Gloppen kommune. Møtebok. Utval Oppvekstutvalet Møtestad På Gloppen opplæringssenter Dato Tid Kl. 09:00-12:00. Følgjande medlemar møtte

Transkript

1 Gloppen kommune Utval Oppvekstutvalet Møtestad På Gloppen opplæringssenter Dato Tid Kl. 09:00-12:00 Møtebok Følgjande medlemar møtte Bernt Reed Hege Lothe Jostein Arne Røyrvik Svein-Ottar Sandal Venke Kollbotn Gunnvor Sunde Frå SP SV SP KRF KRF SD Forfall/møtte ikkje Frå Følgjande varamedlem møtte Frå Jeffrey Elliott Thomas SP Sigrid Kristhin Støyva SP Andre som møtte Per Arne Strand, oppvekstsjef i alle saker. Sonja Jordanger Loen, rektor i sak 033/17 Møteleiar: Bernt Reed Underskrift: Bernt Reed

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel 032/17 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste 033/17 Referat og orienteringssaker 034/17 Statusrapport for 2. tertial /17 Kommunen sitt delegasjonsreglement 036/17 Årsbudsjettet for 2018 Side 2

3 Gloppen kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/13283 Saksbehandlar: Anvor Hauge Saksnr. Utval Møtedato 032/17 Oppvekstutvalet Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste Vedlegg i saka: Protokoll - Oppvekstutvalet Utvalsleiar si tilråding: 1. Oppvekstutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 13. september Oppvekstutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 15. november Møteprotokollen frå siste møtet blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiar om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. Oppvekstutvalet OPP- 032/17 Vedtak 1. Oppvekstutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 13. september Oppvekstutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 15. november Vedtaket var samrøystes. Side 3

4 Gloppen kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/14030 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 033/17 Oppvekstutvalet Referat og orienteringssaker Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka. Orienteringssaker: Budsjett 2018 Første behandling av rådmannen sitt framlegg til budsjett for 2018 kjem som tilleggssak på møtet. Saksframlegget blir skrive når budsjettframlegget er klart. Ordet fritt... Oppvekstutvalet Oppvekstutvalet fekk orientering om Gloppen opplæringssenter (GOS) og omvisning på huset av rektor Sonja Jordanger Loen. Det var ikkje teke opp andre saker, heller ikkje under ordet fritt. OPP- 033/17 Vedtak Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 4

5 Gloppen kommune Arkiv: FE - 212, HIST - 16/534 JournalpostID: 17/13978 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 036/17 Helse- og omsorgsutvalet /17 Oppvekstutvalet /17 MULTEK-utvalet /17 Formannskapet Kommunestyret Statusrapport for 2. tertial 2017 Vedlegg i saka: Rapport Rådmannen si tilråding Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial til orientering. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Vedlagt er ein kort statusrapport for 2. tertial (januar til august) Rådmannen har som sist laga ein samla rapport for alle sektorane, med mellom anna oversikter over skatteinngang, bruk av disposisjonsfond og sjukefråværet. Nytt av året er ein status for investeringsprosjekta. Når det gjeld sjukefråværet, kan det leggast fram detaljerte tal for kvart ansvar i budsjettet. Mange av ansvara har så få tilsette at slike detaljerte rapportar ikkje kan leggast fram i opne saker og drøftast i opne møte. --- Rådmannen sin hovudkonklusjon for 2. tertial er at det blir vanskeleg å unngå eit underskot på rekneskapen. Sjølv om vi har ein gledeleg auke både i folketal og skatteinntekter, aukar utgiftene meir enn rekna med. Det er naturleg nok dei store sektorane som slit med å halde budsjettet. Eg viser til kommenrtarane i rapporten. Investeringsoversikta viser som tidlegare år at vi er for optimistiske når det gjeld oppstart og framdrift på nokre av prosjekta. Vi greier ikkje å bruke så mykje pengar som budsjettert i oppstartsåret. Rådmannen kjem tilbake til kommunestyret med sluttrapport på enkeltprosjekt i lag med rekneskapsavslutninga for Det er nødvendig å betre den økonomiske styringa og oppfølginga av prosjekt. Dette gjeld både på driftssida og på investeringssida. Rådmannen meiner vi i løpet av 2018 bør få på plass ei controllerstilling på økonomiavdelinga, gjerne som ein trainee. Eg er heilt sikker på at vi vil ha igjen for dette økonomisk. Ei slik stilling både kan og bør finansierast som ein del av alle prosjekta. Rådmannen vil Side 5

6 kome tilbake til saka. --- Rådmannen seier seg lei for at rapporten ikkje har vore lagt fram tidlegare. Det skal bli betre til neste år. Saka blir lagt fram til orientering. Helse- og omsorgsutvalet HOU- 036/17 Vedtak Helse- og omsorgsutvalet tar rapporten til orientering, men meiner at presset på tenestene i sektoren er så stort at dette burde vore omtala i rådmannen si saksutgreiing. Vedtaket var samrøystes. Oppvekstutvalet OPP- 034/17 Vedtak Oppvekstutvalet tar rapporten for 2. tertial til orientering. MULTEK-utvalet KULT- 087/17 Vedtak MULTEK-utvalet tar rapporten for 2. tertial til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 6

7 Gloppen kommune Arkiv: FE - 044, HIST - 14/944 JournalpostID: 17/12318 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 037/17 Helse- og omsorgsutvalet /17 Oppvekstutvalet /17 MULTEK-utvalet Administrasjonsutvalet 111/17 Formannskapet Kommunestyret 042/17 Oppvekstutvalet Kommunen sitt delegasjonsreglement Vedlegg i saka: Rådmannen sin instruks - Gloppen kommune Delegasjonsreglement for Gloppen kommune Rådmannen si tilråding Kommunestyret viser til rådmannen si saksutgreiing og 1. godkjenner for sin del delegasjonsreglementet for Gloppen kommune slik det er presentert i saka 2. tar til orientering den delegasjonen av oppgåver og mynde som rådmannen har gjort til sin administrasjon 3. opphevar rådmannen si instruks frå Kommunestyret viser til pkt 3 i sitt vedtak i sak 81/16 der tilrådingsretten i saker som blir lagt fram for folkevalde organ blir lagt til rådmannen. Unntaket frå dette er saker til kontrollutvalet og saker som gjeld val av folkevalde til verv og representasjon. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Etter 39, nr 2 i kommunelova skal kommunestyret sjølv «vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert». Ei sak om dette vart lagt fram for kommunestyret den 26. september i 2016, og slikt vedtak vart gjort: 1. ( ) 2. Kommunestyret er innforstått med at rådmannen ikkje greier å legge fram eit delegasjonsreglement til politiske behandling innanfor den fristen kommunelova fastset, men ber rådmannen ha klart eit framlegg til politisk behandling seinast 1. mars Kommunestyret vidarefører ordninga med at rådmannen tilrår i alle saker som blir lagt fram for folkevalde organ, unnateke kontrollutvalet, og vidare unnateke i saker som gjeld Side 7

8 val av folkevalde til verv og representasjon. 4. Kommunestyret er samd rådmannen i at saka om ny instruks for rådmannen blir utsett til ny kommunelov er vedteken. I samband med gjennomgangen av forvaltningsrevisjonsrapporten om saksgang og dokumenthandtering i kommunestyret den 15. juni i år vart fristen for å legge fram delegasjonsreglementet utsett til 31. desember Fakta i saka Rådmannen sitt framlegg til delegasjonsreglement er no klart. Reglementet er omfattande og er best tilgjengeleg på nettet under denne linken: Reglementet som ligg ved saka er ein utskriftsversjon, som ikkje er fullstendig. Reglementet brukar Kommuneforlaget sitt program KF Delegering. Dette programmet tar utgangspunkt i at det er mynde etter lovverket som skal delegerast. Rådmannen har supplert reglementet med det regelverket kommunen sjølv har vedteke slik at delegasjonsreglementet blir komplett. Til reglementet høyrer det ein framsidetekst som ikkje er med i papirversjonen, altså i vedlegget til saka. Denne ser slik ut: Dette er Gloppen kommune sitt delegasjonsreglement. I utgangspunktet er all kommunal avgjerdsrett lagt til kommunestyret. Fullmakter til administrasjonen frå folkevalde organ skal gjevast til rådmannen og ikkje direkte til andre tilsette. Dette følgjer av 23, 4. ledd i kommunelova. I reglementet ser du korleis avgjerdsretten er delegert. Delegering inndelt etter lovheimel finn du på venstre side og delegering inndelt etter organisasjonsstruktur finn du på høgre side. Sjå retningslinjene for bruk av delegert mynde. Sjå også - reglement for saksbehandling i folkevalde organ og - reglar for saksbehandling. Kommunen sin organisering Gloppen kommune er administrativt inndelt i to nivå under rådmannen: Nivå 1 er sektorleiarane og nivå 2 er einingsleiarane. Organisasjonssjefen har status som sektorleiar. Sektorleiarane er rådmenn for sine fagområde. Til saman utgjer rådmannen og sektorleiarane rådmannen si leiargruppe. Det er to typar «boksar» i organisasjonskartet: Boksar med heil strek rundt er ei organisatorisk eining, medan boksar med stipla linje anten er avdelingar eller funksjonar. Dei organisatoriske einingane har sjølvstendig ansvar for eigen økonomi, administrasjon og personell. Leiaren har eige budsjettansvar med tilhøyrande tilvisingsrett i økonomisystemet og er plassert i kap (sektorleiarane) og (einingsleiarane) i hovudavtalen. Ansvar og oppgåver som etter lovverket er lagde til ein "institusjon" eller ei "teneste", t.d. ein skule etter opplæringslova eller til barnevernstenesta, er lagde til einingsleiar for "institusjonen" eller "tenesta", altså til rektor når vi snakkar om ein skule og til barnevernsleiar når vi snakkar og barnevernstenesta. Avdelingane og funksjonane i organisasjonskartet har som regel eigen fagansvarleg, men har ikkje sjølvstendig personal- eller økonomiansvar. Dette ansvaret litt til leiaren av eininga over. Side 8

9 Spesielt om klage Reglane om klage og omgjering av vedtak følgjer av forvaltningslova. Klageorgan på enkeltvedtak etter særlov er Fylkesmannen. Dette gjeld uavhengig av kva kommunalt organ eller stilling som har gjort vedtaket. Ein klage skal først behandlast av den som har fatta vedtaket det blir klaga på. Dette er behandling av klagen i underinstansen. I administrative vedtak, der Fylkesmannen er klageorgan, er det aktuelle hovudutvalet underinstans i klagesaka, dersom klagen ikkje er ein brukar-, pasient-, klient- eller elevklage. Klage på avslag om skuleskyss skal likevel behandlast av oppveksutvalet som underinstans. Godkjenning og oppdatering Kommunestyret sjølv skal etter kommunelova 39, nr 2 vedta delegasjonsreglementet i kvar valperiode. Dette er sist gjort i k-sak xx/17. Delegasjonsreglementet blir oppdatert fortløpande av rådmannen. Siste oppdatering er 18. oktober Slik rådmannen ser det, er det ikkje laga noko «ny rett» i reglementet. Kva som er meint med formuleringa i 11 i rådmannen sin gamle instruks om at «rådmannen har ei generell fullmakt til å utføre oppgåver og fatte vedtak på kommunen sine vegne i alle kurante saker etter særlov, dersom oppgåvene ikkje etter lova er lagt til spesielle organ», er no konkretisert. Det går tydeleg fram kven som «er kommunen» i dei lovparagrafane som opnar for delegering. Viss ikkje noko er sagt, er det kommunestyret som er kommunen. Rådmannen er klar over at ikkje alt kommunalt regelverk er oppdatert, men legg ikkje opp til ein gjennomgåande revisjon av dette. Meininga er å ajourføre det lokale regelverket når ei sak gjer dette aktuelt. Det kommunale regelverket er samla i ein lokal «lovdata»-base, som er lett tilgjengeleg både på heimesida vår og på intranettet. Økonomiske konsekvensar for kommunen Ingen som direkte følgjer av denne saka. Rådmannen si vurdering Rådmannen er sjølvsagt lei seg for at det har gått så lang tid før delegasjonsreglementet har vore klar til politisk behandling. Som det forhåpentlegvis går fram av saka, ligg det eit stort og omfattande arbeid bak det reglementet som rådmannen no legg fram. Dette er sjølvsagt årsaka til at reglementet ikkje har kome før. Rådmannen har forhøyrt seg med nabokommunane om deira syn på ein instruks for rådmannen. Ingen av Nordfjord-kommunane har oppdaterte instruksar for rådmannen, og fleire seier i si tilbakemelding av det er delegasjonsreglementet som gjeld og at dette erstattar behovet for ein rådmannsinstruks. Rådmannen tilrår at dette blir gjort på same måten i Gloppen. Eg tilrår derfor at kommunestyret opphevar rådmannen sin instruks frå 1994 når delegasjonsreglementet no blir vedteke. Det følgjer av kommunelova 23, 4. ledd at folkevalde organ berre kan delegere fullmakter og oppgåver til rådmannen, og ikkje direkte til andre i administrasjonen. Når rådmannen no legg fram eit samla delegasjonsreglement til godkjenning, som også viser korleis rådmannen har delegert sine oppgåver og fullmakter, endrar dette sjølvsagt ikkje desse formalitetane. På same måte som folkevalde berre kan delegere til rådmannen, delegerer rådmannen ikkje forbi sine sektorleiarar. Når reglementet t.d. viser utmarksforvaltaren sine fullmakter, går det tydeleg fram at fullmakta går via teknisk sjef og landbrukssjefen ikkje direkte frå rådmannen til utmarksforvaltar. Side 9

10 Rådmannen vil oppdatere reglementet forløpande, både når det kjem lovendringar og når det blir gjort nye delegeringsvedtak. For ordens skuld tar rådmannen med i tilrådinga punktet om tilrådingsrett/-plikt slik at saka samla omhandlar dei forholda som 39, nr 2 i kommunelova seier noko om. Helse- og omsorgsutvalet HOU- 037/17 Vedtak Helse- og omsorgsutvalet har ingen merknader i saka. Vedtaket var samrøystes. Oppvekstutvalet Saka vart diskutert. Oppvekstsjefen orienterte. Det vart stilt spørsmål ved om det er realitetsendringar i høve tidlegare som følgje av reglementet og om kontroll på stillingsheimlane i lys av at tal årsverk aukar. OPP- 035/17 Vedtak Oppvektutvalet utsett saka til neste møte. Vedtaket var samrøystes. MULTEK-utvalet KULT- 090/17 Vedtak MULTEK-utvalet tar rådmannen sitt framlegg til delegeringsreglement tl orientering, med følgjande atterhald: Saksbehandlingsreglementet blir lagt fram som ei eiga sak, og er ikkje godkjent som følgje av at delegeringsreglementet vert godkjent. Bakgrunnen for det er vurderingane av kva som er kurante saker, samt saksbehandlingsreglementet for saker som skal handsamast både som dispensasjon frå plan- og bygningslova og jordlova. Vedtaket var samrøystes. Side 10

11 Gloppen kommune Arkiv: FE - 151, HIST - 16/971 JournalpostID: 17/14121 Saksbehandlar: Saksnr. Utval Møtedato 038/17 Helse- og omsorgsutvalet /17 Oppvekstutvalet /17 MULTEK-utvalet /17 Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne /17 Eldrerådet /17 Formannskapet /17 Helse- og omsorgsutvalet /17 Oppvekstutvalet MULTEK-utvalet Formannskapet Årsbudsjettet for 2018 Vedlegg i saka: Rådmannen sitt framlegg til årsbudsjett for 2018 Rådmannen si tilråding Rådmannen kjem ikkje med tilråding i saka i denne fasen av budsjettarbeidet. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Rådmannen presenterte sitt framlegg til årsbudsjett for 2018 for kommunestyret den 13. november i år. Det er formannskapet som kjem med framlegg til kommunestyret om årsbudsjett for neste år. Som vanleg er det lagt opp til at råda og hovudutvala kjem med uttale til budsjettframlegget før formannskapet gjer vedtak om utlegging til offentleg gjennomsyn. Saksutgreiing: Rådmannen skriv dette i samandraget i budsjettdokumentet: Rådmannen sitt framlegg til årsbudsjett for 2018 er balansert ved å bruke 7,9 millionar av disposisjonsfondet. Det er likevel ei klar målsetting at det ikkje skal vere nødvendig å bruke dette beløpet til neste år. Dette føreset at rådmannen med sine leiarar, i fellesskap med dei folkevalde, i løpet av vinteren tar ein totalgjennomgang av kommunen si drift. Målsettinga må vere i første omgang å balansere 2018-budsjettet utan å bruke disposisjonsfondet til ordinær drift, og i tillegg sjå på ytterlegare tiltak som kan gje rom for dei investeringane som no er utsette. Tiltaka som skal balansere 2018-budsjettet må vere klare før påske. Det er fleire årsaker til at rådmannen ikkje har greidd å legge fram eit framlegg til årsbudsjett utan å legge inn bruk av disposisjonsfondet: Side 11

12 Tilskotet/refusjonen for mottak og busetting av flyktningar går vesentleg ned i høve til 2017, både som følgje av at flyktningane våre no har budd her så lenge at tilskotet tar slutt, og som følgje av omlegginga av tilskotet til mindreårige asylsøkjarar. Vi har ikkje greidd å ta ned utgiftene så mykje som inntektsnedgangen på til saman 8,5 mill. tilseier. I 2017 kom det såkalla Myklebusttunet på Kleivedammen i drift. Føresetnaden som vart lagt til grunn både i budsjettet for 2017 og i sist vedtekne økonomiplan om drift av tilbodet har ikkje vore råd å gjennomføre. Drifta av det nye tilbodet kostar rundt 5 mill. i året. Vi har i ei årrekkje lagt alt for lavt tilskot til private barnehagar inn i budsjettet. I 2017 er feilbudsjetteringa rundt 6 mill. I framlegget for 2018 er dette korrekt budsjettert. Tenestene kommunane yter på oppvekstområdet og helse- og omsorgsområdet er i all hovudsak styrde av lovfesta rettar og sentrale reglar. Tilboda kan ikkje takast vekk eller reduserast med grunngjeving i manglande budsjettmidlar. Det er eit faktum at vi ikkje kan drive desse tenestene utan meir ressursar når talet på barn og elevar og behovet for kommunal omsorg aukar. Dette er hovudårsaka til at kommunebudsjetta landet rundt ikkje går i hop når løyvingane ikkje aukar meir enn lønns- og prisveksten og knapt nok det. Tiltak og forutsetningar i rådmannen sitt framlegg I budsjettframlegget er det gjort tiltak og lagt inn fleire forutsetningar for å kome ned på den bruken av disposisjonsfondet som ligg no inne: Skatteveksten ut over det budsjetterte i 2017 (på 5,5 mill. per oktober) er vidareført til 2018 Tilbodet og tiltaka til tidlegare mottekne flyktningar er redusert noko, men ikkje så mykje som inntektsnedgangen tilseier Det er budsjettert optimistisk for lønnsveksten i % auke er lagt inn frå 1. mai Lønnskostnadene til nokre tilsette som jobbar mykje med prosjekt er ført på prosjekta. Samanlikna med 2017 er dette auka med 1,5 mill. Styret i Trivselshagen har lagt inn ein kraftig auke i husleiga i høve til For kommunen utgjer auken 1,3 mill. Berre auke for lønns- og prisvekst er lagt inn. Det betyr at styret for Trivselshagen må ta igjen sitt budsjett På grunn av seinare framdrift på nokre av investeringsprosjekta er det lagt inn seinare låneopptak og 1 mill. mindre i avdrag Det er budsjettert optimist på utbytte og på sal av konsesjonskraft Auken i eigedomsskatten på bustader og fritidseigedomar er lagt inn som forutsett i økonomiplanen. Utover dette er 2018-budsjettet i all hovudsak ei vidareføring av drifta frå 2. halvår Mottak av flyktningar Det er lagt til grunn at vi tar imot 15 nye flyktningar i 2018 slik staten har bede om. To av desse er mindreårige asylsøkjarar. I tillegg til dette kan kome familie til flyktningar som alt er busette her. Dette er ikkje lagt inn i budsjettet, verken på inntekts- eller utgiftssida. Gjennomgangen som Gloppen kommune har vore med på som ein del av berekningsutvalet sitt arbeid med å kartlegge kommunane sine inntekter og kostnader med mottak og busetting av flyktningar, viser at vi går om lag i balanse så lenge staten betalar tilskot. Med god intergering og sysselsetting bør vi då ikkje har ekstrautgifter på mottak av flyktningar. Vi er ikkje der i budsjettet, men målsettinga må vere å kome dit i den gjennomgangen som rådmannen varsla innleiingsvis. Nye stillingar I budsjettet for 2017 la vi for første gong inn ei oversikt over kor mange årsverk som ligg i budsjettframlegget og samanlikna dette med talet på årsverk i budsjettet frå året før. I årets budsjett ligg det Side 12

13 vel 497 årsverk. Tilsvarande for 2017-budsjettet var vel 486 årsverk. Auken er altså nesten 11 årsverk. Mesteparten av dette er i helse og omsorg. I kap. 6 er endringane i årsverk kommentert og forklart. Auken i årsverk har i stor grad skjedd i løpet av budsjettåret Investeringsbudsjettet Sjølv om rådmannen gjer framlegg om å utsette rehabiliteringa av skuleanlegget i Hyen og bygginga av nytt omsorgsbygg, kjem framlegget til investeringsbudsjett for 2018 på nesten 116 mill. Oppsummert ser framlegget slik ut: Sum Finansiering investering Momskomp. Tilskot/ref. Fond Gamle lån Nye lån Sum finansiering Bustader og bustadfelt VAR-området Andre investeringar SUM Samla låneopptak er 85,4 mill. Av dette beløpet er vel 25 millionar investeringar som ikkje gjev inntekter som dekkjer renter og avdrag. Dei største prosjekta er i 2018: Prosjekt Budsjettert Beløp i Merknad kostnad 2018 Nytt industribygg 26 mill 26 mill Leigeinntektene skal dekke alle utgiftene Renseanlegget på 27,4 mill 23,4 mill Gebyret skal dekke alle utgiftene Byrkjelo Heradshuset 27,8 mill 14 mill Forsikringa dekkjer 40% av totalsummen (27,8 mill) Ombygging av dagsenteret 12,5 mill 9,2 mill Gjev husleige for 4 nye husvære Oppdatert kostnadsoverslag for nytt omsorgsbygg er i underkant av 81,3 mill. Vi har ikkje oppdaterte tal for skuleanlegget i Hyen. I økonomiplanen er kostnaden lagt inn med knapt 53,8 mill. Helse- og omsorgsutvalet Saka vart drøfta. HOU- 038/17 Vedtak Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Oppvekstutvalet OPP- 036/17 Vedtak Oppvekstutvalet tek saka til orientering. Side 13

14 Vedtaket var samrøystes. MULTEK-utvalet Saka vart drøfta. KULT- 091/17 Vedtak Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 14