Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2014/6 PS 2014/7 PS 2014/8 PS 2014/9 RS 2014/1 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Søknader om skjønnsmidler 2014 til fornying Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2008/3871 RS 2014/2 Aktiv på dagtid, rapport for /5130 PS 2014/10 Økonomirapport pr. februar 2014 PS 2014/11 Advokatbistand - tjenestemenn X 2011/2382 PS 2014/12 Sykefraværsstatistikk og oversikt over uføre pr /1996 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2

3 PS 2014/6 Godkjenning av innkalling PS 2014/7 Godkjenning av saksliste PS 2014/8 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 3

4 PS 2014/9 Referatsaker Side 4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Skjønnsmidler 2014 til fornying i kommunene 2 Komm-utlysingsbrev Søknadsskjema Østfold Søknader om skjønnsmidler 2014 til fornying i kommunene - Halden kommune 5 søknadsskjema skjønnsmidler ledelsesutvikling og økonomistyringssystem 6 budsjettgrunnlag ledelsesutvikling inkl. økonomistyring 7 Søknadsskjema Østfold 2014 Fylkesmannen i Østfold- en kommuniserende og åpen organisasjon 8 Kopi av En kommuniserende og åpen organisasjon - budsjett 9 Søknad skjønnsmidler Helhet og sammenheng-tidlig innsats 10 Skjønnsmidler - kompetansehevende tiltak 11 Robek- nettverk 12 Innkjøpssystem 13 Søknad - Det Digitale Østfold Kopi av mail sendt til Fylkesmannen i Østfold 14 Søknadsskjema Østfold Det digitale Østfold - rapport 2013 Søknader om skjønnsmidler 2014 til fornying Sammendrag av saken: Det vises til utlysningsbrev om skjønnsmidler 2014 til fornying fra Fylkesmannen i Østfold (se vedlegg 1-3). Halden kommune har oversendt seks søknader om skjønnsmidler til fornying 2014 til fylkesmannen i prioritert rekkefølge. Søknadene er prioritert som følger: 1. Ledelsesutvikling inkl. økonomistyringssystem (videreføring fra 2013) 2. En kommuniserende og åpen organisasjon (ny) 3. Helhet og sammenheng tidlig innsats (videreføring fra 2013) 4. Kompetansehevende tiltak (ny) 5. Deltakelse i ROBEK-nettverk (videreføring fra 2013) 6. Innkjøpssystem (videreføring fra 2013) Søknadene og budsjettinformasjon følger som trykte vedlegg til saken (vedlegg 4-12) Samlet omsøkt beløp er kr Side 5

6 I tillegg er det oversendt en søknad fra Det Digitale Østfold fellesprosjektet som Halden kommune er vertskommune for. Det søkes om kr til prosjektet (se vedlegg 13-14). Rapport for 2013 for prosjektet er oversendt Fylkesmannen i Østfold (se vedlegg 15-23). Side 2 av 2 Side 6

7 Side 7 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/ html Page 1 of Fra: Overskott Birger[FmosBOV@fylkesmannen.no] Dato: :50:44 Til: 'Aremark kommune'; 'Askim kommune'; 'Eidsberg kommune'; 'Fredrikstad kommune'; postmottak; 'Hobøl kommune'; 'Hvaler kommune'; 'Marker kommune'; 'Moss kommune'; 'Rakkestad kommune'; 'Rygge kommune'; 'Rømskog kommune'; 'Råde kommune'; 'Sarpsborg kommune'; 'Skiptvet kommune'; 'Spydeberg kommune'; 'Trøgstad kommune'; 'Våler kommune' Kopi: Pålsrud Espen; Lund Tormod Tittel: Skjønnsmidler 2014 til fornying i kommunene Se vedlagte saksdokumenter.

8 Kommunene i Østfold Samordnings- og beredskapsstaben Deres ref.: Vår ref.: 2014/ Vår dato: Skjønnsmidler 2014 til fornying i kommunene Ordinært skjønnstilskudd er en del av kommunenes rammetilskudd. I 2014 har Fylkesmannen fått 63,4 millioner kroner til fordeling. Av dette er det avsatt 10 millioner kroner til fornyingsarbeid i kommunene. Det vises til nyhetssak på Fylkesmannens hjemmeside den 14. oktober Fristen for å søke på avsatte skjønnsmidler til fornying er senest innen 12. mars Søknad bes sendt elektronisk til: fmospostmottak@fylkesmannen.no Retningslinjer Kommunaldepartementet har fastsatt sentrale retningslinjer for fordelingen av skjønnsmidler. I retningslinjene for 2014 er fornyingsprosjekter gitt en fyldig omtale. Fra 2014 ønsker regjeringen at tilskudd i større grad skal gis til innovasjonstiltak, og at innovasjonsprosjekter skal prioriteres innenfor rammen. Innovasjon i kommunesektoren kan defineres som prosessen med å utvikle nye ideer og realisere dem slik at de gir merverdi for samfunnet. Det skal være noe nytt for kommunen, det skal være nyttig, og det skal være nyttiggjort. Innovasjon for en kommune kan også være å kopiere gode løsninger fra andre kommuner eller fra andre land bare en tar dem i bruk på sin egen måte i sin egen kommune. Den vanlige fornyings- og omstillingsvirksomheten skiller seg fra innovasjon ved at innovasjon gjerne medfører vesentlige endringer i arbeidsmetodene eller tjenesteutøvelsen, mens omstilling ofte er mer trinnvise endringer av eksisterende rutiner. I departementets retningslinjer blir interkommunale prosjekter spesielt omtalt. Det gis uttrykk for at støtten fortrinnsvis bør gis som engangsstøtte i utrednings- eller etableringsfasen. Det kan også tildeles skjønnsmidler til prosjekter for å styrke egenkontroll og/ eller sette etikk på dagsordenen. I retningslinjene blir prosjekter som har lokaldemokrati som tema spesielt omtalt, og likedan prosjekter innenfor samfunnsutvikling. Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no Side 8

9 2 I de sentrale retningslinjene blir det presisert at skjønnsmidlene ikke skal benyttes som støtte til rene næringsutviklingsprosjekter. Tidligere kunne Fylkesmannen heller ikke tildele skjønnsmidler til kommunestrukturprosjekter. Dette er nå endret ved at departementet har åpnet for at det kan gis støtte til utredning av kommunestruktur. På grunn av den kommende kommunereformen er det hensiktsmessig at nye utredninger er begrenset både i forhold til tema som skal utredes og tidsbruk. Fylkesmannen ønsker å støtte prosjekter som er nyskapende og med målsetting om kvalitetsog effektivitetsforbedringer i kommunenes tjenesteproduksjon. Vi ønsker å ha fokus på å fullføre og få effekt av det som er satt i gang tidligere når det gjelder arbeid med styringssystemer, systemer for intern kontroll og digital forvaltning. Både prosjekter i enkeltkommuner og prosjekter i samarbeid mellom flere kommuner er aktuelle for støtte fra Fylkesmannens side. Prosjekter som innebærer forpliktende samarbeid mellom flere kommuner med mål om kvalitetsutvikling av tjenestene vil bli prioritert. Fylkesmannen inviterer i brev av alle fylkets kommuner til å delta i Sjumilssteget for utsatte barn og unge i Østfold. Sjumilssteget tar utgangspunkt i utvalgte artikler i FNs barnekonvensjon og handler om tidlig innsats, samordning av tjenester og medbestemmelse. Det ble orientert om arbeidet på møte 9. januar her hos oss. I etterkant av møtet er det sendt ut informasjon med invitasjon til å bli med i Sjumilssteget med frist for påmelding 28. februar. Fylkesmannen har etter drøftinger i flere sammenhenger bestemt at inntil 2,5 millioner kroner av fornyingsmidlene settes av til det tverrfaglige arbeidet med Sjumilssteget. Hver kommune som melder seg på vil få tildelt kr til arbeid med egenanalyse i egen kommune etter metodene i prosjektet. De fire største bykommunene får tildelt kr hver dersom de melder seg på. Nettverk for samhandling for utsatte barn og unge er nå avsluttet. Rambøll har foretatt en beskrivelse av arbeidet i en del av kommunene i dette nettverket. Trøgstad kommune presenterte sitt arbeid på Beat for Beat. Erfaringene fra dette nettverksarbeidet vil bli videreført i Sjumilssteget. Det er opparbeidet viktig kompetanse på tverrfaglig kommunikasjon som det nå arbeides videre med i kommunene. Søknad og rapportering Det vises til omtale ovenfor med hensyn på aktuelle prosjekter. Prioriterte fornyingsprosjekter kan tematisk grupperes slik: 1. Ledelse og omstilling 2. Kvalitetsutvikling av tjenestene 3. Effektiv ressursbruk og økonomistyring 4. Klima og miljø 5. Samfunnsutvikling og kommuneplanlegging 6. Etikk og tillitskapende forvaltning Nummereringen ovenfor peker på typer prosjekter som er særlig relevante, og angir ikke noe om prioriteringen mellom prosjekter. Det er utarbeidet et eget søknadsskjema som skal benyttes. Skjemaet er vedlagt, og kan også lastes ned fra vår hjemmeside. Det benyttes et skjema pr. prosjekt det søkes om midler til. Vi ber om kortfattede og oversiktlige søknader. Når det gjelder Sjumilssteget vises det til omtale ovenfor. Det er ikke nødvendig å sende søknad om disse midlene. Midler her vil tildeles til påmeldte kommuner, jf frist for påmelding som er satt til 28. februar. Side 9

10 3 Det kan være aktuelt for noen å søke ytterligere tilskudd til tiltak som har mottatt støtte tidligere år. I så fall er det en forutsetning at det redegjøres for fremdriften. Det vises til eget punkt i søknadsskjemaet for dette. Se ellers oversikt over midler tildelt til fornyingsprosjekter for 2013 og kommentarene her. For interkommunale/ regionale prosjekter er det nødvendig at en kommune påtar seg en økonomisk vertskommunefunksjon som mottaker av et eventuelt tilskudd. I søknaden må det opplyses om hvilken kommune som skal ha denne funksjonen. Det forutsettes også at tiltaket har en forankring i form av en politisk behandling. Det bes om en kort sluttrapportering for alle tiltak som har mottatt tilskudd. Det er utarbeidet et eget sluttrapporteringsskjema som skal benyttes. Dette kan lastes ned fra vår hjemmeside. Rapporten sendes elektronisk til vårt postmottak. Skjemaet bes også benyttet for rapportering om bruk av midler som er tildelt tidligere år. Det bes om at det rapporteres når prosjektet er avsluttet, og det er derfor ingen fastsatt rapporteringsfrist. Fylkesmannen mener det er viktig å dele erfaringer og suksesshistorier både for å fremme læring og god omdømmebygging. Dette vil vi bidra til gjennom bruk av internett, nettverk og den årlige fornyingskonferansen Beat for Beat. I år arrangeres Beat for Beat for ellevte gang fra 10. til 11. juni Søknads- og rapporteringsskjema kan lastes ned fra vår hjemmeside: Vi tar sikte på å ha klar en endelig fordeling av midlene senest i løpet av uke 19. Tildelingen gjøres kjent gjennom brev til kommunene og på vår internettside. Fylkesmannen ønsker en aktiv dialog med kommunene, ta derfor gjerne kontakt med oss! Spørsmål kan rettes til: Birger Overskott: tlf.: , e-post: fmosbov@fylkesmannen.no Tormod Lund: tlf.: , mobil: , e-post: fmostlu@fylkesmannen.no Dette brevet blir bare sendt kommunene elektronisk. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Espen Pålsrud e.f. direktør Birger Overskott seniorrådgiver Saksbehandler: seniorrådgiver Birger Overskott VEDLEGG Side 10

11 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2014 Navn på prosjektet Søker Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2014 april 2015) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Side 11

12 Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Fylt ut av Dato Navn Stilling Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: 2 Side 12

13 Side 13 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/ html Page 1 of Fra: Toril Bjerkeli[Toril.Bjerkeli@halden.kommune.no] Dato: :56:53 Til: fmospostmottak@fylkesmannen.no Kopi: Lund Tormod (FmosTLU@fylkesmannen.no); Gudrun Haabeth Grindaker Tittel: Søknader om skjønnsmidler 2014 til fornying i kommunene - Halden kommune Det vises til brev fra Fylkesmannen i Østfold dat vedr. skjønnsmidler 2014 til fornying i kommunene. Vedlagt oversendes 6 søknader om skjønnsmidler til fornying fra Halden kommune. Søknadene er prioritert som følger: 1. Ledelsesutvikling inkl. økonomistyringssystem (videreføring fra 2013) 2. En kommuniserende og åpen organisasjon (ny) 3. Helhet og sammenheng - tidlig innsats (videreføring fra 2013) 4. Kompetansehevende tiltak (ny) 5. Deltakelse i ROBEK-nettverk (videreføring fra 2013) 6. Innkjøpssystem (videreføring fra 2013) Når det gjelder prosjekt nr. 4 Kompetansehevende tiltak, ber Halden kommune om innspill på om det finnes andre midler kommunen kan søke på til dette formålet. Søknadene framlegges administrasjonsutvalget som referatsak i møte den Søknad om skjønnsmidler til fornying 2014 til prosjektet Det Digitale Østfold samt rapport 2013 for prosjektet er oversendt i egne sendinger. Halden kommune er vertskommune for dette prosjektet. Halden kommune håper på en positiv behandling av søknadene! Vennligst bekreft at denne e-posten er mottatt. Mvh Toril Bjerkeli Personalsjef Rådhuset, Storgt. 8, 1776 HALDEN Tlf / toril.bjerkeli@halden.kommune.no

14 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2014 Navn på prosjektet Søker Ledelsesutvikling inkl. økonomistyring Halden kommune v/rådmannen Andre kommuner som deltar Søknadsbeløp Kr Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Prioritet 1 Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2014 april 2015) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Aug des Prosjektet organiseres direkte under rådmannen med rådmannen ledergruppe som styringsgruppe. Prosjektleder koordinerer ledelsesutviklingen. Toril Bjerkeli Toril.bjerkeli@halden.kommune.no Prosjektet er forankret hos rådmannen og i rådmannens ledergruppe. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målsettingen med prosjektet å styrke kompetansen innenfor strategisk lederskap, helhetlig styring, innovasjon og endringsledelse og virksomhets- og tjenesteutvikling. En del av lederutviklingen vil også omfatte økonomioppfølging der målsettingen er bedret økonomistyring gjennom alle ledd i organisasjonen. Ledelsesutviklingen må underbygge ledelsens utfordringer mht. økonomi og driftstilpassing samt organisasjons- og kulturbygging og bidra til at den enkelte leder kan løse ledelsesoppgavene til beste for brukere og ansatte. Ledelsesutviklingsprosjektet samkjøres med prosjektet helhetlig styring. Side 14

15 Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Ny rådmann tiltrådte i Halden kommune Våren 2013 ble det tilsatt tre nye kommunalsjefer innenfor områdene undervisning og oppvekst, helse og omsorg samt teknisk og kultur. Kommunens strategiske toppledelse består av rådmann og rådmannens ledergruppe. I ledergruppen inngår kommunalsjefene, personalsjef, økonomisjef, leder kommunikasjon og service og NAV-leder. Kommunens organisasjonsmodell er p.t. basert på tre kommunalavdelinger, rådmannens stab, støtteenheter samt 33 enheter/områder som ledes av hver sin enhetsleder. Enhetslederne rapporterer til kommunalsjefene (i helse og omsorg til områdeledere), leder tjenesteproduksjonen og har et gjennomgående delegert økonomi-, personal og fagansvar. De fleste enheter har en eller flere avdelingsledere ca. 55 personer. Organisasjonsmodellen ble evaluert i 2013, og det ble gjennomført noen justeringer etter det for å mer helhetlige og brukerrettede tjenester. Det er fortsatt behov for å videreutvikle organisasjonsmodellen med bedre kompetanseutnyttelse, tydelige lederroller og ansvarsforhold, enhetsstruktur og tydeligere oppgaver for stabs- og støtteenheter. Kommunestyret vedtar nytt delegeringsreglement i mars Parallelt med lederutviklingen vil det utarbeides nytt administrativt delegeringsreglement som vil tydeliggjøre alle lederes ansvar og roller. Den strategiske toppledelsen står overfor store muligheter og krevende oppgaver når det gjelder: - Omfattende økonomisk omstilling og driftstilpassing for å skape positiv driftsbalanse og økonomisk handlingsrom som muliggjør nye satsinger - Videreutvikling av strategisk lederskap med fokus på klare mål, gode planprosesser, helhetlig styring og forpliktende resultatdialog - Organisasjons- og kulturbygging - Videreutvikling av en framtidsrettet arbeidsgiverstrategi som gir langsiktig rekruttering og kompetansebygging, godt omdømme og økt attraktivitet - Å bidra til tydelige roller og godt samspill mellom politisk og administrativ ledelse som sikrer de folkevalgte et godt beslutningsgrunnlag og lederne et eget handlingsrom For å lykkes med disse utfordrende oppgavene må ledelsesutvikling prioriteres de nærmeste årene. Det har ikke vært gjennomført systematisk lederopplæring i kommunen siden Aktuelle temaer i ledelsesutviklingen vil være: - Organisasjonsforståelse i et systemteoretisk perspektiv - Samhandling og tydelighet på aksept av roller og oppgaver - Ledelse av folkevalgt styrte organisasjoner - Lederen som arbeidsgiver arbeidsgiverrollen - Identifisere, forstå og håndtere bevisste og ubevisste krefter - Opplæring i konkret oppgaveløsning innenfor personal- og økonomiområdet og i bruk av elektroniske verktøy som kan effektuere driften Det er fortsatt nødvendig å innhente ekstern bistand i forbindelse med gjennomføring av de Side 15 2

16 fem første områdene. Når det gjelder konkret oppgaveløsning innenfor økonomi- og personalområdet og bruk av elektroniske verktøy, vil dette i hovedsak kunne gjennomføres i egenregi. Dette vil bli samkjørt med prosjektet vedr. helhetlig styring. Arbeidsformene vil være plenumssamlinger, arbeid i mindre grupper og individuelt arbeid mellom samlingene. Når det gjelder økonomistyring, er Halden kommune i avslutningsfasen ift. å få opp en såkalt BI-løsning. Løsningen medfører at ledere får opp sine økonomi- og styringsdata hentet fra fagsystem, realtime, i sitt åpningsbilde. Her kan det drilles ned til minste detaljer, og man kan utarbeide økonomiprognoser. Løsningen antas etter de siste samtaler med Evry AS å være ferdigstilt i løpet av juni Dette er et viktig bidrag for å få fokus på økonomistyringens betydning, spesielt i en så krevende omstillingsfase Halden kommune nå er. Vi ser også at sentrale medarbeidere innenfor økonomi er i behov av eksterne «vedlikeholdskurs». Den økonomiske situasjonen Halden kommune har vært i de siste årene, har medført sterkt reduserte budsjett ift. kompetanseutvikling/-vedlikehold. Det søkes derfor om ytterligere tilskudd til dette, utover det som ble bevilget i Omsøkte midler vil bli benyttet til å dekke kostnader ifm. samlinger for rådmannens ledergruppe 11.02, og , enhetsledere/rådmannens ledergruppe samt alle ledere Samlinger for de samme ledergruppene planlegges gjennomført høsten Se utfyllende budsjettinformasjon. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet fikk tildelt kr i skjønnsmidler til fornying I tillegg ble prosjektet tildelt kr i OU-midler. Midlene er benyttet til dekning av tre samlinger for hhv. rådmannens ledergruppe ( ), enhets- og områdeledere( ) og ledere på alle nivåer ( ). I tillegg er det gjennomført en prestasjonsdriveranalyse (PDA) for Halden kommune totalt og pr. ledernivå/ledergruppe som viser gap mellom viktighet og etterlevelse innenfor viktige fokusområder. Analysen vil være et svært nyttig redskap i den videre ledelsesutviklingen ble det avholdt eget møte med representanter for fagforeningenes hovedsammenslutninger om hva de anser som de viktigste forbedringspunktene når det gjelder ledelse i kommunen og om hvordan hovedtillitsvalgte ev. kan bidra i deler av ledelsesutviklingsprogrammet. Budsjettinformasjon har vært en del av ledelsesutviklingsprogrammet i Side 16 3

17 Fylt ut av Dato Navn Toril Bjerkeli Stilling Personalsjef Vedlegg: Utfyllende budsjettinformasjon Søknadsskjemaet sendes til: 4 Side 17

18 Budsjettgrunnlag ledelsesutvikling inkl. økonomistyring Samlinger planlagt vårhalvåret 2014: Konsulenter Fastpris eks. mva. Fast pris inkl. mva Rådmannens ledergruppe (9 deltakere) Rådmannens ledergruppe (9 deltakere) Enhetsledere (ca. 45 deltakere) Rådmannens ledergruppe (9deltakere) Ledere på alle nivåer (ca. 90 deltakere) Sum samlinger vår Samlinger planlagt høsten 2014: Rådmannens ledergruppe (9 deltakere) Enhetsledere (ca. 45 deltakere) Rådmannens ledergruppe (9 deltakere) Ledere på alle nivåer (ca. 90 deltakere) Sum samlinger høsten Side 18

19 Sum samlinger ====== I tillegg kommer leie av kurslokaler inkl. bevertning til deltakerne på samlingene. Side 19

20 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2014 Navn på prosjektet Søker En kommuniserende og åpen organisasjon Halden kommune Andre kommuner som deltar - Søknadsbeløp Kr ,- Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Prioritet 2 Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2014 april 2015) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Mars 2014 mars 2015 Prosjektgruppe: Ansatte i enhet Kommunikasjon og service samt delaktighet fra de forskjellige kommunalområdene underveis. Styringsgruppe: Rådmannens ledergruppe. Forankret i rådmannens ledergruppe. Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Målet er at; Halden kommune skal bli en kommuniserende og åpen organisasjon med fokus på å bedre sitt omdømme. De ansatte blir stolte av sin arbeidsplass og arbeidsplassen blir en attraktiv plass å være på. Side 20

21 Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Problemstilling Vi oppfatter at Halden kommune har slitt med dårlig omdømme i mange år, og det siste året har dette tilspisset seg ytterligere. Kommunen er inne i en omfattende økonomisk snuoperasjon og det arbeides aktivt med å ta ned driftsutgifter. Den vanskelige økonomiske situasjonen har ført til at Halden kommune nå er på «Robek-lista». Det gjennomføres mange innsparingstiltak hvor nedbemanning er et av disse. Mediene målbærer spekulasjoner i dårligere service til innbyggerne og kultur- og næringsliv. Foreslåtte og gjennomførte innsparingstiltak har skapt store oppslag i media hvor det har vært fokus på det negative ved innsparingstiltakene. Det strekker seg fra hvordan økonomien styres, til saksbehandling, svartider på henvendelser og hvordan enkeltindivider i kommunen blir behandlet. Hvorfor denne problemstillingen er viktig De positive effektene ved å bedre omdømme vil kunne gi utslag på en rekke områder: å ansette kvalifiserte medarbeidere ved å være en attraktiv arbeidsgiver positivt påvirke tilflytting og nyetablering i kommunen som igjen påvirker samfunnsutviklingen i Halden at turistene velger Halden kommune som turistmål at studentene velger Halden som høgskolekommune med bedre omdømme Utfordring Halden kommune har ikke gode nok organisatoriske verktøy og rutiner som må til for å bedre kommunens omdømme. Vi ser det som helt avgjørende å jobbe frem en omdømmevisjon og utarbeide en strategi for hvordan ledere på ulike nivåer skal håndtere media. Det er videre helt avgjørende å utarbeide og forankre en kommunikasjonsstrategi både for intern- og ekstern kommunikasjon. Som en følge av denne strategien må det nedfelles rutiner for intern og ekstern kommunikasjon i organisasjonen. Uten dette vil kommunikasjonen i Halden kommune kunne oppfattes som ad hoc preget. Kommunen må i større grad definere sine interessenter og øke kunnskapen om hvordan man bør ta hensyn til de viktigste interessentene. Innovasjonstiltak Den kommuniserende organisasjonen er proaktiv og strategisk i sin kommunikasjon og kommuniserer kontinuerlig. En kommuniserende organisasjon er åpen og lærevillig, systematisk og har en bevist strategi for sin kommunikasjon. Men det er også viktig at den er lyttende og tar initiativ til dialog. (Wenche Aarseth professor NTNU) Teorier og erfaring viser at det er en helt klar sammenheng mellom kommunikasjon og omdømme. Kommunikasjon kan på den ene siden ødelegge for organisasjoner og på den andre siden ved å være proaktiv, være «positivt» for organisasjonen. Å jobbe med kommunikasjon på en proaktiv og strategisk måte er nytt for kommunen. Det er nyttig dersom dette arbeidet kan bedre kommunens omdømme og gjøre at Halden kommune blir en attraktiv arbeidsplass. Resultat fra prosjektet blir nyttiggjort fortløpende etterhvert som innovasjonstiltakene blir gjennomført. Side 21 2

22 Kommunen har: opprettet en kommunikasjon- og serviceavdeling og organisert servicesenteret direkte under denne. utvidet rådmannens ledergruppe med leder av kommunikasjon og service et fokus på servicesenteret og vurderer nye funksjoner med spisskompetanse fra flere enheter inn i senteret. Kommunen skal: utarbeide en omdømmevisjon gjennomføre opplæring i kommunikasjon og mediehåndtering og øvinger for dette medietrening for ansatte og politikere som har mediekontakt opplæring i Offentlighetsloven og Forvaltningsloven utarbeide en kortsiktig og en langsiktig plan for kommunikasjon jobbe mot å bli proaktiv og strategisk i sin kommunikasjon jobbe for å få til en holdningsendring i organisasjonen i forhold til åpenhet og kommunikasjon utarbeide rutiner for både intern- og eksternkommunikasjon og ansatte må gjøres kjent med disse kartlegge kommunens interessenter opprette en arena for to-veis dialog med kommunens viktigste interessenter benytte interessentene for å nå ut til media og skape en god relasjon med pressen innarbeide rutiner for kontrollere rykter, frykt og uriktig informasjon i presseoppslag. formidle viktigheten av kommunikasjon i organisasjonen bidra til at ansatte blir de beste ambassadører Kommunens ledelse skal også være proaktive i sin kommunikasjon med de ansatte, enhetsledere og mellomledere. Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett ,- Egenandel ,- (egeninnsats i form av timer) Skjønnsmidler fra FM ,- Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere Prosjektet har ikke fått skjønnsmidler tidligere. Side 22 3

23 Fylt ut av Dato Navn Stilling Vedlegg: Budsjettinformasjon Søknadsskjemaet sendes til: 4 Side 23

24 En kommuniserende organisasjon - Budsjett for innovasjonstiltak Kommunen må; Ant. timer Egeninnsats Kjøp av tj. Timepris Definere kommunikasjon som en strategisk funksjon og utarbeide strategiplan Utarbeide en omdømmevisjon Gjennomføre opplæring i kommunikasjon og mediahåndtering og øvinger for dette Medietrening for ansatte og politikere som har mediekontakt Opplæring i Offentligshetsloven og Forvaltningsloven Utarbeide en kortsiktig og en langsiktig plan for kommunikasjon Jobbe mot å bli proaktiv og strategisk i sin kommunikasjon Jobbe med holdninger i organisasjonen i forhold til åpenhet og kommunikasjon Utarbeide rutiner for både intern- og eksternkommunikasjon og gjøre ansatte kjent med dette Kartlegge kommunens interessenter Opprette en arena for to-veis dialog med kommunens viktigste interessenter Benytte interessentene for å nå ut til media og skape en god relasjon med pressen Innarbeide rutiner for håndtere rykter og uriktig informasjon i bl.a presseoppslag Formidle viktigheten av kommunikasjon i organisasjonen Sum Totalkostnad for prosjektet: Side 24

25 Side 25

26 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2014 Navn på prosjektet Søker Andre kommuner som deltar Helhet og sammenheng. Tidlig innsats ved overgang barnehage - skole Halden kommune, kommunalavdeling undervisning, oppvekst og kultur Søknadsbeløp Kr Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Prioritet 3 Halden kommune, postboks 150, 1751 Halden Konto Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2014 april 2015) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse August 2014 juni 2015 En representant for hhv. helsesøstertjenesten, barnehage og skole/ppt frikjøpes samlet med inntil 60 % stillingsressurs. Prosjektledelsen ivaretas av stab i kommunalavdelingen. Kontaktperson: Karin Oraug karin.oraug@halden.kommune.no Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Utvikle og forbedre eksisterende kommunale rutiner og prosedyrer ved overgangen fra barnehage til skole, spesielt med tanke på de barna som pga. særskilte behov og/eller sosiale forhold er mest sårbare og utsatt. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) Halden kommune deltar i Sjumilssteget. Overordnede hensyn i FNs barnekonvensjon er å se hen til barnets beste. Til tross for at vi har flere gode rutiner og prosedyrer i de ulike tjenestene som arbeider med barn og til barns beste, ser vi at vi har utfordringer i å oppnå helhet og sammenheng i tjenestene. Fra er undervisning (barnehage og skole), oppvekst (barnevern og helse) og kultur samlet i ett kommunalområde, med felles kommunalsjef. Vi har således en unik Side 26