS sin organisasjon, med generalforsamlingen øverst, deretter styret og selskapets daglig leder. Generalforsamling av eier(e) Styret Daglig leder 3.3 Styrende organer og daglig ledelse Unikom AS ledes av generalforsamlingen og et valgt styre. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I henhold til aksjeloven 5.1 er det gjennom generalforsamlingen at aksjeeier(e) utøver den øverste myndighet. Styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamlingen. Aksjelovens 5-5 påpeker at innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. Generalforsamlingens oppgaver er nedfelt i aksjelovens 5-5, 2. ledd. Generalforsamlingen skal behandle følgende saker: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. Etter aksjelovens 7-1 er det generalforsamlingen som skal velge revisor for selskapet. Revisor godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen. Etter vedtektene for Unikom AS, 9 beskrives det at ordinære generalforsamling skal behandle følgende saker: Fastsettelse av resultatregnskap og balanse Anvendelse av overskudd eller dekning av underskudd i henhold til oppsatt balanse Valg av styret Eierskapskontroll Unikom AS 6

7 Fastsettelse av styrehonorar Valg av revisor og godkjennelse av hans honorar Tabellen under viser en oversikt over avholdte generalforsamlinger og behandlede saker som gjelder regnskapsåret Møtedager Saker til behandling 28/ Styrets årsberetning for 2007 Regnskapet for 2007 Resultat og balanse Revisjonsberetningen 2007 Valg av styre Fastsettelse av styrets godtgjørelse Fastsettelse av revisors godtgjørelse Møtende fra aksjonærene på ordinær generalforsamling var Bjørnar Laabak (Fredrikstad kommune) og Eivind Norman Borge (Hvaler kommune). Styret: I henhold til aksjelovens 6-1 skal et selskap ha minst 3 medlemmer. I selskapet med aksjekapital på mindre en tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. I henhold til vedtektene 6 for Unikom AS skal styre bestå av åtte medlemmer, inntil fem medlemmer inkludert styrets leder og styrets nestleder, velges av generalforsamlingen. De tre øvrige medlemmer velges blant de ansatte. Etter selskapets vedtekter 6 velges styremedlemmene for to år av gangen, leder og nestleder velges for et år. Krav om kjønnsrepresentasjon for interkommunale selskaper (IKS) og almennaksjeselskap (ASA) trådde i kraft fra For Aksjeselskaper som Unikom har ikke lovgiverne fastsatt et krav om kjønnsrepresentasjon i aksjeloven. Det fremkommer imidlertid i forarbeidet til lovendringen (OT:PROP 97/ , kapittel 4.1.2) følgende sitat: I kommunale aksjeselskaper bør utgangspunktet være at prinsippene om kjønnsrepresentasjon i kommunelovens anvendes analogisk på styret i aksjeselskaper. For året 2007 har styret i Unikom AS bestått av følgende personer: Navn Pål F. Tandberg Bjørnar Laabak (Fr.stad kommune) Svein Bendik Hansen (Fr.stad kommune) Per Ole Ruud (Fr.stad kommune) Kirsti Sand Aune (Fr.stad kommune) John Otto Andreassen Ronny Kristoffersen Jane Lie Funksjon styreleder styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem medlem ansattes representant medlem ansattes representant medlem ansattes representant Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og Eierskapskontroll Unikom AS 7

8 formuesforvaltning er gjenstad for betryggende kontroll. Om styrets tilsynsansvar nevnes følgende, i selskaper som bare har en aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Styret kan også fastsette instruks for daglig leder. Styret i Unikom AS har den vedtatt en styreinstruks for selskapet. I Styreinstruksen er styrets oppgaver nærmere spesifisert. Selskapets styreinstruks vedlegges rapporten, vedlegg 2. Selskapet har ikke vedtatt en stillingsinstruks for daglig leder. Formålet med en eventuell instruks for daglig leder er å utfylle og klargjøre leders ansvar og forpliktelser, samt å sette rammene for myndighet til å forplikte selskapet. Styremøter i 2007 Det har vært avholdt 4 ordinære styremøter. Totalt er det behandlet 18 styresaker. Følgende saker som er behandlet kan nevnes: Godkjenning av årsregnskap og årsberetning 2006 Foreløpige perioderegnskaper per avdeling og samlet (hvert møte) Informasjon fra administrasjonen (orientering om prosjekter m.m) Status flytteprosjekt Grafisk avdeling Status igangsatte prosjekter Modell for kvalitetssikringssystemer Daglig leder: I henhold til Aksjelovens 6-14 er det daglig leder som står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av prinsippell betydning. Aksjelovens 6-15 pålegger daglig leder at minst hver tredje måned, i møte eller skriftlig, gir styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Godtgjørelser: Følgende godtgjørelser gjelder for daglig leder og styret for Unikom AS i 2007: Daglig leder: kr Styreleder: kr Styremedlemmer: kr Eierskapskontroll Unikom AS 8

9 3.4 Selskapets økonomiske utvikling Hovedtall: (tall i tusen) Resultat: Salgsinntekter Offentlige tilskudd Sum inntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansresultat Ordinært resultat Balanse: Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum Gjeld Sum gjeld og egenkapital Nøkkeltall Resultatgrad i % -3,7 3,5 0,6 Likviditetsgrad i % 1,5 1,7 1,4 Egenkapitalandel 54,5 56,9 52,0 Tabellen viser regnskaps- og balanseutviklingen over en 3 års perioden for selskapet. Resultatgrad Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Eierskapskontroll Unikom AS 9

10 Likviditetsgrad Likviditetsgrad forteller noe om forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Med andre ord måler det bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som disse forfaller. Likviditetsgrad bør være større enn 1,5. Egenkapitalandel Egenkapitalandelen sier noe om hvor mye egenkapital det er i bedriften i forhold til totalkapitalen. Selskapets revisor (Ernst & Young) har for regnskapsåret 2007 avlagt en ren revisjonsberetning for selskapet. Revisor gir uttrykk for i sin beretning at: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets økonomiske stilling 31. desember 2005 og av resultatet i regnskapsåret er i overensstemmelse med god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringssikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetning om fortsatt drift og forslaget til anvendelse av overskuddet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Eierskapskontroll Unikom AS 10

11 4. Forhold vedrørende eier Behandling i kommunestyret Eierskapskontrollen viser at siden år 2000 er det ikke registrert saker til behandling i kommunestyret eller formannskapet vedrørende selskapet Unikom AS. Eiermelding Kommunestyret har den i sak 030/09 behandlet Eiermelding for Råde kommune. I forordet til eiermeldingen kan følgende gjengis: Gjennom deltakelse i forpliktende samarbeidsformer og selskapsorganiseringer som virkemiddel for utøvelse av vesentlige deler av tjenesteproduksjon kreves det at Råde kommunes folkevalgte utøver kommunens eierskap og eierstyring innenfor de juridiske rammer som regulerer slike organisasjonsformer, det være seg; aksjeselskaper (AS), interkommunale selskaper (IKS) eller kommunale foretak (KF), om vi skulle etablere det. Eiermeldingen skal bidra til å sikre at Råde kommune fremstår som en ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier. Eiermeldingen vil bli inntatt som styringsdokument i kommunens kvalitetssystem. Eiermeldingen skal være et tverrpolitisk dokument som bidrar til å gjøre Råde kommunes eierutøvelse mer synlig og funksjonell, samtidig som kommunens interesser ivaretas på en best mulig måte. Råde kommunes eierskap skal preges av integritet, og kommunens etiske retningslinjer skal ligge til grunn for eierskapet. Opplæring i styrearbeid Ordfører har ved tidligere eierskapskontroll for MOVAR IKS i 2007 bekreftet at kommunen ikke har gitt tilbud om opplæring i styrearbeid for folkevalgte representanter. På spørsmål fra kontrollutvalgssekretariatet datert september 2008, redegjør kommunen for at det er holdt et kurs bedriftsstyrearbeid i regi av kommunenes sentralforbund (KS) høsten Tilbakerapportering til politiske organer Det har tidligere ikke vært etablert rutiner for tilbakerapportering til politiske utvalg som formannskapet og kommunestyret. I den nylige vedtatte eiermelding skal dette nå skje på følgende måte: Hvert år skal det presenteres en orientering til kommunestyret om status i Råde kommunes selskaper, deltakelse i KS og kommunalt samarbeid. Denne orienteringen skjer fortrinnsvis i februar og innen utgangen av første kvartal hvert år. Formannskapet bestemmer hvordan saken skal presenteres. Eiers representasjon i selskapet Representantskapet Det er avholdt en generalforsamling i Kommunens valgte representant til generalforsamlingen møtte ikke. Styret Det har vært avholdt 4 ordinære styremøter i løpet av Råde kommunes er ikke representert i styret i Unikom AS. Følgende fremmøtefrekvens er protokollert: Eierskapskontroll Unikom AS 11

12 Deltatt på styremøter Forfall tilstyremøter Fremmøteprosent Vara møtt Pål F. Tandberg Bjørnar Laabak Svein Bendik Hansen Per Ole Ruud Kirsti Sand Aune Vurdering, konklusjon og anbefalinger Har kommunen behandlet egen eiermelding for selskapet? Kommunestyret har den behandlet eiermeldingen for Råde kommune. I eiermeldingen redegjøres det for hva som ligger i begrepet eiermelding, eierstrategier, selskapsstrategier og samfunnsansvar (kap.1). Videre gis det en god oversikt over kommunens eierposisjoner i de ulike selskapene og de ulike organisasjonsformene (Kap 2 7). Avslutningsvis redegjøres det for kommunens utøvelse av eierskapet, dvs de ulike rollene og ansvarsområdene. Vi viser i sin helhet til vedlagte eiermelding for Råde (vedlegg 3). Sekretariatets vurdering er at kommunen har etablert et godt grunnlag for å ivareta et profesjonelt og aktivt eierskap for sine selskaper. Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Foretakets virksomhet skal fremgå av selskapets vedtekter. Styrets oppgave i små og mellomstore bedrifter vil være å utarbeide en strategi som ligger innenfor de formål eierne har definert for virksomheten i vedtektene og som gir uttrykk for eiernes ambisjoner for virksomheten. Selskapets vedtekter er siste gang justert og oppdatert den Vedtektens formålsparagraf ( 3) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder slik: Bedriftens primære formål er å drive yrkesmessig attføring. Dette skal skje gjennom arbeidstrening og kvalifisering med sikte på formidling til ordinært arbeid eller utdanning. Det skal også gis tilbud om avklaring med sikte på videre utdanning, attføring og yrkesvalg. Grunnlaget for attføringsvirksomheten er produksjon og annen næringsvirksomhet som kan sysselsette arbeidstakerne. Etter vår vurdering er formålsparagrafen i selskapets vedtekter dekkende og klar med hensyn til hva selskapet primæroppgaver skal være. Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Eierne av selskapet har avviklet en ordinær generalforsamling i Til behandling har vært fastsettelse av årsresultat og balansen, anvendelse av årsoverskudd for 2007, valg av styre, fastsettelse av styrets godtgjørelse og revisors godtgjørelse. Eierskapskontroll Unikom AS 12

13 Etter vår vurdering har generalforsamlingen utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens bestemmelser 5-5. Selskapets regnskap (nøkkeltallene) for perioden viser at resultatene er relativt tilfredsstillende. Selskapet fikk riktig nok ett underskudd i 2007, men dette skyldes ekstraordinær tapsføring fra en stor kunde som gikk konkurs. Selskapet har en god egenkapitalandel. Det er fra revisor avlagt ren revisjonsberetning for Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Av saker, styret har hatt til behandling er, årsregnskap 2006, detaljerte perioderegnskaper gjennom hele 2007 (hvert møte), Generell informasjon fra administrasjonen om selskapets forskjellige prosjekter i hvert styremøte. Ut fra gjennomgang av saksdokumentene synes styret å ha sørget for en god forvaltning av selskapet og av kommunens eierinteresser, og selskapet drives i tråd med selskapets formålsparagraf. Møtefrekvensen for styret er i tråd med aksjelovens bestemmelser (minimum fire ganger per år). Vedtektene til selskapet er oppdatert, senest I tillegg har styret valgt å utarbeide en instruks for styrets arbeid. Det er ikke utarbeidet instruks for daglig leder. Det er ikke et lovkrav om dette, men kun en anbefaling. Alle selskaper bør etablerer etisk reglement. Grunnlaget for et etisk reglement er å understøtte målsetningen om samfunnsansvarlig forretningsdrift og kan omhandle områder som: Økonomiske forhold Miljømessige områder Sosiale forhold Med bakgrunn i vår kontroll registreres det at Unikom AS ikke har etablert, eller vurdert behovet for et etisk reglement. Vedrørende kjønnsfordeling i styret foreligger det ikke et direkte lovkrav om at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale aksjeselskaper. Lovgiverne uttaler i forarbeidet til lov at kommunale aksjeselskaper bør etterleve dette prinsippet. Det anbefales at generalforsamlingen i selskapet vurderer å opprette et etisk reglement for selskapet. Videre anbefales det å etterleve kravet til kjønnsbalanse i styret. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kommunens eierrepresentant har ikke vært representert på avholdt generalforsamling den 28. april Råde kommune har ingen styrerepresentant i Unikom AS. Det er ikke en rett til styreplass som liten aksjonæreier i henhold til aksjeloven. Det er generalforsamlingen som velger styret til enhver tid. Eierskapskontroll Unikom AS 13

14 Sekretariatets anbefaling er at kommunestyret gjennom sitt eierskap bør vurdere å oppnevne et styremedlem fra Råde kommune til Unikom AS. Kommunens representant til generalforsamlingen vil i så fall fremme kommunens ønske om et styremedlem på selskapets generalforsamling. Rapporteres det fra selskapet til kommunens politiske organer? Kommunestyret har bestemt i vedtak den i sak 030/09 i Eiermelding for Råde kommune følgende tiltak for rapportering til politisk organ. Hvert år skal det presenteres en orientering til kommunestyret om status i Råde kommunes selskaper, deltakelse i KS og kommunalt samarbeid. Denne orienteringen skjer fortrinnsvis i februar og innen utgangen av første kvartal hvert år. Formannskapet bestemmer hvordan saken skal presenteres. Sekretariatet vil i påfølgende eierskapskontroller følge opp dette vedtak. Har kommunen etablert rutiner for opplæring i styrearbeid? Administrasjonen har redegjort for at det er holdt et kurs bedriftsstyrearbeid i regi av kommunenes sentralforbund (KS) høsten Hovedformål for en slik opplæring er å gjøre nyvalgte styremedlemmer trygge på rollen som styremedlem/leder Sentrale temaer vil bli kommunen som eier av selskaper, ulike selskapsformer, habilitet, oppgaver, ansvar m.v. Unikom AS Kommunelovens 80 beskriver kontrollutvalgets rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll. I kommunelovens 80. 3ledd fremkommer følgende: Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og ha rett til å være tilsted på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ Vi kan ikke se at kontrollutvalget (ved sekretariatstjenesten) har blitt innkalt/informert om avholdelse av generalforsamling, slik det er bestemt i kommuneloven 80, 3. ledd. Eierskapskontroll Unikom AS 14

15 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer 6.1 Unikom AS - kommentarer Unikom AS har i brev datert gitt uttalelse til rapport om eierskapskontroll. Det fremgår av svarbrevet at selskapet ikke har kommentarer til faktabeskrivelsen i rapporten. Vedrørende punktene om manglende instruks for daglig leder og etisk reglement vil disse elementene inngå i sertifisering etter kvalitetssystemet EQUASS Sertifiseringsprosessen er forventet ferdig i løpet av Øvrige anbefalinger i rapporten vil administrasjonen informere styret om i neste styremøte 27. november Eierkommunens kommentarer Kommunen har ikke avgitt høringsuttalelse til rapport Eierskapskontroll for Unikom AS. 7. Vedlegg: 1. Unikom AS - vedtekter 2. Styreinstruks Unikom AS 3. Eiermelding for Råde kommune 4. Selskapets uttalelse til rapporten, Fredrikstad den Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder Bjørn Gulbrandsen Rådgiver Eierskapskontroll Unikom AS 15