3 kommuner blir til 1 / grensejustering (1. januar 2017)

Transkript

1 Forberedelser før kommunesammenslåing og noen erfaringer

2 3 kommuner blir til 1 / grensejustering (1. januar 2017)

3 Milepæler 19. desember 2014 forhandlingsutvalgets forslag Arbeidet med sammenslåingen bygger på dette 2, 3. og 5. februar 2015 kommunestyrene vedtar å søke om kommunesammenslåing 6. februar 2015 leveres søknad om kommunesammenslåing 24. april 2015 godkjenning fra Regjeringen 19. oktober 2015 tiltrådte Gudrun Haabeth Grindaker som prosjektleder/ny rådmann Tapte tid i tidsrommet fram til prosjektleder var på plass 23. november 2015 oppstart økonomi 16. desember 2015 etablering av delprosjektgrupper 1. januar 2017 nye Sandefjord kommune oppe og går

4 Grensejustering - Vear 1. januar hadde kommunene innbyggere 1/5 av Stokkes innbyggere ble overført til Tønsberg i Økonomiske konsekvenser: Frie inntekter på om lag 93 mill. kr (2016) blir overført Området utgjør 3 % av arealet til Stokke Yngre befolkning på Vear enn i rest-stokke Høyere skatteinntekter på Vear enn i rest-stokke Konsekvenser for tjenestetilbudet Prinsipper for verdifastsettelse av eiendom som overføres Bokført verdi i regnskapet? Fastsette verdien etter teknisk takst?

5 Målformulering 1 Vi skal ta det beste fra de tre kommunene Dette kan tolkes og gir forventninger Innbyggerne forventer uendret eller bedre tjenestetilbud Kommunene hadde ulike prioriteringer Ulik terskel for å få tjenester Ulikt volum på tjenestene Det samlede tilbudet må holdes innenfor de økonomiske rammebetingelsene Nødvendig presisering Vi skal samlet gi et bedre tjenestetilbud på sikt enn de tre kommunene kunne gi hver for seg

6 Målformulering - 2 De tre kommunene er likeverdige Administrasjon Oppgave og mål for administrasjonen Er alle like Tar ansvar Er nysgjerrige Erfaring, dybdekunnskap, breddekunnskap Hvilke erfaringer har vi selv? Innbyggerne Innbyggerne skal få tilbud om likeverdige tjenester uavhengig av hvor i kommunen man bor Harmonisering av tjenestetilbudet Forventninger til kommunesammenslåingen / reaksjoner Forventning om ingen endring eller påplussing av tjenestetilbudet

7 Målformulering - 3 Vi skal bygge en helt ny kommune Nytt organisasjonsnummer eller benytte org.nummeret til en av kommunene Konvertere alt eller innfase i en av de gamle kommunene Betyr dette noe for forutsetningene om likeverdige kommuner? Forklare at dette har rent praktiske konsekvenser. Skal vi forkaste alle rutiner og systemer og starte på bar bakke? Hva oppleves som rettferdig? Lønnsnummer hvilken verdi har lønnsnummeret for den enkelte? Rettferdighet kontra effektivitet og robusthet Hva har vi tid til? Hva medfører valget for arbeidsmengden?

8 MVA og innlemming av kommunenes eiendeler og gjeld Overdraging av eiendeler utløste i utgangspunktet en plikt til å tilbakebetale refundert eller kompensert merverdiavgift for inntil 10 år gamle investeringer. Kommunene kan inngå justeringsavtale som overfører rett- og plikt til ny sammenslått kommune et omfattende arbeid med krav om mye dokumentasjon Tidstyv som enkelt kan fjernes av sentrale politikere Vi hadde mye kommunikasjon med Kommunal- og moderniseringsdepartementet Finansdepartementet sitter i førersetet I RNB 2017 ble merverdiavgiftskompensasjonsloven endret Kommunesammenslåing er ingen justeringshendelse Merverdiavgiftsloven ble ikke endret Vi og KS har vært i kontakt med finanskomitéen, finansdepartementet og skattedirektoratet. Regjeringen vurderer om vann- og avløpssektoren kan unntas eller at dokumentasjonen kan forenkles. Vass- og avløpsanleggslova bestemmer at Nye vann- og avløpsanlegg skal være eid av kommuner Eksisterende anlegg kan bare overdras til kommuner Gebyrene i vann- og avløpssektoren fastsettes etter selvkost

9 Bankforbindelse Bankavtale Stokke, Andebu og Sandefjord hadde bankavtale med 3 forskjellige banker. Alle avtalene utløp i 2016 Sandefjord først ut Sandefjord kommune hadde anbud på bankavtale høsten 2015 Ny bankavtale overdras til nye Sandefjord Bankavtalene for Andebu og Stokke ble forlenget til 31. desember 2016 Behandling av remitteringer og utgående fakturaer fra 2016 ble planlagt

10 Pensjonskasser Stokke, Andebu og Sandefjord hadde egne kommunale pensjonskasser. Stokke kommunale Pensjonskasse, Andebu kommunale Pensjonskasse og Sandefjord kommunale Pensjonskasse ble slått sammen med virkning fra 1. januar Sykepleiere er medlemmer i KLP og lærerne i SPK. Egen avtale for ansatte som ble overført til Tønsberg etter grensejusteringen, der verdier og forpliktelser knyttet til aktive som overføres en forholdsmessig andel av tidligere ansatte med oppsatte rettigheter en forholdsmessig andel av pensjonistene ble overført fra Stokke kommunale Pensjonskasse til KLP.

11 It-systemer kritisk for å lykkes med kommunesammenslåing Økonomisystem og lønns- og personalsystem Hjertet i organisasjonen Jeg kjenner ingen virksomhet som skifter hovedsystemene hvert 4 eller 5 år Ansatte i nye Sandefjord skal ha lønn i januar 2017 Gamle kommuner skal avslutte regnskap 2016 i 2017 Økonomien skal være under kontroll fra dag 1 Det er ikke tid til en omfattende anbudsrunde på hovedsystemene Regjeringen og Stortinget burde vedtatt unntaksbestemmelser for it-systemer i lov og forskrift om offentlige innkjøp i kommunereformperioden

12 Forhandlingsutvalget Retningslinjer for økonomiforvaltning Budsjett og økonomiplan è stabilt tjenestetilbud Etatenes netto driftsutgifter < kommunens frie inntekter Netto driftsresultat i samsvar med TBUs anbefaling (1 ¾ %) Kraftfondet Verdien opprettholdes Avkastning brukes til å delfinansiere investeringer Samlet gjeld bør ikke øke

13 Skyggebudsjett (fellesnemnda desember 2015) Bestilling fra fellesnemnda mai Hensikt: Å gi fellesnemnda et nyttig underlag i arbeidet med å forberede et budsjett for den sammenslåtte kommunen. Økonomiplanene for de tre kommunene ( ) ble skjematisk summert. KOSTRA-data for 2014 ble sammenliknet og summert. Hva viste dette? tre lavinntektskommuner blir til én større lavinntektskommune ulik prioritering mtp. økonomi og tjenestetilbud gjeld til investeringer ville øke fra 1,0 mrd. kr til 1,4 mrd. kr betalingssatser: store ulikheter og begrenset sammenlignbarhet Konklusjon: behov for å sette tæring etter næring vesentlig at den nye kommunen klarer å utløse betydelige effektiviseringsgevinster Vedtak: Skyggebudsjettet tas til orientering.

14 Fra skyggebudsjettet: Økonomiplan / årene Tall i 1000 kr Andebu Stokke Sandefjord Samlet Investeringer ex. VAR Finansiering fra driftsbudsjett Fordeling av investeringer på år (%) 40/8/52 67/32/1 27/38/35 37/29/34 % finansiering fra driftsbudsjettet 0 % 0 % 68 % 40 % Innbyggere inkl. Vear Andel innbyggere inkl. Vear 9,3 % 18,8 % 71,9 % 100,0 % Andel av investeringene 25,3 % 15,5 % 59,2 % 100,0 %

15 Skyggebudsjett - reaksjoner Beslutningen om sammenslåing ble tatt uten at det var gjennomført en økonomisk analyse Skyggebudsjettet var første systematiske, økonomiske sammenligning av de tre kommunene. Større forskjeller enn mange forventet. Politiske reaksjoner: forsvar av egen kommunes disponeringer noe kjøligere klima der og da

16 Økonomiområdet omfattende arbeid mange detaljer Vi etablerte 5 delprosjektgrupper innenfor økonomi Budsjett Regnskap Lønn Fakturering og innfordring av kommunale krav Skatt Knapp tid è har ikke en dag å miste è mange beslutninger må tas Tydelig på at vi må ta beslutninger som senere kan vise seg ikke å være optimale Ikke tid til en «demokratisk» prosess è skjære gjennom Prosjektgruppene har mange felles problemstillinger og er også avhengige av andre deler av organisasjonen.

17 Budsjett Først ut m.h.t. økonomidata Fellesnemnda - «skyggebudsjett» for 2016 i desember 2015 Er økonomiforvaltningen i overensstemmelse med forhandlingsutvalgets krav? Synliggjorde ulike prioriteringer Synliggjorde ulik økonomi Fellesnemnda ba om seminar før «budsjettrammene» for 2017 behandles Etablere kontoplan for ny kommune Art, ansvar, prosjekt/drift Etablere grunnlag for økonomiplanen for med utgangspunkt i kommunenes vedtatte økonomiplaner for Grensejusteringen for Vear-området ble en utfordring Ulikt grunnlag og detaljeringsnivå i økonomiplanene, bare en kommune fullkonterte alle år Man kjente sin egen kommune, men ikke de to andre kommunene Hva skulle man spørre om i de andre to kommunene? Hva hadde kollegaer i de to andre kommunene behov for å få kunnskap om? Hva skulle man fortelle? Installering av og arbeid i en testdatabase Budsjettramme for behandlet i juni Lånepolitikk, avkastning kraftfond, skattesatser, marginavsetning, premieavvik Prioriteringer, tilpasning over tid Organiseringen av ny kommune var ikke ferdig è ansvar innenfor de ulike kommunalområdene

18 Regnskap Kontoplan - drift/investering og balanse Bygge på arbeidet fra budsjettgruppa Anlegg fra kommunene registreres i anleggsmodul Leverandørregister Rydding i leverandørregistre Inngående fakturabehandlersystem Attestanter, anvisere è e-postadresser Lønnsnummer/ressursnummer ç lønnssystem Opprette nye Sandefjord i økonomisystemet Regnskapsføring og avslutning Avslutning 2016 for gamle kommuner Inngående og utgående fakturaer ved årsskiftet Regnskapsføring i nye Sandefjord fra 1. januar 2017 Utgående balanse gamle kommuner Åpningsbalanse i nye Sandefjord Legatregnskaper, stiftelser, pensjonskasse Sikre oppslag i gamle regnskap for kommunene

19 Lønn Enhetsregisteret Organisasjonsnummer nytt hovednummer Organisasjonsledd/virksomheter næringskoder, ansvarskontoplan, ansatte Fastsette lønningsdato i ny kommune Konsekvenser for ansatte Konsekvenser for kommunen Lønnsnummer ç ressursnummer i fakturabehandlersystemet Lønnarter Grenseoppgang mellom lønnings- og personalavdeling Rapportering 2016 for gamle kommuner i 2017 Sikre oppslag i gamle kommuners lønningsregnskap Utlønning i ny kommune 13. januar 2017

20 Fakturering - innfordring Egeninkasso Antall terminer Forfallsdato Artikkelnummer Oppbygging Kunderegister Rydding i kunderegistre Avtaler og nytt organisasjonsnummer Fakturaer rundt årsskifte

21 Skatt Skattedirektoratet tilrettelegger Overføre Vear i skattemantallet til Tønsberg Utskriving av forskuddsskatt Utskriving av skattekort 6. termin 2016 og skatteavregningen 2016 for skattytere på Vear tilfaller Sandefjord Innbyggertall i Sandefjord er ex Vear è for høy skatteinntekt regnet per innbygger è påvirker inntektsutjevningen Historiske fordelingsprosenter nye Sandefjord Årsavslutning for 3 kommuner i januar 2017 Skatteregnskap for kommunene åpent ut januar årsberetning Skatteregnskap for nye Sandefjord i drift fra 1. januar 2017

22 Budsjettrammer (fellesnemnda juni 2016) Økonomiplanene for de tre kommunene ble konvertert inn i felles kontoplan Stokke og Andebu måtte fullkontere sine økonomiplaner for alle 4 årene Konvertering for kommunene må gjøres i samarbeid mellom økonomene Gamle organisasjoner må kunne finne igjen beløp i ny kommune Tre ulikt organiserte kommuner ble faset inn i den nye kommunens organisasjonsplan Etablere felles forutsetninger: lønns- og prisvekst rentesatser og låneavdrag amortisering av premieavvik realvekst og demografiutgifter Selvkostområder: skillet mellom drift og investering Ulike rammer for vedlikehold av bygninger og annen infrastruktur KOSTRA-data for 2015 ble sammenliknet og summert. Prosjektleders forslag var basert på forhandlingsutvalgets forutsetninger om at økonomiforvaltningen i nye Sandefjord skal være i balanse og forbli robust i et langsiktig perspektiv.

23 Budsjettrammer (fellesnemnda juni 2016) Hva viste rammesaken? Uvanlig mange usikre faktorer Behov for å sette tæring etter næring ikke rom for å videreføres kommunenes investeringsprogrammer gjelden kan ikke fortsette å øke behov for å redusere løpende driftsutgifter for å øke investeringsevnen Innbyggerne i nye Sandefjord skal få likeverdige tjenester ulikheter i tjenestetilbudet må utjevnes / harmoniseres Krevende for folkevalgte Vesentlig at den nye kommunen klarer å utløse betydelige effektiviseringsgevinster Fellesnemnda økte investeringsevnen ved å legge inn uspesifiserte innsparinger.

24 Utfordring utover ordinær kommunesammenslåing Grensejustering mot Tønsberg Midlertidig rapport klar i juni Økonomiske avtaler klare 25. okt. 19 ulike avtaler 95 mill kr trekkes ut av de frie inntektene og tilsvarende utgifter Virksomheter geografisk plassert på Vear overføres (om lag halvparten av utgiftene) Frivillig overgang av ansatte til Tønsberg ga tilfeldig tilhørighet til kommunalområdene skapte behov for tilpasninger i ettertid Metode for verdsetting av anleggsmidler har betydning for vederlaget ved overføring av anleggsmidler Kontinuitetsprinsippet? Bokførte verdier kontra verdier basert på teknisk takst Rammetilskuddet: Riktig uttrekk av innbyggere og verdier knyttet til øvrige kriterier kommer først i Grønt hefte

25 Økonomiplan (formannskapet 29. nov. og kommunestyret 13. des. 2016) Prosjektleders forslag ble basert på fellesnemndas vedtak i rammesaken: fulgte opp retningslinjer for økonomiforvaltningen alle investeringer i de tre kommunenes økonomiplaner ble lagt til grunn Behov for tilpasninger i tjenestetilbudet Utfordrende å realisere uspesifiserte innsparinger i en tid der utredninger, reglementer og nye planer skal produseres i stort omfang (pukkeleffekt) Oppdaterte og oppjusterte prosjektkostnader for investeringsporteføljen var utfordrende Kan ikke videreføre det beste (mest kostbare) tjenestetilbudet fra hver av de tre kommunene

26 Sak om første tertial - Bakgrunn og formål Én og samme sak legges frem for hovedutvalgene til orientering og til formannskapet som innstiller overfor kommunestyret. I utarbeidelsen av årsbudsjett 2017 og økonomiplan for , ble det informert om usikkerheter I løpet av de første månedene fremkom det ulike forhold som ikke var kjent ved utarbeidelsen av budsjett. Synliggjorde nødvendigheten av tett samarbeid ved konvertering Målet med tertialgjennomgangen er å avdekke eventuelle avvik mellom budsjett og regnskap for så å ta stilling til behovet for tiltak eller vurdere nye muligheter. Det er i denne sammenheng viktig å ta stilling til de budsjettmessige konsekvenser både for inneværende år, og de kommende årene.

27 Bakgrunn og formål - rammesak Inneholder forslag til rammer for neste års budsjett og økonomiplan for kommende 4-årsperiode. Forslaget er samordnet slik at årsbudsjettet inngår som det første året i økonomiplanen. Rådmannens konkrete forslag til årsbudsjett og økonomiplan legges frem til høsten. Økonomiplanen skal være et instrument for kommunen til å foreta prioriteringer av ressursbruken. Videreføringskonsekvensene av 1.tertialrapport er innarbeidet i tallgrunnlaget for budsjettrammene. Hensikten med rammesaken er at kommunestyret beløpsmessig eller verbalt, skal kunne vedta prioriteringer Peker frem mot neste års budsjett og økonomiplan som legges frem i begynnelsen av november.

28 Status på sammenslåingen Sandefjord kommune har vært i drift i 8 måneder. Sammenslåingsprosessen er uhyre kompleks og sammensatt! Drift og prosjekt går samtidig. Store ambisjoner på vegne av innbyggerne gode, forutsigbare og likeverdige tjenester. Behov for prioriteringer og harmoniseringer krevende beslutninger Helt nødvendig med effektiv drift, kontinuerlig forbedring og effektivisering.

29 Anbefalinger til kommuner som skal slå seg sammen Sett dere tidlig og grundig inn i hver kommunes økonomiplan nøkkeltall, gjeld, fond, finansiering av investeringer, tjenestetilbud, håndtering av mva. mm avklar forventninger Konvertering av budsjettene bør ikke gjøres ensidig av den enkelte kommune arbeid sammen og over kommunegrensene Lag oversikter som viser navngitte personer bak budsjetterte lønnsmidler Utfordrende å fordele stillinger med brede fagfelt med tilhørende budsjettmidler inn i avdelinger med mer spesialiserte fagfelt. Det er nyttig å kunne følge hvilken kommune budsjettmidlene kommer fra. Eventuell fullkontering av året i økonomiplanen vil fremskynde ulike tilpasninger. Krevende prosess fordi man skal ivareta sine opprinnelige oppgaver samtidig som den nye kommunen skal bygges. Forventninger og realiteter forenes neppe på kort sikt: kommunesammenslåing er et langsiktig prosjekt gevinster forventes realisert tidlig viktig med tett oppfølging Forvent høylytte tilbakemeldinger fra de som berøres negativt, og taushet fra øvrige. Tilskudd til engangskostnader: Betydelige utgifter, spesielt til IKT Reformstøtte: Stor flyttekabal.