MØTEINNKALLING Kommunestyret

Transkript

1 Øyer kommune MØTEINNKALLING Kommunestyret Møtested: Rådhuset - Kommunestyresalen Møtedato: Tid: kl. 18:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 56/13 13/970 SAKSPROTOKOLL - ØKONOMI OG FINANSRAPPORTERING 2.TERTIAL /13 13/951 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNEPLANEN FOR ØYER SAMFUNNSDELEN 58/13 13/956 SAKSPROTOKOLL - EIERSTYRINGSDOKUMENT FOR GUDBRANSDAL ENERGI AS 59/13 13/953 SAKSPROTOKOLL - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL ØYER KOMMUNE

2 Sak 56/13 SAKSPROTOKOLL - ØKONOMI OG FINANSRAPPORTERING 2.TERTIAL 2013 Saksbehandler: Annikken Reitan Borgestrand Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/970 Saksnr.: Utvalg Møtedato 67/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Tertialrapport 2.tertial økonomi og finans Overordnet målkart 2013 med endringer Notat angående flom 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Budsjett 2013 Virksomhetsledernes rapporter Sammendrag: Det er en betydelig ubalanse mellom driftsinntekts og -utgiftsnivået. Prognosen per 2.tertial tilsier at det blir nødvendig å bruke maksimalt, dvs 20 %, av investeringsmomsen i drift i Disse midlene er i budsjettet forutsatt brukt til finansiering av investeringer, lånebehovet vil derfor øke i størrelsesorden 4,6 millioner kroner. Dette er imidlertid ikke tilstrekkelig for å gå i balanse. Det største negative avviket er innenfor PLO. Rådmannen er opptatt av å etablere en forpliktende og realistisk ramme for virksomheten og foreslår å øke rammen med 2,9 mill kr, dekket gjennom redusert budsjettert avsetning til netto driftsresultat. Forslaget innebærer en reduksjon av budsjettert avsetning fra 6,4 til 3,5 mill kr. Som prosent av brutto driftsinntekter utgjør dette en reduksjon fra 1,6 til 0,9 % (netto driftsresultat). Inndekningen er ikke framtidsrettet, men rådmannen ser ingen andre realistiske løsninger, Budsjettet foreslås justert på enkelte punkter, disse er kommentert i økonomirapporten. For øvrig foreslås økonomi- og finansrapporten tatt til etterretning. Det er foreslått vedtatt nytt overordnet målkart for 2013 med bakgrunn i endring av måleinstrumenter på medarbeiderområdet. Saksutredning: Rådmannen viser til vedlegget og gjengir bare hovedpunktene her. Mange virksomheter rapporterer prognose balanse ved årets utgang, det er bra. Utfordringene er fortsatt store for pleie og omsorg og helse og familietjenesten. I tillegg rapporteres det en betydelig svikt for politisk styring og administrasjon. Det er også økonomiske utfordringer ved Solvang Side 2 av 14

3 Sak 56/13 skole. Virksomhetene blir fulgt tett opp for å oppnå et best mulig resultat i 2013, men situasjonen er utfordrende. I henhold til de siste prognosene(mai 2013) fra Kommunenes Sentralforbund (KS) vil Øyer få skatt og rammeoverføringer på 1,5 millioner kr lavere enn budsjettert, mens eiendomsskatten bidrar positivt med omtrent det samme beløpet. Utbytte fra aksjeselskap blir høyere enn budsjettert. Det anslås en svikt i renteinntekter og en besparelse på renteog avdragsutgifter. Kalkulatoriske renter for VA blir ca 1,1 million kr lavere enn budsjettert. I regnskapet for 2013 skal minimum 80 % av investeringsmomsen overføres til investeringsregnskapet. Dersom det trengs for at kommunene skal unngå regnskapsmessig merforbruk skal inntil 20 % beholdes i driftsregnskapet, dette er lagt til grunn i prognosen for 2.tertial. Utslaget dette gir i form av økt innlån vil innarbeides i regnskapssaken for Det foreslås i tillegg å redusere avsetningen til netto driftsresultat med 2,9 mill kr for å etablere en forpliktende og realistisk ramme for PLO. Dersom kommunestyret vedtar denne økningen av PLO sin ramme, reduseres PLO sin negative prognose, se tabellen i rapporten, fra 4,7 til 1,8 mill kr. Finansrapportering per utgangen av 2.tertial Av finansrapporteringen framgår rådmannens tilbakerapportering pr 2. tertial Slik rådmannen ser det gir de tre tabellene i vedlegget sammenholdt med rådmannens kommentarer, en god oversikt over status for kommunens ledige likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og kommunens gjeldsportefølje. I 2. tertial er tatt opp ett lån, startlån på 5 mill kr. Det planlegges nytt låneopptak til EA -og VA-investeringer i størrelsesorden 30 mill kr i løpet av september. Rådmannen vil ta initiativ til en gjennomgang av samlet låneportefølje for å sikre mest mulig gunstig sammensetning av porteføljen. Aktivitetsrapportering per utgangen av 2.tertial I hht målkart skal all aktivitetsrapportering i 2013 unntatt status barnehagedekning, foregå per utgangen av året. Status barnehagedekning framgår under barnehagene i økonomirapporten. Nytt overordnet målkart for 2013 legges fram til politisk behandling. Bakgrunnen for dette er at medarbeideundersøkelsen HKI som var vedtatt som måleparameter, ikke gjennomføres lengre. Vurdering: Kommunens totale økonomiske situasjon er svært stram. Det er alvorlig at det er nødvendig å bruke 5,2 millioner kr av investeringsmomsen i drift. Det er en vanskelig avveining mellom å tilleggsbevilge midler til PLO og å redusere budsjettert avsetning til netto driftsresultat fra 1,6 til 0,9 %. I rådmannens innstilling er etablering av en forpliktende og realistisk økonomisk ramme for PLO utslagsgivende. Side 3 av 14

4 Sak 56/13 For å begrense underskuddet i 2013 anbefaler rådmannen å iverksette tiltak som ansettelsesstopp og begrensninger på vikarbruk ut året. I tillegg opprettes det en administrativ evalueringsgruppe for å gjennomgå kommunens IKT-kostnader. Rådmannen følger opp virksomhetene kontinuerlig. Det har vært gjort store organisasjonsendringer innenfor pleie og omsorgstjenesten, og dette begynner nå å gi effekt. Prognosen viser at det er behov for fortsatt å jobbe tett med virksomhetslederne for å forbedre dagens situasjon. For å klargjøre for ortopedi- og rehabiliteringsplasser i Tretten sjukehjem fra er det ønskelig å kunne ta i bruk flere enn dagens 40 plasser. Rådmannen forslår derfor å åpne for muligheten til å ta i bruk inntil 50 sykehjemsplasser, under forutsetning av at dette gir positiv økonomisk effekt. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar økonomi og finansrapporten per utgangen av 2. tertial til etterretning. 2. Kommunestyret vedtar foreslåtte endringer i overordnet målkart. 3. Kommunestyret vedtar låneopptak i størrelsesorden 8 millioner knyttet til midlertidig lånefinansiering av tippemidler til Solvang skole, Øyerhallen og STAV ridehall (Hippodromen). 4. Kommunestyret godkjenner utføring av flomtiltak og flomforebygging i størrelsesorden brutto kroner og tilleggsbevilger beregnet egenandel. 5. Kommunestyret vedtar å øke rammen til PLO med 2,9 mill kr, dekket gjennom tilsvarende reduksjon av budsjettert avsetning til netto driftsresultat. 6. Kommunestyret åpner for muligheten til å drifte inntil 50 plasser på Tretten sjukeheim, forutsatt positiv økonomisk effekt. 7. Det innføres ansettelsesstopp ut året. Alle stillinger skal godkjennes av rådmannen før utlysning. Dette gjelder alle kommunale virksomheter. 8. Vikarbruk begrenses til det absolutte minimum. Kun forhold der det er påkrevd skal ta inn vikarer. Virksomhetene rapporterer månedlig på vikarbruk. 9. Det opprettes en administrativ evalueringsgruppe for å gjennomgå kommunens IKTkostnader med det formål å redusere disse 10. Kommunestyret vedtar følgende budsjettjusteringer (tall i 1000 kr): Konto Ansvar Funksjon Tekst Utgiftsøkn./ Inntektsred. Utgiftsred./ Inntektsøkn HeFa: Psykiatrisk sykepleier, overflytting PLO: Psykiatrisk sykepleier, 730 overflytting Leieinntekter Granrudtorget Renteutgifter Granrudtorget Øyer læringssenter: Overf av midler fra fellesutg Overf av midler til Øyer 64 Side 4 av 14

5 Sak 56/13 læringssenter Overf av midler til Øyer læringssenter P:5512 Vedlikehold komm. veger Bruk av disposisjonsfond til 650 P:5512 flomtiltak (komm veger) Renovasjon: Økte inntekter disponert til avsetning disp.fond Renovasjon: Tilbakebetaling 137 disp.fond PLO økt ramme Redusert avsetning til disp.fond Tilsammen Disposisjonsfondet økes fra kroner til kroner. Budsjettert avsetning til disposisjonsfond i 2013 settes ned fra kr til kr Sveinar Kildal Rådmann Annikken Reitan Borgestrand Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 67/13 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Formannskapets innstilling: 1. Kommunestyret tar økonomi og finansrapporten per utgangen av 2. tertial til etterretning. 2. Kommunestyret vedtar foreslåtte endringer i overordnet målkart. 3. Kommunestyret vedtar låneopptak i størrelsesorden 8 millioner knyttet til midlertidig lånefinansiering av tippemidler til Solvang skole, Øyerhallen og STAV ridehall (Hippodromen). 4. Kommunestyret godkjenner utføring av flomtiltak og flomforebygging i størrelsesorden brutto kroner og tilleggsbevilger beregnet egenandel. 5. Kommunestyret vedtar å øke rammen til PLO med 2,9 mill kr, dekket gjennom tilsvarende reduksjon av budsjettert avsetning til netto driftsresultat. 6. Kommunestyret åpner for muligheten til å drifte inntil 50 plasser på Tretten sjukeheim, forutsatt positiv økonomisk effekt. 7. Det innføres ansettelsesstopp ut året. Alle stillinger skal godkjennes av rådmannen før utlysning. Dette gjelder alle kommunale virksomheter. 8. Vikarbruk begrenses til det absolutte minimum. Kun forhold der det er påkrevd skal ta inn vikarer. Virksomhetene rapporterer månedlig på vikarbruk. Side 5 av 14

6 Sak 56/13 9. Det opprettes en administrativ evalueringsgruppe for å gjennomgå kommunens IKT-kostnader med det formål å redusere disse 10. Kommunestyret vedtar følgende budsjettjusteringer (tall i 1000 kr): Konto Ansvar Funksjon Tekst Utgiftsøkn./ Inntektsred. Utgiftsred./ Inntektsøkn HeFa: Psykiatrisk sykepleier, overflytting PLO: Psykiatrisk sykepleier, 730 overflytting Leieinntekter Granrudtorget Renteutgifter Granrudtorget Øyer læringssenter: Overf av midler fra fellesutg Overf av midler til Øyer 64 læringssenter Overf av midler til Øyer læringssenter P:5512 Vedlikehold komm. veger Bruk av disposisjonsfond til 650 P:5512 flomtiltak (komm veger) Renovasjon: Økte inntekter disponert til avsetning disp.fond Renovasjon: Tilbakebetaling 137 disp.fond PLO økt ramme Redusert avsetning til disp.fond Tilsammen Disposisjonsfondet økes fra kroner til kroner. Budsjettert avsetning til disposisjonsfond i 2013 settes ned fra kr til kr Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 56/13 Behandling: Enstemmig som formannskapets innstilling. Vedtak: 1. Kommunestyret tar økonomi og finansrapporten per utgangen av 2. tertial til etterretning. 2. Kommunestyret vedtar foreslåtte endringer i overordnet målkart. 3. Kommunestyret vedtar låneopptak i størrelsesorden 8 millioner knyttet til midlertidig lånefinansiering av tippemidler til Solvang skole, Øyerhallen og STAV ridehall (Hippodromen). Side 6 av 14

7 Sak 56/13 4. Kommunestyret godkjenner utføring av flomtiltak og flomforebygging i størrelsesorden brutto kroner og tilleggsbevilger beregnet egenandel. 5. Kommunestyret vedtar å øke rammen til PLO med 2,9 mill kr, dekket gjennom tilsvarende reduksjon av budsjettert avsetning til netto driftsresultat. 6. Kommunestyret åpner for muligheten til å drifte inntil 50 plasser på Tretten sjukeheim, forutsatt positiv økonomisk effekt. 7. Det innføres ansettelsesstopp ut året. Alle stillinger skal godkjennes av rådmannen før utlysning. Dette gjelder alle kommunale virksomheter. 8. Vikarbruk begrenses til det absolutte minimum. Kun forhold der det er påkrevd skal ta inn vikarer. Virksomhetene rapporterer månedlig på vikarbruk. 9. Det opprettes en administrativ evalueringsgruppe for å gjennomgå kommunens IKTkostnader med det formål å redusere disse 10. Kommunestyret vedtar følgende budsjettjusteringer (tall i 1000 kr): Konto Ansvar Funksjon Tekst Utgiftsøkn./ Inntektsred. Utgiftsred./ Inntektsøkn HeFa: Psykiatrisk sykepleier, overflytting PLO: Psykiatrisk sykepleier, 730 overflytting Leieinntekter Granrudtorget Renteutgifter Granrudtorget Øyer læringssenter: Overf av midler fra fellesutg Overf av midler til Øyer 64 læringssenter Overf av midler til Øyer læringssenter P:5512 Vedlikehold komm. veger Bruk av disposisjonsfond til 650 P:5512 flomtiltak (komm veger) Renovasjon: Økte inntekter disponert til avsetning disp.fond Renovasjon: Tilbakebetaling 137 disp.fond PLO økt ramme Redusert avsetning til disp.fond Tilsammen Disposisjonsfondet økes fra kroner til kroner. Budsjettert avsetning til disposisjonsfond i 2013 settes ned fra kr til kr Side 7 av 14

8 Sak 57/13 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNEPLANEN FOR ØYER SAMFUNNSDELEN Saksbehandler: Anne Hjelmstadstuen Jorde Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/951 Saksnr.: Utvalg Møtedato 66/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Drøftingsutkast: Kommuneplan for Øyer Samfunnsdelen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): KS-sak 32/13 Planprogram for revisjon av kommuneplanens samfunnsdel og arealdel , vedtatt KS-sak 105/12 Kommuneplan for Øyer samfunnsdel og arealdel oppstart planrevisjon, vedtatt Sammendrag: Rådmannen foreslår justert framdriftsplan for revidering av kommuneplanens samfunnsdel, med sluttføring i januar Det legges fram et drøftingsutkast til plandokument, og åpnes for innspill til dette. Saksutredning Kommunestyret vedtok oppstart av planrevisjon , KS-sak 105/12, og fastsatte planprogram for arbeidet , KS-sak 32/13. Planrevisjonen startet med temamøte i kommunestyret , og diskusjon og innspill i tverrpolitiske grupper På bakgrunn av dette har det vært arbeidet administrativt med utforming av mål og strategier, samt utredning av ulike alternativ. Arbeidet følger i hovedsak framdriftsplanen som ble fastsatt i planprogrammet, og en er nå inne i fasen med prioriteringer og konklusjoner. Rådmannen ønsker imidlertid å legge fram et drøftingsutkast for kommunestyret, og ber om innspill på dette, før utkast som skal sendes ut til offentlig høring behandles av kommunestyret i oktober. Dette vil skyve sluttbehandling av kommuneplanens samfunnsdel til januar 2014, noe som ikke har praktiske konsekvenser. Det foreslås følgende justerte framdriftsplan: Side 8 av 14

9 Sak 57/13 Oppgaver og milepæler jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan Planprogram Rammer og utarbeidelse Varsel om oppstart og høring av planprogram 12. Kommunestyret fastsetter planprogram 25. Planarbeid - samfunnsdel Utredning og innspill Drøftinger og bearbeiding Temamøte i kommunestyret Prioriteringer og konklusjoner Offentlig ettersyn 31. Kommunestyrevedtak 30. Om drøftingsutkastet Utkastet bygger på en faktadel, visjon og framtidsbilde, og seks temakapittel med status, mål og strategier. Faktadelen omhandler i hovedsak befolkningsutvikling. Det utformes i tillegg et bakgrunnsnotat som utdyper befolkningsframskrivinger for Øyer kommune. Framtidsbildet er skrevet som en illustrasjon på samfunnsutviklingen i Øyer fram mot Det foreslås å endre visjonen for kommunen til; Lev i Øyer! Temakapitlene er bygd opp etter struktur fra planprogrammet. Det er vektlagt å utforme mål og strategier på et overordnet nivå, som skal følges opp av konkrete tiltak i kommuneplanens handlingsdel (økonomiplan og budsjett), og ulike kommunedelplaner og sektorplaner. Det gjenstår språklig bearbeiding av disse kapitlene for å få en helhetlig framstilling, en ber derfor om innspill på innhold og prioriteringer, og ikke på konkrete formuleringer. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar justert framdriftsplan for revidering av kommuneplanens samfunnsdel, med sluttbehandling januar 2014, som det framgår av saksframstillingen. 2. Kommunestyret har følgende innspill til det videre planarbeidet: Sveinar Kildal Rådmann Anne Hjelmstadstuen Jorde Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 66/13 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Side 9 av 14

10 Sak 57/13 Formannskapets innstilling: 1. Kommunestyret vedtar justert framdriftsplan for revidering av kommuneplanens samfunnsdel, med sluttbehandling januar 2014, som det framgår av saksframstillingen. 2. Kommunestyret har følgende innspill til det videre planarbeidet: Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 57/13 Behandling: Det ble vedtatt at saken skulle behandles i desember møte for utlegging til off. ettersyn og sluttbehandlet i kommunestyrets møte i mars. Frist til å komme med innspill ble satt til 25. oktober og innspillene skulle sendes inn skriftlig. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar justert framdriftsplan for revidering av kommuneplanens samfunnsdel, med sluttbehandling i mars Frist for å komme med innspill settes til 25. oktober og innspillene skal være skriftlige. Side 10 av 14

11 Sak 58/13 SAKSPROTOKOLL - EIERSTYRINGSDOKUMENT FOR GUDBRANSDAL ENERGI AS Saksbehandler: Sveinar Kildal Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/956 Saksnr.: Utvalg Møtedato 61/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Eierstyringsdokument pr Strategiplan «GE mot 100», u.off. 23, 1. ledd. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Instruks for styret vedtatt Dokumenthierarki. Saksutredning: Ordførerne i de fire eierkommunene i selskapet har gjennom flere møter det siste året arbeidet med utformingen av et eierstyringsdokument for selskapet. Adm. dir. har fungert som sekretær for dette arbeidet. Hensikten med arbeidet har vært å bidra til et godt fungerende eierfellesskap for GE. Selskapet står overfor spennende utfordringer de neste årene og det er et viktig bidrag til denne utviklingen at eierne har etablert et felles grunnlag for eierstyring. Dokumentet er basert på Norsk anbefaling for god eierstyring og det er foretatt tilpasninger til de behov selskap og eiere har, også i forbindelse med den endelige gjennomføringen av den såkalte «eierløsningssaken», Det er viktig å understreke at aksjeloven og selskapets vedtekter setter de overordnede juridiske krav til hvordan selskapet organiseres og drives. Selskapet har også et instruksverk for valgkomite, styre og daglig leder basert på dette juridiske grunnlaget. Et eierstyringsdokument gir i tillegg føringer for hvordan eierfellesskapet skal opptre i forhold til selskapet og dets organer. Det er også viktig å merke seg at det er nær sammenheng mellom styrets strategiplan og eierstyringsdokumentet. Flere avsnitt i dokumentet omhandler forholdet mellom eiere og styret på områder som strategi, avkastning, investeringer, utbytte og informasjon/åpenhet. Dokumentet gir dessuten klare anvisninger på dokumentets varighet og behovet for regelmessig rullering/tilpasninger til endringer. Dokumentet ble framlagt og drøftet i utvidet eiermøte i GE 17. juni. Etter drøftingene i dette møtet var konklusjonen at vedlagte forslag til eierstyringsdokument skulle oversendes til eierkommunene for realitetsbehandling rett etter ferien. Etter kommunestyrebehandling i hver av eierkommunene vil eierstyringsdokumentet bli gjeldende for selskapet. Side 11 av 14

12 Sak 58/13 Rådmannens forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner Eierstyringsdokument versjon pr gjeldende for Øyer kommunes eierskap i Gudbrandsdal Energi AS. Sveinar Kildal Rådmann l Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 61/13 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Formannskapets innstilling: Kommunestyret godkjenner Eierstyringsdokument versjon pr gjeldende for Øyer kommunes eierskap i Gudbrandsdal Energi AS. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 58/13 Behandling: Enstemmig som formannskapets innstilling. Vedtak: Kommunestyret godkjenner Eierstyringsdokument versjon pr gjeldende for Øyer kommunes eierskap i Gudbrandsdal Energi AS. Side 12 av 14

13 Sak 59/13 SAKSPROTOKOLL - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL ØYER KOMMUNE Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/953 Saksnr.: Utvalg Møtedato 59/13 Kommunestyret Se vedlagte saksutredning. Kontrollutvalgets innstilling 2. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Øyer kommune for Kommunestyret prioriterer følgende selskap med sikte på gjennomføring av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i ; a) Ikomm AS 4. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i selskapet. 5. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 6. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 59/13 Behandling: Roar Øien fremmet følgende endringsforslag til pkt. 2 i formannskapets innstilling: «fjerne: /eller, forutsatt at Gausdal og Lillehammer deltar i løpet av 2014». Det ble først stemt over pkt.1, som ble enstemmig vedtatt. Ved alternativ avstemming mellom formannskapets innstilling pkt. 2 og Roar Øiens endringsforslag, ble Roar Øiens endringsforslag enstemmig vedtatt. Pkt. 3, 4 og 5 i formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Øyer kommune for Side 13 av 14

14 Sak 59/13 2. Kommunestyret prioriterer følgende selskap med sikte på gjennomføring av eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon forutsatt at Gausdal og Lillehammer deltar i 2014; 3. Ikomm AS 4. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i selskapet. 5. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 6. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Side 14 av 14