Sluttrapport. IKT Styrt prosjektadministrasjon for håndverksbedrifter. I en tid med økende konkurranse,

Transkript

1 IKT Styrt prosjektadministrasjon for håndverksbedrifter Sluttrapport I en tid med økende konkurranse, skjerpede krav til effektivitet, kvalitet og dokumentasjon under gjennomføring av byggeprosesser, stilles bedriftene ovenfor store administrative utfordringer. Spesielt småbedrifter har liten kapasitet til å håndtere alle oppgaver i en kompleks byggeprosess

2 Om prosjektet Man bør hele tiden være klar over at det ikke fins noe som er vanskeligere å gjennomføre med hell, og farligere å realisere, enn innføring av forandringer. Den som foreslår forandringer gjør mennesker til fiende, først og fremst den som har godt av tingenes tilstand slik de er. Han får bare lunken støtte av de som vil nyte godt av de nye tilstander. At deres støtte er lunken skyldes dels frykten fra de etablerte som har det gamle regelverk på sin side, og dels den alminnelige menneskelige skepsis, som er slik at de aldri tror på det nye før det blir prøvd i praksis. Av dette følger at når forandringenes motstandere ser en mulighet, angriper de forandringene voldsomt, mens forsvaret fra fornyernes side blir uten slagkraft Nicole Macchiavelli ( ) En utviklingskultur kan ikke bli konstruert, produsert og installert. Den krever hardt arbeid, utholdenhet og klar fokus fra ledelsen. Utvikingsorientering må komme innenfra organisasjonen den kan ikke etableres av eksterne konsulenter Innovasjon Norge

3 Innhold 1. Forord side 2 2. Innhold side 3 3. Målsetting side 5 4. Sammendrag side 7 5. Bakgrunn og problemstilling side 8 6. Organisering og gjennomføring side Resultater side Kritiske suksessfaktorer side Informasjon og kommunikasjon side Fakta om prosjektet side Prosjektdeltakere 12. Vedlegg Vedlegg 1 Om Cordel side 21 Vedlegg 2 Utviklingsprogram side 22 Vedlegg 3 søknad om deltagelse Vedlegg 4 Økonomiske nøkkeltall 13 Om Byggekostnadsprogrammet side 27

4

5 Målsetting Utviklingsprogram innen IKT-styrt prosjektadministrasjon for håndverksbedrifter Målsettingen med prosjektet er å skape en mer kostnadseffektiv og bærekraftig utvikling ute i den enkelte bedrift. De viktigste elementene er: utarbeide et eget kompetanseutviklingsprogram innen IKT-styrt prosjektadministrasjon. Programmet skal også kunne være en del av fremtidig mesterutdanning og fagteknisk utdanning motivere bedriftene til å ta løsningen i bruk ved å delta i prosjektet gi grunnleggende kunnskaper om hovedfasene innen prosjektadministrasjon - fra tilbudsutarbeidelse, prosjektoppfølging og fakturering til prosjektregnskap gi en grunnleggende forståelse for økonomiske forhold knyttet til prosjektgrunnlaget lære praktisk bruk av IKT-styrt prosjektadministrasjon Cordel starte implementeringen av IKT-styrt prosjektadministrasjon i den enkelte bedrift å spre informasjon om utviklingsprogrammet på en slik måte at det motiverer bedrifter til å delta, også etter at offentlig støtte til programmet er tatt vekk.

6

7 Sammendrag Bakgrunn Økende kompleksitet i byggebransjen stiller mellomstore og små håndverksbedrifter ovenfor store utfordringer når det gjelder styring av byggeprosesser. Bedriftene preges av manglende kapasitet til å håndtere alle oppgavene i en krevende byggeprosess. De siste tiår har bruken av IKT-styrte systemer utviklet seg til å bli selve drivkraften i virksomhetenes effektiviserings- og innovasjonsarbeid. Bruk av slike systemer viser at det foreligger et betydelig forbedringspotensiale med tanke på økt effektivitet og produktivitet. Erfaringene med implementering av IKT-systemer hos småbedrifter viser at de mangler både kompetanse og ressurser til å foreta dette på egenhånd. De trenger hjelp utenfra for å lykkes med en så omfattende oppgave. Bransjetilpasset IKT-system For å styrke bedriftenes administrative kapasitet har Norske Rørleggerbedrifters Landsforening(NRL), Ventilasjons- og Blikkenslagerbedrifters Landsforbund(VBL) og Maler- og byggtapetsermestrenes Landsforbund(MLF) i samarbeid med Byggekostnadsprogrammet utviklet et bransjetilpasset IKT-system innen prosjektadministrasjon. Prosjektet har gått over 3 år, og totalt har 23 bedrifter fullført utviklingsprogrammet. Nytteeffekten av opplegget har vært svært positiv. Vi registrerer en økende interesse for å delta i programmet. Bedriftene som har fullført ønsker mer av tilsvarende oppfølging. I tillegg har programmet bidratt til en økt faglig nærhet mellom medlemsbedrift og bransjeorganisasjon.

8 Bakgrunn og problemstilling Konstruktivt bransjesamarbeid Norske Rørleggerbedrifters Landsforening(NRL), Ventilasjons- og Blikkenslagerbedrifters Landsforbund(VBL) og Maler- og byggtapetsermestrenes Landsforbund(MLF) er bransjeorganisasjoner tilsluttet Byggenæringens Landsforening(BNL). NRL, VBL og MLF representerer et fellesskap på 1350 medlemsbedrifter med nærmere sysselsatte og en årlig omsetning på rundt 10 milliarder kroner. Majoriteten av bedriftene har 5 8 ansatte. Nye rammebetingelser store utfordringer I en tid med økende konkurranse, skjerpede krav til effektivitet, kvalitet og dokumentasjon under gjennomføring av byggeprosesser, stilles bedriftene ovenfor store administrative utfordringer. Spesielt småbedrifter har liten kapasitet til å håndtere alle oppgaver i en kompleks byggeprosess. De administrative oppgavene er som oftest knyttet til en bestemt person som i tillegg har en rekke andre arbeids- og ansvarsområder. I en slik situasjon blir en avhengig av å ha rasjonelle og effektive metoder til å administrere alle løpende oppgaver under prosjektgjennomføringen. Bransjetilpasset IKT-system NRL, VBL og MLF har derfor utviklet et bransjetilpasset IKT-system innen prosjektadministrasjon. Systemet, som heter Cordel, er utviklet i samarbeid med System Konsult AS i Ålesund. Det er moduloppbygget og fleksibelt og kan vokse i takt med bedriftens funksjonsbehov, størrelse og brukerkompetanse. (Oversikt over Cordel se vedlegg 1). Implementering=organisasjonsutviklingsprosess Under arbeidet med innføring av Cordel har det vist seg at særlig småbedriftene sliter med å ta løsningen i bruk pga manglende ressurser og kompetanse til å gjennomføre slike prosesser på egenhånd. Prosjektets konklusjon og erfaring er at å innføre denne type bransjeløsninger i bunn og grunn innebærer å iverksette en omfattende organisasjonsutviklingsprosess. Det vil si en prosess som dreier seg om langt mer enn kun teknologi. I en slik sammenheng kan det være riktig å nyansere mellom begrepene installere og implementere. Begrepet å installere er et teknisk uttrykk som forklares med betegnelsene montere eller legge inn. Mens begrepet å implementere er et mer omfattende uttrykk for en forandrings- eller forbedringsprosess. Implementering er med andre ord et videre begrep som også inkluderer installasjonsoppgaver. Implementering av en bransjeløsning handler da om: motivere for å ta løsningen i bruk (avvikle/fase ut gamle systemer) installere bransjeløsningen på bedriftens datamaskiner integrere systemet som en del av bedriftens totale løsning tilrettelegge løsningen for å støtte bedriftens prosesser og rapporteringsbehov tilrettelegge løsningen for aktuelle brukere bygge opp nødvendig intern kompetanse til å bruke løsningen Det er med utgangspunkt i overnevnte beskrivelse at vi i samarbeid med Byggekostnadsprogrammet har utarbeidet og igangsatt et eget utviklingsprogram innen IKT-styrt prosjektadministrasjon. Programmet er rettet mot små og mellomstore bedrifter.

9 Organisering og gjennomføring

10 Organisering og gjennomføring Prosjektorganisering Prosjektet er organisert, som beskrevet nedenfor, for å oppnå en effektiv styring og en målrettet gjennomføring. Basert på erfaringer fra en rekke prosjekter gir denne modellen en klar rolle- og ansvarsfordeling som sørger for et forpliktende samspill mellom involverte parter. For å kvalitetssikre prosjektet, og samtidig sørge for at eierinteressene ivaretas, ble det etablert to lederroller i prosjektet; a) en styringsgruppe som fikk ansvaret for planlegging, utvikling og oppfølging av faginnholdet i programmet, b) en prosjektleder som hadde det operative ansvaret for gjennomføringen. Gjennom hele prosjektperioden ble det avhold statusmøter i styringsgruppen hvor man tok opp aktuelle saker knyttet til ressursbruk, resultatoppnåelse og planlegging av videre fremdrift. PROSJEKTEIERE NRL, VFL og MLF STYRINGSGRUPPEN 3 representanter fra bransjene den ene av dem hadde også prosjektlederansvaret 1 representant fra IT-leverandør 1 representant fra bedriftsrådgiver PROSJEKTLEDER IT- leverandør som har utviklet systemet Bedriftsrådgivere/ Kursledere med kunnskap om opplæring i systemet Deltakende medlemsbedrifter i NRL, VBL og MLF 10

11 Gjennomføringsmodell 4 faser Grunnlaget for valg av gjennomføringsmodell tar utgangspunkt i målsetningene for prosjektet. For å få best mulig kontroll og rom for å gjøre nødvendige forbedringer underveis, ble prosjektet inndelt i fire faser med spesifikke resultatmål for hver fase (se fakta om prosjektet). Den enkelte fase ble behandlet som et eget prosjekt slik at man kunne utføre en selvstendig vurdering av måloppnåelsen. Resultatene her ble så lagt til grunn for planleggingen og forbedring av neste fase i prosjektet. Pedagogisk metode og omfang Ved oppstart fikk alle utdelt en prosjektperm med et opplæringsprogram, oppgaver og hjelpemidler. Alle bedriftene fikk et konkret case innen sitt fagområde som de skulle løse under gjennomføringen av programmet. Den pedagogiske metoden vekslet mellom fellessamlinger, hjemmearbeid og intern opplæring i den enkelte bedrift. Det som ble gjennomgått på fellessamlingene ble nærmere utdypet og forsterket gjennom hjemmearbeid og internopplæring. Deler av tiden på fellessamlingene ble også brukt til erfaringsutveksling og nødvendige spørsmålsavklaringer. Programmet har bestått av en samlet opplæringstid på 30 timer. Av disse er 15 timer blitt benyttet til 3 fellessamlinger og resterende 15 timer er brukt til 3 konsulentbesøk i den enkelte bedrift. Mellom fellessamlinger og konsulentbesøk inngikk hjemmearbeid. Hjemmearbeidet ble fulgt opp under fellessamlingene og konsulentbesøkene. Omfanget av egeninnsats varierte fra bedrift til bedrift. Gjennomsnittlig utgjorde dette ca.70 timer egeninnsats per deltaker. (Utviklingsprogram se vedlegg 2). Rekruttering og utvelgelse av bedrifter Arbeidet med rekruttering og utvelgelse av bedrifter la vekt på å få de riktige bedriftene med i prosjektet - det vil si bedrifter som hadde bestemt seg for å satse på Cordel som styringssystem. Rekrutteringen foregikk gjennom avvikling av lokale informasjonsmøter. Alle bedriftene i regionen fikk først tilsendt en skriftlig invitasjon. I uken før informasjonsmøtet fant sted ble invitasjonene fulgt opp over telefon. Alle interesserte bedrifter måtte sende inn en skriftlig begrunnet søknad om hvorfor de ønsket å delta. I søknadsformularet ble det stilt spesifikke krav til bedriften. Blant annet måtte alle bedrifter minimum være representert med daglig leder. Styringsgruppen hadde ansvaret for å vurdere innsendte søknader og foreta utvelgelsen av bedrifter. (Søknad om deltakelse se vedlegg 3) 11

12 Resultater Tilbakemeldinger fra bedriftene Tilbakemeldingene kan samles i to hovedkategorier skriftlig underveisevaluering og avsluttende skriftlig evaluering for hvert delprosjekt. I tillegg kommer også muntlige kommentarer og synspunkter fremsatt underveis i prosessen. Tilbakemeldingene kan inndeles i følgende hovedgrupper: Informasjon Hvorfor meldte de seg på? Prosjektperm og materiell Omfang og gjennomføring Kunnskap om økonomiske nøkkeltall Resultater etter evaluering underveis Resultater etter avsluttende evaluering Informasjon Generelt mener bedriftene at riktig og relevant informasjon i forkant er helt avgjørende for å delta i et så omfattende utviklingsprogram. Informasjonen må ha et konkret innhold som synliggjør positive nytteeffekter og derigjennom motiverer til deltakelse. Men den må også vise hvilke ressursmessige belastninger dette påfører den enkelte bedrift både under selve prosjektperioden og i tiden etter fullført program. Hvorfor meldte de seg på? Bedriftenes motiver for å satse på en helt ny bransjeløsning er flere; De fleste opplever at dagens løsning ikke lenger fungerer godt nok med tanke på en videre forretningsmessig utvikling. Mange opplever at dagens løsning mangler nødvendig funksjonalitet og gir ikke tilstrekkelig styringsinformasjon til rasjonell drift av virksomheten. Dessuten er løsningen uforholdmessig ressurskrevende i forhold til de datavolumer bedriftene daglig må håndtere. Dette skaper stor treghet i system og dermed blir responstiden for lang og omfattende. Med utgangspunkt i en slik situasjon er bedriftene opptatte av å lære seg bruken av et helhetlig system hvor man effektivt kan håndtere de administrative utfordringene innen tilbudskalkulasjon og prosjektoppfølging. I tillegg skaper økt konkurranse i byggebransjen et enormt prispress på utførelser av oppdrag. Priskonkurransen har således endt opp i en markedsjustering av prisene. Å være konkurransedyktig i en slik situasjon fordrer at bedriftene må klare å utføre jobber til markedspris og samtidig tjene nok penger til å dekke bedriftens mål for lønnsomhet og soliditet. Bedriftene så derfor på utviklingsprogrammet som en mulighet til å dyktiggjøre seg ytterligere innen tilbudskalkulasjonen og prosjektoppfølging. Og sist men ikke minst var de opptatte av å kunne gjennomføre etterkalkyler for å få svar på hva som er utslagsgivende for rasjonell og lønnsom drift. 12

13 Prosjektperm og materiell Bedriftene var godt fornøyde med prosjektpermen. Under pilotfasen ble det utdelt kun en perm til hver bedrift. Etter ønske fra bedriftene ble dette endret, og i de gjenstående fasene av prosjektet fikk alle deltakere hver sin perm. Kursmateriellet ble underveis forbedret etter innspill fra bedriftene. Blant annet ble prosjektpermen forsterket med en egen brukermanual for Cordel. Gjennomføring og omfang Vi vet at utvikling av riktig kompetanse hos brukere er avgjørende for effektiv anvendelse av en bransjeløsning. Kunnskapsformidling omfatter alle aktiviteter som bidrar til at riktig kompetanse etableres, sikres og videreutvikles på den mest kostnadseffektive måten. For å få til et best mulig læringsresultat har vi i dette prosjektet valgt å bruke programleverandørenes kompetanse til å installere, tilrettelegge, lære opp og klargjøre systemløsningen for drift. Bakgrunnen for et slikt valg er basert på den kjensgjerning at leverandøren vet best om hva som fungerer med hensyn til implementering av egen bransjeløsning. Bedriftenes oppfatning av læring er sentral i forbindelse med implementering av nye systemløsninger. Ofte blir ens oppfatninger preget av tidligere erfaringer på området, nemlig den metoden man på godt og vondt har benyttet over flere år. Denne kunnskapen er ikke alltid den beste referansen for å lære noe nytt. I fagmiljøene snakkes det om såkalt avlæring som en nødvendig forutsetning for en vellykket kompetanseheving. Derfor er det ofte nødvendig å legge bak seg arbeidsmønstre og snevre oppfatninger om hva som er god læring. På grunn av tidligere erfaringer er håndverkere særlig utsatt i denne sammenheng. Bedriftene ønsker seg en grunnleggende produktspesifikk kompetanse til å ta bransjeløsningen i bruk. Det vil si en opplæring som fokuserer på konkret bruk av bransjeløsningen knyttet til måten bedriften utøver sin daglige virksomhet i markedet. Dette handler i hovedsak om ferdigheter til å bruke bransjeløsningen på en mest mulig effektiv måte. At bedrifter fra ulike bransjer går sammen om en slik oppgave blir oppfattet som positivt og bidrar til å øke kvaliteten resultatet og redusere risikoen for å mislykkes. Selv om en del bedrifter kunne tenke seg flere timer til fellessamlinger og internopplæring, viser tilbakemeldingene at vekslingen mellom fellessamlinger, internopplæring, og egentrening har fungert godt. Dette kommer også klart fram når man ser på de konkrete resultatene etter fullført utviklingsprogram. Kunnskap om økonomiske nøkkeltall Arbeidet med bedriftens økonomiske nøkkeltall bør i større grad komme på dagsorden. Kunnskap om og forståelse av nøkkeltall blir et stadig viktigere element for å overleve i den harde konkurransen i byggebransjen. (Se vedlegg 4 Oversikt nøkkeltall). 13

14 For å ha nytte av de økonomiske nøkkeltallene bør følgende forutsetninger være oppfylt: 1. Mer kunnskap om økonomiske nøkkelbegreper som grunnlag for økt kostnads- og inntektskontroll. 2. Bedre kunnskap om oppbygging av bedriftens kontoplan for å tilfredsstille de offentlige krav til regnskap og bedriftens eget informasjonsbehov. Kontoplanen må være utfyllende nok til å gi et riktig og nyansert bilde av driften. 3. Økt innsikt i å bruke resultatregnskapet som styringsverktøy og beslutningsgrunnlag. Regnskapet må være periodisert og avstemt på en slik måte at andelen av kostnader og inntekter fordeles til riktig periode og avstemmes med de virkelige verdiene i resultat- og balanseregnskapet. Resultat etter fullført program Prosjektet har gått over 3 år og totalt har 23 bedrifter, representert med 43 deltakere, fullført utviklingsprogrammet. To bedrifter har falt fra. En bedrift trakk seg før oppstart, mens en annen måtte trekke seg underveis da daglig leder ble syk. Nytteeffekten av utviklingsprogrammet går fram av tabelloversiktene under. Tabell 1 viser bedriftenes bruk av Cordel før oppstart av programmet. Tabell 2 viser bedriftenes bruk av Cordel etter fullført program. Tabell 1: Situasjon ved oppstart Bedrifter som ikke brukte Cordel Bedrifter som brukte kun modulen tilbudskalkulasjon Bedrifter som brukte modulene tilbudskalkulasjon, prosjektoppfølging og fakturering Tabell 2: Situasjon etter fullført program Bedrifter som nå bruker modulen tilbudskalkulasjon Bedrifter som nå bruker modulene tilbudskalkulasjon, prosjektoppfølging og fakturering 5 18 Ved oppstart av programmet var det 16 bedrifter som ikke hadde benyttet Cordel fra før. Etter fullført program bruker 3 av disse bedriftene modulen tilbudskalkulasjon, mens hele 13 bedrifter er blitt brukere av modulene tilbudskalkulasjon, serviceordre/prosjektordre og fakturering. Av de 4 bedriftene som fra før brukte tilbudskalkulasjonsmodulen, bruker fortsatt 2 bedrifter denne modulen, mens 2 bedrifter er blitt brukere av alle modulene. 14

15 Kritiske suksessfaktorer 15

16 Kritiske suksessfaktorer Informasjon i forkant Relevant informasjon i forkant er helt avgjørende for å delta i et så omfattende utviklingsprogram. Informasjonen må gi bedriftene et solid beslutningsgrunnlag som motiverer dem til å delta i programmet. Men den må også vise hvilke ressursmessige belastninger dette påfører den enkelte bedrift. Valg av implementeringsmetode Innføringen av en helhetlig bransjeløsning omfatter normalt også valg av implementeringsmetode, det vil si en prosedyre for hvordan man går fram for å ta løsningen i bruk. En slik metode bør bygge på leverandørens opparbeidede erfaring med slike prosesser. Valg av implementeringsmetode er svært avgjørende for et godt sluttresultat. Bedriftenes gjennomføringsevne En annen kritisk faktor er bedriftenes gjennomføringsevne. Dette handler om bedriftenes evne til å realisere de oppgaver som er pålagt dem. Her må det ikke bli et misforhold mellom ambisjoner og evne til å realisere. Avsettelse av nok tid og ressurser til selve gjennomføringen av programmet har stor betydning for et vellykket resultat. Særlig omfatter dette ressurser til egen trening og oppgaveløsning. Bedriftenes gjennomføringsevne er også avhengig av at det ikke må gå for lang tid mellom oppstart og avslutning av programmet. Går det for lang tid mellom hver samling kan dette føre til at deltakerne blir usikre fordi de har glemt hva de sist holdt på med. Opparbeidelse av rett kompetanse Opparbeidelse av riktig kompetanse til å anvende bransjeløsningen er helt avgjørende for å lykkes. Derfor er det viktig at man jevnlig måler om opplæringen oppfyller de planlagte målsetningene slik at man kan foreta nødvendige justeringer underveis. Motivasjon Motivasjon er en sentral del av en vellykket opplæring. Særlig har de minst erfarende brukerne størst behov for å være motiverte for å få fullt utbytte av opplæringen. Synliggjøring av nytteeffekter vil for disse gruppene være en viktig motivasjonsfaktor. IKT-opplæring Læring er en sosial handling og fungerer godt i grupper. Når det gjelder opplæring i IKT stiller det seg litt annerledes. God interaksjon mellom deltaker og kursleder er her svært viktig. Hver deltaker har behov for en tett og personlig oppfølging som kan variere fra person til person med hensyn til tidsforbruk. Derfor må kursleder sette av nok tid til oppfølging av den enkelte deltaker. Dette setter begrensinger på hvor mange som kan delta i slike utviklingsprogram. Våre erfaringer så langt tyder på at antallet ikke bør overstige 16 deltakere fordelt på 8 bedrifter. 16

17 Kursleders faglige og pedagogiske kunnskaper Kursleder må ha nødvendige kunnskaper om hva som fører til et best mulig læringsresultat. Blant annet innebærer dette evnen til å vurdere opplæringen og eventuelt om nødvendig endre opplæringen i tråd med deltakernes behov. Også evnen til å begeistre og motivere er også en god egenskap å ha i denne sammenheng. Bruken av kursleder Det er svært viktig at kursleder kun benyttes til opplæring i bruk av selve systemløsningen. Han må ikke anvende tid til å løse andre datatekniske problemer i den enkelte bedrift. Økonomiske nøkkeltall Over tid må alle bedrifter tjene penger. God bedriftsledelse bygger på god økonomisk oversikt og innsikt For at de riktige beslutningene skal kunne tas og tiltak iverksettes, må bedriftens nøkkeltall være kjent. Inngående forståelse for bedriftens økonomiske nøkkeltall ble oppfattet som helt avgjørende for at man skal lykkes med å nå målsetninger for lønnsomhet, likviditet og soliditet. 17

18 Informasjon og kommunikasjon Bedriften Informasjon Næringen Samfunnet Under gjennomføring av utviklingsprogrammet ble det lagt opp til at deltakerne fra bedriftene skulle bli superbrukere slik at de etter endt program kunne fungere som instruktører for eventuelt øvrige brukere i bedriften. En annen målsetning i programmet var å gjøre deltakende bedrifter til kompetansenettverk/ambassadører for andre bedrifter som på et senere tidspunkt skulle ønske å starte opp utviklingsprogrammet. I skrivende stund er det derfor positivt å registrere at tilbakemeldingene fra bransjene viser en økende interesse for å igangsette nye tiltak fremover. Prosjektet er omtalt i fagbladet Maleren i flere nummer. Prosjektleder har holdt en rekke foredrag i bransjens laug/forening over hele landet. 18

19 Fakta om prosjektet Prosjektet, som gikk over 3 år, ble inndelt i fire faser med spesifikke resultatmål for hver fase - se oversikt faser under. Prosjektet har mottatt NOK i støtte fra Byggekostnafsprogrammet. Dette representerer en akkumulert finansieringsgrad på 20,1 %. Fase 1- utvikling av program og innrapporteringsverktøy I denne fasen ble først og fremst selve utviklingsprogrammet utarbeidet. I utformingen av programmet er det tatt høyde for en senere integrasjon med framtidig mester- og fagskoleutdanning. Utarbeidelsen foregikk i regi av styringsgruppen. Innrapportering av egeninnsats, søknad om deltakelse og evaluering foregikk på egne skjemaer utarbeidet av prosjektleder. Før neste fase ble det rekruttert 6 bedrifter til pilotprosjektet 2 bedrifter fra hver bransje Fase 2 Pilotprosjekt Pilotprosjektet hadde fokus på utprøving av utviklingsprogrammet på en gruppe bestående av 6 bedrifter. 6 bedrifter fullførte og underveis ble det foretatt regelmessige kontroller av læringsresultatene. Evalueringen foregikk både muntlig og skriftlig. Til fase 3 ble det rekruttert 9 nye bedrifter 3 bedrifter fra hver bransje. Fase 3 Hovedprosjektet 1 Hovedprosjekt 1 ble kjørt som et ordinært utviklingsprogram i henhold til de oppsatte planer og målsetninger. 8 bedrifter fullførte programmet. Avsluttende evaluering foregikk skriftlig. Til hovedprosjekt 2 rekrutterte vi 10 bedrifter; I rørleggerbedrift, 4 kobber- og blikkenslagerbedrifter og 5 malerbedrifter. Avsluttende evaluering foregikk skriftlig. Fase 4 Hovedprosjekt 2 Hovedprosjekt 2 ble kjørt som et ordinært utviklingsprogram i henhold til de oppsatte planer og målsetninger. 9 bedrifter fullførte programmet. Evalueringen foregikk skriftlig. 19

20 Prosjektdeltakere personer og virksomhet 20 Prosjektdeltakere (person og virksomhet): Ben Schreier Nore VVS AS Espen Kvarud Nore VVS AS Helge Ranheim Østlandske VVS AS Lars Eriksen Lars Eriksen Kobber- og Blikkenslagermester Pål Hansen Ulf Hansen AS Kristian Haugseth Ulf Hansen AS Christer Røstad Malermester Buer Østfold AS Marius Røstad Malermester Buer Østfold AS Ole A. Klaveness Klaveness Maler- og Byggmesterforretning AS Bjarne Frosterud, Klaveness Maler- og Byggmesterforretning AS Bent R. Johansen Bero Blikk AS Roy Holt Vestfold Kobber og Blikkenslagerverksted AS Geir Moe Vestfold Kobber og Blikkenslagerverksted AS Stein Kåre Fjell Walther Karppinen & Sønn AS Liv Kristoffersen Walther Karppinen & Sønn AS Espen Henriksen Rørleggermester Espen Henriksen AS Per C. Olsen Rørleggermester Espen Henriksen AS Steinar Haugstad VVS Miljø AS Arne M. Jorde VVS Miljø AS Johnny Jensen Malermestrene Jensen AS Anna Jensen Malermestrene Jensen AS Johnny Hoff Hoff Interiør & Håndverk AS Ragne S. Tobru Malermester Kjell A. Olsen Frank Pedersen Malermester Kjell A. Olsen Øyvind Kristoffersen C. Kristoffersen & Sønn AS Kenneth Næss C. Kristoffersen & Sønn AS Karl Tore Mikalsen Malermester Karl Tore Mikalsen AS Tor Erik Karlsen Jan Erik Karlsen Solveig Karlsen Jan Erik Karlsen Hans-P. Walmann Malermester Finn Walmann AS Vegar Granstrøm Blikkenslagermester Terje Granstrøm AS Eilin Fig. Guddal City Taktekking as Bjørn Pedersen City Taktekking as Trond Christensen City Taktekking as Ken R. Figenschou City Taktekking as Frank Larsen Storo Blikkenslagerverkstad AS Tom Hagen Storo Blikkenslagerverkstad AS Juliana Finstad Storo Blikkenslagerverkstad AS Jarle Drogseth Drogseth Blikkenslageri AS Thomas Drogseth Drogseth Blikkenslageri AS Morten Stordahl Drogseth Blikkenslageri AS Rune Larsen Jonny Larsen Rørleggerbedrift AS Johny Larsen Jonny Larsen Rørleggerbedrift AS Arnfinn Samuelsen Brødrene Samuelsen AS (Ikke fullført) Anders Røine VVS Sentret Norge AS (Trakk seg før oppstart) Runar Vinjevoll Bransjedata AS Thorbjørn Jenssen Bransjedata AS Oddgeir Tobiassen NRL Per Sannes VBL Olav Dagsleth MLF E-post: steinar

21 Vedlegg 1 Oversikt Cordel Cordel er et datasystem som bidrar til å forenkle hverdagen din, effektivisere de administrative rutinene og gi bedre styring og kontroll - en komplett samling verktøy for administrasjon og prosjektstyring i små og mellomstore bedrifter. Fokus på kjernefunksjonene Cordel fokuserer på kjernefunksjonene i en håndverksbedrift, og tar utgangspunkt i håndtering av den enkelte ordre - fra forespørsel mottas til data er plassert i regnskapet. Systemet følger den logiske gangen i salgs- og innkjøpsprosessen. Gjenbruk av data er en sentral målsetting; når et tilbud er akseptert, kan det automatisk overføres til ordre, innkjøpsgrunnlag, plukklister, arbeidsspesifikasjon og fakturering. I Cordel er føring av regnskapet betydelig forenklet ved at det oppdateres automatisk, og blir et resultat av den løpende drift. Butikksalg, kreditsalg og håndverk integrert Butikkfunksjonene i Cordel er tilpasset for faghandel, som ofte driver en kombinasjon av kontant- og kreditsalg. Dette innebærer at felles dataregistre, dvs. prisbok, kunder, faste avtaler, tilbudspriser, etc. vedlikeholdes ett sted og dette gjelder for alle bruksområder. Enkelt, brukervennlig og fleksibelt Cordel er lettfattelig, logisk og brukervennlig. Betjeningsteknikken og brukerprinsippene er lik i alle funksjonene. Samtidig er systemet svært fleksibelt ved at skjermbilder, utskrifter og beregningsmetoder kan tilpasses individuelle ønsker og behov. Salgsstøtte og kundebehandling Kalkulasjon og tilbud Framdrift & ressursplanlegging Ordre /prosjekt Fakturering Kundereskontro Innkjøpsplan & bestilling Inngående faktura m/autofakt Leverandørreskontro m/remittering Regnskap Håndholdte løsninger for håndverkere Butikk, kontant- og kreditsalg Moduloppbygd Cordel er bygget opp av mange mindre moduler, slik at kunden kan anskaffe de funksjonene som vedkommende trenger i dag, evt. bygge ut gradvis over tid. Samarbeid med NRL, VBL MLF System Konsult AS har inngått samarbeidsavtaler med NRL, VBL og MLF om utvikling av database løsninger for bransjen. Dette innebærer bl.a. system for mengde beregning, anbudskalkulasjon og prosjektgjennomføring, samt kurs og kompetanseutvikling knyttet til disse fagområdene. Det arbeides også med løsninger for KS-systemer (kvalitetssikring) og FDV. 21

22 Vedlegg 2 Utviklingsprogram Faginnhold i utviklingsprogrammet for IKT styrt prosjektadministrasjon rettet mot håndverksbedrifter 1. Hovedmål Kompetanseutvikling innen prosjektadministrasjon og IKT- utnyttelse skal bidra til en mer kostnadseffektiv og lønnsom utvikling i den enkelte bedrift 2. Delmål Programmet skal: a) gi grunnleggende kunnskaper om hovedfasene innen prosjektadministrasjon fra tilbudsutarbeidelse til prosjektregnskap b) gi en grunnleggende forståelse for økonomiske forhold knyttet til prosjektgrunnlaget c) lære bruken av IKT styrt prosjektadministrasjon d) Starte implementeringen av IKT styrt prosjektadministrasjon i den enkelte bedrift 3. Pedagogisk metode for gjennomføringen av programmet Et konkret prosjekt med tegninger og beskrivelser brukes under gjennomføringen av programmet. Det veksles mellom undervisning, gruppearbeid og hjemmearbeid. Ved oppstart utdeles en prosjektperm med aktuelle dokumenter. Permen videreutvikles av deltakerne selv under gjennomføringen. Etter avsluttet program kan permen benyttes som et oppslagsverk for bedriftene. 4. Omfang og gjennomføring Programmet har en samlet opplæringstid på 30 timer. Det gjennomføres med 3 fellessamlinger med 5 timer per samling. Til hver samling inngår hjemmearbeid som gjennomgås på neste samling. Omfanget av hjemmearbeidet vil variere fra bedrift til bedrift. Mellom hver fellessamling inngår det et bedriftsbesøk. Totalt betyr det 15 timer intern-opplæring per bedrift. 5. Faginnhold i samlingene 1. samling - Krav til prosjektgjennomføring faser, ansvar og oppgaver - Gjennomgå overordnede økonomiske forhold som har betydning for prosjektgrunnlaget. Bedriftens nøkkeltall(ta utgangspunkt i et konkret regnskap) - Foreta økonomiske og prosjektbaserte begrepsavklaringer som virker inn på prosjektgrunnlaget Hjemmeoppgave: Før 1. konsulentbesøk skal bedriften finne sine egne nøkkeltall. Før neste fellessamling skal det arbeides med prosjektoppgave. 22

23 1. Konsulentbesøk - Installasjon og konfigurering Cordel/RS kalk - Tilpasse systemet til bedriftens behov. Blant annet å legge inn nøkkeltall - Gjennomgang av begreper benyttet i Cordel/RS kalk under anbudsfasen - Kalkulasjonsmetoder, nivåer i kalkulasjon, kalkulasjon av anbud - Med utgangspunkt i utdelt prosjektoppgave skal det utarbeides/kalkuleres anbud - Sentrale momenter under kalkulasjonen av anbudene - Utskrifter anbud Hjemmeoppgave: Før neste konsulentbesøk skal bedriften bruke Cordel/RS kalk til å øve seg i kalkulasjon av anbud. Før neste fellessamling skal det arbeides med prosjektoppgave. 2. samling - Gjennomgå hjemmeoppgaver og svare på eventuelle spørsmål - Prosjektgjennomføring som omfatter: Prosjektplanlegging(framdriftsplan) sett i forhold til anbud, kontrakt og tegninger og beskrivelser Etablering av rutiner og prosjektperm med framdrifts- og produksjonsplan Bestillinger og betalingsplan Mottakskontroll, registrering av faktura og betaling av lønn og kostnader Håndtering av avvik, endringer og tilleggsarbeider sett i forhold til anbud og kontrakt Med utgangspunkt i anbud og kontrakt utføre løpende kontroll, kvalitetssikring, dokumentasjon og lønnsomhetsoppfølging Utskrifter fra prosjektgjennomføring Hjemmeoppgave: Før neste konsulentbesøk og siste fellessamling skal det arbeides med prosjektoppgave. 2. Konsulentbesøk - Gjennomgå hjemmeoppgaver - Opprette prosjekt og registrere prosjektopplysninger - Gjennomgang av begreper benyttet i Cordel/RS-kalk under prosjektgjennomføringen - Serviceordre, ordrespesifikasjon og arbeidsordre - Definere styringsparametere periodisering og faktureringsmetode - Opprette perioder for produsert verdi og opprette underposter for prosjekt - Innmelding av bestilling - Melde produsert mot hovedkontrakt og mot enkeltposter - Skrive ut produsert verdi i perioden - Oppdatere fakturaplan 23

24 - Opprette endringer og kalkulere tillegg og endringer - Fakturere hovedkontrakt og endringer/tillegg - Registrere kostnader av medgått materiell og timer - Prosjektstatus for timer, materiell og kostnader Hjemmeoppgave: Før siste konsulentbesøk skal bedriften anvende Cordel/RS kalk til å øve seg i PC styrt prosjektgjennomføring. Før siste fellessamling skal det arbeides med prosjektoppgave. 3. samling - Gjennomgå hjemmeoppgaver og svare på eventuelle spørsmål - Prosjektavslutning som omhandler: Fakturering av endringer og tilleggsarbeid Lønns- og prisendringer Sluttoppgjør Overlevering Prosjektregnskap og etterkalkyle 3. Konsulentbesøk - Gjennomgå hjemmeoppgaver - Fakturering og reskontro - Fakturering av en fastprisjobb - Fakturering komplett og innhold sluttfaktura - Prosjektregnskap og etterkalkyle 6. Læremidler Cordel modulbasert datasystem 24

25 Vedlegg 3 Søknad om deltakelse SØKNAD OM DELTAKELSE I IKT-PROSJEKTADMINISTRASJON Bedriftens navn: Adresse: Daglig leder: Mobil: E-post: Målsettinger i programmet Kompetanseutvikling innen IKT styrt prosjektadministrasjon skal bidra til en mer kostnadseffektiv og lønnsom utvikling for den deltakende bedrift. For å oppnå dette skal bedriften få nødvendige kunnskaper om bruk av IKT styrt prosjektadministrasjon ved hjelp av Cordel/RS kalk. Vilkår for deltakelse 1. En sentral faktor for å lykkes med opplæring i bruk av IKT styrte systemløsninger er bedriftenes gjennomføringsevne. Det må ikke bli et misforhold mellom ambisjoner og evne til å realisere. Derfor er det helt avgjørende at bedriftene avsetter tilstrekkelig med tid og ressurser under gjennomføringen av programmet. Dette innebærer at utover den oppsatte opplæringstid på samlet 30 timer, må hver enkelt bedrift påregne en egeninnsats på minimum 50 timer. 2. Hver enkelt bedrift forplikter seg til å kjøpe kalkulasjonsmodulen i Cordel/RS kalk. 3. Deltakere må ha egen bærbar PC tilgjengelig under gjennomføringen. 4. Konsulentbesøkene skal kun benyttes til gjennomføring av det oppsatte programmet. Antall deltakere fra hver bedrift På fellessamlingene er det avsatt plass til maksimum to deltakere per bedrift Bedriftens begrunnelse for å delta Sted og dato: Underskrift: 25

26 Vedlegg 4 Økonomiske nøkkeltall Økonomiske nøkkeltall som kalkulasjonsgrunnlag en oversikt Sosiale utgifter ansatte - Lønn - Lønn under sykdom - Lønn under permisjoner - Feriepenger - Helgedagsgodtgjørelse - Sluttvederlag - Arbeidsgiveravgift - Etter- og videreutdanning - OTP - Opplysnings- og utviklingsfond - Verneutstyr, arbeidstøy, personlig verktøy og evt. velferdsordninger Indirekte faste kostnader - Lønn administrasjon - Sosiale kostnader av administrativ lønn - Forsikringer som for yrkesskade, kollektiv ulykkeforsikring og forsikringer på innbo, løsøre og bygninger etc. (gjelder ikke forsikring knyttet til prosjekt) - Annen personalkostnad (kantine, overtidsmat etc.) - Lager- og kontorleie - Renhold av kontor og lager - Kontorutstyr og rekvisita - Telefon, telefaks, drift EDB-utstyr og programvare - Regnskap og revisjon - Strøm til kontor og lager - Bilutgifter, markedsføring etc. - Avskriving 26

27 Om Byggekostnadsprogrammet Byggekostnadsprogrammet Byggekostnadsprogrammet ble startet i 2005 og er et femårs FoU-program som er eid av Kommunal og regionaldepartementet (KRD) og rådet for Bygg, Anlegg og Eiendom (BAE-rådet). Den offentlige støtten for programperioden er på totalt 80 mill.kr. (16 mill. pr. år). Byggenæringen er forpliktet til å bidra med minst like mye. Programmets formål: Å heve kvaliteten på det som bygges og samtidig øke lønnsomheten i næringen. Programstyret har definert tre fokusområder: Bedre kundekompetanse Økt produktivitet Bedre ledelse og ansvarliggjøring i alle ledd Programmets ambisjon er å bidra til et kraftfullt kompetanseløft blant byggenæringens aktører, gjennom tverrfaglig prosjektsamarbeid. For alle prosjekter er det en forutsetning at kunnskap og dokumentasjon skal gjøres tilgjengelig for hele næringen uavhengig av de respektive prosjekteiere. I 2009 er Byggekostnadsprogrammet involvert i 40 prosjekter med deltagelse fra mer enn 150 ulike virksomheter. Vil du vite mer om IKT prosjektet, ta kontakt med fagsjef Olav Dagsleth i Maler- og byggtapetsermestrenes Landsforbund (MLF) Telefon: Epost: olav.dagsleth@mlf.no 27

28 28 Essendropsgate 3 Pb Majorstuen, 0307 Oslo