Sarpsborg kommune 2017

Transkript

1 Sarpsborg kommune 2017 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Gjeldende lover og styringsdokumenter Lover Retningslinjer Interne reglement for selskapet Borg Næring og Eiendom AS Historikk Selskapets styrende organer Nøkkeltall - utvikling Forhold vedrørende eier Sarpsborg kommune Vurdering, konklusjon og anbefalinger Selskapets og eierkommunens kommentarer Selskapets kommentarer Eiers (Sarpsborg kommune) kommentarer Vedlegg Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 2

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/2 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en eierskapskontroll med Borg Næring og Eiendom AS. Bystyret vedtok planen den i sak 13/16. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en eierskapskontroll med Borg Næring og Eiendom AS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Sarpsborg kommune i henhold til samarbeidets vedtekter. 1.2 Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen i kommunens eiermelding som vedrører Borg Næring og Eiendom AS, og etterleves disse? Er selskapets formålsparagraf entydig og i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i Borg Næring og Eiendom AS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Denne rapporten gjelder for Sarpsborg kommune og hvor mandatet for kontrollen ble godkjent av kontrollutvalget i møte Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, i dialog med administrasjonen i Borg Næring og Eiendom AS og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (protokoller fra styre og representantskapet, årsberetninger og årsregnskap m.m). Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 3

4 2. Gjeldende lover og styringsdokumenter 2.1 Lover Kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften I kommunelovens 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Etter paragrafens siste avsnitt skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling/representantskap eller tilsvarende organ. Lov om aksjeselskaper Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. lovens 5-1. Generalforsamlingen skal etter lovens 5-5 behandle og vedta årsregnskap, årsberetning og utbytte og ellers andre saker iht. loven eller vedtektene. Styrets oppgaver og ansvar er underlagt reglene i lovens 6-12 og Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, aksjonæravtale, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne undersøkelsen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av egen ekstern revisor og ren revisjonsberetning er avlagt for årene vi har sett på. 2.2 Retningslinjer Selskapsavtale/vedtekter Selskapet styres etter vedtekter. Formålsparagrafen i vedtektene setter rammene for selskapets kjernevirksomhet og lyder som følger: «Selskapets formål er å forestå eierskap og forvaltning av fast eiendom, samt for øvrig forvalte selskapets midler.» Selskapet er i henhold til Brønnøysundregistrene stiftet som Interkommunalt selskap i 17. november Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 til rapporten. 2.3 Interne reglement for selskapet Etikkreglement Selskapet har ikke etablert etiske retningslinjer. Instruks for daglig leder Selskapet har utarbeidet instruks for daglig. Vedlegg 2. Instruks for styret Selskapet at det ikke er utarbeidet egen instruks for styret. 3. Borg Næring og Eiendom AS 3.1 Historikk Borg Næring og Eiendom AS er et 100 % eid aksjeselskap av Sarpsborg kommune. Selskapets aktivitet er årlig salg av tomteområder. I 2013 ble fleste av selskapets tomter overført til Sarpsborg kommune. På Borg Næring og Eiendom AS står det nå ( ) registrert 45 matrikkelenheter. Det er kun 7 av disse eiendommene som selskapet BNE AS eier, de resterende 38 eiendommene er solgt til Sarpsborg kommune, men ikke hjemmelsoverført. Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 4

5 All utvikling (selskapets tomter) skjer i Sarpsborg kommune og selskapet er nærmest som et passivt selskap. Selskapet har ingen ansatte, og rollen som daglig leder utøves av kommuneområdet forvaltning og utvikling, og er lokalisert i rådhuset i Sarpsborg kommune. 3.2 Selskapets styrende organer Generalforsamlingen Borg Næring og Eiendom AS, ledes av generalforsamlingen og et valgt styre. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I henhold til aksjeloven 5.1 er det gjennom generalforsamlingen at aksjeeier(e) utøver den øverste myndighet. Styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamlingen. Aksjelovens 5-5 påpeker at innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. Generalforsamlingens oppgaver er nedfelt i aksjelovens 5-5, 2. ledd. Generalforsamlingen skal behandle følgende saker: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. Etter aksjelovens 7-1 er det generalforsamlingen som skal velge revisor for selskapet. Revisor godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen. For kontrollperioden 2016/17 har følgende representant møtt til ordinære generalforsamlingsmøter i 2016 og 2017 for eierkommune. Ordfører Sindre Martinsen-Evje Generalforsamlingsmøter i 2016 og 2017 Tabellen under viser en oversikt over saker generalforsamlingen har hatt til behandling i 2016 og i Møtedag Saker til behandling Åpning av møte, opprettelse av fortegnelse av møtende aksjonærer Valg av protokollunderskrivere Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjennelse av årsregnskap og årsberetningen, herunder revisjonsberetning for 2015 Disponering av utbytte Godkjennelse av revisors godtgjørelse for 2015 Valg av styre Fastsetting av godtgjørelse til styrets medlemmer Møtedag Saker til behandling Åpning av møte, opprettelse av fortegnelse av møtende aksjonærer Valg av protokollunderskrivere Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjennelse av årsregnskap og årsberetningen, herunder revisjonsberetning for 2016 Disponering av utbytte Godkjennelse av revisors godtgjørelse for 2016 Valg av styre Fastsetting av godtgjørelse til styrets medlemmer Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 5

6 Styret I henhold til aksjelovens 6-1 skal et selskap ha minst 3 medlemmer. I selskapet med aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. I henhold til vedtektene 6 for Borg Næring og Eiendom AS skal styre bestå av tre til fem medlemmer. I kontrollåret har styret bestått av tre medlemmer. Krav til kjønnsrepresentasjon for interkommunale selskaper (IKS) og kommunale aksjeselskap (AS) trådde i kraft fra Lovkrav er at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn. For året 2016 har styret i Borg Næring og Eiendom AS bestått av følgende personer: Navn Anne Karine Frigaard Nils-Aage Pedersen Hasse Ekmann Funksjon Leder Nestleder styremedlem Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Om styrets tilsynsansvar nevnes følgende, i selskaper som bare har en aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Styret har i 2016 avholdt to møter og behandlet 8 nummererte saker. Saker styret har behandlet er: Godkjenning av dagsorden Orientering fra daglig leder (begge møter) Selskapets økonomiske stilling (begge møter) Generalforsamlingen Sletting av anleggsbidrag Eventuelt Godtgjørelse til styret: Generalforsamlingen har i 2016 fastsatt et reglement for godtgjøring til valgte representanter i Borg Næring og Eiendom AS. For 2016 gjelder følgende godtgjøring: Styreleder: 1 % av ordførers lønn og styremedlemmer skal ha 1/3 av styreleder. Daglig leder: I henhold til Aksjelovens 6-14 er det daglig leder som står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Selskapet Borg Næring og Eiendom AS har ikke ansatt daglig leder. Det er enhetsleder i forvaltning og utvikling i Sarpsborg kommune som kun bistår selskapet med noen timer i året. 3.3 Nøkkeltall - utvikling Nøkkeltall: Resultat: Salg av tomteareal Leieinntekt Annen driftsinntekt Sum Inntekter Driftskostnad Netto finansinntekt Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 6

7 Driftsresultat Skattekostnad Årsresultat Kapitalforhold Anleggsmidler Omløpsmidler (tomteområder bank) Sum eiendeler Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum opptjent egenkapital Resultatgrad i % % 51,3 % 39,6 % Likviditetsgrad 5,9 9,4 17 Egenkapitalandel (%) 83 % 83,4 % 89,8 % Definisjoner: Resultatgrad: Driftsresultat/driftsinntekter Likviditetsgrad: Omløpsmidler/kortsiktig gjeld (bør være større enn 1) Egenkapitalandel: Egenkapital/totalkapital Selskapets revisor (PwC) har for regnskapsåret 2016 avlagt en ren revisjonsberetning og den uttrykker følgende: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stilling til Borg Næring og Eiendom AS per 31. desember 2016 og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne dato i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Vi viser til årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning 2016 for Borg Næring og Eiendom AS for ytterligere detaljer. 4. Forhold vedrørende eier Sarpsborg kommune Kommunens eiermelding/eierpolitikk Formålet med meldingen er å få stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen av eierskap i Sarpsborg kommune. Meldingen gir et budskap fra eier om hva man forventer av det enkelte selskap. Eiermeldingen skal sikre at Sarpsborg kommune fremstår som ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier. Meldingen gir en generell beskrivelse av eierskapspolitikk og eierstrategi samt eierstyringen og hvilke styringsdokumenter som gjelder. I meldingens kapitel 2 redegjøres det for politisk og administrativ eieroppfølging. Det er stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen av eierskap i Sarpsborg kommune hvorav følgende ni overordnede prinsipper for eierskap er sentrale. Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 7

8 1. Det skal være åpenhet knyttet til Sarpsborg kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet. 2. Sarpsborg kommunes valg om å etablere et selskap og valg av selskapsform skal baseres på en analyse av kommunens styringsbehov og mål for virksomheten 3. Sarpsborg kommune forventer at selskapene er bevisst sitt samfunnsansvar. 4. Sarpsborg kommune skal som eier gi klare, langsiktige mål for selskapene og foretakene gjennom selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig for realisering av målene. 5. Sarpsborg kommune skal fremme sine interesser overfor kommunale selskap gjennom eierorganene og eiermøter. 6. Aksjonærene/deltagerne i selskaper skal likebehandles. 7. Styret skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets/foretakets egenart og kommunens formål med eierskapet 8. Styrets godtgjøring skal være på moderat nivå, men fremme verdiskapningen i selskapene og fremstå som rimelig ut fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og arbeidets kompleksitet. Leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et konkurransedyktig nivå, men ikke være lønnsledende. 9. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. For alle de ni overordnede prinsipper gis det ytterligere beskrivelser på hva Sarpsborg kommune forventer skal legges til grunn for eierskapet. I meldingens kapitel 3 gis det en detaljert oversikt over kommunens eierportefølje med tilhørende spesifikk eierstrategi for det enkelte selskap. Rapportering til politiske organer Kommunen etablert i 2007 en praksis for rapportering til Bystyret. I følge eiermeldingen skal det presenteres en rapport til bystyret på vedtatte regnskap og årsmelding for Sarpsborg kommunes eierskap i aksjeselskaper, deltagelse i IKS og kommunalt samarbeid og i kommunens foretak. Denne orientering skjer fortrinnsvis innen utgangen av september hvert år. Eiers representasjon i selskapet Generalforsamlingen Kun èn representant kan representere eieren på generalforsamlingsmøte. Eiere kan ha med eksempelvis rådgiver i tillegg til den representanten som innehar fullmakt til å representere eierens interesser på ordinære generalforsamlingsmøter. Sarpsborg kommune ved ordfører har vært representert på generalforsamlingmøtene i 2016 og Styret Det har vært avholdt 2 styremøter i Valgte representanters deltagelse ved styremøtene vises i tabellen under. Valgte representanter Deltatt på styremøter Forfall tilstyremøter Fremmøteprosent Anne Karine Frigaard % Nils-Aage Pedersen % Hasse Ekmann % Vara møtt Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 8

9 5. Vurdering, konklusjon og anbefalinger Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? I bystyret ble det lagt frem sak om «Sarpsborg kommunes utøvelse av eierskap eiermelding. Dette var den første eierskapsmelding som er behandlet. Etter denne dato har bystyret behandlet eiermelding/eierpolitikk følgende år: Bystyret Bystyret Bystyret Bystyret Sarpsborg kommune har en svært variert selskapsportefølje. Kommunens eierskap spenner seg fra store verdier i eiendomsselskaper og energisektoren til bedrifter som opererer innen tilrettelagt arbeidstrening for yrkeshemmede, interkommunale selskaper eller samarbeid på lovpålagte oppgaver og selskaper for å fremme/profilere kommunen/regionen. Noen av selskapene opererer i et marked, mens andre er skjermet fra konkurranse. Offentlig eierskap for disse selskapene er regulert gjennom et mangfold av lover og forskrifter, hvor ikke bare den enkelte selskapslovgivning er aktuell, men også eksempelvis kommuneloven, anskaffelsesloven, offentleglova og konkurranseloven. EØS-avtalen setter også skranker for hvordan kommuner kan opptre som eiere, ikke minst gjennom forbud mot offentlig støtte. I 2014 vedtok Sarpsborg kommune en eierskapsmelding som et overordnet rammeverk som ligger til grunn for kommunens forvaltning av eierskap i selskaper og foretak. Sarpsborg kommunes eierskapspolitikk og eierskapsmelding 2017 inneholder ingen endringer i forhold til de generelle prinsipper og føringer som ble lagt til grunn i Eierskapsmelding er kommunisert til selskapene, og sendt direkte til styreleder i alle selskapene. Sist revidert eiermeldingen (2017) vedlegges ikke rapporten, se kommunes hjemmeside. Sekretariatets konklusjon: Sarpsborg kommune legger opp til at de deler av eiermelingen som omhandler enkeltselskaper skal rulleres årlig. Bystyret behandler formål og strategi for selskapene gjennom eierskapsmeldingen årlig i mars/april. Vi konkluderer med at målsettingen om ajourhold er innfridd. Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen som vedrører Borg Næring og Eiendom AS, og etterleves disse? I eiermeldingen forventes det at selskapene er bevist sitt samfunnsansvar blant annet hensynet til etikk. Borg Næring og Eiendom AS har ikke etablert etiske retningslinjer. Godtgjørelse til styrets medlemmer fastsettes av generalforsamlingen i selskapet. I de selskaper og foretak kommunen er 100 % eier er det i eiermeldingen anbefalt og praktisert en honoreringsnivå for godtgjørelsen etter størrelsen på selskapet. For små selskaper skal styreleder ha 1 % av ordførerlønn og styremedlemmer 1/3 av det igjen. Dette stemmer også med vedtak i selskapets generalforsamlingen for Eiermelding uttrykker at selskapene skal rapportere økonomiske resultater til kommune årlig. Formannskapet i Sarpsborg behandlet den , sak 97/17 «Rapportering per på kommunaleide selskaper og foretak». Borg Næring og Eiendom AS var et av flere selskaper det ble rapportert for. Saken settes opp til behandling i Bystyret i oktober Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 9

10 Det er ikke gitt spesielle føringer i eiermeldingen, kommunens strategi med selskapet er følgende. «Kommunens formål med eierskapet i selskapet kan karakteriseres som finansielt motivert. Hovedhensikten med selskapet er å sitte på eiendomshjemlene til eiendommer som er overført til Sarpsborg kommune». Sekretariatets konklusjon: Slik selskapets aktivitetsnivå har vært i 2016 og høyst også vil være i fremtiden, kan vi konkludere med at vi ikke registrerer mangler vedrørende etterlevelse av de føringer som er gitt i eiermeldingen for selskapet, bortsett fra manglede etikk reglement. I og med at selskapet er passivt, uten ansatte og all utvikling skjer i Sarpsborg kommune regi, er ikke nødvendigheten av etikk reglement tilstede. Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Vedtektens formålsparagraf ( 2) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder som følger: «Selskapets formål er å forestå eierskap og forvaltning av fast eiendom, samt for øvrig forvalte selskapets midler.» Sekretariatets konklusjon: I selskapets årsmeldinger for 2015 og 2016 redegjøres det for aktivitetsnivået i selskapet. Aktivitetsnivået er helt på linje med det formålsparagrafen tilsier selskapet skal drive med av oppgaver. Sekretariatet konkluderer med at selskapet aktivitet er i tråd med selskapets formålsparagraf. Utøver representantskapet sin myndighet i henhold til lover og regler? Eier av selskapet har avholdt ordinære generalforsamlingsmøter i 2016 og Til behandling har vært styrets årsmelding og fastsettelse av årsresultat og balansen, disponering av utbytte Godkjennelse av revisors godtgjørelse for 2015, valg av styre og fastsetting av godtgjørelse til styrets medlemmer Selskapets regnskap (nøkkeltallene) for perioden viser at nøkkeltallene er tilfredsstillende. Selskapets inntekter i 2016 stammer ifra selskapets 7 eiendommer som er igjen i selskapet. Inntektene fra eiendommene som ble solgt til kommunen går naturlig vis til kommunen. Selskapet har en svært god egenkapitalandel, selv etter utbytte på kr. 16 millioner i Det er fra revisor avlagt ren revisjonsberetning for Sekretariatets konklusjon: Ved gjennomgang av protokoller fra generalforsamlingsmøtene er vår vurdering den at generalforsamlingen har utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens 5-5, 2. ledd og aksjelovens 7-1 Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Vedrørende kjønnsfordeling i styret er lovkrav at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale selskaper. Styret i Borg Næring og Eiendom AS består av 2 menn og 1 kvinne. Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 10

11 Sekretariatets konklusjon: Ut fra gjennomgang av saksdokumentene har styret kun avholdt to møter i kontrollåret Aksjelovens bestemmelse tilsier minst fire styremøter i året og det daglig leder skal sørge for at en økonomirapport fremlegges som egen sak til styret slik at de kan ivareta sin påsefunksjon om at selskapet drives i samsvar med budsjettet. Kravet om kjønnsfordeling er ivaretatt. Kontrollens anbefaling er at selskapets daglige leder/styret sørger for at fire styremøter i året blir avholdt, samt at økonomioversikt behandles i hvert styremøte. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Det ble avholdt et generalforsamlingsmøte i 2016 og et møte i Sarpsborg kommune har vært representert ved Sindre Martinsen-Evje i begge møter. Vedrørende styrets deltakelse i Borg Næring og Eiendom AS vi viser til oversikt- og oppmøtetabell på side 8 i rapporten. Sekretariatets konklusjon: Vår vurdering er at det har vært tilfredsstillende representasjon på vegne av Sarpsborg kommune i selskapets generalforsamling. Styret har hatt en tilfredsstillende oppmøtefrekvens i kontrollperioden, men med for lite møter i kontrollåret i henhold til aksjeloven. 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer 6.1 Selskapets kommentarer Daglig leder har i epost til sekretariatet den 16. oktober meldt at rapportutkastet er godkjent fra selskapets side. 6.2 Eiers (Sarpsborg kommune) kommentarer Rådmannen har i brev datert gitt sitt tilsvar på rapportutkastet. Rådmannen er enig i rapporten anbefaling og har ingen øvrige merknader til denne. Sarpsborg Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder Bjørn Gulbrandsen Rådgiver 7. Vedlegg 1. Vedtekter for Borg Næring og Eiendom AS 2. Instruks for daglig leder 3. Tilsvar fra Sarpsborg kommune, datert Sarpsborg kommune Eiermeldingen (ikke vedlagt ligger på kommunes sider) Rapport: Eierskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS 11