Kommunikasjon og media håndtering

Transkript

1 Torsdag 26 januar 2012 foreleser Magne Lerø, redaktør i ukeavisen ledelse Dagen startet med at Sondre Håkon Kjøbli 17 år fra Nord-Aurdal kulturskole spilte 2 låter flotte låter for oss på sin torader. Kommunikasjon og media håndtering Dagens tips gå inn på og meld deg på gratis nyhetsbrev i din mailboks med to ledertips daglig Er man over 50 år, er man da i stand til å korrigere sin lederstil? Ledelse og følelse blir tema Tema 1. Kommunik ommunikasjon og lederskap Lederskap = kompetanse + kommunikasjon Kombinasjonen av dette er det som blir godt lederskap. Vi bygger opp kompetansen vår. Hvis vi ikke kan kommunisere vil vi ikke fungere som gode ledere. Mange har god kompetanse, men er elendige på kommunikasjon. Kravet til kommunikasjon i offentlige virksomheter er stor, mange av oss som jobber i helsevesenet som ledere har mye kompetanse på kommunikasjon. Det er fordi sykepleiere har det som grunnbasis igjennom utdannelse og praksis som sykepleiere. Kommunikasjon = fornuft og følelser Når man kommuniserer i vanskelige saker kommer vi fort opp i følelser. To verdenene styrker både sin posisjon og blir sterkere og mer dominerende, og ledere blir stående i begge verdenene. Den rasjonelle Fornuft Tall Prognoser Objektiv saklighet Etterprøvbarhet Autoriteter Ovenfra styrt Tillit Den emosjonelle onelle verdenen Følelser Meninger/politikk Signaler Subjektiv Situasjonsbestemt Selvbestemt Innenfra styrt Kontroll

2 Hva slags type er du? Er du av den åpne som sier litt for mye? Eller den som sier litt for lite? Hva funker beste i forhold til kommunikasjon? Sier du for lite har man ofte ett visst behov for kontroll Lukket Kontroll Ikke skape uro Det man ikke vet har en ikke vondt av Sier for mye Åpenhet Prosess skape tillit Sier en litt mer en strengt tatt nødvendig, får en lettere folk med seg Behov for å ha kontroll, ikke gjøre feil Teknikker på kommunikasjon, tre måter 1. Worstcase - best case situasjoner. Man strekker konsekvensene i stedet for å være mest mulig presis 2. Scenariotenkning- hva skjer nå dersom...? Prosess der man øver seg til å tenke ut i fra den setting man er i. 3. Risikoanalyse- å løfte oppover i systemet, eks en vurdering av situasjonen ut i fra fargesystem grønn, gul og rødt. Mange blir ansvarlig for premissene og vurderingene. Transaksjonsledelse: Ledelse handler om ulike måter å kommunisere på Transaksjonsledelse, da er man helt i fornuftens verden. Presis informasjonsoverføring - fra sjefen og nedover Transformasjonsledelse Idealisert innflytelse Inspirerende og motiverende Intellektuell stimulans Individualisering Bekreftelsesfellen Vi hører det vi ønsker å høre. All forskning viser dette. Når journalisten ringer så hører han bare det han vil høre. Han har på en måte bestemt seg på forhånd. Forutinntatte holdninger. Gjelder også i en medarbeidersamtale.

3 Kommunikasjon som - selvbekreftelse, som man synes man er. Vi vil ha bekreftelse på eget selvbilde - opprettholde eget selvbilde - Styrke egne meninger - Handler om å håndtere forutinntatte holdninger Avgjørende Saklig nøytralt innhold. Problemet oppstår når kommunikasjonen får et Innhold som setter følelsene i sving profesjonell relasjon emosjonell relasjon (kollega) I hvilket rom skjer kommunikasjon? Fortrolig - taushetsbelagt På tomannshånd - er lett å korrigere I gruppen - mister lettere kontrollen. Ikke kontroll med hva folk oppfatter av dét du sier. Tror at det du har sagt har nådd frem. Jo mer komplisert budskapet er, jo viktigere er det å gjenta det du prøver å fortelle. I organisasjonen - må ha støttespillere for å formidle budskapet. I offentligheten - blir det desto vanskeligere Premissene Tillit Kamp. To vidt forskjellige strategier. Noen ganger skjer det i en sak at det endrer seg fra et tillitsforholdet til en kamp. Da må man ha en annen strategi i kommunikasjonen. Taushetsplikt Av hensyn til tredjepart( pasienten), en underordnet, sjefen som skal beskyttes, er det taushetsplikten skal brukes til, eller er det organisasjonen? 2. Lojalitet og åpenhet Lojalitet Forpliktelse i forhold til arbeidsgiver. Næringsliv: ikke skade en bedrifts posisjon i forhold til kunder, leverandører. (konkurrentbeskyttelse) Offentlige, la politikere, velgerne få vite. Skjer en disiplinering i offentlig sektor. At man må ha en lojalitet. Disiplinering Kommunikasjonskontroll - taushetsplikt - lojalitet

4 Åremål Advarsler, sanksjoner og oppsigelse. Det koster mye å fortelle hvordan situasjonen er. Balanserer i forhold til Ytringsfrihet Kritikkverdige forhold Varsling Folk og politikere bør kjenne til Ledd i en interessekamp 3. Taushetsplikt og varsling Lekkasjer Noen ganger blir kommunikasjon styrt av organisatoriske forpliktelser. Du sier det du forventer at vedkommende vil høre. Kommunikasjon handler ikke om det du selv mener, men av det som blir forventet. Brudd taushetsplikt Kommunikasjonskontroll - det man sier der blir innenfor der Ledere - forventer lojalitet av ansatte, kan forvente lojalitet Tillitsvalgte, kan ikke forvente lojalitet Kommunikasjonens mål Bygge omdømme - er sterke forventninger på det. Hvor legger vi listen? Bedre enn forventes - økt omdømme, dårligere enn forventet - svekket omdømme, tillit, kunderelasjoner Fagfolk sin kommunikasjon For avsenderorientert. Er sterk og oppstått av sitt eget for dvask i budskapet. Uklar kommunikasjon. Anstrenger seg ikke for å gjøre det forståelig for de som skal høre det. For dårlig i differensiert kanalbruk, for belærende i forhold til mottaker. Vi vil ikke bli belært. Kanaler - Tv Det mediet der er der hvor misforståelsen er størst. Tiden du har til å si noe - Radio er svært kort. Skal du ut med ett budskap må man ha kun tre setninger. Du må tenke hvordan saken skal formidles på kun to minutter - Aviser - har som regel litt mer plass til disposisjon i avisene. Selv om settingen er ganske stramt. Sakene skrelles av. Artikkelens er mer balanserte. Mer gjennomtenkte. Større sjanse for å påvirke - Nett- Nettavisen skal ha det du sier publisert om en time. De er raske. Terskelen til å komme på er mye laver. De skal ha nye saker hele tiden. Der vokser sakene. Sakene kan risikere å komme skjevt ut - Egen blogg- fordelen er, har anledning til å presentere sakene som en selv ser de. Tar selv regien på kommunikasjonen på en vanskelig sak - YouTube - legges ut videoer. Valgkamper. Ukontrollerte ting kan legges ut. Taushetsplikten blir borte. Man utleverer seg selv og andre fritt ut!

5 - Twitter- et raskt medium. Nyhetene legges kjapt ut. Eks opprørene i arabiske land brukte titter til å formidle og smale folk til opprør. Facebook- forteller om sitt eget liv. Er det en helt legal kilde? Er en åpen kilde. Betydning er ukontrollert. Folk bruker mye mere tid på sosiale medier, og mindre tid på det andre. Er fullstendig ukontrollerbart. Med disse sosiale mediene er det ikke bare problemer, det er også fordeler. Viktig å huske på. Loven gjelder også for Facebook etc. Kan ikke bruke/ utlevere personopplysninger. Personopplysningsloven Lov Presseetikk Ledelsen har mistet kontrollen på sosiale medier. Det åpent samfunn. Ledere bør i størst mulig grad forutsette at det en selv mener bør forbli internt blir offentlig. Kan ikke si til media at dett har de ikke noe med. Da vil garantert mediene ta helt av. Desto flere følelser som settes i gang, desto raskere sprer informasjonen seg. Ledere må ha fokus - ikke på det en sier, men på det som blir sagt videre. Budskapsforvrengning. Hva er det egentlig en regner med at vedkommende forteller videre av det en sier. Velge ord og uttrykk ut ifra at en forventer at dette blir formidlet videre. Tenke eller forutse hva en mener vil bli sagt videre av det man sier og forteller. Er det mulig å fortelle det som er sant i dag? Har vi blitt taktiske og ulne? Sannhet er etisk spørsmål. Likevel rollen gjøre at vi pakker ting inn i bomull slik at ting ikke blir helt sant likevel. Mediene som rolle er i en slik posisjon. Sannhet er en subjektiv opplevelse. Du kan skaffe mye informasjon på Facebook. Kan du bruke den informasjonen som leder? Hva kan eventuelt skje hvis du gjør det. Det du da må være forberedt på er hva medarbeideren din sier om dette på Facebook. Spionasje, kontrollfrik. Kan du leve med det? Hva sier tillitsvalgte? Vil alltid være på ansattes side. Da må du være sikker på at du har full støtte fra den som er over deg. Må være sikker på at du har en som du har full støtte i fra. Belastningen som leder må du være forberedt på å ta. Pressemelding - Prioriteringer og egne vinkler lekk litt til hvert medium, for eksempel ved utgivelse av en bok, lekk litt forskjellig til ulike medier skaper nyskjerringhet

6 3. Utviklingstrekk i mediene - Skjerpet kamp om oppmerksomheten. Må kjempe for å få lesere, få oppmerksomheten. - Fra partipresse til politisk korrekthet - Personifisering. Mindre om prinsipper, mer om personer Lettvintheter og underholdning. Skal humre litt når vi leser mediene. Skjerpet kamp om oppmerksomheten - Det uventede er vi ute etter - Avvik. Skriver om dette. Det som ikke går som planlagt - Konflikter. Følelser, forvirring trigget, er godt stoff. Skaper spenninger Bryner folks oppfatninger - A. B. C kjendiser media har kategorisert innbyggere og en A kjendis er toppstoff, er det ikke noe å skrive om en A kjendis går man videre på den rangerte listen - intimitet og ekthet - prioritering og egne vinkler - humor. Sier en noe morsomt, så er det det som kommer på TV Fra partipresse til politisk korrekthet - jager flokk i store saker. Premissene er ikke lenger politiske, men journalistiske - påvirkning av leserne på utydelige premisser. Mye er tilfeldigheter - mer utydelige skille mellom fakta og kommentar - salgbarhet framfor saklighet og ideologi. Det som slår ann - det er ikke så farlig (og ikke så nøye) vet at tingene går over Personifisering - følelser som sannhetskriterium ( Colbert) folk tilegnet seg ut i fra frelser og ikke fakta. Lar seg påvirke emosjonelt. Danner hele virkelighetsoppfatningen, folk føler og tror at det man føler er sant. - opplevelser viktigere enn kunnskap - muligheter for gjenkjennelse. Personifiserer det - Intimitetstyraniene Medienes holdninger til ledere( autoritetsbærere): De er det ikke noe synd på ledere De vet å sno seg De har stor makt og mektige venner. Jobben til mediene er å avsløre makt De er ikke å stole på hvis de har mye å tape på det De er dyktige, kan være veldig hyggelige, men... De er vi ikke på parti med

7 Mediestrategier: De trauste De veloverveide, restriktive De åpne, dristige De selveksponerende skravlerne Råd og advarsler når man er i medias søkelys 1. Ikke regn med at det etterlatte inntrykk blir i samsvar med din egen oppfatning. Du har mistet kontrollen 2. Ha klart for deg hvordan dine motstandere oppfatter saken. I kontroversielle saker finnes det ikke en sannhet. Du må bestemme deg for at din kommunikasjon befinner seg i dette landskapet 3. Ikke vær opptatt av hva var det jeg sa og gjorde, men det inntrykk du vil formidle gjennom media. Du må være framover. Ikke vær opptatt av hva som har skjedd. Hva vil du skal bli resultatet etter det du har sagt? Har mye å vinne på å ha en positiv holdning. Tjener mye på det i forhold til mediene. Glem fortiden. Konsentrer deg om det som skal være situasjonen i morgen 4. Kritiser aldri en underordnet i mediene, men du kan være tøff i trynet overfor de som er "større og sterkere" enn deg 5. Beklag raskt og tydelig selv om du ikke synes det er så nødvendig. Det kan være tilstrekkelig med "dersom, så beklager jeg." Ledere i dag bare beklag 6. Legg deg flat dersom du har gjort en skikkelig feil eller en tabbe. Da går det som regel fortere over. Den som beklager kan vinne sympati. Handler om å snu en reaksjon. Noen ganger så må man gjøre det med mer eller mindre å vise at du angrer. Kan snu stemningen til de som er vanvittig sint på deg. Må si at du er lei deg. Går ann å snu på flisa. 7. Vær tydelig i noen få hovedsetninger og si ellers ikke for mye. Skriv de ned. Lær de utenat. 8. Ta minimum 10 minutters " betenkningstid" når journalistene ringer eller avtal med journalisten hvor lang tid du kan få. Da dra du imot den tiden du får og forbereder deg. 9. Ikke kritiser journalisten for å ha fattet interesse for saken. Vis heller at du forstår hvorfor de kommer. 10. Du kan be om å få referert egne uttalelser. Forsøk å leve godt med mindre feil i mediene. Lær navn på journalistene. Ikke bli motstandere. Er ikke tjent med det. Vær aktiv om tipshånds saker. Ingen er negative til forslag på hva man kan skrive om. Samarbeid med media Kommunikasjonens mål er å bygge det båndet som ikke er formelt, men emosjonelt. Det kalles for tillit.

8 Formelen for tillit: T = ( K + P + I)/S Kredibilitet (troverdighet/kompetanse) Pålitelighet ( regne med alltid) Intimitet ( nær meg og livet) gi litt av seg selv. Selvsentrerthet. Fremhever du deg selv, skryter av deg selv, så devalueres det. En mister tillit. (redusert tillit ved økt selvsentrering) Dilemma - mellom barken og veden De fleste befinner seg mellom det Gjennomføre det som kommer ovenfra, selv om en ikke Dilemma fra toppen Sterkere styringsgruppe kontroll for å forvisse deg Motivasjon og følelser hører sammen. Motivasjon = en følesmessig respons En følelse av å være kompetent En pluss en kan bli tre i alle situasjoner og det avgjørende for at det kan bli det er lederen. Hva er det som motiverer? Opplevelse av ansvar Beslutningsmulighet Læring i jobben Verdifulle oppgaver Variasjon i arbeidsoppgaver En sjef som ser meg Kompleksitetsteori: Ledelse er å delta i prosesser uten fasit Full oversikt, styring og forutsigbarhet er en drøm Ingen klar sammenheng mellom årsak og virkning, paradokser må holdes levende Målsetting gir fokusforskyving Lev godt med usikkerhet og uforutsigbarhet Hva kreves av ledere? Leve med komplekse situasjoner og komplekse mennesker - Teatersjefen Krav til toppsjefer - Oppnår gode resultater over tid Svar: Er best til å bruke makt Er dårligst til å løse konflikter

9 Er det forskjell på kvinnelige og mannlige toppsjefer? Nei de er nesten helt like som gruppe. Fordi rollen som toppsjef er så sterk. Du agere slik rollen forventer. Du slukes av rollen. På hvilke område skiller de seg fra hverandre? Kvinner er bedre enn menn til å kommunisere, tydelig kvinner opptrer mer etisk bevist Kvinner kommer dårligere ut på emosjonell intelligens Hvordan du blir oppfattet som leder er ekstremt situasjonsavhengig Ledere som står under sterkt press får tilbakemelding på at de ikke fungerer som ledere Som ledere så må vi ta det med ett klype salt på det vi hører om oss. Vi må ikke tro på det! Må finne identiteten din utenom det å finne den i rollen. Forsøk å skaffe tilbakemeldinger fordi det er nyttig, men skal brukes konstruktivt. Ta det ikke personlig innover deg. Det handler om den som gir tilbakemeldingen, ikke om den som får den.