Gloppen kommune. Møtebok. Utval Kommunestyret Møtestad Hyen Samfunnshus Dato Tid Kl. 09:00-14:30

Transkript

1 Gloppen kommune Utval Kommunestyret Møtestad Hyen Samfunnshus Dato Tid Kl. 09:00-14:30 Møtebok Følgjande medlemar møtte Arnar Hans Kvernevik Gunnvor Sunde Leidulf Gloppestad Mariel Eikeset Koren Svein-Ottar Sandal Arnfinn Jørgen Brekke Jan Asle Rustøen Magni Aa Berge Jeffrey Elliott Thomas Leidulf Rygg Bogstad Kent Øystein Hjelle Venke Kollbotn Bernt Reed Audun Mundal Olaf Sigurd Gundersen Jostein Arne Røyrvik Vidar Sandal Per Rune Vereide Marit Straume Frå AP SD SP MDG KRF KRF H SP SP KRF SP KRF SP KRF SP SP SP SP SP Forfall/møtte ikkje Frå Følgjande varamedlem møtte Frå Anniken Rygg H Dagfinn Kaspar Nyhammer H Bjarte Gangeskar V Sjur Atle Austrheim V Hege Lothe SV Edgar Roald Kvernevik SD Jan Arve Søvde SD Liv Petra Holme AP Nickolai M. Willis AP Per Ståle Husevåg KRF Asbjørn Magne Gjengedal KRF Frode Fagerli KRF Robert Nyemah KRF Solveig Lien Gusdal SP Ola Henning Ommedal SP Andre som møtte Jan Kåre Fure, rådmann Knut Roger Berge Nesdal, næringssjef - i sak 25/17

2 Ugilde Sak Følgjande varamedl. Merknad møtte Bernt Reed 034/17 Ingen Heimelen for inhabilitet er 40, nr 3b i kommunelova. Arnfinn Jørgen Brekke 037/17 Ingen Heimelen for inhabilitet er 6, 1e, pkt 2 i forvaltningslova. Møteleiar: Leidulf Gloppestad Underskrift: Leidulf Gloppestad Arnfinn Brekke Olaf Sig. Gundersen Sakliste Sak nr. Sakstittel 023/17 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste 024/17 Referat og orienteringssaker 025/17 Arbeidet med kommuneplanen: Kva skal vi strekkje oss etter? 026/17 Rådmannen si årsmelding for /17 Rekneskapen for disponering av overskot 028/17 Statusrapport for 1. tertial /17 Økonomiplanen for perioden sluttbehandling 030/17 Breimsbygda skisenter AS - tilføring av ny kapital 031/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen 032/17 Bustadpolitisk handlingsplan Sluttbehandling 033/17 Sluttbehandling av barnehage- og skulebruksplanen 034/17 Revisjon av strategiplan for miljøtiltak i landbruket /17 Kommunal forskrift om tildeling av langtidsopphald i sjukeheim eller omsorgsbustad med bemanning gjennom heile døgnet - vedtak 036/17 Bygging av utleigebygg til Strukturplast AS på Faleideflata i Mona 037/17 Kjøp av In Via AS sine aksjar i Mona Vekst AS 038/17 Eigenkapitalemisjon i Sogn og Fjordane Energi AS - fullmakt til ordføraren 039/17 Fullmakt til formannskapet til å vurdere om kommunen skal vere med på aksjeemisjonen i Sogn og Fjordane Energi AS Side 2

3 Gloppen kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/6027 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 023/17 Kommunestyret Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste Vedlegg i saka: Protokoll - Kommunestyret Ordføraren si tilråding: 1. Kommunestyret godkjenner møteboka frå møtet den 24. april Kommunestyret godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 15. juni Møteprotokollen frå siste møtet blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber ordføraren om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. Kommunestyret Til å skrive under møteboka vart valde Olaf Sig. Gundersen og Arnfinn Brekke. Dei to interpellasjonane til dagens møte blir tekne opp på første kommunestyremøte etter ferien. Sak 36/17 vart behandla før økonomiplanen på saklista. KOM- 023/17 Vedtak 1. Kommunestyret godkjenner møteboka frå møtet den 24. april Kommunestyret godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 15. juni Vedtaket var samrøystes. Side 3

4 Gloppen kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/8310 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 024/17 Kommunestyret Referat og orienteringssaker Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka. Orienteringssaker: Ordet fritt... Kommunestyret KOM- 024/17 Vedtak Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 4

5 Gloppen kommune Arkiv: FE - 140, HIST - 16/1159 JournalpostID: 17/8291 Saksbehandlar: Saksnr. Utval Møtedato 025/17 Kommunestyret Arbeidet med kommuneplanen: Kva skal vi strekkje oss etter? Rådmannen si oppmoding Tygg litt på framlegget no i sommar og test det på dei du møter på din veg Saksutgreiing Bakgrunn for saka Vi har i heile vinter og vår jobba med samfunnsdelen i kommuneplanen, og engasjert breitt både formelt og uformelt. Vi har m.a. sett ned ei arbeidsgruppe med representantar frå næringslivet, ungdomsrådet, dei frivillige og kommunen som, som saman med næringslivet si merkevaregruppe har sett på kva som er og skal vere særmerkt for Gloppen. Basert på alle tilbakemeldingane frå folkemøta (framtidsverkstadene) rundt om i kommunen, har arbeidsgruppa oppsummert dei menneskeskapte kvalitetane i Gloppen i ei setning som gruppa meiner skal vere Gloppen sin posisjon, det vi skal strekkje oss etter. På kommunestyremøtet den 15. juni i år vil vi presentere framlegget til posisjon og kvifor arbeidsgruppa tilrår dette. Meininga er at kommunestyret skal tygge litt på det no i sommar, og så kjem vi tilbake til saka når det ringer inn til hausten. Kommunestyret Næringssjef Knut Roger Nesdal orienterte om arbeidsgruppa sitt arbeid og framlegg til 'posisjon' for Gloppen: Ein rikare kvardag - midt i verda. KOM- 025/17 Vedtak Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 5

6 Gloppen kommune Arkiv: FE - 004, HIST - 16/248 JournalpostID: 17/7762 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 051/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannen si årsmelding for 2016 Vedlegg i saka: Rådmannen si årsmelding 2016 Rådmannen si tilråding Kommunestyet tar rådmannen si årsmelding for 2016 til orientering. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Rekneskapen for 2016 blir no lagt fram for kommunestyret og saman med denne legg rådmannen også fram si årsmeldinga for Årsmeldinga skal gje eit kort resymé av året som gjekk, og er rådmannen si melding til politikarane og innbyggjarane. Årsmeldinga for 2016 følgjer i hovudsak same mal som dei siste åra. Eit nytt kapittel om «kva vi har gjort med utfordringane våre» er lagt inn. Her melder rådmannen tilbake om arbeidet med utfordringane og satsingsområda i utfordringsdokumentet som ligg til grunn for arbeidet med kommuneplanen. Dei økonomiske tabellane blir berre presenterte i rekneskapsdokumentet. Årsmeldinga er også sendt kontrollutvalet. --- Rådmannen har ingen merknader utover det som står i årsmeldinga. Formannskapet Rådmannen gjorde merksam på at den utsende årsmeldinga er retta på to punkt: 1. Kommentarane til rekneskapen på helse- og omsorgsutvalet er retta opp (sidene 26 og 27) 2. Rett namn på barnevernsleiaren som slutta skal vere Per Ståle Husevåg (side 25). FOR- 051/17 Vedtak Rådmannen si tilråding vart samrøystes innstilt. Side 6

7 Kommunestyret Vidar Sandal gjorde merksam på ein feil i årsmeldinga på side 50. Kommunen sin representant i styret for Jostedalsbreen nasjonalpark er Venke Kollbotn, med Vidar Sandal som vara (ikkje omvendt, som det står i årsmeldinga). KOM- 026/17 Vedtak Kommunestyet tar rådmannen si årsmelding for 2016 til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 7

8 Gloppen kommune Arkiv: HIST - 16/1341 JournalpostID: 17/7766 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 052/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rekneskapen for disponering av overskot Vedlegg i saka: Revidert rekneskap for Kontrollutvalet sin signerte uttale til rekneskapen for 2016 Rådmannen si tilråding 1. Kommunestyret godkjenner kommunerekneskapen for Overskotet for 2016 på kr ,01 blir brukt slik: - Til oppgjer av balansekontoen til observasjon kr ,68 - Til den kulturelle spaserstokken kr ,- - Til disposisjonsfondet kr ,33 3. Rådmannen får fullmakt til gjere endringar i 2017-budsjettet i samsvar med dette. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Rekneskapen for Gloppen kommune for 2016 er no klar til politisk behandling. Det er lovfesta at rekneskapen skal behandlast av kommunestyret innan utgangen av juni kvart år, etter at denne er revidert og behandla av kommunen sitt kontrollutval. Fakta i saka Rekneskapen for Gloppen kommune for 2016 er gjort opp med eit overskot på kr ,01. Rekneskapen viser eit positivt netto driftsresultat på vel 5,9 millionar. Tilsvarande tal for 2015 var eit overskot på vel 1,6 millionar. Driftsresultatet i 2016 er 1,12 % av sum driftsinntekter. Sjølv om dette er ein del betre enn i 2015, då talet var 0,33 %, er det framleis noko å gå på før vi kjem opp i 1,75 %, som er Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi sitt minstemål for god og sunn kommunal økonomi. Går vi tilbake til 2014, var talet minus 1,2 %, så det går i alle fall rette vegen. Økonomiske konsekvensar for kommunen Rekneskapen i seg sjølv har ingen økonomiske konsekvensar. Overskotet på vel 3,7 mill. bør i all hovudsak avsettast til disposisjonsfondet. Rådmannen vil likevel i samråd med revisor tilrå at kr ,68 blir brukt til å gjere opp balansekontoen til observasjon. Beløpet her er ei oppsamling av gamle summar frå fleire år tilbake som gjeld utgifter som ikkje har vore ført i driftsrekneskapen eller inntekter som har blir ført, men som ikkje er råd å inndrive. I tillegg meiner rådmannen at kulturskulen bør få bruke av overskotet til den kulturelle spaserstokken. Beløpet er eit tilskot frå 2015 som skulle vore avsett som ubrukt. Rådmannen vil ikkje avsette beløpet no, men gje kulturskulen løyve til å bruke til den kulturelle spaserstokken i Side 8

9 2017 utover det budsjetterte, og få dette dekka av disposisjonsfondet. Med desse føringane blir netto avsetting til disposisjonsfondet kr ,33. Rådmannen si vurdering Rekneskapen for 2016 viser det vi veit frå før, at driftsnivået er i høgt med dei løpande inntektene som kommunen har. Resultatet vart likevel noko betre enn budsjettert. Vi har hatt stor fokus på den økonomiske drifta av kommunen i mange år, og dette må vi sjølvsagt halde fram med. Som sagt tilrår rådmannen at overskotet på ,01 blir brukt slik: - Til oppgjer av balansekontoen til observasjon kr ,68 - Til den kulturelle spaserstokken kr ,- - Til disposisjonsfondet kr ,33. Rådmannen ber om fullmakt til å gjere endringar i 2017-budsjetter i samsvar med dette. --- Kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskapen for 2016 ligg ved. Formannskapet FOR- 052/17 Vedtak Rådmannen si tilråding vart samrøystes innstilt. Kommunestyret KOM- 027/17 Vedtak 1. Kommunestyret godkjenner kommunerekneskapen for Overskotet for 2016 på kr ,01 blir brukt slik: - Til oppgjer av balansekontoen til observasjon kr ,68 - Til den kulturelle spaserstokken kr ,- - Til disposisjonsfondet kr ,33 3. Rådmannen får fullmakt til gjere endringar i 2017-budsjettet i samsvar med dette. Vedtaket var samrøystes. Side 9

10 Gloppen kommune Arkiv: FE - 212, HIST - 16/534 JournalpostID: 17/7608 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 022/17 Oppvekstutvalet /17 Helse- og omsorgsutvalet /17 MULTEK-utvalet /17 Formannskapet /17 Kommunestyret Statusrapport for 1. tertial 2017 Vedlegg i saka: Rapport for 1. tertial 2017 Rådmannen si tilråding Kommunestyret tar rapporten for 1. tertial 2017 til orientering. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Vedlagt er ein kort statusrapport for 1. tertial (januar til april) Rådmannen har som sist laga ein samla rapport for alle sektorane, med mellom anna oversikter over skatteinngang, bruk av disposisjonsfond og sjukefråværet. Nytt av året er ein status for investeringsprosjekta. Når det gjeld sjukefråværet, kan det leggast fram detaljerte tal for kvart ansvar i budsjettet. Mange av ansvara har så få tilsette at slike detaljerte rapportar ikkje kan leggast fram i opne saker og drøftast i opne møte. --- Rådmannen sin hovudkonklusjon for 1. tertial er at det meste går som planlagt. Vi har til liks med mange andre kommunar ein liten skattesvikt, som så langt ikkje er urovekkande. Lønnsveksten i 2017 ser ut til å bli om lag som rekna med. Det er på oppvekstutvalet sitt område vi no har størst utfordring med budsjettbalansen. Rådmannen følgjer naturlegvis nøye med, både her og elles Investeringsoversikta viser som tidlegare år at vi er litt for optimistiske når det gjeld oppstart og framdrift på nokre av prosjekta. Vi greier ikkje å bruke som mykje pengar som budsjettert i oppstartsåret. Rådmannen kjem tilbake til kommunestyret med sluttrapport på enkeltprosjekt etter kvart som desse er ferdige. --- Rådmannen legg saka fram til orientering. Side 10

11 Oppvekstutvalet Utvalet ville har ei tilføying til rådmannen si tilråding, der dei oppmodar til systematisk arbeid for å få ned sjukefråværet i sektoren. Forslag til vedtak vert då: Oppvekstutvalet tek rapporten for 1. tertial 2017 til orientering, og oppmodar til systematisk arbeid for å få ned sjukefråværet i sektoren. OPP- 022/17 Vedtak Oppvekstutvalet tek rapporten for 1. tertial 2017 til orientering, og oppmodar til systematisk arbeid for å få ned sjukefråværet i sektoren. Vedtaket var samrøystes. Helse- og omsorgsutvalet HOU- 020/17 Vedtak Helse- og omsorgsutvalet er samd i tilråding. Utvalet ber rådmannen rapportere på status for 'overligg' og venteliste etter ny forskrift om tildeling av langtidsopphald i seinare tertialrapportar. Vedtaket var samrøystes. MULTEK-utvalet Innspel frå Audun Mundal: Kan tal som viser "forbruk hittil føregåande år" takast med i tabellane? KULT- 025/17 Vedtak MULTEK-utvalet er samd i tilrådinga. Vedtaket var samrøystes. Formannskapet FOR- 053/17 Vedtak Side 11

12 Rådmannen si tilråding vart samrøystes innstilt. Kommunestyret KOM- 028/17 Vedtak Kommunestyret tar rapporten for 1. tertial 2017 til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 12

13 Gloppen kommune Arkiv: FE - 145, HIST - 16/602 JournalpostID: 17/8120 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 050/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Økonomiplanen for perioden sluttbehandling Vedlegg i saka: Økonomiplan for perioden Kort samandrag av saka Dette er sluttbehandlinga av økonomiplanen for Økonomiplanen er rettleiande for årsbudsjetta, først og fremst for årsbudsjettet for Rådmannen si tilråding Gloppen kommunestyre godkjenner rådmannen sitt framlegg til økonomiplan for perioden Planen er rettleiande for årsbudsjettet for Saksutgreiing Frå tidlegare behandling av saka Bakgrunn for saka I samsvar med m.a. økonomireglementet legg rådmannen no fram økonomiplanen for perioden Fakta i saka Rådmannen skriv følgjande i samandraget innleiingsvis i planen: «Rådmannen sitt framlegg til økonomiplan for er i hovudsak ein revisjon av investeringane i økonomiplanen fram til 2020 som vart vedteken av kommunestyret i desember I tillegg til dette presenterer rådmannen aktuelle driftstiltak som vi må arbeide vidare med for å finne dekning til. Planen er skriven månadsskiftet april/mai 2017, altså før regjeringa legg fram kommuneproposisjonen for 2018, som vil gje nærare rammer for drifta av kommunane til neste år. Som sist vedtekne årsbudsjett viser, er det ikkje økonomiske rammer for å auke kommunen sine driftsutgifter. Nye driftstiltak er derfor ikkje lagt inn og tilfesta i rådmannen sitt framlegg. Investeringsplanen er ambisiøs, og vil gje oss store driftsutfordringar når renter og avdrag på nye store låneopptak skal betalast. Slik sett er investeringsbudsjettet for høgt. Ein auke i lånerenta på berre eitt prosentpoeng, vil koste oss nesten 5,5 mill meir i årlege renteutgifter. Investeringane Dei store investeringsprosjekta er framleis - rehabilitering av skule- og idrettsbygget i Hyen med 47,5 mill i perioden - nytt omsorgsbygg med 42,9 mill Side 13

14 - nytt blålysbygg med 36 mill - oppgradering av renseanlegget på Byrkjelo med 26,2 mill - nytt industribygg til utleige med 26 mill - utbygging av Sandane skule med 30 mill - bustader til vanskelegstilte med 40 mill. Lånegjelda vil auke til nesten 715 millionar viss alle investeringane i planen blir gjennomførde. Sjølv om mykje av auken kjem frå tiltak som også gjev inntekter, kan kommunen slik rådmannen ser det ikkje greie å handtere ei så stor lånegjeld. Utfordringar på drifta Den store utfordringa på drifta er å skaffe rom for å drifte det nye omsorgsbygget som etter planane blir innflyttingsklart i 2020.» Økonomiske konsekvensar for kommunen Dei økonomiske konsekvensane går fram av plandokumentet. Rådmannen si vurdering Det er både fordelar og ulemper med å skilje arbeidet og behandlinga av økonomiplanen frå årsbudsjettet. Sett frå rådmannen sin ståstad fører delinga til ein god del meirarbeid sidan vi uansett må gjere ein revisjon av økonomiplanen i samband med årsbudsjettbehandlinga for å få oppdaterte økonomiske rammer. Som det går fram av dagens plan er det mykje som er usikkert, særleg på driftssida. Rådmannen er likevel mest ottefull for den auken i lånegjelda som vi kjem til å dra på oss med dei planane vi har i dag. Vi må nøye vurdere alle tiltak med sikte på å redusere kostandene så mykje som råd. Godt nok er kanskje eit omgrep vi skal ta meir i bruk --- Politisk behandling av saka, og innspel frå høyringa Formannskapet (24. mai 2017) Innspel frå Magni Aa Berge på vegner av Senterpartiet, Arbeiderpartiet, Venstre og SV: 5.2. Formannskapet sitt budsjettområde Administrative ressursar. Sjå «omgjering av sekretærstilling i Nordfjordrådet» i kap. 5.2 og «stilling som rådgjevar for oppvekstsjefen» og «leiingsressursar / administrative ressursar i einingane» i kap. 5.3 i samanheng. Redusere til samla kostnad kr ,-. «Oppfølging av breibandsplan» - ta posten ut av økonomiplanen fordi kostnaden er tidlegare vedteke finansiert gjennom disposisjonsfondet. Reduksjon kr , Helse- og omsorgsutvalet sitt budsjettområde Ikkje innføre heildøgnsbemanning ved bukollektivet på Sandane, hyblane og Gotatunet i Gjere ny vurdering om eitt år. Reduksjon kr , MULTEK-utvalet sitt budsjettområdet Utsette «auka drift av Gloppen folkebibliotek» til 2019, eller når rehabilitering av Hyen skule er ferdig. Reduksjon kroner. Redusere «kommunal delfinansiering av spelemiddelsøknadsanlegg» til kr ,-. Reduksjon kr ,-. Summen må nærare vurderast gjennom årleg budsjetthandsaming når ein veit kva anlegg Side 14

15 som står for tur. Investeringsbudsjettet 2017 utsette oppstart brannstasjon til Innspel frå Svein-Ottar Sandal frå KrF: 1. Låneopptak: Etterslep på gjennomføring av vedtekne investeringsprosjekt. Kommunestyret legg til grunn at låneopptak først vert gjort når dei einskilde lånefinansierte prosjekt vert gjennomført. 2. I økonomiplanen er det på kap 4 sett opp eit konsekvensjustert budsjett. For hovudsektorane, formannskapet, oppvekst, helse og omsorg, MULTEK og Gloppen kyrkjelege fellesråd er 2017 tala flatt vidareført i økonomiplanperioden. Det ville vere ønskjeleg at det vart laga ei samleoppstilling over dei tiltaka som er nemnde i kap 5 (endring i drifta) for å sjå konsekvensane av desse i økonomiplanperioden. Dei einskilde tiltak som er nemnde i 5.2-5,3-5,4-5,5 er så langt vi kan sjå ikkje tidfesta for gjennomføring. Er det rett? 3. Det er behov for å sjå dagleg leiar Nordfjordrådet og sekretær for Nordfjordrådet i samanheng med eventuell omgjering av sekretær for Nordfjordrådet til 100 prosent stilling. 4. Auka driftstilskot for Firda fysikalsk-medisinske senter skal følgje opptrappingsplanen frå kommunestyret sitt vedtak i budsjett/økonomiplan desember Endring av dimensjoneringsforskrifta for brann (kr 1,2 mill). Beløpet vert tatt ut til dei nasjonale krava er avklart. 6. For ikkje å svekke drifta av Gloppen Folkebibliotek må kr inn i budsjettet om det ikkje kan dekkast gjennom endring av bibliotektenesta i Hyen til rehabilitert skuleanlegg er ferdig. 7. Prosjektleiar investering og prosjektleiar investering på einskildprosjekt vert sett i samanheng. 8. Treng meir informasjon om ny distriktsmusikar innan folkemusikk. 9. Rehabilitering av skuleanlegget i Hyen har fått ei svært høg kostnadsramme (estimert). Skulen skal rehabiliterast, men det må vere eit mål å få kostnadene ned. 10. Utleigebygg til Strukturplast - 26 mill. Under føresetnad av at kommunen eig dette bygget og kan lånefinansiere det, og at avtalen med Strukturplast dekker alle kostnader kommunen har med denne investering. 11. Nytt bustadfelt Austrheim - ny tekst: Nytt bustadfelt Nordstranda. 12. Maskiner og utstyr og kommunen sin bilpark vert sett i samanheng og totalt ( ) sett til kr 10 mill i økonomiplanperioden. 13. Gang og sykkelveg Søreide - Åsen vert tatt ut i denne omgang. 14. Det skal arbeidast for å etablere eit kommunalt bustadfelt i Hyen (evt. Holme) Sum? 15. Planarbeid for fv 615: 2 mill, som tidlegare vedtak i kommunestyret. --- Innspela og merknadene vart lagt ut på høyring saman med rådmannen sitt framlegg. Side 15

16 Eldrerådet (29. mai 2017) Eldrerådet tek rådmannen sitt framlegg til økonomiplan for perioden til orientering. Eldrerådet ber om at tiltaket om auke av tal korttidsplassar ved Gloppen omsorgssenter i 2018 og oppføring av nytt omsorgsbygg innan 2020 vert høgt prioritert. Vedtaket var samrøystes. Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne (29. mai 2017) Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne meiner dei prioriterte investeringane i "Økonomiplan " er viktige. Rådet støtter særskild at bemanning av Myklebusttunet er høgt prioritert, og forventer at bemanninga av dei nye plassane på omsorgssenteret er klar når bygget er klart til å takast i bruk. Rådet har ellers ingen merknader. Vedtaket var samrøystes. Helse- og omsorgsutvalet (31. mai 2017) Helse- og omsorgsutvalet prioriterer nye driftstiltak i sin sektor slik: 1. Auka driftstilskot til Firda fysikalsk-medisinsk senter med opptrapping i samsvar med kommunestyret sitt vedtak i økonomiplanen for Bemanning av Myklebusttunet 3. Auke av talet på korttidsplassar ved omsorgssenteret 4. Heildøgnsbemanning ved bufellesskapa i Breim Vedtaket vart gjort med fire mot to røyster. Mindretalet røysta for rådmannen si prioritering. Oppvekstutvalet (31. mai 2017) Framlegg frå SP og SV til vedtak i saka (det vart røysta over kvart punkt): Saka vart drøfta og følgjande punkt er viktige for oppvekstutvalet: Vi ynskjer å følgje prioriteringane i barnehage- og skulebruksplanen. Samrøystes. Vi ynskjer å prioritere rådgjevar for oppvekstsjefen i budsjettet for Samrøystes. Vi ynskjer å få synleggjort trongen for auka ressursar knytt til språkopplæring for framandspråklege elevar i barneskulen. Samrøystes. Kommunen treng eit barneombod og aktivitørar for dei som fell utanfor. (Dette punktet var fremja av Gunnvor Sunde (SD), men teke inn i framlegget til SP og SV) Dette punktet fall med 3 mot 4 stemmer. MULTEK-utvalet (1. juni 2017) gjorde ikkje vedtak i saka, men desse framlegga er førde inn i møteboka: Framlegg frå Kent Øystein Hjelle (Sp): Løyvinga til bevarings- og formidlingsbygg til Holvikejekta blir teken ut av planen. Framlegg frå Edgard Kvernevik (SD): 1. Kommmunestyret bed om at det vert utarbeidd ei oppdatert oversikt over tilfluktsrom i kommunen med tilhøyrande dekningsgrad. I den grad det er underdekning, må det søkjast om tilskot for supplering frå statleg hald. 2. Kommunestyret bed om at det vert utgreidd tilsetting av eit kommunalt barneombod, herunder sikre aktivitørar for barn og unge som fell utanfor skule og sosiale aktivitetar. Side 16

17 Framlegg frå Solveig Lien Gusdal (Sp): 1. Investeringar i gang- og sykkelvegar må innarbeidast i trafikktryggingsplanen slik at dei kan prioriterast der. 2. Det må settast av planleggingsmidlar for ein samla plan for veg, vatn og avløp for heile Fjellbygda. --- Det er ikkje kome inn merknader frå utlegginga av planen, men høyringsfristen er ikkje ute når dette er skrive. Rådmannen si vurdering Økonomiplanen er rettleiande for årsbudsjetta, og i dette tilfelle sjølvsagt først og fremst for budsjettet som vi startar på rett over sommarferien. Rådmannen sitt framlegg til økonomiplan går fram av vedlegget i saka. Eg legg til grunn at kommunestyret gjer vedtak om dei endringane m m som skal leggast inn i planen. Formannskapet I finansutvalet Gruppeleiarane i Høgre, SV og Miljøpartiet Dei Grøne var inviterte til å møte i saka. Mariel Eikeset Koren (MDG) møtte. Det har kome inn ein merknad frå høyringa - frå Byrkjelo Ide og Utviklingslag om oppstart av prosess for nytt bustadfelt på Byrkjelo. Framlegg frå Magni Aa Berge på vegner av Senterpartiet, Arbeiderpartiet, Venstre og SV: Kommunestyret vedtek rådmannen sitt framlegg til økonomiplan for med følgjande endringar: 1. Kommunestyre legg til grunn at årsbudsjett for 2018 skal gå med eit driftsoverskot på minimum 1 % 2. Oppvekst: Stillingar som rådgjevar for oppvekstsjefen og administrative ressursar i einingane må må sjåast i samanheng med ei øvre grense på 1,0 mill. 3. MULTEK: Kommunal del spelemidlar skal reduserast med kr ,- 4. For seinare økonomiplanar ber kommunestyret om at tiltak som gjev utslag i drifta i økonomiplanperioden skal syne att i framskrivinga av driftsbudsjettet for planperioden. Innspel/framlegg frå Svein-Ottar Sandal (Krf): 1. Kommunestyret legg til grunn at låneopptak først vert gjort når dei einskilde lånefinansierte prosjekt står for gjennomføring 2. Rehabilitering av basseng og skuleanlegget i Hyen har fått ei svært høg kostnadsramme. Skulen skal rehabiliterast, men det må vere eit mål å få kostnadene ned 3. Utleigebygg til Strukturplast AS på omlag kr 26 mill kan gjennomførast under føresetnad av at kommunen eig dette bygget og kan lånefinansiere det, og at avtalen med Strukturplast dekker alle kostnader kommunen har med denne investeringa (investeringsbudsjettet) Side 17

18 4. Auka driftstilskot til Firda fysikalsk-medisinsk senter skal følgje opptrappingsplanen frå kommunestyret sitt vedtak i budsjett/økonomiplan frå desember Administrative ressursar: Sjå "omgjering av sekretærstilling i Nordfjordrådet i kap 5.2. og "stilling som rådgjevar for oppvekstsjefen" og planleggingsressurs til m.a. sentrumsutvikling Sandane i samanheng. Reduserast til samla kostnad kr ,- 6. Prosjektleiar investering og prosjektleiar investering på einskildprosjekt vert sett i samanheng 7. "Nytt bustadfelt på Austrheim" vert endra til "Nytt bustadfelt på Nordstranda" (insteringsbudsjettet) 8. "Auka drift Gloppen folkebibliotek" vert for 2018 og 2019 dekka ved endring i bibliotekdrifta ved Hyen skule i den tida skulen er under rehabilitering 9. Endring i dimensjoneringsforskrifta for brann (kr 1,2 mill) vert utsett til dei nasjonale krava er avklart 10. Gang- og sykkelveg Søreide - Åsen vert tatt ut i denne omgang (investeringsbudsjettet) 11. Det skal etablerast eit kommunalt bustadfelt i Hyen - i nærleik av Straume eller Holme og på Byrkjelo 12. Planarbeid fylkesveg 615. Viser til vedtak i samband med budsjett/ økonomiplan desember Prioriteringar: Helse og omsorgsutvalet si budsjettramme. 1. Auka driftstilskot til Firda fysikalsk-medisinsk senter, med opptrapping i samsvar med kommunestyrevedtaketi økonomiplanen for Auka bemanning av Myklebusttunet 3. Auke talet på korttidsplassar ved omsorgsenteret 4. Heildøgnsbemanning ved bufellesskapa i Breim. (Dette er i samsvar med innstillinga frå helse- og omsorgsutvalet). Oppvekstutvalet sitt budsjettområde: 1. Gjennomføring av barnehage- og skulebruksplanen 2. Fleire barnehageplassar 3. Stilling som rådgjevar for oppvekstsjefen. Formannskapet sitt budsjettområde: 1. Administrative ressursar: Sjå "omgjering av sekretærstilling i Nordfjordrådet i kap 5.2. og "stilling som rådgjevar for oppvekstsjefen" og planleggingsressurs til m.a. sentrumsutvikling Sandane i samanheng. Reduserast til samla kostnad kr ,- 2. Oppfølging av breibandsplanen. MULTEK sitt budsjettområde: Ekstra reinhaldsressurs til Gloppen ungdomsskule og Sandane skule 2. Ny distriktsmusikar i folkemusikk 3. Kommunal delfinansiering av anleggsutbygging 4. Auka stillingsprosent i Trivselshagen. I formannskapet Side 18

19 Magni Aa Berge og Svein-Ottar Sandal tok opp att sine framlegg frå diskusjonen i finansutvalet. Framlegg frå Gunnvor Sunde (SD): 1. Kommunestyret bed om at det vert utarbeidd ei oppdatert oversikt over tilfluktsrom i kommunen med tilhøyrande dekningsgrad. I den grad det er underdekning, må det søkjast om tilskot for supplering frå statleg hald. 2. Kommunestyret bed om at det vert utgreidd tilsetting av eit kommunalt barneombod, herunder sikre aktivitørar for barn og unge som fell utanfor skule og sosiale aktivitetar. Det vart røysta slik: 1 over framlegget frå Svein-Ottar Sandal: Pkt 1 fekk tre røyster og fall Pkt 2 fekk tre røyster og fall pkt 3 vart samrøystes vedteke Pkt 4 vart samrøystes vedteke Pkt 5 fekk fire røyster og fall Pkt 6 vart samrøystes vedteke Pkt 7 vart samrøystes vedteke Pkt 8 vart samrøystes vekteke Pkt 9 vart samrøystes vedteke Pkt 10 fekk tre røyster og fall Pkt 11 vart samrøystes vedteke Pkt 12 vart samrøystes vedteke. 2. over framlegget frå Gunnvor Sunde Pkt 1 fekk fire røyster og fall Pkt 2 fekk tre røyster og fall 3. Framlegget frå Magni Aa Berge m/fl: Pkt 1 vart vedteke med fem røyster Pkt 2 vart vedteke med seks røyster Pkt 3 vart vedteke med åtte røyster Pkt 4 vart samrøystes vedteke. FOR- 050/17 Vedtak Rådmannen si tilråding vart innstilt med desse endringane/presiseringane: 1. Kommunestyre legg til grunn at årsbudsjett for 2018 skal gå med eit driftsoverskot på minimum 1 % 2. Oppvekst: Stillingar som rådgjevar for oppvekstsjefen og administrative ressursar i einingane må må sjåast i samanheng med ei øvre grense på 1,0 mill. 3. MULTEK: Kommunal del spelemidlar skal reduserast med kr ,- 4. For seinare økonomiplanar ber kommunestyret om at tiltak som gjev utslag i drifta i økonomiplanperioden skal syne att i framskrivinga av driftsbudsjettet for planperioden 5. Utleigebygg til Strukturplast AS på omlag kr 26 mill kan gjennomførast under føresetnad av at kommunen eig dette bygget og kan lånefinansiere det, og at avtalen med Strukturplast dekker alle kostnader kommunen har med denne investeringa (investeringsbudsjettet) Side 19

20 6. Auka driftstilskot til Firda fysikalsk-medisinsk senter skal følgje opptrappingsplanen frå kommunestyret sitt vedtak i budsjett/økonomiplan frå desember Prosjektleiar investering og prosjektleiar investering på einskildprosjekt vert sett i samanheng 8. "Nytt bustadfelt på Austrheim" vert endra til "Nytt bustadfelt på Nordstranda" (insteringsbudsjettet) 9. "Auka drift Gloppen folkebibliotek" vert for 2018 og 2019 dekka ved endring i bibliotekdrifta ved Hyen skule i den tida skulen er under rehabilitering 10. Endring i dimensjoneringsforskrifta for brann (kr 1,2 mill) vert utsett til dei nasjonale krava er avklart 11. Det skal etablerast eit kommunalt bustadfelt i Hyen - i nærleik av Straume eller Holme og på Byrkjelo 12. Planarbeid fylkesveg 615. Viser til vedtak i samband med budsjett/ økonomiplan desember Innstilling vart gjort mot ei røyst. Kommunestyret Høyringsinnspel frå barnehagane i Gloppen var sendt ut til kommunestyret i eigen ekspedisjon. Framlegg frå Per Rune Vereide (Sp): 1. Oppstart av 'blålysbygget' blir utsett til Kommunestyret ber om å få framlagd ei sak om korleis kommunen best kan forvalte eigedomsportefølgjen innan bustader og forretningsbygg m.v. Framlegg frå Gunnvor Sunde (SD): 1. Kommunestyret bed om at det vert utarbeidd ei oppdatert oversikt over tilfluktsrom i kommunen med tilhøyrande dekningsgrad. I den grad det er underdekning, må det søkjast om tilskot for supplering frå statleg hald 2. Kommunestyret bed om at det vert utgreidd tilsetting av eit kommunalt barneombod, herunder sikre aktivitørar for barn og unge som fell utanfor skule og sosiale aktivitetar. Framlegg frå Svein-Ottar Sandal (Krf): 1. Kommunestyret legg til grunn at låneopptak først vert gjort når dei einskilde lånefinansierte prosjekt står for gjennomføring 2. Rehabilitering av basseng og skuleanlegget i Hyen har fått ei svært høg kostnadsramme. Skulen skal rehabiliterast, men det må vere eit mål å få kostnadene ned Framlegg frå Kent Øystein Hjelle (Sp): Løyvinga til bevarings- og formidlingsbygg til Holvikejekta blir teken ut av planen. Det var eit kort gruppemøte. Side 20

21 --- Det vart røysta slik: 1. Pkt 1 i framlegget frå Per Rune Vereide, som vart vedteke mot tre røyster 2. Pkt 2 i framlegget frå Per Rune Vereide, som vart vedteke mot to røyster 3. Framlegget frå Kent Øystein Hjelle, som fekk to røyster og fall 4. Pkt 1 i framlegget frå Gunnvor Sunde, som vart samrøystes vedteke 5. Pkt 2 i framlegget frå Gunnvor Sunde, som fekk to røyster og fall 6. Pkt 1 i framlegget frå Svein-Ottar Sandal, som fekk sju røyster og fall 7. Pkt 2 i framlegget frå Svein-Ottar Sandal, som fekk sju røyster og fall 8. Pkt 1 i formannskapet si innstilling, som vart vedteke mot ni røyster 9. Pkt 2-12 i formannskapet si innstilling, som vart samrøystes vedteke. Til slutt vart det røysta samla over formannskapet si innstiling og dei framlegga som fekk fleirtal ovanfor, og desse vart vedtekne mot to røyster. KOM- 029/17 Vedtak Gloppen kommunestyre godkjenner rådmannen sitt framlegg til økonomiplan for perioden med desse endringane/presiseringane: 1. Kommunestyre legg til grunn at årsbudsjett for 2018 skal gå med eit driftsoverskot på minimum 1 % 2. Oppvekst: Stillingar som rådgjevar for oppvekstsjefen og administrative ressursar i einingane må må sjåast i samanheng med ei øvre grense på 1,0 mill. 3. MULTEK: Kommunal del spelemidlar skal reduserast med kr ,- 4. For seinare økonomiplanar ber kommunestyret om at tiltak som gjev utslag i drifta i økonomiplanperioden skal syne att i framskrivinga av driftsbudsjettet for planperioden 5. Utleigebygg til Strukturplast AS på omlag kr 26 mill kan gjennomførast under føresetnad av at kommunen eig dette bygget og kan lånefinansiere det, og at avtalen med Strukturplast dekker alle kostnader kommunen har med denne investeringa (investeringsbudsjettet) 6. Auka driftstilskot til Firda fysikalsk-medisinsk senter skal følgje opptrappingsplanen frå kommunestyret sitt vedtak i budsjett/økonomiplan frå desember Prosjektleiar investering og prosjektleiar investering på einskildprosjekt vert sett i samanheng 8. "Nytt bustadfelt på Austrheim" vert endra til "Nytt bustadfelt på Nordstranda" (insteringsbudsjettet 9. "Auka drift Gloppen folkebibliotek" vert for 2018 og 2019 dekka ved endring i bibliotekdrifta ved Hyen skule i den tida skulen er under rehabilitering 10. Endring i dimensjoneringsforskrifta for brann (kr 1,2 mill) vert utsett til dei nasjonale krava er avklart 11. Det skal etablerast eit kommunalt bustadfelt i Hyen - i nærleik av Straume eller Holme og på Byrkjelo 12. Planarbeid fylkesveg 615. Viser til vedtak i samband med budsjett/ økonomiplan desember Oppstart av 'blålysbygget' blir utsett til Kommunestyret ber om å få framlagd ei sak om korleis kommunen best kan forvalte eigedomsportefølgjen innan bustader og forretningsbygg m.v. 15. Kommunestyret bed om at det vert utarbeidd ei oppdatert oversikt over tilfluktsrom i kommunen med tilhøyrande dekningsgrad. I den grad det er underdekning, må det søkjast om tilskot for supplering frå statleg hald Side 21

22 Planen er rettleiande for årsbudsjettet for Vedtaket vart gjort mot to røyster. Side 22

23 Gloppen kommune Arkiv: FA - D11, HIST - 12/1395 JournalpostID: 17/7225 Saksbehandlar: Jan-Kjetil Øygard Saksnr. Utval Møtedato 023/17 MULTEK-utvalet /17 Formannskapet /17 Kommunestyret Breimsbygda skisenter AS - tilføring av ny kapital Rådmannen si tilråding 1. Kommunestyret viser til rådmannen si saksutgreiing og vedtek at kommunen går inn med kr i kapitaltilførsel til Breimsbygda skisenter AS. Beløpet vert dekka over disposisjonsfondet. 2. Kommunestyret godkjenner som garantist at Breimsbygda skisenter AS får innvilga avdragsfridom fram til på lånet som kommunen har garantert for, og at garantitida for lånet blir forlenga tilsvarande. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Styret i Breimsbygda skisenter AS har gått ut til dei største aksjonærane, Stryn kommune, Gloppen kommune og Breimsbygda idrettslag, og bedt om kapitaltilføring med bakgrunn i ein sesong der ein knapt hadde inntekter. Fakta i saka Sesongen 2016/17 har for mange skisenter vore vanskeleg, og Breimbygda skisenter AS har hatt ope berre ein helg i januar og tre dagar på slutten av sesongen. Underskotet inkludert finanskostnader utgjer pr kr og der eigenkapitalen er tapt med ei underdekning på kr Dette har medført at selskapet er komt i ein likviditetsskvis som gjer at dei ikkje har midlar til å møte påløpande utgifter fram til neste sesong. Etter aksjelova har selskapet sitt styre plikt til å vurdere tiltak, og i tillegg til å be om kapitaltilføring har dei bedt Sparebanken Sogn og Fjordane om avdragsfridom i 8 mnd, men dette må vere under føresetnad av samtykke frå kommunen som har garantert for låna. Styret har forslag om slik inndekking frå aksjonærane: Gloppen kommune kr Stryn kommune kr Breimsbygda idrettslag kr Styret meiner at selskapet sin økonomi har blitt sterkt forbetra dei siste år, noko som dei meiner er dokumentert ved at dei ikkje krev større kapitaltilførsel enn det som er vist. Økonomiske konsekvensar for kommunen I denne saka meiner rådmannen at disposisjonsfondet til kommunen må nyttast og saldoen der er på kr pr Rådmannen si vurdering Side 23

24 Breimsbygda skisenter AS har dette året hatt ein av dei svakaste driftssesongane i selskapet i historie. Styret har etter rådmannen si vurdering gjort ein god jobb dei siste åra med å rydde i økonomien i selskapet og få til ei sunn drift. Mykje av arbeidet med drifta vert utført at medlemmer i Breimsbygda IL, og lønsutgiftene er såleis låge. Men, uansett kva tiltak som vert sett i verk, vil det knytte seg ein del usikre faktorar til drift av eit skianlegg. Det vert stilt spørsmål om det er klimatiske faktorar og endringar som er årsaka til vanskane, men rådmannen meiner at det er for tidleg å konkludere med at det er dei klimatiske forhold som har ført til ein snøfattig vinter, eller fleire dei siste åra. Rådmannen meiner at der viktig å støtte dei tiltaka som styret gjer for å sikre driftsgrunnlaget for skisenteret, som ligg i eit av dei største turutfartsområda i regionen, og meiner såleis at kommunen bør støtte oppmodinga om kapitaltilføring. MULTEK-utvalet Framlegg frå Mariel Eikeset Koren (MDG): Nytt punkt i tillegg til rådmannen si tilråding: 3. Kommunestyret ber styret i Breimsbygda skisenter AS om å legge fram for kommunestyret ein plan for klimatilpassing/snøproduksjon og satsing på framtidsretta utvikling av anlegget. Framlegget vart samrøystes vedteke. KULT- 023/17 Vedtak MULTEK-utvalet er samd i tilrådinga, med slikt nytt pkt 3: Kommunestyret ber styret i Breimsbygda skisenter AS om å legge fram for kommunestyret ein plan for klimatilpassing/snøproduksjon og satsing på framtidsretta utvikling av anlegget. Vedtaket var samrøystes. Formannskapet Bjarte Gangeskar bad om å få sin habilitet vurdert sidan han er leiar i Breimsbygda IL, som er ein av eigarane i Breimsbygda skisenter AS. Formannskapet vedtok at han ikkje er inhabil. FOR- 062/17 Vedtak Rådmannen si tilråding, med MULTEK-utvalet sitt tillegg vart samrøystes innstilt. Kommunestyret KOM- 030/17 Vedtak 1. Kommunestyret viser til rådmannen si saksutgreiing og vedtek at kommunen går inn med kr i kapitaltilførsel til Breimsbygda skisenter AS. Beløpet vert dekka over disposisjonsfondet. 2. Kommunestyret godkjenner som garantist at Breimsbygda skisenter AS får innvilga Side 24

25 avdragsfridom fram til på lånet som kommunen har garantert for, og at garantitida for lånet blir forlenga tilsvarande 3. Kommunestyret ber styret i Breimsbygda skisenter AS om å legge fram for kommunestyret ein plan for klimatilpassing/snøproduksjon og satsing på framtidsretta utvikling av anlegget. Vedtaket var samrøystes. Side 25

26 Gloppen kommune Arkiv: FE - 216, HIST - 14/1481 JournalpostID: 17/4201 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 024/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen Vedlegg i saka: Rapport frå kommunerevisjonen i Nordfjord - Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen Reglar for saksbehandling i Gloppen kommune Kort samandrag av saka Denne saka er ei tilbakemelding til kommunestyret om korleis rådmannen har følgt opp forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen. Hovudpunktet i oppfølginga er at rådmannen har laga nye reglar for saksbehandlinga til folkevalde organ, nytt saksbehandlingsprogram er teke i bruk og kommunen sin plan- og utgreiingskapasitet er auka ved endra organisering og nye stillingar. Rådmannen si tilråding Kommunestyret viser til rådmannen si tilbakemelding på oppfølginga av revisjonsrapporten om kommunal saksgang og dokumenthandtering og har ingen merknader til denne. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Kommunestyret behandla forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen i møtet den 15. juni 2015 og gjorde slikt samrøystes vedtak i sak 32/15: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen», frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert Kommunestyret ber administrasjonen følgje opp tilrådingane på side 5 og 6 i rapporten, og at sakshandsamingsreglementet og arkivinstruks vert oppdatert 2. Kommunestyret ber også administrasjonen følgje miljøverndepartementet si anbefaling for saksgang i dispensasjonssaker jfr. side 22 og 23 i rapporten 3. Saksbehandlingskapasitet må vurderast i samband med årsbudsjettet for Gloppen kommune 4. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Rådmannen orienterte kontrollutvalet om kva som var gjort på møtet den 18. mars Det vart då Side 26

27 konkudert med at rådmannen også skulle orientere kommunestyret om oppfølging av rapporten. Av ulike årsaker har dette ikkje blir gjort før no. Fakta i saka Konklusjonane i rapporten På side 5 i rapporten konkludere kommunerevisjonen slik: Vi meiner at undersøkinga viser at den politiske styringa i kommunen kan betrast på nokre område. Eit sentralt spørsmål i denne vurderinga er om politikarane får den informasjonen dei treng for å kunne utøve politisk styring. Vi konkluderer med at kommunen bør sjå nærmare på følgjande forhold: Med bakgrunn i kommunestyret sitt tilsynsansvar, bør kommunen etablere faste rutinar for korleis politikarane skal gjerast kjent med administrasjonens praktisering av det vedtaksmynde rådmannen er blitt tildelt gjennom delegasjon. Rådmannen bør gjere ei vurdering av om kommunen har tilstrekkeleg saksbehandlingskapasitet til å ta i vare politikarane sitt informasjons- og saksutgreiingsbehov på ein forsvarleg måte. Det er ein tett samanheng mellom saksbehandlingskapasitet og saksutgreiingskvalitet, og veikskaper i vedtaksgrunnlaget kan påverke dei politiske vedtaka som vert gjort. Kommunen bør oppgradere og ajourføre sitt administrative saksbehandlingsreglement. Dagens reglement er frå 1995 og er ikkje tilpassa nytt saksbehandlingssystem. Gloppen har, til liks med mange andre norske kommunar, ei stor utfordring når det gjeld å sikre fullstendig journalføring i samsvar med lova. Problemet er knytt til ei generell auke i saksbehandlarane sin bruk av databasert informasjon som vert kommunisert via elektronisk post. Slik informasjon blir kanalisert utanom kommunen sentrale postmottak, og journal- og arkiv-pliktig dokumentasjon kan derfor gå tapt dersom saksbehandlarane ikkje følgjer arkivinstruksen. Det er fleire døme på at dette er eit reelt problem for kommunen. Vi har observert eit par døme på saker som etter vår meining burde ha vore behandla politisk. Etter det vi kan sjå har politikarane motteke saksliste innanfor fristen sidan mai Det har i alle fall ikkje vore merknadar til for sein ekspedering etter dette. Tilrådinga i rapporten: På side 5 og 6 i rapporten kjem kommunerevisjonen med denne tilrådinga, som kontrollutvalet og kommunestyret har slutta seg til: Tiltak for å betre kommunen si sikring av fullstendig journalføring Vi anbefaler kommunen å supplere dagens arkivinstruks for saksbehandlarar med retningsliner for å sikre arbeidsgjevaren sin tilgang til nødvendige verksemdsrelaterte opplysningar i e- postsystemet, utan at dette bryt med den einskilde arbeidstakars personvern. Kommunen sin saksbehandlingskapasitet Vi anbefaler kommunen til å vurdere om saksbehandlingskapasiteten er så svekka at dette kan få følgjer for kvaliteten og mengda av saker som skal behandlast av dei politiske organa. Element i ei slik vurdering kan til dømes vere: kapasitetsutnytting av tilgjengelege ressursar effektivitetspotensiale i utgreiingsarbeidet graden av delegert mynde til rådmannen (administrative vedtak) politisk utvalsstruktur Side 27

28 Kvalitet på saksutgreiinga Kommunens administrative saksbehandlingsreglement bør erstattast av eit nytt, oppdatert reglement Vi vurderer følgjande tilleggspunkt som viktig når det gjeld dei krav til vedtaksgrunnlaget som går fram av dagens saksbehandlingsreglement: - Ressursinnsats vert å tilpasse sakens kompleksitet og konsekvensane av vedtaket - Objektivitet i vurderingane (upartisk, fordomsfri, sakleg) - Alternative løysingar Alle utsetjingsvedtak bør innehalde årsaka til at saka vart utsett Kommunen bør vurdere rutinar for korleis informasjon om administrative vedtak skal gjerast tilgjengeleg for politikarane. Nokre kommunar legg desse fram som informasjon i dei respektive utvala, medan andre kommunar er av den meining at det er tilstrekkeleg at desse vedtaka er enkelt tilgjengelege for politikarane Kva har rådmannen gjort? Tiltak for å betre kommunen si sikring av fullstendig journalføring Å få journalført all arkivverdig e-post som kjem inn til og går ut frå dei personlege e-postadressene til dei kommunetilsette er kort og godt ikkje råd å få til. Rådmannen har spurt både fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og Riksarkivet om dei kjenner til noko offentleg organ i landet som har gode og praktisk gjennomførbare retningslinjer som dette, utan å få noko svar. Problemet er ikkje spesielt for Gloppen kommune. I all offentleg forvaltning går store deler av korrespondansen til og frå saksbehandlarane utanom postjournalen. Det er fleire årsaker til dette, og rådmannen trur ikkje at vond vilje er viktigaste grunnen. E-post er ein så enkel og rask måte å korrespondere på at journalføring av korrespondansen ofte kan bli oppfatta som eit så stort heft at det ikkje gjort. Unntaksvis blir nok e-postar ikkje journalførde for å unngå innsyn, men rådmannen har ikkje dekning for å påstå at dette er noko stort problem i Gloppen kommune. Reglane om at arkivverdig e-post skal journalførast er heilt klare både i lovverket og i kommunen sitt regelverk. Rådmannen trur ikkje vi oppnår noko med å presisere journalplikta ytterlegare, men kommunen sin arkivplan er ikkje oppdatert etter at det meste av kommunen sin korrespondanse har blitt elektronisk. Det er kapasitetsmessige årsaker til at vi ikkje er ajour med planen. Frå 1. februar 2017 tok vi i bruk eit nytt saksbehandlarprogram, som for saksbehandlarane sin del er bygt opp rundt e-postsystement. Det er no mykje enklare enn før å legge e-postane inn i programmet. Vi har brukt store ressursar på opplæring av alle saksbehandlarane og leiarane, og rådmannen forventar at journalføringa no vil bli meir fullstendig. Det nye programmet vil også gjere det lettare å få til gode arkivløysingar på område vi i dag ikkje har gode nok ordningar, t.d. elevarkivet i skuleverket. Kommunen sin saksbehandlingskapasitet Rådmannen sette fokus på dette m.a. i arbeidet med kommunereforma og i budsjettet for Frå 1. januar 2017 har vi omorganisert i kommuneadminstrasjonen ved å - opprette ei plan- og utgreiingsavdeling, med ei ny stilling - endre arbeidsfordelinga i stab og støtte slik at organisasjonssjefen skal få frigjort tid - opprette ei ny stilling på teknisk for m.a. å få fart på bustadområdet. Rådmannen meiner vi er komne eit godt stykke på veg. Framleis manglar vi saksbehandlingsstøtte først og fremst til helse- og omsorgssjefen og oppvekstsjefen, men rådmannen trur vi skal finne løysingar her utan å opprette nye stillingar. Side 28

29 Rådmannen sa tydleg frå under budsjettbehandlinga i haust at eg er uroleg for alle planane og utgreiingane kommunestyret har forventningar om. Det kan eg godt ta opp att, men konklusjonen på dette tiltaket er likevel at vi er kome eit langt steg i rett retning. Kvaliteten på saksutgreiingane Nye saksbehandlingsreglar er laga, og som vedlegget viser, legg rådmannen vekt på kvaliteten i saksbehandlinga. Eg håpar at dette også viser att i den daglege saksproduksjonen. Det er ei stor utfordring å sikre at «de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet» som det står i 23, nr 2 av kommunelova. Saksbehandlingsreglane skal vere eit hjelpemiddel til dette. Rådmannen har, med nokre få unnatak, ikkje oppfatta det slik at de som folkevalde har vore misfornøgde med utgreiingane av dei sakene vi legg fram. Punktet om at det bør gå fram av møteboka kvifor ei sak blir utsett, er gjennomført for alle råd og utval. Rådmannen vil her ta med at det er ganske få saker som blir utsette. Det kan tyde på at kvaliteten på saksutgreiingane er bra. Når det gjeld rutinar for rapportering av administrative vedtak, så har vi ikkje skrivne reglar om dette. Vi har ikkje ikkje fast rutinar på området. Rådmannen er usikker på kor mykje arbeid vi bør legge ned for å bli betre på dette punktet. Saksbehandlingsprogrammet vi brukar legg til rette for ei omfattande rapportering til folkevalde organ viss vi tar i bruk dei funksjonane som styrer dette. Då vi starta med eit elektronisk saksbehandlingssystem (1. februar 2001), melde vi opp administrative vedtak til det utvalet som saka naturleg høyrde til. Særleg vart mange byggesaker melde inn. I praksis førde dette den gong til at mykje av møtetida gjekk med til å diskutere saker som alt var vedtekne. I tillegg kom og kjem at mange såkalla administrative vedtak blir gjorde i form av eit utgåande brev og ikkje på eit saksdokument som systemet har legg til grunn for oppmeldingsløysinga. Det betyr at berre ein del av dei administrative vedtaka blir melde opp. Dei som er interesserte i korleis ei slik ordning fungerer, kan sjekke møtekalenderen til Vågsøy kommune som brukar rutinen med oppmelding av administrative vedtak (som er skrivne som eit saksdokument). Rådmannen meiner at den innsynsløysinga som vi i dag tilbyr, først og fremst gjennom postlista vår, er ei god nok ordning for å gje innsyn i dei vedtak som blir fatta administrativt. Gjennom postlista har alle innsyn både til sjølve vedtaket uavhengig av om dette er eit på brev eller på eit sakdokument og i tillegg også til dei dokumenta som ligg til grunn for vedtaket. Innsynet er sjølvsagt under føresetnad av at dokumenta er offentlege. Rådmannen gjer her merksam på at det berre er dokument knytt til saksarkivet og eigedomsarkivet som det blir gjeve innsyn i. Alle arkiv med tilhøyrande dokument som er sorterte på namn, t.d. personalarkivet og elevarkivet blir sjølvsagt ikkje publiserte eller gjeve innsyn i. Rådmannen sin konklusjon på dette punktet er at dagens ordning er god nok. Rådmannen vil ikkje tilrå at vi brukar meir ressursar på å melde inn administrative vedtak til dei folkevalde. Økonomiske konsekvensar for kommunen Ingen, men tiltaka som er omtala i saka har sjølvsagt hatt økonomiske konsekvensar for kommunen. Rådmannen si vurdering Rådmannen meiner at forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunal saksgang og dokumenthandtering er følgt opp på ein tilfredsstillande måte. Alt er ikkje perfekt, og vil heller aldri bli det, men vi har system og vilje til å sikre god saksbehandling, til å gje innsyn i den kommunale forvaltninga og til å ta vare på mykje at dei dokumenta som kjem inn til eller går utfrå kommunen. Rådmannen har lagt stor vekt på å halde dei tidsfristane som fastsette for oppsetting og utsending av Side 29