Handlingsplan og budsjett 2019

Transkript

1 Vedtatt Midtre Namdal samkommune Dato

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 2 Hovedmålsettinger for Midtre Namdal samkommune... 3 Organisering... 3 Utviklingsoppgaver i MNS... 4 Befolkningsutvikling i MNS... 5 Rammebetingelser... 6 Politikk og administrasjon... 8 Skatteoppkreveren... 8 IT drift og IT infrastruktur... 9 Lønn og regnskap Barnevern Kommuneoverlege og legevaktsordninger NAV Utvikling Miljø og landbruk Pedagogisk psykologisk tjeneste Konsekvensjusteringer Investeringstiltak i planperioden Finansiering Økonomiske oversikter

3 Sammendrag Midtre Namdal Samkommune ble etablert Kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes er medlemmer. Fra 2014 ble samkommunen vedtatt å være den permanente organisasjonsmodell for det interkommunale samarbeidet, men Stortinget har vedtatt å fjerne samkommunehjemmelen i kommuneloven. Samkommunen må derfor oppløses innen Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos har vedtatt å slå seg sammen fra samme dato. Denne handlingsplanen med budsjett blir dermed det siste i MNS sin historie. Dette dokumentet beskriver mål og strategier for de ulike ordningene i samkommunen, samtidig som årsbudsjett og økonomiplan er presentert. Planen består av 2 deler: En tekstdel som beskriver de ulike ordningene, både i forhold til nåsituasjon og i forhold til mål og strategier framover. Den andre delen består av årsbudsjett og økonomiplan for Handlingsprogram og økonomiplan for perioden vil ivaretas av deltakerkommunene. Alle tall er presentert på rammenivå pr. ordning. Det er samkommunestyret som vedtar budsjettrammene pr. ordning, mens kommunestyrene vedtar sum ramme til samkommunen. Arbeidet med avviklingen av MNS går etter planen. Nye Namsos og Overhalla kommuner er enige om å fortsette samarbeidet med vertskommuneavtaler på alle samarbeidsområder med unntak av Miljø og landbruk, utvikling og folkehelsekoordinator. I tillegg vil administrasjonen bli omfattet av virksomhetsoverdragelsen. 14 personer (13,6 stillinger) omfattes. Avviklingsstyret er enige om hvordan de ansatte skal fordeles mellom Nye Namsos og Overhalla. Nye Namsos blir ny arbeidsgiver for de ansatte knyttet til områder med ny vertskommuneavtale. Kommunene er dermed enige om ny arbeidsgiver for alle ansatte i MNS. Kjente avviklingskostnader som vil påløpe i 2020 er som anbefalt i avviklingsrapporten innarbeidet i budsjettet for Det er i samarbeidsavtalen gitt en ramme for lån MNS. Denne rammen vil ikke bli overskredet med dette budsjettet. Det er foreslått en betydelig investering i 2019 med ny teknisk løsning for Helse, omsorg og barnevern. Budsjettet er konsekvensjustert for lønnsvekst, økning i utgifter til lisenser og ny framleieavtale for lokalene i Familiens hus. Budsjettet er ikke justert for generell prisvekst på øvrige driftsutgifter. Tiltaksbudsjettene er fastsatt av kommunene selv etter anbefalinger fra MNS med bakgrunn i estimert forbruk i 2018 og for barnevernet en vurdering av utviklingen av antall barn under omsorg. Tiltaksbudsjettet for Nav for Namsos kommune øker betydelig i I tiden fram til at samkommunen skal oppløses, vil MNS ha fokus på tilpasning og utvikling av driftsoppgavene som er lagt til MNS. Avviklingsprosjektet blir i tillegg en viktig oppgave. MNS har avtaler med mange eksterne parter. Disse må erstattes med nye avtaler fra senest

4 Hovedmålsettinger for Midtre Namdal samkommune Formålet med samarbeidet er nedfelt i samarbeidsavtalen og er to-delt: 1. Sikre tjenester med riktig kvalitet, effektiv ressursbruk og utviklingskraft til beste for innbyggerne i Midtre Namdal 2. Etablere en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid i Midtre Namdal. Deltakerkommunene har følgende hovedmål for samkommunen: Utvikle helhetlig politisk styring av det interkommunale samarbeidet Bedre den regionale utviklingskraften i Midtre Namdal Oppnå riktig kvalitet på tjenestetilbudet til innbyggerne Utvikle effektive interne tjenester for deltakerkommunene Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bistå deltakerkommunene med å løse lokale oppgaver gjennom formelt og uformelt samarbeid Utvikle kompetente, attraktive og robuste fagligmiljøer Ha beredskap for å møte nye utfordringer Organisering 3.1 Politisk organisering Figuren viser politisk organisering i Midtre Namdal samkommune. Samkommunestyret Midtre Namdal består av 23 medlemmer med følgende fordeling: Namsos kommune: 11 medlemmer Overhalla kommune: 5 medlemmer Namdalseid kommune: 4 medlemmer Fosnes kommune: 3 medlemmer Midtre Namdal samkommunestyre har i 2018 vært ledet av ordfører i Namsos Arnhild Holstad med ordfører i Overhalla Per Olav Tyldum som varaordfører. Etter samarbeidsavtalen skal ordfører i Overhalla ta over som ordfører i MNS fra (eller så snart samkommunestyret har konstituert seg). Varaordfører blir ordfører i Namsos. Samkommunen har som egen juridisk enhet et eget kontrollutvalg som ledes av Per Arve Lie fra Namdalseid kommune. Samkommunestyret har opprettet 3 komiteer alle med 8 3

5 medlemmer valgt blant samkommunestyrets medlemmer. Komité næring, miljø og landbruk ledes av Trond Petter Ristad fra Overhalla. Komité plan og økonomi ledes av samkommuneordføreren. Komité barn, helse og velferd ledes av Kjersti Tommelstad fra Namsos. 3.2 Administrativ organisering Figuren viser den administrative organiseringen og hvilke virksomheter som er lagt under samkommunen. I tillegg har samkommunen ansvar for felles sentralbord for Midtre Namdalskommunene. Denne oppgaven opereres av Namdalseid kommune på vegne av samkommunen. Fra 2014 har Midtre Namdal samkommune vært arbeidsgiver for alle ansatte i samkommunale virksomheter med unntak av NAV-leder som MNS har felles med staten og som er ansatt i staten. Ass. administrasjonssjef er rådmannen i den kommunen som til enhver tid har ordfører i samkommunen. Utviklingsoppgaver i MNS 4.1 Avvikling av MNS Samkommunen skal oppløses innen En avvikling er kanskje ikke det vi normalt definerer som en utviklingsoppgave, men tas allikevel med her. Samkommunestyret har vedtatt en plan for avviklingen. Framdriften i planen følges. Kommunene er blitt enige om å fortsette samarbeidet i form av vertskommuneavtaler på alle områder med unntak av miljø og landbruk, utvikling og folkehelsekoordinator. I tillegg skal administrasjonen i MNS avvikles. Alle ansatte knyttet til virksomheter som det er skrevet vertskommuneavtaler får Nye Namsos som arbeidsgiver. Det er til sammen 14 ansatte som skal fordeles mellom eierkommunene. Avviklingsstyret har vedtatt fordeling av disse ansatte. Det som gjenstår av arbeid i 2019 er fordeling av pensjonsforpliktelser, fordeling av gjeld, fond og verdier samt avvikling av avtaler som MNS har. I tillegg skal MNS sine vertskommuneavtaler overføres til Nye Namsos. 4.2 Skogpådriverprosjektet i Namdal MNS har deltatt i et samarbeidsprosjekt i Namdalen de siste 5 år. Det nye treårige prosjektet er i 2019 inne i sitt tredje og siste år. Prosjektet har følgende målsettinger: Økt innsats i skogen med sikte på økt produksjon, bedre kvalitet og god økonomi Videre satsing på infrastruktur, skogsvegbygging- og opprusting Etablere en utviklingsarena for skognæringa i Namdalen 4

6 Bidra med etablering av nye skogressursoversikter og skogbruksplaner Skape aktivitet og få fram jobb til ungdom, nye landsmenn og andre 4.3 Legevaktsamarbeidet i Namdal Samkommunestyret vedtok i sak 2/16 å fortsette utviklingsarbeidet for legevaktsamarbeidet i Namdal. Dette utredningsarbeidet ble sluttført i 2017 og sendt ut til kommunene for vedtak. MNS har fulgt opp arbeidet med egne utredninger for utvidet samarbeid med Nærøy, Vikna og Høylandet. Arbeidet skal avsluttes i 2019 med at de aktuelle kommunene gjør vedtak om ev tilslutning til legevaktsamarbeidet. 4.4 Utredning om rapporteringssystemer for Nav og mulige tiltak for å bedre oppfølgingsarbeidet for sosialhjelpsmottakere En kraftig økning i sosialhjelpsutgiftene for Namsos kommune aktualiserer at vi utvikler rapporteringssystemene for Nav. Dette for at kommunene skal ha oppdatert informasjon om utviklingen gjennom året, men også for at vi skal være bedre i stand til å sette inn faglig gode tiltak for denne brukergruppen for å øke selvhjulpenheten og korte ned perioden de er avhengige av sosialhjelp Befolkningsutvikling i MNS 5.1 Innledning Folketallet i hver kommune danner en viktig del av grunnlaget for beregningen av fordelingen av kostnadene mellom kommunene i MNS. Alle ordninger, unntatt Miljø og landbruk, har en fastandel som fordeles med like deler mellom kommunene. Alle disse, unntatt PPT, fordeler det resterende etter folketall. PPT fordeler resterende etter elevtall. Når det gjelder fordeling miljø og landbruk fordeles kostnadene med 25 % etter innbyggertall og 75 % etter antall gårdsbruk med produksjon. Tiltaksbudsjettene for barnevern og NAV fordeles til den kommune som mottakeren hører hjemme. 5.2 Befolkningsutvikling i Midtre Namdal MNS området har hatt en befolkningsøkning med 3,1% fra 1998 til Namsos kommune har økt mest (6,8%). Overhalla kommune har snudd en negativ trend fra 2005, og siden da hatt den beste befolkningsutviklingen (samlet 5,3% økning). For Midtre Namdal betyr dette at regionen som helhet igjen har en svak vekst. Midtre Namdal samkommune har innbyggere pr Befolkningsveksten i Norge har i den samme perioden vært over 20%. Sammenlignet med Norge og Trøndelag er befolkningsutviklingen i MNS svært 5

7 svak, og befolkningsutviklingen utgjør den største utfordringen for regionen. Kommune Innbyggertall pr Prosentvis andel av MNS 1703 Namsos , Namdalseid , Overhalla , Fosnes 612 3,2 MNS ,0 Tabellen viser fordelingen av folketallet mellom kommunene. Den prosentvise andelen av regionens befolkning har endret seg litt siden MNS sin oppstart i Overhallas andel har økt med 1,1%. Namsos andel har økt med 0,2%, mens Namdalseid og Fosnes sin andel er redusert med hhv. 0,9% og 0,4%. I og med at så stor andel av betalingsnøkkelen er knyttet opp til folketall, har dette betydning over tid. Rammebetingelser 6.1 Deflator Statsbudsjettet 2019 bygger på en kommunal deflator på 2,8 % Deflator 3,0 2,7 2,5 2,6 2,8 Lønn teller knapt 2/3 i deflator og andelen har vært stabil de siste 2 årene. Konkret for ordningene i MNS er det beregnet en gjennomsnittlig lønns- og prisvekst på 2,8%. 6.2 Sosiale kostnader Sosiale kostnader er beregnet etter følgende satser: Pensjon: KLP 13,0 % (15,0 % med ansattes andel) Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 5,1 % Avsetning til feriepenger er beregnet med 12 % 6.3 Pensjon Samkommunen ble etter vedtak i Samkommunestyret og kommunestyrene i eierkommunene selvstendig arbeidsgiver for sine ansatte fra Det er etablert kundeforhold mellom MNS og KLP, og pensjonspremie er beregnet ut ifra aktuarberegning for budsjett 2018 fra KLP. Det er etablert en ordning med ettårig amortisering av premieavvik. Reguleringspremien er lav for MNS, som følge av få pensjonister og lave pensjonsforpliktelser. Vi ser imidlertid at forpliktelsene øker, og vil gradvis normalisere seg som følge av at forpliktelsene øker. I budsjettet for 2019 øker prosentsatsen med 1% sammenlignet med Dette er i tråd med budsjett fra KLP. 6.4 Tjenestesalg Samkommunen vil kreve refusjon av kostnadene fra medlemskommunene, mens det vil være tjenestesalg til andre kommuner. Det selges ulike tjenester til kommunene Flatanger, Osen, Høylandet, Lierne, Røyrvik, Namsskogan, Grong, Vikna, Nærøy, Leka og Bindal. I beregningen av tjenestesalget er det tatt utgangspunkt i gjeldende refusjoner i 2018, justert for 6

8 deflator og eventuelle korrigeringer for økte kostnader knyttet til investeringer og drift på de ulike ordningene. 6.5 Investeringer Låneopptak Samkommunestyret har anledning til å ta opp lån i tråd med 50 i kommuneloven. Eventuelle låneopptak skal ifølge samarbeidsavtalen ligge innenfor en øvre ramme som utgjør maksimalt 10 % av samkommunestyrets sum driftsinntekter. Låneopptaket i 2019 ligger innenfor denne rammen Renteforutsetninger Det er forutsatt en gjennomsnittsrente på 2,0 %. Dette rentenivået er beregnet ut i fra reell rente som MNS har på sine lån tillagt 0,2% som følge av forventet høyere renter i markedet. Det vil alltid knytte seg usikkerhet til slike renteprognoser med henblikk på utviklingen i finansmarkedet og på den makroøkonomiske utviklingen i Norge for MNS har en beskjeden låneportefølje, og er dermed skjermet i stor grad for svingninger i renten Kalkulatorisk renter og avskrivninger Det er IT som har foretatt investeringer. Belastningen av kalkulatoriske renter og avskrivninger er derfor fordelt med 50 % likt på kommunene og 50 % etter folketall. Dette er samsvarende med fordelingsnøkkelen mellom kommunene på IT området. 6.6 Overskudd/underskudd Samkommunens regnskap gjøres opp i balanse i forhold til at deltakerkommunene får tilbakebetalt eller får krav om tilbakebetaling ved henholdsvis over-/underskudd i regnskapsåret. 6.7 Rapportering Lederne for de ulike ordningene rapporterer til administrasjonssjefen. Det skal rapporteres tertialvis på økonomiske avvik mellom budsjett og regnskap, aktivitet og nærvær. Denne rapporteringen danner grunnlaget for tertialrapportene som behandles i samkommunestyret. Samkommunestyret oversender disse til deltakerkommunene. Rapporteringen skjer i henhold til rapporteringsplanen for samkommunen. 6.8 Budsjettendringer Administrasjonssjef er delegert myndighet til å justere budsjettene innenfor samme KOSTRA funksjon Samkommunestyret vedtar budsjettendringer mellom ordningene Tiltaksbudsjettet innenfor barnevern og NAV justeres med økte rammer fra samkommunestyret og kommunene 7

9 Politikk og administrasjon 7.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Området omfatter: Politiske styringsorganer og revisjon Administrasjonssjefens kontor Kjøp av interne tjenester Felles sentralbord 7.2 Status drift MNS har fra 2014 vært arbeidsgiver for eget personale. Partssammensatte utvalg og verneombudsordning er etablert og i funksjon. MNS kjøper personalkontortjenester i Namsos kommune. Samkommunen er blitt en stabil driftsorganisasjon. Utviklingsoppgavene har naturlig nok blitt mindre med vedtak om fjerning av samkommunehjemmelen. Administrasjonen bistår og til viss grad også selger tjenester til kommunene i forbindelse med kommunereformarbeidet. 7.3 Hovedutfordringer i planperioden Avvikling av samkommunen samt å ivareta ansatte, organisasjon og tjenesteproduksjon i omstillingsprosessen blir hovedutfordringen i planperioden. 7.4 Mål og strategier Deltakerkommunene har følgende hovedmål for samkommunen: Utvikle helhetlig politisk styring av det interkommunale samarbeidet Bedre den regionale utviklingskraften i Midtre Namdal Oppnå riktig kvalitet på tjenestetilbudet til innbyggerne Utvikle effektive interne tjenester for deltakerkommunene Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bistå deltakerkommunene med å løse lokale oppgaver gjennom formelt og uformelt samarbeid Utvikle kompetente, attraktive og robuste fagligmiljøer Ha beredskap for å møte nye utfordringer Skatteoppkreveren 8.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Skatteoppkreverkontoret i Midtre Namdal har ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen i kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid, Flatanger, Fosnes og Høylandet, Lierne og Røyrvik. Kontoret overtok i 2011 skatteoppkreverfunksjonene for kommunene Lierne og Røyrvik og betjene disse kommunene med eksisterende personalressurser. Skatteoppkreverkontoret har ansvar for: 8

10 Innkreving av skattetrekk, arbeidsgiveravgift, forhåndsskatt, resterende skatt forskuddsskatt og restskatt Føring av skatteregnskapet Informasjon til og kontroll av arbeidsgivere Skatteoppgjør/avregning 8.2 Status drift Kontoret bestreber å tilfredsstille skatteetatens krav til innfordring og arbeidsgiverkontroll. Kontoret vil også utføre arbeidsgiverkontroll for andre skatteoppkrever. Foreløpig så har Namsskogan kommune underskrevet avtale på framtidig arbeidsgiverkontroll, mens de øvrige utføres på timebasis. 8.3 Hovedutfordringer i planperioden Kontoret har i 2017 og 2018 oppgradert medarbeidernes kompetanse og vil i 2019 ikke ha samme utfordring som tidligere på dette området. Hovedutfordringen i 2019 vil være å utføre arbeidsoppgavene slik at de tilfredsstiller fastsatte krav. En medarbeider har valgt å slutte, og vi vil i 2019 få en ny medarbeider. 8.4 Mål og strategier Skatten skal betales til rett tid. Brukerne skal få god service. Arbeidsgiverkontrollen skal bidra til økt etterlevelse, redusert svart økonomi og gi korrekte grunnlagsdata. Skatte- og avgiftsregnskapet skal være korrekt og á jour. 8.5 Nye og endrede tiltak Det vil i 2019 ikke være nye tiltak, men skatteetaten som er vårt faglige overordnete organ vil fra og med 2019 få en ny organisering som vil påvirke skatteoppkreverkontorenes kontaktpunkter, men er på nåværende tidspunkt uavklart hvordan dette vil påvirke samarbeidet. IT drift og IT infrastruktur 9.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet IT MNS har som hovedoppgaver drift, vedlikehold og implementering av IT infrastruktur/kommunikasjonsløsninger i kommunene Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. IT MNS er en matriseorganisasjon. Ingen er ansatt i IT MNS, men MNS kjøper IKT- tjenester fra kommunene tilsvarende 2,0 årsverk. Deler av tjenesten budsjetteres i den enkelte kommunes budsjett. Alle personalressursene er budsjettert i den enkelte kommune, med refusjon fra MNS for deler av stillingene. Driften av løsningene skjer i fellesskap med IKT- personell ansatt i Namsos, Namdalseid og Overhalla kommune. Namsos kommune selger ressurser til Fosnes, Flatanger, Overhalla og IT MNS, 9

11 Overhalla og Namdalseid selger ressurser til IT MNS. MNS har ingen egne IT-ansatte. IT MNS selger drift og support av IKT- løsninger til medlemskommunene i MNS pluss Flatanger og Høylandet kommune. 9.2 Status drift Tjenesteproduksjon Omfang 2014 Omfang 2015 Omfang 2016 Omfang2017 pr. pr pr pr Brukere i det administrative nettverk Elever i grunnskole Hovedutfordringer i planperioden Rullering av IKT-strategien har vært utsatt fordi det er av vesentlig betydning å klarlegge hva man skal planlegge for. IT/MNS har derfor valgt å på kort sikt planlegge for en fortsatt drift i samme driftsform som dagens. Ny kommunestruktur er nå besluttet. Namsos, Fosnes og Namdalseid slås sammen til en kommune, og Overhalla og Flatanger fortsetter som egne kommuner. IT MNS må nå planlegge for avvikling av eksisterende organisering, og etablering av ny driftsorganisasjon. Det utarbeides leveranseavtale som beskriver de tjenester som driftes og leveres av MNS for å få på plass nye avtaler mellom Namsos kommune og de kommuner som fortsatt skal motta tjenester på IKT- området. Det er etablert egne prosjektgrupper for Avvikling av MNS og Etablering av Nye Namsos. Ansatte i IT MNS deltar i begge disse gruppene i tillegg til flere prosjektgrupper utløst av ny kommunestruktur og kommende endringer. Det er en utfordring for ordinær drift at betydelige ressurser må avsettes til prosjektarbeid. IT MNS har i samarbeid med leverandør av kvalitetssystem etablert et avtaleregister som skal gi oversikt over alle systemer og programmer som brukes av organisasjonen, og avhengigheter mellom disse. Dette registeret vil også danne utgangspunkt for kommunenes oversikt over registreringer av personopplysninger som er nødvendig for å ivareta den nye personvernforordningen. Arbeidet med å fylle på informasjon knyttet til det enkelte program/register er startet. Det er en utfordring å få gjennomført dette arbeidet og gjennomføre ROS- analyser for hvert register. MNS har besluttet at Office365 skal være den nye felles løsningen for lagring av personlige filer og dokumenter, nye samhandlingsområder for organisasjonen og nytt intranett. Utvikling, planlegging, idriftsetting og opplæring har vært og er fortsatt en omfattende oppgave. Rådmannsgruppen i MNS har besluttet at fra skal alle ansatte være over på en skybasert løsning med Office365. Lokal lagring av epost skal avvikles, og slik redusere belastningen på de lokale lagringsløsninger. IT MNS anser det overveiende sannsynlig at lokal drift og lagring vil være aktuelt i de neste 5 år, selv om deler av IT- løsningene blir skybasert. Dette innebærer at man fortsatt må vedlikeholde og skifte ut dagens 10

12 lagringsløsninger og infrastruktur, men at volumet som lagres vil avta og at lagringskapasiteten ikke behøver å utvides i vesentlig grad. Dette i tråd med hovedstrategi. Løsningene for helse og omsorg, barnevern og andre som benytter terminalserver for tilgang er ikke tilfredsstillende. Brukerne sliter med treghet i systemene. Dette medfører at unødvendig tid går med for tilgang til fagsystemer for dokumentasjon, oppslag og saksbehandling. Dagens løsning mangler mulighet for lyd og video med en kvalitet som tillater videokonferanser og opplæring elektronisk. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal utrede alternativ til dagens løsning og gjennomføre en konkurranse for anskaffelse. En anskaffelse vil også medføre at kommunene må bytte ut størstedelen av de tynnklienter som benyttes i terminalservernettet. Sikkerhet knyttet til bruk av IKT i kommunal tjeneste er en stor utfordring. IT MNS har i denne sammenheng lagt en strategi for å minske konsekvenser av et angrep, særlig i forhold til krypteringsprogrammer. Man vil imidlertid aldri kunne sikre seg mot et utbrudd, bare begrense konsekvensene. Vi tror at datakriminalitet med løsepenger, utpressing og skadeverk vil øke og blir mer raffinert i årene som kommer. Det kreves at kommunene i større grad setter fokus på sikkerhetsarbeidet. IT- avdelingen kan ikke løse alle utfordringer, og hver enkelt medarbeider må bidra aktivt for å verne løsningene. IT- avdelingen har gjennom kursing økt sin kompetanse på IT- sikkerhet. Det vil i tillegg være nødvendig å sette i verk tiltak som tofaktor autentisering, klassifisering av filer og dokumenter, strengere passordregler m.m. Forenkling av repeterende oppgaver som krever arbeid i flere systemer for effektivisering av arbeidstiden omfatter mange i kommunene. Dette har vært gjennomført delvis med kjøp av integrasjoner fra de ulike programvareleverandører. Dette er dyrt, og krever kjøp av tjenester fra leverandør ved endringer i integrasjonen. Det er kommunesamarbeid innenfor IKT som løser dette ved hjelp av robotisering. De sparer på kjøp av integrasjoner, og kan lage prosesser som frigjør arbeidstid. En robot er en bruker uten fysisk person, som kan programmeres til å gjennomføre en arbeidsflyt som omfatter flere løsninger, og som jobber 24/7/365. Kostnaden ved robotisering er servere, lisenser og en menneskelig ressurs som kan sette opp arbeidsflyten. Det er et faktum at volumet av utstyr som knyttes til IT- løsningene har vært eksplosiv, og dermed har også behovet for bistand økt betydelig. IT- avdelingen har i tillegg i økende grad blitt en viktig ressurs i svært mange prosjekter og anbudsforespørsler. Man har erfart i økende grad at vår sikkerhet har møtt utfordringer knyttet til angrep fra datakriminelle. Mobiltelefoni og mobile enheter med tilknytning til de kommunale tjenester er i sterk økning, og krever betydelig økt innsats fra IT- tjenesten. IT MNS er også opptatt av at internkontrollen ikke er godt nok ivaretatt. Dette gjenspeiler seg i brukeroversikter, brukerkatalogen, telefonlistene, utlevert utstyr, rettighetsstyring og mer. Det er ikke godt nok samsvar mellom HRMsystemene og IT- brukerkatalog. Det anbefales at man iverksetter tiltak som sikrer at kommunenes oversikter over ansatte og brukertilganger er i samsvar. Dette har også betydning for de lisenser kommunene betaler for. 11

13 9.4 Mål og strategier Hovedstrategi fra eksisterende IKT- strategiplan. Det skal være felles programvare i kommunene i Midtre Namdal samkommune. o Alle innkjøp av programvare skal koordineres og følge felles utarbeidete retningslinjer og standarder, og skal skje i henhold til anskaffelsesrutinene. o For å forenkle transport av data mellom systemer er det krav om at åpne standarder skal benyttes. Teknisk driftssenter skal være plassert i Namsos. o For kontinuerlig drift og av sikkerhetshensyn skal det være to separate løsninger på to ulike lokasjoner. o Det skal være to ulike kommunikasjonsveier fra driftssentrene. Det skal etableres standarder for valg av teknisk brukerutstyr som rulleres årlig. Dette omfatter: o PCer, stasjonære og bærbare o Nettbrett og tablet PCer o Tynne klienter o Smarttelefoner/mobilterminaler o Skrivere/utskriftsløsninger o Operativsystem til teknisk utstyr IKT- medarbeiderne er en felles ressurs som drifter løsningene, beslutter standarder, utarbeider retningslinjer for IKT- driften, vedlikeholder informasjonssikkerhetshåndboken og rullerer IKT- strategien årlig. Rullering av IKT- strategien skal innarbeides i kommunenes årshjul, og gis en tilpasning som sammenfaller med årsmelding, budsjett og økonomiplan. Alle fagprogrammer skal ha en programansvarlig. Programansvarlig er den fagperson som opptrer som eier av fagprogrammet, og som er kontaktpunkt for brukergrensesnitt, bestiller overfor leverandør og bestiller tekniske tjenester hos IT MNS. Programansvarlig er den som attesterer på faktura knyttet til programmet for vedlikehold og utførte tjenester. Dialoggruppene for administrasjon, oppvekst og helse/omsorg opprettholdes, og bidrar med evaluering og rullering av IKT- strategi. IKT- løsningene påvirker vårt miljø. MNS skal gjennom sin IKT- strategi fremheve de positive og redusere de negative sider ved bruk av IKT- løsninger. o Positive miljøpåvirkninger Redusert papirforbruk Redusert transport og reisevirksomhet o Negative miljøpåvirkninger Økt strømforbruk Økt forbruk av naturressurser Avfallsproblem MNS skal i sin strategiplan for IKT ta utgangspunkt i statlige føringer for kommunenes IKT- løsninger, og benytte KS- veilederne for ekommune. IKT- strategiplanen skal rulleres, og i en rullert plan må man ta utgangspunkt i at samkommunen skal opphøre. Dette innebærer at det må etableres en strategi for hvilke løsninger en ny IT- avdeling skal tilby og hvilken relasjon man skal ha til organisasjoner som skal motta tjenester. IT MNS vil i ny strategi og målsetting fokusere på følgende: Samkommunen skal opphøre, og IT- tjenestene må finne en ny organisasjonsform. 12

14 Finansiering av IT- tjenestene; hvordan sikre at IT- tjenesten disponerer ressurser som står i forhold til volumet av brukere, utstyr, lisenser og infrastruktur. IT har som målsetting og anbefaling at skybaserte tjenester velges der det er mulig og ansees trygt nok. IT skal ha en solid teknisk infrastruktur som sikrer at man er operativ på kritiske løsninger om skyforbindelsen brytes. IT skal oppfattes som en seriøs og sikker leverandør. IT ønsker å samhandle med tilsvarende organisasjoner for å styrke kompetanse og muliggjøre utnyttelsen av lokal infrastruktur på en bedre måte. Informasjonssikkerhetsarbeidet skal intensiveres, og gis en tilpasning til nye personvernregler som trer i kraft fra mai I løpet av 2018 gå over til Office365 for alle brukere. Noe som gir bedre kontroll med lagring og deling av dokumenter og filer, reduserer lokal lagring, muliggjør at alle ansatte kan lese epost hjemme og på telefon, og få tilgang til hjemmeområdet i skyen fra personlig datautstyr. Flytting av all epost til skylagring vil redusere press på lokale lagringsløsninger. Etablere en ny portal for enklere oversikt over aktuell informasjon og dialog, og utgangspunkt for kobling til fagsystemer. 9.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon Ingen 9.6 Nye og endrede driftstiltak Ingen 9.7 Investeringstiltak Det vises til kap. 18. Lønn og regnskap 10.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Lønn- og regnskapsavdelingen i Midtre Namdal Samkommune (MNS L/R) har ansvaret for føring av regnskap, innfordring av kommunale krav og avgifter, og kjøring av lønn for kommunene Namdalseid, Fosnes, Namsos og Overhalla. I tillegg selger kontoret tilsvarende tjenester til Høylandet kommune. Kontoret selger lønnstjenester til Flatanger kommune, og økonomisjeftjenester for Fosnes kommune gjennom vertskommuneløsninger. Enhetsleder er Økonomisjef for MNS Status drift MNS L/R er samlokalisert med kontor i Namsos. Avdelingen har 15,6 årsverk fordelt på 16 ansatte. Kontoret har stabil tjenesteproduksjon på tjenesteområdene og driver utviklingsarbeid med tanke på effektivisering av oppgaver både ved kontoret og ute i kommunene Hovedutfordringer i planperioden Hovedutfordringen i planperioden vil fortsatt være å levere tilfredsstillende tjenester til lavest mulig pris ovenfor samarbeidskommunene. Konsekvensen av Kommunereformen, 13

15 sammenslåing av kommuner og avvikling av MNS vil også være viktige arbeidsområder i planperioden Mål og strategier MNS L/R skal være utviklingsorienterte med tanke på å ta i bruk effektive og gode verktøy innenfor økonomi- og regnskapsområdet. Det har vært foretatt investeringer i 2016 på en rekke fagsystemer for optimalisering av drift, både i avdelingen og ute hos kommunene. Investeringene forventes fullt implementert i løpet av 2018 og er innspart gjennom effektivisering i drift. Det er en uttalt målsetning å skape et robust fagmiljø, og redusere sårbarheten innenfor tjenesteproduksjonen til et minimum. For å få til dette vil det være aktuelt å utvide arbeidsområdene med tanke på salg av tjenester som ikke omfattes av de ordinære leveransene til eierkommunene. Salg av tjenester til Høylandet og Flatanger og Fosnes kommuner er eksempler på dette. Fra 2018 selges det også tjenester til Midtre Namdal Kirkelige Fellesråd. Arbeidstakerne er vår viktigste ressurs i denne sammenhengen, og kompetente ansatte vil i så måte være en kritisk suksessfaktor Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon Det foreslås ingen konsekvensjusteringer utover normal lønnsøkning i økonomiplanperioden. Innsparing på kr ,- vedtatt i gjeldende økonomiplanperiode er hensyntatt i budsjettforslaget. Det vil bli rekruttert inntil ett midlertidig årsverk i store deler av 2019 for å kunne møte utfordringen knyttet til kommunesammenslåingen. Kostnaden med dette forventes inndekket av prosjektmidler i Nye Namsos og har således ingen innvirkning på netto driftsramme Nye og endrede tiltak Det foreslås ingen endrede eller nye tiltak i kommende budsjettår innenfor MNS L/R. Teknisk sett vil budsjetteringen og kostnadsføringen av økonomisystemet bli lagt til MNS L/R med virkning fra budsjett Kostnader til lisenser og brukerstøtteavtaler forventes å øke med ca ,- fra 2019 og dette er lagt inn som en konsekvensjustering i budsjettet for området Investeringstiltak Det foreslås ingen investeringstiltak fra avdelingen i kommende økonomiplanperiode Barnevern 11.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Midtre Namdal samkommune barnevern er en felles interkommunal ordning for kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes. MNS er vertskommune for Flatanger kommune på barnevernsområdet. Hovedmål: Beskytte og verne barn mot oppvekstforhold som kan være skadelig for deres utvikling 14

16 Sikre at barn får nødvendig hjelp til rett tid Bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår Tjenesten skal være ekstra oppmerksom på å utvikle god og forsvarlig kvalitet i alle ledd av barneverntjenestens oppgaver 11.2 Status drift MNS barnevern opplever fortsatt store utfordringer i forhold til å ivareta de oppgavene de er satt til å løse. Det er fortsatt en tendens til at flere barn får hjelp utenfor hjemmet. Dette er tiltak som er ressurs og kostnadskrevende for tjenesten og har ført til at tjenesten har måttet omprioritere sin ressursbruk i MNS Barnevern vil ikke oppnå sine målsettinger for drift i Status mottak av meldinger og gjennomføring av undersøkelser Undersøkelsesteamet har i 2018 hatt utfordringer med å ivareta oppgavene på grunn av nødvendige omrokkeringer i personalressursene ved tjenesten for å kunne løse oppgavene på best mulig måte. Ved halvårsrapporteringen for første halvår var det 2 fristbrudd på behandling av undersøkelser. Tjenesten følger nøye med situasjonen, og mener å ha nødvendig kontroll over sakene med fristbrudd og oppgavene som løses ved teamet. Kvalitet i arbeidet med undersøkelser er også et viktig fokusområde Status igangsetting og oppfølging av hjelpetiltak Tiltaksteamet har i 2018 fortsatt jobbet med å ta igjen etterslepet av oppgaver ved teamet. Teamet har utfordringer med mange nye ansatte og med dette lite stabilitet og robusthet. Teamet har avgitt personalressurser for å ivareta lovpålagte oppgaver ved omsorgsteamet. Målsettingen om at alle barn i hjelpetiltak skal ha en tiltaksplan er fortsatt ikke nådd. Utfordringer som fortsatt er gjeldende for tiltaksteamet er: Familier som har vært motiverte på å motta hjelp mister motivasjonen p.g.a. lang ventetid. Problematikk i familiene forverres i ventetiden. Tilliten til barneverntjenesten svekkes i noen av familiene når de må vente uforholdsmessig lang tid. Riktig dimensjonering av teamet i forhold til ressursbehov og det tjenesten har tilgjengelig av ressurser Status tilsyn med barn med omsorgstiltak Situasjon ved omsorgsteamet har i 2018 vært utfordrende. Oppgavene ved teamet øker, og det er fortsatt en del som gjenstår før forsvarlighet i forhold til lovkrav er oppnådd. Barneverntjenesten har fortsatt ikke god nok oppfølging og tilsyn overfor alle barn under omsorg/frivillig flyttet i fosterhjem. Det er mange års etterslep å ta igjen, og en vet ikke pr i dag godt nok om hvordan alle omsorgsplasserte barn har det. Tjenesten har derfor i 2018 styrket teamet ved å ressursforflytning fra de andre teamene. Det er en prioritert målsetting å få bedre oppfølging og tilsyn overfor hvert av barna som kommunen har oppfølging og tilsynsansvar for Andre forhold Det har også i 2018 vært stor optimisme og mye engasjement i personalgruppa selv om at slitasjen har vært stor. Det er fortsatt stor turn over ved tjenesten. Dette har krevd stor grad av 15

17 veiledning og oppfølging fra ledelsesteamet og kolleger i tjenesten til nyansatte til enhver tid. Tjenesten har hatt en økning i sykefraværet i 2018 som har vært nede i 3-4%, det er p.t. på ca. 11%. Tjenesten har jobbet med ledelse i 2018 og vil fortsatt jobbe med dette i Barneverntjenesten ble i mars 2016 med i barnevernvakta i Nord-Trøndelag. Dette har ført til mindre arbeidspress i helgene og forbruket av overtidstimer har gått ned ved tjenesten. Erfaringer med barnevernvakt er positive. Barnevernvakta har fått midler til å utvide sitt tjenestetilbud til å omfatte tiden når barnevernskontorene i Nord Trøndelag er stengt. Det har vært store utfordringer med å få dette til på grunn av rekrutteringsproblemer i turnusen som ble valgt. Dette har vært løst ved at barnevernlederne i gamle Nord Trøndelag har jobbet i et bakvaktsystem. Dette er ikke holdbart i lengden og det foreligger nå et forslag på å øke stillingsandelen noe for å få dette til å gå opp. Tidligere har kostnaden for MNS barnevern vært 25 kr pr innbygger. For å få det nye forslaget for barnevernsvakta gjennomført vil kostnaden øke til 42 kr pr innbygger. Tjenesten har noen oppdrag som må utføres etter ordinær kontortid i ukedagene. Det gjelder i første rekke akutte vurderinger som må foretas, men også enkelte planlagte oppdrag i heimer som må skje på ettermiddagstid. Eksempel på dette er kontrolltiltak i heimer med rusproblematikk. Reiser til enkelte fosterhjem fordrer også kvelds- og ettermiddagsarbeid. MNS barnevern er fortsatt med i «Akutten-prosjektet» sammen med BUP og Bufetat. Prosjektet har som mål å gi et felles akuttilbud fra psykisk helsevern og barnevern når det er hensiktsmessig for barn i en akutt situasjon. Prosjektet er utvidet til også å gjelde poliklinisk tilbud gjennom BUP Namsos Hovedutfordringer i planperioden Sammenlignet med andre kommuner kan en forvente en aktivitetsvekst på barn under omsorg da MNS ligger under antall barn for sammenlignbare kommuner. Det forventes fortsatt høyt nivå i Rekruttering og stabilisering av bemanning i forhold til stor turn over. Fortsatt fokus på god kvalitet og effektiv drift av tjenesten. Fokus på ledelse gjennom veiledning av ledelsesteamet, ansvars og oppgavedeling. Realistiske budsjett for å imøtekomme aktivitetsveksten i tjenesten. Det forventes en generell aktivitetsvekst i tjenesten som vil føre til høyere utgifter på tiltaksbudsjettet da i hovedsak gjeldende for tiltak utenfor hjemmet. Kontorlokalitet. Barneverntjenesten har ikke egnet lokaler for sin virksomhet i dag. Det må fortsatt jobbes med å optimalisere forholdene i de kontorlokalitetene vi har samtidig som det ses på løsninger på lang sikt. Videreutvikling av kompetanse gjennom interne fagopplæringsprogram og eksterne kurs og videreutdanninger. Tilstrekkelig bemanning i barnevernvakta for å ivareta akuttoppgaver utenfor kontortid. Gi tilstrekkelig informasjon om barnevernets myndighet og mandat generelt til samarbeidsinstanser som barnehage, skole, helse og andre relevante instanser, slik at 16

18 bekymring for barn blir meldt innen rimelig tid. En ser pr i dag at det er høy grad av alvorlighet før meldinger sendes barneverntjenesten Mål og strategier Foresatt god styring gjennom virksomhetsplanlegging i tjenesten. Barneverntjenesten skal ha en stabil og kompetent bemanning med forutsigbarhet for brukerne God kvalitet og effektiv drift gjennom kompetanseutvikling, ta i bruk effektive ITløsninger og fortsatt fokus på økt nærvær. MNS barnevern skal ikke ha fristoversittelser begrunnet i interne forhold, system, kapasitet og kompetanse. Hele tjenesten skal ha et bevist forhold til budsjett, og alle ansatte skal orienteres og inkluderes i budsjettprosess og regnskapsutvikling. Fortsette videre med organisasjonsutvikling i tjenesten. God kapasitetsutnyttelse av tjenestens samlede ressurser og tilstrekkelig kapasitet for å følge opp aktive saker. Implementering og aktivt bruk av internkontrollsystem. Fortsatt fokus på rutineutvikling, mottak av nyansatte og rapporteringssystemet. Best mulig utnyttelse av dagens kontorlokaler. Fortsette arbeide med sikkerhetstiltak som er mulig i forhold til lokalene. Rapportering av avvik som følge av uegnede kontorlokaler. Bidra til å utvide barnevernvakta for akuttoppdrag utenfor kontortid. Rekruttering og kompetanseutvikling aktiv bruk av kompetanseplan for tjenesten. Redusere antall barn med vedtak om hjelpetiltak som ikke er iverksatt. Alle barn med vedtak om forebyggende tiltak skal ha tiltaksplaner i Alle barn under omsorg skal ha omsorgsplaner i Det skal utvikles godt rapporteringssystem på oppfølging av barn under omsorg. Utvikle kapasitet og kompetanse i tiltaksarbeidet Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon Med bakgrunn i en stadig økende andel av barn under omsorg, og en sammenligning med andre kommuner på lik størrelse og sammensetning, må en fortsatt regne med en økning av antall barn under barnevernets omsorg i planperioden. En ser også at de siste fem årene har det vært en økning i regnskapstall på budsjettområdet for MNS barnevern fra 2,5 mill til 3,5 mill. pr år. En må også regne med at denne utviklingen vil fortsette i perioden med en gradvis utflating på sikt. De økte kostnadene omhandler: Aktivitetsøkning Flere behandlinger i Nemnd og rett Økte satser KS Økning i statens satser for kommunale egenandeler for plassering i fosterhjem og institusjon Nye og endrede driftstiltak Ingen nye tiltak for

19 11.7 Investeringstiltak Ingen nye investeringstiltak for Kommuneoverlege og legevaktsordninger 12.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Kommuneoverlegen betjener kommunene Namdalseid, Namsos, Fosnes og Overhalla (Midtre Namdal). I tillegg selges tjenester til Flatanger og Osen kommuner. MNS er fra 2013 ansvarlig for både legevakttjenesten i Midtre Namdal inkl. Osen og Flatanger (MNS legevakt ettermiddag, kveld og helg) og LINA (Legevaktsamarbeidet i Namdalen) som omfatter alle Namdalskommunene (kl ). Kommuneoverlegen er faglig ansvarlig for begge legevaktsordningene samt faglig ansvarlig for Namdal Legevaktsentral (legevaktstelefon døgnet rundt) Beskrivelse av tjenesten organisasjonen Kommuneoverlegetjenesten skal utføre de oppgaver kommunelegen er tillagt i lov eller instruks. Dette omfatter: Miljørettet helsevern, smittevern og helsemessig beredskap Legevakttjeneste Helsestatistikk og epidemiologi Organisasjon, ledelse og kvalitetssikring Sosialmedisinske funksjoner (enkeltindivid/grupper) Kunnskap om og anvendelse av helsenettet Medvirkning og rådgivning i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven og folkehelseloven Lov om etablering av og gjennomføring av psykisk helsevern Folkehelsekoordinator er fra avviklet som ordning i MNS og ansvaret er overført til kommunene Status drift MNS har i 2018 ansatt ny kommuneoverlege. Stabil drift på de ulike ansvarsområdene. Noe ustabilitet i legedekningen i noen kommuner fortsatt er utfordrende for legevaktene. Vi har hatt god effekt av fastansatte legevaktsleger. Folkehelsekoordinator er fra avviklet som ordning i MNS og ansvaret er overført til kommunene Hovedutfordringer i planperioden Forberede innfasing av kompetansekravet i akuttmedisinforskrift for legevakt. Kravet er utsatt til Krav i akuttmedisinforskriften og i SFS 2305 om tilgjengelig legevaktsbil. Kravet forsøkes løst med en samarbeidsavtale med HNT eller Namsos kommune. Krav til hjelpepersonell i legevakt i akuttmedisinforskriften betyr at antallet timer med tilstedeværende hjelpepersonell må økes. Dette søkes løst i forbindelse med at Høylandet eventuelt blir med i ordningen. Dersom Høylandet ikke blir med, blir dette en sak for budsjettet i

20 Sørge for at prosess med nye lokaler legevakt kontinueres. Rådgiving av overgang til Nye Namsos spesielt med tanke på legetjenester. Smittevernarbeidet. Fortsettelse av periodisk tilsyn med skoler og barnehager i forhold til miljørettet helsevern. Oppstart av tilsyn vedr miljørettet helsevern med badeanlegg og svømmehaller Mål og strategier Generelt: Kommuneoverlegen skal sikre kommunene en tilfredsstillende samfunnsmedisinsk tjeneste og skal utføre oppgavene med medisinsk faglig rådgivning etter folkehelseloven og helse- og omsorgsloven. Spesielt: Tilsyn helseinstitusjoner i MNS mht. miljørettet helsevern. Tilstrebe og lukke åpne avvik i skoler, svømme/badeanlegg og barnehager. Å sikre en tilfredsstillende og profesjonell legevakttjeneste for innbyggerne i regionen Nye og endrede driftstiltak Ingen 12.6 Investeringstiltak Ingen NAV 13.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet NAV Midtre Namdal ivaretar arbeids- og velferdstjenester for stat og kommune i Midtre Namdal. Gjennom et likeverdig samarbeid mellom kommune og stat er målet og få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Partnerskapet reguleres av lokal samarbeidsavtale som er inngått mellom kommunene og NAVs fylkesdirektør. Avtalen inneholder bestemmelser om hvilke kommunale tjenester som skal inngå i NAV kontoret. Hovedmålene for NAV er: Et velfungerende arbeidsmarked med høy sysselsetting, lav ledighet og et inkluderende arbeidsliv. Sikre økonomisk trygghet for den enkelte. Et økonomisk og sosialt bærekraftig pensjonssystem. Et sterkere sosialt sikkerhetsnett. Et brukerorientert, effektivt og helhetlig arbeids- og velferdssystem. Det er utarbeidet sosialpolitisk plan for tjenesten som skisserer satsningsområder for det sosialpolitiske arbeidet i samkommunen. Planen har lagt til grunn nasjonale og kommunale mål og strategier samt lokale hovedutfordringer og mål for den kommunale tjenesten i NAV. Planen ble rullert i 2016 og beskriver prioriteringer og tiltak for perioden

21 13.2 Status drift Dagens budsjettramme på drift, justert for årlige lønnsendringer, vil være tilstrekkelig for å gjennomføre forsvarlig drift av tjenesten i I 2017 mottok tjenesten økte flyktningemidler fra Namsos kommune for å kunne spisse oppfølgingen av brukergruppen. Denne oppjusteringen har vært nødvendig for å kunne møte utfordringene knyttet til denne brukergruppen. Ansatte melder imidlertid om stor økt oppgavemengde og stiller spørsmålstegn ved arbeidsbelastningen er forsvarlig. Ledelsen vil følge nøye med på utviklingen fremover for å vurdere om dagens bemanning er forsvarlig i forhold til arbeidsmengde. Når det gjelder budsjettramme for tiltaksdelen vurderes det at det er behov for en betydelig oppjustering av økonomisk sosialhjelp for kommunene Overhalla og Namsos som har hatt et betydelig merforbruk i 2018 som følge av flere forhold som vil bli nærmere beskrevet nedenfor Hovedutfordringer i planperioden Stortinget har vedtatt lovendringer i regelverket rundt Arbeidsavklaringspenger gjeldende fra Lovendringen medfører en innstramming av regelverket som har ført til at flere brukere som ikke er avklart blir stående uten ytelse og må søke sosialhjelp. I 2018 har tjenesten hatt en kraftig økning i sosialhjelpsutbetalinger som følge av denne regelverksendringen. I tillegg er arbeidsbelastningen til ansatte vesentlig øket som følge av økt antall og mer kompliserte brukersaker. De fleste som mottar arbeidsavklaringspenger har vært ute av arbeidslivet en stund, og har ingen enkel vei tilbake. Når de da mister sin stønad har mange ingen andre muligheter enn å søke sosialhjelp. Mange har familie og har forpliktelser i form av hus, bil etc. Selv om det ser ut som at antallet brukere som vil miste sin AAP stønad avtar i 2019 så vil denne innstrammingen i regelverket føre til at færre brukere vil fylle inngangsvilkårene for arbeidsavklaringsstønad i årene fremover og sosialhjelp kan være eneste mulighet. Utfordringsbildet vil derfor være med inn i Innvandrere er en økende gruppe av de arbeidsledige og utgjør også en betydelig andel av personer som mottar økonomisk sosialhjelp. Av ulike grunner er mange ikke klare for skole eller arbeidslivet etter endt introduksjonsprogram og blir avhengig av økonomisk stønad til livsopphold. For lavt nivå på norskkunnskaper er den viktigste årsaken til at disse ikke kommer seg videre i skole eller arbeid. NAV må målrette oppfølgingen samt sikre at de tiltak og virkemidler man har til rådighet er tilpasset brukergruppen. Samtidig er det viktig med et tett samarbeid med kommunene slik at NAV kan komme tidlig inn og sikre arbeidsretting i introduksjonsprogrammet. Økende andel unge har helseproblemer som gjør at de står utenfor arbeidslivet. NAV må målrette oppfølgingen samt sikre at de tiltak og virkemidler man har til rådighet er tilpasset brukergruppen. Det er meldt inn fra fagforeningene bekymring rundt arbeidsbelastningen for kommunalt ansatte i tjenesten. Det meldes om stor arbeidsbelastning som følge av økt mengde og kompleksitet i saker. Avdelingen jobber kontinuerlig med å finne effektive arbeidsmåter som 20

22 kan frigjøre tid samtidig som nærmeste leder følger opp den enkelte ansatte ift. eventuelle tilrettelegginger etc. Gjennom dialog med Fylkesmannen har NAV Midtre Namdal fått tilbakemeldinger om at vi har en strengere praksis enn anbefalt når det gjelder beregning av økonomisk sosialhjelp. Vi skal ha en gjennomgang av rutinene for å se om brukerne får den bistanden de har krav på, og om dagens praksis er hensiktsmessig. Vi er usikre på om en streng praksis over tid medfører mindre utbetalinger da det kan bidra til at det tar lengre tid før brukerne blir selvforsørget da de ikke får økonomisk handlingsrom til å konsentrere seg om å skaffe seg jobb. Tjenesten har blant annet seg på egentilsyn gjennom fylkesmannen hvor man håper på å få noen svar på dette Mål og strategier Partnerskapet (NAV Nord Trøndelag og kommunene i Midtre Namdal) har definert hovedmål for virksomheten som er i tråd med Sosialpolitisk plan for samkommunen. Prioritering av særskilte brukergrupper o Det skal gis fokus og prioriteringer på særskilt innsats for å inkludere utsatte grupper i arbeidsmarkedet. Spesielt gjelder dette: Ungdom under 25 år Innvandrere Lavinntektsfamilier, herunder fattige barn Personer med gjeldsbyrde Styrking av brukermedvirkning Krav til aktivitet skal praktiseres strengt Det er et overordnet mål å øke andelen med overgang til arbeid og aktivitet, sikre brukerne rett bistand til rett tid og redusere unødig ventetid. Aktivitetskravene skal praktiseres strengt. Ressursene skal rettes mot dem som har størst behov, med vekt på tidlig intervensjon. Personer under 30 år skal prioriteres særskilt. Økt bruk av det ordinære arbeidslivet o Det skal sikres god samhandling og dialog med arbeidsgivere for at flere av NAV sine brukere skal komme i arbeid eller beholde arbeid. Det ordinære arbeidslivet skal i større grad tas i bruk som tiltaksarena. Strategisk bruk av arbeidsrettede tiltak o Det skal sikres en strategisk bruk av virkemidlene for å støtte opp under hovedprioriteringene. Samhandling o Det skal arbeides for at utsatte barn og deres familier får bedre og mer samordnet bistand fra ulike deler av hjelpeapparatet. Koordinering og samhandling på systemnivå skal etableres. Forebygging o NAV kontorene skal bedre levekårene for de vanskeligstilte blant annet gjennom tilbud om økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning. Alle som får vesentlig reduksjon i sitt inntektsgrunnlag skal få tilbud om samtale med gjeldsrådgiver Alle med disponeringsavtale skal få tilbud om samtale/opplæring innenfor økonomi. Nye tiltak i 2018: Ungdom: 21

23 o Etablering av Jobbhus o NAV veileder fast dag ved Olav Duun v.g skole o Samarbeid om etablering av Produksjonsskole o Mentorprosjekt Flyktninger: o Etablert integreringsteam for å spisse innsatsen mot denne brukergruppen o Tettere samarbeid med flyktningetjeneste og opplæringssenter - herunder samarbeidsavtale og faste møtepunkter Samhandling: o Tettere samarbeid med rus og psykisk helsetjeneste ifb. med etablering av Jobbhus. Rus og psykisk helsetjeneste vil ha faste dager i jobbhuset samt gi veiledning til ansatte Arbeidsrettede tiltak mot utvalgte brukergrupper o Veien til arbeid for innvandrergruppen o Jobbloftet og kulturpatruljen for ungdom Økt bruk av ordinært arbeidsliv ifb med inkludering av unge med nedsatt arbeidsevne til arbeidslivet, eks mentorprosjekt hvor det samarbeidetes med ca. 20 bedrifter. Kompetansesenter for gjeldsrådgivning i Nord Trøndelag (oppstart 2017) o Kompetansesenter på Steinkjer som skal behandle de tyngste gjeldssakene for å frigjøre mer tid til forebyggende arbeid lokalt Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon Tjenesten har de siste to årene sett en økning i forbruk på økonomisk sosialhjelp for Namsos og Overhalla kommune. Denne utviklingen er lik det andre kommuner ser hvor flyktningfamilier med mange barn utgjør en stor gruppe. Denne utvikling i tillegg til endring i regelverk AAP, nevnt ovenfor, gjør at det er behov for en betydelig oppjustering av størrelsen på økonomisk sosialhjelp i disse kommunene Nye og endrede tiltak Ingen nye tiltak som gir økonomiske konsekvenser utover det som er nevnt ovenfor Investeringstiltak Det er ikke foreslått investeringstiltak for tjenesten. Utvikling 14.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet MNS Utvikling er samkommunens førstelinjetjeneste overfor lokalt næringsliv og Innovasjon Norge. MNS Utvikling yter støtte til fornyelse, omstilling og etableringer. MNS Utvikling bidrar til større kompetanse og kapasitet i arbeidet med næringsutvikling og samfunnsutvikling, og til at samkommunen opptrer samlet som en stabil, langsiktig og kompetent partner i et utviklingssamarbeid med næringslivet, fylkeskommunen og andre regionale aktører. MNS Utvikling bidrar til større påvirkningskraft og effekt av den kommunale innsatsen i regionen gjennom felles strategier og målrettet innsats. 22

24 14.2 Status drift MNS Utvikling har en stabil driftssituasjon med for tiden 5 ansatte. Avdelingen har et ansvar for oppfølging av alle målområdene i Utviklingsplanen. For å følge opp målområdet entreprenørskap og utviklingskraft i Utviklingsplanen er det ansatt en prosjektleder som jobber med mobilisering av ytterligere vekst blant bedriftene i regionen. I tillegg er det under ansettelse en Trainee i samarbeid med Namdalshagen AS som skal bistå bedrifter med digitalisering. Avdelingen har til enhver tid bra tilfang av oppdrag for kommunene og private aktører som ønsker veiledning/rådgiving. Virksomheten har hatt et lavere sykefravær i Hovedutfordringer i planperioden MNS Utvikling mener at de er blitt et nyttig verktøy for alle målgruppene, og mener at innsatsen er mye mer målrettet nå enn tidligere da hver enkelt kommune hadde ansvaret for dette fagområdet. Alle rapporter og uttalelser som foreligger fra forskningsmiljø og Innovasjon Norge tilsier at MNS utvikling er dyktige på å bistå gründere, men etter etableringsfasen skjer det lite vekst i disse foretakene. Dersom målet i Utviklingsplanen for perioden skal nås med 1000 flere arbeidsplasser er det viktig at MNS Utvikling fortsatt har ressurser til å bidra med mobilisering til denne veksten. Dette krever målrettet innsats ute i næringslivet i vår region ved å snakke med lederne i bedrifter og næringslivets organisasjoner Mål og strategier Utviklingsplan for Midtre Namdal samkommune som ble vedtatt i juni 2016 definerer målsettingene for MNS Utvikling for inneværende planperiode som er Visjonen er: «Midtre Namdal attraktiv og vekstkraftig». Overordnet mål er: Innen 2020 skal det skapes 1000 flere arbeidsplasser i regionen. Delmål: Styrke konkurransekraft og vekst i etablerte bedrifter og institusjoner. Øke antall nyetableringer Målene skal oppfylles gjennom fem satsingsområder: Klynge- nettverksutvikling Entreprenørskap/utviklingskraft Rekruttering og kompetanseheving Infrastruktur En attraktiv region for innbyggere, tilflyttere og turister 14.5 Nye og endrede driftstiltak Det foreslås ingen nye driftstiltak utover prosjektlederstillingene som skal følge opp Vekstprosjektet og digitaliseringsprosjektet som vil foregå ut år

25 Miljø og landbruk 15.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Samkommunestyret har fått overført den myndighet og de oppgaver deltakerkommunene har etter landbrukslovgivingen og deler av miljøvernlovgivningen, først og fremst lovverk som gjelder naturforvaltning. Myndigheten utøves i det daglige av MNS Miljø og landbruk. Ved oppstarten av samarbeidet ble det sagt at MNS Miljø og landbruk skal: Være utviklingsorientert og offensiv i forhold til nye oppgaver og utfordringer Yte støtte til fornyelse og omstilling i landbruksnæringen Sikre en samordnet og balansert avveining av miljø og næringsinteresser Sikre en kompetent, effektiv og habil forvaltning til beste for innbyggerne og brukerne i hele regionen 15.2 Status drift Dagens driftsrammer er hovedsakelig bundet opp i personalkostnader og husleie. Avdelingen leder og deltar i en god del prosjekter som i hovedsak blir finansiert av eksterne midler der egen arbeidsinnsats utgjør MNS sin egenandel. Dagens budsjettrammer, justert for årlige lønnsendringer, vil være tilstrekkelig for å gjennomføre en forsvarlig drift av miljø- og landbruksforvaltningen i MNS Miljø og landbruk er samlokalisert med andre veiledningsaktører innenfor landbruk ved Landbrukets Fagsenter Namdal i Overhalla. Her er det samlet omkring 15 fagfolk som yter tjenester til landbruket i Namdalen. Dette gir muligheter for en spissing av kompetansen både på forvaltnings- og veiledningssida, samtidig som det åpner for et samarbeid mellom aktørene som samlet sett gir god utviklingskraft for landbruket i regionen Hovedutfordringer i planperioden Hovedutfordringen i planperioden er å få produsert gode tjenester både i mengde og kvalitet samtidig som avdelingen skal bidra til en god overgang til ny organisering når tjenesten ser ut til å skulle splittes mellom nye Namsos kommune og Overhalla kommune. Gjennom kommunereformen er det gitt signaler om at ansvar for en del arbeidsoppgaver som hittil har vært på regionalt nivå hos fylkeskommunen eller fylkesmannen skal overføres til kommunene. Noen mindre oppgaver har blitt overført. Av større arbeidsoppgaver som er foreslått at skal komme i løpet av perioden er det særlig overføring av forvaltningsansvaret for vernede områder som det forventes at vil medføre betydelig arbeidsomfang. Det er så langt ikke avklart om det følger nødvendig økonomi med en evt. overføring. Det er fortsatt uklart om dette ansvaret vil bli overført i 2019, og det er dermed ikke noe grunnlag for å si noe om budsjettmessige konsekvenser. Det er totalt 35 vernede områder i MNS Mål og strategier Satsingsområder for de kommende år er avklart gjennom revidering av Strategisk plan for landbruks- og naturforvaltningen i MNS, som ble vedtatt i Planen har visjonen «Næring og trivsel på naturens premisser». Med det menes at det både er viktig at landbruksnæringen 24

26 utvikler seg som en effektiv og god næring, samtidig som en tar vare på og utvikler naturverdier til glede og nytte for både næringen selv og innbyggerne. I strategisk plan er det fastsatt konkrete mål innen følgende 5 satsingsområder: 1. Bidra til å utnytte ressursene på gården 2. Satse på kompetanseutvikling i landbruket 3. Satse på klima og miljø 4. Videreutvikle landbrukets positive omdømme 5. Sikre rammevilkårene for landbruket i Midtre Namdal Tiltakene for å nå målene utarbeides i årlige handlingsplaner. Handlingsplanen for 2019 utarbeides i samarbeid med de kommunale landbruksforaene samt komite næring, landbruk og miljø Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon Det er ikke foretatt noen konsekvensjustering ut over lønnsjusteringer Nye og endrede tiltak Det er ikke i gang eller planlagt andre tiltak som vil ha økonomiske konsekvenser Investeringstiltak Det er ikke foreslått investeringstiltak for avdelingen. Det som må skiftes ut av kontor- og datautstyr tas over driftsbudsjettet. Pedagogisk psykologisk tjeneste 16.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet PP-tjenesten er en kommunal/fylkeskommunal hjelpeinstans som skal bidra til at barn og unge skal oppleve at de hører til et sosialt fellesskap, er trygge på seg selv og andre, mestre sine omgivelser og er selvstendige i livet. PP-tjenesten har et særlig ansvar for at barn og unge med særskilte behov møter et samfunn og en skole eller barnehage som er tilpasset deres særlige evner og forutsetninger, og som tar disse barn og unge på alvor og ser mangfoldet når det gjelder evner og forutsetninger. PPT MNS betjener Namsos, Overhalla, Fosnes, Namdalseid og Flatanger kommuner. MNS har vertskommuneavtale med Nord-Trøndelag fylkeskommune og yter PP-tjenester til Olav Duun videregående skole. PPT sitt mandat er beskrevet i opplæringslovens 5-6, 5-1, og 5-7. Sentrale styringsdokumenter for PPtjenesten er: Opplæringsloven og Barnehageloven Læreplanverket for Grunnskole og Videregående skole Rammeplan for barnehager St.meld.nr.23 ( ): Om opplæring for barn, unge og voksne med særskilte behov St.meld.nr.30 ( ): Kultur for læring St.meld. 16 ( ): Tidlig innstas for livslang læring Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning (2009) Meld.St.18 ( ): Læring og fellesskap. Tidlig innsats og gode læringsmiljøer for barn, unge og voksne med særlige behov 25

27 16.2 Status drift Rammene for driften er i hovedsak bundet opp til lønnsutgifter, husleie, datakommunikasjon/lisenser og kjøreutgifter. Utviklingsarbeid finansieres i hovedsak av egen arbeidsinnsats. Kjøreutgifter innebærer leasing/leie av bil og bruk av egen bil. PPT er samlokalisert i Familiens Hus sammen med Helsestasjonen i Namsos kommune og MNS Barnevern. Lokalene tilfredsstiller ikke kravene etter arbeidsmiljøloven. Det innebærer at PPT har tatt i bruk et kontor i tillegg til det en har nå. Det innebærer at fortsatt tre må dele kontor, og løser ikke situasjonen på sikt. Samtalerommene tilfredsstiller ikke kravene til skjermet utredning ved bruk av evnetester, da barna hører andres samtaler i tilhørende rom og fra gangen samt at dårlig ventilering medfører tretthet og vansker med konsentrasjonen. Testene stiller store krav til oppmerksomhet og konsentrasjon, det er dermed usikkerhet rundt testresultatene sin validitet. Fra 2019 vil utredning med krav til konsentrasjon kun foretas på et skjermet rom på Familiens Hus, dette kan medføre en tregere saksgang. Tjenesteproduksjonen fortsetter å gå noe ned i omfang på antall saker, selv om nyhenvisninger holder seg relativt stabilt. Dette betyr at en har arbeidet inn noe bedre rutiner knyttet til avslutning av saker, særlig knyttet til overganger hvor tilpasset undervisning prøves ut i større grad Hovedutfordringer i planperioden Hovedutfordringen vil være å levere tjenester av god kvalitet, både i forhold til utarbeidelse av sakkyndige uttalelser, arbeid med å disponere kompetansen slik at det generelle tjenestetilbudet innfris og at fortsatt utvikling av kunnskapsbasert praksis kan prioriteres. Det er i tråd med nasjonale satsinger foretatt en dreining fra individbaserte til mer systemrettede tjenester i PPT. Dette medfører at en i samarbeid med skole/barnehage og foreldre kan arbeide mer forebyggende og med tidlig innsats overfor barn med særlige behov. Det er en utfordring å balansere tjenestetilbudet slik at en unngår å opprette ventelister, men samtidig har god kvalitet på tjenestetilbudene. Hver saksbehandler har i snitt ansvar for om lag 60 saker og oppfølgingsarbeid på flere skoler og barnehager. Utfordringer vil fortsatt være å greie å holde sykefraværet nede når de ansatte har så vidt stort arbeidspress. Det er rapportert inn flere avvik på kontorsituasjonen som også er en utfordring. I forhold til mandatet om tidlig innsats i barnehagene er vårt ansvar for å samarbeide med kommunene om kompetanseheving og utviklingsarbeid vanskelig å ivareta under gjeldende rammer. Dette er et område som vil prioriteres å arbeide med i neste periode. En økende arbeidsmengde i forhold til minoritetsspråklige og voksne medfører at den daglige driften er under sterkt press, både tidsmessig og kompetansemessig Mål og strategier Tjenesten har i et samarbeid med Faglig Råd/Midtre Namdal Oppvekst prioritert et utviklingsarbeid knyttet til en utvikling av en godt tilpasset opplæring i skolene og tidlig innsats i barnehagene. Dette arbeidet innebærer utvikling av nye arbeidsmåter som er forskningsbaserte, og det er krevende å holde et kvalitativt godt kompetansenivå på et utviklingsarbeid samtidig som en ivaretar generelle driftsoppgaver. Prioriterte oppgaver er; 26

28 Initiere et samarbeid med faglig råd/kommunene for å videreutvikle tjenestens mulighet og kvalitet på utviklingsarbeid og kompetanseheving i barnehagene slik det beskrives i barnehageloven Kvalitetssikring av sakkyndig uttalelser ved blant annet faglige drøftinger av tilrådinger og samarbeid med foreldre/elev og skole. Prosjekt vedrørende utvikling av læringsmiljøet i Overhalla kommune 50 % prosjektstilling. Organisasjonsutvikling av PPT for å sikre rett kompetanse og effektivitet i saksbehandling Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon Det gjøres konsekvensjusteringer for lønn Nye og endrede tiltak Det er ikke lagt inn nye tiltak som får budsjettmessige konsekvenser Investeringstiltak Ingen. Konsekvensjusteringer Avviklingsplanen som ble behandlet av samkommunestyret i møte , slår fast at: Avviklingskostnader som påløper etter og som er kjent ved budsjettbehandlingen for 2019, tas inn i budsjettet for MNS i 2019 i form av avsetning på fond. Avviklingskostnadene fra 2020 føres i regnskapet til Nye Namsos. Avviklingskostnader som ikke var kjent ved budsjettbehandling for 2019, fordeles mellom deltagerkommunene etter deltageransvar i vedtatt budsjett for MNS i siste driftsår (2019). Det er identifisert avviklingskostnader med til sammen Dette er knyttet til etterarbeid knyttet til oppløsningen av MNS. Dette er administrative oppgaver knyttet til virksomhetsoverdragelsen og implementering av vertskommuneavtalene, utarbeidelse og behandling av årsberetning, avslutning og behandling av årsregnskap, utgifter til revisjon og etterlønn for administrasjonssjef. Kostnaden er lagt til ansvar 9100 Administrasjonen. Det bør vurderes om det skal søkes skjønnsmidler for disse utgiftene. Budsjettet er konsekvensjustert for lønnsvekst, husleieøkning for barnevern (ny framleieavtale med Namsos kommune), økning i betaling til barnevernvakt og økning i utgifter til lisenser. I sum representerer konsekvensjusteringer for lønn og pensjon ca. 2,8 mill. kr. Det vises til tabell i kap.19. Budsjettet er ikke justert for generell prisvekst på driftsutgifter, heller ikke på indeksjusterte husleier med unntak av husleie til barnevern. Rammen til NAV er justert ned som følge av at bostøtte og sosiale lån er tatt ut av samarbeidsavtalen. Samlet konsekvensjustering er 8,5 mill i budsjettet. Av dette er 4,2 mill knyttet til tiltaksbudsjettene. Utgifter til fagsystemer knyttet til lønn og regnskap er flyttet fra 9130 til 9200 og rammene er 27

29 justert tilsvarende. Ramme for folkehelsekoordinator er trukket ut av budsjettet i MNS (kommuneoverlegen). Investeringstiltak i planperioden Finansiering 1. Investeringer IKT (ifølge økonomiplan) Oppgradering arkivsystem ephorte Oppgradering av ephorte er nødvendig snarest mulig i Rådmannsgruppen har konkludert med at dette er et absolutt nødvendig tiltak. De har vurdert ulike alternativer og valgt å anbefale en oppgradering til ephorte versjon Helse og omsorg ny driftsløsning IKT kr ,-. Den gamle løsningen med terminalserver og tynne klienter som benyttes i helse og omsorgstjenestene, barnevernet og NAV er ikke funksjonell til å møte dagens krav til ytelse og nye arbeidsmetoder. Utfordringer med dårlig stabilitet, treg pålogging, treghet i bruken av fagsystemene har tiltatt og gjør at brukerne av løsningene bruker uforholdsmessig mye tid som heller skulle gått til tjenesteutøvelse. I tillegg mangler dagens løsning mulighet for opplæring med bruk av video og lyd, og deltakelse i videokonferanse fungerer ikke. Dette omfatter alle som benytter terminalserverløsningene, men gjelder i særdeleshet for de som arbeider mot sikker sone. Det omfatter alle kommunene som mottar IKT- tjenester fra MNS. Man søker å få på plass en løsning som gir rask pålogging, som er responsivt, som gir muligheter til video og lyd. Løsningen må ivareta krav til sikkerhet for å kunne benyttes til sikker sone med sensitiv informasjon, og ha funksjonalitet som sikrer at løsningen til enhver tid er oppdatert med nyeste sikkerhetsoppdateringer og at oppdateringer skjer kontinuerlig uten at dette må styres av brukerne. Løsningen må ha en løsning for pålogging som tilfredsstiller krav om tofaktor autentisering på en måte som ikke er til hinder for brukerne. En brukervennlig og responsiv løsning vil redusere den tid brukerne i dag benytter til rapportering, og sikrer at rapportering er effektiv og kan utføres fortløpende og bidrar til at innsamlet informasjon er korrekt og oppdatert. Anskaffelsen må skje via en anbudskonkurranse på Doffinbasen. Finansiering framgår av tabell 2 B i kap Investeringene skal lånefinansieres. 28

30 Økonomiske oversikter 19.1 Tabell med oppsummering av endringer og nye forslag 19.2 Budsjettskjema 1A 29

31 19.3 Budsjettskjema 1B 30

32 19.4 Investeringer 2A 19.5 Budsjettskjema 2B 31