C Valg av referent og minst en huseier som protokollvitne Som referent ble Sarah L. Karmi foreslått, og som protokollvitne ble

Transkript

1 1 Vestlijordet Huseierlag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Vestlijordet Huseierlag Møtedato: Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Vestli Skole Til stede: 28 huseiere, 6 representert ved fullmakt, totalt 34 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Sarah L. Karmi. Møtet ble åpnet av Hans Olav Toft Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Hans Olav Toft foreslått. Vedtak: Vedtatt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en huseier som protokollvitne Som referent ble Sarah L. Karmi foreslått, og som protokollvitne ble Melvin Johansen foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent Behandling av årsregnskap for 2015 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen

2 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse 2 Vestlijordet Huseierlag Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr Behandling av innkomne forslag og saker 1) Endring av vedtektenes 3. 3 avsnitt Nåværende 3, 3. avsnitt lyder: Til huseierlagets fellesanlegg hører også rekkehusenes tak og takrenner slik at det er huseierlaget som betaler kostnadene ved omlegging og vedlikehold av takene på rekkehusene. Kostnadene dekkes ved låneopptak i regi av huseierlaget og samtlige huseiere er forpliktet til å betale kostnadene ved takrehabilitering gjennom økte fellesutgifter eller gjennom å foreta en engangsinnbetaling tilsvarende 1/72 av kostnadene ved takrehabiliteringen. 3, 3. avsnitt endres til: Til huseierlagets fellesanlegg hører også rekkehusenes tak og takrenner samt nedløpsrennene fra takrennene og ned til bakken (10-15 cm over bakken). Det er huseierlaget som betaler kostnadene ved omlegging og vedlikehold av tak, takrenner og nedløpsrenner på rekkehusene. Kostnadene dekkes ved låneopptak i regi av huseierlaget og samtlige huseiere er forpliktet til å betale kostnadene ved takrehabilitering gjennom økte fellesutgifter eller gjennom å foreta en engangsinnbetaling tilsvarende 1/72 av kostnadene ved takrehabiliteringen. (endringene er merket med fet skrift) Vedtektenes 3, 3. avsnitt skal lyde: Til huseierlagets fellesanlegg hører også rekkehusenes tak Huseierlagets vedlikeholdsansvar omfatter også rekkehusenes tak, takrenner og nedløpsrennene fra takrennene og ned til bakken (10-15 cm over bakken). Det er huseierlaget som betaler kostnadene ved omlegging og vedlikehold av tak, takrenner og nedløpsrenner på rekkehusene. Kostnadene dekkes ved låneopptak i regi av huseierlaget og samtlige huseiere er forpliktet til å betale kostnadene ved takrehabilitering gjennom økte fellesutgifter eller gjennom å foreta en engangsinnbetaling tilsvarende 1/72 av kostnadene ved takrehabiliteringen. Vedtak: Enstemmig vedtatt etter korreksjon av teksten

3 3 Vestlijordet Huseierlag 2) Rehabilitering av rekkehustakene og garasjetakene i huseierlaget Se årsberetning for 2015, side 16 Forslag til vedtak: Huseiermøtet gir styret fullmakt til å gjennomføre rehabiliteringen av rekkehus- og garasjetak. Styret får fullmakt til å velge leverandør. Huseierlaget benytter seg av profesjonell byggeledelse ved rehabiliteringen av takene. Styret får fullmakt til å velge byggeleder for prosjektet. Styret gis fullmakt til å inngå avtaler med konsulentfirma og entreprenør. Omleggingen av takene finansieres ved bruk av kr av huseierlagets oppsparte midler. Resten finansieres ved låneopptak. Totale kostnader ved rehabiliteringen av rekkehus- og garasjetakene estimeres til ikke å overstige kr Vedtak: Vedtatt 24 for, 10 imot 3) Opptak av lån for å dekke kostnadene ved omlegging av rekkehus- og garasjetakene. Kostnadene ved omleggingen av takene er estimert til ikke å overstige kr Styret foreslår at huseierlaget bruker kr av oppsparte midler. Resten av kostnadene tilknyttet omleggingen av takene dekkes ved opptak av lån i regi av huseierlaget. Huseierlaget tar opp nødvendig lån med tilbakebetaling over 15 år. Styret får fullmakt til å ta opp lån på vegne av huseierlaget. Renter og avdrag på lånet fordeles forholdsmessig med 1/72 på hver huseier og betales gjennom økning av fellesutgiftene med månedlig innbetaling. Vedtak: Vedtatt mot 6 stemmer

4 4 Vestlijordet Huseierlag 4) Økning av fellesutgiftene pga opptak av lån for å dekke kostnadene ved omlegging av rekkehus- og garasjetakene. Forslag til vedtak: Renter og avdrag på lånet fordeles forholdsmessig med 1/72 på hver huseier og betales gjennom økning av fellesutgiftene med månedlig innbetaling. Fellesutgiftene økes med kr pr mnd øremerket betaling av renter og nedbetaling av taklån. Fellesutgiftene andel knyttet til kostnadene ved takrehabiliteringen reguleres i tråd med den generelle renteutviklingen. Huseiere som i hht vedtektenes 3, 3. avsnitt, siste setning, 2. alternativ innbetaler en engangssum tilsvarende 1/72 del av totale rehabiliteringskostnader får ingen økning av fellesutgiftene på grunn av takrehabiliteringen. Vedtak: Enstemmig vedtatt 5) Fastsettelse av styrehonorar Styrets honorar for perioden 2015/2016 fastsettes til kr , hvorav styreleder mottar kr ,- og de øvrige styremedlemmer deler resterende kr ,- i tråd med styrets forslag til fordeling som er: Judy Warset, kr dvs 33,33% av kr Marit Eidsvaag, kr dvs 33,33% av kr Kassahun Zelleke kr , dvs 33,33% av kr Vedtak: Vedtatt 6) Fastsettelse av honorar til parkeringskomiteen Parkeringskomiteens honorar ble i 2013 øket fra kr til kr Parkeringskomiteen honorar fastsettes til kr Vedtak: Vedtatt 7) Fastsettelse av honorar til vedlikeholdskomiteen Vedlikeholdskomiteens honorar ble i 2013 øket fra kr til kr Vedlikeholdskomiteen honorar fastsettes til kr Vedtak: Vedtatt

5 5 Vestlijordet Huseierlag 8) Tilrettelegging og betaling for lading av EL-bil i huseierlaget Se årsberetning for 2015, fra side 18. Styrets forslag 8 a: Vedtektene får ny skal lyde: Huseiere og beboere som har elbil som parkeres i garasjene skal betale kr 250 pr mnd for lading pr elbil. Ladeutgiften faktureres fra OBOS sammen med felleskostnadene og øvrige månedlige kostnader og spesifiseres på faktura. Eksisterende 16 blir ny 19 Vedtak: Vedtatt med 3 imot Styrets forslag 8 b: Styret utreder med sikte på ferdigbehandling på huseiermøtet i 2017 etableringen av 10 el-billadeplasser i huseierlaget. Om disse plassene skal fordeles på et, to eller alle fire parkeringshus skal være en del av utredningen. Alle kostnader ved etablering av elbilladeplasser skal tilbakeføres til den enkelte elbileier og som sådan være fellesskapet uvedkommende. Vedtak: Vedtatt med 5 imot 9) Forbud mot oppdeling av leiligheter endring av vedtektene Bakgrunn: For å ta vare på bomiljøet i Vestlijordet huseierlag mener styret at man må søke å sikre at boligene ikke blir spekulasjonsobjekter for eiendomsspekulanter. På denne bakgrunn har styret to forslag som tar sikte på å motvirke dette og som bidrar til å opprettholde et godt bomiljø for de som ønsker å bosette seg i huseierlaget. Forslagene i sakene 9 og 10 har dette siktemål. Styrets forslag til ny 17: Det er ikke tillatt å dele opp rekkehusene i mindre enheter og videreutleie disse. Det skal likevel være tillatt å etablere en utleieleilighet i kjelleren såfremt de offentligrettslige krav til etableringen av slik utleieleilighet er oppfylt. Vedtak: Styret trekker forslaget 10) Forbud mot å bruke rekkehusleilighetene til AirBnB endringen av vedtektene Styrets forslag til ny 18 i vedtektene: Det er ikke tillatt å bruke rekkehusleilighetene til AirBnB eller annen tilsvarende romutleie Vedtak: Styret trekker forslaget

6 6 Vestlijordet Huseierlag 11) Forslag om økning av fellesutgiftene Den generelle kostnadsutviklingen gjør det nødvendig å foreslå en generell økning i fellesutgiftene. Styret foreslår på bakgrunn av den generelle kostnadsutviklingen en økning i felleskostnadene med 10 % fra 1. juli Dersom huseiermøtet vedtar å rehabilitere rekkehustakene i 2016 jf sak 4, vil dette medføre økte felleskostnader i tillegg til den generelle økningen som foreslås her. Fellesutgiftene økes med 5% fra 1. juli 2016 (Endret fra 10%) Vedtak: Vedtatt mot 2 stemmer 12) Opprettelse av eget domene (Internettsider) Forslag fra Bjørn Normann For å kunne opprette et sentralt register for Huseierlagets dokumenter foreslår jeg å gjøre dette ved hjelp av Internett. For eksempel www. vestlijordethuseierlag.no som er ledig i skrivende stund. Gjør man dette kan man opprette en database hvor alle formelle og uformelle dokumenter kan lagres for fremtiden. Dette domenet bør som minstekrav ha lagret fullstendige stiftelsesdokumenter, vedtekter og vedtektsendringer. For fremtiden bør alle dokumenter, brev, innkallinger og referater etc. lagres her. Likeledes navnelister, bilder osv. som kan være av interesse for fremtidige beboere. Arkivet kan ha enkel passordbeskyttelse, f.eks. adresse og navn/kundenummer el.l. for hver husstand. Forslag til vedtak: Styret skal registrere et domenenavn for Vestlijordet Huseierlag. Styret skal sørge for å skanne og lagre alle dokumenter relatert til huseierlaget på dette domenet, tilgjengelig for beboerne. Det forutsettes at dokumentene er i styrets besittelse. Om så ikke er tilfellet må styret svare for hvorfor dette ikke er brakt i orden tidligere og hva som kan gjøres for å bringe dette på plass. Styrets kommentar: Styret er av den oppfatning at dette er et interessant forslag. Forslaget innebærer visse kostnader, f. eks. koster det kr 425 pr mnd pluss et etableringsgebyr på kr 1075 for å etablere nettsiden på Herborvi.no som er OBOS sin nettsideservice. I tillegg kommer en mindre sum for å disponere nettsiden hos en domeneleverandør. Styret støtter intensjonene i forslaget, men foreslår en noe annen ordlyd. Styret skal opprette nettside til bruk for huseierlagets beboere og legge ut alle aktuelle dokumenter. Vedtak: Styrets forslag ble vedtatt med 23 stemmer for

7 7 Vestlijordet Huseierlag 13) Bruk av advokat ved vedtektsendringer o.l. - Forslag fra Bjørn Normann Ettersom det blir diskusjon om jurisdiksjon og lovlighet av ovennevnte vedtektsendringer anbefaler jeg at styre i større grad rådfører seg med juridisk kompetanse i saker som f.eks. gjelder vedtektsendringer. Forslag til vedtak: Styret skal kontakte advokat for gjennomgang av vedtektene og stiftelsesdokumentene for å sikre at disse samsvarer med god forretningsførsel. Styrets kommentar: Styret støtter ikke dette forslaget. Styret er opptatt av å holde huseierlagets kostnader så lave som mulig. Styret ønsker derfor ikke å bruke penger på noe som styret og huseiermøtet kan håndtere selv. Styrets leder er selv utdannet jurist. Det synes derfor ikke hensiktsmessig å bruke penger på unødvendige advokatutredninger. Advokater tar fort kr pr time og styret har ikke satt av penger til denne typen utgifter i budsjettet. Forslaget fra Bjørn Normann avvises. Vedtak: Styrets forslag vedtatt med 32 stemmer for og 2 imot Protokolltilførsel: Styret vil innhente juridisk ekspertise i de saker som styret vurderer det som nødvendig. 14) Garasjene og EL-anlegg - Forslag fra Bjørn Normann Det er viktig at el-anleggene i garasjene blir oppgradert til et forsvarlig og lovlig nivå. Slik det er i dag kan det være både brannfarlig og ulovlig. Dette ser ut til å skyldes at mange foretar installasjoner egenhendig og kanskje uten lovpålagt gjennomføring (elektriker), slik det kom frem i Huseiermøtet i fjor. Et nytt anlegg bør derfor bestå av eget sikringsskap for hver garasje. I Hvert sikringsskap bør det være en egen strøm kurs. Hver garasje får sin egen strømmåler som viser garasjens forbruk som brukes til avregning av kostnader. Hver garasje får to doble stikkontakter, en i front og en bak i garasjen. På denne måten kan hver garasje i sær bruke så mye strøm de ønsker til hva de ønsker og betaler selv for forbruket. Dette krever noe større investering vil jeg anta, men vil bli rimeligere på sikt da Huseierlaget sparer strømutgiftene til forbruk i garasjene. Avregningen må foretas av styret, kanskje en gang i året, og regning sendes hver garasjebruker/huseier. Er dette en 16 amp. kurs vil det kunne dekke både el-bil og bilvarmer etc. Forslag til vedtak: Styret skal innhente minst 3 tilbud fra seriøse tilbydere på et el-anlegg til garasjene hvor hver garasje får sin egen kurs og egen strømmåler. Så snart tilbudene foreligger skal styret skrive en innstilling og sende til huseierne. Innstillingen skal inneholde investeringsramme. Styret gis fullmakt til å disponere innenfor en investeringsramme inntil kr. xxx.xxx,-. Styre skal avregne strømforbruket til hver huseier en gang i året.

8 8 Vestlijordet Huseierlag Styrets kommentar: Styret har innhentet underhåndenopplysninger fra elektrofirma om hva stipulerte kostnader for et slikt opplegg vil kunne beløpe seg til. Styret har fått opplyst at etablering av egen kurs med strømmåler med 16 A kurs til 72 garasjeplasser vil nødvendiggjøre omfattende infrastrukturarbeider hvor det må kables om og hentes strøm fra trafo som ligger utenfor huseierlagets eiendom. Kostnaden pr garasjeplass er vanskelig å stipulere, men det antydes at arbeidene vil kunne gjennomføres innenfor en kostnad på kr pr garasjeplass. For huseierlaget vil det da kunne medføre en kostnad på kr Styret finner det vanskelig å påføre huseierlaget kostnader for å tilrettelegge for el-bil og andre behov når man vet hvilke andre rehabiliteringsoppgaver huseierlaget står overfor, bla. a. nye tak på rekkehus og garasjer. I tillegg fattet huseiermøtet 2015 vedtak om å bringe el-anlegget i garasjene tilbake til forskriftsmessig stand. Dette arbeidet vil bli gjennomført i løpet av mars/april 2016 har styret fått opplyst av leverandør. Styret har ikke fått opplysninger om andre elbil-eiere i huseierlaget enn de to som allerede var kjente for huseiermøtet i En millionkostnad for å forbedre elanlegget og tilrettelegge for elbil i garasjeanlegget er ikke forsvarlig. Forslaget fra Bjørn Normann avvises. Vedtak: Forslagsstiller trekker saken 15) Vedrørende hustakene - Forslag fra Bjørn Normann De vedtektsendringer som ble vedtatt i fjor vedrørende hustakene tilbakeføres. Styret etablerer et prosjekt som har til hensikt å gjennomføre utbedring av takene. Kostnadene for utbedring av takene dekkes fra Huseierlagets oppsparte midler med kr. 1 mill. Resterende fordeles på 72 enheter hvor hver enhet betaler sin del. Skulle det være huseiere som ikke greier å finansiere sin del kan styre gi lån til disse enhetene med en nedbetaling på 5 år til en fast rente på 6 % pa. Lånene skal på vanlig måte tinglyses på eiendommene. Forslag om utbedring av tak på hus og garasjer: Styret skal etablere et prosjekt som har som formål å utbedre takene på husene og garasjene. Vestlijordet Huseierlag gir et tilskudd på en million kroner til prosjektet. Resten av kostnadene skal dekkes likt på de 72 enhetene i Huseierlaget. Styret får fullmakt til å gi lån til inntil 10 eierenheter som ikke greier å finansiere hustak kostnadene på annen måte. Disse lånene skal gis mot tinglyst sikkerhet i eiendommene og til en fast rente på 6 % pa. Lånene skal nedbetales på inntil 5 år. Styrets kommentar: På huseiermøtet 2015 ble det mot 2 stemmer vedtatt å endre vedtektene slik at takene gjøres til en del av huseierlagets fellesanlegg. Begrunnelse for dette fremgår av innkallingen til fjorårets huseiermøte. Det er et allment (om ikke enstemmig) ønske i huseierlaget om at det er fellesskapet

9 9 Vestlijordet Huseierlag (huseierlaget) som skal stå for rehabiliteringen av hustakene. Noe annet ville ikke være praktisk gjennomførbart med tanke på den boligmasse (rekkehusene) som utgjør Vestlijordet huseierlag. Styret viser til sitt eget forslag om rekkehustakene og garasjetakene. Forslaget fra Bjørn Normann avvises. Vedtak: Styrets forslag vedtatt 4 imot Valg av tillitsvalgte A Som styremedlem for 2 år, ble Robert Evensen foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Torun Sakai foreslått. Vedtak: Valgt B Som varamedlem for 1 år, ble Judy Warset foreslått. Vedtak: Valgt C Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått - Astrid Juvik - Ngawang C. Khangsar - Anders Weimoth Vedtak: Valgt D Som representanter til parkeringskomiteen for 1 år foreslås (2 stk): - Randi Flaten - Tony Brakespear Vedtak: Valgt E Som representanter til vedlikeholdskomiteen for 2 år foreslås (4 stk): - John Arne Johnsen - Kenneth Lødding - Muhammad Shaukat Sarwar - Suthager Ganeshamoorthy Vedtak: Valgt

10 Møtet ble hevet kl.: 20:36. Protokollen signeres av 10 Vestlijordet Huseierlag Møteleder Hans Olav Toft /s/ Referent Sarah L. Karmi /s/ Protokollvitne Melvin Johansen /s/ Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Hans Olav Toft Håkonsvei Styremedlem Robert K. Evensen Martha Tynes vei Styremedlem Torunn Sakai Martha Tynes vei Styremedlem Kassahun Zelleke Martha Tynes vei Varamedlem Judy Warset Vestlisvingen Oslo OBOS Eiendomsforvaltning as Sarah L. Karmi /s/