Prosjektet «Utforming av felles prosesser og rutiner for digitalt skapt materiale» 21. november 2012

Transkript

1 Prosjektet «Utforming av felles prosesser og rutiner for digitalt skapt materiale» 21. november 2012

2 Bakgrunn Prosjekt med finansiert med midler fra Norsk kulturråd Basert på OAIS og TRAC (ISO/DIS 16363) Sett på hva som er gjort og tenkt i Elmag prosjektet hos Riskarkivet Nasjonale lover og forskrifter Informasjonssikkerhet

3 Prosjektmålene Prosessbeskrivelser for digitalt depot Beskrivelse av de vesentligste rutiner knyttet til digitalt depot Veileder for infrastruktur knyttet til digitalt depot Informasjonssikkerhet knyttet til digitalt depot

4 Prosjektgruppe Petter Pedryc (IKA Trøndelag) Torbjørn Aasen (IKA Møre og Romsdal) Terje Dahl Pettersen (Riksarkivet) Jan Solvik (IKA Trøndelag) Orie Kimura(KDRS) (fram til 30. september) Rolf Holte (KDRS) (fra 1. november) Tor Eivind Johansen (KDRS)

5 Styringsgruppe Arnt Ola Fidjestøl(IKA Møre og Romsdal) Kari Remseth (IKA Trøndelag) Synne Stavheim (Norsk kulturråd) Olav Hagen Sataslåtten (Riksarkivet) Tor Eivind Johansen (KDRS)

6 Resultat så langt Utviklet prosessmodell Valg av verktøy for å beskrive prosess og rutiner Utforming av prosessen Utviklet rutiner Utforming av rutiner Utforming av maler på nødvendige dokumentasjon i ulike prosesser og rutiner Infrastruktur og sikkerhet Utvikler veiledning for infrastruktur Utforming av informasjonssikkerhet for digitalt depot

7 Prosessmodell

8 Forutsetning Prosessene skal være tilgengelig på WEB Prosessene skal være enkle å vedlikeholde Det enkelt depot skal kunne tilpasse prosessene og rutinene ved behov.. men intensjonen er mer standardiserte arbeidsprosesser blant depotinstitusjonen

9 Overordnet modell

10 Overordnet modell

11

12

13 Informasjon om deponering I forbindelse med deponering av elektronisk arkiv, skal dette skjemaet fylles ut. Kommune: Enhet / seksjon / avdeling: Arkivserie: Dato første registrering: Dato siste registrering: Datasystem: Versjon: Hvis konvertering er utført: Konvertering betyr her at dataene er overført fra et annet datasystem. Dato konvertert: Datasystem og versjon konvertert fra: Hvis kassasjon er utført: I hht 9 i Arkivloven kan personregister eller deler av personregister slettes etter forskriftene i personopplysningsloven, helseregisterloven og etter forskrifter med hjemmel i helseregisterloven 7 og 8. Dato kassert (slettet): Hva er kassert (slettet):

14

15

16 Mottakskontroll A2 0.1 Intern ref: Ekstern ref: Hele prosedyrer skjer utenfor ESSArch på en frittstående PC. IT-arkivar har ansvar. A2-1 Håndtering av avtale Når depot mottar en avtale om deponering, registreres i Betty «Avtalt». A2-2 Oppretting av logg Når depot mottar en SIP (med kopi av avtale om deponering), opprettes loggfil (logg.xml). i hvilket område? Filnavn? För att skapa ett nytt loggcirkulär behövs info.xml som källa för värdena creator, system och version. Skapa nytt loggcirkulär cmd$ log.py n i info.xml A2-3 Mottak 1) At SIPen med kopi av avtale om deponering er mottatt loggføres i logg.xml. 2) At info.xml er mottatt loggføres i logg.xml. A2-4 Registrering Mottatt deponering(sip og info.xml) registreres i sak- og arkivsystem og ulike systemer(betty/asta). Dette loggføres i logg.xml. Hva med UUID? A2-5 Utsending av kvittering (mottatt) Brevmal for kvittering (mottatt) Kvittering av mottatt deponering(sip og info.xml) lages i sak- og arkivsystem og sendes til arkivskaper. Dette loggføres i logg.xml. A2-6 Viruskontroll Programvare for viruskontroll? Viruskontroll utføres på en frittstående PC som er konfigurert for viruskontroll. Før viruskontroll utføres må signaturfiler oppdateres. Etter *** dagers karantene skjer viruskontroll. «Utført viruskontroll» loggføres i logg.xml. Selve resultatet av viruskontrollen lages som ***.*** (filnavn) i hvilket område? Hva gjør depot når virus finnes? Deponeringen blir avvist. Tilbakemelding «avvist, virus funnet» lages i sak- og arkivsystem og ulike systemer(betty/asta) og sendes til arkivskaper. (Se A6-2 Tilbakemelding og opprydding)

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28 Framdrift