Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte.

Transkript

1 1 Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen du holder i hånden inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret har lagt ned mye arbeid i å gjøre årsberetningen og regnskapet så komplett og forståelig som mulig. Vårt ønske er derfor at du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Side 2 Innkalling til ordinært sameiermøte 2012 Ordinært sameiermøte i avholdes mandag 12.mars 2012 kl på Nabosenteret. Styret i vil denne gangen begynne med et kort informasjons møte, før årsmøtet blir konstituert. De vil bla. bli gitt informasjon om: Kontroll av terrasser våren Vedlikehold på uteområdene. Informasjonsmøtet vil vare i ca. 20 minutter Til behandling foreligger: Med vennlig hilsen Styret 1. KONSTITUERING A)Valg av møteleder B)Godkjenning av dagsorden C)Opptak av navnefortegnelse D)Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen E) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A)Endring i husordensreglene 5 vedrørende endring av høyde på planter i blomstertrau fra 50 cm, opp til 100 cm. B)Tilføyelser i våre vedtekter 11 om retningslinjer for styrearbeid. C)Forslag om at en juridisk rådgiver engasjeres som fast medlem av sameiets styre. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A)Valg av styreleder for 2 år B)Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C)Valg av valgkomité D)Valg av miljø og velferdskomité Vevelstadåsen, Styret i Jørgen Dammen /s/ Jan-Erik Evensen /s/ Astrid Sæther /s/ Gunnar Skjøld /s/ Berit Boneng Wesenlund /s/

3 Side 3 ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder Jørgen Dammen Vevelstadåsen 33 Styremedlem Jan-Erik Evensen Vevelstadåsen 45 Styremedlem Astrid Sæther Vevelstadåsen 45 Styremedlem Gunnar Skjøld Vevelstadåsen 49 Styremedlem Berit Boneng Wesenlund Vevelstadåsen 55 Valgkomiteen Valgkomite Marit Haugdahl Vevelstadåsen 43 Valgkomite Arnt Inge Rolland Vevelstadåsen 33 Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 3 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 225 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , i Ski kommune og har adresse: Vevelstadåsen Kun Ulike Nummer, 29,31,33 osv. Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Forvaltor AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Audinor Revisjon AS.

4 Side 4 Styrets arbeid Det har vært avholdt tolv styremøter i perioden. I møtene er det behandlet i overkant av 125 saker, i tillegg til en del saker som vi av tidshensyn har behandlet utenom møtene. Det har blitt avholdt to møter for oppgangstillitsvalgte og velferds- & miljøutvalget, samt en sosial sammenkomst for alle tillitsvalgte på Vevelstadskogen. Det har også vært avholdt informasjonsmøte med beboere i Vevelstadåsen 39. Likeledes med U-etg. leiligheter xx01 og xx03 vedrørende vedlikeholds ansvar på ute området foran leilighetene. Det har i denne perioden vært telefontid den 1. og 3. torsdagen i hver mnd. kl for beboere. Denne perioden ble det laget et 8 siders informasjonshefte til alle beboere med aktuell informasjon og oversikt over kontaktpersoner i vårt sameie. Det har også blitt delt ut og hengt opp informasjon i alle oppganger ved behov. Styret oppfatter dialogen med tillitsvalgte og beboere som tett og god. Styret benytter en hjemmesideløsning, basert på OBOS sin webløsning Her-bor-vi. Innholdet er utvidet i forhold til tidligere løsning, men adressen er fremdeles På sameiets hjemmeside finner du blant annet vedtekter og andre regler, informasjonsskriv, parkeringsbestemmelser, medieoppslag og flere billedserier. Vi oppfordrer alle beboere til å bli kjent med innholdet og sjekke hjemmesiden jevnlig. Styret har hatt løpende kontakt med forretningsfører, Vibeke Sætre Pettersen og daglig leder Helge Aamoth ved OBOS Forvaltor AS i Ski. har i inneværende periode vært representert av Jørgen Dammen og Gunnar Skjøld i grendelagsstyret. Vi registrerer at Nabosenteret har blitt svært mye brukt i perioden etter oppussingen i 2009/2010. Det har i denne perioden vært anskaffet 50 stk. nye stoler. Samarbeidet mellom de tre sameiene oppleves som konstruktivt og veldig positivt. Se egen årsmelding fra Grendelaget for mer utfyllende informasjon. Vaktmestertjeneste Vaktmester Leif H. Hansen og Odd A. Nornes ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Nøkler/skilt Nøkler kan kjøpes hos styret. Skilt til ringeklokke og postkasse bestilles hos vaktmester. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i NEMI FORSIKRING ASA med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggs innretninger og forbedringer i den enkelte bolig.

5 Side 5 Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å skaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS: Helse-, Miljø og sikkerhet Styret har benyttet HMS-håndboken for Vevelstadåsen Grendelag, som ble utarbeidet i 2009, aktivt ved vurdering og prioritering av vedlikehold og behov for å iverksette tiltak. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriftene stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Telefoni / bredbånd Fra årsskiftet opphørte Telenoravtalen på telefoni. OBOS har fra januar i år inngått ny avtale med Telio. Den nye avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Kabel-TV Canal Digital er leverandør av tv- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, kan du ringe tlf Åpningstider hos kundeservice er mandag - fredag kl , lørdag kl Søndager er stengt. Oppstår det feil på kabelanlegget utenom normal åpningstid, kan dette rapporteres via telefon lørdager kl og søndager kl For ytterligere informasjon vises det til

6 Side 6 Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antenne-kontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har inngått en ny kraftavtale på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen. Den nye avtalen er videreført med Alpiq Norway AS som rådgiver og forvalter og LOS (Agder Energi AS) som står for kraftleveranser. Den nye avtaler løper til Det nye produktet er Alpiq Index og gir følgende fordeler for sameiet: Ett av markedets laveste administrative påslag: 0,775 øre pr. kwh. Elektrisk kraft til spotpris kombinert med daglig prissikring av et fastsatt volum som gir gunstige strømpriser. Rabattert kraft via kjøp fra energigjenvinningsanlegg hos Elkem ASA og Eramet AS. For 2011 har tidligere kraftforvaltningsportefølje fulgt markedsprisen gjennom hele året, og strømkostnadene for 2011 kan sammenlignes med en spotprisavtale. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet. Energimerking Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Parkering Igangsettingen av dette arbeidet er forsinket grunnet lang saksbehandlingstid ved tinglysning av leiekontrakt, omreguleringen av lastebiltomten og kapasitets problemer for valgte entreprenør. Plassen blir planert og gjort klar for asfaltering og oppmerking av til sammen 40 parkeringsplasser, fordelt på Vevelstadåsen og Vevelstadskogen sameie. Aker P-Drift AS- parkeringsselskapet Styret inngikk 1.februar 2010 en 5-års avtale med parkeringsselskapet Aker P-Drift. Aker P-Drift følger opp i henhold til avtalen og samarbeidet med styret er godt. Vi anbefaler beboerne å lese våre parkeringsbestemmelser som er lagt ut på vår hjemmeside/hengt opp på oppslagstavlen i hver oppgang. Vi minner spesielt om at utleieplasser forbeholdes til privatbil nr. 2 og ikke til firmabiler. Utleieplasser Alle sameiets 18 utleieplasser har gjennom året vært utleid. Det har vært to oppsigelser, og samtidig nye leietakere kommet inn. Parkeringsoblat Det har fortsatt vært stort behov blant beboerne for parkeringsoblat til sameiets gjesteparkeringsplasser. Dette gjelder blant annet for bil nr. 2 og gjesteparkering ut over tre døgn. Det er i løpet av året blitt gitt ut 37 parkeringslapper/oblat for kortere eller lengre tidsrom. Skolen/barnehagen har fått utdelt oblater etter avtale.

7 Side 7 Avtrekksventilasjon Rensing av avtrekksventilasjonen i leilighetene ble gjennomført oktober og november 2011, det ble sist gang gjennomført i Styret har fått mange positive tilbakemeldinger på at en merker en vesentlig forbedring på utskiftning av fuktig luft i leilighetene. Det ble også denne gangen avdekket flere leiligheter hvor ventilatorer på kjøkken og tørketromler var tilkoblet sameiets ventilasjonsanlegg. Styret ser i ettertid at det kan være nødvendig å forsterke forbud mot dette senere. Ventilasjonssystemet ser ut til å fungere tilfredsstillende ellers. Det har vært utbedring av to defekte tids ur/brytere som ble oppdaget ved en eksternkontroll utført av APM Ventilasjon og Kulde AS. Enøktiltak/ varmtvannsoppvarming 14. april 2011 installerte vi to elektroniske styringsanlegg for varmtvannsoppvarming i sameiet. Gjennom de siste par årene har styret konstatert at kostnadene for energi til oppvarming av forbruksvannet har vært henimot % av vårt totalbudsjett og ville med dette tiltaket redusere denne kostnaden. Anleggene vi installerte gjør det mulig for oss å styre vår varmtvannsoppvarming slik det passer best for oss, samt gjøre avlesning av ulike data fra de to datamaskinenes logger mulig. Vi kan nå se at vårt totale varmtvannsforbruk over ni måneder er på liter ( ca liter på årsbasis) med en vanntemperatur på 60 0C. Ved hjelp av elektronisk styring i de to beredersentralene under oppgang 33 og 51 ville vi fjerne forbrukstoppene av energi, samt få oversikt over levert mengde og aktuell vanntemperatur. På denne måten har vi sørget for at oppvarming av vannet har blitt gjennomført på en mest mulig energisparende måte. Vi antok ved prosjektets oppstart at det skulle være mulig å senke energiforbruket med %, og etter de første ni måneder kan vi konstatere at vårt strømforbruk til varmtvannsoppvarming er redusert med 13,85% i forhold til samme periode i fjor. Annet mindre vedlikehold Det har i perioden vært gjennomført både vår- og høstdugnad. Til begge dugnadene ble det servert varm mat. Det er i løpet av året blitt ryddet, vasket og malt innvendig i både oppgang nummer 29 og 47. Nytt gulvbelegg er lagt i alle trapper og gulv i oppgangene samtidig. Styret setter stor pris at man tar initiativ og pusser opp egne oppganger. Vi oppfordret andre oppganger til å gjøre det samme. Det har vært kjøpt inn nytt lekeapparat utenfor oppgang 57 i perioden. Den gamle sandkassen mellom oppgang 45 og 57 er fjernet og erstattet av en mindre med lokk. Den gamle betong trappen etter sklien som ble fjernet for 7-8 år siden ble revet på dugnaden høsten Trepleie Trefelling eller trepleie har mange en mening om. Sameiet har siden 1998 utøvd en praksis som sikrer at det ikke er opp til hver enkel beboer eller enkelte styremedlemmer - hvilke trær som skal fjernes eller pleies. Sittende styre har på lik linje med de andre styrene i vårt grendelag fulgt tidligere års praksis.

8 Side 8 Vi minner om at vi alle bor i en demokratisk boform som betyr at et valgt styre er satt til å forvalte bla skogen vår. Det betyr at enkeltbeboere som ønsker at trær skal beskjæres eller felles (som oftest av ønske om mer sol på terrassen) må gå den demokratiske tjenestevei som innebærer: 1. Ta dette opp på et oppgangsmøte. 2. Oppgangsmøte må fatte et vedtak, som er saklig begrunnet. 3. Oppgangstillitsvalgt retter en skriftlig begrunnet søknad til styret, på bakgrunn av vedtaket på oppgangsmøtet. 4. Styret evaluerer søknaden. 5. Styret foretar i samarbeid med innleid grønt firma og de andre styrene i grendelaget felles befaring. 6. Trær som skal fjernes eller beskjæres blir blinket, og fjernet vinterstid. Det har i denne perioden blitt fjernet til sammen 8 trær på indre område, og til sammen 10 trær på ytre område mellom Lia og Vevelstadskogen sameie. Sistnevnte eiendom tilhører Vevelstadåsen Grendelag. Det vil på våren 2012 bli plantet 8-10 nye trær på Vevelstadåsen Grendelag sin eiendom. Tyveri i garasjeanlegg Det har i perioden vært innmeldt flere tilfeller av tyveri av dekk i garasjene. Vi oppfordrer alle beboere til ikke å lagre dekk og andre verdigjenstander i garasje anlegget. Tyvene ble fanget opp av vårt kameraovervåkningsutstyr, seksjonseierne har selv anmeldt forholdene. I oktober ble to av våre kameraer stjålet. De har blitt erstattet av tilsvarende nye kameraer. Vi har også koblet kameraovervåkning utstyret opp slik at kameraovervåkningsansvarlig, vaktmestere og et styremedlem kan fjern-avlese kameraene fra sameiets PC. Ellers er det intet å melde vedrørende kameraovervåkningen. Styret tror at kameraene har en forebyggende effekt, og vet at vi på Skogen har mindre utfordringer enn de andre sameiene når det gjelder hærverk og innbrudd i garasjeanlegget. Vedlikehold for Sameiet Styret benytter aktivt vedlikeholdsplanen som ble utarbeidet for to år siden. Man har i rapporten spesielt fokusert på og anbefalt vedlikehold på VVS, byggetekniske utfordringer og de elektriske anleggene. Planen bør også fremover legges til grunn ved prioritering av fremtidig vedlikehold. Planen hadde et utgangspunkt å gjelde for 5 år, men slik styret erfarer kan enkelte av punktene utsettes i 5 til 15 år. I denne perioden har styret fulgt opp oppgradering av sameiets tavler med kombielementer. Dette ble utført i sammenheng med oppgradering av seksjonseieres tavler som var et tiltak årsmøtet 2011 enstemmig besluttet. Samtidig ble det utført utskifting av alle bryterne til oppgangs og utelys. Det er nå installert dobbeltkontakt 16A (3680W) i alle oppgangene for bruk av sameiet og håndverkere til fremtidige vedlikeholdstiltak. Sameiet har gått til anskaffelse av maling til alle trevegger som tilhører seksjonseierne. Malearbeidet har blitt utført på dugnad. Vask av fasader/ skrå vegger ble fullført våren 2011.

9 Side 9 VELFERDS- OG MILJØUTVALG Velferds- og miljøutvalget (VMU) arrangerte tradisjonen tro sommerfest i juni og julegrantenning på tunet første søndag i advent. På begge arrangementene var det godt fremmøte. Styret ønsker å takke VMU for meget god innsats i løpet av året. ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr ,-. Andre inntekter består i hovedsak av innbetaling fra eierne i forbindelse med bytte av innmaten i sikringsskapene. Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,- mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var noe høyere utgifter til drift og nødvendig vedlikehold av bygningene enn budsjettert. Blant annet gulv i trappeoppgangene og fasadevask. Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til andre driftskostnader skyldes utgifter til maling som ikke var budsjettert her. Resultat Årets resultat på kr ,- foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

10 Side 10 BUDSJETT FOR 2012 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Lån Sameiet har lån i Handelsbanken. Lånet er et serielån med flytende rente. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente (pr ) Renter på driftskonto: 0,40 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,50 % for innskudd under kr ,55 % for innskudd fra kr til kr ,60 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på økning av felleskostnadene med 5 % fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Vevelstadåsen, Styret i Jørgen Dammen/s/ Jan-Erik Evensen/s/ Astrid Sæther/s/ Gunnar Skjøld/s/ Berit Boneng Wesenlund/s/

11 11

12 12

13 VEVELSTADSKOGEN SAMEIE RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader grendelag Energi/ fyring Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

14 VEVELSTADSKOGEN SAMEIE BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg 15, SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS Andel omløpsmidler i fellesanlegg SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig offentlig myndigheter 0 7 Påløpne renter, forfalte Påløpne avdrag, forfalte Andel kortsiktig gjeld i fellesanlegg Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar

15 15 VEVELSTAD, , STYRET FOR VEVELSTADSKOGEN SAMEIE JØRGEN DAMMEN/s/ JAN-ERIK EVENSEN/s/ ASTRID SÆTHER/s/ GUNNAR SKJØLD/s/ BERIT BONENG WESENLUND/s/ NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Feil avsetning Tilbakebetaling beredersaken Kombielement 425 Opprydning reskontro 2 Salg av nøkler Oppgradering av sikringsskap Skadesak SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift Andel kollektiv personforsikring i Vevelstadåsen grendelag SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året.

16 16 NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr I tillegg har styret fått dekket Joluebord/bevertning for kr jfr. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Prosjektledelse Andre elektroarbeider SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasj.anl Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Kommunale avgifter SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Renhold ved firmaer

17 17 Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -332 Porto Drivstoff biler, maskiner osv -966 Gaver Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader Andel renteinnktekter, Vevelstadåsen grendelag SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Handelsbanken, renter lån Handelsbanken, gebyrer -180 Andel rentekostnader, Vevelstadåsen grendelag SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning Vevelstadåsen grendelag Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2012) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2012, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 15 UDEKKET TAP Udekket tap pr Korrigering av andel egenkapital i Velvelstadåsen Grendelag Årets resultat SUM UDEKKET TAP I regnskapet for 2010, ble andel egenkapital i Vevelstadåsen grendelag tatt inn i boligsameiets regnskap for første gang. I løpet av 2011 har grendelaget nedbetalt lånet i Handelsbanken og har pr ingen langsiktig gjeld og ingen egenkapital.

18 18 NOTE: 16 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Handelsbanken Lånet er et serielån med flytende rente. Renter : 5,01%, løpetid 13 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 17 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Vevelstadåsen Grendelag, leie nabosenter -800 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -800 NOTE: 18 GARANTIANSVAR / ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Selskapet eier 225/687 deler av Vevelstadåsen Grendelag. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjeld i grendelaget og garantiansvar refererer seg til den samlede gjeld i Vevelstadåsen Grendelag og utgjør kr Selskapets andel i grendelaget vises i balansen både under eiendels- og gjeldssiden under posten "andel omløpsmidler i fellesanlegg" og "andel kortsiktig gjeld i fellesanlegget" Selskapet andel av driftkostnader i grendelaget er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader grendelag". I tillegg er sameiets andel av renteinntekter, rentekostnader og kollektiv pensjonsforsikring i grendelaget tatt inn i regnskapet. Til orientering vedlegges grendelagets regnskap.

19 19 ÅRSBERETNING 2011 VEVELSTADÅSEN GRENDELAG STYRESAMMENSETNING Leder Poul B. Eggesbø Vevelstadåsen Styremedlemmer Marte Dobloug Vevelstadlia Jørgen Dammen Vevelstadskogen Bengt Magne Mauland Vevelstadåsen Gunnar Skjøld Vevelstadskogen Gerd Birkevaag Vevelstadlia Det er i perioden avholdt 7 ordinære styremøter. Det har vært foretatt befaring med Grønt Miljø AS og deler av styret vedr vedlikehold av grøntarealer. I tillegg har vi hatt en sosial sammenkomst hvor alle styrene og vaktmestrene ble invitert. Det har ikke vært mange saker til behandling i Grendelagsstyret inneværende periode, men det har var vært en positiv deling av erfaringer og samhandling oss tre sameier imellom. Vi har også invitert inn Canal Digital til ett av møtene for å få informasjon om tilbud og diskutere problemstillinger som opptar oss. Vi har fortsatt bruken av e- faktura og dette fungerer meget godt for Grendelaget. Også OBOS sin styreportal: blir flittig benyttet på Grendelagsmøtene og denne siden gir oss som kjent verdifull informasjon om blant annet økonomien vår. Styret har benyttet hjemmesiden, for å holde beboerne informert. Siden oppdateres jevnlig (ved nyheter og viktige hendelser). Vi er kjent med at ikke alle har tilgang til internett, og ansvar for at all formell informasjon skal nå frem til beboerne ligger hos de enkelte sameiene. Styret har hatt god og løpende kontakt med forretningsfører Vibeke Sætre Pettersen, og i tillegg har vi fått god bistand av daglig leder ved kontoret, Helge Aamoth. Det har vært gjennomført ett møte med representanter fra OBOS Forvaltor AS i perioden. VAKTMESTERTJENESTEN Som vanlig har samarbeidet med vaktmestertjenesten vært bra. Vaktmesternes innsats settes pris på av alle. Vi leide også i 2011 inn to sommervikarer for å støtte med mindre vedlikeholdsarbeid sommeren 2011 og dette fungerte bra.

20 20 Vevelstadåsen Gr.lag Vaktmesternes nye kontor er tatt i bruk og vaktmesterne har nå kontor og oppholdsrom som er tilfredsstillende i forhold til gjeldende krav. Det er i begynnelsen av 2012 kjøpt inn ny snøfreser til vaktmesterne da den gamle var moden for utskifting. Det ble vurdert innkjøp av ny gressklipper, men styret valgte å reparere den gamle slik at den skulle holde forrige sesong. Gressklipperen er såpass slitt at det er avsatt midler til ny i 2012 dersom det skulle bli nødvendig. Grendelagsleder har jobbet ytterligere med å ivareta arbeidsgiverrollen for vaktmestrene. NABOSENTER Nabosenteret har også i denne perioden vært utleid til små arrangementer, det være seg barnedåp, konfirmasjon eller fødselsdagsselskap for store og små. Både sameiene og grendelaget benytter lokalet til sine styremøter og arbeidsmøter m.m. Tirsdagsklubben takker også i år for tilskudd av penger og for lån av nabosenteret til sine hyggekvelder for enslige og eldre. Dette er et populært tiltak. Leietakerne er meget godt fornøyd med oppussingen av nabosenteret, og det er blitt et populært sted å leie til mindre selskap. Imidlertid er nabosenteret plassert rett under leilligheter, og det er derfor noen begrensinger i forhold til hvilke type arrangementer det leies ut til. Det leies bl.a. ikke ut til typisk ungdomsfester da disse erfaringsmessig generer noe mer støy sammenlignet med for eksempel. barnedåp eller konfirmasjon. Det er i perioden kjøpt inn nye behagelige stoler til nabosenteret. Det er også vedtatt opprusting i form av oppgradert AV-utstyr til bruk i f. eks. møter. LEKEPLASS Det gjennomføres regelmessig egenkontroll av grendelagets lekeplass i henhold til gjeldende forskrift. I tillegg vil det i 2012 bli engasjert ekstern bistand for å gjennomføre en mer omfattende kontroll av lekeplasser i grendelaget og sameiene. LANDSKAPSPLEIE Grendelaget har også i år foretatt befaring sammen med eksternt fagmiljø når det gjelder trepleie. Vi ber om forståelse for at dette vedlikeholdet også må gjennomføres på lik linje med annet vedlikehold. På et så stort område og med så mange beboere er det helt umulig å gjøre samtlige fornøyd når det gjelder nettopp trepleie. Det gjøres en meget grundig jobb / befaring i forkant av hogsten og vi benytter som nevnt fagpersoner som støtter oss i vurderingene. Det er også fagpersoner, Grønt miljø AS, som gjennomfører selve hogsten. Det er besluttet planting av nye trær i området ved lekeplassen, mellom Skogen og Lia. Dette vil skje i løpet av våren/sommeren 2012.

21 21 Vevelstadåsen Gr.lag PARKERING Når det gjelder parkering på Vevelstadåsen er dette en meget stor utfordring. Vi har betydelig underdekking av parkeringsplasser i forhold til reelt behov. Vevelstadlia har ikke denne utfordringen så samhandlingen og dialogen har vært mellom Vevelstadåsen / Vevelstadskogen opp mot Ski kommune. Disse har inngått en langsiktig avtale med kommune om leie av et område ved den gamle lastebilparkeringen. Her vil det i løpet av vinteren/våren etableres parkeringsplasser til bruk for beboere i sameiene Skogen og Åsen. HELSE MILJØ OG SIKKERHET / INTERN KONTROLLHÅNDBOK Grendelaget har utarbeidet en Helse-, miljø- og sikkerhetshåndbok. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) trådte i kraft i Forskriften stiller krav om at den enkelte virksomhet/boligsameie skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Et internkontrollsystem er en beskrivelse av hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal drives. OBOS har utarbeidet en standard HMS-håndbok som kan benyttes av de enkelte sameier og borettslag. Med utgangspunkt i OBOS sin håndbok har Grendelaget på Vevelstadåsen utarbeidet en håndbok som er tilpasset driften vår. Håndboken skal legges til grunn ved arbeidet for blant annet vaktmestrene våre. AVSLUTNING I henhold til Likestillingslovens 1 a og Regnskapslovens 3-3, opplyses at grendelagets styre i beretningsperioden har bestått av 2 kvinner og 4 menn. Grendelaget følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber om mulig likestilling ved valg av tillitsvalgte. Det er ikke igangsatt spesielle likestillingsfremmende tiltak i perioden. Grendelaget forurenser ikke det ytre miljø, og forutsetningen for videre drift er til stede, jfr. vedtekter. Styret i Vevelstadåsen Grendelag vil takke vaktmestrene for et godt samarbeid i Vi vil også takke OBOS Forvaltor AS som er en god samarbeidspartner og rådgiver. Vevelstadåsen 15. februar 2011 Poul B. Eggesbø (s)

22 22 Vevelstadåsen Gr.lag REGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av huseierforeningens eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om huseierforeningens forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for Årsregnskapet for 2011 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2011 var til sammen kr ,- mot budsjettert med kr ,-. KOSTNADER Driftskostnadene i 2011 var på kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Kabel-tv ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. For andre driftskostander er det et avvik i forhold til det budsjetterte på kr ,- som skyldes høyere utgifter til drift/vedlikehold maskiner og annet driftsmateriell enn budsjettert. Revisors honorar for regnskapsåret 2011 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

23 23 Vevelstadåsen Gr.lag KOSTNADSUTVIKLING Innskuddsrente (pr ) Renter på driftskonto: 0,40 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,50 % for innskudd under kr ,55 % for innskudd fra kr til kr ,60 % for innskudd over kr FORSIKRING Forsikringspremien for 2012 har økt med kr 1 970,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,9 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikk. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2012 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2012.) Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året Følgende avsetninger er tatt med i budsjettet for 2012: a) Ny gressklipper, spakstyrt med uavhengig fjæring: kr ,- b) Ny snøfreser, Honda: kr ,- c) Nytt AV-utstyr til nabosenteret: kr ,- d) Service på komprimatoren i løpet av første halvår kr ,- e) Kontroll av lekeplassene: kr ,- f) Innkjøp av kjøleskap + 50 stoler til nabosenteret: kr ,- Styret har i tillegg besluttet å heve styrehonoraret fra kr ,- til kr ,- gjeldende for inneværende periode. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr ,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Vevelstad, I styret for Vevelstadåsen Gr.lag Poul Bjarte Eggesbø/s/ Gerd Birkevaag/s/ Jørgen Dammen/s/ Marte Dobloug/s/ Bengt Magne Mauland/s/ Gunnar Skjøld/s/

24 24 Vevelstadåsen Gr.lag

25 25 Vevelstadåsen Gr.lag

26 Side VEVELSTADÅSEN Gr.lag RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/ fyring Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

27 Side VEVELSTADÅSEN Gr.lag BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig offentlig myndigheter Påløpne renter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 VEVELSTAD , STYRET FOR VEVELSTADÅSEN GR.LAG POUL BJARTE EGGESBØ/s/ GERD BIRKEVAAG/s/ JØRGEN DAMMEN/s/ MARTE DOBLOUG/s/ BENGT MAGNE MAULAND/s/ GUNNAR SKJØLD/s/

28 Side 28 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 ANDRE INNTEKTER Kostnadsdekning fra sameiene: Vevelstadåsen, akonto Vevelstadskogen, akonto Vevelstadlia, akonot Vevelstadåsen, avregning Vevelstadskogen, avregning Vevelstadlia, avregning Totalt: Utleie nabosenter SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Ordinær lønn, vikarer Overtid Lønn rengjøringshjelp Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Refusjon sykepenger Arbeidsklær SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt 2 årsverk i selskapet. Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon, og har etablert pensjonsordning som tilfredsstiller kravene i denne lov. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2010/2011, og er på kr I tillegg har styret fått dekket julebord/bevertning for kr jfr. note 9. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr

29 Side 29 NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 7 KOMMUNALE AVGIFTER Kommunale avgifter SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 8 ENERGI / FYRING Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Containe Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Renhold ved firmaer -938 Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita Trykksaker -254 Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -27 Telefon/bredbånd Porto -36 Drivstoff biler, maskiner osv Vedlikehold biler/maskiner osv Bilgodtgjørelse Reisekostnader -250 Gaver -445 Bank- og kortgebyr -221 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS Utbytte fra Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER 4 785

30 Side 30 NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Handelsbanken, renter lån Handelsbanken, gebyrer -60 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2012) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2012, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 13 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Handelsbanken Lånet er et serielån med flytende rente. Lånet er innfridd i 2011 Opprinnelig Nedbetalt tidligere Innfridd i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN 0 NOTE: 14 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger OBOS (feilpostering, korrigert i 2012) Avregning kostnadsdekning fra sameiene: Vevelstadåsen Avregning Avregning Vevelstadskogen Avregning Avregning Vevelstadlia Avregning Avregning SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD For mye innbetalt fra boligsameiene 2010 ble ikke refundert i 2011, da det pga nedbetaling av grendelagets lån i begynnelsen av 2011, ikke var midler til dette. Pga nedbetalingen av lånet fører avregningen for 2011 til en reduksjon av grendelagets gjeld til boligsameiene.

31 :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: A. ENDRING I HUSORDENSREGLENE 5 VEDRØRENDE ENDRING AV HØYDE PÅ PLANTER I BLOMSTERTRAU FRA 50 CM, OPP TIL 100 CM. De aller fleste som bor i Vevelstadskogen sameie er opptatt av å ha det fint og hyggelig rundt oss. Vi er og har alltid vært opptatt av miljøet vårt og sikkerheten rundt oss for alle som ferdes her liten som stor. I Husordensreglene 5 står det: Beplantning i blomsterkasser skal være som følger: Planter skal ikke overstige 50 cm. Avstanden til skillevegger på terrassene skal være minimum 50 cm. Planter skal ikke henge på utsiden av blomsterkassen. Løvtrær eller lignende skal ikke beplantes i kassene. På terrassene eller i vinduene må det ikke henges tøy slik at det er synlig fra vei eller gate. I et møte med oppgangstillitsvalgte våren 2011, diskuterte tillitsvalgte og styret denne problemstillingen. Et flertall av møtedeltakerne ønsket at plantene skulle ha en maksimal høyde på 100 cm. I Vevelstadåsen og Vevelstadlia Sameie har beboerne gjennom sine årsmøter besluttet at høyden skal være 100 cm. Sittende styre anbefaler årsmøetet å vedta en tilsvarende endring i vedtektene. Samtidig ønsker sittende styre at seksjonseierne våren 2012 gjennomfører en opprydding i blomstertrauene slik at de fremstår ihht våre vedtekter. Styrets innstilling: Beplantning i blomsterkasser skal være som følger: Planter skal ikke overstige 100 cm. Avstanden til skillevegger på terrassene skal være minimum 50 cm. Planter skal ikke henge på utsiden av blomsterkassen. Løvtrær eller lignende skal ikke beplantes i kassene. På terrassene eller i vinduene må det ikke henges tøy slik at det er synlig fra vei eller gate. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: B. Tilføyelser i våre vedtekter 11 om retningslinjer for styrearbeid. Retningslinjer for styrearbeid i : Formålet med retningslinjene. Formålet med disse retningslinjene er å klargjøre de krav som stilles til boligselskapets tillitsvalgte. Retningslinjene skal være en veileder og støtte i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv. Forvalteransvar for fellesmidler. De tillitsvalgte forvalter på vegne av beboerne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Et godt resultat av de tillitsvalgtes arbeid har stor velferdsmessig og økonomisk betydning for beboerne. Tillitsvalgtes lojalitet til boligselskapet. De tillitsvalgte skal ivareta selskapets interesser og kan i anledning saker til sameiermøte 12. mars 2012 for S. Nr Side 1

32 rettshandel for laget ikke ta imot godtgjørelse av andre enn boligselskapet. Tillitsvalgte kan ikke betinge seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling. Tillitsvalgtes habilitet. Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker som medlemmet selv eller nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i, jf. lov om borettslag 8-14 og eierseksjonsloven 42. Det er den tillitsvalgte selv som har ansvaret for sin egen habilitet og plikter å si fra dersom det kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved denne. Bruk av anbud/tilbud - effektiv ressursbruk. For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk bør man i stor utstrekning benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid eller oppdrag for boligselskapet. For enkeltstående eller løpende oppdrag eller arbeider som utgjør større beløp bør dette alltid skje. Dersom styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen, om bruk av anbud skal dette opplyses i lagets årsberetning. Taushetsplikt og innsynsrett. De tillitsvalgte er underlagt taushetsplikt om noens personlige og forretningsmessige forhold. (Jf. også borettslagsloven 13-1 om taushetsplikt). Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser. Taushetsplikt er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg for å beskytte egne interesser eller hindre beboernes alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig. Tillitsvalgtes belønning for innsats og resultater. Tillitsvalgte honoreres for sin innsats og resultater gjennom årsmøtets fastsettelse av styrehonorar. Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette funksjonærer på hel- eller deltid. Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller honorere tillitsvalgte på hel-, deltid eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til at et arbeid krever en særlig fagkyndighet eller vanskelig kan utføres av andre enn tillitsvalgte, kan dette likevel skje. I de tilfeller det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for boligselskapet, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Eventuelle utbetalinger av lønn og honorar til tillitsvalgte utover det årsmøtet har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke beløp dette gjelder. For å unngå uheldig kobling av ulike roller, bør tillitsvalgte som ansettes på hel-/deltid eller honoreres for enkeltoppgaver i boligselskapet med et beløp som på årsbasis utgjør mer enn kr ,-, vurdere å tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt før utløpet av valgperioden. Dette gjelder ikke dersom vedkommende er ansatt i stilling eller oppdrag som er vedtatt av årsmøtet. Ved møter og arrangementer som varer utover 4 timer bør faktiske kostnader til bevertning ikke overstige et nivå som tilsvarer statens satser for diettgodtgjørelse. Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal saker til sameiermøte 12. mars 2012 for S. Nr Side 2

33 fremgå av særskilt konto i selskapets regnskap. Attestasjon og anvisning av utbetalinger. Bruk av kontantutbetalinger. Alle utbetalinger skal anvises og attesteres. Attestasjon er en bekreftelse av at varen/tjenesten er levert. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder boligselskapet og kan utbetales. Selskapets leder/nestleder og ytterligere ett styremedlem har anvisningsrett i fellesskap. På første styremøte etter årsmøtet bør det vedtas hvilket styremedlem som sammen med lederen skal forestå anvisning. Attestasjon og anvisning skal foretas ved at det signeres med fullt navn, ikke med initialer. Ingen kan alene anvise for utbetalinger til seg selv. Alle utbetalinger til tillitsvalgte skal inntas i styreprotokollen uansett beløp. Styret kan vedta å opprette en kontantkasse på eksempelvis kr Denne skal brukes i minst mulig utstrekning og bare i tilfelle hvor det er uhensiktsmessig å la utbetalingen skje over bank eller post. Eventuell kontantkasse skal gjøres opp minst en gang i året og senest pr 30/11. Personlig adferd. De tillitsvalgte opptrer på vegne av boligselskapet. Den personlige adferd i utøvelsen av vervet og i sammenhenger som av andre naturlig kan knyttes opp til utøvelsen av vervet, må derfor ta hensyn til dette. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med ansatte, beboere og leverandører og offentlige myndigheter. Forholdet til offentligheten. Når tillitsvalgte på vegne av boligselskapet opptrer i offentlige sammenhenger, i forhold til massemedia mv. er det av stor betydning at boligselskapet og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade selskapet, strøket eller bomiljøet. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: C. Forslag om at en juridisk rådgiver engasjeres som fast medlem av sameiets styre. Styret i Vevelstadskogen har den mottatt et forslag i fra seksjonseier 5506 Berit Nordli, Vevelstadåsen 55, 1405 Langhus. Forslaget kan leses i sin helhet som vedlegg til denne innkallingen. Styret har i styremøte 9. februar 2012 behandlet forslaget og kommet med et forslag til innstilling for sameiermøte. saker til sameiermøte 12. mars 2012 for S. Nr Side 3