Enebakk Produkter AS

Transkript

1 Rapport om selskapskontroll av Enebakk Produkter AS Utført av FIKS 6. september 2011 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: (m): E-post Internett: 1

2 Innhold: 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontrollen 1.2 Formål 1.3 Tema for selskapskontrollen 1.4 Problemstillinger 1.5 Avgrensing og metode 2. Kontroll av Enebakk Produkter AS 2.1 Faktaomtale av Enebakk Produkter AS Formalia Selskapets vedtektsfestede formål Selskapets profilering Historikk 2.2 Lover og rammebetingelser for Enebakk Produkter AS 2.3 Organisering 3. Analyse 3.1 Kontrollen av Enebakk Produkter AS faktabeskrivelse og vurderinger 3.2 Eierskapsforhold 3.3 Avtalemessige forhold 3.4 Juridiske forhold 3.5 Organisatoriske forhold 4. Anbefalinger 5. Høringsuttalelser 6. Vedlegg 2

3 1. Innledning 1.1. Bakgrunn for selskapskontrollen Kommuneloven 77 nr. 5 og 80 pålegger kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget. Det følger av forskriftens 13 andre ledd at det skal utarbeides en plan for selskapskontroll. I tråd med bestemmelsen vedtok kommunestyrene i Enebakk, Ski, Vestby, Ås, Frogn, Oppegård og Nesodden i 2008 hver sin Plan for selskapskontroll for /2012. Kommunene har ulike eierinteresser i selskaper, men målene og rammene for kontrollen er de samme. Selskapskontrollen i Follo-kommunene er lagt til Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS). I 2007/2008 gjennomførte FIKS den første selskapskontrollen. I forbindelse med denne kontrollen sluttet kommunestyrene seg til rapportenes anbefalinger om bl.a. å videreutvikle sine eierstrategier for selskapene. FIKS gjennomførte i 2009 en selskapskontroll av samtlige aktuelle selskap i regionen. I henhold til planen for selskapskontroll skulle kontrollen i 2010 avgrenses til fire selskap og disse skulle undergis en generell kontroll. Med bakgrunn i den omfattende kontrollen som ble gjennomført i 2009, besluttet kontrollutvalgene tilknyttet FIKS at kontrollen i 2010 istedenfor skulle fokuseres på i hvilken grad kommunestyrenes vedtak bl.a. i forbindelse med rapportene om selskapskontroll fra hhv og 2009 var fulgt opp. I henhold til planen for selskapskontroll skulle temaet for kontrollen i 2011 være kommunikasjon mellom selskapet/eierrepresentantene og kommunen samt eierskapsstrategier i kommunen. Videre skulle alle aktuelle selskaper samt kommunene kontrolleres. FIKS viser til at disse temaene var sentrale i selskapskontrollen i 2010, og har derfor funnet at temaet for årets kontroll skal være det opprinnelig prioriterte temaet for 2010: Generell kontroll av 4 selskaper som til sammen dekker alle kommuner. I 2007 var disse selskapene omfattet av kontrollen: Follo Ren, Søndre Follo Renseanlegg, Nordre Follo renseanlegg og Follo legevakt. I 2009 var alle selskapene gjenstand for selskapskontroll. I planen for selskapskontroll er det opplistet fire prioriteringskriterier for selskapskontrollen i forhold til valg av selskaper: 1. Selskap som peker seg ut pga. tidligere kontroller og annen risikokunnskap om selskapet 2. Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere 3. Selskap som er heleid av kommunen eller av flere kommuner i fellesskap 3

4 4. Selskap der kommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen På bakgrunn av de ovenstående prioriteringskriteriene, har FIKS plukket ut følgende fire selskaper til årets selskapskontroll: 1. Enebakk produkter AS 2. Nesodden Lettindustri AS 3. Follo kvalifiseringssenter IKS 4. Krisesenteret i Follo IKS 1.2 Formål Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i kontrollutvalgsforskriften. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan det også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. Forvaltningsrevisjon er per definisjon revisjon, og kan derfor kun utføres av revisor. 1.3 Tema for selskapskontrollen Eierskapskontrollen har normalt to hovedfokus: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? FIKS viser til at denne problemstillingen ble grundig behandlet i selskapskontrollen for Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Utøver den som er satt til å utøve kommunens eierinteresser myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetslov og i tråd med kommunens vedtak og anbefalinger? FIKS har vurdert det slik at kulepunkt 2 bør gis hovedfokus i selskapskontrollen for Utøvelsen av eierskapet er også blitt sammenholdt mot KS Eierforums Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. 1.4 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Hvorfor er virksomheten organisert som eget selskap? Hva er begrunnelsen for valg av selskapsform? Har styret behandlet en oppfølging av eierkommunenes vedtak om eierstrategier (jf. eiermeldingene) for selskapene? 4

5 Har selskapet vedtatt en egen selskapsstrategi? Har selskapet utarbeidet handlingsplaner som forteller eierne hvordan selskapet skal gå frem for å nå målene i selskapsstrategien? Er det vedtatt en styreinstruks i selskapet? Er det vedtatt en plan for styreperioden og blir denne regelmessig evaluert? Er det vedtatt en instruks for daglig leder? Er HMS en del av rapporteringen fra daglig leder til styret? Hvor ofte? Har selskapet vedtatt egne etiske retningslinjer for selskapet? Hvordan blir etterlevelsen av retningslinjene i selskapet sikret? Har selskapet vedtatt rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten? Er det vedtatt en styreansvarsforsikring? Har styremedlemmene registrert seg i KS Styrevervregister? Legges reglene om offentlige anskaffelser til grunn for innkjøp i selskapet? Er det eventuelt etablert rutiner/internkontroll for dette? Legges reglene i Offentleglova til grunn for selskapets virksomhet? Hvordan sikres at saksdokumenter, journaler etc. er åpne for offentlig innsyn? Follo distriktsrevisjon gjennomførte en selskapskontroll av Enebakk produkter AS i Revisjonen la frem diverse punkter med forbedringsområder/endringer i forhold til driften av Enebakk produkter AS. Et viktig punkt omhandlet forholdet til å sikre en sunn økonomisk utvikling og unngå en anstrengt likviditetsmessig situasjon fremover. Revisjonen vurderte det som helt nødvendig at arbeidet med å få på plass nye kundekontrakter ble gitt en meget høy prioritet. Hvilke grep har styret gjort siden 2008 for å sikre at selskapet leverer positive resultater og sikre ny inntjening til virksomheten? 1.5 Avgrensing og metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg kapittel 6. Selskapskontrollen er blitt gjennomført av FIKS ved May-Britt Ødegård og Jan T. Løkken. 5

6 Kontrollen er gjennomført for følgende kommuner: Ski, Enebakk, Vestby, Oppegård, Ås, Frogn og Nesodden. Kontrollen har omfattet Enebakk produkter AS, Nesodden Lettindustri AS, Follo kvalifiseringssenter IKS og Krisesenteret i Follo IKS. Det er utarbeidet en rapport for hvert selskap. Kontrollen er gjennomført ved innhenting av informasjon via egne spørreskjema til styret i selskapet ved styreleder. Videre har vi gjennomgått dokumenter mottatt fra selskapet (styreog generalforsamlingsprotokoller). Informasjon er også hentet fra Enhetsregisteret og kommunens eiermelding. Styrelederne i selskapene og ordførerne i de respektive eierkommunene har fått rapportene på høring. 6

7 2. Kontroll av Enebakk Produkter AS 2.1 Faktaomtale av Enebakk Produkter AS Formalia Navn: Enebakk Produkter AS Organisasjonsnummer: Postadresse: Lillestrømveien 673, 1912 Enebakk Besøksadresse: Samme Aksjekapital: kr ,- Eier/e: Enebakk kommune Daglig leder: Karen Anna Hagen Styrets medlemmer: Styreleder Leif Øystein Forfang Nestleder Knut A. Thorvaldsen Styremedlem Geir Dal Styremedlem Sissel Bjerkely Styremedlem Eva Chr. R. Larsen Varamedlem Hovel Heiaas Varamedlem Eli Margrethe Gran Revisor: SMB Revisjon AS Selskapets vedtektsfestede formål Selskapets formål (vedtektenes 3) er å skape varige arbeidsplasser tilpasset de yrkeshemmede som ikke kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud. Videreformidle de personer som har mulighet for det til ordinært arbeid, eller andre tiltak. Virksomheten skal tilpasses den enkelte arbeidstaker, og den har som formål å bidra til å kvalifisere og utvikle ressurser hos hver enkelt. Arbeidsplassene tilbys primært personer som er bosatt i Enebakk kommune Selskapets profilering Enebakk Produkter AS (EPRO) er en arbeidsmarkedsbedrift. Det betyr at selskapet tilbyr tjenester overfor mennesker som trenger ekstra oppfølging på oppdrag fra NAV. Virksomheten holder til i Kirkebygda i Enebakk. EPRO er godkjent som tiltaksarrangør for to arbeidsmarkedstiltak: 1) Varig tilrettelagt arbeid (VTA): VTA er for mennesker som mottar varig uføretrygd og som ikke kan nyttiggjøre seg andre arbeidsmarkedstiltak eller arbeid i det ordinære arbeidslivet. Tiltaket er uten tidsbegrensning. EPRO er godkjent for 20 varig tilrettelagte arbeidsplasser. 2) Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS): APS er for mennesker som trenger en lengre periode for å kartlegge og øve opp arbeidsevnen sin. Hensikten er å prøve ut den enkeltes muligheter på arbeidsmarkedet og bidra til å styrke muligheten for arbeid eller utdanning. En kan være deltaker i APS i inntil ett år, og ved behov for lengre tid kan NAV godkjenne inntil to år. EPRO er pr. i dag godkjent for 5 APS-plasser. EPRO har en avtale med NAV Akershus om gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak i henhold til forskrift om arbeidsrettede tiltak. 7

8 2.1.4 Historikk Selskapet ble stiftet og registrert i Enhetsregisteret Det var et krav fra myndighetene at for å bli godkjent som arbeidsmarkedsbedrift og motta betaling fra (A-etat), nå NAV, så måtte disse bedriftene organiseres som egne aksjeselskaper, hvor kommune eller fylkeskommune skulle eie minst 50 % av selskapet, og det skulle ikke betales utbytte til eierne. Eventuelt overskudd skulle forbli i bedriften og komme de ansatte til gode. Gjeldende vedtekter ble vedtatt på generalforsamling den Lover og rammebetingelser for Enebakk Produkter AS I en selskapskontroll vil omfanget av lover og regler som det er aktuelt å kontrollere opp mot, variere avhengig av organisasjonsform for selskapet. For et aksjeselskap som Enebakk Produkter AS med de aktiviteter som dette forestår, har FIKS for årets kontroll valgt å kontrollere selskapet opp mot bestemmelser i: Lov om aksjeselskaper Arbeidsmiljøloven Forskrift om arbeidsrettede tiltak m.v. Lov om offentlige anskaffelser Offentleglova Utover regelverket nevnt over er selskapets vedtekter et sentralt kriterium. Videre er eierskapsmeldingen i kommunen, strateginotater for selskapet og KS Eierforums anbefalinger for eierstyring brukt som vurderingskriterier. I kommuneloven 77 nr. 5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriften kapittel 6. I henhold til kommuneloven 80 siste ledd skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles, og ha rett til å være til stede på selskapets generalforsamling samt møter i representantskap og tilsvarende organ. 2.3 Organisering Selskapets øverste myndighet er generalforsamlingen, jf. aksjeloven 5-1. Det er gjennom generalforsamlingen at aksjeeier, dvs. Enebakk kommune, utøver sin myndighet. Forvaltningen av selskapet hører under styret, jf. aksjeloven Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. Det påhviler styret å påse at selskapets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Vedtektene for Enebakk Produkter AS er vedtatt på generalforsamling den Vedtektene angir at styret skal bestå av 5 medlemmer med 2 varamedlemmer. 8

9 Av vedtektenes 8 følger at styrets leder skal lede styrets virksomhet i samsvar med generalforsamlingens vedtak. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse, jf. aksjeloven

10 3. Analyse 3.1 Kontrollen av Enebakk Produkter AS Faktabeskrivelse og vurderinger Ved e-post av 1. juni 2011 med vedlegg besvarte styreleder i Enebakk Produkter AS de oversendte spørsmål til selskapet i anledning selskapskontrollen. E-posten med bilag følger vedlagt. Under vil styreleders svar på de enkelte spørsmål bli gjengitt. FIKS vil i tilknytning til hvert av svarene gjøre en vurdering av disse. Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold til de kriterier som er nevnt under punkt 2.2 i rapporten. 3.2 Eierskapsforhold 1. Spørsmål: Har styret behandlet en oppfølging av eierkommunenes vedtak om eierstrategier (jf. eiermeldingene) for selskapene? Svar: Styret har i styremøte den , sak nr. 14/10, behandlet en oppfølging av Enebakk kommunes Eiermelding Styret vedtok i dette møtet bl.a. en selskapsstrategi for Enebakk Produkter AS i henhold til eiermeldingens punkt 14. Det heter bl.a. i selskapsstrategiens punkt 6.0 at Organisering av virksomheten skal ivaretas ved: 6.1. Aktiv oppfølging av pkt. 2.1 i eiermelding ved å bidra til at virksomheten organiseres forsvarlig og drives slik at eierens konkrete mål og krav til resultater blir ivaretatt i samsvar med selskapets formålsparagraf. 6.2 Aktiv oppfølging av vedtak/retningslinjer som blir gitt av eier i generalforsamling, og som er nedtegnet skriftlig I den grad selskapets omdømme blir utsatt for mediefokusering skal styret være påpasselig med å ha felles opptreden utad. Styreansvaret er kollektivt og leder uttaler seg. 1) KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (heretter kalt KS Eierforum) punkt 2: Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. 2) Eiermelding vedtatt av Enebakk kommunestyre 5. mai

11 Vurdering: Enebakk kommunestyre vedtok den 5. mai 2008 en eierskapsmelding gjeldende for for selskaper som kommunen er medeier i. Styret for Enebakk Produkter AS har behandlet denne eierskapsmeldingen og også fattet konkrete beslutninger i forhold til den. 2. Spørsmål: Har selskapet vedtatt en egen selskapsstrategi? 3. Spørsmål: Har selskapet utarbeidet handlingsplaner som forteller eierne hvordan selskapet skal gå frem for å nå målene i selskapsstrategien? Svar: Styret i EPRO vedtok den en egen selskapsstrategi, jf. bilag 2 til styreleders svarbrev. Det følger av punkt 7.3. i selskapsstrategien at styret en gang i året skal evaluere selskapsstrategien. Det er ikke utarbeidet handlingsplaner, men styret gjennomgår selskapsstrategien i hvert styremøte. 1) Spørsmålene kan vurderes opp mot styrets ansvar etter aksjeloven I første ledd heter det at forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Etter andre ledd skal styret i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. 2) Enebakk kommunes eiermelding punkt 14 (s. 31): Uavhengig av hvilken organisasjonsform som velges for organisering av tjenester utenfor den tradisjonelle tjenesteproduksjonen, skal hvert selskap etablere en egen selskapsstrategi. Selskapsstrategien skal eksempelvis inneholde selskapets visjon, mål, forholdet til brukere (kunder), forholdet til medarbeidere og økonomi. I tillegg skal hvert enkelt selskap utarbeide handlingsplaner som forteller eierne hvordan selskapet skal gå fram for å nå målene i selskapsstrategien. Vurdering: EPRO har etablert en egen selskapsstrategi. Selskapsstrategien inneholder selskapets visjon, mål, forholdet til deltakere/kunder, forholdet til medarbeidere, forholdet til selskapets bedriftsøkonomiske forhold, selskapets organisering og et punkt om oppfølging av selskapsstrategien. Det er ikke utarbeidet handlingsplaner, men det heter i punkt 7.1. i selskapsstrategien: Administrasjon skal med basis i vedtatte strategier, utarbeide og iverksette handlingsplaner med realistiske mål og delmål. Vi anbefaler at det fremover settes fokus på å følge opp dette punktet i selskapsstrategien. 3.3 Avtalemessige forhold 4. Spørsmål: Er det vedtatt en styreansvarsforsikring? Svar: Nei, det er ikke vedtatt en styreansvarsforsikring. 11

12 1) Aksjeloven har en generell bestemmelse i 17-1 som sier at styremedlemmer kan bli holdt erstatningsansvarlige for tap de har påført selskapet, aksjeeier eller andre. Kravet er at tapet må ha blitt påført vedkommende med forsett eller uaktsomt. 2) KS Eierforums anbefaling nr. 16: (..)Det anbefales at selskapene særskilt tegner styreforsikring for alle styremedlemmene i selskaper med begrenset ansvar(..). 3) Enebakk kommunes eiermelding punkt 12 (s. 29): I følge vedtak fattet i kommunestyret overtar ikke Enebakk kommune det ansvar som kan bli gjort gjeldende overfor styremedlemmer som er oppnevnt til å representere Enebakk kommune eller andre. Enebakk kommune anbefaler at styret i de enkelte selskaper tegner egne styreforsikringer som ivaretar dette ansvaret. Vurdering og anbefaling: Styreverv i aksjeselskap og interkommunale selskap kan medføre økonomisk ansvar. Vi anbefaler derfor at selskapet vurderer å tegne styreforsikring for styremedlemmene. 3.4 Juridiske forhold 5. Spørsmål: Har selskapet vedtatt rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten? Svar: Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten inngår som en del av de etiske retningslinjene for EPRO, jf. bilag 5 til styreleders svarbrev. 1) Arbeidsmiljøloven 3-6: Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. 2) Enebakk kommunes eiermelding punkt 3.3 (side 9): (..)Kommunen ønsker at det utarbeides gode rutiner for varsling som er tilpasset den enkelte virksomhet der kommunen har eierinteresser. De varslings- og oppfølgingsrutiner som utvikles, skal være i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser og må ha legitimitet i organisasjonen(..). Vurdering: Selskapet har som en del av de etiske retningslinjene fastsatt ett punkt vedrørende varsling om kritikkverdige forhold. Punktet fremstår som veldig generelt, og vi anbefaler at selskapet vurderer å utarbeide et mer konkret og detaljert dokument om varslings- og oppfølgingsrutinene i virksomheten. 6. Spørsmål: Legges reglene om offentlige anskaffelser til grunn for innkjøp i selskapet? Svar: Det har hittil ikke vært så store innkjøp at dette har vært aktuelt. 12

13 7. Spørsmål: Er det eventuelt etablert rutiner/internkontroll for dette? Svar: Nei, ikke foreløpig. Forskrift om offentlige anskaffelser 1-2: (1) Denne forskrift gjelder statlige, kommunale, fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse. (2) Et offentligrettslig organ er ethvert organ: a. som tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, og b. som er et selvstendig rettssubjekt og c. som i hovedsak er finansiert av myndigheter eller organer som nevnt i første ledd, eller hvis forvaltning er underlagt slike myndigheters eller organers kontroll, eller som har et administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemmene er oppnevnt av slike myndigheter eller organer. Vurdering: FIKS vil peke på at alle anskaffelser dette selskapet foretar er omfattet av reglene for offentlige anskaffelser. Anskaffelsens verdi bestemmer hvilke prosedyrer som skal følges ved den enkelte anskaffelse. 8. Spørsmål: Legges reglene i Offentleglova til grunn for selskapets virksomhet? Svar: Nei, selskapet følger aksjeloven. 9. Spørsmål: Hvordan sikres at saksdokumenter, journaler etc. er åpne for offentlig innsyn? Svar: Det som er aktuelt legges ut på selskapets hjemmeside. 1) Offentleglova 2: Lova gjeld for a) staten, fylkeskommunane og kommunane, b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet. 13

14 2) Forskrift til offentleglova av 17. oktober 2008 nr Unntak frå verkeområdet til offentleglova(..) Offentleglova gjeld ikkje for desse dokumenta hos sjølvstendige rettssubjekt: dokument hos arbeidsmarknadsføretak godkjent av Arbeids- og velferdsetaten (NAV) som gjeld enkeltpersonar som får bistand frå føretaket. 3) Offentleglova ledd: Organet skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter. Vurdering og anbefaling: Dokumenter hos arbeidsmarkedsforetak godkjent av NAV som gjelder enkeltpersoner som får bistand fra foretaket er ikke omfattet av offentlighetsloven. Offentlighetslovens øvrige bestemmelser gjelder for selskapet. Selskapet har selv en plikt til å legge til rette for offentlig innsyn. Selskapet bør lage retningslinjer som sikrer at disse reglene blir etterlevd. 3.5 Organisatoriske forhold 10. Spørsmål: Er det vedtatt en styreinstruks i selskapet? Svar: Ja, det er vedtatt en styreinstruks i selskapet og instruks for styreleder. Disse ble vedtatt i styremøte , jf. bilag 3 til styreleders svarbrev. Aksjeloven 6-23: (1) I selskaper hvor de ansatte har representasjon i styret, skal styret fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. (2) Instruksen skal blant annet inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Instruksen skal også inneholde regler for innkalling og møtebehandling. (3) Kongen kan gi forskrift om styreinstruks. Vurdering: Styreinstruks er vedtatt. 11. Spørsmål: Er det vedtatt en plan for styreperioden og blir denne regelmessig evaluert? Svar: Det er ikke vedtatt en plan for styreperioden, men styret følger opp selskapsstrategien på hvert styremøte. 1) Spørsmålet kan vurderes opp mot styrets ansvar etter aksjeloven I første ledd heter det at forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Etter andre ledd skal styret i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. 14

15 2) Eiermeldingen for Enebakk punkt 4.6 (side 13): Styret skal i begynnelsen av sin styreperiode utarbeide en plan for styreperioden der det spesifiseres hva styret, daglig leder og selskapet skal utføre. Denne planen skal være konkret og den skal evalueres årlig. Vurdering: Det er ikke vedtatt noen plan for styreperioden, men den vedtatte styreinstruksen for selskapet inneholder bl.a. bestemmelser om utarbeidelse av årsplan for styrearbeidet med saker. FIKS anbefaler at styret i begynnelsen av sin neste styreperiode utarbeider en slik plan som anbefales i eierskapsmeldingen for Enebakk kommune. 12. Spørsmål: Er det vedtatt en instruks for daglig leder? Svar: Selskapet har vedtatt en instruks for daglig leder, jf. bilag 4 til styreleders svarbrev. Aksjeloven 6-13 (2): Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse. Vurdering: Instruks for den daglige ledelse er fastsatt. 13. Spørsmål: Er HMS en del av rapporteringen fra daglig leder til styret? Hvor ofte? Svar: HMS følges opp fortløpende og rapporteres til styret ved behov. 1) Arbeidsmiljøloven 3-1 (1): For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. 2) Aksjeloven 6-12 (1) Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. 3) Enebakk kommunes eiermelding punkt 5.2 (side 16): Styrene i de ulike selskapene, skal som ansvarlig for virksomheten, sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i lover knyttet til helse, miljø og sikkerhet. I forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) fremgår styrets ansvar. Se også punkt 4.9 (side 13): (..)HMS skal være en del av rapporteringen fra daglig leder til styret(..). Vurdering: HMS arbeidet er en sentral del av selskapets virksomhet og dermed en del av styrets ansvar å sørge for blir ivaretatt. HMS-arbeidet er en del av rapporteringen fra daglig leder til styret. Dette rapporteres ved behov. 15

16 14. Spørsmål: Har selskapet vedtatt egne etiske retningslinjer for selskapet? Svar: EPRO har vedtatt egne etiske retningslinjer for selskapet, jf. vedtak i styremøte den Retningslinjene følger vedlagt styreleders svarbrev som bilag Spørsmål: Hvordan blir etterlevelsen av retningslinjene i selskapet sikret? Svar: Dette er en del av det daglige arbeidet. 1) KS Eierforums anbefaling nr. 18: Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. 2) Anbefaling i Enebakk kommunes eiermelding punkt 3.1 (side 9). Vurdering og anbefaling: Etikk er en viktig del av de vurderinger som gjøres i forbindelse med det å drive et selskap samfunnsansvarlig fordi de etiske holdningene legger grunnlaget for hvordan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeides i det enkelte selskap. Det konstateres at etiske retningslinjer er vedtatt i selskapet og at disse jevnlig er gjenstand for gjennomgang og eventuelt revidering. 16. Spørsmål: Har styremedlemmene registrert seg i KS Styrevervregister? Svar: Styreleder er registrert, men ikke resten av styret. 1) KS Eierforums anbefaling nr. 16: (..)Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på 2) Det heter i fellesdokumentet fra ordførermøtet av 23. mars 2010 at Follorådet bør anmode selskapene om å følge opp at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret ved inntreden i styret. Vurdering: Registrering i styrevervregisteret vil i seg selv skape økt bevissthet om de ulike rollene et styremedlem i et kommunalt eid selskap kan ha. I styrevervregisteret kan man gjennom søk i kommune, fylkeskommune eller kommunalt eid selskap søke på personer i kommunal sektor og se deres ulike roller som bl.a. folkevalgt, ansatt, styreleder, styremedlem, oppdragstaker og innehaver av andre næringsinteresser. Det er frivillig å la seg registrere i styrevervregisteret. 16

17 Vi anbefaler at alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Spørsmål: Follo distriktsrevisjon gjennomførte en selskapskontroll av Enebakk Produkter AS i Revisjonen la frem diverse punkter med forbedringsområder/endringer i forhold til driften av Enebakk produkter AS. Et viktig punkt omhandlet forholdet til å sikre en sunn økonomisk utvikling og unngå en anstrengt likviditetsmessig situasjon fremover. Revisjonen vurderte det som helt nødvendig at arbeidet med å få på plass nye kundekontrakter ble gitt en meget høy prioritet. Hvilke grep har styret gjort siden 2008 for å sikre at selskapet leverer positive resultater og sikre ny inntjening til virksomheten? Svar: Styret og bedriften arbeider kontinuerlig med å finne nye arbeidsoppgaver som bedriftens arbeidstakere kan mestre. FDRs selskapskontroll av Enebakk Produkter AS i Vurdering: FIKS kan ikke se at spørsmålet er besvart av selskapet. 4. Anbefalinger Gjennom selskapskontrollen av Enebakk Produkter AS er det identifisert noen områder hvor det etter FIKS sin oppfatning er grunnlag for å anbefale at det vurderes iverksatt tiltak: 1. Selskapet bør fremover sette fokus på å følge opp punkt 7.1 i selskapsstrategien om utarbeidelse av handlingsplaner. 2. Selskapet bør tegne styreforsikring for styremedlemmene i selskapet. 3. Selskapet bør utarbeide et mer konkret og detaljert dokument om varslingsrutinene i virksomheten. 4. Selskapet bør vedta retningslinjer som sikrer at reglene om offentlige anskaffelser blir fulgt. 5. Selskapet bør vedta retningslinjer som sikrer at Offentleglova blir etterlevd. 6. Styret i EPRO bør i begynnelsen av sin neste styreperiode utarbeide en plan for styreperioden. 7. Samtlige styremedlemmer i EPRO bør la seg registrere i styrevervregisteret. 17

18 5. Høringsuttalelser Et utkast til rapport ble i brev av 28. juni 2011 sendt på høring til hhv. Enebakk kommune ved ordføreren og Enebakk Produkter AS ved styreleder, jf. kontrollutvalgsforskriften 15. Svarfristen var satt til 15. august I brev av 8. juli 2011 fra rådmannen mottok FIKS forslag til noen språklige endringer i rapporten samt en merknad om at et avsnitt som omhandlet eierstyring i interkommunale selskaper burde kunne tas ut av rapporten. Forslagene er tatt til følge og innarbeidet i rapporten. I brev av 11. august 2011 fra styret i Enebakk Produkter AS beskrives hvordan selskapet vil følge opp anbefalingene fra FIKS, jf. rapportens punkt 4. Det gis videre et mer utfyllende svar på spørsmål 17 i rapporten vedrørende selskapets kundekontrakter. Det vises i denne forbindelse til at selskapet har skriftlig avtale med NAV-Akershus, Enebakk kommune, ROAF, Enebakk Avis AS og 2 utleiekontrakter i boligen. Ellers er det meste salg av produkter og tjenester til det private næringsliv og privatpersoner. Selskapet har noen muntlige avtaler om levering av for eksempel bjørkeved og dreiing av lavostokker. Kundene ringer ved behov, men det er ikke aktuelt for dem å inngå noen bindende avtaler/kontrakter. På hvert styremøte blir regnskapsoversikt pr. siste måned gjennomgått opp mot det vedtatte budsjett og styret blir orientert om salg, oppdrag osv. 6. Vedlegg - E-post til FIKS av 1. juni 2011 vedlagt svarbrev fra styreleder i Enebakk Produkter AS med bilag. - Brev til FIKS av 8. juli 2011 fra rådmann Kjersti Øiseth. - Brev til FIKS av 11. august 2011 fra styret i Enebakk Produkter AS. 18