Samarbeid for å dyrke beste praksis - internt og eksternt Nøkkeltall og benchmarking Erfaringer

Transkript

1 Samarbeid for å dyrke beste praksis - internt og eksternt Nøkkeltall og benchmarking Erfaringer Kompetanse for bedre eiendomsforvaltning Kursdagene NTNU 7-8 januar 2010 Norges Bygg- og Eiendomsforening NBEF Styre Kunnskapsdeling Felles talerør Studiesjef Daglig leder / Sekretariat Kompetansegruppe Nettverk for Benchmarking Nettverk for Forvaltning Nettverk for Teknisk drift Nettverk for Service og renhold? Medlemmer -Statlige eiendomsforvaltere -Kommuner og fylkeskommuner -Helseforetak -Universitet og høgskoler -Private eiendomsforvaltere -Utleiere/Eiendomsutviklere -Rådgivende ingeniører -Tjenesteleverandører

2 Beste praksis Vikipedia: A Best practice is a technique, method, process, activity, incentive or reward that is believed to be more effective at delivering a particular outcome than any other technique, method, process, etc. The idea is that with proper processes, checks, and testing, a desired outcome can be delivered with fewer problems and unforeseen complications. Best practices can also be defined as the most efficient (least amount of effort) and effective (best results) way of accomplishing a task, based on repeatable procedures that have proven themselves over time for large numbers of people. Intern beste praksis

3 Ekstern beste praksis Byens beste praksis

4 Landsdelens beste praksis Norges beste praksis

5 Nordens beste praksis Europas beste praksis

6 Verdens beste praksis Benchmarking Prosess der ytelsen (inkludert pris) til fasilitetstjenester måles, og resultatene sammenlignes internt eller eksternt. (NS-EN Fasilitetsstyring, Del 1: Termer og definisjoner) Opprinnelig et uttrykk fra fiskerifaget: Størrelsen på fisk ble kontrollert ved å legge den på en arbeidsbenk mellom to spikere som markerte minstemålet.... eller Opprinnelig et referansepunkt for landmålere

7 Nøkkeltall Hvorfor nøkkeltall? LCC-kalkyler Benchmarking Budsjett Nøkkeltall Bygg 1 Bygg 2 Bygg 3 Bygg 4 S U V D F

8 Hvor finner man nøkkeltall? Holte Byggsafe ( HolteProsjekt ) OPAK IPD (Investment Property Databank) DFM (Danmark) Tall fra egen virksomhet - satt i system! nfb-databasen Norske standarder - NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk Revisjon av NS 3454 er påbegynt CEN TC 348 Facility Management (NS) EN ,2,3,4,5,6(,7)

9 Fremskaffelse av egne nøkkeltall - utfordringer Kostnader i henhold til NS 3454 Fordeling av kostnader på enkeltbygg Ulike kostnadskomponenter forholder seg til ulike objektnivåer Samlefakturaer Ulik organisering/organisasjonsformer Ulike finansieringskilder SLA deling mellom eier og leietager Mva Fremskaffelse av egne nøkkeltall - Erfaringer / råd 80 / 20 regelen ikke brekk ryggen for å oppnå 100% riktige tall God struktur og oversikt på egne kostnader før kostnader etter samme modell over tid Ikke splitt kostnader ( samlefakturaer ) i økonomisystemet best mulig tilrettelegging i økonomisystemet med dimensjoner for bygg og NS-kode Utarbeid fordelingsmodell Excel eller mer avanserte datavarehusløsning

10 Fremskaffelse av egne nøkkeltall - Erfaringer / råd Kjøpte tjenester Materialer til egenproduserte tjenester Artskonto K-sted / Avd NS-kode Eiendom Administrasjon Støttetjenester Lønn, biler, maskiner, utstyr, verktøy etc Fordelings modell Arealer (BTA) Omsetning Timeregnskap Andre nøkler Fremskaffelse av egne nøkkeltall - Erfaringer / råd Konsentrere seg om de store kostnadspostene/-driverne Renhold Energi Løpende drift Vedlikehold Administrasjon Tålmodighet det tar tid å bygge opp og fremskaffe gode nøkkeltall For å høste må man så

11 Bruk nøkkeltall med fornuft! Nøkkeltall kan lett missbrukes / brukes ukritisk! Man må vite hva som ligger bak tallene Fare for at ledelse/beslutningstakere tar et tall fra nettet og måler egen organisasjon etter dette Nøkkeltall er tall fra fortiden ifm LCC-beregninger: bruk nøkkeltall som referansegrunnlag ved vurdering av de tall man velger å bygge beregningen på Fokus på de riktige nøkkeltallene! Kr / m2 = 500 Kr / m2 = 800 Kr / kontorplass = Kr / kontorplass = Kr pr kapasitet/ produksjonsenhet!

12 Benchmarking Benchmarking er ingen skjønnhetskonkurranse Tallene er indikatorene som avdekker forbedringspotensialer Deltageren må gjennomgå bakgrunnen for tallene Læringen er det viktige Implementering av aktuelle tiltak! Benchmarking En benchmarkingprosess består vanligvis av 5 Faser: 1. Planlegge/velge dokumenter og prosesser som skal benchmarkes. 2. Søke etter den riktige ( beste ) benchmarkingpartneren. 3. Observere og analysere hvordan benchmarkingpartneren utfører prosessen. 4. Analysere årsakene til gap i prestasjoner. 5. Tilpasse og implementere forbedringstiltak. Prosessen kan gjennomføres som intern benchmarking mellom bygg, avdelinger eller regioner i en bedrift, konkurrent-benchmarking mot de beste reelle konkurrentene, funksjonell benchmarking der en lærer av de nærmeste rundt seg eller generisk benchmarking der en sammenligner uavhengig av bransje.

13 Benchmarkingshjulet Planlegge Implementere Søke Analysere Observere Nordic FM Arbeidsgruppe Benchmarking Mål for arbeidsgrupperapporten: Utvikling av en felles nordisk benchmarkingsplattform Presentere tall for 4 hovedkostnadskomponenter Presentere muligheter for felles nordiske kostnadskomponenter

14 Nordic FM Arbeidsgruppe Benchmarking Main cost component, average of the years Denmark Sweden Finland Norway Operation 6,13 3,94 4,46 6,98 Maintenence 15,73 9,37 3,84 10,00 Development 5,76 11,08 Cleaning 14,53 11,29 14,57 10,13 Sum 36,40 24,60 28,64 38,19 Figures in /Gross area Nordic FM Arbeidsgruppe Benchmarking Mulige felles nordiske kostnadskomponenter: 1. Administration 2. Operation a) Buildings and installations b) Operation of roadways, parking and grounds c) Emergency repairs 3. Maintenance, ( owners responsibility ) a) buildings outside b) building-installation c) roadways, parking and grounds 4. Maintenance, Building interior ( tenant s responsibility ) 5. Developing cost/activations 6. EL consumption 7. Thermal Energy consumption 8. Water and waste water consumption 9. Waste disposal 10. Cleaning

15 nfb-databasen Organisasjon X Organisasjon Y Organisasjon Z LCC-kalkyler Årlig registrering Benchmarking Kostnader og forbruk (kr, kwh) Eiendomsdata (byggtype, BTA, lokasjon Budsjett Nøkkeltall Uttrekk Filter Beregninger Bygg 1 Bygg 2 Bygg 3 Bygg 4 S U V D F

16 Benchmarking Ulike fokusområder... Finn beste praksis gjennom deltagelse i NBEFs nettverk og benchmarkingsgrupper! Hvem vil være med?!