Innkalling til møte i Formannskapet kl. 13:00 på Formannskapssalen, Skaun rådhus.

Transkript

1 Innkalling til møte i Formannskapet kl. 13:00 på Formannskapssalen, Skaun rådhus. TIL BEHANDLING: 2/14: MELDINGER - FORMANNSKAPET /14: DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE 4/14: REFERANSEGRUPPEN FOR NY SKOLE I BØRSA, INFORMASJON OM STATUS FOR PROSJEKTET 5/14: SAMLOKALISERTE BOLIGER OG FELLESSKAP FOR PERONER MED BEHOV FOR SÆRLIG TILRETTELEGGING ELLER TJENESTER I BOLIGEN INFORMASJON OM STAUS FOR PROSJEKTET 6/14: STORMEN IVAR - EVALUERING 7/14: ØKONOMIREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE.- REVISJON /14: KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR SKAUN KOMMUNE 9/14: SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE BUVIK STADION 10/14: ORIENTERING OM RESULTAT AV SAMSPILL OG BRUKERMEDVIRKNING Varamedlemmer møter etter nærmere varsel. Forfall meldes til Servicekontoret, tlf Børsa, Jon P. Husby ordfører

2 Sak 2/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 2/14 Arkivkode: 033 Arkivsaksnr: 14/258 Saksbehandler: Ann Karin Viggen Saksnummer Utvalg Møtedato 2/14 Formannskapet SAKEN GJELDER: MELDINGER - FORMANNSKAPET SAKSDOKUMENTER: 1. Rapport refererte journalposter

3 Sak PS 3/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 3/14 Arkivkode: 044 Arkivsaksnr: 12/1562 Saksbehandler: Knut Nygård Saksnummer Utvalg Møtedato 3/14 Formannskapet SAKEN GJELDER: DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE RÅDMANNENS INNSTILLING: Forslag til nytt delegeringsreglement for Skaun kommune, framlagt som saksdok 1, vedtas. Reglementet trår i kraft straks. SAKSDOKUMENTER: 1. Forslag til nytt delegeringsreglement for Skaun kommune (ettersendes). SAKSFRAMLEGG: Gjeldende delegeringsreglement ble sist revidert av kommunestyret på møte , sak 70/08. For inneværende valgperiode ble det ikke gjort endringer i utvalgsmodellen, strukturen i delegeringsreglementet er derfor beholdt også i det framlagte forslag. Forslag til nytt delegeringsreglement framgår av saksdok 1, hvor tilføyelser er ført med rød skrift, mens slettingene er ført som bobler i margen. Tilføyelser og presiseringer som er gjort i reglementet: Pkt. 1.9 Pkt. 2.1 Pkt. 2.2 Pkt. 2.3 Pkt. 2.4 Pkt Pkt. 2.7 Ny bestemmelse i 39,2 i kommuneloven, om behandling av delegeringsreglementet er tatt inn.. Presiseringer av arbeidsoppgavene til kommunestyret iht. ny plan-og bygningslov, og gjeldende praksis når det gjelder tilsettingsmyndighet, som bare gjelder stillingen som rådmann. Formannskapet som næringsutvalg er tatt inn. Presiseringer av arbeids- og ansvarområdene for HOKU og ajourhold av lovgrunnlaget. Presiseringer av arbeids og ansvarområdene for PMU, og ajourhold av lovgrunnlaget. Nytt pkt. om delegert myndighet til rådmannen knyttet til 24.1 i kommuneloven Hovedoppgavene til administrasjonsutvalget er presisert, og i tråd med 25 i Side 3 av 17

4 Sak PS 3/14 kommuneloven. Slettinger som er foretatt i reglementet: Klage og klagebehandling: Klage og klagebehandling framgår av pkt Ordlyden er anvendelig for hele reglementet, og tidligere punkt om klagebehandling på PMUs område er tatt ut. Praksis for klagebehandling her dekkes av pkt Klagebehandling etter barnevernsloven i pkt er ikke lenger relevant. Klagebehandlingen ligger hos vertskommunen Orkdal. Referanser til økonomireglementet: En del pkt. som nå er omhandlet i økonomireglementet er tatt ut, det gjelder kommunale krav, frafall av pant og aksept av bud, under pkt Videre behandling av anbud og prosjekter under pkt Administrasjonsutvalget: Administrasjonsutvalget er behandlet i pkt Arbeidsområdene som er beskrevet er iht. kommunelovens 25, og er dekkende for den funksjonen utvalget har. Hele tidligere pkt. 6.0 er tatt ut, da dette ikke lenger er relevant. Andre endringer: Det er ikke lenger noe krav i kommuneloven at kommunen skal ha en regnskapskyndig person, og bestemmelsen i pkt er tatt ut. Utbetalingsfullmakent er regulert i økonomireglementet. Utbetaling av støtte til politiske partier er ikke lenger en kommunal oppgave, og bestemmelsen i pkt er tatt ut. ØKONOMISK VURDERING: Nytt delegeringsreglement har ingen økonomiske konsekvenser. Side 4 av 17

5 Sak PS 4/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 4/14 Arkivkode: 614 A20 Arkivsaksnr: 12/2092 Saksbehandler: Sigve A. Laugsand Saksnummer Utvalg Møtedato 5/13 Formannskapet / Formannskapet /13 Formannskapet /14 Formannskapet SAKEN GJELDER: REFERANSEGRUPPEN FOR NY SKOLE I BØRSA, INFORMASJON OM STATUS FOR PROSJEKTET RÅDMANNENS INNSTILLING: SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Orientering om status for prosjektet ØKONOMISK VURDERING: Side 5 av 17

6 Sak PS 5/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 5/14 Arkivkode: Arkivsaksnr: 13/3121 Saksbehandler: Sigve A. Laugsand Saksnummer Utvalg Møtedato 5/14 Formannskapet SAKEN GJELDER: SAMLOKALISERTE BOLIGER OG FELLESSKAP FOR PERONER MED BEHOV FOR SÆRLIG TILRETTELEGGING ELLER TJENESTER I BOLIGEN INFORMASJON OM STAUS FOR PROSJEKTET RÅDMANNENS INNSTILLING: SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Informasjon om status for prosjektet. ØKONOMISK VURDERING: Side 6 av 17

7 Sak PS 6/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 6/14 Arkivkode: Arkivsaksnr: 13/3175 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 4/14 Helse, oppvekst og kulturutvalget /14 Formannskapet SAKEN GJELDER: STORMEN IVAR - EVALUERING RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken tas til orientering SAKSDOKUMENTER: 2. Referat fra møte i kriseledelsen (ikke utsendt) 3. Referat fra møte i kriseledelsen (ikke utsendt) 4. Rapport/logg fra Hjemmetjenesten (ikke utsendt) 5. Rapport/logg fra Rossvollheimen helse- og omsorgssenter (ikke utsendt) SAKSFRAMLEGG: Hendelsesforløp: Torsdag 12. desember natt til 13. desember. Torsdag 12. desember 2013 ble store deler av Skaun kommune utsatt for strømbrudd som følge av stormen Ivar. Strømbruddet inntrådte til forskjellige tidspunkter i kommunen. I Børsa/ved Rossvollheimen helse- og omsorgssenter inntraff strømbruddet kl Nødaggregatet ved helse- og omsorgssenteret ble koblet inn umiddelbart. I tillegg til strømbruddet, var det også utfall på telefoni i deler av kommunen. Dette medførte problemer bl.a. for Hjemmetjenesten som måtte ha tilsyn med flere brukere som har trygghetsalarm, da denne ikke fungerte pga telefonproblemene. Deler av natt til ble det derfor satt inn en ekstra medarbeider i tillegg til ordinær bemanning. Det ble iverksatt brannvakt ved Vennatunet natt til 13. desember, først med nattevakta fra Hjemmetjenesten, senere overtok vaktmester fra kl Fredag!3. desember. 13. desember ble Venn, Viggja og Jåren-Rådbygda oppvekstsentre, samt barnehagen på Lyngstua, stengt på grunn av manglende oppvarming. Av samme årsak ble trygdeboligene på Venn evakuert, enten av pårørende, eller til Vennatunet. Side 7 av 17

8 Sak PS 6/14 Klokken den 13. desember gikk Hjemmetjenesten gjennom pasientlistene og gjennomførte ekstrabesøk til de brukerne som ble vurdert som mest utsatt. I løpet av dagen ble det ringt til pårørende og brukere av trygghetsalarmer. Kommunens kriseledelse ble formelt satt kl Informasjon om situasjonen ble fortløpende lagt ut på kommunens nettsider. Enhetsleder ved hjemmetjenesten og vaktmester ved Vennatunet vurderte situasjonen slik at det ikke var forsvarlig å la beboerne på Vennatunet bo der natt til 14. desember. Det ble derfor iverksatt arbeid med evakuering. Pårørende ble varslet, og de som kunne hente hjem sine, gjorde dette. De øvrige beboerne ble evakuert til Rossvollheimen helse- og omsorgssenter, som hadde tilrettelagt for mottak. Rossvollheimen tok også imot noen innbyggere ut over de som var evakuert fra Vennatunet. Totalt var det 10 fra Vennatunet, og 3 for øvrig, som overnattet på Rossvollheimen. Lørdag 14. desember. I løpet av lørdag begynte strømmen å komme tilbake i kommunen. Kriseledelsen hadde møte for å gjøre opp status. Nettsidene ble oppdatert. Beboerne på Vennatunet/trygdeboligene på Venn fikk flytte tilbake. Vurdering av håndteringen av hendelsen: Strømbruddet og utfallet av telefoni anses å være håndtert på en god måte. Hjemmetjenesten, som hadde store utfordringer spesielt knyttet til trygghetsalarmene, fikk iverksatt nødvendige tiltak for å sikre oppfølging av brukere som var mest utsatt. Alle bruker som hadde behov for å bli evakuert ble tatt imot på Rossvollheimen, som hadde iverksatt nødvendige tiltak. Utfordringer/erfaringer: Alt i alt fungerte beredskapen på en tilfredsstillende måte, ikke minst takket være en betydelig innsats fra de ansatte som var involvert i situasjonen. Imidlertid ble det gjort noen erfaringer underveis som kan oppsummeres i følgende problemstillinger. 1. Det viste seg å være svært vanskelig (umulig) å komme i kontakt med TrønderEnergi for å få informasjon om situasjonen og dette vanskeliggjorde kriseledelsens planlegging mht. omfang og tidshorisont. Det kan være aktuelt å ta dette opp med TrønderEnergi. Det kan også være aktuelt å diskutere med Fylkeskommunen om Fylkeskommunens beredskapsavdeling evt kan koordinere kontakten/informasjonen mellom energiselskap og kommuner. 2. Bortfall av telefoni skapte spesielle problemer, bl.a. knyttet til innkalling av ekstra bemanning og kontakt med både ansatte og brukere. Det bør vurderes å legge planer/iverksettes tiltak for å håndtere tilsvarende situasjoner, for eksempel ved automatisk oppbemanning ved lengre tids strømbrudd. Spesielt nattevakta i Hjemmetjenesten får spesiell belastning når kommunen mørklegges og mulighetene for telefonisk kontakt svikter. 3. Nødaggregatet på Rossvollheimen fungerte tilfredsstillende. Det kan være at det bør vurderes tilsvarende tiltak i andre boliger, for eksempel Vennatunet, Tangentunet o.a. 4. Det bør vurderes om det er behov for oversikt over muligheter for å låne aggregater, for eksempel av Fylkeskommunen eller andre kommuner, for eksempel koordinert av Fylkesmannen. Side 8 av 17

9 Sak PS 6/14 5. Brukerne av trygghetsalarmer blir sårbare når slike hendelser inntreffer. Det bør vurderes om det skal etableres rutiner for hvordan en lignende situasjon skal håndteres. 6. Hvor sårbart er kommunens datasystem når strømmen blir borte over lengre tid. Og hva med funksjonene i rådhuset, inklusive kriseledelsens arbeid. Det bør vurderes om det skal tas forholdsregler/iverksettes tiltak for å sikre nødvendige funksjoner. (Det er registrert at også nødlysene i rådhuset slukner etter noen timer med strømbrudd) 7. Kommunen har kontroll med egne bygg og anlegg. Men det kan oppstå utfordringer for private vannverk. Kommunen kan bistå med tilkjøring av vann, men bør/kan kommunen oppfordre private om å lage egne beredskapsplaner? Ovenforstående problemstillinger er, og vil bli, tatt opp som eget tema i evalueringen av krisehåndteringen i forbindelse med Ivar. Side 9 av 17

10 Sak PS 7/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 7/14 Arkivkode: 100 &00 Arkivsaksnr: 14/170 Saksbehandler: Frode Haugskott Saksnummer Utvalg Møtedato 7/14 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: ØKONOMIREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE.- REVISJON 2014 RÅDMANNENS INNSTILLING: Kommunestyret vedtar vedlagte økonomireglement for Skaun kommune. SAKSDOKUMENTER: Økonomireglement for Skaun kommune SAKSFRAMLEGG: Vedlagt følger forslag til revidert økonomireglement for Skaun kommune. Reglementet tar utgangspunkt i sist vedtatte økonomireglement (fra 2010). Alle endringer, både strykninger og tilføyelser er vist i dokumentet. Dokumentet har samme inndeling som tidligere. Tilføyelser og korrigeringer av eksisterende tekst er vist med rød skriftfarge i dokumentet, mens strykninger og andre endringer er vist i høyre marg. Endringene i dokumentet er i all hovedsak tilpasninger til sentralt regelverk og dagens praksis. På enkelte områder har det vært behov for noen presiseringer, mens på andre områder har gjeldende regelverk vært unødvendig detaljert. I følgende kapitler er det foreslått gjort endringer, enten strykninger eller tilføyelser, av mer prinsippiell karakter: Kapittel 2.8, hvor fullmakter er foreslått flyttet mellom de ulike nivåene (kommunestyreformannskap-rådmann), slik at disse er mer tilpasset den praksis som har vært gjennomført. Kapittel 3, hvor enkelte punkter er foreslått strøket og hvor det er gjort en del presiseringer. Enkelte deler av kapittel 3 er fremdeles i overkant detaljert. Kapittel 7.6 er foreslått i tråd med dagens praksis. De siste årene har det samme blitt vedtatt av kommunestyret, samtidig med revideringen av investeringsbudsjettet i desembermøtet. Side 10 av 17

11 Sak PS 7/14 Kapittel 8 er endret noe i tråd med dagens praksis, samt at det er spesifisert at overføring av mer- og mindreforbruk er hovedprinsippet, men at dette først skal skje etter en nærmere vurdering av resultatet. ØKONOMISK VURDERING: Saken har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Side 11 av 17

12 Sak PS 8/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 8/14 Arkivkode: Arkivsaksnr: 14/253 Saksbehandler: Trude Wikdahl Saksnummer Utvalg Møtedato 8/14 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR SKAUN KOMMUNE RÅDMANNENS INNSTILLING: Kommunikasjonsstrategi for Skaun kommune vedtas. SAKSDOKUMENTER: 1. Kommunikasjonsstrategi SAKSFRAMLEGG: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Skaun kommune (saksdokument 1), legges med dette fram for politisk behandling. Kommunikasjonsstrategien er basert på kommunens utviklingsstrategi, vedtatt som sak 45/13 i Kommunestyret , og er utarbeidet som et ledd i kommunens lederutviklingsprogram i 2013, hvor både enhetsledere og utvidet ledergruppe har vært involvert. Kommunens presse- og mediereglement, utarbeidet i 2000, er innarbeidet i kommunikasjonsstrategien, og utgår derfor som eget dokument. Rådmannens anbefaling er at kommunikasjonsstrategien slik den foreligger i saksdokument 1, vedtas. Side 12 av 17

13 Sak PS 9/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 9/14 Arkivkode: Arkivsaksnr: 14/272 Saksbehandler: Knut Nygård Saksnummer Utvalg Møtedato 9/14 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE BUVIK STADION RÅDMANNENS INNSTILLING: Under forutsetning av Fylkesmannens godkjennelse vedtar kommunestyret følgende: 1. Skaun kommune garanterer med selvskyldnergaranti for lån kr som Buvik IL tar opp til nytt kunstgressdekke på Buvik stadion 2. Garantien gjelder for lånets hovedstol maks kr med tillegg av eventuelle renter og omkostninger 3. Garantiansvaret reduseres i takt med nedbetalingen på lånet og opphører etter 10 år med tillegg av inntil 2 år SAKSDOKUMENTER: 1. Utskrift av tidligere behandling i kommunestyret (sak 41/13, ) SAKSFRAMLEGG: Buvik IL søkte i 2013 om kommunal støtte til renovering/nytt kunstgressdekke til erstatning for dagens gressbane på Buvik stadion. Samtidig søkte Buvik IL om kommunal garanti for lån som idrettslaget må ta opp til samme prosjekt. Kommunestyret behandlet i møte den (sak 41/13) søknaden om kommunal støtte, og fattet vedtak om et kommunalt tilskudd på kr Dette beløpet er innarbeidet i gjeldende økonomiplan og planlegges utbetalt i Spørsmålet om kommunal lånegaranti ble ikke behandlet av kommunestyret den gangen, men var forutsatt behandlet senere. Etter den tid har Buvik IL innhentet et lånetilsagn fra Sparebank1, uten at idrettslaget har bundet seg opp til dette, men kan når saken blir aktuell ta opp lånet fra andre aktører. Det vil imidlertid være gunstig for idrettslaget å ha en kommunal lånegaranti, med tanke på å få en gunstigere rente på lånet. Side 13 av 17

14 Sak PS 9/14 Samtidig er idrettslaget avhengig av en kommunal lånegaranti for å komme i betraktning når det gjelder tildeling av spillemidler. Vurderingen av prosjektet, både med tanke på behov, framdrift og økonomi ble gjort i forbindelse med kommunestyrets behandling i sak 41/13, så rådmannen er av den oppfatning at saken er tilstrekkelig belyst. Risikoen for Skaun kommune ved å stille lånegaranti, er at kommunen må ta over lånet, hvis Buvik IL ikke er i stand til å betjene det på et senere tidspunkt. Ut fra dagens situasjon anser rådmannen dette som lite sannsynlig. Som en naturlig oppfølging av kommunestyrets vedtak om kommunal støtte på kr , vil rådmannen anbefale at kommunestyret vedtar å stille en kommunal lånegaranti begrenset oppad til kr ØKONOMISK VURDERING: Saken har ingen økonomiske konsekvenser for Skaun kommune så lenge Buvik IL er i stand til å overholde sine låneforpliktelser. Rådmannen mener at risikoen for misligholdelse av lånet er liten per i dag. Per i dag har Skaun kommune et totalt garantiansvar på rundt 24 mill. kroner fordelt på ulike formål. Side 14 av 17

15 Sak PS 10/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 10/14 Arkivkode: 614 A20 Arkivsaksnr: 13/3064 Saksbehandler: Bjørn Idar Ekren Saksnummer Utvalg Møtedato 45/13 Helse, oppvekst og kulturutvalget /14 Formannskapet SAKEN GJELDER: ORIENTERING OM RESULTAT AV SAMSPILL OG BRUKERMEDVIRKNING RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken tas til orientering. SAKSDOKUMENTER: Liste over deltagere i brukerinvolvering vedlegg 1 Matrise over endringer etter samspillfase del 1 vedlegg 2 SAKSFRAMLEGG: Med denne saken orienteres det om resultater av pågående samspill og brukermedvirkning ifbm. utvikling av vinnertilbudet fra Skanska Norge as. Etter at kontrakt med Skanska Norge as ble underskrevet den har samspill og brukermedvirkning pågått og er planlagt å vare frem til slutten av februar. Det tas sikte på å få til enighet om et bearbeidet forprosjekt medio mars i år. Samspillsfasen Hovedmålsettingen med samspillsfasen er å utarbeide et forprosjekt basert på innlevert skisseprosjekt i anbudskonkurransen. Dette gjøres i en effektiv og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, tidsmessige og kvalitative mål som er satt etterleves. Alle partene i samspillet har bidratt til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima. Dette har bidratt til optimal integrasjon mellom prosjektering og entreprenørkunnskap til det beste for prosjektet. Det skal også fastsettes en ny kostnad for prosjektet etter samspillsfasen basert på det bearbeidede forprosjektet. Dette vil være kontraktssum mellom byggherren og samspillsentreprenøren. Brukermedvirkning Det har i samspillsfasen vært en utstrakt brukermedvirkning som har vært delt i to faser. Brukerne er alle ansatte på skolen, inkl. drift og renhold. I tillegg har Skaun ungdomsskole vært representert med en gymlærer. Fase 1 ble innledet med et fellesmøte for alle brukerne den 18. november Prosjektet Side 15 av 17

16 Sak PS 10/14 ble presentert for brukerne av arkitekt og landskapsarkitekt. Deretter ble det avhold egne særmøter på ulike tema/områder der alle brukerne har deltatt, inndelt i grupper. I fase 1 har det vært hovedfokus på planløsninger og funksjonalitet. Brukerne har fått anledning til å stille spørsmål og komme med sine tilbakemeldinger. Det har vært stort engasjement og arkitekter og landskapsarkitekt har fått verdifulle tilbakemeldinger som er tatt med videre i utviklingen av prosjektet. Etter en fase med bearbeiding og utvikling av prosjektet ble ny planløsning presentert for alle brukerne i et nytt fellesmøte 18. desember Tilbakemeldingene fra dette møtet må sies å være fornøyde brukere. I denne fasen har det også vært avholdt møter med ulike etater, lag og foreninger. Dette er Statens vegvesen, Sør-Trøndelag fylkeskommune, NVE, HOKU, Skaun Idrettsråd, Råd for funksjonshemmede, Eldrerådet, Kulturskolen, representant for kor og korps, Retura (renovasjonsløsning) samt avholdt forhåndskonferanse med byggesak. I tillegg har ulike interne ressurser i kommunen deltatt i noen møter (ifbm. Kultur/idrett, kunst, tippemidler). I disse møtene er prosjektet presentert og det er gitt anledning til å stille spørsmål og gi innspill. Fase 2 av brukermedvirkning har vært avholdt i starten av januar Der har fokus vært på materialkvaliteter, overflater, tekniske anlegg, fast innredning og utstyr. Her har brukergruppene vært redusert til et mindre antall representanter for lærere og andre ansatte på skolen. De prosjekterende har nå fått det nødvendige grunnlag til å fortsette prosjekteringen av bygget og utomhusområdene. De vil nå fortsette prosjekteringen frem til et ferdig forprosjekt med en tilhørende kalkyle. Brukermedvirkning er i all hovedsak nå avsluttet. Det vil være behov for brukeravklaringer underveis i prosjektet i detaljprosjekteringsfasen og byggefasen også, men i vesentlig mindre grad og håndteres av rektor ved skolen ved hjelp av øvrige brukere ved behov. Alle endringer etter godkjent forprosjekt vil kunne medføre endringer i kostnadsbildet. Når forprosjekt er ferdigstilt og godkjent anbefales det at det avholdes et åpnet informasjonsmøte der prosjektet legges frem. ØKONOMISK VURDERING: Kostnader Alle endringer i forhold til skisseprosjektet som er fremkommet gjennom samspillsfasen har blitt kostnadsvurdert. Det fremkommer både tillegg og fradrag i kostnadsbildet. Det er gjennomført en vurdering i styringsgruppa på bakgrunn av anbefaling av prosjektleder på hvilke endringer det prioriteres å få gjennomført. Dette med bakteppe i det politiske vedtak i kommunestyret om kostnadsreduksjoner for prosjektet. Det endelige kostnadsbildet vil først fremkomme når forprosjektet er ferdigstilt og ferdig kalkulert. Godkjenning av forprosjekt med tilhørende kalkyle vil legges frem til politisk godkjenning. Hovedpunkter kostnader/endringer Side 16 av 17

17 Sak PS 10/14 Sum totale endringer bygg (skole og hall) ,- Sum totale endringer utomhus ,- Sum øvrige forslag til innsparinger ,- Sum totale endringer for alle tiltak = ,- Se vedlegg 2, Matrise over endringer etter samspillfase del 1. Det vil bli en mer detaljert gjennomgang av vedlegg 2 på møtet. Side 17 av 17

18 SAKSPAPIRER Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sakliste 2/14: MELDINGER - FORMANNSKAPET /14: DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE 4/14: REFERANSEGRUPPEN FOR NY SKOLE I BØRSA, INFORMASJON OM STATUS FOR PROSJEKTET 5/14: SAMLOKALISERTE BOLIGER OG FELLESSKAP FOR PERONER MED BEHOV FOR SÆRLIG TILRETTELEGGING ELLER TJENESTER I BOLIGEN INFORMASJON OM STAUS FOR PROSJEKTET 6/14: STORMEN IVAR - EVALUERING 7/14: ØKONOMIREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE.- REVISJON /14: KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR SKAUN KOMMUNE 9/14: SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE BUVIK STADION 10/14: ORIENTERING OM RESULTAT AV SAMSPILL OG BRUKERMEDVIRKNING

19 Arkivsaksnr.:14/258 SAKEN GJELDER: MELDINGER - FORMANNSKAPET SAKSDOKUMENTER: 1. Rapport refererte journalposter

20 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 1. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 2. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 3. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 4. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 5. 13/ STAB/SE/AKV 033 & /13 Orkdalsregionen REFERAT FRA REGIONRÅDSMØTE I ORKDALSREGIONEN 13. DESEMBER / STAB/SE/AKV 033 & /13 Trondheimsregionen VEDTAKSPROTOKOLL OG REFERAT FRA MØTE I TRONDHEIMSREGIONEN 6. DESEMBER / HE&OP/KULF/SHA /14 Tingsryd kommun VENNSKAPSKOMMUNETREFF SEPTEMBER / PLAN/TK/GKV /14 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN OG TILSKUDD - DELEGERT VEDTAK ********** 9. 13/ PLAN/TK/GKV /14 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK **********

21 Arkivsaksnr.:12/1562 SAKEN GJELDER: REVISJON AV DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE RÅDMANNENS INNSTILLING: Forslag til nytt delegeringsreglement for Skaun kommune, framlagt som saksdok 1, vedtas. Reglementet trår i kraft straks. SAKSDOKUMENTER: 1. Forslag til nytt delegeringsreglement for Skaun kommune. SAKSFRAMLEGG: Gjeldende delegeringsreglement ble sist revidert av kommunestyret på møte , sak 70/08. For inneværende valgperiode ble det ikke gjort endringer i utvalgsmodellen, strukturen i delegeringsreglementet er derfor beholdt også i det framlagte forslag. Forslag til nytt delegeringsreglement framgår av saksdok 1, hvor tilføyelser er ført med rød skrift, mens slettingene er ført som bobler i margen. Tilføyelser og presiseringer som er gjort i reglementet: Pkt. 1.9 Pkt. 2.1 Pkt. 2.2 Pkt. 2.3 Pkt. 2.4 Pkt Pkt. 2.7 Ny bestemmelse i 39,2 i kommuneloven, om behandling av delegeringsreglementet er tatt inn.. Presiseringer av arbeidsoppgavene til kommunestyret iht. ny plan-og bygningslov, og gjeldende praksis når det gjelder tilsettingsmyndighet, som bare gjelder stillingen som rådmann. Formannskapet som næringsutvalg er tatt inn. Presiseringer av arbeids- og ansvarområdene for HOKU og ajourhold av lovgrunnlaget. Presiseringer av arbeids og ansvarområdene for PMU, og ajourhold av lovgrunnlaget. Nytt pkt. om delegert myndighet til rådmannen knyttet til 24.1 i kommuneloven Hovedoppgavene til administrasjonsutvalget er presisert, og i tråd med 25 i kommuneloven. Slettinger som er foretatt i reglementet: Klage og klagebehandling: Klage og klagebehandling framgår av pkt Ordlyden er anvendelig for hele reglementet, og tidligere punkt om klagebehandling på PMUs område er tatt ut. Praksis for klagebehandling her dekkes av pkt Klagebehandling etter barnevernsloven i pkt er ikke lenger relevant. Klagebehandlingen ligger hos vertskommunen Orkdal. Referanser til økonomireglementet: En del pkt. som nå er omhandlet i økonomireglementet er tatt ut, det gjelder kommunale krav,

22 frafall av pant og aksept av bud, under pkt Videre behandling av anbud og prosjekter under pkt Administrasjonsutvalget: Administrasjonsutvalget er behandlet i pkt Arbeidsområdene som er beskrevet er iht. kommunelovens 25, og er dekkende for den funksjonen utvalget har. Hele tidligere pkt. 6.0 er tatt ut, da dette ikke lenger er relevant. Andre endringer: Det er ikke lenger noe krav i kommuneloven at kommunen skal ha en regnskapskyndig person, og bestemmelsen i pkt er tatt ut. Utbetalingsfullmakent er regulert i økonomireglementet. Utbetaling av støtte til politiske partier er ikke lenger en kommunal oppgave, og bestemmelsen i pkt er tatt ut. ØKONOMISK VURDERING: Nytt delegeringsreglement har ingen økonomiske konsekvenser.

23 Arkivsaksnr.:12/2092 SAKEN GJELDER: REFERANSEGRUPPEN FOR NY SKOLE I BØRSA, INFORMASJON OM STATUS FOR PROSJEKTET RÅDMANNENS INNSTILLING: SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Orientering om status for prosjektet ØKONOMISK VURDERING:

24 Arkivsaksnr.:13/3121 SAKEN GJELDER: SAMLOKALISERTE BOLIGER OG FELLESSKAP FOR PERONER MED BEHOV FOR SÆRLIG TILRETTELEGGING ELLER TJENESTER I BOLIGEN INFORMASJON OM STAUS FOR PROSJEKTET RÅDMANNENS INNSTILLING: SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Informasjon om status for prosjektet. ØKONOMISK VURDERING:

25 Arkivsaksnr.:13/3175 SAKEN GJELDER: STORMEN IVAR - EVALUERING RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken tas til orientering SAKSDOKUMENTER: 1. Referat fra møte i kriseledelsen (ikke utsendt) 2. Referat fra møte i kriseledelsen (ikke utsendt) 3. Rapport/logg fra Hjemmetjenesten (ikke utsendt) 4. Rapport/logg fra Rossvollheimen helse- og omsorgssenter (ikke utsendt) SAKSFRAMLEGG: Hendelsesforløp: Torsdag 12. desember natt til 13. desember. Torsdag 12. desember 2013 ble store deler av Skaun kommune utsatt for strømbrudd som følge av stormen Ivar. Strømbruddet inntrådte til forskjellige tidspunkter i kommunen. I Børsa/ved Rossvollheimen helse- og omsorgssenter inntraff strømbruddet kl Nødaggregatet ved helse- og omsorgssenteret ble koblet inn umiddelbart. I tillegg til strømbruddet, var det også utfall på telefoni i deler av kommunen. Dette medførte problemer bl.a. for Hjemmetjenesten som måtte ha tilsyn med flere brukere som har trygghetsalarm, da denne ikke fungerte pga telefonproblemene. Deler av natt til ble det derfor satt inn en ekstra medarbeider i tillegg til ordinær bemanning. Det ble iverksatt brannvakt ved Vennatunet natt til 13. desember, først med nattevakta fra Hjemmetjenesten, senere overtok vaktmester fra kl Fredag!3. desember. 13. desember ble Venn, Viggja og Jåren-Rådbygda oppvekstsentre, samt barnehagen på Lyngstua, stengt på grunn av manglende oppvarming. Av samme årsak ble trygdeboligene på Venn evakuert, enten av pårørende, eller til Vennatunet. Klokken den 13. desember gikk Hjemmetjenesten gjennom pasientlistene og gjennomførte ekstrabesøk til de brukerne som ble vurdert som mest utsatt. I løpet av dagen ble det ringt til pårørende og brukere av trygghetsalarmer. Kommunens kriseledelse ble formelt satt kl Informasjon om situasjonen ble fortløpende lagt ut på kommunens nettsider. Enhetsleder ved hjemmetjenesten og vaktmester ved Vennatunet vurderte situasjonen slik at det ikke var forsvarlig å la beboerne på Vennatunet bo der natt til 14. desember. Det ble derfor iverksatt arbeid med evakuering. Pårørende ble varslet, og de som kunne hente hjem sine, gjorde dette. De øvrige beboerne ble evakuert til Rossvollheimen helse- og omsorgssenter, som hadde tilrettelagt for mottak. Rossvollheimen tok også imot noen innbyggere ut over de som

26 var evakuert fra Vennatunet. Totalt var det 10 fra Vennatunet, og 3 for øvrig, som overnattet på Rossvollheimen. Lørdag 14. desember. I løpet av lørdag begynte strømmen å komme tilbake i kommunen. Kriseledelsen hadde møte for å gjøre opp status. Nettsidene ble oppdatert. Beboerne på Vennatunet/trygdeboligene på Venn fikk flytte tilbake. Vurdering av håndteringen av hendelsen: Strømbruddet og utfallet av telefoni anses å være håndtert på en god måte. Hjemmetjenesten, som hadde store utfordringer spesielt knyttet til trygghetsalarmene, fikk iverksatt nødvendige tiltak for å sikre oppfølging av brukere som var mest utsatt. Alle bruker som hadde behov for å bli evakuert ble tatt imot på Rossvollheimen, som hadde iverksatt nødvendige tiltak. Utfordringer/erfaringer: Alt i alt fungerte beredskapen på en tilfredsstillende måte, ikke minst takket være en betydelig innsats fra de ansatte som var involvert i situasjonen. Imidlertid ble det gjort noen erfaringer underveis som kan oppsummeres i følgende problemstillinger. Det viste seg å være svært vanskelig (umulig) å komme i kontakt med TrønderEnergi for å få informasjon om situasjonen og dette vanskeliggjorde kriseledelsens planlegging mht. omfang og tidshorisont. Det kan være aktuelt å ta dette opp med TrønderEnergi. Det kan også være aktuelt å diskutere med Fylkeskommunen om Fylkeskommunens beredskapsavdeling evt kan koordinere kontakten/informasjonen mellom energiselskap og kommuner. Bortfall av telefoni skapte spesielle problemer, bl.a. knyttet til innkalling av ekstra bemanning og kontakt med både ansatte og brukere. Det bør vurderes å legge planer/iverksettes tiltak for å håndtere tilsvarende situasjoner, for eksempel ved automatisk oppbemanning ved lengre tids strømbrudd. Spesielt nattevakta i Hjemmetjenesten får spesiell belastning når kommunen mørklegges og mulighetene for telefonisk kontakt svikter. Nødaggregatet på Rossvollheimen fungerte tilfredsstillende. Det kan være at det bør vurderes tilsvarende tiltak i andre boliger, for eksempel Vennatunet, Tangentunet o.a. Det bør vurderes om det er behov for oversikt over muligheter for å låne aggregater, for eksempel av Fylkeskommunen eller andre kommuner, for eksempel koordinert av Fylkesmannen. Brukerne av trygghetsalarmer blir sårbare når slike hendelser inntreffer. Det bør vurderes om det skal etableres rutiner for hvordan en lignende situasjon skal håndteres. Hvor sårbart er kommunens datasystem når strømmen blir borte over lengre tid. Og hva med funksjonene i rådhuset, inklusive kriseledelsens arbeid. Det bør vurderes om det skal tas forholdsregler/iverksettes tiltak for å sikre nødvendige funksjoner. (Det er registrert at også nødlysene i rådhuset slukner etter noen timer med strømbrudd) Kommunen har kontroll med egne bygg og anlegg. Men det kan oppstå utfordringer for private vannverk. Kommunen kan bistå med tilkjøring av vann, men bør/kan kommunen oppfordre private om å lage egne beredskapsplaner? Ovenforstående problemstillinger er, og vil bli, tatt opp som eget tema i evalueringen av krisehåndteringen i forbindelse med Ivar.

27

28 Arkivsaksnr.:14/170 SAKEN GJELDER: ØKONOMIREGLEMENT FOR SKAUN KOMMUNE.- REVISJON 2014 RÅDMANNENS INNSTILLING: Kommunestyret vedtar vedlagte økonomireglement for Skaun kommune. SAKSDOKUMENTER: Økonomireglement for Skaun kommune SAKSFRAMLEGG: Vedlagt følger forslag til revidert økonomireglement for Skaun kommune. Reglementet tar utgangspunkt i sist vedtatte økonomireglement (fra 2010). Alle endringer, både strykninger og tilføyelser er vist i dokumentet. Dokumentet har samme inndeling som tidligere. Tilføyelser og korrigeringer av eksisterende tekst er vist med rød skriftfarge i dokumentet, mens strykninger og andre endringer er vist i høyre marg. Endringene i dokumentet er i all hovedsak tilpasninger til sentralt regelverk og dagens praksis. På enkelte områder har det vært behov for noen presiseringer, mens på andre områder har gjeldende regelverk vært unødvendig detaljert. I følgende kapitler er det foreslått gjort endringer, enten strykninger eller tilføyelser, av mer prinsippiell karakter: Kapittel 2.8, hvor fullmakter er foreslått flyttet mellom de ulike nivåene (kommunestyre-formannskap-rådmann), slik at disse er mer tilpasset den praksis som har vært gjennomført. Kapittel 3, hvor enkelte punkter er foreslått strøket og hvor det er gjort en del presiseringer. Enkelte deler av kapittel 3 er fremdeles i overkant detaljert. Kapittel 7.6 er foreslått i tråd med dagens praksis. De siste årene har det samme blitt vedtatt av kommunestyret, samtidig med revideringen av investeringsbudsjettet i desembermøtet. Kapittel 8 er endret noe i tråd med dagens praksis, samt at det er spesifisert at overføring av mer- og mindreforbruk er hovedprinsippet, men at dette først skal skje etter en nærmere vurdering av resultatet. ØKONOMISK VURDERING:

29 Saken har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

30 Økonomireglement for Skaun kommune Vedtatt av Skaun kommunestyre , k-sak 29/99 Revidert , k-sak 20/10 Revidert , k-sak 30/10 Revidert , k-sak xx/xx

31 Innhold 1 ÅRSHJULET Reglement for årsbudsjett og økonomiplan for Skaun kommune Overordnete rammer Formål Arbeidsform og framdriftsplan for utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan Årsbudsjettets og økonomiplanens innhold og inndeling Budsjettområder Vedtak om årsbudsjett og økonomiplan Vedlegg til årsbudsjett og økonomiplan Retningslinjer og disponeringsfullmakter Andre fullmakter Reglement for investeringsprosjekt for Skaun kommune Overordnete rammer Formål Definisjon av investeringsprosjekt Behovsutredning Politiske vedtak for igangsetting Oppfølging av investeringsprosjekt Prosjektansvarlig Forprosjekt Detaljprosjekt Byggestart Oppfølging i byggetiden Prosjektregnskap Tilleggsbevilgning Overtaking Sluttregnskap Reglement for budsjettoppfølging og økonomirapportering for Skaun kommune Overordnete rammer Formål med forvaltningen Budsjettoppfølging Rapportering Reglement for anvisning for Skaun kommune Overordnete rammer Formål Side 2 av 26

32 5.3 Retningslinjer Skjema for delegering av anvisningsmyndighet Begrensninger i anvisningsmyndigheten Opphør av anvisningsmyndighet Attestasjon Anvisning Retningslinjer for innkjøp Formål Ansvar og organisering Generelle krav til innkjøpsarbeidet Innkjøpspolitikk Universell utforming Miljø Etikk Innkjøpsmetoder: Fakturering Reglement for årsavslutning for Skaun kommune Overordnete rammer Formål Kompetanse til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskapet Finansiering av investeringsregnskapet Reglement for over- og underskudd (mindre-/merforbruk) for Skaun kommune Overordnete rammer Formål Retningslinjer Reglement for tap på fordringer for Skaun kommune Overordnete rammer Formål Retningslinjer Fullmakter Side 3 av 26

33 1 ÅRSHJULET Plan og styringssystemet i Skaun kommune Skaun kommunes plan- og styringssystem har følgende fokusområder: økonomi tjenestekvalitet organisasjon samfunn De sentrale aktivitetene og tidsfristene er satt opp i et overordna årshjul: Revidert : Vedtar økonomiplan med budsjett i Kommunestyre : Medarbeiderundersøkelser : Formannskapets innstilling 15.11: Styringsdokument (øk.plan) til fsk / kst : Enhetene levert endelig forslag til budsj. / øk.plan mål og økonomi : Avgjøre neste års brukerundersøkelser : Samling, budsjett / øk.plan, kom.styre, ledere,till.valgte 2.milepæl : Adm./ ledere utreder tiltak i tråd med kst s bestilling under milepæl : Formannskapets budsjettkonferanser : Økonomirapp : Brukerundersøkelser : Dialog med brukere om forventninger, resultater og løsninger : Avslutta regnskap fra adm : Dialogprosess, resultatet av undersøkelsene i enhetenes årsmeldinger 31.03: Årsmelding og årsberetning : Økonomirapp : Behandling av årsmelding og årsregnskap i kommunestyre : Strategi - / økonomiplankonf. miljepæl 1 Kom.styre, ledere og till.valgte : Dialogkonferanser med politikere (komiteer), brukere, ledere og tillitsvalgte Side 4 av 26

34 2 REGLEMENT FOR ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN FOR SKAUN KOMMUNE 2.1 Overordnete rammer a) Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 44-47, og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD for årsbudsjettet, og med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 44 for økonomiplan. b) Arbeidet med handlingsprogram med økonomiplan er hjemlet i: 1. Plan og bygningsloven av , 11,1 om at kommuneplanen skal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og revideres årlig. 2. Kommunelovens 44, om at økonomiplanen skal inngå i handlingsdelen. c) Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen. d) Dette reglementet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytting til arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan og fordeling og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir i sitt budsjettvedtak. e) Reglementet gjelder ikke ved omfordeling av budsjetterte bevilgninger dersom endringene er av prinsipiell betydning. 2.2 Formål a) Budsjettforskriften av åpner for og legger til rette for at kommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring. b) Reglementet skal klargjøre innholdet i og fordelingen av de driftsrammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett. c) Reglementet skal også klargjøre hvilke fullmakter kommunestyret delegerer til underordnede organer. d) Gjennom økonomiplanen skal kommunen oppfylle de mål og strategier som er vedtatt i kommuneplanens langsiktige del. e) Kommunen arbeider med å innføre et styringssystem som i større grad bidrar til bedre styringsmuligheter for politiske organer og den enkelte leder. Det legges vekt på økonomiske resultater, brukerresultater, medarbeiderresultater og samfunnsresultater. f) God samordning av planarbeidet sikres gjennom å sammenstille kommuneplanens handlingsdel og økonomiplanen i ett dokument; Handlingsprogram med økonomiplan. Utarbeidelsen av planen er en viktig strategisk prosess med tanke på kommunens fremtidige produksjon av tjenester og tilhørende resultater. Side 5 av 26

35 2.3 Arbeidsform og framdriftsplan for utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan Tidsplan for arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan framgår av kommunens årshjul Rådmannens ansvar Rådmannen utarbeider konsekvensjustert budsjett. Regnskapet for siste år benyttes til å vurdere årets budsjett. Budsjettet justeres for nye inntekts- og utgiftsforutsetninger, over- /underbudsjettering, lønnsoppgjør og konsekvenser av vedtak. Det konsekvensjusterte budsjettet framskrives for de neste 4 årene. Det er utarbeidet felles retningslinjer som mer detaljert beskriver hvordan konsekvensjusteringen skal foregå Strategikonferanser. Konsekvensjustert årsbudsjett og økonomiplan presenteres, sammen med økonomiske analyser, KOSTRA-tall, resultat fra brukerundersøkelser mv. på samling med kommunestyret, enhetsledere og hovedtillitsvalgte. Denne samlingen avvikles innen utgangen av juni måned, med hovedformål å få diskusjon/idedugnad på tiltak som kan øke den økonomiske handlefriheten og finansiere endrede behov. Videre skal det fremlegges oversikt over a) planlagt utvikling i resultatindikatorer av spesiell betydning b) planlagt utvikling i ulike strukturelle ressurser c) planlagte investeringsprosjekter med finansiering og driftsvirkning d) utviklingen i rente- og avdragsbelastningen e) utviklingen i langsiktig gjeld f) utviklingen i ulike fondsbeholdninger g) arbeidskapitalen / likviditetsutvikling h) utviklingen i garantiansvar i) tilskudd til/fra kommunale/interkommunale virksomheter som fører eget regnskap. Utredninger bestilles. Samling 2 med kommunestyret, enhetsledere og arbeidstakerorganisasjonene gjennomføres innen medio oktober. Rådmannen presenterer endelige økonomiske rammer, utredninger og nye tiltak. Kommunestyret prioriterer de tiltak som skal iverksettes neste år Formannskapets ansvar Formannskapet lager innstilling i åpent møte til kommunestyret etter behandling i hovedutvalg og andre politiske fora. Budsjettinnstillingen skal være spesifisert på budsjettområdene med nettorammer Kommunestyrets ansvar Kommunestyret vedtar årsbudsjett og økonomiplan. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Side 6 av 26

36 2.4 Årsbudsjettets og økonomiplanens innhold og inndeling a) Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. b) Kommunestyrets prioriteringer samt de målsettinger og premisser som budsjettet bygger på, skal komme tydelig frem. c) Budsjettet skal fremstilles i ett samlet dokument, hvor drifts- og investeringsbudsjettet inngår. d) Budsjettet vedtas med netto rammer for budsjettområdene. e) Økonomiplanen skal bygge på kommuneplanens langsiktige del, de forutsetninger og økonomiske anslag som fremgår i forslag til Statsbudsjett som legges fram i oktober hvert år. 2.5 Budsjettområder Følgende budsjettområder benyttes i budsjett og økonomiplan: a) Sentraladministrasjonen b) Skoler inkl. SFO c) Barnehager d) Kultur, fritid og frivillighet e) Barn, familie og sosial f) Institusjonsbaserte tjenester g) Hjemmebaserte tjenester h) Plan, ekskl. gebyr i) Plan, gebyrbelagte tjenester j) eiendomsdrift 2.6 Vedtak om årsbudsjett og økonomiplan a) Kommunestyret vedtar selv kommunens årsbudsjett og økonomiplan etter de minimumskrav som følger av lov og forskrifter. b) Drifts- og investeringsbudsjettet spesifiseres i henhold til forskriftens skjema 1A og 2A. c) Bevilgningene i driftsbudsjettet gis som netto driftsrammer pr budsjettområde (budsjettskjema 1B). d) Bevilgningene i investeringsbudsjettet fordeles på ulike prosjekter i henhold til kommunestyrets vedtak (budsjettskjema 2B). Side 7 av 26

37 2.7 Vedlegg til årsbudsjett og økonomiplan a) Økonomisk oversikt for drifts- og investeringsbudsjettet skal ligge ved årsbudsjettet og økonomiplanen. Oversikten skal vise hele kommunens budsjett fordelt på typer av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, samt utgifter, utbetalinger og avsetninger jfr. budsjettforskriftens 12. Oversikten skal ikke behandles av kommunestyret og er derav ikke bindende. Dette for å unngå brudd med prinsippet om rammebudsjettering. b) Budsjettområdenes innhold spesifisert på funksjon skal følge med som vedlegg. c) Oversikt over ansvarsområdene skal også følge som vedlegg til årsbudsjettet. 2.8 Retningslinjer og disponeringsfullmakter Kommunestyrets kompetanse. Kommunestyret må selv foreta endringer i inntekter og utgifter vedtatt i budsjettskjema 1A, med unntak av disposisjonsfullmakt gitt til formannskapet, jfr. pkt Kommunestyret selv skal foreta budsjettjusteringer dersom bevilgningen til et budsjettområde er overskredet, jfr budsjettskjema 1B. Kommunestyret skal selv foreta endringer i driftsbudsjettet dersom det oppstår merinntekter på over kr innenfor en enhet, med unntak av sykepengerefusjoner. Kommunestyret må foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt på budsjettstadiet, jfr. budsjettskjema 2a og 2b, dvs. dersom inntekts- eller utgiftsposter på et prosjekt må økes Formannskapets disposisjonsfullmakter. Formannskapet gis fullmakt til å disponere avsetninger fra disposisjonsfond. Disponering av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået på rammeområdene, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak. Side 8 av 26

38 2.8.3 Rådmannens disposisjonsfullmakter. Med de begrensninger som følger av ovenstående samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: Rådmannen gis fullmakt i driftsbudsjettet å fordele kommunestyret sine nettorammer på de ulike ansvar og arter innenfor budsjettområdene, samt å foreta budsjettendringer innenfor budsjettområdene. Forutsetningen er at netto ramme ikke overskrides. Rådmannen gis fullmakt til å disponere merinntekter på inntil kr på det enkelte ansvarsområdet innenfor budsjettområdene. Merinntekter utover dette disponeres av kommunestyret. Unntaket er refusjoner/inntekter hvor fullmakten begrenser seg til den faktiske refusjon/formålet med inntekten. For øremerkede tilskudd er fullmakten begrenset til tilskuddets størrelse dersom det ikke finnes kommunal bevilgning på området allerede. Foreligger det kommunal bevilgning på området vurderer rådmannen om tilskuddet skal komme i tillegg til den kommunale bevilgning, eller erstatte denne. Bestemmelsen gjelder for alle budsjettområder. Rådmannen gis fullmakt til å disponere bundet driftsfond innenfor forutsetningene for bruk av midlene. Sak om evt. tilleggsbevilgninger må til kommunestyret. Sak skal først fremmes når det ikke er mulighet for omdisponering innen budsjettområde Oppfølging av budsjett. Det kan ikke foretas endring av inneværende års budsjett etter 31.12, jf. budsjettforskriften Andre fullmakter a) Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre årets låneopptak i samsvar med kommunestyrets budsjettvedtak. Fullmakten kan videredelegeres, jfr kommunens finansreglement. b) Rådmannen gis fullmakt til å inngå leie- og leasingavtaler innenfor vedtatte budsjettrammer. Fullmakten kan videredelegeres. c) Rådmannen gis fullmakt til å fastsette egenandeler og priser ved salg av varer, tjenester og ved utleie, der dette ikke er fastsatt i kommunens betalingsregulativ. Fullmakten kan videredelegeres. d) Rådmannen gis fullmakt til å disponere kommunens bankkonto. Fullmakten kan videredelegeres. Side 9 av 26

39 3 REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKT FOR SKAUN KOMMUNE. 3.1 Overordnete rammer a. Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 48 nr. 1 og 2 og forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. b. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen. c. Reglementet omfatter alle investeringsprosjekter som er ført opp på budsjettskjema 2B 3.2 Formål Reglementet skal gi retningslinjer slik at alle investeringsprosjekt blir likt behandlet. 3.3 Definisjon av investeringsprosjekt a. Anskaffelser av eiendeler som er bestemt til varig eie eller bruk, og som er av vesentlig verdi. b. Påkostninger på eksisterende varige driftsmidler, og som er av varig og vesentlig verdi. Som varig legges til grunn at eiendelen må ha en økonomisk levetid på minst tre (3) år. Med vesentlig verdi menes en anskaffelseskost på minst kr For øvrig vises til nærmere beskrivelse av investeringsprosjekter i GKRS-standard nr 4: Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. 3.4 Behovsutredning a. Rådmannen har ansvaret for å ta initiativ til å legge fram nødvendige/ønskelige investeringsbehov. Det skal foreligge en utredning som inneholde: 1. Analyse med behov 2. Funksjonsbeskrivelse og eventuelt romprogram med netto arealbehov 3. Alternativer om det enkelte arealbehov bør søkes realisert ved ombygging, tilbygg eller nybygg, eventuelt som del av et større investeringsprosjekt. 4. Lokalisering 5. Forventet kostnadsramme, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet (rente- og avdragsutgifter, drifts- og framtidige vedlikeholdsutgifter) Side 10 av 26

40 3.5 Politiske vedtak for igangsetting a. Utgifter til investeringsprosjekt skal som hovedregel behandles og vedtas i forbindelse med kommunestyrets behandling av årsbudsjett og økonomiplan. b. Bare i unntakstilfelle kan utgifter til investeringsprosjekt fremmes som enkeltsak. I slike tilfeller kreves det ny behandling av økonomiplanen. c. Arbeid med forprosjekt og detaljprosjektering skal følge parallelt med prosessene. d. Vedtaket skal inneholde: 1. Utgifter til forprosjektering der dette er påkrevd 2. Kostnadsramme for hele investeringsprosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter. 3. Netto budsjettering er ikke tillatt. Uforutsette tilskudd eller gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyret sin godkjenning. 4. Budsjettet (brutto utgifter og inntekter) skal være på prosjektnivå. 5. For alle enkeltinvesteringer skal det oppgis forventet fremdriftsplan. 6. Prosjektansvarlig skal oppgis. 3.6 Oppfølging av investeringsprosjekt a. For investeringsprosjekter som går over flere budsjettår, skal kommunestyret vedta årlige bevilgninger i forbindelse med behandlingen av det enkelte budsjettår. b. Investeringsprosjekter som ikke blir igangsatt i budsjettåret eller som drar uforholdsmessig langt ut i tid, skal vurderes på nytt i økonomiplan- og budsjettsammenheng. c. Ved rullering av økonomiplanen skal det vært år foretas en ny vurdering av det enkelte investeringsprosjekt med hensyn til lønns- og prisvekst og konsekvenser for driftsbudsjettet med hensyn til forvaltning, drift og vedlikehold. d. Rådmannen rapporterer til kommunestyret om status for prosjektene angående økonomi og framdrift. Dette gjøres som en del av den ordinære økonomirapporteringen til kommunestyret (ØR1 og ØR2) 3.7 Prosjektansvarlig a. Rådmannen utnevner en prosjektansvarlig for hvert enkelt prosjekt. b. Prosjektansvarlig er ansvarlig for: 1. Framdriftsplan 2. Økonomisk styring 3. Rapportering 4. Utarbeidelse av sluttregnskap Side 11 av 26

41 3.8 Forprosjekt a. Når det foreligger vedtak om forprosjekt skal den som er prosjektansvarlig utarbeide framlegg til spesifisert byggeprogram med overslag over totale utgifter. b. Med bakgrunn i dette byggeprogrammet og utgiftsanslaget blir det: 1. Engasjert arkitekt og/eller konsulent dersom man ikke bruker egenkompetanse, alternativt å tillyse arkitektkonkurranse, prosjektkonkurranse eller lignende. 2. Opprettelse av prosjektgruppe som består av representanter fra den enheten som er involvert, samt en representant fra brukerne av den tjenesten som prosjektet vedkommer. c. Det endelige materialet til forprosjekt skal inneholde: 1. Saksutredning. 2. Forprosjekttegninger. 3. Beskrivelse av bygningsmessig standard og tekniske installasjoner. 4. Anslag over utgifter på grunnlag av erfaringstall, framlagt i samsvar med kommunens gjeldende kontoplan. Anslag over utgifter skal omfatte eventuelle tomteutgifter/gebyr, inventar, utenomhusanlegg, forventet lønns- og prisstigning i planleggings-/byggeperioden, samt beløp til kunstnersk utsmykking. 5. Anslag over kostnader til midlertidige løsninger/brakkerigg og lignende. 6. Kostnadsoppsett over prosjektledelse. 7. Garantikostnader for 36 måneder, for byggeprosjekter skal angis som en del av den totale investeringen. 8. Konsekvens for forvaltning, drift og vedlikehold etter ferdigstilling med forventet driftsbudsjettmessige endringer. 9. Forventet framdriftsplan for den videre prosjektering og bygging. 10. I saksframlegget bør det fremgå på hvilken måte man skal innhente anbud/tilbud. 3.9 Detaljprosjekt a. Detaljprosjektering igangsettes når forprosjektering er vedtatt av kommunestyret. b. Dersom kommunestyrets utgiftsramme for hovedprosjektet er for lavt må saken legges fram for kommunestyret for ny politisk behandling før prosjektet igangsettes. Før saken legges fram for kommunestyret skal en forsøke å finne løsninger slik at man kan gjennomføre investeringsprosjektet innenfor den opprinnelige utgiftsrammen Byggestart a. Byggeleder engasjeres ved behov. b. Før investeringsprosjektet starter opp skal kontrakt med entreprenør(er) og leverandør(er) være inngått. c. Endelig framdrifts- og betalingsplan oversendes økonomikontoret Oppfølging i byggetiden a. Det skal påses at byggearbeidet blir utført innenfor gjeldende regelverk og budsjettramme, samt at byggeregnskapet skal innrettes på en slik måte at man til enhver tid har full oversikt Prosjektregnskap a. Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringsprosjekter. Budsjettvedtak som skal dekke flere investeringer skal føres med ulike prosjektnummer. Side 12 av 26

42 b. Det skal budsjetteres på lavest mulig nivå (brutto utgifter og inntekter), slik at det er mulig å hente ut prosjektrapporter som gjør det mulig å analysere avvik mellom budsjett og regnskap. c. Prosjektregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning, og hva som er tilleggsbevilget, samt hvordan det er finansiert. d. Det rapporteres på investeringsprosjekt i forbindelse med kommunens ordinære økonomirapportering (ØR1 og ØR2). Rapporten skal som minimum inneholde status økonomi (status per i dag, samt forventet totalkostnad), framdrift og forventet ferdigstillelse Tilleggsbevilgning a. Dersom et investeringsprosjekt trenger tilleggsbevilgning skal det legges fram sak for kommunestyret med forslag til finansiering før budsjettet er brukt opp. b. Rådmannen får fullmakt til å stoppe et investeringsprosjekt dersom bevilgningen er brukt opp, og sak ennå ikke er lagt fram for kommunestyret Overtaking a. Investeringsprosjektet er ferdig når man har skrevet under overtakelsesforretning, eller at kjøper har overtatt det fulle ansvar (ansvar og risiko er overført). b. Det skal utarbeides byggedokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjekt før overtakelsesforretning gjøres Sluttregnskap a. Det skal utarbeides sluttregnskap for større investeringsprosjekt. b. Sluttregnskap legges fram for kommunestyret senest 1 år etter at overtakelsesforretning har funnet sted, eller når ansvar og risiko er overført. c. Sluttregnskapet bør settes opp i henhold til spesifikasjonene i anbud/tilbud. d. Sluttregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning, og hva som er tilleggsbevilget, samt hvordan det er finansiert. e. Dekking av udekket/disponering av udisponert gjøres i forbindelse med årsavslutningen av investeringsregnskapet. Side 13 av 26

43 4 REGLEMENT FOR BUDSJETTOPPFØLGING OG ØKONOMIRAPPORTERING FOR SKAUN KOMMUNE 4.1 Overordnete rammer a. Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 47. b. Reglementet dekker hele kommunens budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatte budsjettrammer og indikatorer i henhold til kommunens styringssystem. c. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen 4.2 Formål med forvaltningen a. Kommunelovens 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning. De rammer som er angitt i årsbudsjettet for utgifter til bestemte formål, må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt de nødvendige endringer i budsjettet. Unntatt herfra er utgifter som kommunen har en umiddelbar rettslig forpliktelse til å dekke eksempelvis kontraktsmessig, arbeidsrettslig, erstatningsrettslig, eller basert på rettighetsbestemmelse i lov. Skjer det vesentlige endringer i løpet av budsjettåret i forhold til utgifter og inntekter, skal rådmannen informere kommunestyret, slik at arbeidet med budsjettendring kan komme i gang. b. I kommunens styringssystemer står resultater i fokus for en forbedrings- og læringsprosess. Betydningen av klare målsettinger gjennom indikatorer og en klart definert ressursinnsats er grunnlaget for en god rapportering og evaluering. 4.3 Budsjettoppfølging a. For å gjennomføre en effektiv budsjettoppfølging, skal det foretas periodisering av budsjettets driftsdel etter at kommunestyret har vedtatt budsjettet. b. Rådmannen skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet, og iverksette de eventuelle justeringer i driften som er nødvendig for å innarbeide avvikene. c. Ved fare for overskridelser på den budsjettrammen som det enkelte nivå har fått seg tildelt, skal dette innarbeides i ØR1 og ØR2 (økonomirapport nr 1 og 2), som legges fram for kommunestyret 4.4 Rapportering a. Rådmannen skal to ganger i året legge fram økonomirapport for kommunestyret, som viser avvik sett i forhold til de mål og premisser som er vedtatt i årsbudsjettet. Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt for at måloppnåelsen skal finne sted. Prognoser for resten av året beskrives i rapportene. b. For investeringsprosjekter skal framdriften og økonomiske forhold kommenteres. Investeringsprosjekter som er avsluttet skal fremlegges for kommunestyret. Side 14 av 26

44 5 REGLEMENT FOR ANVISNING FOR SKAUN KOMMUNE 5.1 Overordnete rammer a. Det skal foreligge anvisning før utbetaling skjer som innebærer kontroll av faktura/timeliste fra den som har anvisningsmyndighet. b. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen. 5.2 Formål a. Ha en effektiv rutine for intern kontroll av kommunens utbetalinger. 5.3 Retningslinjer a. Den som er delegert anvisningsmyndighet skal utpeke personer som skal attestere. b. Rådmannen delegeres anvisningsmyndighet på alle områder. Fullmakten kan videredelegeres. Delegeringen fra rådmannen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. c. Den som er delegert anvisningsmyndighet fra rådmannen kan videredelegere sin fullmakt. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. 5.4 Skjema for delegering av anvisningsmyndighet a. Den som deleger anvisningsmyndighet må sende melding om delegeringen til økonomi- og personalkontoret v/regnskapsansvarlig, hvor det framgår hvilke ansvar og poster som er delegert, og evt. tidsbegrensinger av delegeringen. b. Anvisningsmyndigheten er ikke gjeldende før regnskapssansvarlig har mottatt melding om delegering av anvisningsmyndighet. 5.5 Begrensninger i anvisningsmyndigheten a. Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet. b. Anvisning og regnskaps-/lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. c. Samme person kan ikke både attestere og anvise samme faktura/timeliste. 5.6 Opphør av anvisningsmyndighet a. Økonomi- og personalkontoret skal straks ha melding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer o.l. b. Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god intern kontroll (jfr. foranstående punkter), skal dette rapporteres til vedkommende leder. 5.7 Attestasjon Den som attesterer skal påse at: 1. Levering er i samsvar med bestilling 2. Varemottak/utført tjeneste stemmer med fakturaen 3. Pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale 4. Arbeidet er utført og at timetallet er korrekt 5. Varer er inventarført der dette er aktuelt Side 15 av 26

45 5.8 Anvisning Den som anviser skal påse at: 1. Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden 2. Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven 3. Det er budsjettmidler 4. Det foreligger fullstendig oversikt over hvilke kontrakter som legger bindinger på budsjettbevilgningene ut driftsåret For fast lønn betraktes levert personalmelding som stående anvisning. Side 16 av 26

46 6 RETNINGSLINJER FOR INNKJØP 6.1 Formål Formålet med retningslinjene er å sikre at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører, og at disse behandles på samme måte, uavhengig av hvilken avdeling/enhet det er som foretar anskaffelsen. Retningslinjene skal også sikre at kommunen gjennom felles rammeavtaler/samkjøp drar nytte av de gunstige betingelser store kjøp/avtaler gir. Disse retningslinjer gjelder alle avdelinger/enheter i Skaun kommune. Retningslinjene gjelder varekontrakter, tjenestekontrakter (herunder også konsulenttjenester), samt anskaffelser innen bygg og anlegg, og forsyningssektoren. Alle som er involvert i innkjøp til kommunen plikter å sette seg inn i og følge retningslinjene. 6.2 Ansvar og organisering Innkjøp av varer og tjenester til Skaun kommune er et administrativt ansvar. Rådmannen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Enhetsleder er innkjøpsansvarlig for egen enhet, og plikter å sette seg inn i det til enhver tid gjeldende regelverk. Avdelingene/enhetene bestemmer selv når det skal foretas anskaffelser, og er ansvarlig for den budsjettmessige dekning. 6.3 Generelle krav til innkjøpsarbeidet Innkjøp til Skaun kommune skal gjennomføres på en slik måte at kommunens økonomiske interesser blir ivaretatt. Innkjøpsordningen skal være rasjonell og gi en effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Ved planlegging av en anskaffelse skal det tas hensyn til: Anskaffelsens virkning på helse, miljø og sikkerhet Eventuelle avhendelses- eller kondemneringsproblemer som kan oppstå Alle anskaffelser skal: Utføres iht. gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter Utføres iht. relevante gjeldende lover, forskrifter og standarder innen aktuelle fag, bransje eller sektor og gjeldende HMS regelverk Utføres iht. kommunens etiske retningslinjer, og med høy integritet Utføres iht. kommunens til enhver tid gjeldende alminnelige vilkår for kjøp av henholdsvis handelsvarer og tjenester Om mulig vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Kommunens leverandører må: Oppfylle alle offentlige krav om registrering Til enhver tid være à jour med alle offentlige økonomiske krav Følge mva-lovens retningslinjer for fakturaens innhold og beskrivelse Ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, som ikke skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er dårligere enn det som kan anses som normalt i området. Side 17 av 26

47 6.4 Innkjøpspolitikk Innkjøp av varer og tjenester til Skaun kommune skal foretas etter konkurranseprinsippet, og valg av produkt/leverandør skal gjøres etter det mest økonomisk fordelaktige tilbud. Det skal være en reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen, og prinsippet om konkurranse på like vilkår skal følges overfor alle interesserte leverandører. 6.5 Universell utforming Regelverket stiller krav om at innkjøpere skal ta hensyn til universell utforming i planlegginga av alle innkjøp. Dette skal føre til at produkt og omgivelser blir utformet slik at de kan benyttes av alle, noe som vil medvirke til at en møter færre funksjonsbarrierer i det offentlige. 6.6 Miljø Lov om offentlige anskaffelser pålegger oppdragsgivere å ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Det skal i tillegg så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav til ytelsen, jf forskrift om offentlige anskaffelser 8-3 og Dette betyr at oppdragsgiver under planleggingen av en anskaffelse, må vurdere hvilke miljøutfordringer som knytter seg til den spesifikke anskaffelse og ta hensyn til dette i evt. kunngjøring og konkurransegrunnlag. 6.7 Etikk Generelt Skaun kommunes ansatte skal utføre sine oppgaver og opptre på en måte som ikke skader kommunens omdømme og tillit i befolkningen. Ansatte, som foretar innkjøp på vegne av Skaun kommune, plikter å sette seg grundig inn i, og etterleve, lov og forskrift om offentlige anskaffelser og statlige regelverk på området. For øvrig vises det også til kommunens etiske retningslinjer Særskilt om etikk i anskaffelser Det stilles særlig strenge krav når det gjelder gaver, bevertning og selskapelighet i forbindelse med anskaffelser. Gaver og andre ytelser fra leverandører kan lett oppfattes som bestikkelser eller korrupsjon. Dersom mottaker er i tvil om hvordan gaven kan oppfattes, skal dette avklares med nærmeste leder. Gaver fra leverandører, med unntak av gaver av ubetydelig verdi, returneres med henvisning til kommunens etiske retningslinjer. Kostnader knyttet til reise og opphold ved deltagelse på arrangementer initiert av leverandør, skal betales av Skaun kommune. Det må ikke gis løfter om mulige fremtidige forretningsforhold til noen leverandør forut for en anskaffelsesprosess. Ingen leverandør skal urettmessig begunstiges eller favoriseres, og ingen skal urettmessig stilles i en ugunstig posisjon. Ansatte må ikke gjøre privat bruk av rammeavtaler eller rabattordninger som gjelder for Skaun kommune, eller søke å tilforhandle seg private rabattordninger og/eller andre fordeler ved kontraktsinngåelser. Side 18 av 26

48 6.7.2 Habilitet Når Skaun kommune foretar offentlige anskaffelser gjelder forvaltningslovens regler om habilitet. Ansatte som tilrettelegger for eller treffer beslutninger i en anskaffelsesprosess, har en selvstendig plikt til å vurdere egen habilitet. En ansatt må ikke legge til rette for eller fatte avgjørelser i noen faser av en anskaffelsesprosess der den ansatte eller noen han står nær har en egeninteresse i utfallet av saken, eller det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til den ansattes upartiskhet. Ved inhabilitet skal den ansatte varsle nærmeste overordnet om habilitetskonflikten og fratre behandlingen av saken. Ved tvil om egen habilitet tas saken opp med nærmeste overordnet. Det vises for øvrig til forvaltningsloven Etisk handel Begrepet etisk handel brukes om samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar ansvarlige arbeidsforhold i leverandørkjeden. Skaun kommune vil stille krav til leverandører og avtalepartnere om at disse respekterer grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø, og at dette også gjøres gjeldende for disses underleverandører. Konkret vil følgende krav stilles: FNs verdenserklæring om menneskerettigheter skal respekteres Nasjonal lovgiving i det landet hvor varen produseres skal overholdes Barnearbeid skal ikke forekomme Tvangsarbeid/slavearbeid skal ikke forekomme Det skal ikke foregå noen form for diskriminering i arbeidslivet Arbeidstakere skal ha organisasjonsfrihet Sosial dumping Ved inngåelse av kontrakter om kjøp av varer og tjenester, samt bygge- og anleggskontrakter, skal det vurderes om det er behov for å stille krav om at leverandøren skal legge fram dokumentasjon som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende overenskomster som for eksempel tariffavtaler. For mer informasjon: Her finnes bl.a. en egen veilederer for etisk handel. 6.8 Innkjøpsmetoder: Inngåtte innkjøpsavtaler. Det finnes allerede en del inngåtte innkjøpsavtaler. Svært mange av disse inngår i den såkalte Fylkesavtalen. Innen drift skal disse benyttes så sant de kan levere den aktuelle varen/tjenesten. Oversikt over leverandører som inngår i Fylkesavtalen finnes som link på kommunens Intranett (Innkjøpsavtaler Sør-Trøndelag Fylkeskommune). På investeringsbudsjettet kan man velge å ikke benytte avtalen, men da må innkjøpet anskaffes i henhold til prosedyrene som er beskrevet nedenfor. Når kontraktsperioden for avtalene er utløpt må nye inngås etter prosedyrene som er beskrevet nedenfor. For Fylkesavtalens del er det fylkeskommunen som ordner dette. Side 19 av 26

49 6.8.2 Lover og regler Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter styrer hvordan innkjøpene skal foretas. Begge deler finnes på Regelverket gjelder i utgangspunktet for alle kontrakter om kjøp, leasing eller leie som kommunen inngår. Reglene for offentlige anskaffelser gjelder imidlertid ikke kontrakter vedrørende fast eiendom, FOU-kontrakter, tjenester fra andre offentlige organer med enerett, eller visse finansielle tjenester Terskelverdier og anskaffelsesmetoder Anskaffelsens verdi har innvirkning på hvilken metode som kan anvendes. I tillegg vil type anskaffelse virke inn på hvilken metode som er best i hvert enkelt innkjøp. De ulike terskelverdiene bestemmer hvilken del av forskriften som skal brukes. Forskriftens del I gjelder for alle typer innkjøp. Regleverket angir følgende terskelverdier: BELØPSGRENSER Under kr Kr Kr nasjonal terskelverdi Kr 1,650 mill EØS-terskelverdi kr 41,0 mill EØS-terskelverdi PLIKTER SOM INNTREFFER Få formelle krav. Men som hovedregel bør 3 leverandører kontaktes. Plikt til å føre anskaffelsesprotokoll Krav om skatteattester fra alle leverandører, jf forskriften 3-3 Krav om HMS-egenerklæring fra valgte leverandør før kontraktsinngåelse, jf forskriften 3-4 Kunngjøringsplikt i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp), jf forskriften 9-1, jf 2-1 (2), gjelder opp til EØS-terskelverdiene (kr 1,650 mill for varer og tjenester og kr 41.0 mill for bygg og anlegg) Kunngjøringsplikt i TED (internasjonal database) for varer og prioriterte tjenester (ved anskaffelse av uprioriterte tjenester skal kun konkurranseresultatet kunngjøres i TED), jf forskriften 18-3, jf 2-2 Kan være plikt til veiledende kunngjøring i enkelte tilfeller, jf forskriften 18-2 Plikt til å kunngjøre konkurranseresultatet for varer og tjenester, jf forskriften 18-4 Kunngjøringsplikt i TED for bygg og anlegg, jf forskriften 18-3, jf 2-2 Plikt til å kunngjøre konkurranseresultatet, jf forskriften 18-4 Plikt til veiledende kunngjøring, jf forskriften 18-2 Side 20 av 26

50 6.8.4 Anskaffelser under kroner Ut over de grunnleggende prinsippene om offentlige anskaffelser angitt i Forskrift om offentlige anskaffelser, del I, stilles det få krav til anskaffelsesmetode. Framgangsmåten kan deles inn i tre hovedfaser: 1. Planleggingsfasen Identifisere og definere behov. Undersøke om det foreligger rammeavtale for de varer eller tjenester som ønskes kjøpt, og eventuelt bestille mot denne. Undersøk mulige leverandører og sikre etterprøvbarhet (dokumentasjon). 2. Gjennomføringsfasen Foreta utvalg av leverandører Prisforespørsel (konkurranse) Vurdering og valg av leverandør/produkt Skriftlig bestilling 3. Oppfølgingsfasen Mottak og kontroll av varer / tjenester. Betaling Dersom ytelsen løper over tid skal innkjøper sørge for at leveransen er i overensstemmelse med bestillingen Anskaffelser mellom og kroner. Anskaffelser over , men under kroner, medfører at det verken er krav til kunngjøring eller krav om å følge de mer detaljerte bestemmelsene i del II og III. Det stilles imidlertid krav til at man følger de grunnleggende prinsippene i lov og forskrift: god forretningsskikk, ikke forskjellsbehandling/likebehandling, konkurranse, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Innkjøper bør henvende seg skriftlig til minimum tre leverandører som antas å kunne dekke dens behov, forutsatt at det er tilstrekkelig antall leverandører i markedet. Den skriftlige forespørselen skal inneholde en beskrivelse av betingelser for leveransen og hva som vil bli vektlagt ved valg av leverandør. Det er viktig at også disse forenklede prosessene dokumenteres i tilstrekkelig grad. Dette kan gjøres i en anskaffelsesprotokoll Anskaffelsesprotokoll Når anskaffelsen har en verdi over kr ekskl. mva. skal hele anskaffelsesprosessen dokumenteres skriftlig for å sikre at lovens grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas. Dette gjøres blant annet ved å føre en anskaffelsesprotokoll (se vedlegg 2). Forskriftens 3-2 stiller minimumskrav til innholdet i en anskaffelsesprotokoll. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. I protokollen skal det blant annet gis en begrunnelse for valg av fremgangsmåte, hva som skal anskaffes, hvilke leverandører som er kontaktet, hvilke kvalifikasjonskrav som ble stilt, hvilke tildelingskriterier som ble oppgitt som avgjørende for valg av tilbud, hvilke tilbud som ble mottatt og hva som ble utslagsgivende for valg av tilbud. Side 21 av 26

51 Krav om attester fra leverandører Det er et absolutt krav i henhold til forskriften at norske leverandører ved anskaffelser over kr ekskl. mva. skal innlevere skatteattest for henholdsvis merverdiavgift og skatt. Det kan likevel være hensiktsmessig å be om slike attester også for anskaffelser under kr Videre er det et absolutt krav om at det leveres HMSegenerklæring for arbeid som skal utføres i Norge (for anskaffelser mellom kr og ekskl. mva. er det kun valgte leverandør som trenger å levere HMSegenerklæring) Anskaffelser over kroner ekskl. mva kroner er satt som nasjonal terskelverdi mht innkjøp. For anskaffelser over kroner ekskl. mva gjelder reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser del II og III. Her stilles det krav både til kunngjøring og prosedyre for anskaffelser. Bl.a. skal anskaffelsen kunngjøres i Doffin (se også tabell i pkt 8.3 ovenfor). Det stilles egne krav til håndtering av anbud m.v. Anskaffelser over kroner ekskl. mva krever grundig kjennskap til regelverket. Relativt få enheter i Skaun kommune er involvert i anskaffelser i denne størrelsesorden. Ved innkjøp over kroner vil Teknisk kontor bistå. 6.9 Fakturering Skaun kommune har én fakturaadresse for alle kjøp og anskaffelser: Skaun kommune Postboks Børsa Referanse (avdeling/enhet) skal oppgis. Ved bestilling av varer og tjenester skal det, om mulig, oppfordres til at leverandøren kan sende e-faktura til kommunen. Side 22 av 26

52 7 REGLEMENT FOR ÅRSAVSLUTNING FOR SKAUN KOMMUNE 7.1 Overordnete rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 48 nr. 1 og 2 og forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen. 7.2 Formål Reglementet skal ivareta hvem som har kompetansen til å gjennomføre strykninger ved et underskudd i driftsregnskapet samt å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet. 7.3 Kompetanse til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre fulle strykninger dersom driftsregnskapet gjøres opp med underskudd. 7.4 Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre delvise strykninger etter følgende prioritering: 1. Stryke budsjetterte avsetninger til ubundne fond. 2. Stryke budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av kommunestyret selv. 3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd. 7.5 Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet etter følgende prioritering: 1. Redusere budsjetterte avsetninger finansiert av inntekter i investeringsregnskapet. 2. Overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning. 7.6 Finansiering av investeringsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å foreta finansiering av investeringsregnskapet i følgende rekkefølge: a) Årets investeringsinntekter b) Bruk av bundne investeringsfond c) Bruk av lånemidler d) Bruk av ubundne investeringsfond e) Overføring av budsjetterte midler fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet f) Bruk av disposisjonsfond Side 23 av 26

53 8 REGLEMENT FOR OVER- OG UNDERSKUDD (MINDRE- /MERFORBRUK) FOR SKAUN KOMMUNE 8.1 Overordnete rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 47 og forskrift av 15. desember Reglementet gjelder for alle enheter. Enheter som helt eller delvis innehar tjenesteproduksjon, som har et lovpålagt selvkostprinsipp som prisfastsetting, må korrigeres for eventuelle virkninger av dette Enhetenes overskudd overføres helt eller delvis til påfølgende år dersom kommunen har et positivt driftsresultat Underskudd dekkes innenfor enhetens budsjett. 8.2 Formål I vedtatt organisasjonsmodell har den enkelte enhetsleder stor myndighet til å disponere ressurser knyttet til den produksjon av tjenester vedkommende har ansvar for. Samtidig stilles det definerte krav mht. resultater hos den enkelte enhet For at den enkelte enhet skal ha muligheten til å planlegge disponeringen av økonomiske ressurser over en lengre periode enn ett år, kan et eventuelt overskudd i enhetens driftsregnskap bli overført (avsettes til disposisjonsfond) til neste (eller unntaksvis over to år) år. Tilsvarende stilles det krav om at et merforbruk må dekkes inn året etter Innføringen av over- og underskuddsmodellen er ment å være en motivasjon til enhetene for å oppnå en effektiv og rasjonell drift, i det et overskudd kan beholdes av enheten. 8.3 Retningslinjer Bruk av overskudd vedtas av kommunestyret etter forslag fra rådmannen. Unntak fra dette er at rådmannen ved regnskapsavslutningen kan bruke disponibelt overskudd fra tidligere år for å eliminere/redusere enhetens underskudd i regnskapsåret Kommunestyret må hvert år, i forbindelse med regnskapsfremleggelsen, vedta den eksakte budsjettendringen for bruk av overskudd Underskudd skal dekkes inn året etter at det har oppstått. Inndekking vedtas av kommunestyret etter forslag fra rådmannen. Unntaksvis kan inndekning vedtas over inntil 3 år Over-/underskudd som skyldes forhold enheten ikke kan sies å ha reell påvirkningsmulighet til å endre, må hensyntas og vurderes i hvert enkelt tilfelle. Rådmannen gis myndighet til å avgjøre slike tilfeller Ettergivelse av underskudd må fremmes for kommunestyret. I saksfremlegget må det tas stilling til finansiering av inndekningen. Side 24 av 26

54 9 REGLEMENT FOR TAP PÅ FORDRINGER FOR SKAUN KOMMUNE 9.1 Overordnete rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader Reglementet dekker hvem som har fullmakt til å utgiftsføre tap på fordringer Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11) og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven Reglementet gjelder ikke for tap som knytter seg til følgende: Sosiallån under henvisning til Lov om sosiale tjenester Skattekrav under henvisning til Skattebetalingsloven 9.2 Formål I forskriftens 3 Årsregnskap står nevnt: Balanseregnskapet skal vise status for kommunens og fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Ovennevnte fordrer en årlig gjennomgang av fordringsmassen i balanseregnskapet. Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringer er uerholdelig. Endringer i massen av kortsiktige fordringer påvirker arbeidskapitalen. Det må derfor i budsjettet føres opp en anslagsbevilgning for kortsiktige fordringer som gjennom året forventes avskrevet. 9.3 Retningslinjer Krav skal kunne konstateres som tapt og avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: a. Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold. b. Utleggsforretning har ikke ført fram ( intet til utlegg ). c. Eventuelle sikkerheter er realisert, og debitor ikke har økonomiske evner til å betjene restkravet. d. Eventuell kausjonist er krevd, men verken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. e. Debitor adresse er ukjent i mer enn 1 år. f. Debitor har utvandret til et land Norge ikke har avtale med. g. Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordringstiltak vil gi negativt resultat. h. Kommunen ved avtale har ettergitt gjeld, f.eks. ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. i. Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. Side 25 av 26

55 j. Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet. k. Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. l. Kravet er foreldet. m. Kravet er bortfalt (prekludert). n. Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. o. Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, slettes. Dette gjelder konstaterte tap nevnt under pkt. 3.1, fra h) til m). Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. p. Som hovedregel skal tapet føres på det budsjettområde hvor inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstatert tap inntektsføres på samme budsjettområde som tapet er ført. 9.4 Fullmakter Rådmannen har fullmakt til å ettergi beløpet når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert. Side 26 av 26

56 Arkivsaksnr.:14/253 SAKEN GJELDER: KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR SKAUN KOMMUNE RÅDMANNENS INNSTILLING: Kommunikasjonsstrategi for Skaun kommune vedtas. SAKSDOKUMENTER: 1. Kommunikasjonsstrategi SAKSFRAMLEGG: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Skaun kommune (saksdokument 1), legges med dette fram for politisk behandling. Kommunikasjonsstrategien er basert på kommunens utviklingsstrategi, vedtatt som sak 45/13 i Kommunestyret , og er utarbeidet som et ledd i kommunens lederutviklingsprogram i 2013, hvor både enhetsledere og utvidet ledergruppe har vært involvert. Kommunens presse- og mediereglement, utarbeidet i 2000, er innarbeidet i kommunikasjonsstrategien, og utgår derfor som eget dokument. Rådmannens anbefaling er at kommunikasjonsstrategien slik den foreligger i saksdokument 1, vedtas.

57 Kommunikasjonsstrategi