KONTROLLUTVALGAN IS EIERSKAPSKONTROLL 2014 VARDØ KOMMUNALE BOLIG OG EIENDOMSSELSKAP AS

Transkript

1 KONTROLLUTVALGAN IS EIERSKAPSKONTROLL 2014 VARDØ KOMMUNALE BOLIG OG EIENDOMSSELSKAP AS Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 1

2 Rapport fra Eierskapskontroll Sammendrag Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll , vedtatt av bystyret i Vardø kommune. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eierens oppfølgning av eierskapet i Vardø kommunale bolig og eiendomsselskap AS (heretter kalt VKBE), etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Vardø kommune. Fra kontrollutvalgets bestilling framgår det at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eierens oppfølging av selskapet lagt opp. Metode Denne eierskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Eierskapskontrollen bygger på informasjon fra eier, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eierens formål og i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Funn Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: Det er ikke etablert eierstrategi for selskapet. Det kan ikke dokumenteres at det rapporteres fra valgte representant til kommunens politiske organer. En eventuell slik rapportering må foregå muntlig. Kommunen har ikke etablert et system for oppfølging av selskapet Det er ikke etablert rutiner for opplæring i styrearbeid Konklusjon Eierens manglende utarbeidelse av eierskapsstrategier og øvrig oppfølging av eierskapet, er forhold som kan innebære en risiko for at kommunens formål med eierskapet ikke etterleves. Dette kan føre til en lavere utnyttelse og/eller risiko for tap av selskapets finansielle, organisatoriske potensial, samt en generell svekkelse av det tilbudet som søkes gitt gjennom driften. Det er derfor nødvendig å utarbeide retningslinjer fra eieren for hva Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 2

3 man ønsker å få ut av eierskapet, hvordan man skal sørge for å nå målsettingen samt definere hvem som skal ha ansvar for at målene nås. Med utgangspunkt i den tilgjengelige informasjon er det vår innstilling at det ikke synes nødvendig med videre undersøkelser av virksomheten gjennom forvaltningsrevisjon. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kontrollutvalgan IS at : eieren som en del av folkevalgtopplæringen gjennomfører obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Bystyret, etter gjennomføring av representantskapsmøte, får seg forelagt årsberetninger, årsregnskap og annen løpende informasjon om selskapet kommunen utarbeider eierskapsstrategier som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt enn kommunen. Dette for å sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Vi viser i denne forbindelse til KS Eierforum`s anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Tilbakemeldinger fra daglig leder, styret og eierrepresentanter Tilbakemeldingen er tatt inn som vedlegg 1. Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 3

4 Innledning Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for eierskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av bystyret i Vardø , sak 13/14. I denne eierskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eierens oppfølging av eierskapet i VKBE AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Vardø kommune. Kort om metode Denne eierskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Eierskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser Det presiseres at eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eierens formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eieren har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eieren, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eieren er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eieren, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i vedlegg 1. Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 4

5 eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det som bidrag til helhetsbilde som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov og forskrift Selskapets vedtekter Årsregnskap/ årsmelding/revisjonsberetning KS Eierforums anbefalinger for eierstyring Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne eierskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. Faktabeskrivelse Innledning I henhold til Brønnøysundregistrene og andre offentlige kilder er selskapets formål å kjøpe, bygge og drive utleieboliger og næringseiendommer. Dette formål er foretaksregistrert Nærmere om selskapet VKBE er et aksjeselskap med Vardø kommune som eneeier. Generalforsamlingen er eierorgan og ordfører/varaordfører er eierrepresentant. Kontrollutvalget kan utføre et generelt tilsyn i selskapet, både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Utvalget har fullt innsyn i selskapet etter kommuneloven 80. Selskapet er registrert i offentlige register den , med stiftelsesdato Selskapet har pr to ansatte. Selskapets aksjekapital er kr , med Vardø kommune som eneaksjonær. Prokura er gitt daglig leder mens styrets leder har signatur alene. Kontrollør konstaterer at selskapet i perioden har endret revisor 4 ganger. Det er registrert et varsel om tvangsoppløsning med bakgrunn i at revisor har fratrådt den Den er det registret ny revisor. Rolleinformasjon Ifølge opplysninger på kan en ikke se at noen av styrets medlemmer har direkte personlige interesser mot VKBE AS. Kjønnsfordelingen blant styrets faste medlemmer er i hht. lovkrav. Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 5

6 Eierskapsforhold VKBE AS eies 100 % av Vardø kommune. Kontrollør har ikke funnet at den formelle eieren kommunestyret har definert strategier/ retningslinjer for styret eller administrasjonen. Styret, ordfører og rådmann følger opp eierskapet gjennom årlige tilstedeværelse i selskapets generalforsamling. Her foretas også evaluering av styrets arbeid. Etter gjennomgang av kommunestyreprotokoller for , kan vi ikke se at kommunestyret, som den formelle eier, har behandlet årsberetninger, eierskapsmeldinger eller annen løpende informasjon om selskapet. Vi har ikke mottatt egenerklæring fra eierrepresentant, sendt herfra 24. juni 2014, i retur. Styret: Medlemmene velges av generalforsamlingen som også velger leder. Styret har ingen nestleder. Styret har følgende medlemmer: Styrets leder: Ole Dagfinn Klaudiussen Styremedlem: Merethe Pettersen Styremedlem: Sverre Jakobsen I offentlige register er det ikke registrert om det er valgt varamedlemmer til styret. Når det gjelder målformuleringer, verdidokument, og etiske retningslinjer forholder styret seg til vedtektene, budsjett samt Vardø kommunes etiske retningslinjer. Styret følger opp daglig leder via styremøter og kontakt mellom styreleder og daglig leder ved behov. Det gjennomføres også medarbeidersamtaler. Den daglige ledelse forestås av ansatt daglig leder Svein Ole Karlsen, etter fullmakt fra styret. Saker utenfor daglig drift tas opp i styret. Det er ikke gitt andre fullmakter. Selskapet har i følge offentlig register 2 ansatte. Avtalemessige forhold Selskapet benytter revisorfirma BDO til revisjon av årsregnskapet og som konsulent i økonomiske og forvaltningsmessige forhold. Revisor honoreres etter regning. Selskapet har avtale med Bedriftspartner Vardø AS om regnskapsføring. Kontrollør konstaterer at regnskapskontorets eier Ørjan Jensen også er daglig leder/styreleder i JR Eiendom Vardø AS, et selskap som driver i samme bransje som VKBE AS. JR Eiendom er datterselskap og 100 % eid av Bedriftspartner Holding AS som igjen er 100 % eid av Ørjan Jensen. Bedriftspartner Vardø AS er også datterselskap og 100 % eid av Bedriftspartner Holding AS. Selskapet har pr langsiktig gjeld på kroner til kredittinstitusjoner og en kortsiktig gjeld på kroner(leverandørgjeld, offentlige avgifter, betalbar skatt og annen kortsiktig gjeld). Selskapet har tegnet styreansvarforsikring og har for øvrig god forsikringsdekning av objektene, eiendeler og ansatte i KLP. Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet har ikke uoppgjorte pengekrav mot offentlige instanser (mva, skatt mv). Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 6

7 Det er ingen pågående konflikter med samarbeidspartnere eller ansatte og det er ikke mottatt pålegg eller andre plikter fra offentlige instanser. Det er ingen uavklarte ansettelsesforhold. Selskapet har lavt sykefravær og det foreligger ingen bonusordninger. Juridiske forhold Det er utarbeidet instruks fra styret for daglig leder og daglig leder følges opp gjennom rapportering i styremøter, ved kontakt mellom styreleder og daglig leder og gjennom medarbeidersamtaler. Selskapet har utarbeidet HMS reglement som følges. Det har ikke forekommet arbeidsulykker. Selskapet driver ikke forurensende virksomhet og selskapets utgjør ikke en potensiell risiko for miljøet. Organisasjon Selskapets (ordinære) generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av juni. Generalforsamlingen består av ordfører/ varaordfører. Det er ikke gitt noen fullmakt fra kommunestyret til eierrepresentanten. Ordinær generalforsamling behandler saker i tråd med aksjelovens bestemmelser og selskapets vedtekter. I følge styret opptrer rådmannen som rådgiver for generalforsamlingen og rapportering til eierne gjennomføres gjennom tertial - og årsregnskaper. Miljø Selskapet benytter ikke kjemikalier og installasjoner er ikke til hinder for trafikk eller annen ferdsel. Fremtidsutsikter Daglige leder uttaler at selskapet ikke har identifisert forhold som tilsier at driftsforutsetningene er svekket, herunder heller ikke noen økonomiske forhold som tilsier en forverring av selskapets drift. Selskapets økonomiske utvikling 2013 er siste år som er registrert i offentlige register Nøkkeltall: Resultatregnskap: Driftsinntekter Driftsresultat ÅRSRESULTAT Resultatgrad % 0,08 20,13 Balanseregnskap: Sum eiendeler Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 7

8 Nøkkeltall: Egenkapital Sum gjeld Likviditetsgrad 0,65 0,89 Egenkapitalandel 11,20 13,00 Gjeldsgrad 7,95 6,68 Total rentabilitet % 0,10 7,20 Våre kommentarer: Resultatgrad forteller om hvor mye som blir igjen av driftsresultatet for hver krone selskapet har i driftsinntekter. Det er et mål på selskapets evne til å hente margin på driftsinntektene. Likviditetsgrad er et mål på hvor mye kortsiktige midler selskapet har i forhold til forpliktelsene selskapet har i samme tidshorisont. Kortsiktig gjeld er forpliktelser som forfaller innen ett år mens omløpsmidlene er midler som kan likvideres innen ett år. Egenkapitalandel viser hvor stor andel av eiendelene som er finansiert med egenkapitalen. Hvis sum egenkapital er mindre enn anses soliditeten (selskapets økonomiske stilling) uansett for å være svak. Gjeldsgrad viser i hvilken grad selskapet er rustet til å tåle tap før det går ut over forpliktelser til långivere. Ved høy gjeldsgrad vil kontantstrømmen (selskapets tilgang på likvider) måtte betjene store faste utgifter til renter og avdrag. Total rentabilitet er et mål på avkastningen på selve eiendelene og et viktig nøkkeltall v/ lønnsomhetsberegning. Rimelig nivå er % og bør ligge over det selskapet betaler for sine lån. I følge styrets årsmelding for 2013 viser årsregnskapet 2013 et underskudd på kr Av dette skyldes kr salg av to boliger hvor misforhold mellom bokført verdi og oppnådd salgspris synliggjøres. Vi har mottatt utskrift av regnskap for perioden januar til juni Regnskapet for denne perioden viser et positivt resultat. Tilbakemelding fra revisor Selskapets valgte revisor, Revisjonsfirmaet BDO AS har gitt tilbakemelding på at de har revidert årsregnskapene for VKBE AS. Revisjonsberetningen for 2013 er en såkalt ren beretning uten merknader. Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 8

9 Vurderinger Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold de kriterier som er nevnt under punktet Kort om metode. Vurderingene bygger på den informasjon som er presentert under rapportens Faktabeskrivelse. Selskapsforhold Det er ikke avdekket forhold som tilsier at det foreligger uregelmessigheter/svakheter under dette punkt. Avtalemessige forpliktelser Det er ikke avdekket forhold som indikerer at selskapet ikke overholder sine avtalemessige forpliktelser. Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet driver i følge daglig leder i overensstemmelse med offentligrettslig regler og har ikke uoppgjorte krav til offentlige instanser, herunder kemner og skattefogdkontor. Juridiske forhold Selskapet hadde på tidspunkt for gjennomføring av kontrollen ingen tvister for domstolene eller øvrige pågående konflikter, herunder med leverandører, kunder eller ansatte. Organisatoriske forhold Det er ikke avdekket forhold som tilsier at selskapets vedtekter og aksjelovens bestemmelser ikke overholdes. I følge offentlige registre har selskapet to ansatte. Miljø Selskapet driver ikke virksomhet som forurenser eller utgjør noen potensiell forurensningsfare for miljøet Fremtidsutsikter Daglig leder uttaler at det er avgjørende for driften at selskapet har tillit hos eieren og at selskapets økonomi er tilfredsstillende. Styret er kjent med at selskapet har flere ubebodde enheter enn vanlig. Dette medfører ikke en bedring av selskapets inntjening og fremtidige økonomi. Konklusjon Når det gjelder eiernes manglende utarbeidelse av eierskapsstrategier og øvrig oppfølging av eierskapet, er dette forhold som kan innebære en risiko for at kommunens formål med eierskapet ikke etterleves. Dette kan føre til en lavere utnyttelse og/ eller risiko for tap av selskapets finansielle, organisatoriske potensial, samt en generell svekkelse av det tilbudet Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 9

10 som søkes gitt gjennom driften. Det er derfor nødvendig å utarbeide retningslinjer fra eierne for hva man ønsker å få ut av eierskapet, hvordan man skal sørge for å nå målsettingen samt definere hvem som skal ha ansvar for at målene nås. Med utgangspunkt i den tilgjengelige informasjon er det vår innstilling at det ikke synes nødvendig med videre undersøkelser av virksomheten gjennom forvaltningsrevisjon. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne eierskapskontrollen anbefaler Kontrollutvalgan IS at eieren, som en del av folkevalgtopplæringen, gjennomfører obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 måneder av valgperioden og senere oppfølging etter 2 år. Det anbefales at bystyret etter gjennomføring av representantskapsmøte, får seg forelagt en oversikt over status for alle kommunale selskaper. Kontrollutvalgan Is anbefaler også at kommunene utarbeider eierskapsstrategier som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt enn kommunen. Dette for å sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Vi viser i denne forbindelse til KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Vedlegg Vedlegg 1 - Styrets tilbakemelding på rapporten Vedlegg 2 Selskapets vedtekter, revisjonsberetning samt styrets årsmelding for 2013 Selskapskontroll Vardø kommunale Bolig og Eiendomsselskap AS Side 10