Digitale depot. Terje Pettersen-Dahl Seksjon for Digitalt Depot Riksarkivet. KAI-konferanse 2013 Balestrand 13. september 2013

Transkript

1 Digitale depot Terje Pettersen-Dahl Seksjon for Digitalt Depot Riksarkivet KAI-konferanse 2013 Balestrand 13. september

2 SIP Mottakskontroll Dias-modell Adgang etc Testing Standard operasjoner Innhenting Pakking 5 DIP Admin Rapportering Innlegging Magasin Søk Uthenting Magasinkontroll Asta Magasinstyringssystem (m/san el.) 2

3 Digitale depot Teknisk løsning Hardware Arbeidsstasjoner, servere, brannmurer, etc. Software Forvaltningssystem, testapplikasjoner, etc. Kommunikasjon Behandlingsrutiner Sikkerhet Fysisk sikring, sporing av endringer, etc. 3

4 Teknisk løsning Bruks- ASTA versioner Arkivnät Elark NSM SA Mottag Test DD Bevarandenät ESSArch DSM FC Kontroll Unika leveranser SEC 4

5 Behandlingsrutiner Mottaksfase Testfase Innleggingsfase Uthentingsfase Vedlikeholdsfase Fase for preparering for visning Rapporteringer 5

6 Mottak Mottak via post eller kurer. Over linje ikke akseptert. Dette gjelder innleveringspakken. Følge-filen info.xml kan sendes over linje og skal gå annen vei enn innleveringspakken. Annen mottaker. Ett fast mottakspunkt for hele Arkivverket. Enkel kontroll av innhold. 3 ukers karantene før viruskontroll. Viruskontroll gjøres på dedikert frittstående PC. Manuell kontroll av innhold. Tilsvarende kontroll av info.xml. 6

7 Mottak Overføring av innleveringspakke til kontrollområde. (Kontrollområdet er Forvaltningssystemets domene.) Overføring av info.xml til kontrollområdet. Registrering av informasjon om innleveringspakke og info.xml i gitte systemer (ASTA og ArkiVente/ Betty ). Logging av alle aktiviteter utført på materialet, enten automatisk eller manuelt. Overføring av saken til testing. 7

8 Testing Kopiering av materiale fra kontrollområde til saksbehandlers arbeidsområde. Utpakking av innleveringspakken. Testing av materialet mhp. integritet og kompletthet, m.m. Avklaring av årsaksforhold til avdekkede avvik i materialet. 8

9 Testing Evt. innhenting av tilleggsinformasjon om materialet. Evt. korrigering av materialet. Registrering av informasjon om materialet. Logging av alle aktiviteter utført på materialet, enten automatisk eller manuelt. Skriving og utsendelse av svarbrev til arkivskaper. 9

10 Innlegging Denne fasen kontrolleres helt og holdent av Forvaltningssystemet. Klargjøring av materialet for pakking. Kontroll av angitt materiale. Alle endringer i materialet skal ha minst en korresponderende logglinje. Generering av en arkivpakke. Registrering og oppdatering i andre systemer om arkivpakken. Kontroll av arkivpakken. Innlegging i Digitalt SikringsMagasin (DSM). 10

11 Uthenting Denne fasen kontrolleres helt og holdent av Forvaltningssystemet. Kopiering av en arkivpakke til kontrollområdet. Utpakking av arkivpakken. Kopiering av arkivpakken til angitt saksbehandlers arbeidsområde. 11

12 Vedlikehold (Standard operasjoner) Inneholder arbeidsoppgaver som f.eks. Formatkonverteringer (-migrering) Nedgradering Alle operasjoner vil bli logget Alle operasjoner skal registreres etter behov. Etter ferdigstillelse av vedlikehold startes en ny innleggelse. Vil alltid medføre en ny generasjon av arkivpakken. 12

13 Preparering Tilpasning av materialet etter angitt behov. Kan bestå av en til mange arkivuttrekk med stor variasjon i struktur. Kan bestå av mange mindre operasjoner på materialet. Alle operasjoner skal logges. Vil ende opp i en visningspakke. 13

14 Visning Klargjøring av visningspakken for tilgjengeliggjøring. Koble til egnet programvare. Legge på plass sikkerhetsmekanismer. Logge all bruk, ihvertfall for alt som ikke er fritt tilgjengelig. Kontroll av tid for tilgjengeliggjøring. (Kan være begrenset hvor lenge materialet skal være tilgjengelig.) Kan diskuteres om dette er innenfor eller utenfor Digitalt Depot! 14

15 Rapportering Selve rapporteringen vil bli utført av Forvaltningssystemet eller SANet. Alle rapporter skal bestilles gjennom Forvaltningssystemet. Rapportene kan være av forskjellige typer: Sikkerhetskontroller. For statistiske formål. For arbeidsmessige formål. Basert på rettigheter til brukerne av Forvaltningssystemet. 15

16 Sikkerhet Lukket nett med egne soner. Adgangsregulering. Brannmur. Logging av alle hendelser. Kontroll ved hjelp av sjekksummer. Generasjonshåndtering. 16

17 Sikkerhet Sikkerhetstenking må gjennomsyre hele prosessen fra planlegging av et Digitalt depot til implementasjon og oppfølging. Viktig å se for seg konsekvenser av de valg som treffes og vurdere nødvendigheten. Bør sette opp en risikoanalyse både før og i etterkant. 17

18 Digitale depot Takk for interessen! 18