DØNNA KOMMUNE MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 DØNNA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: St. Halvard Pub&Cafe på Løkta Møtedato: Tid: kl MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ferge fra Bjørn Retur fra Løkta Styremøte i Dønna boligstiftelse etter formannskapsmøtet ( egen innkalling) SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 108/14 14/1372 MØTEPLAN FOR POLITISKE UTVALG FOR /14 12/292 EVENTUELL INNFØRING AV TOBAKKSFORBUD PÅ KOMMUNALE ARBEIDS- PLASSER 110/14 14/1376 REGNSKAPS- OG VEDTAKSRAPPORTERING 2. TERTIAL /14 14/1377 RAPPORTERING 2. TERTIAL FINANSRAPPORTERING 112/14 13/777 EFFEKTIVISERINGSPROSJEKT - SLUTTRAPPORT. 113/14 14/1378 INVESTERINGSTILTAK - HALD IKT - ANDEL AV ANSKAFELSER Dønna, Anne Sofie S. Mathisen Ordfører Tor Henning Jørgensen Rådmann

2 Sak 108/14 MØTEPLAN FOR POLITISKE UTVALG FOR Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1372 Saksnr.: Utvalg Møtedato 108/14 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner den framlagte møteplan for politiske utvalg i kommunen som retningsgivende for utvalgenes møteavvikling i Bakgrunn: Kommunen har i flere år avviklet møtene i de mest sentrale politiske utvalg etter en på forhånd vedtatt møteplan. Dette har betydning for administrasjonens arbeidsplanlegging og derigjennom også servicegraden til kommunens innbyggere og andre som tar opp saker som krever politisk behandling. I tillegg gir en slik møteplan forutsigbarhet for medlemmene av utvalgene. Saksutredning: Rådmannen har med bakgrunn i erfaringer fra tidligere års møteplaner og den kjensgjerning at det i 2015 avholdes valg på nytt kommunestyre, utarbeidet følgende utkast til møteplan for 2015: Måned AMU ADM.UTV. FORMANNSKAP KOMMUNESTYR E Januar 13. Februar Mars April Mai Juni Juli 7. August 25. September Oktober * November Desember Kommunestyremøter på tirsdager møtestart kl * = konstituerende møte. Formannskapsmøter på tirsdager møtestart kl Administrasjonsutvalgsmøte på tirsdager møtestart kl AMU-møter på tirsdager møtestart kl Side 2 av 17

3 Sak 108/14 Vurdering: Utkastet til møteplan for 2014 bygger på erfaringer gjort over år. Det er tatt hensyn til fastsatte frister i reglement for kommunestyre, formannskap og administrasjonsutvalg når det gjelder utsending av saksframlegg og innkalling i forkant av møtene samt nødvendig tid til etterarbeid fra formannskap før sluttbehandling i kommunestyret. Valgdagen i 2015 er mandag 14. september og konstituerende møte er lagt til tirsdag 6. oktober. I henhold til kommunelovens 17 skal det innkalles til konstituerende møte med minst 14 dagers varsel og møtet skal avholdes innen utgangen av oktober måned. Vedlegg: Side 3 av 17

4 Sak 109/14 EVENTUELL INNFØRING AV TOBAKKSFORBUD PÅ KOMMUNALE ARBEIDS- PLASSER Saksbehandler: Ingunn Stemland Arkiv: J07 Arkivsaksnr.: 12/292 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/14 Arbeidsmiljøutvalget /14 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: I tråd med Dønna kommunes satsning på folkehelse og forebyggende tiltak, det totale arbeidsmiljøet og hensynet til barn, unge og kommunens tjenestemottakere innfører Dønna kommune tobakksfri arbeidstid fra 1. juli Dette betyr: 1. Tobakksfri arbeidstid for ansatte i Dønna kommunes virksomheter som har kontakt med barn, unge, pasienter og publikum. Vedtaket omfatter ikke ansatte som oppholder seg i en privat sfære. 2. Røykfri arbeidstid for øvrige ansatte i Dønna kommunes virksomheter. Vedtaket omfatter ikke ansatte som oppholder seg i en privat sfære. 3. Dønna kommune skal tilrettelegge for tobakksavvenningskurs for de ansatte før tobakksfri arbeidstid trer i kraft. Dersom ansatte i kommunens virksomheter ønsker å sette i gang egne initiativ for å fremme tobakksavvenning på arbeidsplassen eller i andre settinger, skal kommunen være behjelpelig med å tilrettelegge for dette. Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 5/14 Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: I tråd med Dønna kommunes satsning på folkehelse og forebyggende tiltak, det totale arbeidsmiljøet og hensynet til barn, unge og kommunens tjenestemottakere innfører Dønna kommune tobakksfri arbeidstid fra 1. juli Dette betyr: 1. Tobakksfri arbeidstid for ansatte i Dønna kommunes virksomheter som har kontakt med barn, unge, pasienter og publikum. Vedtaket omfatter ikke ansatte som oppholder seg i en privat sfære. Side 4 av 17

5 Sak 109/14 2. Røykfri arbeidstid for øvrige ansatte i Dønna kommunes virksomheter. Vedtaket omfatter ikke ansatte som oppholder seg i en privat sfære. 3. Dønna kommune skal tilrettelegge for tobakksavvenningskurs for de ansatte før tobakksfri arbeidstid trer i kraft. Dersom ansatte i kommunens virksomheter ønsker å sette i gang egne initiativ for å fremme tobakksavvenning på arbeidsplassen eller i andre settinger, skal kommunen være behjelpelig med å tilrettelegge for dette. Bakgrunn: Saken om Dønna kommune som røykfri arbeidsplass har vært ute på høring i to runder. Det kom få innspill ved første høringsrunde våren 2012, og det ble ikke tatt stilling til forbud mot bruk av snus i denne høringsrunden. I andre høringsrunde, vinter 2013, ble alle ansatte i kommunen, på rådhuset og politiske partier i kommunen bedt om å ta stilling til Dønna kommune som en tobakksfri (forbud mot både røyk og snus) arbeidsplass. Saken har vært utsatt i påvente på vurdering av om totalforbudet også skulle gjelde snus. Saksutredning: Det er kommet varierte innspill i høringen. I hovedsak støttes et røykeforbud begrunnet i røykernes helse eller av helseskader for passive røykere. Samtidig påpeker noen at et røykeforbud kan være vanskelig å håndheve. Dønna barne- og ungdomsskole og Løkta oppvekstsenter er negativ til et totalforbud mot røyking i arbeidstiden. Andre innspill har vært at ansatte bør tilbys røykavvenningskurs. Få har uttalt seg om forbud mot bruk av snus. Enheten landbruk og kirkekontoret viser til at snusing kan tillates innenfor gitte rammer, da andre enn den som snuser ikke tar skade av snusingen. Gitte rammer vil være at man ikke må sjenere publikum eller andre kollegaer. Enhet teknisk drift og Løkta oppvekstsenter er negativ til snusforbud. Ingen politiske partier har uttalt seg om forbud mot snus og røyk. Et eventuelt tobakksforbud i arbeidstiden har blitt diskutert i folkehelsegruppen. Her er det også delte meninger. Noen mener begge deler må forbys, mens andre mener at snus må kunne brukes på privat kontor men bør unngås i publikumsmottak. Omfattende endringer i tobakksskadeloven ble vedtatt i april Fra 1. juli i år ble det vedtatt blant annet røykfrie inngangspartier til offentlige virksomheter og helseinstitusjoner. Fra samme tidspunkt ble det også vedtatt tobakksforbud i skoler og barnehager. Dette innebærer at ansatte og besøkende ikke kan bruke snus eller røyk på skolens og barnehagens område. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har uttalt at et røykeforbud i arbeidstiden, som er begrenset mot situasjoner der arbeidstaker befinner seg i private sfærer, anses å ligge innenfor utøvelse av arbeidsgivers styringsrett. Handlingsrommet for arbeidsgiver anses noe snevrere for regulering av snus. Men ved situasjoner der arbeidstaker har kontakt med barn, unge, publikum og brukere anses et slikt forbud også å ligge innnenfor arbeidsgivers styringsrett. Det antas ikke å være i strid med retten til respekt for privatlivet. Ved innføring av tobakksforbud vil det være av betydning hvordan man konkret avgrenser gruppen «ansatte som har kontakt med barn, unge, brukere og publikum», og hvordan unntaket for den «private sfære» blir anvendt i praksis. Side 5 av 17

6 Sak 109/14 Vurdering: Røyking er den viktigste risikofaktoren både for tidlig død og tap av friske leveår i Norge. Røyking øker risikoen for hjerte- og karsykdommer, kols og mange former for kreft, særlig lungekreft. Andelen av unge (16-24 år) som røyker er synkende, samtidig har andelen snusbrukere i samme aldersgruppe økt betydelig. Snus inneholder kreftfremkallende stoffer, og øker risikoen for utvikling av flere alvorlige kreftformer. Skadevirkningene av snus er kun ca 10 prosent sammenliknet med røyking. Når bruken av snus er i kraftig økning vil også skadevirkningene ramme flere. Ved å gjøre Dønna kommune til en tobakksfri kommune vil vi være med å gjøre en innsats for å begrense tobakksbruk og dens følgesykdommer. Samarbeidsavtalen om folkehelsearbeid mellom Dønna kommune og Nordland fylkeskommune regulerer satsningen på folkehelse i kommunen. I perioden har Dønna kommune forpliktet seg til å utvikle egen organisasjon som helsefremmende arbeidsplass. Ivaretakelse av ansattes helse står derfor sentralt i spørsmålet om å forby bruk av tobakk i arbeidstiden. Røyking har negative konsekvenser både for røykeren og for dem som blir utsatt for passiv røyking. Innføring av røykeforbud i arbeidstiden gir en vinn/vinn situasjon. Den enkelte får en helsegevinst, andre ansatte vil ikke bli utsatt for passiv røyking og arbeidsgiver får en arbeidstaker med øket tilstedeværelse og bedret helse. Snus rammer først og fremst snuseren selv, så lenge andre ikke blir utsatt for lukt fra åpen snusboks eller brukte snusklyser. På den andre siden er ansatte i kommunen forbilder for barn, unge, pasienter og publikum. Et tobakksforbud som også gjelder snus vil bidra til en holdningsendring også i forhold til snusproblematikken. I perioden skal kommunen prioritere forebyggende tiltak rettet mot barn og unge. Det er derfor ønskelig at Dønna kommune som arbeidsgiver opptrer som god rollemodell, og følger etter tobakksforebyggingen som skjer i skolen - med et forbud mot bruk av både snus og røyk i arbeidstiden. I tråd med kommunens satsning på folkehelse og forebyggende tiltak, det totale arbeidsmiljøet, hensynet til barn, unge, pasienter og publikum mener saksbehandler at Dønna kommune som arbeidsplass bør være tobakksfri. Innføring av tobakksfri arbeidstid kan medføre kostnader blant annet til informasjonsarbeid til de som omfattes av forbudet og veiledning/kurs i tobakksavvenning. Eventuelle kostnader knyttet til arbeidet vil kunne drives innenfor vedtatte budsjettrammer for folkehelse. Tobakksforbud for ansatte i Dønna kommune vil ikke gjelde ved reiser i arbeidstiden, hjemmekontor eller andre forhold som omfattes av den private sfære. Ansatte og andre som representerer Dønna kommune bør imidlertid være bevisst på at man representerer Dønna kommune på arbeidsreiser og eksterne konferanser/møter og oppfordres til å avstå fra tobakksbruk i slike sammenhenger. Ved et eventuelt vedtak om røyk-/snusforbud i arbeidstiden gjelder dette fra dato fastsatt i vedtaket. Vedtaket tas også inn i arbeidsreglementet ved neste revidering. Side 6 av 17

7 Sak 110/14 REGNSKAPS- OG VEDTAKSRAPPORTERING 2. TERTIAL 2014 Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 14/1376 Saksnr.: Utvalg Møtedato 110/14 Formannskapet Rådmannens innstilling: Formannskapet tar rapporteringen for 2. tertial 2014 til etterretning. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok innføring av rammebudsjettering med målstyring fra og med budsjettåret I sammenheng med dette har kommunestyret benyttet adgangen som gis i forskrift om kommunale årsbudsjett til å delegere myndighet til formannskapet og administrasjon. Delegasjonen gjelder myndighet til disposisjon innenfor rammene som kommunestyret har vedtatt. Dette er innarbeidet i kommunens økonomireglement og delegasjonsreglement. Det stilles krav om at administrative vedtak knyttet til stillingsvakanser og budsjettregulering innenfor tildelte rammer skal rapporteres til formannskapet hvert tertial. For å gjøre rapporteringen enklere er økonomirapportering og vedtaksrapportering slått sammen i ett skjema. Vurdering: For hver driftsenhet rapporteres følgende: - vedtaksrapportering (økonomiske disposisjoner/budsj.reguleringer og vakanser) - regnskapsavvik på drift - regnskapsavvik på investeringer Alle enheter har levert rapportene sine. For rådmannens stab er det gjort større budsjettreguleringer i forbindelse med rapporteringen for å dekke inn merbehov. Dønna omsorgssenter melder om anstrengt budsjett og behov for interne omprioritering. For øvrig er det ingen av enhetene som melder om avvik som bør følges opp. Rapportene tyder på at kommunens økonomi samlet sett er under god kontroll i forhold til budsjett. Den største og viktigste utgiften er lønnsrelaterte utgifter. Lønnsforbruket ser akseptabelt ut når det tas høyde for lønnsreserven og sykepengerefusjoner. Det er gjort en lønnssammenligning med fjoråret som viser at vi ligger ca bedre an enn på samme tidspunkt i fjor. Kommunen har bare mottatt regnskapsrapporter fra Leirfjord kommune for første del av året når det gjelder barnevern. Dette gjør at det er vanskelig å følge opp dette området. I rapportene skal det framgå om enhetenes drift holdes innenfor den vedtatte budsjettramme. Dersom det ikke er tilfelle, må det settes i verk tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen. Side 7 av 17

8 Sak 110/14 Kommunestyret har nylig behandlet en budsjettregulering for investeringsbudsjettet, og tallene som behandles i denne tertialrapporten er ikke oppdatert i forhold til dette. Det er en utfordring at noen tiltak som er budsjettert i investeringsbudsjettet vil bli flyttet over til driftsregnskapet på grunn av at det er tiltak vi ikke har lov til å ta inn i investeringsregnskapet. Dette vil belaste driftsregnskapet, og vi har ikke oversikt over størrelsene på disse tallene ennå. Regnskaps- og vedtaksrapporteringen legges fram for formannskapet. Formannskapet er ansvarlig for å sende saken videre til kommunestyret dersom de finner det nødvendig. Saksmappevedlegg: Rapporter fra enhetene Investeringsregnskap hittil i år Side 8 av 17

9 Sak 111/14 RAPPORTERING 2. TERTIAL FINANSRAPPORTERING Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 14/1377 Saksnr.: Utvalg Møtedato 111/14 Formannskapet Rådmannens innstilling: Formannskapet tar rapporten for 2. tertial 2014 til etterretning. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i desember 2011 reglement for finansforvaltning i Dønna kommune. Hovedhensikten med finansreglementet er å sette grenser for hvor stor risiko kommunen skal ta ved plassering av sine likvide midler og i forvaltingen av kommunens innlån. I tillegg har reglementet bestemmelser om rapportering av kommunens finansforvaltning fra administrasjonen til politisk nivå. Dette har til hensikt å hindre at administrasjonen tar større risiko enn reglementet tillater uten at det blir kjent for kommunestyret. Vurdering: Det er utarbeidet et rapportskjema med bakgrunn i rapporteringspliktene som fremgår av reglementet. Skjemaet viser også hvilke betingelser som gjelder for kommunens viktigste innlån. Dette er ikke et krav etter reglementet, men gir politikerne bedre oversikt. Rapporten legges fram samtidig med regnskapsrapporteringen etter hvert tertial. Rapporten legges fram for formannskapet. Formannskapet er ansvarlig for å sende rapporten videre til kommunestyret dersom de finner det nødvendig. Plassering av ledig likviditet er for tiden ikke noen aktuell problemstilling. Likviditeten er anstrengt, og det er i 2014 åpnet en kassakreditt på 10 millioner. I tillegg er det åpnet en kassakreditt som skulle fungere som byggelån for Åssletta omsorgsboliger. Denne har ikke vært benyttet hittil. Kassakreditten har vært i bruk i deler av andre tertial. Behovet for kassakreditt vil være til stede i lang tid fremover. Det eneste som kan bedre likviditeten i noe omfang er at fremtidige overskudd ikke pløyes tilbake i driften. Vedlegg: Rapportskjema 2. tertial 2014 Finansforvaltning Side 9 av 17

10 Sak 112/14 EFFEKTIVISERINGSPROSJEKT - SLUTTRAPPORT. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 13/777 Saksnr.: Utvalg Møtedato 152/13 Formannskapet /13 Kommunestyret /14 Formannskapet /14 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar sluttrapporten fra Telemarksforskning til etterretning og vil ta stilling til de enkelte tiltak i forbindelse med behandlingen av årsbudsjett for 2015 og økonomiplan for perioden Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i desember 2013 at det skulle gjennomføres et «effektiviseringsprosjekt» for å avdekke potensiale for utgiftsreduksjoner/inntektsøkninger utover det som kommunens administrasjon allerede har utredet og at det skulle engasjeres ekstern konsulent til å bistå kommunen i dette arbeidet. Telemarksforskning ble i februar 2014 engasjert som ekstern konsulent. Saksutredning: Kommunestyret behandlet en eventuell igangsetting av et «effektiviseringsprosjekt» i møte den og fattet da slikt vedtak under sak 96/13: 1. Kommunestyret vedtar at det skal gjennomføres et «effektiviseringsprosjekt» for å avdekke potensiale for utgiftsreduksjoner/inntektsøkninger utover det som kommunens administrasjon allerede har utredet og at det skal engasjeres ekstern konsulent til å bistå kommunen i dette arbeidet. 2. Kommunestyret oppnevner formannskapet som styringsgruppe og gir styringsgruppen fullmakt til å engasjere nødvendig konsulentbistand innenfor en total kostnadsramme på kr for hele prosjektet samt å gjennomføre prosjektet. 3. Kommunestyret vedtar å avsette kr i budsjettet for 2013 til dette og at avsetningen dekkes gjennom tilsvarende reduksjon i reserverte tilleggsbevilgninger. Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendig budsjettregulering. Med bakgrunn i ovenfornevnte vedtak ble det innhentet tilbud fra tre aktuelle leverandører og formannskapet behandlet valg av leverandør i møte den d.å. og fattet da slikt vedtak under sak 29/14: Formannskapet vedtar å anta tilbudet fra Telemarksforskning som leverandør av bistand i gjennomføring av kommunens Effektiviseringsprosjekt og gir rådmannen fullmakt til å inngå avtale. Kontrakt mellom kommunen og Telemarksforskning ble inngått den 6. mars d.å. Side 10 av 17

11 Sak 112/14 Telemarksforskning startet opp sitt arbeid i mars måned hvor det ble foretatt innsamling av relevante data samt gjennomført intervju med formannskap, tillitsvalgte (fagforbund og utdanningsforbund), rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. Det ble videre gjennomført underveismøte i prosjektet 25. april d.å. hvor formannskap, tillitsvalgte, rådmann og kommunalsjefer deltok og hvor en gjennomgikk en foreløpig rapport fra Telemarksforskning. Nytt underveismøte ble gjennomført 5. september d.å. og på dette deltok også formannskap, tillitsvalgte, rådmann og kommunalsjefer. Oppsummeringsseminar ble avholdt 1. oktober d.å. og på dette ble utkast til rapport gjennomgått. På dette seminaret deltok formannskap, tillitsvalgte, rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. Endelig sluttrapport ble oversendt fra Telemarksforskning den 6. oktober d.å., jfr. saksvedlegg. Fra sluttrapporten fra Telemarksforskning gjengis kap.12 Tiltaksliste: Om beregningene i tiltakslisten. Beregningene baserer seg på tall oppgitt fra kommunen. Dette innebærer at vi ikke har vurdert detaljgrunnlaget for de beløp vi har fått oppgitt. Der vi selv har utført økonomiske analyser og beregninger, baserer dette seg på faktiske regnskapstall fra kommunen. Der det ikke er angitt et innsparingsbeløp skyldes dette ett eller flere av følgende forhold: - Stor usikkerhet til tallene involvert i tiltaket. - Mange mulige varianter av gjennomføringen av tiltaket som enten krever detaljberegninger, eller der nivået man legger seg på er avgjørende for innsparingseffekten. - Uklare forutsetninger. - Tiltaket er så stort at det krever egen utredning for å fastslå innsparingsmulighetene. Menyliste Forslag til innsparingstiltak. Tiltak Kommentar Årlig besparelse Overføring av ungdomstrinnet på Løkta til DBU Overføring av barnetrinnet på Løkta til DBU Overføring av elvene fra Bjørn til DBU Overføring av Nord-Dønna til DBU Kjente elevtall tilsier at det vil være tilstrekkelig med en klasse på trinnet i klasse på DBU, uavhengig av om elevene fra Løkta overføres til denne skolen. Løkta vil miste en av sine klasser. Det antas at det kreves ca. 1,5 årsverk til å opprettholde en ungdomstrinnklasse med tre årstrinn. Overføring av barnetrinnet kan teoretisk sett skje raskt. Per i dag ikke behov for klassedeling på DBU. Elevtallsutviklingen tilsier at man om få år bare vil ha en barneskoleklasse på Løkta. En eventuell framtidig klassedeling på DBU vil normalt medføre et ekstra årsverk. Vi anbefaler ikke å gjennomføre dette tiltaket Hvis Bjørn montesorriskole blir for liten til å få statsstøtte, vil flere elever trolig reise til DBU. Med færre elever i privatskole vil rammeoverføringene til Dønna kommune øke med ca. kr En klassedeling på DBU vil medføre et ekstra årsverk Hvis Nord-Dønna montesorriskole legger ned virksomheten, vil kommunen få en økning i rammetilskuddet på ca. kr ( * 25). Forventet klassetall på barnetrinnet ved DBU Kr Kr Kr Kr Side 11 av 17

12 Sak 112/14 Redusert spesialundervisning Dreie tjenestetilbud i retning hjemmetjenester Utleie av sykehjemsplasser Redusere antall institusjonsplasser/bemanning Endre fordelingsnøkkel barnevern Gjennomgang av bygningsmasse Økte leieinntekter fra de to privatskolene Strammere betalingsregime for bruk av Dønnahallen Ny fordelingsnøkkel landbruk er antatt å øke med to (ca. 1,3 mill.). Besparelsen vil dermed kunne være i størrelsesorden kr med 25 elever på Nord-Dønna. Den forventede utviklingen i elevtall tilsier en nedgang mot 20. Da vil innsparingen være påå ca. kr (1,6 1,3 mill.). Dønna burde ha forutsetninger for å gi god tilpasset opplæring i det ordinære tilbudet og liten bruk av spesialundervisning. Reduksjon i bruken av spesialundervisning vil kunne skje i løpet av et par år. En realistisk ambisjon burde være å komme tilbake til nivået fra Det skulle tilsi en besparelse på 1-1,5 årsverk Tall fra KOSTRA viser at andelen sykehjemsbeboere med omfattende bistandsbehov er relativt lav i Dønna. Samtidig som bemanningssituasjonen fremstår som god. I lys av at behovet for sykehjemsplasser vil falle de neste årene, vil det sannsynligvis være noe kostnadsbesparende å tilby omsorgsboliger fremfor institusjonsplass til friskeste brukerne I årene frem til 2020 vil andelen eldre synke, og behovet for sykehjemsplasser vil bli redusert. Etter vår vurdering bør kommunen forsøke å leie ut institusjonsplasser til andre kommuner i området i denne perioden. Frem mot 2020 kan antallet plasser reduseres med 3 uten at dekningsgraden reduseres. Tilsvarende kan antall årsverk reduseres med 1,5 og pleiefaktoren vil fortsatt være noe høyere enn den er i dag. I dag betaler Dønna 20 % av lønnsutgifter til merkantilt ansatt i det interkommunale barnevernssamarbeidet. En fordelingsnøkkel basert på beregnet utgiftsbehov på barnevernsområdet indikerer at Dønna skal betale 11,3 % av disse utgiftene. Dønna har høye driftskostnader til bygg/lokaler. Kommunen bør iverksette et eget prosjekt om forvaltning av kommunale formålsbygg med tanke på både rimelig umiddelbare og fremtidige innsparinger (f.eks. ved avhending/overdragelse, ENØK-tiltak, investeringer etc.). Oppjustering av husleie med 20 % (utover vanlig regulering) med effekt fom skoleåret 2015/16 (= ). Økt leie for bruk av svømmehall. I dag betales kun et symbolsk beløp på kr.150 pr. skoleuke (=30.000). Målsette et inntjeningsmål om økte leieinntekter for bruk av hallen. Betalingsreglement må tilpasses/revideres et slikt mål. Herøy dekker per i dag 50 % lønnskostnader for en av 2 landbrukskonsulenter (=25 prosent). Våre beregninger viser at Herøy bør refundere ca. 30 % av utgiftene i et slikt samarbeid. Kr Usikkert, avhenger av hvilket nivå man legger seg på Kr (3 plasser) Kr Kr Usikkert, forutsetter videre intern prosess i kommunen. Kr Kr Kr Side 12 av 17

13 Sak 112/14 Nedklassifisering av kommunal vei Fordeling av administrasjonskostnader Økt interkommunalt samarbeid for stabsfunksjoner Næringssjef-funksjonen inn i rådmannsstillingen (eller lagt til en kommunalsjef) Eiendomsskatt Forlenge nedbetalingstiden på lån «Effektivisering»/innsparingskrav rentekostnad Realvekst frie inntekter i økonomi-planperioden Målsette et krav om at rundt 10 % (=5.5 km) av kommunal vegstrekning nedklassifiseres. Dønna har høye kostnader på administrasjon funksjonen blir oppgitt å være en samlefunksjon. Sannsynligvis ligger det kostnader her som burde vært fordelt ut på aktuelle tjenesteområder. Kommunen bør se nærmere på fordeling av administrasjonsutgifter/fellesutgifter. Ved vakanser og naturlig avgang forutsettes inndratt stillingshjemler i slike stabsfunksjoner. Disse funksjonene/hjemlene er heller ment å bli servet i interkommunalt samarbeid eller evt. i en sammenslått kommune, tilsvarende et målsatt krav på 2 hele hjemler for kommunen på sikt (senest fom `17). Tiltak på sikt, dvs. etter at tidligere rådmann har gått av med pensjon (i spesialrådgiverstillingen). Vi har sett nærmere på inntektspotensialet for Dønna kommune ved å basere seg på markedsverdi oppgitt på boligeiendommer fra Skattedirektoratet. Eiendomsskatt på bolig (inkl. anslag for fritidseiendommer på 1,365 mill.) er beregnet til 4,115 mill. kr. i 2014 og 4,648 mill. kr. i I 2013 utgjorde eiendomsskatten for kommunen totalt 3,9 mill. kr., hvorav ca. 3 mill. kr. fra bolig og fritidseiendommer. Potensiale for årlig utgiftsreduksjon ved å tilpasse seg nærmere maksimal nedbetalingstid (laveste tillatte avdrag). Effekten beregnet som ca. 5 % av opprinnelig budsjettert avdragsbeløp. Hyre inn ekstern bistand for aktiv låneforvaltning. Målsatt innsparingskrav (netto) beregnet til 0,25 0,4 % av samlet lånegjeld på 130 mill. kr. Ethvert kommuneopplegg i statsbudsjettet har realvekst i frie inntekter, på generelt godt over 1 %- poeng. Vedtatt økonomiplan for synes isolert sett ikke å ha inne effekten av slik realvekst (for år 2-4 i planperioden). Vi foreslår at moderate ½ % (=ca. 1-1/2%) realvekst legges til grunn for Dønna kommune. Da skal vi også ha tatt høyde for enkelte føringer/satsinger fra sentralt hold som deler av realveksten forutsetter å finansiere. Kr Kr Kr Kr (2015) Kr Kr Kr Forøvrige detaljer henvises det til sluttrapporten fra Telemarksforskning. Vurdering: Fra sluttrapporten fra Telemarksforskning vil man trekke fram følgende fra kap.13 Anbefalinger: Generelle anbefalinger. Kommunen bør først og fremst se etter de store tiltakene for kostnadsreduksjoner og prioritere å gjennomføre disse på en god måte. Vi mener driftsnivået kan reduseres uten at dette på noen måte vil være uforsvarlig. Vi mener at kommunen fortsatt vil kunne gi innbyggerne et meget godt tilbud. Side 13 av 17

14 Sak 112/14 Vi foreslår flere steder i rapporten reduksjoner i årsverk. Vi vil presisere at kommunen selvsagt skal ivareta sine ansatte på best mulig måte. Dette betyr at man fortrinnsvis bør planlegge bemanningsreduksjoner der dette kan gjøres ved naturlig avgang og/eller omplasseringer. Kommunen må i hvert tilfelle vurdere best mulig løsning når bemanningsreduksjoner skal gjennomføres. Kommunen må selv vurdere hvilke tiltak på tiltakslisten de ønsker å prioritere. Vi vil likevel komme med noen anbefalinger på de neste sidene. Anbefalinger: Overordnet økonomistyring. Det forventes at Dønna kommune vil få redusert sine inntekter de neste årene som en følge av befolkningsnedgang. Gjennom kriteriene i inntektssystemet anslås mindreutgiftene å tilsvare om lag 7 mill. kr. Fram mot Videre er det stor usikkerhet knyttet til framtidige økonomiske rammebetingelser. Fra sentralt hold er det lagt opp til gjennomgang og revidering av inntektssystemet fra I praksis er det slik at små kommuner i liten grad greier å tilpasse seg driftsreduksjoner i en slik størrelsesorden med mindre det gjøres strukturelle grep. Dønna kommune har derfor en særskilt utfordring i å tilpasse driften sin til disse strammere rammene. Dette taler for at Dønna kommune må gjøre enkelte større strukturelle, utgiftsreduserende grep for å tilpasse seg strammere økonomiske driftsrammer i fremtida. I tillegg vil vi sterkt fraråde kommunen å saldere driftsbudsjettet med bruk av disposisjonsfond. Dersom dette gjøres over flere år, vil behovet for mer drastiske kutt-tiltak øke, fordi man da over tid ligger på et kunstig høyt driftsnivå sammenliknet med inntektsgrunnlaget. Dette vil på ett tidspunkt ikke kunne fortsette, og man vil måtte ty til mer drastiske tiltak for å tilpasse seg rammene. Vi mener at kommunen heller bør vurdere å benytte disposisjonsfond til investeringer som gir reduksjoner i driftskostnadene (eks. ENØK-tiltak, samlokaliseringer etc.). Anbefalinger: Barnehage. Dønna kommune har en lite fordelaktig struktur på sitt barnehagetilbud med en mellomstor en liten kommunal barnehage, samt 1 privat barnehage. Det kan være aktuelt å bygge en ny barnehage på Dønna. Den nye barnehagen bør, basert på barnetall i grunnkretsene og utviklingen i disse, ligge på Solfjellsjøen. En fleksibel løsning vil være å bygge 2 avdelinger med 24 plasser som krever to barnehagelærere og to assistenter. Disse ville kunne ha 24 barn over 3 år, 12 barn under tre år eller en blanding av disse. Anbefalinger: Skole. En gjennomgang av mulige innsparinger peker på fire endringer. Ikke alle er like realistiske eller vil gi umiddelbare resultater. 1. Kr ved overføring av ungdomstrinnet på Løkta til DBU. 2. Kr ved overføring av elevene ved Bjørn til DBU. 3. Kr ved overføring av Nord-Dønna til DBU. 4. Kr ved redusert spesialundervisning. Overføring av ungdomstrinnet fra LØkta kan skje raskt og vil med en gang gi forventa innsparing. Det er ikke usannsynlig at elevtallet ved Bjørn montesorriskole blir så lite i løpet av få år at statstilskuddet vil bli borte. Da vil trolig elevene bli sendt til DBU. Det er ikke særlig sannsynlig at elevtallet ved Nord-Dønna montesorriskole blir så lite at den blir lagt ned. Men den kan legges ned av andre grunner. Reduksjon i bruken av spesialundervisning vil kunne skje i løpet av et par år. Dette vil kreve en fast kommunal ledelse og et godt samarbeid med PP-tjenesten. Vi anbefaler ellers å vurdere økte leieinntekter fra de to privatskolene (mulig potensiale er estimert til ca. kr ). - Oppjustering av husleie med 20 % (utover vanlig regulering) med effekt f.o.m. skoleåret 2015/16 (=20000). Økt leie for bruk av svømmehall. I dag betales kun et symbolsk beløp på kr. 150 pr skoleuke (= 30000). Strammere betalingsregime for bruk av Dønnahallen. - Målsette et inntjeningsmål om økte leieinntekter for bruk av hallen. Betalingsreglement må tilpasses/revideres et slikt mål. Anbefalinger: Pleie og omsorg. Som et generelt tiltak vil vi anbefale å drie ressursbruken fra institusjonsbaserte tjenester mer i retning av hjemmebaserte tjenester. I årene fremover vil antall eldre reduseres, og behovet for sykehjemsplasser bli redusert. Etter vår vurdering bør kommunen benytte denne perioden til å leie ut institusjonsplasser til andre kommuner, eller å nedskalere eget institusjonstilbud. Frem mot 2020 kan antallet plasser reduseres med 3 uten at dekningsgraden faller. Side 14 av 17

15 Sak 112/14 Utleie av 3 sykehjemsplasser. Effekt: 2,5 mill. kr. - Når det gjelder utleie av sykehjemsplasser vil det være naturlig å se til Alstahaug, som vil oppleve en stor økning i antall eldre de nærmeste årene. - Et alternativ er å redusere på antall institusjonsplasser, og tilby omsorgsboliger til nye brukere med noe mindre omfattende pleiebehov. I planleggingen av det fremtidige omsorgstilbudet må man også ta høyde for at Samhandlingsreformen stiller større krav til kommunenes kapasitet til å mot brukere før, i stedet for, og etter sykehusopphold. En eventuell dreining mot mer hjemmebaserte tjenester kan medføre at sykehjemsplassene i større grad kan tilbys pasienter med behov for korttidsopphold, eller som har spesielle behov for oppfølging i livets siste fase. På lang sikt vil trolig en satsing på tilpassede omsorgsboliger, i kombinasjon med utstrakt forebyggende arbeid og fortsatt sykeheimsdrift, gi en oversiktlig og driftsmessig god dekning av de ulike trinnene i omsorgstrappa. Anbefalinger: Barnevern. På bakgrunn av vår gjennomgang av barnevernsområdet, har vi følgende anbefalinger til kommunen: - Bredere samarbeid om fosterhjemsarbeidet, også utenfor Ytre Helgeland. - Prioritere endringsorienterte tiltak. - Bygge kompetanse i egen organisasjon. I dag betaler Dønna 20 % av lønnsutgifter til merkantil ansatt i det interkommunale barnevernssamarbeidet. En fordelingsnøkkel basert på beregnet utgiftsbehov på barnevernsområdet indikerer at Dønna skal betale 11,3 % av disse utgiftene. Årlig besparelse er estimert å utgjøre ca kr Anbefalinger: Landbruk. Dønna kommune er vertskommune for interkommunalt samarbeid om landbruksforvaltning mellom Herøy og Dønna kommuner. Herøy dekker per i dag 50 % lønnskostnader for en av 2 landbrukskonsulenter (=25 prosent). Våre beregninger viser at Herøy bør refundere ca. 30 % av utgiftene i et slikt samarbeid. Årlig besparelse er estimert å utgjøre ca. kr Anbefalinger: Teknisk. Dønna har generelt høye driftskostnader til bygg/lokaler. Kommunen bør iverksette et eget prosjekt om forvaltning av kommunale formålsbygg med tanke på både rimelige umiddelbare og framtidige innsparinger (f.eks. ved avhending/overdragelse, ENØK-tiltak, investeringer etc. Dønna har relativt høye kostnader til kommunal vei. Kommunen bør vurdere å privatisere en del kommunale veger. - Konkret foreslår vi at rundt 10 % (=5,5 km) av kommunal vegstrekning nedklassifiseres. Årlig besparelse er estimert å utgjøre ca kr Dette tiltaket forutsetter imidlertid en prosess i kommunen der en ser nærmere på hvilke vegstrekninger det er naturlig å privatisere. Anbefalinger: Administrasjon. Dønna har høye kostnader på administrasjon. Kommunen bør se nærmere på fordeling av administrasjonsutgifter/fellesutgifter. Vi anbefaler ellers at kommunen bør vurdere økt interkommunalt samarbeid for stabsfunksjoner. - Ved vakanser og naturlig avgang forutsettes inndratt stillingshjemler i slike stabsfunksjoner. Disse funksjonene/hjemlene er heller ment å bli servet i interkommunale samarbeid eller evt. i en sammenslått kommune, tilsvarende et målsatt krav på 2 hele hjemler for kommunen på sikt (senest f.o.m. `17). Et slikt tiltak/årlig besparelse er å utgjøre ca. kr I tillegg foreslår vi at næringssjeffunksjonen på sikt går inn i rådmannstillingen (eller lagt til en av kommunalsjefene). - Effekten av tiltaket/årlig besparelse er estimert til ca. kr Anbefalinger: Inntektspotensiale eiendomsskatt. Vi har sett nærmere på inntektspotensialet for Dønna kommune ved å basere seg på markedsverdi oppgitt på boligeiendommer fra skattedirektoratet. - Beregningene på boligeiendommer er gjort ut fra markedsverdi oppgitt av skattedirektoratet, og er derfor ganske nøyaktig. Tallene er fra Beregningene på hytter- og fritidseiendommer er gjort ut fra antallet fritidseiendommer med et gjennomsnittlig anslag på verdi på kr per eiendom. Anslaget er usikkert. Eiendomsskatt på bolig (inkl. anslag for fritidseiendommer) er beregnet til 4,115 mill. kr. i 2014 og 4,648 mill. kr. i I 2015 er inntektspotensialet anslått til ca. 1,5 mill. kr. (=4,6 3,0). Side 15 av 17

16 Sak 112/14 Anbefalinger: Generelle inntekter og utgifter. Potensiale for årlig utgiftsreduksjon ved å tilpasse seg nærmere maksimal nedbetalingstid (laveste tillatte avdrag). Effekt kr «Effektivisering»/innsparingskrav rentekostnader. Effekt kr Hyre inn ekstern bistand for aktiv låneforvaltning. Målsatt innsparingskrav (netto) beregnet til 0,25-0,4 % av samlet lånegjeld på 130 mill. kr. Realvekst frie inntekter i økonomiplanperioden. Effekt kr Vedtatt økonomiplan for synes isolert sett ikke å ha inne en realvekst (for år 2-4 i planperioden). Vi foreslår at moderate ½ % (= ca. 1-1/2 %) realvekst legges til grunn for Dønna kommune. Da skal vi også ha tatt høyde for enkelte føringer/satsinger fra sentralt hold som deler av realveksten forutsetter å finansiere. Videre oppfølging av de foreslåtte/anbefalte tiltakene vil måtte skje som en del av prosessen med å utarbeide årsbudsjett for 2015 og økonomiplan for perioden Tiltakene er lagt inn i budsjetteringsprogrammet Arena og det henvises til dette i den videre prosess. Saksvedlegg: 1. Effektiviseringsprosjekt Dønna kommune Sluttrapport fra Telemarksforskning. Side 16 av 17

17 Sak 113/14 INVESTERINGSTILTAK - HALD IKT - ANDEL AV ANSKAFELSER Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 14/1378 Saksnr.: Utvalg Møtedato 113/14 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner HALD-IKT investeringer innenfor en ramme på kr , og at dette finansieres i tråd med vedtatt budsjett for Kommunestyret gir rådmannen nødvendig fullmakt til å iverksette anskaffelsene. Bakgrunn: I investeringsbudsjettet for 2014 er det satt av kr til investeringer i IKT gjennom HALD IKT. Vurdering: Anskaffelsene gjøres av IKT-avdelingen i Alstahaug på vegne av HALD-kommunene. anskaffelsene omfatter følgende: Nytt journalsystem for legetjeneste og helsestasjon Oppgradering av Visma Enterprise Oppgradering til Visma flyt skole CAL lisenser for brukere i sikkersone (Pleie og omsorg, legetjeneste mv) Nytt lagringsssystem/backup Sum Beløpene er rammer, og det kan bli justeringer mellom prosjektene. Investeringsregningene fra Alstahaug kommer i nettopriser uten mva. Vedlegg: Ingen Side 17 av 17