MØTEPROTOKOLL. Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Møtetid: kl. 18:00 Sted: Formannskapssalen, Oppegård rådhus Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 12 av 12. Møtende medlemmer: Kontrollutvalget i Oppegård: Stein Martinsen Wik (leder), Henriette B. Christiansen (nestleder. Deltok under sakene 1, 2, 4 og 5), Leif Aarebrot, Geir Aage Amundsen, Marit Forsberg Kontrollutvalget i Ski: Lars Chr. Bilet (leder), Roar Thun (nestleder), Karl M. Johnsen, Bente Njøs Paulshus, Anne Marit Holene Møtende varamedlemmer: Kontrollutvalget i Ski: Rune Sletner, Jon Ansten Johansen Forfall: Kontrollutvalget i Ski: Svein Kamfjord, Torill Rønsen Ekeberg Fra administrasjonen møtte: Gro Herheim, administrasjonssjef Program Nordre Follo 2020 (under sak 1/19 3/19) Espen Hallan, beredskapsansvarlig/personvernombud i Oppegård kommune (under sak 1/19 3/19) Fra FIKS møtte: Kjell Tore Wirum, kontrollsjef/daglig leder Unni Westli, rådgiver Møtesekretær: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær FIKS Diverse merknader: Stein Martinsen Wik ledet møtet. Møteprotokoll godkjent Stein Martinsen Wik/s./ Leder Oppegård KU Lars Chr. Bilet/s./ Leder Ski KU

2 Saksliste Side Saker til behandling 1/19 19/ Status sammenslåing Nordre Follo kommune 3 2/19 19/ Status arbeid med GDPR og personvernombud i Nordre Follo kommune 3/19 19/ Status arbeid med varslingsrutiner i Nordre Follo kommune 4/19 19/ Konkurranseutsetting av revisjonstjenester for Nordre Follo kommune /19 19/ Referat og orienteringer 8 Eventuelt Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 2 av 9

3 FM-1/19 Status sammenslåing Nordre Follo kommune Administrasjonssjef Gro Herheim presenterte status for kommunesammenslåingen og svarte på spørsmål fra fellesmøtets deltakere. Beredskapsansvarlig Espen Hallan supplerte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 3 av 9

4 FM-2/19 Status arbeid med GDPR og personvernombud i Nordre Follo kommune Administrasjonssjef Gro Herheim orienterte. Personvernombud Espen Hallan supplerte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 4 av 9

5 FM-3/19 Status arbeid med varslingsrutiner i Nordre Follo kommune Administrasjonssjef Gro Herheim orienterte og svarte på spørsmål fra fellesmøtets deltakere. Beredskapsansvarlig/personvernombud Espen Hallan supplerte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 5 av 9

6 FM-4/19 Konkurranseutsetting av revisjonstjenester for Nordre Follo kommune Saken oversendes kontrollutvalgene i Ski og Oppegård med følgende innstilling: 1. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å foreta redaksjonelle og tekniske endringer i konkurransegrunnlaget. 2. Kontrollutvalget beslutter at tilbudene skal vektes etter følgende fordeling: Alternativ 1 Pris regnskapsrevisjon (30 %) (lineær modell) Pris forvaltningsrevisjon (40 %) (lineær modell) Samarbeidsformer, service (20 %) Metodikk og vesentlighetsgrenser (10 %) Alternativ 2 Pris regnskapsrevisjon (30 %) (lineær modell) Pris forvaltningsrevisjon (30 %) (lineær modell) Oppdragsforståelse, relevant kompetanse og erfaring tilbudte ressurser for regnskapsrevisjon (20 %) Oppdragsforståelse, relevant kompetanse og erfaring tilbudte ressurser for forvaltningsrevisjon (20 %) 3. Kontrollutvalget ber administrasjonssjef for Nordre Follo bistå sekretariatet i kunngjøring av konkurransen. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra fellesmøtets deltakere. Leif Aarebrot foreslo følgende tildelingskriterier med vekting: Pris 40 % Kvalitet 60 % Det var enighet om at kvalitetskriteriet skal omfatte blant annet relevant kompetanse, erfaring tilbudte ressurser, oppdragsforståelse, samarbeidsformer, service, metodikk etc. Det ble fremmet fellesforslag om følgende krav til pristilbud: Revisjonsoppdrag Regnskapsrevisjon (RR) Regnskapsrevisjon (kommunen), inkl. attestasjon av ulike kompensasjons- og tilskuddsordninger, etterlevelseskontroll samt deltakelse i møter i kommunen Fast pris Pris Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 6 av 9

7 Rettledning og bistand Regnskapsrevisjon av andre virksomheter (kirkelig fellesråd, menighetsråd, legat etc.) Fast pris Fast pris Forvaltningsrevisjon (FR) Forvaltningsrevisjon (estimat på gjennomsnittlig antall timer pr oppdrag) timepris Roar Thun foreslo at dersom fellesmøtet var enig i kriteriene for konkurransegrunnlaget, så kunne saken avgjøres i dette møtet. Enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag. 1. Fellesmøtet gir sekretariatet fullmakt til å foreta redaksjonelle og tekniske endringer i konkurransegrunnlaget. 2. Fellesmøtet beslutter at tilbudene skal vektes etter følgende fordeling: Pris (samlet revisjonsoppdrag) (40 %) (lineær modell) Kvalitet (samlet revisjonsoppdrag) (60 %) 3. Fellesmøtet ber administrasjonssjef for Nordre Follo bistå sekretariatet i kunngjøring av konkurransen. Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 7 av 9

8 FM-5/19 Referat og orienteringer Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Møteleder viste til referat- og orienteringssakene. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 8 av 9

9 Eventuelt Kunngjøring/markedsføring av kontrollutvalget og dets møter Lars Chr. Bilet tok opp saken og viste til mangelfull markedsføring av kontrollutvalget på kommunens nettsider og manglende kunngjøring av fellesmøtet mellom Oppegård KU og Ski KU. Dette er noe som en må ta med seg i forbindelse med nettsider for ny kommune. Sekretær orienterte og viste til praksis i øvrige kommuner i Follo. FIKS fikk nye nettsider 18.januar 2019 og har som målsetning å få publisert kontrollutvalgenes dokumenter for valgperioden Så langt er publisering av dokumenter for 2019 prioritert. Møtet hevet kl. 20:25 Fellesmøte Oppegård KU og Ski KU Side 9 av 9